Автоматизированные системы управления и документооборота. Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план. Cамое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота

Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.

Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:

Информационная (документ создают для сохранения информации);

Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);

Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:

Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);

Правовая (документ является средством закрепления и измене­ния правовых норм и правоотношений в обществе);

Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).

Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:

Система автоматизации документооборота,

Программное обеспечение.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.

Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.

а) Электронное делопроизводство с использованием пакета программ Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного делопроизводства по сравнению с ручным изготовлением.

б) Специальные системыэлектронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.

Системы с развитыми средствами workflow (WF) - "поток работ". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать опре­деленные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируютих исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публика­ции документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро раз­вивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фир­мах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управ­ления проектами, электронной почты и пр.

Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.

Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.

Внешний электронный документооборот. Как известно, про­блема обмена корреспонденцией между организациями, исполь­зующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной ин­формацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим обра­зом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечаты­вался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организа­ций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неодно­кратно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспек­тивных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы от­делить данные (содержание) от их визуального представления (фор­мы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.

Выбор системы документооборота - это не просто технологиче­ская или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяет­ся во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компа­ния придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом вне­дрения.

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире вычислительная техника играет решающую роль в процессах управления, учета и принятия решений. Невозможно представить область интенсивной деятельности человека, в которой бы не применялась вычислительная техника. Постоянно растет объем и сложность обрабатываемой информации, требуются все новые и новые виды ее представления. Особое значение в такой ситуации имеет наличие программного обеспечения для персональных ЭВМ, как общего назначения, так и прикладных программ, решающих специализированные задачи того или иного предприятия.

Сегодня, в век высоких технологий, особое внимание уделяется информации и ее обработке. Согласно ГОСТ 24.003-84 "Автоматизированные системы управления. Термины и определения" автоматизированное рабочее место представляет собой рабочее место персонала автоматизированной системы управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации функций управления. Применительно к требованиям систем организационного управления АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального или коллективного пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального работника управления. С помощью АРМ специалист может обрабатывать тексты, отправлять и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать в совещаниях, организовывать и вести личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной или графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная ориентация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления. Локальные сети, на основе которых могут функционировать различные комплексы АРМ, как в рамках отдельных подразделений, так и на уровне смежных выполняемых функций, реализуемых различными подразделениями, являются базой для организации взаимосвязи отдельных АРМ в систему сбора, обработки информации и принятия решений в сфере управления конкретным объектом

В условиях современной жизни требуется ускорение процессов обработки информации. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

возможность ввода информации в ЭВМ;

возможность вывода информации на экран монитора, принтер

или другие устройства вывода.

С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили цветными мониторами, средствами создания и управления звуковыми сигналами вплоть до возможности создания и воспроизведения речевых сигналов.

Накопленный опыт подсказывает, что АРМ отвечает следующим требованиям:

своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;

минимальное время ответа на запросы пользователя;

адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;

простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения,

надежность и простота обслуживания;

терпимость по отношению к пользователю;

возможность быстрого обучения пользователя;

возможность работы в составе вычислительной сети.

Целью дипломного проекта является разработка подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего места менеджера на предприятии ООО «Маско-Гласс». Все работы, выполняемые менеджером по заказам на данной фирме, непосредственным образом связаны с обработкой, анализом и созданием документов, что порождает весьма объемный документооборот, который основан на старых принципах делопроизводства.

Основными недостатками существующей технологии являются:

Низкая оперативность доступа к информации;

Затрудненность мониторинга работы сотрудников;

Чрезмерная трата денег на бумагу и расходные материалы.

Это влечет за собой усложнение и увеличение непроизводственных затрат труда сотрудников, что отрицательно сказывается на результатах деятельности предприятия «Маско-Гласс». Следовательно, является актуальной задача автоматизации документооборота для усовершенствования всех его составляющих, а также составление базы поставщиков и клиентов для более оперативной работы менеджера по заказам и связи его с другими сотрудниками.

Ожидаемыми результатами реализации данной цели являются:

· сокращение бумажного документооборота;

· повышение производительности труда;

· сокращение времени обработки входных документов;

· наличие базы клиентов, которые пользуются услугами предприятия «Маско-Гласс» и базы поставщиков, чьими товарами пользуется предприятие;

· получение оперативных данных для принятия управленческих решений;

· уменьшение трудоемкости составления отчетности.

В первой главе дипломного проекта рассматривается существующая технология обработки заказов и работы всех сотрудников в частности, выявлены недостатки и предложена новая схема реализации данных процессов в виде внедрения нового программного продукта. Также в первой главе был проведен анализ существующих программных продуктов.

Вторая глава содержит информационную модель, описание входной, результатной и нормативно-справочной информации; приведены экранные формы и основные этапы работы с ними.

В третьей главе описан выбор метода и расчет показателей экономической эффективности проекта.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Любой экономический объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой системой.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Целенаправленное воздействие на систему, ведущее к изменению, либо сохранению ее состояния обеспечивается управлением. Экономический объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Основными функциями управления экономическим объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование. Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих частные функции управления, определяет организационную структуру системы управления. Управление базируется на информации.

Информация - латинское informatio, разъяснение, изложение, сведение, - одно из наиболее общих понятий, используемых человеком довольно давно. До начала ХХ века оно не вызывало никаких вопросов и было обычным словом в человеческом общении. Однако с развитием технических средств коммуникации - телефонии, радиосвязи и звукозаписи, основное назначение которых передача информации, встал вопрос об её оптимальной, неискаженной передаче.

В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Автоматизированная информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Для организации и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять его процедуры, а также соответствующие средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Кроме информационных систем есть компьютерные системы управления всевозможными производственными процессами, системы контроля различных показателей процессов либо продукции назовём их системами автоматизации бизнес-процессов. Бизнес-процесс - устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. Итак, система автоматизации бизнес-процесса - это связанная совокупность аппаратно-програмных компонентов (модулей) обеспечивающих автоматическое управление, контроль и обработку технических данных определённых функций или бизнес-процессов в целом. Как видите, в отличие от информационной системы, система автоматизации ещё может иметь и аппаратные модули, это могут быть различные манипуляторы, подъёмники, роботы и т.п. и предназначена в основном для управления и контроля за процессами жизненного цикла продукции.

И информационная и система автоматизации бизнес-процесса относятся к компьютерным системам. Под компьютерной системой мы подразумеваем систему, в которой основными функциональными и управляющими элементами являются компьютеры с проинсталлированными на них программными или аппаратными средствами. Для коммуникации всех частей такой системы обычно используется локальная сеть (intranet) или Internet.

Интранет - это информационная система, внутренний сайт организации, предоставляющий сотрудникам доступ к информации о компании, ее подразделениях, контактах сотрудников, общим документам и документам отдельных подразделений, а также к внутренним сервисам, таким как обработка заявок, электронный архив документов, согласование документов (Приложение 1 ).

То есть, Интранет - это использование протоколов Интернет для обмена данными и построения единой информационной системы на http - одном из самых популярных протоколов Интернета. Интранет-системы оптимизируют и ускоряют процесс документооборота и управления бизнес-процессами внутри организации, обеспечивают удаленным сотрудникам доступ к корпоративной информации в защищенном режиме из любой точки мира.

Немаловажным фактором в построении любой информационной или системы является предварительное описание и анализ бизнес процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - это коммерческая организация со статусом юридического лица, создаваемая одним или несколькими участниками. Участниками могут быть как физические, так и юридические лица. Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью формируется из долей, передаваемых обществу участниками. Состав участников и размер доли каждого из них определяется учредительными документами (учредительным договором и уставом). Управление обществом с ограниченной ответственностью осуществляется собранием участников, как высшим органом управления. При голосовании в собрании участников число голосов каждого из них пропорционально его доле в уставном капитале. Оперативное управление может осуществляться директором или правлением общества, как исполнительным органом. Возможно также создание дополнительных органов управления (наблюдательный совет, ревизионная комиссия). Разграничение полномочий этих органов управления и вопросы, относящиеся к исключительной компетенции собрания участников, определяются учредительными документами.

