Входит ли документ в состав общего реквизита. Основные реквизиты документов. Начальник отдела по связямс общественностью
Реквизиты общего бланка:
- 11 - дата документа;
- 14 - место составления или издания.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.
Реквизиты бланка письма:
- 01 - Государственный герб Российской Федерации;
- 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
- 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 04 - код организации;
- 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
- 08 - наименование организации;
- 09 - справочные данные об организации
Отметки на бланке письма для реквизитов:
- 11 - дата документа;
- 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- 15 - адресат;
- 17 - резолюция;
- 18 - заголовок к тексту;
- 19 - отметка о контроле;
- 20 - текст;
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.
Реквизиты бланка конкретного вида документа:
- 01 - Государственный герб Российской Федерации;
- 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
- 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- 08 - наименование организации;
- 10 - наименование вида документа;
- 14 - место составления или издания документа.
Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:
- 11 - дата документа;
- 12 - регистрационный номер документа;
- 18 - заголовок к тексту;
- 19 - отметка о контроле.
По ГОСТу Р 6.30-2003 бумага для бланков документов должна быть достаточно хорошего качества, текст хорошо читаем. Бланки могут быть формата А4 и А5, могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланк документа должен иметь правильные размеры полей. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.
Каждый из этих видов бланков имеет свой набор реквизитов.
Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).
Бланки конкретного вида документов разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Основные реквизиты документа, их наличие и размещение в соответствии с установленными регламентами - одно из условий, обеспечивающих юридическую значимость официального документа. Отсутствующий обязательный реквизит документа лишает официальную бумагу юридической силы и делает ничтожной любую сделку, недостоверной любую информацию. О том, какие сведения являются основными реквизитами документа и каким образом они должны быть расположены на стандартном листе, рассказывается в статье.
Из статьи вы узнаете:
- почему основные реквизиты документа подтверждают его юридическую силу;
- какие виды реквизитов документа существуют;
- какие реквизиты первичных документов являются обязательными;
- каков состав реквизитов документа;
- какое расположение реквизитов документа установлено ГОСТом.
Основные реквизиты документа обеспечивают информации юридическую значимость
Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Согласно тем определениям, которые даны в ГОСТ ИСО 15489-1-2007, документом эту информацию делает наличие обязательных реквизитов . То есть, документ может являться подтверждением правовых обязательств или деловой деятельности компании только в том случае, если соблюден установленный порядок его оформления.
Реквизит документа - это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги. Это условие, при выполнении которого такая бумага считается юридически значимой. Только при наличии всех установленных правилами оформления деловых бумаг реквизитов, она может считаться основанием для совершения сделок, принятия к сведению информации или исполнения изложенных в ней требований, рекомендаций. При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и то, где он размещается.
Основные реквизиты документа, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. Но, в соответствии с приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, с 1 июля 2017 года данный стандарт будет отменен. Вместо него в действие будет введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом следует учитывать, что применяться этот стандарт будет в добровольном порядке.
Виды реквизитов документов
Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:
- каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон и пр.);
- к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ , акт, инструкция, программа работ, платежное поручение и пр.);
- кто является исполнителем;
- кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.
Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:
- постоянные , это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений;
- переменные , реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.
Кроме того, бывают:
- основные реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы;
- дополнительные - это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.
Для каждого из используемых в деловой практике документов разработан свой типовой формуляр. Он представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом, расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТами.
Реквизиты первичных документов
Термин «первичные документы» используется в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
К обязательным реквизитам первичных документов относятся:
- наименование документа (унифицированной формы);
- дата, когда бумага была составлена;
- наименование юридического лица - составителя данного документа;
- содержание оформляемой хозяйственной операции;
- единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
- должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
- поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.
Обратите внимание: В документах первичного учета реквизит «подпись» должен указываться с расшифровкой фамилии и инициалов владельца подписи.
Как правило, первичные документы, для оформления которых используются готовые бланки утвержденных форм, организация может заказать в типографии или купить в специализированном магазине. Такие бланки, по сути, являются типовыми формулярами и все основные реквизиты, предусмотренные для этого вида документов, в них уже наличествуют.
Состав реквизитов документов
Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов, используемых при оформлении деловых бумаг следующий:
01, 02 и 03 - герб РФ, герб субъекта РФ и эмблема или логотип компании, от имени которой оформляется данный документ. На использование гербов требуется специальное разрешение. Логотип или товарный знак компании может использоваться только в том случае, если он зарегистрирован в установленном порядке.
