Изменить в учетных документах фамилию. Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру. Документы для смены фамилии

Смена фамилии сотрудником – не такая уж редкость, но это событие влечет за собой долгую процедуру, связанную с заменой старых документов новыми. Узнайте, как в этом случае правильно составить приказ, скачайте образец.

Из этой статьи вы узнаете:

Приказ об изменении фамилии: основания

Человек меняет фамилию по разным причинам: возможно, прежняя была слишком труднопроизносимой, неблагозвучной или человек заменяет ее по религиозным соображениям. Иногда мотивы могут быть иными, и гражданин не обязан их разъяснять. Но по большей части это дела семейные, замужество или развод, в связи с которыми женщина (а порой и мужчина) берет фамилию супруга или отказывается от нее. Чтобы внести изменения в служебные документы, необходимо издать приказ.

Как и любое распоряжение руководства, этот документ должен иметь веские обоснования. Нельзя инициировать процедуру замены данных в документах, опираясь лишь на слова служащего. Для издания приказа об изменении фамилии директор, обычно через кадровика, запрашивает у работника следующие документы:

1. Заявление. Служащий обязан сам заявить об изменениях, произошедших в его жизни и попросить руководство заменить данные в его кадровых и бухгалтерских документах. Заявление пишется в вольной форме, указывается старая фамилия и новая, в заключительной части перечисляются приложенные документы. Часто возникает вопрос, какую фамилию указывать в обращении. Фактически у человека по документам уже новая фамилия, но ведь в компании он все еще числится под старой, так что верно будет использовать именно ее.

Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились. Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала "Справочник кадровика" подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички.

2. Паспорт с новыми данными плюс его копия.

Всех бумаг должно быть по две копии, они прилагаются к заявлению и передаются лично руководителю или в отдел кадров. Одна из них заверяется и вкладывается в личное дело, вторая будет подшита к приказу в качестве его основания.

Приступать к оформлению приказа можно исключительно при наличии всех документов. Возможно, с выдачей нового паспорта возникнет задержка, тем не менее, придется повременить, пока он не окажется на руках у работника, и тот не предъявит копию и оригинал для сверки.

Как составить приказ о смене фамилии сотрудника

Унифицированной формы приказа об изменении фамилии в 2019 не существует, он пишется в вольной форме с соблюдением общих правил издания распоряжений. Чтобы избежать ошибок и лишней траты времени, разумно будет разработать готовую форму и утвердить ее ЛНА.

Женщины всегда будут выходить замуж, время от времени они будут разводиться, менять фамилии, так что готовый образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака или его расторжением будет полезен работодателю. Структура его проста, никаких специфических особенностей в процедуре нет, руководствоваться при разработке можно следующим алгоритмом:

Шаг 1. Заполнить “шапку”. Лучший вариант – готовый фирменный бланк со всеми реквизитами. За неимением такового нужно просто обозначить сверху наименование компании.

Шаг 2. Указать реквизиты документа – дату, номер и место составления.

Приказ о смене фамилии по личному составу в 2019 оформляется не позднее трех дней с момента подачи заявления, если все сопутствующие бумаги в порядке.

Шаг 3. Детализировать суть приказа. Для начала прописывается мотивировка – на основании каких документов будет происходить правка документов компании. Сюда включаются все бумаги, которые служащий приложил к своему заявлению с их реквизитами. Далее следуют указания:

    о смене прежней фамилии на новую в учетных документах фирмы;

    о доведении измененных данных до сведения бухгалтеров;

    о возложении ответственности за исполнение распоряжений на ответственное лицо.

Непременно обозначается дата, до которой должны быть завершены все манипуляции по смене данных. Это крайне важно, иначе служащий может вовремя не получить зарплату.

Шаг 4. Заверить документ автографом директора. Прочие работники, упомянутые в акте, включая самого субъекта смены данных, расписываются в ознакомлении с распоряжением, проставляя его дату.

Далее назначенные лица незамедлительно приступают к работе по правке учетных документов, а сам приказ фиксируется в журнале приказов по личному составу .

