Как сделать выписку из приказа образец школа. Суд запросил выписки из кадровых документов: как оформить? Действующий образец журнала для вашей компании

В любой организации, независимо от ее размеров и вида деятельности, все структурные подразделения и отделы связаны между собой. В связи с этим часто возникают ситуации, когда один документ необходим нескольким сотрудникам одновременно. В такой ситуации составляется выписка из приказа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При ее оформлении должны быть соблюдены все требования действующего законодательства, в противоположном случае сведения, указанные в выписке, будут признаны недействительными.

Что это такое

Выписка представляет собой документ аналогичный приказу, но в ней указывается лишь та информация, которая необходима адресату. Чаще всего в выписку включается лишь один пункт, касающийся конкретного работника, например, о назначении на новую должность или о том, что трудовой договор был расторгнут.

Данный документ имеет равную приказу юридическую силу, из-за чего необходимо строго придерживаться правил его оформления.

Большинство документов, которые являются обязательными к выдаче, содержат копии, но не выписки. Однако, работник в любой момент может попросить выписку из документа, если он имеет отношение к трудовой деятельности гражданина в конкретной организации.

При этом, в соответствии со ст.62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку при первой просьбе.

В каких случаях требуется

Чаще всего выписка предоставляется по просьбе работника, которому она необходима для предоставления в какую-либо организацию, например, при оформлении пенсии. Кроме этого, ряд государственных служб могут потребовать у организации предоставление информации по конкретному работнику.

С помощью выписку адресат может получить только конкретные сведения, что освобождает от необходимости создания и заверения отдельной копии. Данный вид документа особенно удобен, если приказ содержит большой объем, а информация необходима лишь по конкретному пункту.

Кроме этого, большинство документом в организации хранятся лишь в одном экземпляре, а копирование невозможно по ряду причин, например, из-за содержания конфиденциальной информации или из-за невозможности копирования в связи с плохим состоянием архивного документа.

Также выписка из приказа может потребоваться при:

  • необходимости подтверждения информации о приеме на работу или увольнении сотрудника, если таковой записи в трудовой книжке нет, она испорчена или утеряна;
  • подтверждении рабочего стажа для подсчета пенсионных начислений;
  • начислении премии работнику;
  • запросах из государственных органов.

Кроме этого, в больших компаниях выписки из приказов часто используются при необходимости оформления информации по конкретному сотруднику сразу в нескольких отделах, например, в бухгалтерии и отделе кадров.

Чем отличается от копии

Большинство людей принимают выписку и копию за один вид документа. Однако, копия содержит всю информацию из приказа, а в выписке отражаются лишь те пункты, которые необходимы человеку.

При этом, предварительно копию необходимо заверить, только после этого она будет наделена юридической силой. Выписка же обязательное заверение ответственного лица не требует.

Как получить

Для получения выписки гражданину необходимо составить соответствующее письменное заявление. В нем необходимо точно указать, какую информацию, из какого приказа и для каких целей следует предоставить.

При этом, заявление должно быть завизировано у секретаря. Это позволит избежать конфликтных ситуаций в случае потери документа или при возникновении разногласий.

Стоит учесть, что сотрудник может потребовать предоставление выписки, как из нового приказа, так и из помещенного в архив организации.

Как правильно оформить и ее образец

На законодательном уровне не закреплена форма, по которой необходимо составлять документ. Однако, важно правильно оформить выписку из приказа, для этого в большинстве организаций разработаны специальные бланки или шаблоны.

Примерный бланк выписки можно .

Стоит учесть, что с 2016 года удостоверять документ печатью организации не обязательно, но в большинстве государственных органов до сих пор предъявляют такие требования.

Выписка может быть составлена, как на компьютере, так и напечатана от руки на листе А4. Также допускается сканирование, копирование и печать, главное, чтобы на каждом экземпляре была поставлена подпись ответственного лица. При этом, закон позволяет не производить фиксацию факта выдачи выписки в журнале внутреннего учета документов.

Текст выписки должен быть полностью идентичен содержащемуся в приказе. Наличие каких-либо сокращений, корректировок или дополнений недопустимо. Стоит учесть, что в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Сам документ в обязательном порядке должен содержать информацию:

  • об организации, выдаваемой выписку. Необходимо указать все реквизиты. Часто для этого используется угловой штамп;
  • о названии документа, из которого будет оформляться выписка;
  • о дате и месте выдачи;
  • о регистрационном номере.

