Для чего предназначен документ "расходный ордер на товары". Изменение порядка оформления отгрузки по заказам клиентов на ордерном складе Приходный ордер на товар

Этот документ используется для фиксирования последовательного списания товаров со склада и для фиксирования возврата товаров, поступающих по документу «Приходный ордер на товары».
Если отгрузка товаров со склада обязана быть выполнена после фиксирования документа «Реализация товаров и услуг», в таком случае имеет возможность использоваться последовательная отгрузка товаров со склада.
Например. Документ «Реализация товаров и услуг» создается менеджером по продажам, а реальная отгрузка товаров со склада выполняется кладовщиком.
В таком случае менеджер по продажам регистрирует документ «Реализация товаров и услуг». В документе выбирается вид реализации - «По ордеру». Во время проведения этого документа корректируются взаимные расчеты с контрагентом, остатки товаров на складе не корректируются. Остатки товаров в таком случае учитываются в дополнительном регистре «Товары к передаче со мест хранения».
На основе документа «Реализация товаров и услуг» кладовщик регистрирует документ «Расходный ордер на товары», в котором обязан быть выставлен вид операции «Расход по накладной». После проведения товар спишется со склада.
Имеет возможность быть зарегистрировано много расходных ордеров по единому документу «Реализация товаров и услуг».
К примеру, тогда, когда реальная отгрузка товаров кладовщиком со склада выполняется в много шагов. Отгрузка товаров по расходному ордеру всегда выполняется с того склада, который определен в документе «Реализация товаров и услуг».
Возврат тех ТМЦ есть еще одним случаем списания со склада, которые были приняты на склад через приходный ордер и на которые так в итоге и не были зарегистрированы документы финансового учета поступления.
Движения по возврату подобных ТМЦ никак не формируются финансовыми документами, а регистрируются при помощи документа «Расходный ордер на товары». По этой причине в документе "Расходный ордер на товары" определяется вид операции "Возврат через приходный ордер".
Допустимо зарегистрировать много расходных ордеров по единому приходному ордеру.
Если выполняется последовательная отгрузка товаров поставщику в ситуации возврата товаров поставщику, то в этом случае имеет возможность использоваться документ "Расходный ордер на товары". В то же время создается документ "Возврат товаров поставщику", в котором определяется вид реализации "По ордеру". На основе этого документа, во время фактической отгрузке возвращенных товаров поставщику, создается документ "Расходный ордер на товары". Определяется в документе вид операции "возврат поставщику". Допустимо зарегистрировать много расходных ордеров по единому документу "Возврат товаров поставщику".
Также, документ "Расходный ордер" используется и когда выполняется последовательное перемещение со склада на склад либо со склада в НТТ. При помощи расходного ордера, в таком случае, создается отгрузка товара со склада-отправителя. Определяется вид операции "перемещение" в документе.

В предыдущем уроке мы уже говорили о том, что в программе "1С:Управление торговлей 8.2" используется общий список приходных и расходных складских ордеров (см. рис. 7.6). Расходные складские ордера также можно формировать лишь на основании распоряжений на отгрузку товаров, перечень которых представлен на вкладке Распоряжения на отгрузку (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Список распоряжений на отгрузку товаров

На данной вкладке для каждого документа представлены следующие сведения:

• порядковый номер документа;
• дата документа;
• название документа;
• название склада, к которому относится документ;
• количество товаров, которые должны быть списаны со склада.

В поле Дата отгрузки , которое находится в верхней части вкладки, указывается дата отгрузки товара (по умолчанию в данном поле отображается текущая дата, которую можно отредактировать).

Документы в список распоряжений на отгрузку включаются автоматически, и происходит это следующим образом.

• Документы Заказ клиента попадают в список распоряжений на отгрузку после того, как им присвоен статус К отгрузке .
• Внутренние заказы предприятия попадают в список распоряжений на отгрузку после того, как им установлен статус К выполнению .
• Документы Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров, Сборка (разборка) товаров и Требование-накладная попадают в список распоряжений на отгрузку только при том условии, что они были оформлены не на основании заказа, а отдельно.
• Документ Списание товаров попадает в список распоряжений на отгрузку только в том случае, если он сформирован не на основании документа Инвентаризация товаров .

