Тюнинг
Образец приказа на подотчетных лиц. Приказ о выдаче подотчетных сумм. Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Образец приказа на подотчетных лиц. Приказ о выдаче подотчетных сумм. Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей . В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов ( в ред., действ. с 19.08.2017):

распорядительный документ юрлица;
письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть .

В том случае, если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так:

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет:

Кстати, в приказе можно указать сразу несколько подотчетников (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158). Но поскольку на каждую выдачу денег под отчет должен быть оформлен отдельный РКО, информация о выдаваемых суммах прописывается в приказе детализировано. А именно, в отношении каждого из подотчетных лиц нужно указать:
- Ф.И.О;
- сумму, выдаваемую под отчет;
- срок, на который выданы деньги.

Обращаем внимание, что если денежные средства под отчет выдаются в безналичной форме (к примеру, путем зачисления на зарплатную карту работника), обязательное оформление именно заявления или приказа на выдачу не требуется. Обосновать выдачу денежных средств в этом случае организация может любым иным предусмотренным ею способом (к примеру, служебной запиской).

Оформление факта выдачи наличных

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру (п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). При этом организация в обязательном порядке должна применять унифицированную форму № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Получение авансового отчета

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У):

или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения , утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Выдача денег подотчетникам-должникам

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.2017 № 4416-У). Это значит, что даже если у подотчетного лица есть средства, за которые он еще не отчитался, ему могут быть выданы новые подотчетные суммы.

Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2017).

Образец новых приказов на подотчет

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2018

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
работники заранее планируют свои расходы;
работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам. Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018

Отправить на почту

Приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018 годов представлен далее — оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2017-2018 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт - приказ о подотчетных лицах - должен содержать следующие реквизиты:

в шапке - наименование компании;
дату (даты) составления/утверждения документа;
список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
Ф. И. О. и подпись руководителя;
Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

О сроках подотчета

Приказ о подотчетных лицах образца 2017-2018 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета - не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2017-2018 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Отправить на почту

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете, вы узнаете из этой статьи.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник - подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

после окончания периода, на который были получены средства;
после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия - болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру - сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов - чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты - об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления. » от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

по форме - правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
по содержанию - целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
по арифметическому подсчету - проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Как должен выглядеть приказ о подотчетных лицах?

Добрый день!

ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

— директора Иванова А.В.

— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

1. Назначить подотчетными лицами следующих сотрудников:
— директора Иванова А.В.
— финансового директора Сидорова А.Н.
2. Установить срок предоставления отчетов по выданным авансам 3 календарных дня.
3. Выдавать под отчет наличные денежные средства на:
— командировочные расходы;
— представительские расходы;
— хозяйственные расходы;
— приобретение ГСМ;
— прочие расходы.
4. Установить лимит выдачи денежных средств в подотчет в размере до 100 000 рублей.
5. Установить норму возмещения командировочных расходов по краткосрочным командировкам по территории России 700 рублей.

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

Подобные приказы (соблюдая при этом требования законодательства о порядке выдачи в подотчет) имеет смысл издавать на предприятиях в целях дисциплинирования подчиненных подотчетных лиц, но никак не в случае директора-подотчетника.

Цитата (Мариэль): Добрый день!
Честно говоря, про подотчетников лучше прописать в учетной политике, в качестве приложения утвердить список подотчетных лиц. Но если хотите приказ, предлагаю вам образец:
ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

г. Москва 01.04.2013

О назначении подотчетных лиц

Директор А.В. Иванов
ООО «Рога и копыта»

То есть получается, что на заявлении подотчетного лица-директора (он же главный бухгалтер) можно им же-директором написать резолюцию, что деньги выданы, скажем, на год, и отчитаться через три дня по истечении года. Теоретически так можно?

www.buhonline.ru

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета - не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Подлежат ли обложению НДС услуги адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты, оказываемые в связи с осуществлением ими профессиональной деятельности? Если "да", то в каких случаях они выставляют счета-фактуры? Согласно подпункту 1 п. […]

Учреждения имеют полное право выдавать подотчет финансовые средства. Которые расходуются на различные нужды, такие как: командировочные, закупка различных материалов и другие денежные затраты предприятия.

Подотчетное лицо

Работник компании или ее филиала, который получает определенную финансовую сумму авансом на будущие расходы, называется подотчетным лицом.

Перечень таких лиц определяется и утверждается главой фирмы. Который издает приказ по предприятию, где четко указаны фамилии, имена и отчества назначенных подотчетных лиц. Порядок предоставления подотчетных денежных сумм регламентируются «Правилами ведения кассовых операций» и другими документальными актами.