После подачи заявления сотруднику в течение 3 дней должна быть предоставлена полностью оформленная выписка. При необходимости она может быть отправлена в электронном виде или с помощью заказного письма, что подходит для работающих удаленно сотрудников.

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче выписки, то сотрудник должен потребовать официального ответа, составленного в письменном виде, в котором будет указана точная причина отказа.

О приеме на работу

Выписка из приказа о заключении трудового договора с сотрудником оформляется в соответствии с общими правилами. Часто ее основная часть состоит лишь из одного пункта, в котором содержится информация о принятии гражданина на работу в компанию.

Если выписка оформляется из приказа о назначении нового руководителя, то заверить бумаги должно само лицо, которое руководит компанией.

Об увольнении

Данный вид документа обычно требуется для бывших работников компании. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров. Такой документ дополнительно должен содержать пункт с отсылкой на статью ТК, которая является обоснованием причины увольнения гражданина.

Стоит учесть, что бывший сотрудник может в любой момент и без указания причин потребовать выписку из приказа о разрыве трудовых отношений.

По личному составу

Фактически выписка по личному составу мало чем отличается от остальных, за исключением того, что вписываются пункты из распределительной части, а не констатирующей.

По запросам такую выписку могут получить как физические лица, так и организации. Но для большинства таких запросов потребуется наличие дополнительных документов, которые подтвердят необходимость выписки.

Выписка по личному составу государственных организаций выдается только по специальному разрешению. В частности это относится к различным службам и госструктурам.

По форме выписка из приказа имеет данные реквизитов основного бланка и подпись с заверительной надписью. Основную часть составляет заголовок и текст.

Для школы

Чаще всего для школы используются выписки из назначения руководящей инстанцией лица на определенную должность в образовательном учреждении.

Происходит это по стандартной процедуре. Единственным моментом является полное совпадение реквизитов с органом образования, который принимает такие решения.

Срок действия

На законодательном уровне срок действия выписки из приказа не предусмотрен. Она является бессрочной и может быть представлена в запрашивающую организацию в любой момент времени после ее получения. Это связано с тем, что выписке присваивается та же дата создания, что и у изданного приказа. Постановка другой даты запрещена.

Выписка из приказа является документом, имеющим равную юридическую силу с другими кадровыми документами. Она позволяет предоставлять лишь ту информацию, которая необходимо адресату без копирования всего документа.

Несмотря на то, что выписка не имеет закрепленной на законодательном уровне формы, в ней должны отсутствовать любые ошибки и неточности. Это связано с тем, что при предоставлении документа, содержащего ошибки, в другие органы его могут просто не принять, что приведет к большим временным затратам.

Данная статья посвящена справкам, копиям и выпискам из документов. Копии и справки в настоящее время подготавливаются в каждой организации. А выписки применяются не на всех предприятиях.
Давайте рассмотрим требования к оформлению этих документов, а также определим их назначение.

Справка

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:

Фрагмент документа

Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)

Свернуть Показать

В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:

  • те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
  • те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.

Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.

Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.

Внешние справки

Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:

  • общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
  • бланк конкретного вида документа (кроме письма);
  • бланк письма.

Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):

Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным . Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.

В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два-четыре межстрочных интервала.

Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.

Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.

Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».

Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.

Текст справки , как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).

Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.

В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…» .

Пример 1

Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5

Свернуть Показать

Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).

При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:

Пример 2

Свернуть Показать

Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.

Пример 3

Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4

Свернуть Показать

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).

При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним - главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).

Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа - СПРАВКА.

Внутренние справки

При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия - на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):

  • наименование структурного подразделения - автора документа;
  • наименование вида документа (СПРАВКА);
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
  • текст документа;
  • адресат;
  • подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте - без наименования организации).

Пример 4

Внутренняя справка

Свернуть Показать

Копия документа

Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.

Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477

«Копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.

Пример 5

Свернуть Показать

При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в <указывается наименование организации>». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Пример 6

Свернуть Показать

Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии ГОСТа Р 6.30-2003, а именно - в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».

Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично - на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).

Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.

Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Правила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию (орган) по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31.08.2006 г. No 531

Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.

Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.

Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).

Выписка из документа

Выписка из документа - это копия части (частей) письменного документа.

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).

Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.

Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:

Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.

Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит

Могут принимать документы различного характера для регулирования процесса своей деятельности. Одним из видов документов поручительного характера юридических лиц является приказ.

Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих – все это регулируется приказами организации. Однако документы могут быть достаточно объемными по содержанию, поэтому существует возможность оформить выписку из приказа.

Что такое выписка из приказа

Приказ — это документ распорядительного характера, который оформляется руководителем предприятия или иными уполномоченными лицами. Он содержит поручения подчиненным подразделениям и сотрудникам, обязательные для выполнения. Как оформляется выписка из этого документа, и для каких целей ее составляют?

Как сделать выписку из приказа о приеме на работу

Понятие и суть

Выписка из приказа — это заверенный в надлежащем порядке документ, который содержит отдельные положения или разделы приказа, требуемые запрашивающей стороной. Выписка имеет юридическую силу и с ее помощью можно официально подтвердить изложенные в приказе пункты.

Форма и содержание

Оформление выписки происходит в соответствии с теми же правилами, что и для приказа. Документ должен быть выдан на фирменном бланке, содержать реквизиты организации и следующие сведения:

  • название документа;
  • дата и место выдачи;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • основное содержание;
  • подпись и элементы удостоверения (печать, штамп и т.п.).

Выписка отличается от самого приказа названием, в ней указываются только конкретные пункты основного документа, и ставится подпись заверяющего лица. Кроме того, в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Функции

Выписка позволяет предоставить адресату только требуемые сведения без необходимости оформления полностью заверенной копии приказа. Подтверждения сведений с помощью выписки удобно в том случае, если приказ имеет большой объем.

В некоторых случаях приказы хранятся в одном экземпляре с запретом копирования, например, если его отдельные положения содержат конфиденциальные данные. Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись.

Кроме того, оформление выписки может потребоваться в таких ситуациях:

  • подтверждение увольнения или принятия на работу, если в по каким-то причинам эти записи отсутствуют, она утеряна или повреждена;
  • подтверждение стажа для пенсионных начислений;
  • премирование сотрудников;
  • предоставление информации для государственных органов.

Выписка из приказа об увольнении

Нормативное регулирование

Вопрос предоставления выписки из приказа следует рассматривать в привязке к положениям Трудового кодекса РФ. Так, статья 62 данного нормативного акта регламентирует, что работодатель при поступлении запроса от сотрудника организации на предоставление документа, связанного с рабочими моментами, должен выполнить эту просьбу.

Список обязательных к выдаче документов по запросу содержит копии приказов, но не включает в себя выписки из них. Однако перечень является открытым: если приказ имеет отношение к трудовой деятельности лица в организации, то он имеет полное право его запросить.

Порядок получения документа

Для получения выписки необходимо обращаться непосредственно в организации, компании или учреждения, которые выдали приказ. Работнику нужно подать заявление о выдаче выписки в письменной форме, после чего в течение 3 дней получить от работодателя документ.

  • Законы не содержат требований к порядку оформления выписки, однако в соответствии с правилами делопроизводства и общими нормами права выписка должна сохранять основные реквизиты приказа.
  • Для формирования выписки берется лист, на котором отображаются реквизиты образца приказа, а вид документа меняется на «Выписку из приказа» с сохранением оригинального номера и даты документа. Далее следует преамбула и слово «Приказываю».
  • Из распорядительной части документа в выписку включают необходимые положения, после чего указывается должность и ФИО выдавшего приказ лица без его подписи (на ее месте просто ставится слово «Подпись»).
  • Далее выписка заверяется: указывается запись «Верно», подпись оформившего ее сотрудника, его ФИО и должность, дата и печать организации.

Отличием выписки из документа по личному составу является отсутствие указаний причин выдачи приказа – в преамбуле сразу пишется «Приказываю», после чего следует пункт о принятии сотрудника, его переводе и т.п.

О принятии на работу

Выписка из приказа о приеме на работу составляется в соответствии с общими правилами, ее основной текст зачастую состоит из одного пункта, содержащего положение о назначении сотрудника на должность. При оформлении выписки из приказа о назначении руководителя заверителем бумаг является само руководящее лицо компании.

О премировании

Документы о премировании зачастую принимаются относительно списка нескольких сотрудников. Компания или работники иногда заинтересованы в неразглашении сведений из такого приказа. В соответствии с этим каждому сотруднику при запросе может быть выдана на руки выписка, содержащая данные только о его поощрении.

Выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

Выписку из данного приказа зачастую запрашивают бывшие сотрудники организации. Обращаться для ее получения нужно в кадровую службу компании – именно специалисты кадрового делопроизводства и будут заниматься ее оформлением.