Предприятие ООО «Маско-Гласс» занимается изготовлением стеклопакетов.

Стеклопакет - это герметичное соединение двух или более листов стекла в единую. Фиксированное расстояние между стеклами (дистанцию) обеспечивают, используя полые алюминиевые дистанционные рамки, которые с помощью бутила «крепятся» к стеклу, создавая при этом дополнительный слой герметизации.

Предприятие «Маско-Гласс» представляет на рынке следующие виды продукции:

Однокамерные стеклопакеты

Двухкамерный стеклопакет

Энергосберегающие стеклопакеты

Тонированные стеклопакеты

Стеклопакеты с триплексом

Стеклопакеты непрямоугольные (фигурные)

Раскладка в стеклопакете

Наполнение стеклопакетов Аргоном.

Вся выпускаемая продукция соответствует государственным стандартам и заложенным техническим требованиям.

1.1.1 Характеристика предприятия ООО «Маско-Гласс»

Предприятие «Маско-Гласс» - федеральная сеть заводов по производству стеклопакетов. Заводы компании расположены в трех городах: Волгоград, Воскресенск (Московская область) и Саратов.

Предприятие основано в 2005 году и начало свою деятельность в Волгограде. Изначально она создавалась как торговая компания, но в 2006 году было принято решение об изменении направлении деятельности, и открыт первый завод по производству стеклопакетов в г.Волгограде, там же был открыт и центральный офис. Уже к концу 2007 года «Маско-Гласс» стал безусловным лидером производства стеклопакетов в Московской области.

Для реализации амбициозных проектов предприятию требовалось не только активное расширение производства, но и выход на новые рынки. В 2007 году компании удалось увеличить объемы производства в два раза, что укрепило ее позиции в регионах и заложило основы масштабной региональной экспансии.

Предприятие вышло на лидирующие позиции рынка стеклопакетов. В этот же период в структуре холдинга появились два новых подразделения. Для улучшения сервисного обслуживания клиентов была создана собственная транспортно - логистическая система. А новое оборудование и приобретенный опыт работы со сложными видами стекол легли в основу создания подразделения архитектурно- проектного остекления. В феврале 2008 г. был введен в действие завод в г.Саратове. В это же время компания инвестировала средства в создание единой ИТ -инфраструктуры, внедрение которой позволило значительно повысить качество и уровень сервиса.

В 2009 году предприятие «Маско-Гласс» приступило к строительству предприятия по производству стеклопакетов в г.Воскресенске. В этот же период доля компании на рынке архитектурно-проектного остекления Центрального региона России составила более 10%, а общий объем производства стеклопакетов превысил 3 млн. кв. метров.

В конце 2010 году в г.Воскресенске была поставлена вторая линия по производству стеклопакетов, а в конце 2011 и третья.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности

Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Маско-Гласс»-производство.

Сфера деятельности: изготовление и продажа стеклопакетов.

Численность организации: 80 человек.

Предприятие имеет следующую организационную структуру:

Рисунок 1. Организационная структура предприятия.

Должностные обязанности:

Директор:

· Заключение договоров с поставщиками;

· Контроль общего состояния предприятия;

· Ведение финансовой политики предприятия;

· Принятие организационных решений;

· Подписание финансовых документов;

· Наем и увольнение персонала;

· Подписание договоров с другими организациями;

Главный бухгалтер:

· Подготовка отчетности;

· Анализ работы фирмы;

· Работа с банком;

· Подписание основных финансовых документов;

· Ведение налоговой отчетности;

· Сведение годового баланса;

· Контроль и работа со счетами фирмы;

Работники бухгалтерии:

· Подготовка квартального отчета;

· Подготовка документов во внебюджетные фонды;

· Начисление отпускных и заработной платы;

· Ведение месячных и квартальных отчетностей;

· Ведение расчетов с поставщиками и клиентами;

· Ведение складского учета;

· Оформление первичной финансовой документации;

· Оформление счетов-фактур;

· Выдача заработной платы;

Начальник производства:

· Организует техническую подготовку производства;

· Осуществляет лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием производства, соблюдением на производстве проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор.

Отдел продаж:

· Реализация планов компании по увеличению объёмов продаж;

· Поддержание и развитие клиентской базы;

· Переговоры с первыми лицами компаний клиентами;

· Систематизация взаимодействия склада с отделом продаж;

· Анализ количества товара на складе, составление заявок, планирование объёма товара на текущий месяц;

· Принимать и обрабатывать заявки; консультировать клиентов по вопросам качество продукции, цены, условий оплаты и доставки.

Отдел снабжения:

·Организация процесса обеспечения сырьем, материалами, товарами, инструментом, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и т.д. ;

· Контролировать правильность и своевременность исполнения поставленных задач сотрудниками отдела;

·Следить за состоянием запасов сырья и товаров, принимать меры для их минимизации;

·Своевременно и в полном объеме составлять и передавать в бухгалтерию необходимые отчеты;

·Участвовать в согласовании условий и заключении договоров поставок по материально-техническому обеспечению предприятия, принимать меры по расширению прямых связей с поставщиками.

Менеджер по продажам (заказам):

· Поиск необходимого товара по поставщикам;

· Обеспечение транспортом;

· Доставка товара со склада поставщика;

· Консультация клиентов по товару;

· Оформление заказа;

· Оформление заказов по договорам;

Объектом автоматизации является рабочее место менеджера по оформлению заказа, что является предметной областью исследования дипломного проекта.

Менеджер занимается поиском необходимого товара по поставщикам, производит предварительное оформление заказа, обеспечивает доставку товара со склада поставщика (т.е. отвечает за обеспечение транспортом). Далее проводит оформление заказов по договорам, осуществляет контроль за наличием на складе нужных ингредиентов для варки смол, так же следит за складом готовой продукции. Кроме всего вышеперечисленного в обязанности менеджера по закупкам и продажам входит поиск и консультация клиентов по готовой продукции.

1.2 Информационная система предприятия ООО «Маско-Гласс»

Для примера приведем структуру корпоративной информационной системы, которое, может лечь в основу концепции любой организации (Приложение 2).

Корпоративная информационная система состоит из различных модулей, которые, в принципе, тоже являются системами. Схема строилась из расчёта на то, что в организации уже внедрён ряд систем, связанных между собой. Функционирование и взаимодействие всех элементов системы обеспечивает максимально оперативное принятие решений на основе фактов, распространение информации по её потребителям, автоматизацию большинства производственных и управляющих функций. Все элементы системы связаны между собой различными информационными потоками.

Корпоративная компьютерная система имеет 3 уровня:

Стратегический уровень - уровень руководителя предприятия, здесь находится информационный модуль топ-менеджмента представляющий руководителю сводную информацию о внешней и внутренней среде организации, отсюда руководитель ставит стратегические цели для бизнес-процессов своего предприятия. Руководитель предприятия читает одну страницу, форму и наполнение которой он может подстроить под себя. Данный уровень характеризуется небольшим потоком внутренней информации ибо это только сводные данные о функционировании предприятия и конечно же потоком информации из внешней среды.

Тактический уровень - уровень менеджеров процессов и менеджеров среднего звена. Включает в себя систему планирования ресурсов или так называемую ERP-систему, информационный модуль менеджера и систему сбора информации от потребителей (CRM). Важнейшим элементом этого уровня является система информирования - очень важно чтобы заинтересованные стороны такие как - персонал, акционеры, потребители, партнёры, общество имели информацию о предприятии и процессах, которые в нём происходят и имели доступ к этой системе. Такая система повышает гибкость и скорость работы предприятия, а так же позволяет свести к минимуму процент получения информации из сплетен, снижает риск искажения информации. Очень удачным примером такой системы может быть Web-портал предприятия. В более развернутом виде концепция корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal, EIP) была сформулирована аналитиками Delphi Group в 1999 году: EIP это Web-ориентированное средство доступа к разнообразным структурированным и неструктурированным данным на предприятии и вне него, а также анализа и обработки полученной информации. Тактическому уровню присущ большой поток информации, поскольку это своего рода «золотая середина» или «мозговой центр» предприятия, сюда стекается и здесь анализируется практически вся информация о внутренней и внешней среде предприятия.

Оперативный уровень - уровень жизненного цикла продукции, сюда входят различные системы автоматизации процессов, системы контроля, мониторинга т.е всё что связано с продукцией. Уровень насыщен потоком данных, именно здесь данные превращаются в информацию. Различные показатели информации преобразовываются в графики, таблицы и базы данных, которые в свою очередь служат фундаментом для тактического и стратегического уровня компьютерных систем предприятия.

Информационный модуль топ-менеджера, информационный модуль менеджера, система информирования, система сбора информации от потребителя, система мониторинга бизнес-процессов и модуль мониторинга продукции в совокупности являю собой - информационную систему менеджмента.

Основные задачи, которые призвана решать эта система это:

§ Определение удовлетворённости требований и ожиданий заинтересованных сторон - потребителя, персонала, акционеров, общества в целом;

§ Оценка уровня качества продукции (услуг);

§ Оперативный мониторинг показателей бизнес-процессов;

§ Информирование заинтересованных сторон о продукции и деятельности предприятия;

§ Обеспечение оперативного доведения целей, задач, планов до исполнителей.

Немаловажным фактором в построении любой информационной системы является предварительное описание и анализ бизнес процессов. Для этого необходимо не только чётко определить и прописать взаимодействие подразделений, но дать им правильный инструмент.

1.3 Экономическая сущность задачи

Работа менеджера по оформлению заказа представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Управление торговыми процессами в ООО «Маско-Гласс» основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между ООО «Маско-Гласс» и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Автоматизация работы менеджера по оформлению заказа позволит:

· наиболее эффективным образом модифицировать технологию создания и движения документов внутри компании;

· снизить трудовые затраты;

· сократить время обработки информации;

· повысить скорость работы с документами;

· устранить многократное дублирование информации;

· максимально сократить количество бумажных документов;

· облегчить получение различных аналитических отчетов.

1.4 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

На данный момент на предприятии уже существует комплекс вычислительной техники, который предназначен для обработки прихода и расхода продукции, оформления документов и прочей информации. Существующая база данных дает информацию для принятия решений, но она не полная или не сгруппированная. Что приводит в свою очередь к определенным трудностям в принятии стратегических решений.

Исходной первичной информацией в данном случае будут являться документы, предоставляющие количественно-стоимостную информацию (счета, расходные накладные, договора на поставку продукции) и денежную информацию (платежное требование, счета, счета фактуры).

Менеджер в своей работе использует программные продукты Microsoft Office. Для оформления договоров, приказов Microsoft Word, для работы с базой данных, складом Microsoft Excel.

В таблицы Microsoft Excel внесено: количество ингредиентов на складе, цены на продукцию, поставщики, покупатели, расчеты с ними и другая информация.

Использование этих программных средств не отвечает требованиям:

Отсутствие единой базы приводит к необходимости уточнения наличия той или иной продукции на складе.

Остатки по складам приходилось хранить в различных файлах.

Ручной ввод всех данных приводил к тому, что малейшая ошибка приводила к неверным расчетам, и ее приходится искать, просматривая огромное количество материала.

Сложность поиска продукции. При заполнении расходных, приходных накладных и других документов, приходится искать в огромном списке продукцию, которая есть на складе.

Повторный ввод информации.

Все эти недостатки приводят к необоснованным затратам времени и ресурсов.

Учет реализации продукции в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки продукции и предъявления покупателям расчетных документов.

Оформление заказа и продажа продукции происходит по следующей схеме:

Рисунок 2. Схема информационных потоков предприятия.

Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заказ у менеджера (сбрасывает по факсу, договаривается по телефону или приезжает сам).

Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заказ на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.

Оформленный заказ поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.

Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом. Снабженцы выставляют заказ поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.

После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.

Разрабатываемая программа предназначена для решения автоматизации повседневной работы менеджера по заказам. Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.

Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.

При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится продажа товаров, закупка товаров, перемещение товаров.

Рассмотрим информационные потоки предприятия.

При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная.

После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.

На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.

В дипломном проекте мы исследовали работу менеджера по оформлению заказа и определили цели и задачи.

Задачей является упростить работу менеджера и тем самым ускорить документооборот, сократить ручные операции и время которое на это все затрачивается.

Цель проекта заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение ее обеспечит решение следующих задач:

· Повышение степени достоверности информации;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

При помощи ЭВМ на предприятии ООО «Маско-Гласс» автоматизированы система ведения заказов и контроль их выполнения, учет поступления и продажи стеклопакетов. На основе полученных данных автоматически формируются различные отчеты.

В памяти ЭВМ хранится информация о клиентах, поставщиках, все о стеклопакетах.

Выходная информация классифицируется на следующим образом:

информация, связанная с приемом стеклопакетов на склад;

информация, связанная с отгрузкой стеклопакетов со склада;

информация, отражающая состояние на складе;

Данная информация фиксируется на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием ЭВМ и других вычислительных средств.

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

1.5 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Назначением реализации проекта - Разработка подсистемы оформления заказа для автоматизации рабочего места менеджера является решение следующих задач:

· Хранить и оперативно отслеживать информацию о материалах, поступающих на склад и выходящих от туда;

· Формирования остатка на складе;

· Расчет нормативного запаса и планирование потребностей в материалах на определенный период;

Цель разрабатываемой системы заключается в устранении недостатков, которые были отмечены ранее. Достижение этой цели обеспечит решение следующих задач:

· Повышение оперативности в работе;

· Обеспечение простоты и удобства расчетов;

· Уменьшение ошибок при учете материалов на складе и подсчете финансовых результатов;

· Уменьшение трудовых затрат на обработку информации;

1.5.1 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ для организации решения задачи позволит решить следующие задачи:

· изменения в функциях подразделения связанных с работой с входной и выходной информации. Возможность заполнения справочников товаров из внешних источников (Microsoft Excel),а так же стандартный ручной ввод. Обработка информации будет упрощена, учитывая практику работы с другими программными продуктами (возможность работы с жесткими и гибкими заказами, автоматическое формирование расходных накладных по отгруженным товарам, резервирование товара для клиента).

· источники поступления информации, основой для получения будут данные сформированные из второй части проекта, а так же внешние источники, как в бумажном, так и в электронном виде. Периодичность поступления информации для менеджера будет зависеть от пользователя.

· порядок ввода первичной информации организован следующим образом. Сначала идет заполнения справочников контрагентов, стеклопакетов, складов (возможность их заполнения в процессе создания результативных документов).

· краткая характеристика результатов , в процессе деятельности организации формируются следующие документы: расходная накладная, приходная накладная, накладная перемещения, отчет по остаткам на складе, отчет о продажах.

· периодичность решения задачи зависит от ее типа. Задачи формирования некоторых документов происходит автоматически.

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Реализация проекта на ЭВМ позволило ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

Результатом будет программа с минимальным набором процедур для обслуживания АРМ менеджера по заказам.

Разработка пользовательского интерфейса состоит из проектирования панелей и диалога. Панель приложения разделена на три части: меню действий, тело панели и область функциональных клавиш.

1.5.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Использование ЭВМ при реализации данного проекта, даст возможность решить ряд существенных задач на предприятии ООО «Маско-Гласс»:

1. изменения в функциях подразделения, связанных с входной и выходной информацией, формированием и выдачей информации, а также связанных с оформлением различного рода документов.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные;

2 . источниками поступления информации будут являться внешние источники электронного и бумажного типа. Периодичность поступления информации зависит на прямую от клиентов, которые в любой момент могут сделать заказ;

3. порядок ввода первичной документации будет осуществляться следующим образом. При регистрации нового заказчика при оформлении заказа заполняются следующие формы: ФИО клиента, персональные данные, личные данные и номер телефона. (Таблица 1).

В проектируемом приложении каждая из представленных функций реализована соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов.

Реализация проекта на ЭВМ позволит ограничить пользователя от ошибки ввода, снабдив весь путь создания или получения документа контекстными подсказками.

При оформлении заказа на изготовление стеклопакетов заполняются следующие формы: вид продукции, размер, количество (Таблица 2.).

Таблица 1.

Таблица регистрации заказчика

Таблица 2.

Таблица заказов

Формула и толщина стеклопакета - по желанию заказчика.

Ниже представлен прайс-лист на стеклопакеты, по которым заказчик может сделать заказ.

* Все наценки применяются к базовой стоимости изделий. По желанию клиента осуществляется доставка по Москве и Подмосковью собственным транспортом.

Всю информацию, с которой работает предприятие, можно разделить на входную, выходную (результатную) и условно постоянную.

Условно постоянная информация представляет собой справочники, наиболее редко изменяемые.

В данной системе существуют следующие справочники:

· «Заказчик» - справочник, в котором указана информация о заказчике.

· «Услуги» - справочник, в котором указаны все услуги, предоставляемые предприятием (наполнение аргоном, тонировка);

· «Изделие» - справочник перечня продукции;

Все справочники реализованы отдельными таблицами базы данных. Переменная информация вводится в БД посредством экранных форм.

Входная информация . Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляется перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, описание полей входных документов, расположение реквизитов входной информации. Входной информацией на предприятии ООО «Маско-Гласс» являются: бланк заказа, счет от поставщиков, счет-фактура и накладная.

Выходная информация . Определение состава реквизитов выходной информации зависит от поставленной задачей, состав реквизитов должен быть необходимым и достаточным для организации работы специалиста подразделения. Для предприятия основными выходными документами являются: счет для заказчика, счет-фактура и накладная.

При поступлении входной документации, она регистрируется в подсистеме «Документооборот», а потом распределяется либо в подсистему «Изделие», либо в подсистему «Услуги».

В каждой из подсистем предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

1.6 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

В настоящее время компьютеризация и автоматизация предприятий в России проникает во все сферы деятельности. Практически на каждом малом предприятии имеется в наличии компьютер, принтер и другие средства автоматизации, и, следовательно, имеется определенная автоматизированная система бухгалтерского, финансового, управленческого учета. С помощью автоматизированной системы намного удобнее осуществлять многие основные операции, необходимые для эффективной работы предприятия, например, оформлять первичные документы, вести учет продаж и покупок, формировать отчеты в налоговые органы и др.

В основе современных интегрированных систем автоматизации лежит использование компонентов, которые удовлетворяют таким свойствам, как открытость, стандартизация, масштабируемость, типизация решений, комплексность подхода.

Открытость. Открытость стандартов на системы автоматизации означает отсутствие патентов или авторских прав на спецификацию стандарта и его расширение, отсутствие лицензионной платы за использование стандартов, широкую доступность всех специалистов к разработке, производству и использованию продукции в данном стандарте. Открытость означает гибкость архитектуры системы автоматизации, дружественность пользовательского интерфейса, возможность взаимодействия с другими системами за счет совместимости широкого спектра стандартизированных изделий и программных продуктов на разных уровнях.

Стандартизация . Стандартизация предполагает использование компонентов систем автоматизации, основанных на существующих стандартах для программных и технических решений. Применение стандартов при создании системы автоматизации является показателем ее качества, гарантирует пользователю современный технический уровень и преемственность системы в процессе ее дальнейшего развития и модернизации.

Масштабируемость систем . Следование принципу использования стандартов для компонентов и решений позволит создавать масштабируемые, наращиваемые системы автоматизации, наиболее соответствующие целям и задачам, стоящим перед ними.

Масштабируемость позволяет создавать и модернизировать системы автоматизации с минимальными средствами, обеспечивающими необходимые функции.

Типизация решений . Типизация системных решений должна быть заложена в основу каждой создаваемой системы автоматизации. Следование этому принципу позволит иметь обозримый набор, как компонентов, так и решений, что позволит экономить на запусках компонентов и внедрении систем.

Комплексность подхода . Комплексный подход к системам автоматизации подразумевает не только традиционный (объектовый) подход, но и целевой, ориентированный на использование средств автоматизации разного уровня для достижения конкретных целей (снижение энергозатрат, себестоимости продукции, повышение качества продукции и услуг).

На российском рынке информационных технологий представлены системы автоматизации, отличающие друг от друга по классу и идеологии, построенные на несовместимых друг с другом протоколах, интерфейсах и контроллерах.

В настоящее время на рынке компьютерного программного обеспечения существует достаточное количество различных программных продуктов, предназначенных для решения поставленных передо мной задач.

1.7 Обоснование проектных решений

Создание АРМ для систем организационного управления предполагает проведение их структуризации и параметризации на стадии проектирования.

Структуризация АРМ включает описание среды функционирования: обеспечивающих и функциональных подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств программного и информационного обеспечения. Параметризация предусматривает выделение и исследование параметров технических, программных и информационных средств, удовлетворяющих требованиям и ограничениям, сформированным при структуризации.

.7.1 По техническому обеспечению (ТО).

Техническое обеспечение представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав комплекса входят ЭВМ, осуществляющие обработку экономической информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.

На стадии проектирования АРМ необходимо четко формировать требования к параметрам технических средств обработки и выдачи информации, набору комплектующих модулей и эргономическими параметрами устройств. Это обуславливается тем, что возможности разрабатываемого АРМ в большей степени зависят от базовых характеристик ЭВМ.

Основным устройством ПЭВМ является микропроцессор, который обеспечивает выполнение различных операций, содержащихся в программе. В настоящее время наибольшее распространение получили 64-разрядные микропроцессоры. Разрядность означает длину рабочего слова в двоичном коде. Микропроцессоры также различаются по тактовой частоте, с которой они работают. Чем больше тактовая частота и разрядность, тем выше производительность процессора. Выполнение нескольких десятков миллионов операций в секунду является обычным делом для ПЭВМ.

Производительность ПЭВМ зависит также и от количества памяти, с которой она работает. Память бывает основная и внешняя. Основная память состоит из двух компонентов: постоянного запоминающего устройства (ROM или ПЗУ) и оперативного запоминающего устройства (RAM или ОЗУ). В ОЗУ хранится динамическая информация программы и обрабатываемые данные. При выключении питания содержимое ОЗУ теряется. ПЗУ, как правило, гораздо меньше ОЗУ, информация в нем хранится постоянно и ее изменение либо вообще невозможно, либо возможно только при помощи специальных устройств (программаторов ПЗУ). Емкость памяти 64-разрядных ЭВМ как правило 512 Мб и более.

Внешние запоминающие устройства (ВЗУ) также бывают разных типов. В настоящее время наиболее широко распространены дисковые накопители. Их можно разделить на несколько групп:

Накопители на гибких дисках (флоппи дисках). Несмотря на сравнительно низкую емкость дискет (от 1 до 3Мб) в настоящее время очень широко распространены главным образом из-за низкой стоимости.