Следующий задаток может выдаваться только лишь после предоставления полного отчета по предыдущему авансу. Объем выделяемых средств на грядущие хозяйственные затраты, а также сроки их реализации устанавливает глава компании или финансовый директор подразделения.

Подотчетное лицо имеет право расходовать выделенные деньги строго по их назначению. Передавать или обмениваться выделенными финансами, подотчетными лицами между собой запрещено.

Сотрудник, потративший вверенные ему авансовые деньги, обязан предоставить подробный отчет о затратах, к которому должны быть приложены все доказательные документы (всевозможные чеки и проездные билеты).

Назначение приказа

Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:

лицо или несколько лиц имеющих право на получение авансовых денежных средств из бюджета компании;
период времени, на который выделяется задаток;
цель, для которой предоставляются деньги;
лимит по объему выдаваемых финансов.

Грамотно составленное распоряжение является основным документом, согласно которому выдаются денежные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого отношения к финансам предприятия. Данные деньги могут выделяться подотчетному трудящемуся, если он осуществляет следующие действия в пользу компании:

рабочая поездка (командировка). Заток производится для проживания и питания командированного лица;
представительские затраты. Когда заключаются соглашения, или осуществляются различные презентации и рекламные акции;
приобретение ГСМ (горюче смазочных материалов), а также других материалов или оборудования для предприятия;
хозяйственные затраты. сюда включают приобретение канцелярии, защитные средства и прочие;
научные экспедиции.

Поэтому для четкого учета финансовых средств организации, издается приказ о назначении ответственного лица, которое имеет право распоряжаться выделенными деньгами предприятия.

Правильное формирование приказа

Бланк распоряжения разрабатывается каждым структурным подразделением индивидуально, и является внутренним нормативным актом. Такой документ в обязательном порядке должен быть утвержден только главой компании. При его отсутствии, и при необходимости приказ о подотчетных лицах может подписать первый заместитель руководителя по финансовым вопросам, то есть финансовый директора или главный экономист.

В приказ может включаться любой трудящийся компании, которому выделяются денежные суммы на различные нужды предприятия, таким образом, он становиться подотчетным лицом.

Распоряжение о подотчетном сотруднике, должно содержать следующую информацию:

название организации и структурного подразделения, если таковое имеется;
номер приказа и дата подписания локального документа;
перечень сотрудником, которые назначаются подотчетными лицами. В данном случае необходимо отобразить их фамилии, имена и отчества, а также указать какую должность занимают;
сведения о максимальных суммах, которые могут предоставляться каждому подотчетному сотруднику индивидуально;
четкое назначение выданного подотчетного аванса;
период времени, на которое предоставляются финансовые средства;
срок формирования отчета и его предоставления;
подпись главы организации, его фамилия и инициалы;
ознакомительная подпись назначенного подотчетно лица.

Особенное внимание при формировании распорядительного документа должно уделяться отображению того, что конкретный работник получил право распоряжаться выданными деньгами только нате цели, которые были предусмотрены расходными пунктами, и на какие ему были выданы авансовые средства.

Поэтому подотчетное лицо, получившее денежный аванс является материально ответственным. И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с этим назначенный ответственным, работник не может дарить, продавать или передавать полученную наличность другим физическим или юридическим лицам. Так как она используется исключительно по прямому назначению, указанного в приказе.

Образец распорядительного локального акта предприятия:

Публичное Акционерное Общество «Гиацинт»

Структурное подразделение «Ветка»

Адрес: Российская Федерация, Ставропольский край, г.Буденовск, ул. Пожарников, 157

П Р И К А З

«О назначении подотчетного лица»

Для надлежащего учета расходования денежных средств

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Под отчетные финансовые суммы предоставлять заместителю директора по хозяйственным и социальным вопросам Никитюку Валерию Павловичу.

2. Сотрудникам бухгалтерского отдела осуществлять выдачу наличных денег из кассы подразделения указанному выше подотчетному лицу, только по письменной заявке, с указанием требуемой суммы и ее назначением.

3. Главному бухгалтеру Никоркиной Валентины Степановны установить контроль за своевременное и правильное предоставление отчетов.

4. Заместителю директора по хозяйственным и социальным вопросам Никитюу Валерию Павловичу:

расходовать полученные авансовые финансы строго по их прямому назначению;
формировать и представлять отчеты о затраченных подотчетных финансовых суммах в течение трех рабочих дней, после их использования.

5. Ответственность за качество выполнения настоящего приказа возложить на главного бухгалтера СП «Ветка» Никоркину Валентину Степеновну.