Кроме этого, в список распоряжений на поступление всегда попадает документ Возврат товаров поставщику .

Если вы хотите создать новый расходный складской ордер, установите курсор на тот документ, на основании которого он будет сформирован, и выполните команду Все действия | Создать расходный ордер или нажмите кнопку Создать расходный ордер в инструментальной панели вкладки. После этого откроется окно ввода и редактирования расходного ордера, изображенное на рис. 7.10.

Рис. 7.10. Формирование расходного складского ордера

Содержимое данного окна будет заполнено автоматически на основании выбранного документа. Отличаться будет лишь поле Номер - его значение программа создаст при сохранении документа. При необходимости в поле Отгрузка можно отредактировать дату списания товаров со склада (здесь по умолчанию предлагается текущая дата).

Как и в случае с приходными кассовыми ордерами, некоторые действия нужно будет выполнить вручную. В поле Отгружено следует вручную ввести фактически отпущенное количество каждой товарной позиции (оно может отличаться от значения поля Отгрузить , в котором показывается количество ценностей в соответствии с документом-основанием). Также необходимо присвоить документу статус Отгружен - он выбирается из раскрывающегося списка в поле Статус . Товары будут списаны со склада после нажатия в данном окне кнопки Провести и закрыть .

Если же вы не хотите пока списывать ценности - оставьте статус К отгрузке , который предлагается по умолчанию. При этом документ можно не проводить по учету, а только сохранить в конфигурации с помощью кнопки Записать объект или нажатием комбинации клавиш Ctrl +S .

Рассмотрим, как в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документов при реализации товаров с ордерного склада.

Основным отличием при использовании ордерной схемы документооборота от оформления документов при реализации с обычного склада является то, что процесс отгрузки товара со склада разделен на две составляющие, на два этапа.

Первое - это оформление расходной накладной, которая является финансовым документом. Она оформляется также, как и при реализации с обычного склада. Через журнал «Документы продажи» создается «реализация товаров и услуг» .

Но для того, чтобы отразить факт списания товаров со склада, факт его реализации, в разделе «Склад и доставка» в группе «Ордерный склад» есть команда «Отгрузка» - журнал отгрузочных документов. И в данном случае создается дополнительно расходный ордер.

Создается расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 обычно кладовщиком, в то время как расходную накладную может создавать менеджер по продажам. И такой расходный ордер списания товаров со склада является как раз подтверждением складской операции.

На что здесь стоит обратить внимание?! Во-первых, включается опция использования ордерных складов в разделе «Администрирование» - «Нормативно-справочная информация и администрирование» в группе «Склад и доставка» есть флаг «использовать ордерные склады» . Далее, для каждого склада, если он является ордерным, на вкладке «ордерная схема и структура» устанавливается, для каких операций будут использоваться ордерные схемы документооборота. Можно установить использование такой схемы для поступления товара, либо для отгрузки, либо для внутреннего товародвижения.

Следующее, на что стоит обратить внимание, это - в разделе «Склад и доставка» - «порядок оформления накладных и расходных ордеров» , у нас сейчас установлен порядок сначала заказа, затем - ордера и накладные . В данном случае распоряжением для расходного ордера будет являться заказ покупателя. Если же выбрать второй пункт, сначала заказы и накладные, потом ордера , то перед созданием расходного ордера со склада необходимо будет оформить сначала расходную накладную.

Итак, посмотрим, как же оформляется операция реализации товаров с ордерного склада.

Создание индивидуального соглашения с клиентом (покупателем) в программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Начнем с создания индивидуального соглашения с нашим клиентом-покупателем. Пусть соглашение будет №2 от сегодняшнего числа. Назовем мы данное соглашение «Продажа мебели». Клиент у нас будет «Магазин Техника для дома (Вологда)». Контрагент соответственно будет «Техника для дома». Контактное лицо и типовое соглашение заполнять не будем. Период действия соглашения «бессрочно», статус его «действует». Операция «реализация». С нашей стороны выступает Торговый дом «Оптовичок», и ответственный менеджер в данном случае я - «администратор».

На вкладке «Условия продаж» порядок расчетов будет осуществляться по заказам. Валюта «рубли», цена включает НДС. И вид цен, который будет использоваться при продаже - «оптовая продажа». Порядок расчетов у нас - расчеты в рублях и оплата в рублях. Условия оплаты - пусть будет «кредит 100%». Таким образом, мы даем клиенту отсрочку, пусть она будет предоставлена на 5 дней, рассчитывается она по календарным дням. Склад, с которого будет осуществляться реализация - в нашем случае это будет «ордерный склад», что мы и отметим в данном соглашении.

На вкладке «Уточнение цен по товарам» уточним, что дополнительно у нас будет осуществляться доставка товара. Вид цены - произвольная. И скажем, что привезем товар до клиента за 1000 руб. На вкладке «Уточнение цен по ценовым группам» ничего дополнительно мы уточнять не будем. Никакие дополнительные скидки по данному соглашению предоставлять не будем. Такое соглашение с клиентом можем записать и закрыть.

Заказ покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Создадим на основании данного соглашения заказ нашему клиенту. Я сейчас воспользовался «вводом на основании». В принципе, можно было перейти в журнал заказов и создать заказ непосредственно из журнала заказов. Но «ввод на основании» в данном случае хорош тем, что программа 1С Управление торговлей уже заполнила значительную часть информации. А именно - у меня уже заполнен клиент и контрагент, выбрано типовое соглашение. Заполнена информация о нашей компании, о складе, с которого будет происходить отгрузка. Уточним в данном случае дополнительно условия платежа - пусть это будет кредит после отгрузки. Укажем дату.

Перейдем на вкладку «Товары» и подберем здесь те товары, которые нам нужны. Воспользуемся командой подбора. В данном случае нас будет интересовать «мебель», а именно - стул кухонный «красное дерево». У нас есть 3 штуки. Нам необходимо будет отгрузить нашему клиенту 2 позиции. Стол обеденный «светлое дерево», нужно будет отгрузить 1 позицию. Вернемся по команде Back space к списку номенклатуры и отгрузим дополнительно стол. Стул «красное дерево» - необходимо будет отгрузить 4 единицы. Стол «светлое дерево» - необходимо будет отгрузить также 4 единицы. Перенесем данные позиции в документ.

Также нам необходимо будет добавить здесь доставку товара. 1 позиция, 1 штука в количестве 1000 рублей - в данном случае программа взяла цену из нашего индивидуального соглашения с клиентом.

Перейдем на вкладку «дополнительно» и убедимся, что здесь у нас заполнена вся основная информации, а именно: ответственный менеджер, подразделение, валюта, информация о налогообложении и то, что цена включает НДС. В данном случае заказ оформляется у нас не в рамках сделки, поэтому информация о сделке не заполнена.

Отметим все наши товарные позиции и установим им статус «отгрузить» . Проведем и закроем такой документ.

Расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

После того, как был создан «заказ покупателя», необходимо отразить операцию отгрузки товара с нашего ордерного склада. Для этого мы переходим в раздел «Склад и доставка» . В группе «Ордерные склады» находим команду «Отгрузка» . Сейчас у нас открыт журнал-помощник «создание складских ордеров» в части реализации, отгрузки.

В верхней части необходимо указать ордерный склад. И как только мы выбрали наш склад, в верхней левой части нам стало доступно распоряжение - заказ нашего клиента на отгрузку. В правой части мы видим, какие номенклатурные позиции нам необходимо собрать. В этой части присутствуют 3 колонки - «собрать», «собирается» и «собрано» , по которым, в зависимости от статуса ордера, мы можем отслеживать состояние подбора товаров из ячеек для отгрузки.

В нижней части нашего журнала присутствует список складских ордеров оформленных либо находящихся в оформлении. Для того, чтобы оформить складской ордер, необходимо в верхней части выделить распоряжение, которое является основанием для создания ордера, и по одноименной команде создать ордер. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, создать ли ордер по всем распоряжениям, находящимся в данном окне, либо по одному выделенному. В данном случае - не имеет значение, какую команду выполнить, поскольку у меня одно распоряжение и нужно создать один ордер. Но я воспользуюсь командой «по выделенным распоряжениям».

Жму кнопку «Ок». У меня создался ордер. Я могу его открыть и посмотреть, что же система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 здесь заполнила.

Мы видим, что на основной вкладке заполнен «получатель». Заполнен склад, с которого производилась отгрузка. Ответственный - кладовщик. Приоритет нашего ордера. На вкладке «Товары по распоряжениям» подобраны те распоряжения, по которым производилась отгрузка, и то количество товаров, которое было указано в данном распоряжении.

На вкладке «отгружаемые товары» заполнены те товары, которые непосредственно отгружаются со склада. На данной вкладке кладовщик может отредактировать, установить вручную то количество, которое непосредственно отгружается, если оно не соответствует тому количеству, которое необходимо отгрузить. Такой ордер проводится.

Расходная накладная в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Теперь можно создать непосредственно расходную накладную. Для этого мы переходим в раздел «Продажи », «документы продажи», и на вкладке «к оформлению » находим наш заказ клиента. На основании него можно оформить расходную накладную. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, какой документ нам оформить: «реализация товаров и услуг (4 поз.)» либо «акт выполненных работ (1 поз.)». Напомню, что в нашем «заказе покупателя», помимо товаров, есть позиция «доставка товаров», которая является услугой. В данном случае мы оформим «реализацию товаров и услуг».

Программа 1С Управление торговлей версия 11.2 создала нам документ «Реализация товаров и услуг». На вкладке «основные» уже заполнена вся основная информация. В частности, что реализация осуществляется по соответствующему заказу. Заполнена информация о клиенте, о его контрагенте, используемом соглашении; информация о нашей организации и складе, с которого производится реализация; валюта документа.

На вкладке «Товары» уже заполнена номенклатура с их характеристиками, отгружаемое количество, виды цен, сами цены и суммы взаиморасчетов.

Такой документ можно провести. На основании него можно создать счет-фактуру. Теперь у нас по нашему заказу осуществлена отгрузка товара.

Вернемся к журналу «Заказы клиентов» . И для нашего заказа на позиции «доставка товара» также установим обеспечение «отгрузить» .

После того, как мы установили такую позицию, в состоянии «отгрузить», в документах продажи на вкладке «к оформлению» можно воспользоваться кнопкой F5 (обновить) и мы опять увидим наш заказ в качестве основания-распоряжения для создания реализации. Причина теперь в том, что по заказу снова есть 1 позиция, а именно - «доставка товара», на которую необходимо оформить документы реализации. Воспользуемся командой «оформить по заказам». Программа 1С Управление торговлей автоматически определила, что у нас будут реализовываться только услуги, и создала для них акт выполненных работ. Данный акт создался также по заказу.

На вкладке «Основные» указана информация о клиенте и его контрагенте, информация о нашей организации об использованном соглашении.

На вкладке «Услуги» заполнена информация об услугах по доставке товара в количестве 1 штуки, и произвольная цена 1000 рублей.

На вкладке «Дополнительно» можем проверить, что заполнена вся основная информация о нашем менеджере, о подразделении. Валюта расчетов - рубли. Продажа облагается НДС, и цена также включает НДС. Такой акт можно провести. На основании него можно оформить счет-фактуру.

Теперь, на вкладке «распоряжения для оформления» документов продаж заказ наш исчез, поскольку сейчас в нем отсутствуют неотгруженные товарные позиции со статусом «к отгрузке». Если мы вернемся к нашему «заказу клиентов», обновим информацию о нем, то мы увидим, что заказ отгружен на 100%, и по нему ожидается оплата. Собственно говоря, давайте и проведем такую оплату.

Безналичная оплата от покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Пусть оплата у нас будет поступать безналичным способом, и проведем мы ее вводом на основании распоряжений.

Для этого перейдем в раздел «Казначейство» , выберем «безналичные платежи» , и на вкладке «к поступлению» укажем, что основанием платежа у нас будут выступать документы расчетов наш «заказ клиента».

На основании него можно оформить поступление безналичных денежных средств. Пусть у него будет произвольный номер платежного поручения от сегодняшнего числа.

Обязательно установим флаг, что документ проведен банком . Можно проверить сумму платежа и расшифровку. Убедимся, что у нас указан «заказ клиента №2». Покупателем выступает магазин «Техника для дома (Вологда)».

Такое поступление безналичных денежных средств можно провести и закрыть.

Если сейчас мы обратимся к списку наших заказов, то мы увидим, что по заказу отражена 100% оплаты. 100% отгрузки мы уже видели раньше. И текущее состояние заказа - он готов «к закрытию» . Соответственно, можно закрыть данный заказ как полностью отработанный.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 дополнительно предупреждает нас, что у полностью отработанных, выделенных заказов в списке будет установлен статус «закрыт» , подтверждаем данное действие.

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документооборота операций, связанных с реализацией товаров с ордерных складов.

Набор-комплект служит для удобного оформления операций продажи, комплектов, не требующих длительной сборки. Набор-комплект не хранится на складе, процесс комплектации происходит в момент отгрузки товаров покупателю. На набор-комплект могут быть назначены цены, отличные от суммарной цены комплектующих, входящих в его состав. Набор-комплект вводится в табличную часть документов на закладке, содержащей список товаров, как обычный товар. При проведении документа реализации со склада списываются те комплектующие, которые входят в набор-комплект, а по регистру продажи фиксируется продажа набора-комплекта. Себестоимость этого набора-комплекта рассчитывается как сумма себестоимостей комплектующих, входящих в его состав.

Организация складского учета с использованием ордеров позволяет в разные моменты времени фиксировать в автоматизированной системе движения товаров в количественном измерении и отражение этих движений в суммовом выражении. Документы, которыми оформляют движения товаров по складу, называют ордерами на товары (Приходный ордер на товары , Расходный ордер на товары ). Документы, отражающие движения по суммовому учету (финансовые документы), - это, например, Поступление товаров и услуг , Реализация товаров и услуг .

Ордера на товары оформляются кладовщиками на складах. В этих документах указывается в обязательном порядке склад, наименование товара, его количество. Не фиксируются никакие данные о сумме поступивших или списанных товаров.

Ордера используются для оперативного учета перемещения товаров на складах в количественном выражении.

Стоимостная оценка принятых или переданных товаров производится только на основании финансовых документов. При операциях поступления товаров, как правило, финансовые документы запаздывают, поэтому приходные ордера дают возможность оперативно оформить поступление товаров на склад и увеличить объем доступных складских остатков в учетной системе. При реализации наоборот, как правило, сначала выписываются финансовые документы, а затем на их основании производится отгрузка со склада с оформлением расходного складского ордера.

Внимание!
Использование ордерной системы не является опциональной настройкой всей системы. Решение об использовании ордерной системы можно принимать отдельно для каждого конкретного случая, то есть для одних поступлений товаров можно оформлять ордера, другие приходовать сразу и проводить одновременно по складскому и финансовому учету. Аналогичным образом можно поступать и при реализации товаров .

Механизм складских ордеров удобно использовать и для оформления неотфактурованных поставок. В этом случае приходным ордером товары приходуются на склад, а при поступлении финансового документа (Поступление товаров и услуг , Счет-фактура полученный ) оформляется финансовый документ учета поставок.

В конфигурации реализована также возможность перемещения товаров с использованием ордерной схемы.

Перемещение товаров в рамках ордерного склада производится в два этапа: отгрузка товаров со склада-отправителя и поступление товаров на склад-получатель. Применение ордерной схемы перемещения позволяет контролировать момент отгрузки товара с одного склада (оформление документа Расходный ордер на товары со склада-отправителя) и поступление товаров на другой склад (оформление документа Приходный ордер на товары на склад-получатель).

При использовании ордерной системы важно учесть несколько требований, предъявляемых к такой организации документооборота:

• кладовщик (или оператор по вводу ордеров) должен хорошо знать организацию номенклатурного справочника в системе и быстро находить нужные позиции;
• в случае прихода новых товаров, которые ранее не проходили по учетной системе, надо регламентировать ввод новых позиций товаров в номенклатурный справочник - эти позиции должны либо быть введены заранее до прихода товаров на склад, либо кладовщику должно быть разрешено заводить новые элементы номенклатурного справочника;
• оформление приходных ордеров на товары должно производиться до оформления финансовых документов поступления;
• оформление расходных ордеров на товары должно производиться после оформления финансовых документов реализации.