Нормативная база делопроизводства. Нормативно-методические документы по доу Законодательные акты и нормативно методические документы
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИК АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОГО ОТДЕЛА
ДИ 09.01-2013
I. Общие положения
Настоящая должностная инструкция регламентирует правовое положение, полномочия, должностные обязанности и ответственность начальника административно-хозяйственного отдела (далее – начальник АХО) автономного учреждения дополнительного профессионального образования Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Институт профессионального образования и исследования рынка труда» (далее - Институт) в соответствии с требованиями Трудового Кодекса Российской Федерации, законодательством в сфере образования, приказа Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 №761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»).
1.3. Назначение на должность начальника АХО и освобождение от должности производится приказом директора Института.
1.4. Требования к квалификации: высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
1.5. Начальник АХО должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
Кадровую политику и стратегию Института;
- структуру Института и перспективы его развития;
- порядок ведения табельного учета;
- средства связи, вычислительной и организационной техники;
- порядок и сроки составления отчетности;
- средства механизации ручного труда;
- порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
- основы экономики, организации труда, производства и управления;
- законодательство о труде;
Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
Порядок формирования и ведения банка данных о персонале Института;
Возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;
Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Начальник АХО подчиняется непосредственно директору Института.
1.7. На время отсутствия начальника АХО (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Начальник АХО:
2.1. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения Института, а также осуществляет контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
2.2. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов, кадровой политики и стратегии Института.
2.3. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
2.4. Обеспечивает структурные подразделения Института средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
2.5. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
2.6. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
2.7. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных.
2.8. Организует хозяйственное обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
2.9. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
2.10. Принимает меры по внедрению средств связи, вычислительной и организационной техники.
2.11. Организует планомерную работу по созданию и ведению кадрового резерва.
2.12. Организует и контролирует работу по: своевременному оформлению приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами директора Института; учету личного состава; выдаче справок по настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; хранению и заполнению трудовых книжек; ведению установленной документации по кадрам; подготовке материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
2.13. Организует и контролирует подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам и их семьям для представление их в органы социального обеспечения.
2.14. Организует проведение систематического анализа кадровой работы в Институте, разрабатывает предложения по её улучшению.
2.15. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету состава и работе с кадрами.
2.16. Организует и контролирует своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, доставку её по назначению.
2.17. Осуществляет контроль за сроками и правильным исполнением документов. Составляет отчеты, справки, сводки по результатам контроля.
2.18. Организует регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений.
2.19. Организует разработку номенклатуры дел Института с последующим утверждением в установленном порядке.
2.20. Организует и осуществляет контроль над формированием дел и сдачей их на хранение.
2.21. Разрабатывает и исполняет инструкции и другие локальные нормативные документы по ведению делопроизводства в Институте.
2.22. Участвует в подготовке проводимых руководством Института совещаний, других мероприятий, организует их техническое обслуживание.
2.23. Организует и контролирует правильность и своевременность оформления командировочных документов, регистрацию работников, убывающих в командировку и лиц, прибывающих по служебным делам в Институт.
2.24. Участвует в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства Института и исполняет иные функции в соответствии с назначением и задачами Института и по поручению директора Института.
2.24. Руководит работниками АХО.
Начальник АХО имеет право:
3.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений Института сведения, справочные и другие материалы, необходимые для выполнения обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.2. Принимать меры при обнаружении дисциплинарных нарушений подчиненных работников и докладывать об этих нарушениях директору Института для привлечения виновных к ответственности.
3.3. По согласованию с директором Института привлекать экспертов и специалистов в области административно-хозяйственной деятельности для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
3.4. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Инструкцией обязанностями.
3.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
3.7. Избирать и быть избранным в Ученый совет Института.
3.8. Привлекать при необходимости в установленном порядке к выполнению работ сотрудников других структурных подразделений Института, иных организаций и предприятий.
3.9. На условиях штатного совместительства лично руководить или заниматься выполнением работ, регламентированных Уставом Института, финансируемых за счет от приносящей доход деятельности.