Такая выписка содержит следующие данные:

  • реквизиты компании;
  • ФИО и должность увольняемого сотрудника;
  • преамбула приказа;
  • пункт Трудового кодекса, на основании которого сотрудник уволен;
  • ФИО лица, подписавшего приказ;
  • подпись кадрового работника.

Для получения выписки с прошлого места работы гражданин не обязан иметь причину для затребования документа и указывать ее в заявлении.

Другие случаи

Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:

  • по основной деятельности;
  • об учетной политике;
  • о командировках;
  • об отпуске.

Нюансы оформления

Работник имеет право направить заявление на оформление выписки в электронной форме на основании ст.312.1 Трудового Кодекса РФ. Выписку из приказа также можно отправить сотруднику на электронный адрес либо почтовым отправлением в соответствии с просьбой служащего в своем заявлении. Это удобно в тех случаях, когда человек работает удаленно, однако для заверения может потребоваться специальная электронная подпись.

При необоснованном отказе должностных лиц в предоставлении выписки из приказа следует требовать от них официального ответа в письменном виде с указанием причины отказа.

Пример выписки из приказа о назначении на должность директора школы

Приказы по организации бывают очень пространными. И это правильно, ведь в них нужно детально оговорить все нюансы и регламентировать каждую мелочь, чтобы впоследствии не возникло неясностей, недопонимая и претензий со стороны причастных лиц. Но как быть, если вам, вашим партнёрам, работникам или другим людям понадобится официальный документ, подтверждающий сказанное в приказе?

Отправлять копию самого приказа – не вариант: вряд ли адресату захочется изучать несколько листов, исписанных распоряжениями руководителя фирмы. К тому же нередко в приказах содержится конфиденциальная информация, которую не хотелось бы передавать всем подряд. Выход из положения прост: можно составить выписку.

Выписка – это акт, содержащий только те положения приказа, которые нужны адресату (будь то сотрудник, контрагент или налоговый инспектор). Чаще всего выписка состоит из одного пункта (например, о назначении какого-либо лица на должность или о предоставлении работнику отпуска). Это полноценный документ-подтверждение, имеющий законную силу.

Оформление

Выписка оформляется таким же образом, что и приказ: на фирменном бланке и с теми же реквизитами. Напомним, что к необходимым реквизитам приказа (и, соответственно, выписки из него) относятся следующие:

  • полное наименование организации;
  • название вида документа;
  • дата его издания;
  • место издания;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к основному тексту;
  • сам текст;
  • подпись руководителя;
  • визы.

Отличия заключаются только в названии и содержании текста. Разберём процесс оформления выписки пошагово.

  1. Сперва нужно определить, какую именно часть приказа следует отобразить в выписке. Чаще всего хватает одного конкретного пункта, но иногда этот пункт дополнительно уточняется в других частях того же документа. В последнем случае придётся указать все «отрывки», имеющие отношение к делу.
  2. Затем необходимо открыть фирменный бланк и указать название вида документа – «Выписка из…». Сразу же нужно написать, из какого именно приказа, указав его название, регистрационный номер и дату издания. В результате название будет выглядеть примерно так: «Выписка из приказа о назначении на должность коммерческого директора от 22.07.2015 г. № 87-к». Изменять эти данные в выписке нельзя.
  3. Начать текст следует с преамбулы приказа, если она есть. Если эта вступительная часть в приказе отсутствует, можно использовать стандартное «приказываю».
  4. В содержательную часть выписки нужно скопировать тот отрывок из текста приказа, который вы вычленили при выполнении п.1. Причём копировать отрывок нужно без изменений, следует сохранить даже порядковый номер пункта, если он есть. Пример: «5. Иванова И. И. назначить на должность коммерческого директора с 1 августа 2015 года». Ни в коем случае не вставляйте в текст выписки данные, к делу не относящиеся (тем более – из других документов, помимо приказа).
  5. После этого нужно указать должность, инициалы и фамилию руководителя, подписавшего распоряжение. А вот личная его подпись в выписке из приказа не потребуется.
  6. Наконец, выписку нужно заверить – без этого она не будет иметь законной юридической силы.

О заверении скажем подробнее. Дело в том, что особый его порядок законом не предусмотрен, и на практике выписку заверяют в том же порядке, что и обычную копию. Для этого нужно указать:

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность заверившего акт человека;
  • его личную подпись и расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
  • дату заверения;
  • печать организации (можно использовать печать отдела кадров).

Всё, выписка готова.

Пример оформления

Разберём весь описанный выше процесс на конкретном примере. Допустим, вашему работнику Петрову А. В. понадобилось документальное подтверждение факта принятия его на работу. Фиксируется этот факт в приказе о принятии на работу. Как следует составить выписку из этого акта?

  1. Самые важные сведения – это ФИО человека, дата и условия его принятия на работу, должность и структурное подразделение. Все эти данные составляют основу распоряжения о приёме на работу.
  2. Заполнив все стандартные реквизиты на фирменном бланке, вы пишете название: «Выписка из приказа № 58-к от 20.04.2015 г.».
  3. Сам «выписанный» текст будет выглядеть примерно так: «Приказываю принять на работу с 20.04.2015 г. Петрова Александра Васильевича в call-центр на должность старшего специалиста по работе с клиентами. Характер работы – основная, постоянная. Тарифная ставка – 15000 рублей, надбавка – 3000 рублей». Этого достаточно, другие сведения не понадобятся.
  4. В заключительной части текста указываете: «Руководитель организации – Генеральный директор Генералов Г. Г.»
  5. Остаётся поставить в заключительной части выписки отметку: «Верно. Секретарь-референт Комкова Л. С. 07.07.2015» и печать.

Пошаговая инструкция по заполнению документа, готовые образцы оформления, требования по срокам и советы экспертов - в статье.

В статье:

Действующий образец журнала для вашей компании:

Кому и в каких случаях необходима выписка из приказа, образец

Закон наделяет работника правом в любой момент обращаться за выписками, справками и копиями документов, связанных с его работой, к актуальному или бывшему работодателю. Запрос должен быть письменным, в форме заявления. Ситуации, в которых не обойтись без официальных документов, подтверждающих занятость, уровень дохода и другие особенности трудового статуса, возникают сплошь и рядом: оформление кредита в банке, получение социальных пособий, обращение в надзорные органы, пенсионный фонд или судебные инстанции.

Подсказка кадровика. Как работать с запросами сотрудников

Перечень документов, которые сотрудник вправе запросить, открыт. По сути, речь идет о любых документах, которые имеют непосредственное отношение к трудовой деятельности работника: трудовой книжке, , приказах по личному составу, справке по форме 2НДФЛ и т.д. Вид запрашиваемого документа обязательно указывается в заявлении. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как делать выписку из приказа (образец) , какие сведения может содержать справка с места работы и в какой срок оформляют документы на сотрудника по запросу государственных органов.

Внимание! Выписки и другие документы, связанные с работой, выдают бесплатно.

Как пишется выписка из приказа (образец)

Небольшие по объему распоряжения, в которых содержатся сведения только об одном работнике, можно копировать. Заверенная копия выдается работнику. Но если документ занимает несколько страниц, содержит конфиденциальные сведения или персональные данные других сотрудников предприятия, полностью копировать его для передачи третьим лицам - не лучшая идея. В таких случаях оформляют выписку. В отличие от полной копии документа, она не отражает все его содержание. Выписывают только ту часть сведений, которая касается конкретного работника и необходима ему для официального обращения в какую-либо инстанцию. Обратите внимание, с юридической точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны, если на них присутствуют все необходимые реквизиты и визы.

Образец выписки из приказа с комментариями эксперта

★ За нарушение правил обработки персональных данных и разглашение сведений личного характера о работниках третьим лицам предусмотрены крупные штрафы. Даже незначительные ошибки, выявленные Роскомнадзором во время очередной проверки или на основании поданных сотрудниками жалоб, могут иметь серьезные последствия., вступившем в силу с 23 февраля 2019 года, и ужесточении требований к работодателям читайте в журнале «Кадровое дело».

Чем выписка из приказа по основной деятельности отличается от выписки из документа по личному составу

Выписка из приказа по личному составу - это документ, при оформлении которого копируется полностью или частично распорядительный раздел приказа (после слова «приказываю»). В то время как из распоряжений по основной деятельности выписывается лишь констатирующая часть.

Приказы по основной деятельности издают для решения стратегических и оперативных задач, стоящих перед организацией, а также с целью исполнения законодательных актов и решений надзорных органов.

К приказам по личному составу относятся все распоряжения, касающиеся трудовых отношений и кадровых процедур:

  • приема на работу и увольнения;
  • временных или постоянных переводов;
  • предоставления отпуска;
  • направления в командировку;
  • поощрений и дисциплинарных взысканий.

