Документная информация. Документированная информация: понятие, структура, свойства 7 документированная информация

Документированная информация выступает одной из форм
представления свободной информации. Легальное определение
документированной информации закреплено в ст. 2 Федерального
закона «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации». В соответствии с указанной статьей под

документированной информацией понимается зафиксированная
на материальном носителе путем документирования информация
с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или
в установленных законодательством РФ случаях ее материальный
носитель. Более развернутое определение документа дается
в ст. 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре

документов», согласно которой документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения" 11 .

Из данных определений вытекают три основных признака документа.

Первый из них - наличие материального носителя информации.
В качестве таковых, в принципе, могут рассматриваться любые объекты
материального мира, включая вещи и физические поля, в которых
находят свое отражение определенные сведения. Одни и те же
сведения могут быть зафиксированы на различных материальных
носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители,
документы, в которых информация представлена

в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео-и звукозаписи.

Вторым признаком документированной информации является
идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это
достигается путем присовокупления к содержательной стороне
сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют
установить источник и назначение информации, время

ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в приведенных выше определениях, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Действующее информационное законодательство, и прежде всего

5.4. Режим /документированной информации Стр. 2 из 6

базовый для сферы информационных отношений Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет основные, главным образом рамочные правила документирования информации.

Согласно ст. 11 указанного Закона законодательством РФ или
соглашением сторон могут быть установлены требования
к документированию информации. При этом в федеральных органах
исполнительной власти документирование информации осуществляется
в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила

делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В настоящее время общие требования к функционированию служб
документационного обеспечения управления, документированию
управленческой деятельности и организации работы с документами
в федеральных органах исполнительной власти - министерствах,
службах и агентствах установлены Типовой инструкцией
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 . Кроме того, в сфере
документирования информации действуют ГОСТ Р 6.30-

97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документирование информации — это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом. Документы которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно цифровой подписи создает и .

Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы — это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации. Информационная система — организационно сгрупированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.

Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличия разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации.

Информационные ресурсы могут быть как товар , только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.

Способы документирования

Метод документирования — метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.

Техническое документирование — еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы — общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий. Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и тд). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой.

Текстовое документирование — вид документа, который содержит звуковую информацию зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.

Фотодокумент — вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент — аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом. Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фонодокумент — документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.

Электронное документирование — на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, пленки, магнитные и электрические носители.

Новейшое документирование — определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, флешки и тд.

Порядок документирования

Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе. Документирование информации — это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные гос. органы для создания государственных информационных ресурсов. Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.

Документированная информация с ограниченным доступом

Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом:

• законы, акты, нормы
• документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и тд)
• документы о деятельности гос. органов
• документы из открытых архивов и библиотек

Документированная информация. Классификация информационных ресурсов Российской Федерации. Электронная цифровая подпись. Обязательный экземпляр документа.

6.1. Документирование информации и информационные ресурсы

Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель 1 .

Слово «документ» берет происхождение от слова «documentum», что в переводе с латыни означает «доказательство». Терминологический словарь по теории и практике научной информации 1964 г. определяет «документ» как материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде 2 .

Любой документ состоит из трех элементов: содержания информации, формы представления информации и носителя информации 3 .

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение 4 . Данная наука исследует процессы делопроизводства, документооборота, архивирования. Причем основное внимание документоведения традиционно направлено на регулирование формы традиционного документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации включает в себя стадии фиксирования информации на документальном носителе и определения реквизитов, позволяющих информацию идентифицировать . Существует достаточно большое количество способов, которыми можно зафиксировать информацию. Условно их можно разделить на два класса:

зафиксированная информация доступна для восприятия органами чувств человека без применения дополнительных технических устройств – так называемый «бумажный документ»;

зафиксированная информация доступна для восприятия только посредством применения технических устройств – электронный документ, аудиоинформация, видеоинформация, закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает установление совпадения, идентичности. Идентичный, в свою очередь, означает тождественный, полностью совпадающий 5 . Задача идентификации реквизитов информации, содержащейся в документе, состоит в обеспечении сохранения тождества первоначального содержания документа с содержанием документа, поступившего к потребителю, и в случае необходимости – установления факта этого тождества, в том числе в ходе судебного разбирательства 6 .

В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти 7 .

