Как известно, с 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), на основании которого формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм , больше не являются обязательными к применению. Как же быть кадровикам: срочно разрабатывать свои формы или продолжать пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом? Ответ вы узнаете из статьи.

Положения Закона о бухгалтерском учете

Итак, как и прежде, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Однако согласно ранее действовавшему Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ " " первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. (Один из таких альбомов был утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".) Допускалось оформлять хозяйственную операцию и документом в произвольной форме, но только при условии, что его форма не унифицирована и документ содержит все обязательные реквизиты.
Новый Закон о бухгалтерском учете делает применение унифицированных форм необязательным, устанавливая, что первичный учетный документ будет принят к учету при наличии обязательных реквизитов (ст. 9):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отметим, что перечень реквизитов первичного учетного документа остался прежним, тем же, что и в ранее действующем Законе. Конкретизированы лишь требования к подписи.

Обратите внимание ! Поскольку в действующем Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10.2011 N 373-П, упоминаются формы N Т-49 (расчетно-платежная ведомость) и N Т-53 (платежная ведомость), ведение их по унифицированным формам обязательно.

Отметим, что Закон о бухгалтерском учете не запрещает пользоваться унифицированными формами, утвержденными до вступления его в силу. Ими можно пользоваться и дальше.

Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?

Разработка собственных бланков форм первичной учетной документации требует специальных знаний и опыта работы, поэтому прежде, чем принять решение об их разработке, необходимо оценить целесообразность этого. Если существующие унифицированные формы выполняют свою учетную функцию и соотносятся с процессами в организации, зачем "изобретать велосипед"? Кроме того, контролирующие органы, да и судьи более лояльно относятся к документам, составленным по типовым формам, следовательно, при этом будет проще выиграть трудовой спор. А поскольку большинство работодателей ведут учет кадров с помощью программных средств, продолжение применения унифицированных форм не потребует изменять программные продукты.
Конечно, разработка своих унифицированных форм может быть актуальна для определенного рода компаний, например, когда иностранная компания открывает филиал или представительство в России. В таких фирмах часто требуется вести учет и по законодательству страны, в которой они зарегистрированы, и по правилам российского законодательства. Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов.

Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать. Например, удалить ссылку на Постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи - указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

Вводим новые формы или изменяем существующие?

Первым делом надо определить, кто будет разрабатывать новые унифицированные формы для организации. Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. На основании п. 4 ст. 9 ответственность по разработке возлагается на должностное лицо, которому поручено ведение бухгалтерского учета. Но бухгалтерия может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства, поэтому к процессу разработки дополнительно нужно подключить кадровика.

Рекомендуем при создании унифицированных форм для своей организации шаблонную часть бланка излагать кратко и так, чтобы не допустить двоякого толкования смысла. При этом желательно использовать трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений, например: "В связи с...", "На основании...", "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на...".

Не стоит отказываться от часто используемых форм, таких как штатное расписание, табель учета рабочего времени или график отпусков, из-за их громоздкости: их можно упростить, удалив некоторые графы, строки или ненужную информацию. Например, из унифицированной формы N Т-3 (штатное расписание) можно убрать графы 6, 7 и 8, которые предназначены для фиксирования установленных работнику надбавок.

Разработанные формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. Для этого издается приказ, образец которого приведем ниже.

Общество с ограниченной ответственностью "Макро"
(ООО "Макро")

ПРИКАЗ N 2

В связи со вступлением в действие Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и для оптимизации работы с документацией

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые:
- альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
- инструкцию по заполнению бланков форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2. С 1 января 2013 г. при оформлении фактов хозяйственной жизни организации использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3. Руководителю департамента по работе с персоналом Юшковой Т.В. ознакомить с утвержденным альбомом унифицированных форм первичной учетной документации сотрудников, ответственных за их оформление и подготовку, под роспись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Кривозуб Т.С.

Приложения:
1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 16 л.
2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 10 л.

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

— продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

— отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

— продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Организация использует унифицированные формы

Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

…без изменений

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

…с изменениями и/или дополнениями

Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее — Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.

Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).

Организация решила разработать собственные унифицированные формы

Не допустить ошибок

Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.

1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.

Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.

Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.

2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты , перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.

3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.

4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты , содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.

Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм , утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.

Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.

Разрабатываем учетные формы

Если организация решила разрабатывать свои учетные формы (причем не только в части кадровых документов, но и для бухгалтерского учета в целом), то весь процесс займет некоторый период времени и потребует согласования различных отделов — финансового, бухгалтерии, отдела кадров, юридического, службы безопасности. Для слаженной работы всех этих отделов лучше создать специальную рабочую группу и установить порядок и сроки ее работы над учетными формами.

По результатам рассмотрения проекта названного альбома необходимо издать приказ об утверждении разработанных форм в составе учетной политики.

Приложение

К положению

Альбом форм первичных учетных документов ООО «Открытый мир»

Первичная учетная форма N 5 «Штатное расписание»

Общество с ограниченной ответственностью «Открытый мир»

Штатное расписание от ____________ N _____

Генеральный директор ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Начальник отдела кадров ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Учетная политика и большинство первичных учетных документов касаются работников бухгалтерии, поэтому заботы по ее разработке и утверждению ложатся на их плечи; отдел кадров же больше волнуют формы, касающиеся кадровых вопросов. Если в течение года (не обязательно в момент утверждения учетной политики) будет принято решение их поменять, это можно будет сделать путем внесения изменений и/или дополнений в действующую учетную политику (п. 10 ПБУ 1/2008).

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

• График отпусков (форма № Т-7);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а);
• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• Расчетная ведомость (форма Т-51);
• Лицевой счет (форма Т-54);
• Платежная ведомость (форма Т-53);
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а);
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

• Министерством финансов;
• Министерством экономического развития и торговли;
• Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Первичка: унифицированная и не очень

Нужно ли в 2013 г. отказываться от унифицированных форм

В новом Законе о бухучете, который вступает в силу с 2013 г., уже нет требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документо вч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ) . Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, и, во-вторых, что буквально все унифицированные формы станут необязательными. Вместе с тем организации смогут сами разрабатывать некоторые формы первички, и важно делать это правильно.

Смотрим, какие формы первичных документов по-прежнему обязательны

Внимание

И в 2013 г. сохранится обязанность составлять ряд документов по унифицированным формам.

1. В Порядке ведения кассовых операций предусмотрено, что определенные кассовые и банковские документы нужно составлять по унифицированным форма мп. 2.1 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П); Постановления Госкомстата от 18.08.98 № 88 , от 05.01.2004 № 1 . Этот Порядок будет действовать и в следующем году, никаких изменений в него в этой части не планируется. Так что и в 2013 г. нужно будет пользоваться унифицированными формами:

• приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2);
• кассовой книги (форма № КО-4);
• книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);
• расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49);
• платежной ведомости (форма № Т-53).

На две последние формы (№ Т-53 и Т-49) есть прямая отсылка в Порядке ведения кассовых операци йп. 2.1 Положения № 373-П .

Кассовые документы, которые не фигурируют в Порядке № 373П, к примеру журнал регистрации кассовых документов, можно будет составлять и по самостоятельно разработанной форме.

2. Документы по учету труда и его оплаты в 2013 г. лучше составлять по унифицированным формам. Во-первых, они утверждены Госкомстатом «в целях реализации требований Трудового кодекса», а не исключительно для целей бухучет апп. 1 , 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . А во-вторых, организациям самим проще составлять кадровую первичку по давно знакомым формам.

3. По-прежнему надо ориентироваться на формы, утвержденные Центробанком, при заполнении документов для безналичных расчетов: платежных поручений, аккредитивов, инкассовых поручений и т. д.п. 1.1 Положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П

4. Транспортную накладну юп. 2 ст. 785 ГК РФ надо заполнять по форме, утвержденной Правительство мп. 1 ст. 3 , п. 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ ; п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272 .

5. Есть и иные обязательные формы документов, которые, правда, к первичным бухгалтерским документам не относятся. К примеру, при составлении счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур (которые являются документами налогового учета) используются формы, утвержденные Правительством. Так что, если у кого-то возникло желание с 2013 г. «подправить» эти документы, убрав ненужные строки (к примеру, касающиеся акцизов), предупреждаем: так делать не нужно. Ведь контрагент сможет получить вычет НДС только по счету-фактуре, составленному по правительственной форме.

Решаемся на использование собственных форм

Если вы решили разработать свои формы первички, то за основу можете взять унифицированные формы и «расчистить» их от ненужных реквизитов. Так, из формы авансового отчета АО-1 можно убрать коды ОКПО и ОКУД, а также ссылку на приказ Госкомстата. Если у вас нет структурных подразделений - можно избавиться и от этой строки в АО-1. Если вы не работаете с иностранной валютой, то можно оставить графы и строки только для рублевых показателей.

Обязательные реквизиты первичных учетных документо вч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ :

• наименование и дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ (то есть вашей организации);
• содержание факта хозяйственной жизни (как правило, это описание операции);
• величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления.