3.10. Представлять в установленном порядке руководству Института предложения по приему в штат АХО работников, увольнению и перемещению в должности сотрудников АХО, моральному и материальному их поощрению, вносить предложения о наложении взыскания на сотрудника вплоть до отстранения его от работы.
3.11. Знакомиться с проектами решений руководства Института, касающимися деятельности АХО.
3.12. В установленном порядке обжаловать приказы, распоряжения и другие организационно-распорядительные акты руководства Института.
IV. Ответственность
Начальник АХО несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с «Общими требованиями к построению, содержанию и утверждению должностной инструкции», утвержденной директором Института.
| ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ И ОЗНАКОМЛЕНИЯ СОГЛАСОВАНО: ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ, ДОПОЛНЕНИЙ И РЕВИЗИЙ ДОКУМЕНТА
|
- "Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
- Федеральный закон от 04.05.2011 N 99-ФЗ (ред. от 18.07.2011) "О лицензировании отдельных видов деятельности"
- Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 18.07.2011) "О государственной тайне"
- Федеральный закон от 28.12.2010 N 390-ФЗ "О безопасности"
- Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) "Об электронной цифровой подписи"
- Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 15.12.2012) "О техническом регулировании"
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) "О персональных данных"
- "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 21.07.2011)
- "Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 21.07.2011)
- Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 23.09.2005) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера"
- Распоряжение Президента РФ от 16.04.2005 N 151-рп (ред. от 14.03.2011) "О перечне должностных лиц органов государственной власти и организаций, наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне"
- Указ Президента РФ от 03.03.2005 N 243 "О внесении изменений в перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203"
- Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 21.09.2011) "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"
- Указ Президента РФ от 27.09.2008 N 1410 "О внесении изменений в состав Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по должностям, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 6 октября 2004 г. N 1286"
- Указ Президента РФ от 06.10.2004 N 1286 (ред. от 26.02.2009) "Вопросы Межведомственной комиссии по защите государственной тайны"
- Указ Президента РФ от 16.08.2004 N 1085 "Вопросы Федеральной службы по техническому и экспортному контролю"
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2007 N 957 "Об утверждении положений о лицензировании отдельных видов деятельности, связанных с шифровальными (криптографическими) средствами"
- Постановление Правительства РФ от 26.06.1995 N 608 (ред. от 21.04.2010) "О сертификации средств защиты информации"
- Постановление Правительства РФ от 15.04.1995 N 333 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности предприятий, учреждений и организаций по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну..."
- Постановление Правительства РФ от 26.01.2006 N 45 (ред. от 23.06.2011) "Об организации лицензирования отдельных видов деятельности"
- Постановление Правительства РФ от 31.08.2006 N 532 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности по разработке и (или) производству средств защиты конфиденциальной информации"
Организационно-распорядительные документы по технической защите информации
Концепции и Положения- Указ Президента РФ от 12.05.2009 N 537 "О Стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года"
- "Доктрина информационной безопасности Российской Федерации" (утв. Президентом РФ 09.09.2000 N Пр-1895)
- "Положение по аттестации объектов информатизации по требованиям безопасности информации" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.11.1994)
- "Положение о сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации" (утв. Приказом Гостехкомиссии РФ от 27.10.1995 N 199)
- Постановление Правительства РФ от 15.08.2006 N 504 (ред. от 24.09.2010) "О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации"
- "Положение об аккредитации испытательных лабораторий и органов по сертификации средств защиты информации по требованиям безопасности информации" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.11.1994)
Специальные нормативные документы по технической защите информации
Национальные стандарты
- ГОСТ Р 50739-95. Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Общие технические требования" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 09.02.1995 N 49)
- " ГОСТ Р 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов. Типовое руководство" (принят Постановлением Госстандарта РФ от 14.07.1998 N 295)
- "Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения. ГОСТ Р 52292-2004" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2004 N 135-ст)
- "Информационная технология. Открытая распределенная обработка. Базовая модель. Часть 1. Основные положения. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10746-1-2004" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 04.02.2004 N 51-ст)
