Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент. Диадок электронный документооборот – важный и нужный инструмент Что можно передать через Диадок
Глобальное внедрение сети интернет в экономические процессы не оставило без внимания и хозяйственную деятельность организаций. В результате была организована система Диадок электронный документооборот, позволяющий перевести работу с бумагами на новый уровень.
И так, что это такое? Diadoc это система электронного документооборота среди предприятий, а также между организацией отправителем и государственными структурами, такими как налоговая инспекция, суды и т.д.
Данная система позволяет осуществить электронный документ между участниками через интернет. При этом участниками системы являются:
- Компания отправитель, формирующая исходящий документ в системе.
- Компания-получатель, которой направляется соответствующий документ через систему Диадок.
- Оператор электронного документооборота (ЭДО) – фиксирует бумаги о осуществляет обмен между сторонами.
Процедура обмена очень проста: отправитель формирует документ в системе оператора, например, акт или счет-фактуру, далее по защищенному каналу он передается получателю.
Тот в свою очередь его может принять или отправить на корректировку. Отправитель может видеть статус документа, например, «получен», «принят» и так далее. В результате вы избавляетесь от бумажной волокиты.
Внимание! При необходимости документы подписываются обеими сторонами обмена при помощи электронной подписи . Ее также можно получить у оператора ЭДО.
Диадок электронный документооборот работает в соответствии с требованиями согласно федеральных законов. И часто документов передаются с его помощью в обязательном порядке.
Так, начиная с 01.01.2015 года ФНС установила, что сведения из книги покупок и продаж с этого момента передаются в налоговую исключительно в электронном виде посредством операторов ЭДО.
Внимание! Система позволяет автоматизировать деятельность при помощи готовых модулей, и решение для работы с распространенными системами ведения учета, такими как Docsvision, 1С, SAP и т.д.
Что можно передать через Диадок?
С помощью системы Диадок можно передать:
- Накладную Торг-12, акты, форматы которых подходят для передачи их и в контролирующие органы.
- Счета-фактуры, порядок обмена которыми, а также форма регулируется федеральными налоговыми органами и Минфином.
- Помимо этого, можно передавать неформализованные документы, например, платежные поручения, договора, акты выполненных работ и т.д.
Преимущества и недостатки работы с системой электронного документооборота
Сокращение времени на документооборот
Система Диадок электронный документооборот имеет довольно много преимуществ, относительно обмена бумажными документами:
- Документы не теряются из системы, нет необходимости их хранить в бумажном виде, что сокращает расходы на бумагу и содержание архивов.
- Документы отправляются и получаются непосредственно в учетной системе.
- Вы можете в онлайн режиме контролировать статус документов.
- 100% гарантия на доставку документов адресату, причем это занимает по времени не более 7 секунд. При этом в документах может вноситься корректива, а также они могут подписываться электронной подписью.
- Можно увеличить сумму входящего НДС в результате того, что отправленные документы будут гарантированно приняты.
- Соблюдены сроки сдачи документов в налоговую инспекцию.
Система Диадок является сервисом для обмена электронными юридически значимыми документами между контрагентами, а также для внутреннего документооборота (между сотрудниками одной организации).
В Диадоке вы сможете:
- создавать документы и загружать их с компьютера;
- согласовывать исходящие и входящие документы;
- подписывать документы электронной подписью;
- отправлять и получать документы за несколько секунд.
Диадок позволяет обмениваться формализованными и неформализованными первичными электронными документами между контрагентами. Формализованными документами являются документы, имеющие специальный утвержденный или рекомендуемый XML-формат, который позволяет проводить дальнейшую автоматизированную обработку таких документов.
Такие форматы есть для следующих типов документов:
- счет-фактура,
- акт сдачи работ,
- торговая накладная (ТОРГ-12),
- универсальный передаточный документ.
Неформализованные документы можно отправлять в любом другом формате: doc, pdf, xlsx, jpg.
Возможности
- Обмен первичными бухгалтерскими документами, включая электронные счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и др. в полном соответствии с требованиями Министерства финансов и Федеральной налоговой службы России.
- Обмен любыми другими документами между компанией и ее контрагентами.
- Обмен внутренними документами между подразделениями компании.
- Разделение потоков документооборота и управление доступом к документам .
- Сохранение юридически значимых электронных документов .
Электронные счета-фактуры
Преимущества
- Гарантия быстрой доставки
Документы моментально передаются адресату, не покидая сервера системы Диадок - Юридическая значимость
Каждый документ подписывается электронной подписью - Защита информации
Работа в системе осуществляется по защищённым каналам связи с использованием средств криптографической защиты, что обеспечивает надёжную защиту от несанкционированного доступа - Простота использования
Отправлять документы через Диадок так же просто, как отправлять письма по электронной почте: в системе реализован простой и интуитивно понятный интерфейс - Надёжность
Для обеспечения сохранности данных применяется трёхкратное резервное копирование и хранение информации на разных серверах. Кроме того, система позволяет выгружать электронные документы в виде файлов в папки на диск. - Доступност
ь
Система Диадок функционирует 24 часа в сутки, 7 дней в неделю - Популярность
Уже сейчас с системой работает более 350.000 Ваших потенциальных партнеров и их число постоянно растёт - Интеграция
Система Диадок постоянно совершенствуется, а также может быть интегрирована с другими учетными информационными системами - Экономия на почтовых расходах
Вы экономите не только время, но и деньги - Экономия места
Нет необходимости хранить документы в бумажном виде
В Диадоке можно работать
через веб-версию или интеграционные решения: API, типовые модули, коннекторы. Веб-версия похожа на электронную почту. Интеграция дает возможность: во-первых, оперировать электронными документами в интерфейсе привычной учетной системы, во-вторых, автоматизировать ряд функций и тем самым свести к минимуму «ручной труд».
В результате:
- меньше ошибок ручного ввода;
- нет расхождений с контрагентами;
- минимум требований из налоговых органов;
- снижение операционных затрат.
Преимущества:
- Интеграционные решения для всех учетных систем – основная функциональность Диадока будет доступна прямо в привычной для вас программе.
- Бесплатное и бессрочное хранение документов – все данные, переданные через Диадок, хранятся на защищенных серверах СКБ Контура.
- Поиск контрагентов – загрузите список ИНН, и система покажет вам, какие компании присутствуют в Диадоке.
- Протокол передачи – система фиксирует каждое действие с документом в Диадоке, историю можно скачать, сохранить и распечатать.
- Синий штамп – подтверждает, что электронный оригинал документа передан через Диадок, и содержит информацию о том, кто и когда подписал документ.
Ключевые характеристики
- Работа в режиме 24/7.
- Диадок позволяет мгновенно обмениваться электронными юридически значимыми документами (как внутренними, так и внешними) без необходимости дублирования на бумаге.
- Разработан в строгом соответствии с Федеральными законами № 1-ФЗ; №149-ФЗ; №129-ФЗ; № 229-ФЗ, а также другими нормативно-правовыми актами РФ.
- При отправке бумажных документов каждая компания подвержена рискам потери, кражи или утечки информации. Диадок позволяет минимизировать эти риски и несет юридическую ответственность за безопасность передаваемых документов.
Как подключиться
Отправить на адрес следующую информацию:- Название, ИНН и КПП организации.
- Контактное лицо, телефон, e-mail.
Наши специалисты свяжутся с Вами в ближайшее время.
Диадок - помощник для бухгалтеров, руководителей и менеджеров компаний по онлайн-обмену юридически значимыми документами. Управление входящими документами бесплатно.
Диадок - это одна из наиболее удобных систем для юридически значимого электронного документооборота между различными предприятиями. Система включает полный набор функций для масштабной работы с бумагами в вашей организации. Для всех клиентов создана простая веб-версия, для владельцев «1С» есть специальное коробочное издание. Пользователи других учётных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) могут интегрировать их с ЭДО при помощи API Диадока.
Основные функции и преимущества системы:
- Создание и отправка документов.
- Приём документов с уведомлениями по электронной почте.
- Подпись документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Безопасное хранение документов
- Соответствие электронных документов требованиям законодательства.
- Поиск контрагентов
- Согласование документов.
- Интеграция с любыми учетными системами
- Роуминг с другими операторами ЭДО.
- Массовые действия с документами (действия с большим количеством документов «в один клик»).