Накопители на жестких дисках (винчестеры). Распространены также широко, как и накопители на гибких дисках, но имеют гораздо большую скорость передачи данных, большую емкость и надежность хранения информации. Стоимость винчестеров постоянно падает, а скорость, надежность и емкость (жестким диском объемом 160-200 Гб сейчас уже никого не удивишь) возрастают. Все это делает их незаменимым атрибутом любой современной ПЭВМ.

Реализация вышеперечисленных требований позволит создать простую и эффективную автоматизированную систему, которая существенно повысит производительность труда на фирме, увеличит скорость выполнения заказов, улучшит качество обслуживания клиентов.

Существует также целый ряд других ВЗУ по разным причинам не получивших в настоящее время широкого распространения (магнитооптические диски, диски Бернулли, WORM-диски и др.).

Дисплей - основное устройство для отображения информации. Характеризуются размером экрана, максимальным разрешением и пр. Чем больше размер экрана и чем больше разрешение, тем, соответственно больше информации можно на нем разместить.

Клавиатура - основное устройство для ввода информации.

Существуют также устройства, облегчающие работу оператора, такие, как мышь, световое перо и пр. Также для ввода информации широко используются сканеры. Большое будущее за устройствами распознавания и синтеза речи, распознавания изображения.

Все устройства ПЭВМ взаимодействуют через системную магистраль. Однако из ВЗУ информация сначала должна быть переписана в ОЗУ и лишь тогда она становиться доступной процессору.

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (администраторов, экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.

К требованиям, предъявляемым к пользовательскому интерфейсу системы, предназначенной для решения комплекса задач, можно отнести: необходимость обеспечения работы неподготовленного пользователя, а также его работы с большим объемом информации, необходимость интенсивного ввода данных. Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность оперативно обрабатывать данные. Так как АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокие эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Для нормального функционирования информационной системы фирма должна иметь как минимум три ЭВМ (по одному в каждый отдел), локальную сеть (ЛВС), выход в Internet и принтер.

Минимальные требования к аппаратно-программному комплексу проекта для функционирования системы:

· процессор Pentium-II 266 МГц и выше;

· HDD - 3 Гб и более;

· Монитор с диагональю 14 дюймов или более;

· VGA-совместимый адаптер 1 Mb видео-ОЗУ;

· Ethernet-совместимый сетевой адаптер (для ОДМ МО не обязательно);

· операционная система MS Windows 95, 98, 2000, XP;

· локальная сеть.

1.7.2 По информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение характеризует состояние управляемого объекта, является основой для принятия управленческих решений и тесно связано с программным и технологическим обеспечением. Создание информационного обеспечения включает сбор экономических показателей, составление классификаторов и кодов; разработку форм первичных и сводных документов, а также конструирование состава базы данных, размещенного на машинных носителях. Документы являются основными носителями информации при компьютерной обработке. Выделяются первичные и сводные документы. Несомненным преимуществом новой информационной технологии является формирование документов при помощи компьютера, что существенно сокращает время их создания и заполнения.

На предприятии ООО «Маско-Гласс» после того, как заказ сделан, идет работа с документами:

заказчику либо выписывают счет,

либо он расплачивается за наличные деньги.

Сроки изготовления продукции обговариваются и указываются в бланке заказа. После того, как стеклопакеты готовы, Заказчик может их забрать, но только после того, как деньги поступили на счет. При передаче продукции выписываются счет-фактура и транспортная накладная. Таким образом, документооборот состоит из 1 входного документа и 3 выходных.

Для решения поставленной задачи в системе предусматриваются следующие справочники:

· «Клиенты» - справочник постоянных клиентов. Если клиента нет в списке, его обязательно регистрируют.

· «Изделие» - справочник хранения информации об изделиях, которые изготавливаются в фирме.

· «Услуги» - справочник предоставляемых услуг.

· «Материалы» - справочник о материалах, из которых изготавливаются изделия и о наличии их на складе.

Рисунок 3. Схема действий.

1.7.3 По программному обеспечению (ПО).

АРМ менеджера по заказам представляет собой Windows - приложение. Приложение работает под управлением операционной системы Windows 95/98/ME/NT/2000/XP. Наиболее же оптимальной операционной системой для наших задач является Windows NT/2000/XP, так как они имеют большой ряд своих версий, начиная с самых простых компактных, домашних и заканчивая профессиональными и серверными версиями. Отличительными особенностями данных операционных систем являются:

более простая установка системы. Возникающие в процессе установки некритические ошибки не требуют прерывания инсталляции, а сам результат установки протоколируется, и вы можете затем просмотреть протокол установки;

новая версия файловой системы NTFS, поддерживающая шифрование данных, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним. Улучшены показатели производительности файловой системы;

новый пользовательский интерфейс Рабочего стола объединяет рабочий стол с сетью Web и позволяет вам одинаковым образом получить доступ к информации, находящейся на вашем компьютере или в сети Интернет;

более надежная защита памяти за счет запрещения замены, выполняемой некоторыми программами при инсталляции системных библиотек и драйверов;

поддержка большого объема оперативной памяти и количества процессоров, что позволяет использовать данные операционные системы в условиях большей загрузки, чем это было возможно для Windows 95/98/ME.

значительное сокращение количества ситуаций, которые требовали перезагрузки компьютера после внесения изменений в конфигурацию системы;

улучшенная поддержка Plug-and-Play устройств.

Так же к программному обеспечению относится и система, в которой был написан данный проект, это система Delphi , она позволяет программисту очень быстро и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс. Это свойство особенно ценно из-за того, что, как показывает практика, работа над интерфейсом занимает большую часть (до 70%) времени создания программного продукта. Еще одним преимуществом выбранной системы является высокая (по сравнению со многими другими средствами программирования) эффективность генерируемого компилятора кода, что весьма существенно для данного проекта.

Delphi - мощная система визуального объектно-ориентированного программирования, позволяющая решать множество задач, в частности:

создавать законченные приложения для Windows самой различной направленности, от чисто вычислительных и логических до графических и мультимедиа;

быстро создавать профессионально выглядящий оконный интерфейс для любых приложений, написанных на любом языке. Интерфейс удовлетворяет всем требованиям Windows и автоматически настраивается на ту систему, которая установлена на компьютере пользователя, поскольку использует многие функции, процедуры, библиотеки Windows;

создавать свои динамические присоединяемые библиотеки (DLL) компонентов, форм, функций, которые затем можно использовать из других языков программирования;

создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных любых типов, при этом имеются средства автономной отладки приложений с последующим выходом в сеть.

формировать и печатать сложные отчеты, включающие таблицы, графики и т.п.

создавать справочные системы (файлы.hlp), как для своих приложений, так и для любых других, с которыми можно работать не только из приложений, но и просто через Windows;

создавать профессиональные программы установки для приложений Windows, учитывающие всю специфику и все требования Windows.

Программное обеспечение АРМ заведующего менеджера по заказам состоит из:

общего (системного) обеспечения, включающего ОС Windows XP;

функционального (прикладного) обеспечения, включающего набор программных модулей, обеспечивающих автоматизированное выполнение основных операций, производимых экономистом по пластиковым картам в процессе работы;

интегрированной среды программирования Delphi, обеспечивающей с помощью своих средств интерфейс между пользовательскими программами и ОС, с одной стороны, и работу с БД, с другой.

Отображение данных в среде Delphi осуществляется с помощью компонентов, которые похожи на обычные управляющие элементы Windows, но знают, как обращаться с данными. Все эти компоненты находятся на странице Data Controls палитры Delphi Components:

DBGrid представляют собой сетку, способную отразить таблицу как одно целое. Он обеспечивает прокрутку и навигацию, а также редактирование содержимого сетки;

DB Navigator представляет собой набор кнопок, и используется для навигации и выполнения действий над БД;

DBLabel используется для отображения содержимого поля, которое нельзя модифицировать;

DBEdit позволяет редактировать поле (изменять текущие значения);

DBMemo используется для просмотра и модификации большого текстового поля, которое будет сохранено в памяти, или на BLOB (Binak Legre Object - большой двойной объект);

DBImage используется для показа картинки, хранимой в поле BLOB;

DBLookUpListBox и DBComboBox используется для выбора единственного значения из указанного множества;

DBCheckBox используется для показа и переключения параметра, соответствующего выполнению некоторой функции;

DBCtrlGrid представляет собой сетку для нескольких записей и может владеть набором других компонентов обработки данных. Такие компоненты дублируются для каждой записи набора данных.

Языком программирования в среде Delphi является Object Pascal.

Структура программы, использующая объектное программирование, существенно отличается от традиционной структуры программ с жестким, заранее заданным алгоритмом. Здесь программа выглядит как совокупность, в некотором смысле, самостоятельных, обособленных блоков, выполняющих те или иные операции, а связь между ними определяется результатами предыдущих этапов и взаимодействием программы через внешние устройства с пользователем. После выполнения очередного блока программа приостанавливается и дожидается сообщения от оператора, которое через ОС Windows XP передается программе.

Приложения Delphi, когда ему нужно связаться с базой данных, обращается к BDE и сообщает обычно псевдоним базы данных и необходимую таблицу в ней. BDE реализован в виде динамически присоединяемых библиотек DLL. Они, как и любые библиотеки, снабжены API (Application Program Interface - интерфейсом прикладных программ), назваными IDAPI (Integrated Database Application Program Interface). Это список процедур и функций для работы с базами данных, которым и пользуются приложения. BDE по псевдониму находит подходящий для указанной базы данных драйвер. Драйвер - это вспомогательная программа, которая способна общаться с базами данных определенного типа. Если в BDE имеется собственный драйвер соответствующей СУБД, то BDE связывается через него с базой данных и с нужной таблицей в ней, обрабатывает запрос пользователя и возвращает в приложения результаты обработки. BDE поддерживает SQL - стандартизованный язык запросов, позволяющий обмениваться данными с SQL-серверами, такими как Sybase, Microsoft SQL, Oracle, Interbase.

Вместе с BDE и Delphi поставляется программа Database Desktop, которая позволяет создавать таблицы баз данных некоторых СУБД, задавать и изменять их структуру. С помощью Database Desktop можно создавать таблицы базы данных СУБД Paradox. В Paradox база данных - это каталог, в котором лежат таблицы - файлы с расширением *.db. Поэтому прежде надо создать соответствующий каталог с помощью любой программы Windows. Для дальнейшего развития программы целесообразно использовать SQL запросы.

В данном дипломном проекте рассматривается применение системы программирования Delphi для разработки приложений баз данных, т.е. программ, предназначенных для создания и изменения электронных хранилищ информации - баз данных (БД). На сегодня Delphi является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с её помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, т.е. программ для доступа к БД:

во-первых, на протяжении всего времени обучения в институте мы занимались разработкой программ в среде Delphi;

во-вторых, данный язык программирования на сегодня является одним из самых распространенных средств создания приложений баз данных для корпоративных применений. Простота и естественность языка, ориентация системы на разработку именно такого рода приложений, наконец, эффективность (большая производительность и относительно небольшие размеры) создаваемых с ее помощью программ сделали Delphi незаменимым средством разработки различного рода клиентских мест, то есть программ для доступа к БД.

1.7.4 По технологическому обеспечению

Технологическое обеспечение АРМ предназначено для организации технологического процесса использования АРМ применительно к комплексу решаемых задач, соответствующих функциям специалиста. Технологический процесс представляет собой совокупность функциональных работ, включающих обеспечение ввода, контроля, редактирования и манипулирования данными, накопление, хранение, поиск, защиту, получение выходных документов. В связи с тем, что пользователь является, как правило, участником некоторого коллектива и выполняет в нем определенную работу, необходимо предусмотреть технологическое взаимодействие исполнителей при решении задач, обеспечить условие совместной работы специалистов. Эти положения должны отражаться в квалификационных требованиях и должностных инструкциях пользователей АРМ.

Явными недостатками, которые создавали неудобства в работе и замедляли скорость обслуживания клиентов являлись:

Отсутствие базы данных клиентов;

Отсутствие базы поставщиков;

Сложность формирования ежедневных и ежемесячных финансовых отчетов работы предприятия.

Обоснование необходимости внедрения ЭВМ на предприятии обусловлено следующим: как уже было указано выше в п. 1.3 до этого на фирме приходилось выполнять много ручной работы, такой как отчет о прибылях, база клиентов, то развивая свою деятельность и перейдя на новый уровень обслуживания фирме необходимо автоматизировать операции по работе с клиентами:

Обеспечить удобство работы с ними;

Создать для них единую базу данных;

Создать базу данных товаров с целью их оперативного учета.

Также необходимо автоматизировать схему документооборота, входных и выходных документов, операции с поставщиками. Все это повышает и ускоряет процесс обслуживания клиентов.

Существующие системы обработки заказов и координации изменений остатков по складам фирмы была описана выше, и приведены все их недостатки, и которые в конечном итоге снижают эффективность работы компании, для устранения этих недостатков необходимо разработать систему, технология создания которой представлена во второй главе данной работы.

Ниже обозначены основные функции и возможности создаваемой Подсистемы, обеспечивающие устранение недостатков существующей технологии:

· низкая оперативность доступа к информации, содержащейся в документах:

· затрудненность поиска необходимой информации:

· большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов:

· несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

Единая электронная база документов позволит более рационально решить проблемы хранения, защиты целостности и секретности хранимых данных. Система, функционирующая по принципу клиент-сервер, обеспечит скоростную обработку информации и получение отчетных данных. Уменьшатся ошибки вследствие ручного ввода исправлений, являющихся результатом согласования документа или совместной работы над ним, так как эти процессы будут осуществляться полностью в электронном виде.

Вывод: На основании вышеизложенного, принято решение о реализации проекта разработки подсистемы оформления заказа, которая облегчит работу менеджера, путем того что занеся информацию в базу данных, он на основании её сможет строить различные отчеты, которые требуются для работы как непосредственно ему, так и другим подразделениям. 

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников.

Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.

Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Преимущества системы электронного документооборота

Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.

К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:

• сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
• сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
• упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
• оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.
• автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
• улучшение качества обслуживания клиенто в – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
• повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
• повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
• повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
• повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

• модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
• модуль индексирования . Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
• модуль обработки документов . После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам.
• модуль управления доступом . За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
• модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
• модуль системной интеграции . Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например, CRM , ERP , OLAP системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.
• модуль хранения документов и данных . Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Виды систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения.

В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:

• клиент-серверные системы . В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.
• системы на основе баз данных . Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.
• системы на основе web технологий . Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров.
• системы на основе «облачных» технологий . Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.

В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:

• универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
• системы управления групповой работой . Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
• встроенные модули в составе информационных систем управления . Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.

Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.

Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:

Этап 1. Определение базовых процессов и процедур .

Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.

В ходе этого этапа необходимо:

• определить процессы верхнего уровня;
• определить детальный состав процессов;
• определить бизнес цели для процессов документооборота;
• определить технические цели для процессов документооборота.

Этап 2. Определение требований к процессам документооборота .

На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.

На данном этапе необходимо:

• провести технологическую оценку процессов документооборота;
• определить бизнес требования к процессам;
• подготовить карты процессов «как должно быть»;
• установить измеряемые характеристики процессов;
• сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание .

Пример документов:

Карта процесса " Управление входящей корреспонденцией " представляет один из подпроцессов управления документацией.

Управление входящей корреспонденцией регламентирует порядок приемки, проверки, регистрации и управления входящей документацией организации. Карта процесса детально описывает порядок действий сотрудников при работе с входящей документацией. Положения данной карты процесса могут применяться для разработки маршрутизации документов в ходе внедрения системы электронного документооборота организации.

Карта процесса "Управление исходящей корреспонденцией" представляет часть процесса управления документацией.

Управление исходящей корреспонденцией регламентирует порядок действий сотрудников при подготовке и отправке документов внешним адресатам. Карта процесса детально описывает работу сотрудников по управлению исходящей корреспонденцией. Положения данной карты процесса могут применяться для разработки маршрутизации документов в ходе внедрения системы электронного документооборота организации.

Документ включает в себя 9 страниц.

ТЗ на подсистему "Документооборот" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.

Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота .

На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.

На данном этапе необходимо:

• классифицировать существующие документы по видам;
• провести оценку существующих форм документов;
• определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
• определить требования к пользовательскому интерфейсу;
• составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.

Этап 4. Выбор системы электронного документооборота .

Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

• определить состав функций системы документооборота;
• определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
• сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
• выбрать поставщика системы электронного документооборота.

Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота .

После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.

План управления проектом должен включать следующие работы:

• проектирование функционала системы;
• внедрение системы;
• тестирование и оценка работы системы;
• опытная эксплуатация системы;
• доработка и настройка системы.

Этап 6. Документирование системы .

Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

• провести обучение персонала;
• разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
• разработать руководства по работе с системой.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

• «зрелость» системы электронного документооборота . Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
• соответствие стандартам отрасли . В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
• соответствие целям и критическим факторам успеха . При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
• уровень технической поддержки . Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
• масштабируемость системы . Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
• доступность системной документации . Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
• защита системы . При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
• отказоустойчивость системы . Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
• стоимость владения . При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации22.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

Автоматизация делопроизводства;

Автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации23.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга26.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

Разработка оригинальной системы автоматизации;

Инсталляция типовой системы автоматизации;

Настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации делопроизводства - разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны - такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)8.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)26.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы13.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами26.

Еще один вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания, - это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.

Отдельная работа - это определение порядка доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:

Сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);

Сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);

Сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);

Сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).

Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством - он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf14.

При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, широкий круг пользователей, время существования на рынке.

Любая более или менее сложная корпоративная система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При закупке любой программы как минимум необходимо предусмотреть обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть обучение для пользователей программы.

Следует обратить внимание и на возможность и стоимость обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно в течение года с момента покупки программы. Некоторые производители позволяют даже спустя несколько лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость13.

В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество26.

Рассмотрим известные автоматизированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.

Таблица 1. Примеры систем автоматизации делопроизводства

Наименование системы иорганизации-разработчика	Основные функции системы
«ДЕЛО» (электронный документооборот) ООО «Электронные офисные системы»	Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов Сканирование и распознавание бумажных документов Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов Обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов Отправка по электронной почте электронных исходящих документов Архивное хранение электронных документов организации
«БОСС-Референт» Компания АйТи	Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов Передача визированных документовна ознакомление и исполнение Создание и хранение шаблонов стандартныхдокументов Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении
«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»	Регистрация и поиск входящих, исходящихи внутренних документов Контроль исполнения документов и поручений Ведение архива официальных документов Ведение различных библиотек рабочих документов Управление доступом Формирование повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям Оформление протоколов Выдача поручений по протоколам и контрольих исполнения Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование Контроль исполнения ОРД Сканирование и распознавание ОРД Ведение картотеки Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам
«Документооборот» -- программный модуль корпоративной системы «Флагман» Компания «ИНФОСОФТ»	Разработка экранных форм ввода реквизитов документов Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам Разработка макетов печати документов Определение этапов обработки и операций по документам Ведение истории исполнения документов Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов Поиск документов по их реквизитам
Электронная канцелярия («Золушка»)	Регистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров Организация доступа к электронным копиям документов Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение» Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку Формирование истории движения документов

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании «Электронные офисные системы», являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2 1.

Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.

Традиционная технология	Технология системы «ДЕЛО»
Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)	Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям
Ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу	Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
Ручной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений	Автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей
Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения	Автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты

В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.

Система ESCOM.BPM - это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба27.

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами. Поэтому многие организации стремятся к автоматизации документооборота. Она позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных. Обычно договоры хранятся у юристов в электронном виде, бухгалтерские проводки по документам выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров ведется в электронной таблице, счета и акты находятся в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках. Обеспечить целостность данных и документов, их непротиворечивость и безопасность при такой «разбросанности» очень сложно. Решением проблемы может стать система автоматизации документооборота.

Электронный документооборот в организации позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками. Он обеспечивает создание и движение документов, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение. Каждому документу в системе автоматизации присваивается набор определенных реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ, и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляются также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.

Возможности системы автоматизации документооборота

Централизованное управление документами. Независимо от размера предприятия системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, обращающихся на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности, нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляются в системе.

Поддержка жизненного цикла документов. Каждый документ, который создается и обрабатывается в компании, должен пройти несколько определенных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Коллективная работа над документами. С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Помимо собственно изменения документов системы электронного документооборота позволяют их аннотировать, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

Личный опыт

Мы используем систему документооборота, созданную на основе Lotus Notes. В рамках этой системы над одним документом могут одновременно работать менеджеры, находящиеся в разных городах, причем каждый из них в режиме онлайн может видеть, что делает другой. Это значительно повышает оперативность и качество работы. В системе также сохраняются все версии документов, операции, совершенные с ними, и комментарии.

Обеспечение конфиденциальности. Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность использовать электронную подпись и зашифровывать документы. Это позволяет не только подтвердить подлинность документа и однозначно определить его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Маршрутизация документов. Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании электронной системы документ автоматически передается нужному лицу.

Маршрутизация документов бывает свободной и жесткой. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,

Порядок перемещения документов между пользователями определяется автором документа и может быть последовательным или параллельным. Содержание маршрута, то есть список рецензентов и пользователей, может быть определен регламентом системы, для чего автор документа выбирает маршрут, который заранее заносится в базу данных системы. Если маршрут не определен, автор документа выбирает рецензентов и пользователей документа из общего списка пользователей системы самостоятельно.

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

В нашей компании маршруты всех документов строго регламентированы. Регламентировано и время, которое отводится на работу с документом, - на это дается от 4 до 48 часов. Этот регламент «увязан» с системой мотивации: если сотрудник работает с документом больше положенного срока без уважительной причины, то на него накладывается взыскание. Подобная регламентация необходима в том числе для того, чтобы система не способствовала бюрократизации работы.

Илья Филиппов ,

При разработке системы маршрутизации документов мы использовали матрицу ответственности, в которой обозначено, какой сотрудник компании за что отвечает. Первоначально эти матрицы были разработаны для каждого отдела и потом сведены в одну для всей компании. Наличие этой матрицы значительно облегчило введение системы качества, так как для получения сертификата ISO 9000:2000 необходимо в том числе наличие должностных инструкций всех сотрудников. Затем на эту матрицу накладывался документооборот. В процессе анализа матрицы были устранены дублирующие функции. Например, за ввод бухгалтерских выписок раньше отвечали несколько отделов, а сейчас эта функция целиком передана бухгалтерии.