- "ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 2. Отличающая объект ссылка и соответствующие процедуры" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 21.12.2000 N
- " ГОСТ Р ИСО/МЭК 10740-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Ссылочная передача данных. Часть 2. Спецификация протокола" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 28.11.2000 N 317-ст)
- "Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий. Часть 1. Введение и общая модель. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408-1-2008" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.12.2008 N 519-ст)
- "ГОСТ Р ИСО/МЭК 18028-1-2008. Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Сетевая безопасность информационных технологий. Часть 1. Менеджмент сетевой безопасности" (утв. и введен в д ей
- "Защита информации. Автоматизированные системы в защищенном исполнении. Испытания на устойчивость к преднамеренным силовым электромагнитным воздействиям. Общие требования. ГОСТ Р 52863-2007" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2007 N 515-ст)
- "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения. ГОСТ Р 51275-2006" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 N 374-ст)
- "Защита информации. Основные термины и определения. ГОСТ Р 50922-2006" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 N 373-ст)
- "Защита информации. Техника защиты информации. Номенклатура показателей качества. ГОСТ Р 52447-2005" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2005 N 448-ст)
- "Защита информации. Обеспечение безопасности сетей электросвязи. Общие положения. ГОСТ Р 52448-2005" (утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.12.2005 N 449-ст)
- "Защита информации. Система стандартов. Основные положения. ГОСТ Р 52069.0-2003" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 05.06.2003 N 181-ст)
- " Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. ГОСТ Р 34.10-2001" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 12.09.2001 N 380-ст)
- "Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хэширования. ГОСТ Р 34.11-94" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 23.05.1994 N 154)
Специальные нормативные документы.
- Руководящий документ. Безопасность информационных технологий. Критерии оценки безопасности информационных технологий (Часть 1,2,3). Приказ председателя Гостехкомиссии России от 19 июня 2002 г. № 187
- "Руководящий документ. Защита информации. Специальные защитные знаки. Классификация и общие требования" (утв. Гостехкомиссией РФ 25.07.1997)
- "Руководящий документ. Средства защиты информации. Защита информации в контрольно-кассовых машинах и автоматизированных кассовых системах. Классификация контрольно-кассовых машин, автоматизированных кассовых систем и требования по защите информации" (утв.
- Методические рекомендации по обеспечению с помощью криптосредств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации" (утв. ФСБ РФ 21.02.2008 N 149/54-144)
- "Руководящий документ. Временное положение по организации разработки, изготовления и эксплуатации программных и технических средств защиты информации от несанкционированного доступа в автоматизированных системах и средствах вычислительной техники" (утв. р
- Руководящий документ. Средства вычислительной техники. Межсетевые экраны. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением председателя Гостехкомиссии РФ 25.07.1997)
- "Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей" (введен Приказом Гостехкомиссии РФ от 04.06.1999 N 114)
- "Руководящий документ. Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением председателя Гостехкомиссии РФ 30.03.1992)
- "Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Термины и определения" (утв. Гостехкомиссией РФ 30.03.1992)
- "Руководящий документ. Концепция защиты средств вычислительной техники и автоматизированных систем от несанкционированного доступа к информации" (утв. решением Гостехкомиссии РФ 30.03.1992)
- Руководящий документ. Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации. Утверждено решением председателя Гостехкомиссией при Президенте РФ 30.03.1992
- Руководящий документ. Средства защиты информации. Специальные защиты информации. Специальные общие технические требования, предъявляемые к сетевым помехоподавляющим фильтрам. Гостехкомиссия России, 1998 г.
- Руководящий документ. Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей. Приказ председателя Гостехкомиссии России. Руководство по разработке профилей защиты и заданий по безопасности. Гостехкомиссия России, 2003 год.
Без изучения и использования нормативной базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут нерезультативны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).
Краткий экскурс в историю российского делопроизводства ясно дает понять, что эта область деятельности неразрывно связана с развитием государства. Действующая в Советское время государственная система повлекла за собой логичное для того времени единообразие в системе делопроизводства. Формализованные принципы создания и архивного хранения документов, утвержденные и обязательные к использованию формы документов, организованное оптимальное движение документов не могло не способствовать дальнейшему развитию системы делопроизводства.
Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.
Как и кем регулируется сфера делопроизводства в рамках Российской Федерации
Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти , координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации , включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти , разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.
Состав нормативной базы
Нормативную базу делопроизводства составляют:
Законы:
- Кодифицированные законы (кодексы)
- Федеральные законы РФ
Подзаконные акты на уровне федерации:
- Нормативные указы Президента Российской Федерации
- Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации:
Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.).
Регламентируют вопросы документационного обеспечения как общественного, так и ведомственного характера (могут быть использованы как информационно-справочные материалы для предприятий и организаций, не попадающих в зону подчинения):
Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.
Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Унифицированные системы документации.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения управления разрабатываются собственные локальные нормативные акты - документы организационного, инструктивного, методического характера, действие которых ограничивается деятельностью служб, подразделений и работников издавшего его учреждения.
Развитие законодательной базы
В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.
Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.
В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.
Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России
- Попытка гармонизировать российское законодательство в области управления документами с законодательством Европейских государств, а также стран ближнего зарубежья и СНГ.
- Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой деятельности .
- Активное расширение сферы использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.
Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.
Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.
Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня - это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла.
В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов.
Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.
Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.
Отдельные примеры последних разработок нормативных актов
В 2013 году ВНИИДАД разработаны «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций » и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах ». Также ВНИИДАД проводилась работа по теме «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти ».
Проводится актуализация Общероссийского классификатора управленческой документации .
Идет работа по подготовке новой редакции Основных правил работы архивов .
Завершена разработка терминологического госстандарта «Делопроизводство и архивное дело ».
Издан словарь «Управление документами. Термины и определения »
Идет работа по созданию словаря видов и разновидностей современной управленческой документации.
Назрела острая необходимость в переработке ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ».
Планируется к разработке стандарт «Информация и документация - Система управления документами - Основные положения и словарь ».
На заседании Правительства РФ 19 июня 2014 г. был одобрен законопроект об отмене ограничений на использование электронных документов, что позволит увеличить объем документооборота в электронной форме. Это в свою очередь будет способствовать повышению эффективности взаимодействия юридических лиц, индивидуальных предпринимателей с органами государственной власти и органами самоуправления.
В целях модернизации правового регулирования использования электронных документов в уголовном, гражданском и арбитражном судопроизводстве Минюстом создан проект ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Инициаторы законопроекта подчеркивают возможность использования в уголовных или арбитражных процессах в виде доказательств электронных документов или данных, которые не имеют бумажных аналогов. Если Госдума РФ одобрит данный законопроект, он вступит в силу с 1 января 2016 года.
Этот перечень можно продолжать и далее. Поэтому в задачи службы ДОУ должны входить обязанности по отслеживанию изменений в нормативной базе делопроизводства, актуализации своих нормативных актов, а также доведение этой информации до управленческого аппарата организации.
Проверь себя
Проверьте свои знания по заданиям:
- Перечислить актуальные нормативные акты по делопроизводству одной из категорий:
- Законы
- Подзаконные акты на уровне федерации
- Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления.
В следующей статье рассмотрим локальные нормативные акты как организационную основу делопроизводства.
(4,20 - оценили 10 чел.)
Нормативно-методические документы по ДОУ
1. Федеральный закон от 01.01.2001 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации »
- ГОСТЫ
ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации РФ: общие требования к построению, оформлению, изложению и содержанию стандартов. ГОСТ Р 515.11-2001 Печати с воспроизведением государственного герба РФ: форма, размеры и технические требования (с изменением №1 от 01.01.2001) ГОСТ Обложки дел длительного срока хранения. Технические условия.
* В соответствии с международными правилами в РФ стандарты ФЗ от 01.01.2001 «О техническом регулировании» признаны необязательными, а рекомендательными. Обязательным документом теперь является техническое условие (на стадии разработки)
3. ГСДОУ (ВНИИДАД, 1991г.) и ЕГСД (1975г.) – единственный норматив, определяющий основы технологии делопроизводства.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – эталон структуры инструкции по дел-ву в любой организации.
5. Перечни документов со сроками хранения
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден в 2000г. Росархивом) Типовой перечень по научно-технической документации (утвержден в 1998г.) Перечень документов акционерных обществ со сроками хранения. Утвержден Постановлением ФКЦБ 14.07.2003 №03-33 п/с + ведомственные (отраслевые) перечни, например Перечень ЦБ РФ (2000г. 2-е издание)
6. Нормативы времени на различные виды управленческих работ (с кадрами, в бухгалтерии), в т. ч. на работу с документами :
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 01.01.2001 №72) Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы , утвержденные Постановлением Госкомтруда от 19.06.84 № 000/11 Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационного обеспечения органов управления , утвержденные Постановлением Минтруда Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, утвержденные Постановлением Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 01.01.2001 № Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утверждены постановлением Минтруда от 01.01.2001 №23. (впервые нормированы и расписаны работы на компьютере)
7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден постановлением Минтруда в 1998г .
8. Типовое положение по ведению делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (1982г.)
9. Правила почтовой связи
10. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утвержден Постановлением Госкомстата от 01.01.2001 №26)
11. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002
12. Классификаторы
Основные определения
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Состав реквизитов, придающих документу юридическую силу: название учреждения – автора документа, регистрационный номер (иногда), подпись, гриф утверждения).
Делопроизводство (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Подлинник – первый и единичный экземпляр документа
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.
Стандартизация – деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Типовой формуляр – состав реквизитов, обязательных для данного вида документа.
Трафаретные тексты – тексты, в которых постоянная информация напечатана заранее и оставлены пропуски для индивидуальной информации, составляются для повторяющихся ситуаций. Унифицированные формы и трафаретные тексты составляют 98% всей служебной документации.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Формуляр документа – совокупность реквизитов, из которых состоит документ
Формуляр-образец – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.
Понятия «информация» и «документ» и их взаимосвязь
Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т. к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.
ФЗ об «Информации, инф-ии и защите инфы»: информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Определения документа
· Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз - Ефрон, 1907)
· Документ
o юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо;
o письменное свидетельство, доказательство
o разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)
· Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка , 1960)
· Документ – облаченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие факта юридического значения (БСЭ, 2 издание)
· Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)
· Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России)
· Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ об инфе, инф-ии и защите инфы)
Функции документа :
1. социальные (ежу понятно что это значит)
2. технические:
2.1 частные функции (ради которых создается документ в конкретном случае)
Управленческая (обладают все организационно-распорядительные документы)
Учета (обладают все первичные и сводные учетные документы)
Доказательства (могут выполнять все документы, имеющие юр. силу)
Исторического источника
Запечатления информации (информационная)
Коммуникативная (передача информации на расстояние и во времени)
Сохранения информации
Каждый документ выполняет все общие функции и одну частную, для которой он был создан.
ГОСТ Р.6.30-2003
Состав реквизитов:
государственный герб РФ (ФЗ о Государственном гербе РФ от 01.01.2001) герб субъекта РФ. эмблема организации или товарный знак код организации (по ОКПО) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) *в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами код формы документа (по ОКУД) наименование организации справочные данные об организации наименование вида документа (должно соответствовать ОКУД) дата документа (дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события) Записывают: 05.06.2003 или 05 июня 2003 г. или 2003.06.05 регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа (только в том случае, если затруднено его определение по реквизитам №8 и №9) адресат – как оформляется…примеры:Минюст России Генеральному директору АО «Электроцентромонтаж»
Департамент информатизации регионы» Главному бухгалтеру
и научно-технического обеспечения
Если адресуется в организацию или физическому лицу, указывается почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский ул. Садовая,
институт документоведения и архивного дела г. Липки, Киреевский р-н,
Профсоюзная ул., Москва, 117393 Тульская обл ., 301264
8. Копировально-множительное бюро : копирование документов, подготовка тиражей и учет выполняемой работы
9. Архив : подготовка документов к передаче из структурных подразделений в архив, контроль за формированием дел в структурных подразделениях, участие в разработке номенклатур дел организации, обеспечение хранения, учета и систематизации документов, находящихся в архиве, подготовка документов к передаче на гос. хран.