04 - код компании в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО);
05, 06 - регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), присваиваемый компании согласно документам, выдаваемым налоговыми органами;
07 - код формы документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД);
08 - полное и краткое наименование компании в точном соответствии с ее уставными и регистрационными документами;
09 - информация и справочные сведения о компании: ее почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и пр.;
10 - наименование типа документа (на деловых письмах не указывается);
11 - дата составления документа, указывается в формате: ДД.ММ.ГГГГ;
12 - регистрационный номер, присвоенный документу;
13 - регистрационный номер и дата первичного документа, при его наличии, в случае составления ответного письма;
14 - место, где документ был составлен. Реквизит заполняется, если в наименовании организации и ее справочных данных такого указания не содержится;
15 - сведения об адресате;
16 - гриф утверждения . Может содержать информацию о должностном лице, утвердившем документ или ссылку на приказ, которым утверждается данный документ;
17 - резолюция, которую накладывает вышестоящий руководитель;
18 - заголовок текста документа, в котором сформулирована его суть, краткое содержание;
19 - отметка, свидетельствующая о необходимость контроля над исполнением данного документа;
20 - реквизит основной части документа. Представляет собой речевую информацию, отражающую суть документа. Кроме текста может содержать таблицы, диаграммы, анкеты. При заполнении этого реквизита используется официально-деловой стиль изложения с соблюдением установленных регламентов оформления;
21 - отметка о наличии приложения, упоминаемого в основной части;
22 - подпись руководителя компании с расшифровкой;
23 - гриф согласования, заполняется в случае необходимости;
24 - согласующие визы, кроме подписи должны содержать сведения о фамилии, инициалах и дате согласования;
25 - печать организации, использующаяся как заверение подписи должностного лица;
26 - отметка, проставляемая в случае необходимости заверения копии документа;
27 - сведения об исполнителе документа с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона;
28 - отметка о том, что документ исполнен и может быть подшит в дело в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел;
29 - дата и входящий номер документа - отметка о том, что он поступил в канцелярию компании;
30 - идентификатор электронной копии документа, место хранения электронного оригинала данного документа.
Расположение реквизитов документов
То, где располагается на листе стандартного формата каждый из тех реквизитов, что перечислен выше, строго регламентировано. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, на листе формата А4 они должны быть расположены именно так, как показано ниже.
В разделе на вопрос Какие реквизиты придают юридическую силу документу? заданный автором шеврон
лучший ответ это Реквизиты, которые придают документу юридическую силу
Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:
1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы) . Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
2. Название документа (приказ, положение и т. д.) .
3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
5. Текст (содержание) , по сути точно соответствующего его названию.
6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:
6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи) .
6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.
Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.
Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.
В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:
1. государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации;
4. код организации;
5. код формы документа;
6. наименование организации;
7. справочные данные об организации;
8. наименование вида документа;
9. дата документа;
10. регистрационный номер документа;
12. место составления или издания документа;
13. гриф ограничения доступа к документу;
14. адресат;
15. гриф утверждения документа;
16. резолюция;
17. заголовок к тексту;
18. отметка о контроле;
19. текст документа;
20. отметка о наличии предложения;
21. подпись;
22. гриф согласования документа;
23. визы согласования документа;
24. печать;
25. отметка о заверении копии;
26. отметка об исполнителе;
27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28. отметка о поступлении документа в организацию;
29. идентификатор электронной копии документа.
В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.
Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.
Каждый документ имеет три части.
Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.
В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.
В эту группу входят следующие реквизиты:
06 - наименование организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
17 - заголовок к тексту;
19 - текст документа;
21 - подпись;
23 - визы согласования документа;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Остальные реквизиты являются дополнительными.
Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе
Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.
Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).
Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.
Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.
Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.
· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
· дата события, которое зафиксировано в документе.
Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.
Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.
В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат 31 октября 1998 г.
Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.
Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.
Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:
11.10.2001 г. №
При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:
На № от. г.
Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:
· об открытии клуба;
· о награждении победителей предметной олимпиады;
· об утверждении плана туристического похода, и т. п.
Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту
рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.
|
|
Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.
Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.
Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности
Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре
Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.
Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:
- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;
- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;
- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.
Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:
Директор А. В. Соколов
При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.
Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.
Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:
Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:
Директор А.В. Соколов
Главный бухгалтер В.И. Шилова
При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.
Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:
|
|
Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.
Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.
Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.
Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.
Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.
Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение
Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.
Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:
- угловое - в левом верхнем углу;
- продольное - вдоль верхнего поля документа.