Интеграция с другими системами. Для обеспечения целостности информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием - бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т. д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в качестве связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Как правило, контекст включает содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т. д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Пример

В процессе формирования и корректировки бюджетов используется следующая дополнительная (контекстная) информация:

Маркетинговые исследования рынка (как собственные, так и полученные из внешних источников), необходимые при формировании бюджета продаж;

Договоры с контрагентами (поставщиками и покупателями), которые используются при формировании планов и бюджетов продаж, закупок, движения дебиторской и кредиторской задолженностей;

Нормативно-справочная документация, необходимая при формировании планов производства и бюджетов нормативных материальных затрат;

Дополнительные документы (пояснительные записки), в которых отражаются предположения или ограничения (например, валютные курсы, темп инфляции, процентные ставки по кредитам и другая информация), использующиеся при составлении планов и бюджетов;

Протоколы совещаний по обсуждению различных версий бюджетов, рабочие замечания и комментарии участников бюджетного процесса.

Как правило, подобные документы пересылаются между сотрудниками по электронной почте, хранятся отдельно от файлов с бюджетными данными и как бы «выпадают» из контекста бюджетного процесса.

Пользователь, работающий с бюджетом, при необходимости может открыть и просмотреть любой из вышеперечисленных документов непосредственно в системе.

Управление доступом. Существует несколько вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Сотрудник может иметь права на полный контроль документа, создание новых версий документа, но не редактирование, аннотирование документа, просмотр и т. д.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Мы используем практически все возможности персонализации доступа, которые имеются в программе «1С:Предприятие». Это чтение, удаление, пометка на удаление и ее снятие, корректировка и ввод нового документа, просмотр подчиненных документов и т. п. В зависимости от должности сотрудники имеют разные права. Так, менеджеры по продажам вправе вводить новые документы, делать пометки на удаление и корректировки, но не могут удалять счета.

О том, как получить максимальный эффект от системы автоматизации документооборота в организации, читайте в статье (№ 4, 2014) .

Системы автоматизации документооборота на российском рынке

Одним из наиболее популярных программных решений, используемых в качестве системы документооборота в компаниях, является «связка» программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве электронной платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить для большинства компаний достаточно функциональным средством автоматизации документооборота.

Сейчас на российском рынке представлено более десятка систем электронного документооборота западных и отечественных производителей. У компании Microsoft помимо упомянутых Exchange и Outlook есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота, к примеру SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs) компании Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота - Documentum - рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является «конструктором для программистов», и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.

Среди российских программ наиболее популярны Lan Docs (компания «Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «БОСС-Референт» («АйТи»).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,
директор по финансам и экономике ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (г. Санкт-Петербург)

В нашей компании используются две системы документооборота. С помощью «БОСС-Референт» автоматизированы основные потоки документов компании: нормативно-распорядительные (приказы, распоряжения), контроль исполнительской дисциплины (поручения), внутренняя служебная переписка, требующая регистрации и контроля сроков ознакомления, согласование договоров с поставщиками внутри компании. При помощи собственной разработки на основе Lotus Notes автоматизировано большинство бизнес-процессов и функций: составление и согласование различного рода заявок (на пропуска, оборудование и т. д.), общекорпоративные справочники (телефоны, адреса) и специализированные внутренние информационные сайты.

Модули документооборота есть и у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их применяют компании - пользователи этих систем. Многие российские фирмы разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например на базе существующей в компании учетной системы.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Внедрять специальную систему документооборота, мне кажется, стоит компаниям, в которых с документами постоянно работают более ста человек. Мы, например, автоматизировали документооборот на основе учетной системы «1С:Предприятие». В ней ведется управленческий и бухгалтерский учет, производятся сбор и введение данных, расчет зарплаты, учет записей и протоколов по системе качества ISO 9000:2000 и т. д.

Отличия российских систем автоматизации документооборота от западных

Основные отличия западных систем от российских заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы созданы для одной из них - обычно Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной - как правило, Oracle или MS SQL Server. Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений.

Что касается функциональности, то основное отличие заключается в том, что в западных системах под единым брендом позиционируются несколько программ для различных целей. Например, в Documentum есть отдельные продукты, использующиеся для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-конструкторского документооборота, интеграции с ERP-системами и т. д. Большинство российских систем решают только одну задачу. Например, Lan-Docs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, «БОСС-Референт»), ориентированы на коллективную работу с информацией.

Принципиальная разница заключается и в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.

Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долларов США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долларов США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Одним из наиболее сложных, а значит, и затратных является проект автоматизации финансового документооборота. Для таких проектов затраты на внедрение в 2-3 раза выше стоимости лицензий.

Что касается отечественных программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долларов США за одно рабочее место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долларов США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, как и в западных системах.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,

В нашей компании документооборот автоматизирован с помощью самостоятельно разработанной программы. В частности автоматизированы процесс согласования и утверждения бюджетов затрат, процесс согласования заявок на перемещение средств между бюджетами и заявок на сверхплановые расходы (оперативное управление бюджетом). Автоматизированы процедуры согласования заявок, связанных с управлением персоналом (заявки на изменение штатного расписания, заработной платы, подбор персонала, должностные инструкции и др.), процедуры согласования документов системы качества, заявок на отгрузку, транспортные услуги и т. п. Внедрение различных модулей документооборота заняло от одного до трех месяцев. Стоимость разработки всей системы в целом можно оценить в 100 тыс. долларов США.

Особенности внедрения системы электронного документооборота в организации

Приоритетным направлением автоматизации чаще всего являются процессы, связанные с согласованием документов, например процесс составления и реализации бюджетов. Но во многих компаниях автоматизация документооборота начинается с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов.

Личный опыт

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

Я считаю, что начинать автоматизацию документооборота следует с разработки системы контроля доступа сотрудников к информации компании, а также с контроля рабочего времени. Затем автоматизируется делопроизводство. Вся важная входящая документация должна сканироваться и продолжать свое движение по организации в электронном виде. Бумажная версия при этом направляется в архив или же к сотруднику, у которого она должна находиться. На следующем этапе необходимо автоматизировать процесс перемещения документов внутри компании. И уже потом к этому «каркасу» крепятся остальные электронные системы: платежей, заработной платы, тендеров, бухгалтерского учета и т. д.

Создание корпоративного хранилища. Внедрение системы автоматизации управления документами всегда предполагает создание корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и должны быть созданы на начальном этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция хранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения все документы можно переместить из существующих мест хранения (как правило, локальных дисков или сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно ее освоить. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системе позволяют также сервисные функции, такие как оповещение об изменении документа, появлении нового и т. п.

Определение порядка доступа к информации. Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники компании. Поэтому особое внимание необходимо уделить описанию процедур доступа к информации. При этом нужно найти разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, которой должен обладать каждый сотрудник.

Необходимость фиксации результатов. В ходе внедрения системы электронного документооборота повышенное внимание необходимо уделить описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т. д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства их последующей группировки.

С одной стороны, сначала сотрудникам компании сложно привыкнуть к новой системе, к тому, что все их действия регламентированы. С другой стороны, система документооборота позволяет персоналу экономить время на выполнение своих обязанностей, а значит, работать эффективнее.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,
финансовый директор компании «Инмарко» (г. Новосибирск)

Главное преимущество использования системы документооборота заключается в том, что она позволяет координировать деятельность компании, сделать ее прозрачной. Не нужно тратить время на хождение по кабинетам с бумагами, поскольку уведомление о поступившей заявке приходит по электронной почте. С помощью системы легко отслеживать, на какой стадии находится тот или иной документ, поэтому время реакции на заявки становится существенно меньше. Кроме того, система позволяет оценивать эффективность работы сотрудников: с ее помощью можно строить отчеты по показателям обработанных и необработанных заданий, анализировать время, которое тратится на их выполнение, и увязывать результаты работы сотрудников с системой мотивации.