Однако если формы документов вы берете из программы, то нет смысла их менять. Ведь затраты на перенастройку программного обеспечения могут быть существенные. Да и у контрагентов вопросов будет меньше, если они получат от вас документ, составленный по знакомой форме.

Разрабатывая собственные формы, не забудьте про обязательные реквизиты первичного учетного документа, которые нам предлагает новый Закон о бухучет еч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ . В общем-то, эти реквизиты сходны с теми, которые ранее были перечислены в старом Законе о бухучете № 129-ФЗ. Есть лишь одно отличие - теперь можно указывать величину натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни. Если вы помните, по требованиям старого Закона № 129-ФЗ предписывалось в первичных документах указывать измерители хозяйственной операции и в натуральном, и в денежном выражении. В следующем году, если не будет потребности указывать цену, можно этого не делат ьподп. «д» п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ . К примеру, при внутреннем перемещении материальных ценностей в пределах одной организации можно обойтись только натуральными показателями.

Некоторые бухгалтеры задумались о необходимости проставления печати организации на разработанных формах. Наш совет: если не хотите проставлять печать на каких-то первичных документах, то и в форме, которую вы утверждаете, не ставьте буквы «М. П.» (место печати). Особенно это касается внутренних документов - там печать ни к чему. А вот на документах, которые вы будете передавать контрагентам, печать желательна - она повысит уровень доверия к вашим документам.

Об особенностях составления учетной политики на 2013 г. читайте:

В новом Законе о бухучете сказано, что первичные документы утверждает руководитель по представлению бухгалтери ич. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ . Некоторые специалисты сделали из этого вывод, что в учетную политику больше не нужно включать перечень первичных документов, используемых организацией. Однако положения ПБУ 1/2008 по-прежнему обязывают нас это делат ьп. 4 ПБУ 1/2008 .

Учитывая, что этот вопрос вряд ли можно отнести к принципиальным, каждая организация сама решает, как она будет следить за внутренним формотворчеством.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Главный бухгалтер ОАО «Российские коммунальные системы»

“ Одним из оснований внесения изменений в учетную политику организации является изменение требований законодательств ап. 4 ст. 6 Закона № 129-ФЗ ; ч. 6 ст. 8 Закона № 402-ФЗ . Требование нового Закона о бухгалтерском учет еч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ утверждать формы первичных документов не противоречит п. 4 ПБУ 1/2008, согласно которому обязательными элементами учетной политики организации являются формы первичных учетных документов. Следовательно, организация должна утвердить в учетной политике (применяемой или вновь утвержденной) формы первичных документов, которые она будет применять начиная с 2013 г.

Однако существует альтернативная точка зрения, согласно которой организация может утвердить применяемые формы первичных документов отдельным локальным документом. Вывод об этом можно сделать также из п. 4 ПБУ 1/2008, так как в нем прописано, что наряду с учетной политикой также утверждаются формы первичных учетных документов, что дает возможность утвердить их отдельным локальным документом (например, приказом или распоряжением руководителя организации).

По моему мнению, исходя из сложившейся практики, предпочтительно утверждать формы первичных учетных документов приложением к учетной политик е” .

Итак, можно сослаться в учетной политике на перечень форм первичных документов, утвержденных руководителем, и сделать их приложением к учетной политике. А можно вводить новые формы постепенно (по мере надобности) и утверждать их разными приказами руководителя.

Интервью с И.Р. Сухаревым можно прочитать:

Для внешних (двусторонних) документов лучше не устанавливать жестких форм. Ведь контрагента может что-то не устроить в вашей форме, и придется вносить в нее какие-то коррективы. А если контрагентов много и пожелания будут различные, единой формы вообще не получится. Кстати, специалист Минфина И.Р. Сухарев считает, что подпись руководителя на документе, форма которого не утверждена в учетной политике или же немного отличается от утвержденной ранее, и будет свидетельствовать об утверждении формы самого документа.

Не списывайте со счетов унифицированные формы, даже если они с нового года перестанут быть обязательными. Ведь они и привычнее, и не требуют перенастройки программного обеспечения.

Демократизация по отношению к использованию унифицированных форм документов, введенная Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", на практике не означает произвола. Как избежать разногласий с контролирующими органами расскажет опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Актуальность

Всплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов безусловно вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ № 402).

В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов, причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации как самостоятельный раздел, либо приложения к ней, либо как изменения, вносимые в порядке ведения учетной политики.

В бухгалтерском делопроизводстве могут и должны применяться не только самостоятельные и заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно.

Во-первых, остаются обязательными к применению те формы первичных учетных документов, которые устанавливают уполномоченные органы в определенных сферах государственной деятельности на основании других федеральных законов. Это, например, относится к форме кассовых документов, которые на основании положений Банка России о порядке ведения кассовых операций, были утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и от 05.01.2004 № 1.

Рационально использовать и другие ранее действующие унифицированные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, изменяя состав их реквизитов, уточняя и дополняя их с учетом обязательных реквизитов, состав которых установлен ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Для организаций государственного сектора, к которому относятся государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук (п. 9 ст. 3 ФЗ № 402), формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402). Поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности здесь по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее - ОКУД):

• формы документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации»;
• формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» (документация сектора государственного управления, за ведение которой отвечает Минфин России).

И, наконец, рекомендуем не менять кардинально формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, поскольку основные события в сфере трудовых отношений (приём, направение в командировку, предоставление отпуска) регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Вопросы учета кадров и воинского учета регламентируются соответствующими правилами ведения и хранения трудовых книжек и положением о воинском учете, которые утверждает Правительство Российской Федерации.

Кто ответственный?

Закон № 402-ФЗ ввел элемент «демократизации» в работу с документами организации и актуализировал проблему управления ими. Теперь, в целях реализации законодательного требования, формы первичных учетных документов, применяемых организацией, утверждаются Руководителем организации.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства, которая должна стремиться к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой предметной области, может инициировать разработку политики управления документами на основе ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 .

Концепция управления документами предполагает обязательность выделения и отражения во всех внутренних регламентных документах «документоориентированного» аспекта. Это означает установление на уровне блок-схем процесса (или направления деятельности) видов и разновидностей создаваемых документов, формы их представления, срока хранения, полномочий по подписанию, ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

При этом служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечить их единообразие и соответствие фирменному стилю, а также «вхождение» в информационные системы и т.п.

Утверждение форм

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также в установлении единых требований к их составлению и оформлению.

Основным инструментом реализации требований к унификации документов, а также к управлению ими, остаются:

• классификатор унифицированных форм документов, но поскольку его разработка представляет собой серьёзную профессиональную задачу, то возможно начать с разработки классификатора применяемых видов документов, поскольку вся идентификация документов в информационных системах осуществляется через их классификацию;
• табель унифицированных форм документов организации или табель применяемых/разрешенных к применению и утвержденных форм документов;
• альбом унифицированных форм документов/утвержденных и применяемых в организации форм документов.

Классификатор, табель и альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.

Необходимо учитывать, что если документ в зависимости от срока хранения должен создаваться в бумажной форме (например, личная карточка формы № Т-2 изготавливается на плотной бумаге), то альбом форм/его часть будет обязательно состоять из форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в бумажной форме.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ в организации должны быть утверждены:

• первичные учетные документы,
• состав и формы регистров бухгалтерского учета,
• книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни - в организациях, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Т.е. документы, которые имеют самостоятельное значение и состав реквизитов которых может изменяться чаще, чем 1 раз в год (цикл утверждения учетной политики).

Инициатором утверждения форм первичных учетных документов должна стать бухгалтерия организации. При выборе алгоритма утверждения учитывайте, что:

при утверждении приказом в тексте приказа можно установить ответственность, срок введения формы в действие, порядок доведения её до сотрудников организации и т.д.;

при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения подобных конкретных поручений, дать невозможно.

При подготовке проектов форм первичных учетных документов, необходимо учесть, что если форма не меняется, из нее не исключается ни одного реквизита, а только дополняется показателями и реквизитами, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на каждой форме/проекте формы служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя.

Если форма проектируется организацией самостоятельно, то такой же гриф утверждения необходимо оформить на верхнем поле каждого проекта формы (и отразить в метаданных документа при его электронном составлении и подписании), например:

УТВЕРЖДЕНО

от 10.01.2013 № 06

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения, но лучшие практики показывают, что формы документов необходимо утверждать приказами по административно-организационно/административно-хозяйственной деятельности, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют пятилетний срок хранения.

При подготовке проекта приказа необходимо предусмотреть, сразу же вводятся в действие утвержденные формы, или ИТ-подразделению потребуется время для настройки заполнения этих форм в информационной системе.

В тексте приказа рекомендуем указать, на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм, и не только первичных учетных документов, а всех унифицированных форм документов. Эта формулировка уместна и применяется в приказах нормативного характера об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов.

Если в организации ведутся классификатор форм, табель и альбом применяемых форм документов, то в приказе следует отразить признаки идентификации утверждаемых форм по классификатору форм.