Сроки выдачи выписка из приказа на отпуск

Недостаточно знать, как написать выписку из приказа, нужно еще и сделать это в срок, Выписку оформляют в трехдневный срок с момента получения письменного запроса (ст. 62 ТК РФ). Статус заявителя на срок не влияет: даже если за выпиской обращается бывший сотрудник компании, у работодателя есть всего три рабочих дня, чтобы выполнить его просьбу. Готовый документ выдайте заявителю лично или отправьте по почте с его согласия.

Памятка кадровику: какие справки и выписки выдавать сотрудникам

Существует ли унифицированный бланк выписки из приказа

Обязательного бланка документа нет, поэтому ориентироваться стоит на общие нормы кадрового делопроизводства и актуальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ можно заполнять от руки или на компьютере, главное - наличие «живых» подписей. Рекомендуем использовать фирменный бланк компании, поскольку на нем уже есть базовый набор реквизитов. Но подойдет и обычный лист формата А4.

Как правильно сделать выписку из приказа: пошаговая инструкция

Шаг 1. Укажите наименование организации. Запись должна соответствовать наименованию юридического лица, закрепленного учредительными документами.

Шаг 2. Укажите реквизиты приказа, из которого делается выписка. А именно: название и тип документа, номер, присвоенный при регистрации, и дату издания.

Шаг 3. Проставьте дату и место оформления выписки. Достаточно указать город, полный юридический адрес прописывать не нужно.

Шаг 4. Процитируйте часть приказа, содержащую все необходимые сведения. Например, из приказа о поощрении нескольких сотрудников выпишите мотив и вид поощрения, а затем - фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер работника, запросившего выписку. Текст должен совпадать с подлинником, даже незначительные изменения и корректировки недопустимы. Не забудьте указать основания кадрового решения, о котором идет речь: делая выписку из приказа об увольнении сотрудника по собственному желанию, укажите реквизиты заявления, о приеме на работу - реквизиты трудового договора, и т.д.

Шаг 5. Укажите, где хранится подлинник документа . Напишите название организации-работодателя, а также номер и год оформления дела, в которое подшит подлинник.

Шаг 6. Проставьте визы и печати . Обычно выписки из приказов заверяются подписью ответственного должностного лица, например, начальника отдела кадров, и руководителя организации. Рядом сделайте запись «Верно», подтверждающую, что содержание документа полностью совпадает с текстом исходника.

Выписка из приказа. Универсальный образец

★ Как оформить выписку из приказа (образец), если организация отказалась от использования печати? Ограничиться подписями ответственных должностных лиц: отсутствие печати не сделает бланк недействительным, если все остальные реквизиты оформлены правильно. Но если компания использует печать в работе, проштампуйте выписку, чтобы у принимающей инстанции не возникло сомнений в подлинности предоставленного документа.

Какие данные копируют из распоряжения об увольнении

Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника.

Укажите в документе:

  • реквизиты трудового договора - регистрационный номер и дату оформления;
  • точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
  • сведения о работнике, с которым заключался договор - фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
  • реквизиты документа-основания, в данном случае - написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.

Далее заверьте документ в стандартном порядке. По такой же схеме оформляют выписку из приказа о премировании (образец), приеме на работу, направлении в командировку, переводе на другую должность и других кадровых решениях, касающихся личного состава.

Памятка кадровика. Документы, которые выдают работнику при увольнении

Порядок регистрации выданных по запросу документов

Нужно ли регистрировать каждую выданную работодателем выписку из приказа о командировке, премировании, переводе, увольнении? Заведите внутренний журнал учета выданных копий, справок и выписок, используя типовой бланк или локально разработанный аналог.

Каждый раз, оформляя выписку по просьбе работника, отражайте в журнале:

  • автора запроса с указанием его контактных данных;
  • регистрационный номер заявления и дату его получения;
  • название, дату и регистрационный номер выданного документа.

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам

Получая выписку на руки, сотрудник должен расписаться в соответствующей графе журнала. Обратите внимание. Закон не обязывает вести строгий учет выданных выписок, но наличие журнала существенно облегчает работу с документами и подтверждает, что работодатель правильно и в срок реагирует на полученные от работников запросы.

Получив от работника заявление на выписку из приказа, имеющего непосредственное отношение к его трудовой деятельности, работодатель обязан удовлетворить запрос. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней.

Специальной формы для таких случаев не существует, можно использовать фирменный бланк компании или обычный лист бумаги, заполняя его от руки или на компьютере. Чтобы выписка считалась действительной, ее необходимо завизировать надписью «Верно», подписями начальника кадровой службы и руководителя организации, а также печатью, если работодатель ее применяет.