Капель генерал потерял 25 нашел. Чью форму носили «каппелевцы» в фильме «Чапаев»? Ледовый поход Каппеля

Отвечая на поставленные вопросы, остановлюсь на основных моментах, касающихся создания архива организации.

Для начала необходимо определиться, зачем вашей организации нужен архив, тем более что организация, как вы говорите, «маленькая». Собственники документов обязаны обеспечивать сохранность своих документов. Эта норма закреплена как на уровне федеральных законов, так и должна быть отражена в локальных нормативных актах вашей организации - Уставе, Положениях. Обеспечение сохранности документов достигается, во-первых, назначением ответственных за каждый документ и за сформированные дела лиц, а также созданием условий для хранения документов. Учет документов и дел может вестись по регистрационным базам и номенклатуре дел соответственно.

О ведении архива читайте подробнее по ссылке.

Важно уточнить терминологию: что для вас значит понятие «архив организации» - структурное подразделение, осуществляющее хранение документов, или архивный фонд вашей организации.

О архивном деле читайте подробнее здесь.

Таким образом, в каждой организации создаются архивные документы и, соответственно, формируется архивный фонд, но не везде имеются структурные подразделения (или ответственные), осуществляющие его обработку. И тот факт, что ваша организация приняла решение о создании архива - довольно отрадное явление, свидетельствующее о достаточно высоком культурном и деловом уровне ваших руководителей.

Право (но не обязанность) создания архивов организациями и гражданами закреплено в ст. 13 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Сразу хочется отметить, что жестких правил в части организации работы с архивными документами не установлено, однако отечественная архивная школа давно уже выработала основные приемы и методы работы с ними.

При организации архива вам предстоит решить три группы вопросов:

  • организационные;
  • методические;
  • технические.

О архивном делопроизводстве читайте подробнее по ссылке.

Организационные вопросы

Под организационными вопросами мы понимаем определение основных задач и функций архива, его статуса, а также основных направлений реализации поставленных задач:

1. Определение статуса архива, его штат.

Архив может быть структурно выделен, а может быть просто назначен работник, ответственный за ведение архива. Необходимо определить основные функции и права архива или сотрудника, ответственного за его ведение.

2. Определение взаимоотношений с государственным или муниципальным архивом.

Отношения между негосударственными организациями, гражданами и государственными (муниципальными) архивами строятся только на договорных основах. Если учесть, что договор - это волеизъявление как минимум двух сторон, то нужна воля вашей организации о передаче своих документов на государственное хранение и придание им соответствующего статуса, и встречно - воля государственного (муниципального) архива принять эти документы.

О передаче документов в архив читайте подробнее здесь.

В соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации, осуществляется на основании экспертизы ценности и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным и муниципальным архивом (ст. 6 п. 7).

Если документы вашей организации на основании экспертизы ценности будут признаны документами Архивного фонда РФ и будет заключен соответствующий договор с государственным (муниципальным) архивом, ваша организация приобретет статус источника комплектования данного архива.

Отобранные документы (архивный фонд вашей организации) по истечении определенного периода временного хранения, установленного договором, должны будут поступить в архив для дальнейшего хранения (п. 4.4 Правил работы государственных архивов).

При первом поступлении документов вашего архивного фонда в государственный (муниципальный) архив ему будет присвоен номер по списку фондов - номер фонда . Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, будет являться его учетным номером и сохранится за ним во всех учетных документах архива. Архивный фонд заносится в список фондов только один раз: при первом поступлении в архив.

Подробнее о архивном деле в 2017 году мы написали в материале по ссылке.

В список фондов помимо номера заносится и название архивного фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия фондообразователя (вашей организации) с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

3. Определение порядка работы архива.

Также надо знать, предполагается ли ведение планов и отчетов о работе архива, составление плана-графика передачи дел в архив и т.д.

4. Определение состава документов архива.

Необходимо определить, какие документы будут храниться в архиве, а какие в дальнейшем будут переданы на государственное хранение.

О организационных документах читайте подробнее здесь.

5. Определение порядка комплектования.

Какие структурные подразделения (филиалы и др.) и в каком порядке будут передавать документы на хранение в архив.

6. Определение порядка использования документов.

Каким структурным подразделениям, должностным лицам и на основании каких документов будет предоставлено право запрашивать информацию (и документы) из архива.

7. Выявление потребностей в передаче части работ на аутсорсинг (хранение, переплет, уничтожение и др.).

8. Организация экспертизы ценности документов, создание Экспертной комиссии (ЭК).

9. Определение порядка передачи дел при смене лица, ответственного за ведение архива.

Методические вопросы

Под методическими вопросами мы понимаем создание определенной нормативной базы, регламентирующей деятельность архива:

  1. Создание Положения об архиве .

Следует отметить, что Положение об архиве обязательно издается, независимо от того, является ли архив самостоятельным структурным подразделением или нет. В качестве образца для разработки данного документа можно использовать Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.

  1. Закрепление обязанностей по организации и ведению архива в соответствующих должностных инструкциях, или издание приказа о возложении обязанностей на сотрудника по ведению архива.

Общество с ограниченной ответственностью

«Северо-Запад»

г. Великий Устюг

О возложении обязанностей по

организации и ведению архива Общества

В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «Северо-Запад» (далее - Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Возложить обязанности по организации и ведению архива Общества на заместителя начальника Управления делами В.Н. Суворову.

2.В.Н. Суворовой:

2.1. в срок до 15.01.2012 разработать и представить мне на утверждение Положение об архиве Общества.

2.2. в срок до 30.01.2012 представить на утверждение план мероприятий по организации архива Общества

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами В.В. Романова.

Генеральный директор Я.В. Морозов

  1. Заключение договора с государственным (муниципальным) архивом (при необходимости).
  2. Заключение договора с фирмами на аутсорсинг архивных услуг (при необходимости).
  3. Закрепление основных положений по организации и ведению архива в Инструкции по делопроизводству или создание самостоятельных регламентирующих документов по данному вопросу, например, Положения о порядке архивного хранения документов.
  4. Разработка Положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия , утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
  5. Создание учетной документации и научно-справочного аппарата архива - листа фонда, сводных описей, актов о выделении к уничтожению документов, реестра описей, электронных баз данных.

О архивном хранении читайте подробнее по ссылке.

Технические вопросы

Под техническими вопросами мы понимаем наличие или перспективы приобретения материальных ресурсов, способствующих реализации основных задач и функций архива:

  1. Наличие оборудованного архивохранилища, шкафов для хранения или передача работы на аутсорсинг.
  2. Определение объемов принимаемых документов, а также перспектив ежегодного движения документов, их прирост и выбытие на основании данных от структурных подразделений, сводной номенклатуры дела и т.д.

3 . При наличии оборудованного архивохранилища - проведение его топографирования, т.е. нумерации всех полок и стеллажей с целью облегчения поиска документов.

4. Наличие и потребность в компьютерной, копировальной и другой технике.

5. Организация переплета документов.

Итог: таким образом, каждая организация в зависимости от объема документов, основного направления своей деятельности, материальных ресурсов и иных факторов определяет для себя необходимость создания и функционирования архива как самостоятельного структурного подразделения. При невозможности хранить документы в месте функционирования самой организации она вправе рассмотреть вопрос передачи данного функционала на аутсорсинг. При наличии в архивном фонде документов значимых не только для самой организации, но и для общества в целом, целесообразно заключить договор с государственным (муниципальным) архивом о сотрудничестве.

См. ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ и др.

Традиционно под архивом организации понимают структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 9 ст. 3 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)), а под архивным фондом - совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой (архивный фонд) (п. 7 ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р-51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Под архивными документами понимают документы, сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для общества и равно имеющие ценность для собственника.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов» (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), «Основные правила работы архивов организаций» (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Пункт 4.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

В архив могут поступать как управленческие документы, так и финансовые, научно-технические, технологические, личные и т.д. Помимо различных разновидностей на хранение могут поступать документы на различных носителях - бумажных, электронных и т.д., разных способов изготовления - машинописные, рукописные, электронные, аудио, фоно, видео и т.д. Также необходимо учесть, что в архив помимо основных документов могут передаваться справочные документы, базы данных.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели (ст. 4.4.3 Основных правил работы архивов организаций).

В статье рассказывается о том, что такое архиватор, зачем он нужен, как работает и какие типы файлов лучше всего сжимает.

Начало цифровой эпохи

Когда-то давно люди всерьез рассуждали о том, что обычному человеку незачем иметь дома компьютер. К счастью, с развитием информационных технологий размер ЭВМ существенно уменьшился, а производительность, наоборот, выросла, как следствие, повысился круг задач, с которым устройство может справиться. В наше время компьютеры или их аналоги есть почти у всех: планшеты и смартфоны. Последние, конечно, являются телефонами, но могут и называться карманными компьютерами, так как выполняют почти те же самые функции, помимо звонков.

Постепенно возникла необходимость в переносе информации с одного компьютера на другой, в этом помогали гибкие дискеты, лазерные диски, а затем и флешки с картами памяти. Но так было не всегда, долгое время единственным способом было прибегнуть к тем самым дискетам, но размер их смехотворно мал, по сравнению с современными носителями информации. К тому же росло и количество пользователей Интернета, а в те времена он был медленным и дорогим. И в конце концов, появился целый ряд программ, которые могли архивировать файлы, значительно уменьшая их объем. Так что такое архиватор?

Определение

Архиватор - это программа, которая осуществляет сжатие одного или множества файлов с последующей упаковкой в архив. Говоря более простым языком, она может как уменьшить размер одной песни или текстового документа, так и сделать это с несколькими, создав архив - один файл из множества, который потом можно распаковать и на выходе получить исходную информацию до упаковки и сжатия. Отвечая на вопрос, что такое архиватор, также стоит упомянуть и то, что идеальных не существует, и нельзя, к примеру, фильм размером 5 Гб сжать до 1 Гб. Вернее, как раз-таки можно, но качество его будет на выходе в 5 раз хуже соответственно.

К тому же не все файлы поддаются нормальному сжатию для уменьшения размера. К примеру, наиболее хорошо обрабатываются текстовые и бинарные, а вот видео и музыка «вес» свой меняют незначительно. Так что теперь мы знаем, что такое архиватор.

Также стоит помнить, что сжатые и упакованные файлы на выходе представляют собой особый цифровой архив, который открыть можно только точно такой же программой или же сторонними, если их алгоритмы работы схожи. Но в настоящее время почти все поддерживают форматы друг друга. К примеру, архиватор rar-формата способен открыть файлы и ряда других: Zip, 7z, Tar, Wim и прочие.

Где скачать

Большинство архиваторов распространяются на бесплатной основе либо же по условно-бесплатным моделям. Найти их не составит труда на официальных сайтах разработчиков или же сторонних. Но в последнем случае есть опасность скачать файл, зараженный вирусами. К тому же некоторые сайты практикуют своеобразную шутку - программа для архивации, в свою очередь, уже упакована архиватором, для открытия которой нужен уже инсталлированный архиватор. Наиболее популярный - это WinRar.

Мобильные ОС

С развитием всевозможных портативных устройств, таких как смартфоны и планшеты, постепенно стали появляться предназначенные для них архиваторы либо адаптированные «компьютерные». Принцип работы ничем не отличается от других, все то же сжатие данных и упаковка. К слову, отвечая на вопрос, архиватор, стоит упомянуть, что сжатие как таковое не является обязательным атрибутом. Порой возникают ситуации, когда множество файлов нужно просто объединить для удобства в нечто единое, к примеру, тот же архив, а не возиться при пересылке с каждым по отдельности.

Набор утилит

В наше время хоть и пропала острая необходимость или место на жестком диске, тем не менее архиватор является важной частью набора необходимых для работы программ и утилит. Связано это с тем, что многие виды софта, книг и прочего до сих пор распространяются по сети в сжатых архивах. Сделано это также для удобства, дабы не возиться и не скачивать десяток мелких файлов, а загрузить все и сразу. Поэтому на вопрос, что такое архиватор в компьютере, ответ простой - это важная программа для сжатия и упаковки файлов, обойтись без которой тяжело.

Самые популярные

Архиваторов очень много, делятся они как по алгоритмам работы, так и по модели распространения, но большинство из них бесплатны, если вести речь о домашнем пользовании. В случае коммерческого, лицензию все же необходимо будет приобрести. Одной из самый популярных программ является WinRar. Что такое архиватор WinRar?

Это очень простая и известная программа, первая ее версия увидела свет в далеком 1995 году, и с тех пор программное обеспечение безостановочно развивается, добавляются новые функции и методы сжатия.

Популярность она завоевала простотой, интуитивно понятным интерфейсом и одним из лучших показателей соотношения скорости-сжатия. В простонародье именуется "вин-архиватор". Есть также версии для всех популярных мобильных ОС, Linux и Mac OS.

ZIP

В операционных системах семейства Winows есть также некое подобие архиватора. Найти его можно, если нажать ПКМ на файле или папке и выбрать пункт «Отправить…», далее найти вариант «Сжатая ZIP-папка». Но большой популярностью эта функция не пользуется, так как серьезно ограничен в возможностях подобный архиватор. Windows, к примеру, не дает выбрать методы сжатия, варианты разбивки на тему и прочее, но для некоторых функций этот встроенный софт все же пригоден. Так что теперь мы знаем, что это за программа и для чего она нужна.

В нашей жизни постоянно происходят какие­-то изменения: рождаются дети, умирают близкие люди, меняются работа и место жительства, мы строим новые дома. Все это в современном мире фиксируется на бумаге. Не все документы человек может сохранить в течение длительного времени. И здесь на помощь приходят архивы. О том, что в них хранится и чем они занимаются, рассказывает директор Государственного исторического архива Сахалинской области Сергей Чарочкин.

В единственном экземпляре

­ Какие уникальные документы хранятся в архиве?

­ Особые ценные вещи у нас обязательно проходят экспертизу, чтобы они получили данный статус. Уникальный документ - это тот, аналогов которому нет нигде, он имеет непреходящую историческую, социальную, культурную ценность. Например, из­-за своего важного содержания или просто из­-за подписи знаменитой исторической личности.

Человек пишет заявление, в котором указывает, зачем ему нужны документы, потому что архив - это всё­-таки не музей и не библиотека. Ведь цель архива - ещё и сохранить документы, и они хранятся тем дольше, чем меньше на них воздействуют физические факторы. Случается, что люди пытаются что­-то исправить в свою пользу в документах, например, дорисовать лишний год рабочего стажа. Не все понимают, что в 50­-х годах 20-­го века ещё не было гелиевой ручки и исправленный документ быстро будет признан недействительным.

­ Документы можно скопировать?

­ Если документы оцифрованы, то это возможно, если нет, то это сложнее и зависит от технических возможностей. Кто-­то просит скопировать фрагмент киножурнала, в котором человек увидел себя или родственников, но если плёнка не оцифрована, то это невозможно, просто так кусок не вырежешь.

­ Будут ли архивные материалы переводиться в цифровой формат и какой срок для этого необходим?

­ Здесь нужно исходить из принципа разумности и необходимости, потому что есть категория документов, которые касаются персональных данных, они оцифровке не подлежат. Вообще у нас в архиве 620 тысяч единиц хранения, одна единица –это том, в котором содержится от 50 до 250 листов. То есть у нас хранятся миллионы документов, всё это оцифровать можно, но в первую очередь это требует денежных затрат и времени. Для этого существуют возможности, есть фирмы на материке, которые готовы это сделать, но это стоит очень дорого. Мы сами активно занимаемся этой работой и начиная с 2014 года, когда у нас появилось хорошее оборудование, ежегодно «цифруем» десятки тысяч листов. Также в архиве есть серьёзные мощности по хранению уже оцифрованных документов. Вообще в сахалинском госархиве созданы отличные условия хранения для всех видов носителей.

Что касается киноплёнки, то с ней сложнее. Тем более что некоторые виды плёнки опасны для обращения, поэтому этот вопрос нуждается в серьёзной проработке. С видеокассетами проще, потому что сейчас в продаже есть относительно недорогие блоки видеозахвата, которые позволяют оцифровывать видео. Этот процесс понемногу идёт.

Но, вообще, не так много людей обращаются за кино­, видео­ и аудиоматериалами, в основном востребованы бумажные документы. Если кто-то хочет сделать видеофильм или радиопередачу на основе наших материалов, то он может их оцифровать за свой счёт.

А вот наш фотофонд из 25 тысяч снимков оцифрован уже почти весь, и доступ к нему получить гораздо проще. Сейчас мы закупаем оборудование, с помощью которого в читальном зале на специальной панели можно будет посмотреть газеты и фотографии в натуральную величину и выбрать ту информацию, которая человеку необходима.

Последняя инстанция

­ Откуда в архив поступает информация для хранения?

­ Из различных госструктур. Они обязаны сдавать официальную информацию на хранение. Мы проявляем инициативу и предлагаем частным лицам что­-либо сдавать в архив, а организациям расширять список документов для хранения. Раньше, кстати, с этим было интереснее. если взять старые архивные дела, которые относились к деятельности органов власти, то в них было много обсуждений, которые вели к принятию того или иного решения. Сегодня всё это унифицировалось, чаще всего в архив попадает уже готовый приказ, распоряжение, а вот информация о том, как они готовились и какие были мнения вокруг их принятий, есть не всегда. Но это во многом зависит от тех, кто формирует архивы в организациях.

­ Архив - это конечная точка, последняя инстанция, в которой можно получить подлинную информацию, которая вас может обрадовать или огорчить, спасти или уничтожить. Всё, что касается приватизации, выборов, поиска родственников, обстоятельств владения имуществом, так или иначе отображено в архивных документах. Например, переселенцы, которые получали в 1945­-1946 годах в селе Троицком землю через сельсовет, сейчас имеют проблемы из­-за того, что кто-­то на этой территории получает дальневосточный гектар. И все они идут к нам за документами, чтобы было что предоставить в суде.

Масса вопросов ведь возникает и в отношениях между государствами, по границам, по имуществу, и ответы на них также можно найти в архивах. Если есть сомнения в подлинности документов, то можно провести экспертизу и станет ясно, что они никого не обманывают. Так что архивы хранят не только культурное наследие народов, но и являются основой государственности. В первую очередь мы работаем с органами власти и с учреждениями, которые так или иначе влияют на развитие региона.

Вообще то, каждый из нас знает - что такое архив. В архиве хранятся различные документы и прочие необходимые штучки. Но мы здесь не будем говорить про архив министерства обороны , ведь это не шуточки

Мы поговорим с вами про электронные архивы, те архивы, которые хранятся на вашем компьютере. Вы, наверное, уже не раз слышали такие слова: архив, архиватор, заархивируй, разархивируй; а вот что они значат - никто не постарался объяснить. Ну что ж, возьму это тяжкое бремя на себя и постараюсь вам рассказать про это «чудо света».

Во-первых - для чего нужны архивы? В них вы можете хранить различную информацию, от обычных текстовых файлов - до видео материалов. В общем, все, что душе угодно. Сам собой назревает вопрос - зачем эти архивы? Ведь вся информация хранится на винчестере, зачем же ее заключать в архив? Вопросов куча, а ответы последуют ниже.

Для чего нужны архивы - думаю понятно - для хранения файлов. А вот целесообразность этого хранения я и постараюсь вам объяснить!

Например, у вас на компьютере хранятся различные книги и текстовые файлы, которые вы уже все давно перечитали и вам они уже не нужны, но и удалять жалко, так как там хранится весьма полезная информация, которая может когда-нибудь пригодится. А файлы эти занимают у вас на жестком диске приличное место. Скажем, как у меня, около 3 гигабайт. Так вот, вы можете эти файлы заархивировать, и они у вас будут храниться в одном файле, архиве, который вы сможете в любой момент разархивировать и просмотреть содержимое. Причем вес этих файлов у вас будет намного меньше, у меня, 3Гб, после архивирования - превратились в 1,7Гб - чуть ли не в два раза меньше. Очень весомый довод, согласитесь.

Информация в архиве меньше подвержена воздействию повреждений, так как ее можно восстановить. И шанс потери тоже значительно падает. А еще, всем вам известен такой факт - как вирусы и прочие вредоносные коды. К чему я? А к тому, что в архив вирусу попасть намного труднее, как и заразить его.

Поэтому, ваша информация еще оказывается защищенной от вирусов.

Во-вторых - удобность! Здесь я хочу сказать не только про удобность хранения информации, но и про передачу ее через интернет. Если вам надо передать что-то другу по электронной переписке, архив подойдет как нельзя лучше. Особенно, если вам надо передать папку с файлами, неважно с какими, с картинками, музыкой, видео или текстовой информацией. Дело в том, что через интернет нельзя передавать папки, только по одному файлу, а папку, с этими файлами, вы можете заархивировать и передать одним файлом.

В-третьих - надежность! Данные в архиве можно хранить под паролем, и уверяю вас, если вы поставите хороший пароль, достаточно длинный, который будет состоять из цифр, символов, как больших, так и маленьких - такой пароль взломать практически невозможно. На взлом может уйти несколько лет!

Думаю, не один взломщик на такое не пойдет

Ну и последнее, что я хотел сказать - если вы думаете, что не сталкивались с архивами - то глубоко заблуждаетесь! Любая установка программы устанавливается из архива, архивы хранятся в вашей операционной системе, есть, правда не во всех, играх и программах, даже документы Microsoft Office, в которых вы пишите тексты или верстаете таблицы - тоже являются архивами. А программы, которые создают и обрабатывают архивы - называются архиваторами.

Думаю, теперь, вам стало более или менее понятно - Что такое Архив.

В следующих заметках я расскажу вам про наиболее распространенные виды архивов в Windows и программы архиваторы.

Функция архивации может понадобиться любому пользователю, когда были удалены какие-то файлы или папки, а корзина уже пуста. Резервное копирование – эффективный способ сохранения данных.

Архивация – это создание резервных файлов в сжатом формате для дальнейшей их передачи. Сжиматься может любая информация: текстовые, графические документы, видео, музыка, коды программ и другое.

Если вы не хотите потерять важную информацию на windows 7, требуется периодически делать архивирование данных и настроек системы. Как часто это необходимо делать – зависит от ПК пользователя: сколько в системе файлов, как часто они меняются (или создаются новые).

Если вы используете компьютер по максимуму, то возможно, вам нужно выполнять архивирование на windows 7 каждую неделю, или даже каждый день. Такое мероприятие обезопасит важную информацию.

Для выполнения архивации используются специальные приложения-архиваторы или ресурсы самой ОС. Также у некоторых прикладных программ есть встроенные методы архивирования.

Как создать резервную копию?

Для этого требуется подключение внешнего носителя информации. Это может быть CD/DVD-диск, USB-флэшка, внешний жесткий диск. Возможно даже создание архива на другом ПК, если устройства работают в одной сети.

Архивирование данных ПК

Если вы часто вносите изменения в папки и файлы на компьютере, то возникать вопроса «Зачем выполнять копирование» у вас не должно. Рекомендуется запланировать включение автоматической архивации. Резервное копирование будет производиться даже в момент вашей работы на устройстве.

Вообще, ОС компьютера сама может делать регулярную архивацию информации. Это нужно на случай сбоя системы или полного ее выхода из строя.

Чтобы выполнить архивацию на windows 7 самостоятельно, или проверить график запланированных сохранений, нужно зайти в «Центр архивации и восстановления». Его можно найти с помощью строчки «Выполнить» в меню «Пуск» компьютера.

В приложении можно настроить периодичность копирования, можно указать папки, копии которых действительно важно архивировать. Также вы можете указать, как долго должны сохраняться старые заархивированные версии.

Процесс резервного копирования обычно занимает от 5 минут до часа (все зависит от объема информации, которую требуется сжать). При этом процесс может протекать в свернутом режиме, вы вполне можете продолжать пользоваться компьютером.

Архивация файлов системы

Чтобы выполнить резервное копирование данных, сделайте следующее:

  • Откройте приложение «Архивация и восстановление», для чего зайдите в поиск windows 7 через меню «Пуск»;
  • Перейдя в программу, вы можете увидеть сообщение, что архивация не настроена. Тогда нажмите пункт «Настроить резервное копирование» и отрегулируйте желаемые параметры;
  • Если не выбрано, нужно указать месторасположение резервной копии, для чего больше подходит внешний жесткий диск);
  • Выберите файлы для архивации. Если не выбрано, система будет делать это автоматически. В windows 7 система не копирует информацию из библиотек, рабочего стола и стандартных папок (их можно увидеть справа, нажав кнопку «Пуск»);
  • Проверьте данные об архивации (можно изменить расписание на такое, которое будет вам удобно);
  • Нажмите «Сохранить параметры». Запустится архивация;
  • Когда процесс сжатия будет завершен, перейдите в «Управление пространством» (здесь можно посмотреть все архивы).

Извлечение файлов из архива

Для восстановления данных на windows 7 сделайте следующее:

  • Зайдите в приложение «Архивация и восстановление», далее – «Восстановление» (можно извлечь собственные файлы, восстановить данные других пользователей, восстановить другой архив);
  • Нажмите «Восстановить файлы»;
  • Во всплывшем окне выберите один из пунктов «Обзор файлов», «Обзор папок» или «Поиск»;
  • Выбрав файлы или папки, нажмите «Далее»;
  • Нажмите «Обзор» и укажите место (можно выбрать предыдущее расположение, а также извлечь в новую локацию);
  • Затем кнопка «Восстановить».

Примечания:

  1. Если вы удалили файл, его можно извлечь из архива. Нажмите правую клавишу мыши по папке, в которой он был размещен и выберите такое значение: «Восстановить прежнюю версию» (если архивов несколько, можно указать, версию за какое число вы хотите извлечь).
  2. Если требуется конкретный файл, можно открыть сжатую папку и найти его там. Возможно, вы забыли, как называется файл в точности. Тогда введите часть наименования в графе «Поиск», для чего зайдите в окне «Компьютер». Когда найдете файл, не обязательно жать по нему и указывать «Восстановление». Зачем это делать, если можно просто перетянуть его в необходимую локацию. Восстановить можно даже на том же внешнем жестком диске, на котором расположен и сам архив.
  3. Если нужно восстановить часть файла, например, если вы удалили из документа какую-то информацию – кликните по файлу правой кнопкой мыши и выберите «Восстановить прежнюю версию».

Другие виды архивирования

Если речь идет об архивировании на компьютере с использованием специальных программ (WinZIP, WinRAR), то его обычно используют для других целей. Основная задача подобных приложений: сжать данные до минимального объема, чтобы их легче было передавать по сети или чтобы перенести их на внешнее устройство (например, размер диска 4,6 Гб, а требуется уместить на нем информацию объемом 6 Гб).

Уменьшение размера файлов - популярная причина архивирования. Раньше (до появления внешних накопителей с большим объемом памяти) подобная функция была очень востребована, так как ресурсов винчестера часто не хватало. Сегодня делать такое архивирование не слишком популярно. Зачем? - Ведь есть объемные носители информации. Если и нужно копирование данных, то в большей степени это необходимо для сжатия информации с целью ее резервного копирования на внешнем носителе информации (то есть для этих целей подходит резервное копирование системы, описанное выше).

Важно: заархивированные и помещенные на внешний носитель файлы можно будет открыть только при помощи другого (или того же самого) компьютерного устройства, на котором есть средства извлечения из архива. Так, если вы помещаете на диск большой фильм и планируете воспроизвести его на DVD-проигрывателе, то у вас ничего не получится. Плеер «увидит» сам архив, или вовсе не «увидит» его.

Архивация – необходимый инструмент для комфортного использования ПК и спокойствия за сохранность всех необходимых файлов. Рекомендуется проводить ее на каждом устройстве. Если слишком важной информации на компьютере нет, вы можете настроить автоматическое копирование данных. В случае сбоев работы ПК, вы всегда сможете восстановить прежнюю версию системы.