Положение о службе делопроизводства
Входит в состав УСОРД и имеет установленную структуру текста:
- общие положения (! Начинается с того, что «служба ДОУ является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю», далее – нормативно-метод. документы, которыми служба руководствуется, структура службы, руководство службы); цели и задачи;
Ø постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
Ø обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами
Ø сокращение документооборота, унификация форм документов
Ø разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ
- функции: 3 группы:
Ø документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов, разработку бланков документов, составление документов, документирование работы совещаний, контроль за оформлением документов);
Ø работа с документами (прием, регистрация, доставка исполнителям документов, контроль за исполнением, отправка документов, разработка НД, формирование и хранение дел, организация работы архива);
Ø организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний, организация приема посетителей, орг-я телефонных переговоров, совершенствование делопроизводства)
- права и обязанности; руководство; взаимоотношения (служебные связи) организация работы
Есть Примерное положение о службе ДОУ в приложении к ГСДОУ
Должностные инструкции
Оформляется, используя те же реквизиты, что и на общем бланке: наименование организации, наименование документа, дата и место подготовки. Справа вверху – гриф утверждения. Заголовок к тексту согласуется в падеже с наименованием документа. Например, Должностная инструкция (кому?) менеджеру по персоналу. В конце д/и – виза ознакомления работника.
Формуляр ДИ и структура текста унифицированы (УСОРД). Разделы:
Ø Общая часть (общие сведения о должности, подчиненность, требования к образованию и опыту, какими документами в своей работе руководствуется);
Ø Основные задачи и функции (основные направления деятельности
Ø Должностные обязанности (перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение функций из 2го раздела. Чем детальнее – тем лучше);
Ø Права (полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к компетенции работника)
Ø Ответственность
Ø Взаимоотношения (связи по должностям)
Инструкция по делопроизводству
В каждой организации – индивидуальная. Можно списать из Типовой инструкции по дел-ву в органах исполнительной власти. Примерная структура текста:
Ø Общие положения;
Ø Подготовка и оформление документов
Ø Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Ø Разделы, описывающие этапы работы с документами
Организационно-распорядительные документы
1. Организационные документы
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.
Есть еще положения и инструкции (см. выше)
2. Распорядительные документы
(приказы, распоряжения, постановления, решения – последние два вида издают коллегиальные органы). Текст распорядительного документа обычно состоит из двух частей – констатирующей (введение в рассматриваемый вопрос) и распорядительной (излагается в повелительной форме, например, Приказываю: а далее по пунктам конкретные действия). Заголовок кратко формулирует содержание документа, например, «О подготовке школ области к новому учебному году»
3. Информационно-справочные документы (справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма). Везде главное все правильно оформить, для чего см. выше рекомендации из ГОСТаДокументооборот – движение документов с момента их создания и получения до момента отправки или завершения исполнения. Правила организации:
Однотипные документы должны проходить один и тот же маршрут и подвергаться одним и тем же операциям; операции одинакового целевого назначения выполнятся однократно из движения документа должны быть исключены лишние инстанции любая операция имеет 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.
Объем документооборота – количество документов, созданных за единицу времени (год)
Этапы работы с документами
1. Прием и первичная обработка документов
2. Распределение поступивших документов (к руководителю, в отделы, специалистам)
3. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Цель: учет документов, контроль за исполнением, справочная работа. В регистрационную форму в соответствии с ГСДОУ обязательно вносятся сведения:
· название вида документа;
· дата документа;
· индекс документа (дата и индекс поступления документа);
· заголовок документа или его краткое содержание;
· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
· срок исполнения;
· отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.
4. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Бывает: текущий и предупредительный. Контролю подлежат все документы, которые требуют исполнения. Функции службы ДОУ по контролю:
Постановка документов на контроль
Предупредительный контроль исполнителей
Проставление отметки об исполнении и снятие с контроля
Составление аналитических справок по документам, поставленным на контроль.
Информации, которая готовится службой ДОУ по контролю: инфа о причинах неисполняемости и о неисполненных документах.
5. Информационно-справочная работа
6. Отправка документов . Проверяется: наличие подписи, наличие даты и номера, наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса для разовых корреспондентов, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц и приложений.
Хранение документов
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Цели создания:
- по НД осуществляется формирование документов в дела; является учетным документом и дает сведения о том, сколько и каких дел заведено в каждом календарном году ; является пособием для проведения ЭЦД документов, т. е. для отбора документов на хранение и уничтожение является пособием для составления всех видов описей для сдачи документов в архив.
Для составления НД используется штатное расписание (структура) и типовые или примерные НД. (Типовые НД обязательны для использования, примерные носят рекомендательный характер). Подлинник НД остается в канцелярии, копии – в архив и гос. архив. При систематизации заголовков дел в каждом разделе НД они располагаются так:
Организационно-распорядительная документация плановая документация всех видов отчетная документация внешняя переписка внутренняя переписка регистрационные и справочные массивы все остальное.
Сводная номенклатура составляется из НД структурных подразделений. Первым разделом сводной НД будет канцелярия (служба ДОУ). НД имеет унифицированную форму:
НД вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Каждый год ее надо заново утверждать руководителю учреждения. Раз в 5 лет подлежит пересоставлению и согласованию заново. В конце года в НД делается запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.
Переходящие дела – типа личных дел сотрудников переносятся из одной НД в другую из года в год.
Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указывается название фирмы, название структурного подразделения, под названием с/п индекс дела по номенклатура. Внизу обложки указывается срок хранения. Если постоянный – пишется «хранить постоянно». Перед формированием надо проверить исполнены ли документы и правильность оформления документов. Общие правила формирования документов в дела :
Дела формируются на основе НД внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке документы постоянного и временного хранения в одно дело никогда не подшиваются в дело подшивается по одному экземпляру документа дела формируются за один календарный год. Личные дела – в течение работы сотрудника в организации. Есть исключения, например, в учебных учр-ях – за учебный год дела, сформированные в делопроизводстве не должны превышать 250 листов.
Правила для отдельных категорий документов :
Приказы, протоколы формируются по номеру и про хронологии Приложения формируются вместе с основными документами (если их очень много, они формируются в отдельное дело) Все распорядительные документы формируются в дела по видам Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу все виды обращений граждан формируются в дела отдельно. переписка группируется в хронологической последовательности, но по принципу письмо-запрос, потом письмо-ответ плановая и отчетная документация помещается в дела того года, к которому она относится по содержанию, независимо от времени составления
Номинальный – по видам документов Корреспондентский – по корреспонденту Предметно-вопросный – по вопросам Хронологический – по периодам, в которые были созданы документы Географический – по группам корреспондентов, расположенных на одной территории Авторский – по автору Экспертный – по срока хранения документов (постоянные и временные отдельно)
Заголовки дел : Основное требование: краткость, четкость, предельная точность. Заголовок начинается с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы, протоколы и т. п.). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве , вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы. Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, употребляется термин «документы». В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Если в деле переписка с несколькими однородным корреспондентами, их название в заголовке дается обобщенно (пример: переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке тары)
Если корреспонденты разнородные, указывается лишь вопрос (пример:переписка об организации факультета повышения квалификации при университете)
Не должно быть общих заголовков типа «входящие документы», «руководящие материалы», «переписка по общим вопросам».
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.
Для проведения ЭЦД в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия, в крупных организациях – центральная экспертная комиссия. Создается приказом руководителя. Возглавляет 1й руководитель или его зам. Состав: 1-2 чел. От канцелярии, 1-2 – от бухгалтерии, 1-2 – от кадровой службы + д. б. секретарь комиссии.
Все комиссии создаются на основе Типового положения об ЭК и Типового положения о ЦЭК. Собирается комиссия 1-2 раза в год.
Задачи ЭК:
Рассмотрение и согласование номенклатур дел;
Согласование описей на дела, сдаваемые в архив;
Согласование акта о выделении документов к уничтожению.