Государственным органом, осуществляющим нормативно-методическое регулирование документирования информации, является Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии 8 , в которое был преобразован Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии (Госстандарт). Вопросы стандартизации документации регулируются Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» 9 . Межотраслевое методическое руководство документационного обеспечения в организациях РФ ведется Федеральным архивным агентством 10 . Отраслевое методическое руководство документационного обеспечения осуществляется каждым министерством самостоятельно, на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Документированная информация может быть представлена в электронном виде и храниться в автоматизированных информационных системах. В этом случае процесс идентификации информации имеет некоторые особенности, заключающиеся в том, что достоверность данной информации должна быть заверена владельцем автоматизированной информационной системы или имеющим на то право должностным лицом.

Для определения идентичности документа, кроме заверения его должностным лицом, могут быть использованы специальные технические средства. Законодательно для такой идентификации разрешено использование электронной цифровой подписи. Так, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе 11 .

Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы . Поскольку основное количество информации содержится в информационных ресурсах, данное положение является основополагающим для формирования документооборота.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовое регулирование информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими :

порядок документирования информации;

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются государственными органами всех уровней, любыми хозяйствующими субъектами, учреждениями, общественными объединениями и отдельными гражданами. Каждый из указанных субъектов формирует информационные ресурсы для своих различных целей – производственных, управленческих, научных, просветительских и т.д. При этом информационные ресурсы значительно отличаются между собой по объему – от нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных, а также по способу организации и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными .

Российская Федерация, субъекты РФ и муниципальные образования являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, а также полученных путем иных способов. Государственными информационными ресурсами от имени Российской Федерации, субъекта РФ и муниципального образования управляют государственные органы и органы местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.

Государство имеет право использования и/или выкупа документов, электронных документов и/или информационных ресурсов ограниченного доступа, принадлежащих физическим и юридическим лицам, в случае отнесения этой информации к государственной тайне или в других, установленных законом случаях. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе использовать содержание информации, отображенной в этих информационных ресурсах с разрешения соответствующих органов государственной власти.

• March 22nd, 2016 , 03:44 pm

Источник: статья опубликована на официальном сайте IAF (International Accreditation Forum, — ред.), ее автором является Дениз Робитейлл. Она представляет США в соответствующей TAG (Technical Advisory Group, — ред.) при Техническом комитете №176 в Международной организации по стандартизации (ISO - International Organization for Standardization, — ред.). Дениз Робитейлл является также сертифицированным ASQ (Американское общество качества - American Society for Quality, — ред.) аудитором по качеству.

Хорошо, "круто", пожалуй, не самый точный термин. Вам особенно так покажется, если ваш менталитет сформирован стандартизацией . С другой стороны, есть все-таки некоторые улучшения в редакции ISO 9001:2015 , которые заслуживают немного эмоциональной, экспрессивной лексики.

Окончательный проект международного стандарта (FDIS - Final Draft International Standard, - ред.) готов и выходит на голосование, а это значит, что, если даже в тексте проекта будут произведены изменения после подачи голосов, больших последствий для того, как будет выглядеть уже официально опубликованная редакция, поправки иметь не будут. Это делает рассуждения о том, с чем мы будем в итоге иметь дело в новой редакции более обоснованными.

Приняв эту предпосылку, мы можем теперь бросить взгляд на новшества и улучшения ISO 9001:2015, проанализировать, что в обновленном стандарте может послужить к выгоде организации. После трех лет неизбывной тревоги (разработка ISO 9001:2015 началась в 2012, - ред.), мы заслужили, я думаю, хорошие новости. И есть кое-что, оправдывающее надежды. О чем же идет речь?

Предупреждающие действия

Термин «предупреждающие действия» исчез из стандарта, тот смысл, который раскрывался данным понятиям, конечно, никуда не делся, он был просто поглощен более общей концепцией «мышления, основанного на риск-менеджменте ». Предупреждающие действия работают с потенциалом возникновения дефектов и проблем, что находится в центре внимания управления рисками также. Увы, но требование о предупреждающих действиях воспринималось организациями, как неудобное и лишь немногие относились к нему со всей серьезностью. То, как концепция риска изложена в ISO 9001:2015 делает внедрение предупреждающих действий более простой задачей, легче и предпринимать нужные действия в нужное время.

Благодаря этому в организации развивается культура «озабоченности последствиями изменений», которая распространяется на все аспекты работы системы менеджмента качества (СМК, - ред.). Каждый подвержен влиянию изменений и, наоборот, каждый может сам управлять изменениями. Изменчивость может быть спровоцирована расширением линейки выпускаемой продукции, уходом важных сотрудников, потерей значимого поставщика, поломкой элемента оборудования, пересмотром требований регуляторов, увеличением продаж и многими другими событиями. Они могут быть незаметными: внесение корректив в бизнес-процесс или замена какого-нибудь инструмента, они также могут быть огромного масштаба: переезд производства за тысячи миль.

Независимо от природы и границ происходящего, должен мгновенно последовать цикл определенных действий: установление характера изменений, оценка риска, принятие решения об ответных действиях, если они нужны и предупреждающие действия.

Стоит отметить еще один фактор, который отличает нынешнее мышление, основанное на оценке рисков от того, что было в редакции ISO 9001:2008 . Появляются альтернативные варианты действий. Старая версия была в этом смысле прямолинейна: предпринять действия для предотвращения потенциальных проблем. Все или ничего. В версии 2015 предусмотрена середина: можно снижать вероятность реализации риска или оптимизировать частотность (frequency, - ред.) его проявления. В примечаниях есть фразеология, позволяющая заняться распределением рисков. Из текста ISO 9001:2015 предельно ясно, что у компании, которая внедряет норматив есть выбор принять решение о взятии риска и не предпринимать ничего, если это признано целесообразным.

Следующий концепт, которым прирастает с выходом ISO 9001:2015 стандарт, играет огромную роль во внедрении мер снижения рисков.

Среда организации

Изменения не плохие и не хорошие сами по себе. Риском или возможностью изменение становится исходя из его влияния на запланированные результаты и намеченные выходы. Степень, с которой результат изменений может быть запланирован, при учете внешних и внутренних аспектов, оказывающих влияние на систему менеджмента качества, и определяет материализуется ли изменение в качестве непредвиденной проблемы или станет отчетливой возможностью. Стандарт четко направляет организацию рассмотреть вопрос о целях изменений, потенциальных последствиях, доступности ресурсов, распределения ответственности и полномочий за изменения.

Несмотря на то, что напрямую изменения посвящен лишь один раздел, управление изменениями в ISO 9001:2015 пронизывает многие элементы СМК по модели ISO. Обновленная редакция весьма близка к тому, чтобы дать компаниям «рыбу» системы управления изменениями: решить, что должно быть сделано; решить, кто будет за это отвечать; делегировать полномочия; обеспечить ресурсы; выполнить план; проверить результаты, - все при постоянном учете внешних и внутренних факторов, которые могут повлиять на организацию и, таким образом, на план.

Цели в области качества

Что касается целей в области качества, то в них и подавно нет никакой новизны. Что привносит нового ISO 9001:2015, так это руководство по вопросу о достижении поставленных целей. Если точнее, то обновленный норматив устанавливает: что именно нужно сделать для достижения цели, оказываются затронутыми такие вопросы, как ресурсы, ответственность, сроки, методы оценки результатов.

На мой взгляд, эти изменения окажут крайне позитивное влияние и, может статься обратят цели, которые на поверку оказываются пустыми декларациями, в живую формулировку приоритетов, к которым на самом деле движется компания. «Это наш текущий статус. Вот где мы хотим быть. Это то, что мы будем делать, чтобы попасть туда». Новые акценты, которые ISO 9001:2015 расставляет в вопросе целей в области качества делают эффективными требования по распространению среди сотрудников информации о целях. Просто, то, как данная проблематика освещена в ISO 9001:2015 делает практически невозможной не распространять эту информацию. Чем больше людей вовлечены в СМК, тем более интенсивное движение в желаемом направлении вы будете наблюдать.

Документированная информация

Это очень «круто», насколько вообще можно сказать «круто» про стандарт. Я, вообще-то, очень переживала, с чем мы столкнемся с этой «документированной информацией », но, кажется, я вижу свет в конце тоннеля. Вам, наверняка, хорошо знакомы модули для испытаний и формы закупок из вашей ERP системы, вместе с техническими индикаторами (min/max levels, - ред.), управлением складом, «Crystal Reports» (элемент SAP, - ред.), Гербер файлы, файлы «Solid Works», EDI-транзакции, продажи электронной коммерции, электронные письма, цифровые фотографии? Вы знаете, все формы и документы, которые вы используете ежедневно и работа с которыми происходит не совсем гладко, есть ли простые и понятные записи и документы? «Вся эта ерунда» - это и есть документированная информация. Просто, вы получите большую гибкость в том, как вы управляете информацией. Не надо будет засовывать «квадратные колышки» в «круглые отверстия» только для того, чтобы сертификационный аудитор был счастлив (Впрочем, нужно отметить, что кроме шести обязательных процедур и раньше была обеспечена гибкость, но только в том смысле, что прежняя редакция появилась задолго до того, как большая часть из перечисленных элементов ERP и делопроизводства стали мэйнстримом, можно так сказать, что стандарт был бесполезен в этих аспектах).