Директор

Структурного Подразделения «Ветка»

ПАО «Гиацинт» (подпись) Мочалов Г.И.

Формирование отчета о затраченных авансах

Информация на что, каким образом, и кода были потрачены выделенные авансовые суммы под отчетному сотруднику, оформляется и подается в финансовый отдел организации в виде отчета. К данному отчету должны прилаживаться оригиналы всех имеющихся доказательств, это могут быть:

различные чеки и счета. Подтверждающие затраты на закупку материалов и оборудования для организации, а также оплаты питания и проживания, в случае если сотрудник находился в командировке или научной экспедиции;
всевозможные проездные билеты. Это могут быть билеты, как городского транспорта, так и меж городского и заграничного назначения;
командировочное свидетельство. Которое должно быть заверено соответствующими подписями и мокрыми печатями. При его наличии командированному лицу выплачиваются суточные.

Пункт 6.3 «Указаний о правилах ведения кассовых операций» №3210-у от 11 ноября 204 года регламентирует предоставление авансового отчета от подотчетного лица не позднее чем через три рабочих дня:

по окончанию срока, на который выделялись денежные средства;
с первого рабочего дня, после непредвиденных обстоятельств (больничный лист, отпуск, и другие причины).

Пункт 26 распоряжения №749 от 13 октября 2008 года «о служебных командировках» указывает на обязательное предоставление отчета в бухгалтерию организации в течении трех дней, отсчет начинается со следующего дня после возвращения из экспедиции.

Период, на который ответственное лицо получает деньги предприятия, должен указываться в его заявлении на имя главы компании. Последний, в свою очередь утверждает требуемую сумму, и устанавливает конкретный срок сдачи авансового отчета.

Для верного указания периода, на который требуются авансовые деньги, многие экономисты советуют составить определенный документ, в котором будут отражены рекомендуемые периоды для стандартных потребностей предприятия. Обязательно нужно предоставлять в бухгалтерию вместе с отчетом, оставшуюся денежную сумму, которая предназначалась нате или иные цели.

Вконтакте

Теперь выдавать подотчетные можно не по заявлению, а по распорядительному документу. Но многие коллеги неверно трактуют новый порядок. Смотрите образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2017, чтобы не допустить опасных ошибок, которые часто допускают коллеги.

Организации вправе выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно самостоятельно разработать и оформлять распорядительный документ. Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага. Изменения в порядок ведения кассовых операций внес Банк России Указанием от 19.06.2017 № 4416-У. Поправки вступили в силу 19 августа.

После поправок в порядок работы с подотчетными коллеги отказались от заявлений. Некоторые теперь не оформляют никаких документов. За это инспекторы выпишут штраф 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Такой же штраф возможен за ошибки в приказе. Поэтому необходимо учесть, какие реквизиты в приказе обязательны, а какие нет. Чтобы было проще разобраться, смотрите образец.

Приказ о выдаче денег в подотчет образец 2017

Компания вправе выдавать деньги под отчет по распорядительному документу. В поправках не уточняется, что это за документ. В качестве распорядительного документа можно использовать приказ, распоряжение и другие бумаги.

Упрощение в том, что распорядительный документ оформляет бухгалтерия. Не нужно брать заявления у сотрудников, проверять их и возвращать, чтобы исправить ошибки. Кроме того, если под отчет нужно выдать сразу нескольким работникам, можно оформить всего один документ. Порядок это не запрещает.

Чтобы, например, выдать деньги на хозяйственные расходы, можно составить такой приказ (смотрите образец ниже).

Образец приказа о выдаче денег в подотчет 2017 на хозяйственные расходы

В распоряжении напишите, каким работникам кассир должен выдать деньги. Также отразите, на какие цели сотрудники получают наличные. Это подтвердит, что деньги сотрудники получили на траты для компании, а не для собственных нужд.

Обязательные реквизиты распорядительного документа - сумма, дата, подпись руководителя, а также срок, на который компания выдает деньги. Раз документ не заявление, формально подпись сотрудника на нем не нужна. С этим согласны и в налоговой. Но в документе записан срок, на который работники получают деньги. Поэтому безопаснее знакомить сотрудников с документом под подпись, чтобы избежать конфликтов.

Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Образец приказа 2017 на выдачу подотчных сумм для командировки

Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.

Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку. Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму. Налоговики, которых мы опросили, подтвердили, что такой документ подойдет.

Компания вправе не издавать два приказа: о направлении в командировку и выдаче подотчетных. Все можно объединить в одно распоряжение руководителя.