Идентификация форм

В примере оформления приказа обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по классификатору форм документов , за разработку и ведение которого несет ответственность служба делопроизводства.

Начинать разработку классификатора форм (унифицированных форм) документов организации рекомендуется с создания самого простого справочника - классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм документов поможет идентифицировать наименования видов документов (как открытый список или структурированный список по степени значимости унифицированных документов или принадлежности их к системе и подсистеме документации).

Например:

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в классификатор унифицированных форм документов (далее – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности.

Например:

Код формы штатного расписания может формироваться так:

03 – Кадры;

0301 – Кадровая политика;

030101 – Численность и состав работников;

030101010113 – Штатное расписание (код по ОКУД 0301017).

Т.е. код формы штатного расписания (01) может быть позднее «встроен» в структуру кода полноценного классификатора унифицированных форм документов.

Роль классификаторов в управлении документами организации весьма значима. Они позволяют:

• регистрировать и идентифицировать применяемые в организации формы документов и их метаданные;
• обеспечивать учет и систематизацию форм документов, составляющих документальный фонд;
• целенаправленно сокращать количество применяемых форм;
• унифицировать формы документов на основе требований государственных стандартов на управленческую документацию;
• оптимизировать и формы представления документов и отражать выбор формы в метаданных о документе;
• исключать из документооборота неунифицированные формы документов;
• обеспечивать контроль за составом и содержанием применяемых форм документов и исключать дублирование информации в них;
• поддерживать «фирменный» стиль документов организации;
• упорядочивать и маршрутизировать документопотоки;
• рационально организовать систему защиты информации за счет идентификации применяемых форм и отражаемых в них операций.

Очень важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов, внесенных в Классификатор форм, с учетом их ведения и поддержания в актуальном состоянии. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты её утверждения и введения в действие (месяц, год), т.е. самую изменяемую идентифицирующую часть.

Например:

0103020113 – Анкета кандидата на работу

Коды форм должны проставляться на каждом листе формы документа, рекомендуется также дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документа по ОКУД. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

ООО "ХХХ" от 30.01.2013 № 16

Код 030101010113

Код по ОКУД 0301017

Внесение изменений в формы документов

В процессе ведения унифицированных форм документов (не только первичных учетных) в организации должен быть установлен алгоритм их утверждения.

Алгоритм следующий:

1. структурное подразделение - инициатор разрабатывает проект необходимой формы или новой её версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы);

Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования соответствующих бумажной или электронной копий), которые будут составляться и оформляться по данной форме .

2. все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают проект формы, т.е. информацию, показатели, проект кода формы по классификатору форм документов и другим классификаторам бизнес-процессов;

Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования заранее сделала бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента её утверждения и введения в действие.

3. подразделение-инициатор оформляет проект приказа о её утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы или уведомления об утверждении или изменении;

4. приказ подписывается руководителем организации;

5. служба делопроизводства вносит утвержденную форму в альбом унифицированных форм организации (актуальная часть), отмененную форму переносит в «архивную» часть альбома, проставляет/подтверждает код формы и вносит соответствующие записи в табель форм и классификатор;

Важно в распорядительной части текста не только утвердить и ввести в действие новую версию формы (полностью, со всеми внесенными изменениями), но и не забыть включить нормативный пункт, что ранее действовавшая форма перестает применяться в организации.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие типовую форму договора возмездного оказания услуг (код формы 0304520713), обязательную для документального подтверждения фактов хозяйственной жизни Общества по учету результатов оказанных услуг с физическим лицом (далее – Типовая форма договора).

2. Возложить функцию методического руководства применением утвержденной Типовой формы договора на заместителя главного бухгалтера Семенову Е.В.

3. Службе делопроизводства (главный специалист Попова А.П.) внести соответствующие изменения в Альбом унифицированных форм документов, применяемых в Обществе, Классификатор и Табель унифицированных форм документов, БД «Табель форм» корпоративной информационной системы и довести утвержденную Типовую форму договора до сведения руководителей всех структурных подразделений Общества через БД «Доска объявлений». Срок – 15.07.2013.

4. Считать утратившей силу типовую форму договора возмездного оказания услуг (код формы 0304520113), утвержденную приказом генерального директора от 30.01.2013 № 16 «Об утверждении и введении в действие форм первичных учетных документов».

5. Возложить контроль за исполнением приказа на главного бухгалтера Петухова Ю.В.

..............................

В данном примере форма, утвержденная в январе 2013 г. (код 0304520113 ), на основании приказа, издаваемого, например в июле 2013 г., заменяется новой (код 0304520713 ).