Куда еще вносятся изменения в связи со сменой фамилии сотрудником

Документация, касающаяся каждой штатной единицы в компании, довольно обширна и важно не забыть ни одного документа, нуждающегося в правке, иначе возникнет путаница, затрудняющая кадровый учет, производственный процесс и трудовую деятельность конкретного работника. Как правило, образец приказа о смене фамилии уже содержит перечень документов, подлежащих редактуре. Он включает:

    Трудовую книжку. Правила хранения ТК (п.26) предусматривают эту процедуру. Важно производить ее аккуратно, учитывая значимость документа. Прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, так, чтобы она оставалась читаемой, а новая вписывается чуть выше. На внутренней стороне обложки делается поясняющая запись, содержащая реквизиты приказа и заверенная подписью директора и печатью.

    Личную карточку Т-2.

    Личное дело . Также в него подшивается копия свидетельства о заключении/расторжении брака.

    Трудовой договор. Здесь ничего перечеркивать не нужно, правильнее любые правки в него вносить посредством составления допсоглашения, в котором прописывается дата смены фамилии, реквизиты приказа.

    СНИЛС. Предпочтительнее, если служащий сам обратится в ПФР с просьбой о замене свидетельства, но, если он доверяет этот вопрос компании, она обязана ему посодействовать, отправив в ПФР все необходимые документы – приказ и его обоснования.

    Банковскую карточку. Как правило, человек, меняющий фамилию, самостоятельно занимается заменой карты, но, если она выдавалась через предприятие, у которого заключен договор с банком-посредником, запрос на выдачу карты с новыми данными придется делать самой компании.

Изменение фамилии – частая практика в современном мире. Это может быть либо по случаю, например, по бракосочетанию, либо по собственному желанию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Каждая процедура отличается своей стоимостью и процедурой выполнения.

Что нужно знать?

Фамилия переходит к ребенку от родителей. Бывает и так, что он вырастает, и понимает, что ему необходимы другие данные. Он вправе их изменить, будучи совершеннолетним человеком.

Федеральный закон гласит, что может любой человек, имеющий паспорт.

То есть, соответственно, это может сделать и подросток в возрасте 14–18 лет. Но здесь есть несколько особенностей. Он обязан спросить письменного разрешения родителей.

Если же они дают отказ, то он вправе с этим согласиться или подать в суд. В этом возрасте уже позволено это делать. Возможно взять фамилию как близкого родственника, так и дальнего.

А вот взять фамилию политического деятеля или кумира не получится. Закон против такой тенденции и оговаривает это в своих законодательных актах. Но в некоторых случаях сотрудники органа ЗАГС идут на уступки и удовлетворяют требования обратившихся.

Самая популярная причина для замены это и . И в той и иной ситуации женщина вправе сделать выбор – будет ли она менять свои данные или нет.

Если будет, то необходимо в ближайшее время заменить всю документацию, где прописаны персональные данные. Если же нет, то будут проблемы с регистрацией ребенка в детский садик и школу. Потребуется как минимум соглашение биологического отца.

Оформление в этом случае происходит автоматически после заполнения заявления на развод или бракосочетание.

Основанием для перемены фамилии в становится свидетельство о разводе или бракосочетании соответственно.

Сразу после получения документов нужно . Это делается в 30– дневный период. Если этого не совершить, то на человека накладывается солидный штраф.

Также необходимо помнить, что закон подразумевает два понятия – перемена и изменение данных:

  • Изменение возможно только при бракосочетании, разводе и усыновлении. В этом случае выдается свидетельство о факте замены.
  • А при перемене оплачивается полная государственная пошлина, и действие сопровождается справкой–подтверждением, на основании которой уже меняется паспорт.

Дополнительной причиной для перемены может быть неблагозвучность. Это первоочередная причина, по которой обращаются граждане. Многие не могут жить с фамилией, напоминающей им плохие воспоминания. Именно поэтому, они вправе подать заявление в ЗАГС и уже через несколько дней оно может рассматриваться.

При стандартном рассмотрении заявления стоимость услуги 1000–1600 рублей, а время – 30 дней. В некоторых случаях возможно увеличение срока до двух месяцев.

По истечению этого времени, представитель органа ЗАГС должен уведомить клиента о рассмотрении и о решении. После этого, при отрицательном решении выдаются все поданные документы, и оговаривается отказ. А при положительном решении выдается подтверждающий документ.

Дополнительной причиной для перемены фамилии становится национальная особенность. Если человеку передается фамилия по наследству, то возможно приобретение данных от бабушек дедушек, которые ранее жили в ином государстве. Это трудно выговариваемая фамилия также считается особой причиной для изменения, поэтому заявление принимается без отговорок.

Бывают и особые случаи, когда имеет место быть ошибка сотрудников ЗАГСА, из–за которых происходит путаница в документах.

Все это ведет к повторной подаче заявления. Единственным нюансом здесь становится то, что оплачивать государственную пошлину обязано государство, а не клиент.

Основанием для смены фамилии становятся и иные обстоятельства в виде:

  • личное предпочтение;
  • желание избавиться от воспоминаний;
  • совет нумеролога или астролога;
  • восстановление исторических данных.

В данных случаях необходимо взвесить все преимущества и недостатки действия. Такое событие должно взвешиваться и не приниматься сгоряча.

Необходимо изначально узнать обо всех особенностях процесса, стоимости и пакете документов.

Закон

Самым важным законом при решении таких вопросов становится от 15.11.97 года «Об актах гражданского состояния». Именно там прописаны основные аспекты процедуры и требования.

Также незаменимым законом становится Семейный кодекс, который оговаривает вопросы, связанные со сменой фамилии при замужестве, усыновлении и разводе.

Смена фамилии по желанию

Смена фамилии по желанию осуществляется по просьбе самого клиента и его заявлению. Официальное оформление процедуры – обязательное условие. И она оформляется только по соответствующим стандартам.

Подается заявление в орган ЗАГС с описанием причины. Там же прописываются основные реквизиты, такие как наименование учреждения и от кого.

Необходимо помнить, что сразу после смены данных, нужно заменить паспорт. Для этого:

  1. Посещают паспортный стол, узнают о пакете документов и реквизитах.
  2. Затем оплачивают обязательный платеж –– , в размере 300 рублей.

На момент перевыпуска паспорта клиенту выдается временное удостоверение личности. По нему нельзя взять кредитные обязательства, но можно предъявить правоохранительным органам.

Взрослому

Многие совершеннолетние граждане, решившиеся на такой шаг, желают знать как происходит смена фамилии по желанию. Происходит это обычным способом. Гражданин Российской Федерации посещает отделение территориального органа ЗАГС.

В соответствии с действующим законодательством, сейчас он может это сделать как по месту регистрации, так и по месту проживания и пребывания.

В отделении консультируется по поводу полного пакета документов, берет реквизиты для оплаты. Затем оплачивает государственную пошлину в отделении Сбербанка или в терминале представленного учреждения.

Стоит помнить, что последний метод затребует дополнительную комиссию. А первый метод запрашивает дополнительное время для перевода.

Затем гражданин:

  • приходит в отделение органа ЗАГС;
  • заполняет заявление формы №15;
  • прилагает паспорт и документы, подтверждающие возможность получения фамилии, квитанцию об уплате государственной пошлины.
  • ожидает решение в течение 30 дней.

После этого его уведомляют о решении и выдают справку о перемене фамилии. С этим документом уже можно отправляться в паспортный стол для изменения данных в паспорте.

Ребенку

  • Группа 14–18 лет может самостоятельно подать заявление на изменение фамилии. Но при этом им требуется обязательное согласие родителей. Если они не согласны, то он может оспорить это действие в суде. Если это эмансипированный ребенок, то такого согласия не требуется.
  • Группа 10–14 лет. Ребенок самостоятельно подать заявление не может. За него это делают родители, но с согласия малыша. Для этого он обязан дать согласие.
  • Группа до 10 лет. Здесь право выбора ребенку не предоставляется. Но для подачи заявления на изменение фамилии необходимо письменное согласие органов опеки и попечительства.

Процесс подачи документации и изготовления подтверждающей справки аналогичен взрослому контингенту.

Как происходит?

Представитель органа ЗАГС принимает документы, а затем производит манипуляции по внесению в реестр новых данных гражданина Российской Федерации.

Куда обращаться?

Для изменения фамилии необходимо обращаться в территориальный орган ЗАГС с заявлением.

Для изменения данных в других документах, таких как паспорт, водительское удостоверение, нужно обращаться в соответствующие государственные органы – паспортный стол и ГИБДД.

Пошаговая инструкция

Смена фамилии по желанию в 2019 году предполагает определенный алгоритм действий:

  • консультация у представителя органа ЗАГС;
  • оплата по реквизитам государственной пошлины;
  • сбор необходимой документации;
  • написание заявления установленного образца;
  • подача документов;
  • получение справки, подтверждающей смену фамилии;
  • внесение изменений в остальные документы.

Заявление

Подается в формате №15. Образец заполнения можно найти на стенде территориального органа ЗАГС.

  • наименование учреждения, в которое подается заявление;
  • фамилия, имя и отчество заявителя;
  • паспортные и регистрационные данные;
  • основания для изменения фамилии;
  • подпись, расшифровка и дата.

Составляется в двух экземплярах.

Список документов

Для изменения фамилии понадобится предоставить:

  • действующий паспорт;
  • свидетельство о рождении заявителя;
  • свидетельство о рождении несовершеннолетних детей;
  • свидетельство о браке/разводе;
  • заявление на изменение фамилии;
  • квитанцию об оплате государственной пошлины.

В дополнение могут потребоваться и иные документы.

Сроки

Проверка документации производится в течение 30 дней. Но государственная инстанция вправе продлить этот срок до двух месяцев. По истечению периода клиент извещается о принятом решении в должном порядке.

Оплата госпошлины

Как и говорилось ранее, стоимость процедуры зависит от статуса человека:

  • при бракосочетании – 300 рублей;
  • при разводе – 1000 рублей;
  • для ребенка – 300 рублей;
  • иные случаи (в том числе по собственному желанию) 1000–1600 рублей.

Оплата производится через кассу Сбербанка, дистанционно через личный кабинет представленного учреждения и через терминал.

Какие документы нужно менять?

После оформления справки, подтверждающей смену фамилии, необходимо внести данные в остальные документы:

  • Паспорт. Это первоочередной документ, подлежащей замене. Стоимость процедуры 300 рублей. Изготавливается в течение 30 дней. На время изготовления выдается временный документ, удостоверяющий личность. Подача документации происходит в паспортный стол, не позднее 30 дней после изменения фамилии.
  • Водительское удостоверение. Также главный документ для замены. Как только меняется фамилия, документ становится недействительным. И при установлении этого факта сотрудниками, на человека накладывается штраф, соизмеримый со штрафом за езду без прав. Выдается новое удостоверение только после прохождения медкомиссии. Соответственно, вся процедура обойдется гражданину в 2500 рублей. Оформление возможно как дистанционным методом, так и в отделении.
  • Медицинский полис. Оформляется в страховой компании или работодателем, или лично самим клиентом. Не затребует много времени и денежных средств.
  • Загранпаспорт. Также оформляется за 30 дней. Происходит это в Федеральной миграционной службе. Стоимость процесса 2500–3000 рублей в зависимости от выбранного предложения.
  • Банковская карта. Подлежит обязательной замене. Стоимость варьируется от тарификации банка. В среднем стоимость составит 50–200 рублей. Изготовление примерно займет 2 недели. В некоторых случаях перевыпуск будет более быстрый. Для получения необходимо предоставить паспорт и документ, подтверждающий изменение фамилии.

Дополнительно нужно внести изменения в ИНН, СНИЛС, трудовую и медицинскую книжку.

На видео о порядке оформления

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

- Слушай, я опять ничего не поняла: один эксперт говорить одно, другой - полностью противоположное, причем оба - чиновники высшего ранга, разбирающиеся в этой теме!

- Какой теме? - Маша не могла понять, что так возмутило Катю.

- Да у меня работник один фамилию поменял. Ну, как запись в трудовую вносить, понятно: старую фамилию аккуратно зачеркнула, новую строчкой ниже написала, ссылку на свидетельство дала на внутренней стороне обложки. А дальше никак. Про личную карточку сказано, что записи необходимо внести и заверить, а как внести, куда - ни слова. С допом к договору еще веселее: один пишет - не надо его делать, это не существенное условие договора, другой - заключите соглашение. Ну и мне без приказа в базе фамилию не поменять.

- Давай по порядку. С трудовой - молодец. Все правильно сделала. Раз в личной карточке не указано, куда вносить запись, делай, как тебе удобнее. Я обычно зачеркиваю старую фамилию. Чтоб она осталась читаемой, а ссылку на документ - основание даю сверху первого листа. Но можно это сделать и в десятом разделе - для дополнительных сведений. Про соглашение в связи со сменой фамилии в ТК действительно нет ни слова. В принципе, это обстоятельство никак не зависящее от договоренности работника и работодателя. Точнее, вообще от работодателя не зависит. Его делают для удобства. Я обычно пишу что с такого-то числа сторону договорились изложить преамбулу такого-то договора в следующей редакции, и дальше текст преамбулы, но с новой фамилией.

- А приказ я могу распечатать из программы? Вроде, для него унифицированной формы нет?

- Можешь.

- А к старым табелям, приказам мне его копию прикладывать не надо?

- Нет, табельный номер же остается прежним.

- А в книге учета трудовых надо фамилию исправлять?

- Об этом тоже нигде не сказано, при увольнении ты будешь искать запись о приеме трудовую по дате приема, плюс старая фамилия будет читаемой, так что не вижу смысла.

- Уф-ф. Вроде, все понятно. Спасибо.

Шпаргалка

Внесение данных об изменении фамилии, имени, отчества в трудовую книжку регулируется пунктом 26 и пунктом 2.3 Инструкции, утвержденной (приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Для внесения изменений необходимы:

  • новый паспорт,
  • свидетельство о заключении / расторжении брака,
  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Внесение изменений персональных данных работника в необходимо заверить подписью ответственного лица (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1).

Внесение изменений в прочие документы, возникающие в процессе трудовых отношений, законодательно не регламентируется, поэтому руководствуемся здравым смыслом и удобством делопроизводства.

С момента предъявления работником документов, подтверждающих смену фамилии, во вновь издаваемых документах будет фигурировать именно она. Для этого необходим соответствующий приказ в произвольной форме. Главное, издать его с соблюдением всех норм делопроизводства. Во внесении исправлений в ранее выданные документы необходимости обычно нет.

О смене работником фамилии необходимо - бухгалтерию, службу охраны труда, IT отдел и т.д. Если работник контактирует от лица организации с партнерами, их тоже необходимо .

Также работнику необходимо как можно быстрее поменять и ИНН (при наличии), чтоб у работодателя не было проблем с отчетностью. Заявление о замене СНИЛС может он может подать, лично обратившись в отделение ПФ РФ, или через работодателя (п. 27 и 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). ИНН должен заменить сам работник в налоговой инспекции по месту регистрации (п. 36 приказа Минфина России от 05.11.2009 № 114н).

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Скажите пожалуйста, при смене фамилии работника, в учетных данных мы вносим на основании паспорта. Работник принес только свидетельство о браке. Значит в доп соглашении к трудовому договору, внизу где реквизиты сторон я буду указывать новую фамилию и указывать старые данные паспорта??? Заранее спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт. Соответственно , сначала работница должна внести изменения в него- получить новый паспорт.

После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

  • паспорт;
  • свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке , об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба. Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника.

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

Примечание :

Изменения в трудовом договоре :

В настоящее время допускается внесение в трудовой договор несколькими способами:

Первый способ : внесение исправлений непосредственно в текст первоначального документа.

Авторы системы исходят из прямого положения ст. 57 Трудового Кодекса РФ, согласно которой недостающие сведения могут вноситься непосредственно в текст трудового договора. Эта позиция имеет право на существование. Однако, порядок внесения технических исправлений в документ требует соблюдения определенной процедуры. Например, исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пункт 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.06.2013) "О бухгалтерском учете"), если документ скреплен печатью, то на удостоверительной записи ставится и печать. Аналогичный порядок внесения исправлений непосредственно в текст документа определен, например, и Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 "Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации"

В соответствии со ст. 45 "Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1) (ред. от 05.04.2013)нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом. Таким образом, если в трудовой договор просто внести исправление путем зачеркивания одной фамилии и внесения иной фамилии, то работник просто будет лишен возможности, при необходимости нотариально заверить копия с этого документа.

Кроме того, подобное исправление допустимо при одновременном внесении исправлений в оба экземпляра трудового договора, нужно сохранить их тождество (аутентичность). А если, например, работник не предоставит свой экземпляр, а при рассмотрении спора в суде появятся два экземпляра трудового договора один с исправлениями, а второй без них…. То спор о подлежащем применению документе неизбежен.

Второй способ: составление доп. соглашения

При необходимости внесения изменений в договор, можно составить дополнительное соглашение к договору, в котором описать все вносимые в документ исправления и изменения. Доп. соглашение подписывается теми же сторонами, что и основной договор и удостоверяется также как и основной договор. Что делает все исправления, внесенные таким способом, легитимными (законными). Более того, во втором случае нам совершенно не нужно в момент подписания доп. соглашения видеть оба экземпляра трудового договора.

Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу

Образец внесения изменений в трудовую книжку приведен в подборке материалов Системы.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Изменение фамилии: в каких отразить документах?

Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить?

В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять. Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов.

Что исправляем?

Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации. На этом основании издаем приказ, вносим изменения в трудовую книжку, личную карточку № Т-2, дополняем трудовой договор.

Основания для изменения личных данных работника

Действие Дата начала действия изменений Подтверждающий документ Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения
Заключение брака День государственной регистрации (ст. 10 СК РФ) Свидетельство о заключении брака
Расторжение брака День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст. 25 СК РФ) Свидетельство о расторжении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность)
Перемена имени День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу Свидетельство о перемене имени Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет)

Заявление. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже.

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф. Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор.

Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Трудовая книжка. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве производится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносится новая. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (уполномоченного лица) и печатью работодателя* (образец ниже).

Личная карточка (форма № Т-2). При изменении сведений о работнике в его личной карточке данные заверяются подписью работника кадровой службы**. Не забудьте указать дату внесения изменений (образец ниже).

Трудовой договор. Итак, на очереди этот важный документ. Напомним, что статья 57 Трудового кодекса предписывает включать в текст трудового договора фамилию, имя, отчество работника и сведения о документе, удостоверяющем его личность. Поэтому изменение этих данных обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Сейчас большинство кадровиков оформляют соглашение сторон или приложение к трудовому договору, то есть используют механизм, предназначенный для изменения условий договора. Никаких нареканий со стороны контрольных органов это обычно не вызывает. Но следует помнить, что статья 57 позволяет вносить недостающие сведения непосредственно в текст договора (образец).

* Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

** Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

  1. Журнал: Кадровое дело, №6, 2008 год
  2. Формы документов:
  1. Формы документов : пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор :

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

г. Москва 25.08.2010

Закрытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ЗАО «ПФ
"Мастер"» ), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Львова
Александра Владимировича , действующего на основании Устава , с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна , именуемый в дальнейшем «Работник», с другой
стороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее - Трудовой
договор) следующие изменения:

1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака (Свидетельство о браке серия ____________ № ________________ выдано _______________________________ «___»_____________________________________________) изменить в преамбуле трудового договора
фамилию «Иванова» на «Зайцева ».

2. Изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора «фамилию работника «Иванова « на «Зайцева».

3. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для
исполнения сторонами.

4. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному
экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 25 августа 2010 года. Оба
экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) В.Н. Зайцева
25.08.2010

3. Правовая база:

"Основы законодательства Российской Федерации о нотариате"

(утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1)

(ред. от 05.04.2013)

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий

Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.

Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.

В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Приказ Минюста РФ от 15.03.2000 N 91

4. Если нотариально удостоверяемый документ подписывается лицами, исправления в нем оговариваются и подтверждаются подписями этих лиц, а также в конце удостоверительной надписи подписью нотариуса с приложением его печати. При этом исправления делаются так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте.

Исправления, сделанные в тексте документа, который не подписывается лицами (например, свидетельство о праве на наследство), оговариваются только нотариусом и подтверждаются его подписью с приложением печати.

Если документ, подлежащий удостоверению или свидетельствованию, изложен неправильно или неграмотно, нотариус предлагает обратившемуся лицу исправить его или составить новый. По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен нотариусом.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ

(ред. от 23.07.2013)

"О бухгалтерском учете"

Статья 9. Первичные учетные документы

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры


Самые важные изменения этой весны!Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.


  • Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

  • Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.