Различие между записями и документами в ISO 9001:2015 не исчезает. Стандарт дает одну необычайно полезную подсказку. Все, что раньше называлось документами нужно «поддерживать в рабочем состоянии» (maintain, - ред.). А то, что относилось к записям нужно по ISO 9001:2015 сохранять (retained, - ред.). Просто запомните, что документы описывают, какую работу вы выполняете, а записи фиксируют, что уже сделано. Например, процедура - это живой документ, который периодически нужно редактировать, когда ситуация этого требует и «поддерживаться в рабочем состоянии». Формы заказов на закупку или продаж представляют собой записи того, что уже произошло. Эти записи сделаны по факту и их нужно «сохранять». Будет правильным сказать, что сегодняшние документы - это в будущем записи, скажем, старая процедура архивируется и становится записью о том, как вы делали что-нибудь.

Я считаю, что произведенные в ISO 9001:2015 изменения и усовершенствования будут иметь огромный положительный эффект для компаний. Понадобится ли много усилий, чтобы внедрить их в практику? Да, конечно. Проблема заключается в том, чтобы преодолеть затруднения и научиться управлять изменениями, чтобы наслаждаться открывающимися возможностями. Почти как раскусывать конфетку «Tootsie Roll Pop», чтобы добраться до шоколадной сердцевины. Ну, может не так «круто».

Перевод: сотрудник Центра по сертификации и лицензированию «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Читать на сайте 1CERT.RU

• December 2nd, 2014 , 06:35 pm

В пункте 4.2.1 стандарта ISO 9001:2008 говорится, что для системы менеджмента качества (СМК, - ред.) необходимы Политика в области качества, Цели в области качества , Руководство по качеству , а так же документированные процедуры, требуемые стандартом . Необходимые документированные процедуры перечислены в пунктах 4.2.3 «Управление документацией», 4.2.4 «Управление записями», 8.2.2 «Внутренние аудиты (проверки)», 8.3 «Управление несоответствующей продукцией», 8.5.2 «Корректирующие действия», 8.5.3 «Предупреждающие действия». Проект ISO 9001:2015 использует термин «документированная информация» для обозначения сразу и документов, и записей . Нужно смотреть на требование в контексте, чтобы понять: что именно требуется в конкретном случае. Например, подпункт 4.3 устанавливает, что область применения системы менеджмента качества должна быть доступна как «документированная информация» - подразумевается документация, а не записи. Кстати, раздел, посвященный вопросу об области применения СМК - это все, что осталось от положений, касающихся Руководства по качеству из действующей редакции. Пункт 5.2 проекта ISO 9001:2015 утверждает, что Политика организации в области качества должна быть доступна в качестве «документированной информации», то же самое сказано в пункте 6.2 по поводу целей в области качества.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Производство документированной информации, формирования и использования информационных ресурсов. Характеристика обязательного экземпляра тиражированных документов. Государственная политика в области формирования и использования информационных ресурсов.

контрольная работа , добавлен 24.06.2011


Действующая Конституция РФ. Федеральный закон об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон об электронной цифровой подписи. Законы РФ "Об авторском праве и смежных правах", "О средствах массовой информации".

презентация , добавлен 19.05.2014


Понятие и сущность электронно-цифровой подписи и условия ее использования в электронных документах органами государственной власти, государственными организациями, юридическими и физическими лицами. Понятие и функции электронной банковской деятельности.

контрольная работа , добавлен 16.10.2010


Права и свободы потребителей в области оборота информации. Документированная информация, как объект информационных правоотношений. Законодательство о рекламе - информации, направленной на привлечение внимания к товару или услуге и их продвижения на рынке.

курсовая работа , добавлен 02.05.2011


Правовой статус электронной цифровой подписи, ее особенности и отличия от рукописной подписи. Рассмотрение ситуации о недопустимости осуществления рекламы пива в отсутствии предупреждающей надписи, а также ее размещения возле учреждений образования.

контрольная работа , добавлен 06.01.2015


Понятие информатизации права и ее правовое регулирование. Проблема создания в России информационно-правового пространства и защиты информационных прав граждан. Принятие закона об электронной цифровой подписи. Распространение процессуальных документов.

курсовая работа , добавлен 13.09.2013


Понятие электронного документа, его основные признаки и виды. Особенности собирания и представления электронных документов. Специфика исследования и оценки электронных документов. Возможности использования электронных документов как доказательств.

дипломная работа , добавлен 28.04.2012