ЭЦД занимаются работники службы ДОУ. В процессе ЭЦД выделяются 4 группы дел:
Постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственны архив;
Длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
Временного хранения (до 10 лет);
Подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма - типовая. Акт одобряется на заседании ЭК (ЦЭК), утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, затем дела уничтожаются.
(!) Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.
В маленьких организациях составляется акт, и дела уничтожаются только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.
Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно): выявляется их наличие в соответствии с НД, проверяется правильность формирования, остаются в скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по НД и сдаются в архив.
Дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу: проводится полное оформление, которое включает:
· Подшивку или переплет дела;
· Нумерацию листов;
· Составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
· Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
· Оформление всех реквизитов обложки дела.
При сдаче документов в гос. архив составляется 3 вида описей: на дела временного хранения, на дела постоянного хранения и по личному составу.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.
Нормативно-правовая база ДОУ-это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Нормативно-правовую базу ДОУ составляют:
- 1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
- 2. Постановления и распоряжения Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующих вопросы ДОУ на федеральном уровне;
- 3. Государственная система ДОУ;
- 4. Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
- 5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
- 6. Государственные стандарты на документацию;
- 7. Унифицированные системы документации;
- 8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- 9. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
- 10. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область ДОУ. До недавнего времени государственное регулирование делопроизводства осуществляла Федеральная архивная служба России (Росархив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ и Положением о Федеральной архивной службе России осуществляла межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве ФОИВ, координируя развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации. В настоящий момент эти функции переданы Федеральному архивному агентству.
Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в РФ, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответсвующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.
Из действующих на сегодняшний день законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих вопросы работы с документами в РФ надо знать следующие:
Законодательные акты РФ: Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ; Федеральный закон "Об акционерных обществах" №208-ФЗ от 26.12.1995; Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" №14-ФЗ от 08.02.1998; Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; Федеральный закон "О стандартизации в Российской Федерации" №162-ФЗ от 29.06.2015; Федеральный закон "О бухгалтерском учете" №402-ФЗ от 06.12.2011; Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи"; Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" №125-ФЗ от 22.10.2004; Закон РФ "О языках народов Российской Федерации" №1807-1 от 25.10.1991; Положение "Об Архивном фонде РФ".
Нормативные и методические документы:
- - ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования - Введ. 2007-07-01.
- - ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01.
- - Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
- - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 №68- содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.
- - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000- устанавливает сроки хранения документов.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный документовед должен знать, что ст.51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений ГК РФ было фундаментально изложено в соответствующих федеральных законах "Об акц обществах" и "Об обществах с огран ответственностью".
Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта РФ, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом РФ "О языках народов РФ". Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения, забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.
Работу с документами ограниченного доступа регламентирует Закон РФ "О государственной тайне". Закон РФ "О стандартизации" устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области ДОУ.
ФЗ "Об информации, инф технологиях и о защите инф" устанавливает, что инф ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физ, юр лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов. Закон также регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании инф ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании инф технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в инф процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Одним из наиболее важных законов в области работы с документами является ФЗ "Об электронной подписи". Целью закона является обеспечение правовых условий использования эл цифровой подписи в эл документах, при соблюдении которых эл подпись в эл документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия и особенности использования эл подписи.
Положение "Об Архивном фонде РФ" важно тем, что оно установило правовые основы хранения документов в РФ, закрепив государственное регулирование всех вопросов, связанных с хранением и использованием документов, которые могут быть отнесены к Архивному фонду РФ.
Одним из системообразующих нормативно-методических документов нашей отрасли является ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов является основным документом в ДОУ и может быть рекомендован в качестве настольной книги делопроизводителя. Стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к их оформлению; требования к бланкам документов.
Одним из "настольных" нормативных документов работников делопроизводственной сферы является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения". Перечень включает в себя документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда РФ, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве. Столь глобальные задачи, безусловно, относятся к компетенции службы ДОУ, но поскольку формирование дел производится в каждом структурном подразделении, работающем с документами, то Перечень окажет неоценимую помощь при определении критериев формирования документов в дела.
Необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный делопроизводитель, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз "изобретает колесо" на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы ДОУ своей организации.