В приказе напомните сотруднику, что он должен отчитаться о тратах в течение трех дней после возвращения из командировки. Установить другой срок для командировочных компания не вправе.

С приказом надо ознакомить под подпись сотрудников, которые получают деньги, а также работника, ответственного за исполнение распоряжения.

Приказ о выдаче денег в подотчет на карту: образец 2017

Компания вправе перечислять деньги под отчет на карточку сотрудника (письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). На такие расчеты не распространяется Указание № 3210-У. Но при этом чиновники все равно требовали брать у сотрудников заявление (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Мы опросили налоговиков на местах. Они считают, что после 19 августа заявление на безналичные расчеты тоже можно заменить распоряжением. Это удобно, если компания перечисляет деньги на зарплатную карту, реквизиты которой уже есть в бухгалтерии.

Если работник хочет получить деньги на другую карту, стоит, как и прежде, брать с него заявление с реквизитами счета.

Чиновники требовали, чтобы сотрудник писал в заявлении реквизиты карты, на которую он просит перевести подотчетные (письмо № 03-11-11/42288). Но если компании известны реквизиты, их можно не писать в распоряжении. Это подтвердили инспекторы, которых мы опросили.

Частые ошибки в приказе на выдачу подотчетных сумм: образец

Приказ оформлен на подрядчика . Компания вправе выдавать под отчет работникам. То есть лицам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Приказы компании действуют только на штатных сотрудников. Безопаснее выдавать под отчет подрядчику по его письменному заявлению.

Инспекторы, которых мы опросили, не станут снимать расходы, если подрядчику выдали деньги по приказу. Главное, чтобы "физик" сдал авансовый отчет. Кассовый порядок организация не нарушит, но у нее могут возникнуть другие проблемы.

ТК РФ запрещает заменять трудовые отношения гражданско-правовыми (ст. 15 ТК РФ). Подчинение внутренним правилам и распоряжениям - аргумент, чтобы признать гражданский договор трудовым. Трудинспекторы за нарушение могут выписать штраф до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). А налоговики доначислят взносы.

В распорядительном документе нет номера . В приказе на выдачу денег под отчет должны быть те же реквизиты, что и в заявлении. А именно: Ф.И.О. подотчетника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В Центробанке считают, что распорядительный документ нужно дополнить еще одним реквизитом - регистрационным номером (письмо от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Не все компании нумеруют приказы и другие распорядительные бумаги. Мы опросили инспекторов. Они не станут предъявлять претензии к приказам без номера. Это не нарушение, так как Указание № 3210-У не требует ставить регистрационный номер документа.

Издан один приказ на несколько авансов . С 19 августа компания вправе выдать деньги работнику, который не отчитался за прошлый аванс. Поэтому коллеги решили, что можно один раз составить распоряжение на крупную сумму. А сотрудник постепенно будет выбирать подотчетные деньги. Так оформлять под отчет рискованно.

Налоговики могут решить, что компания нарушает кассовый порядок. Документ должен быть на каждую выплату (письмо № 29-1-1-ОЭ/20642). На его основании кассир составит расходный ордер (п. 6.3 Указания № 3210-У). Вы вправе в одном приказе отразить несколько авансов на разные цели, но каждую выплату нужно расписать отдельно.

Если нужна крупная сумма на несколько покупок, запишите общую цель. Например, хозяйственные нужды. И выдайте сразу весь аванс.

В приказе нет срока, на который выдан аванс . В распорядительном документе надо записать срок, на который работник получает деньги. Затем в течение трех рабочих дней сотрудник должен отчитаться об авансе (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Теперь не нужно ждать отчета, чтобы выдать очередной аванс. И в компаниях вообще перестали прописывать срок, на который выдают деньги. Это нарушение порядка кассовых операций. Кроме того, налоговики могут решить, что компания выдала не подотчетные, а займы, и начислить НДФЛ с материальной выгоды.

Директор берет под отчет без приказа и заявлени я. Деньги под отчет выдают по распоряжению либо заявлению. В порядке нет исключений для руководителя. На подотчетные самому себе он должен выпустить приказ.

Одинаковая подпись за руководителя и работника налоговиков не смутит. А вот если выдать деньги без документа, инспекторы оштрафуют компанию на 50 тыс. рублей, а руководителя на 5 тыс. рублей. Но только если обнаружат нарушение в течение двух месяцев (решение Московского городского суда от 16.05.2017 № 7–5254/2017).

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

ФАЙЛЫ

Кого называют подотчётными лицами?

секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными .

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера , тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

номер и дату составления;
наименование компании;
полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.
При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить .