Личная карточка ф т 2 бланк. Заполняем личную карточку работника. Образец заполнения личной карточки «Воинский учет»

Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.

Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. "Общие сведения";
II. "Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.

При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).

Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.

Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.

Заполняем "шапку" личной карточки Т-2

В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.

Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).

Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.

Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.

СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).

На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.

Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.

Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.

Характер работы. Указываем "постоянно" или "временно". Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.

Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами "М" и "Ж".

Раздел I "Общие сведения"

1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.

Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:

ОКАТО - "Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;

ОКИН - "Общероссийский классификатор информации о населении" ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;

ОКСО - "Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 "О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.

Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.

2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: "24 мая 1973 года" и кодируем 24.05.73.

Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город - гор., край - кр., деревня - дер., область - обл., округ - окр., поселок - пос, станция - ст., район - рн.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.

4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:

Гражданин Российской Федерации - 1;
- гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
- иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
- лицо без гражданства - 4.

Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.

5. Степень знания языка

В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).

Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код - степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
- английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
- французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
- читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
- читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
- владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.

6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.

Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
- начальное (общее) образование - 02;
- основное общее образование - 03;
- среднее (полное) общее образование - 07;
- начальное профессиональное образование - 10;
- среднее профессиональное образование - 11;
- неполное высшее образование - 15;
- высшее образование - 18;
- послевузовское образование - 19.

Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.

Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).

Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.

Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен - "неполное высшее";

Если сотрудник окончил три курса - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: "основное общее"; "сред¬нее (полное) общее"; "неполное среднее"; "незаконченное среднее образование".

Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:

Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени - "им."). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.

Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность.

При окончании ПТУ квалификация указывается так: "монтажник", "слесарь", "юрист".

В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы - 02.

7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.

Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности - 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).

8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.

Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.

В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.

9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:

Никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
- состоит в зарегистрированном браке - 2;
- состоит в незарегистрированном браке - 3;
- вдовец (вдова) - 4;
- разведен (разведена) - 5;
- разошелся (разошлась) - 6.

10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).

11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.

12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.

Раздел II "Сведения о воинском учете"

Данный раздел заполняем на основании документов:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) - на лиц в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на лиц-призывников.

Заполняем форму следующим образом:

пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "медицинский", "командный", или "матросы", "солдаты", и т.п.);

пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, "127659А");

пункт 5 "Категория годности к военной службе" имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).

Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию "А".

Пункт 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:

пункт 2 "Воинское звание" - пишем "подлежит призыву";
пункт 5 "Категория годности к военной службе" – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).

В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.

Раздел III "Приём на работу и переводы на другую работу" и раздел XI "Основание прекращения трудового договора (увольнения)"

Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.

Каждая запись заверяется подписью работника.

В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.

Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.

Раздел IV "Аттестация"

В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
- соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
- не соответствует занимаемой должности.

Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).

Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.

Раздел V "Повышение квалификации"

Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).

В "Основании" можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.

Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.

Раздел VII "Награды (поощрения), почетные звания"

В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.

Раздел VIII "Отпуск"

Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.

Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.

Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.

Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.

Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.

"Дата окончания" отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

Если граф для отпуска не хватает, заводится "Дополнение к личной карточке работника". Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.

Раздел IX "Социальные льготы"

В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

Раздел X "Дополнительные сведения"

Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.

Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

Изменение сведений о работнике

Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.

Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.

Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.

Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.

Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.

Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?

Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово "исправлено" и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.

Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

формы Т-2 . Личная карточка работника (Excel)
Скачать образец формы Т-2. Личная карточка работника (PDF)

Посмотреть образец заполнения формы Т-2: стр. 1 ; стр. 2 ; стр. 3 ; стр. 4

Бланк личной карточки работника по форме Т-2

Все организации, согласно Постановлению Госкомстата России, независимо от характера работы сотрудника, обязаны вести личные карточки всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор, со дня их трудоустройства и до даты их увольнения.

Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится отдельно от личных дел в течение 75 лет. Новая унифицированная форма личной карточки Т-2 введена в обращение 4 апреля 2004 г.

На основе личных карточек отдел кадров составляет картотеку состава организации, располагая карточки или в алфавитном порядке, или по отделам; таким образом ведётся учёт персонала.

Личную карточку работника целесообразно начать заполнять одновременно со внесением записи о приеме на работу в его трудовую книжку.

Бланк личной карточки состоит из четырех страниц. Первые две страницы заполняются при приеме сотрудника на работу, оставшиеся две - во время его трудовой деятельности.

Форма Т-2 заполняется на основе:

  • трудового договора, заключенного с работником;
  • приказа о приёме на работу,
  • паспорта, трудовой книжки, СНИЛСа работника,
  • документа об образовании;
  • документов воинского учёта, если работник военнообязанный или подлежит призыву;
  • документов о повышении квалификации, дополнительных курсах и прочем
  • других документов, которые потребует специфика будущей работы сотрудника.

Оформление личной карточки работника

Заполнение личной карточки сотрудника осуществляется со всей тщательностью, с опорой на предоставленные документы.

Там, где необходимо, указываются соответствующие данным работника коды:

  • согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) - гражданство, знание иностранных языков, уровень образования, семейное положение.
  • согласно Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) - квалификация, специальность работника,
  • согласно классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) - профессия, которую он получил в результате обучения.

Стаж работы рассчитывается из предыдущих записей в трудовой книжке.

В графе «Состояние в браке» пишется только одно из:

  • никогда не состоял (не состояла в браке) (код 10 1)
  • состоит в зарегистрированном браке (код 10 2)
  • состоит в незарегистрированном браке (код 10 3)
  • вдовец (вдова) (код 10 4)
  • разведен (разведена) (код 10 5)
  • разошелся (разошлась) (код 10 6)


В графе «Состав семьи» указываются только те родственники, которые проживают вместе с работником.

Раздел «Сведения о воинском учёте» заполняются:

  • для офицеров запаса - по военному билету, для призывников - на основе приписного свидетельства.
  • для соответствующих граждан в пункте 8 пишется «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» указываются:

  • перевод на другую должность;
  • перевод в другое структурное подразделение;
  • перевод на работу в другой населенный пункт и т.д.

Каждое изменение данных, внесенное в личную карточку, должно быть доведено до сведения работника, о чём он должен расписаться; кроме того, все изменения, которые вносит сотрудник отдела кадров в личную карточку и в трудовую книжку, он обязательно заверяет своей подписью.

Является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.

Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном .

Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать защиту их персональных данных.

Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:

Номер раздела Наименование раздела Какие сведения отражаются
I Общие сведения Ф.И.О. работника, дата и место рождения, знание иностранных языков, образование, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, данные о паспорте и месте жительства работника и др.
II Сведения о воинском учете Категория запаса, воинское звание, категория годности к военной службе и др.
III Прием на работу
и переводы на другую работу 		Даты и основания приема и перевода работника на другую работу, должность, оклад и др.
IV Аттестация Даты аттестации, решения комиссий и др.
V Повышение квалификации Даты начала и окончания обучения, виды повышения квалификации, наименования образовательных учреждений и др.
VI Профессиональная переподготовка Даты начала и окончания переподготовки, специальность и др.
VII Награды (поощрения), почетные звания Наименования наград или поощрений, наименование, номер и дата документа, являющегося основанием для награды (поощрения)
VIII Отпуск Виды отпусков, периоды работы, за которые отпуск предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания, основания для отпуска
IX Социальные льготы,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством 		Наименование льгот, их основание, номер и дата документа, дающего право на льготу
X Дополнительные сведения К примеру, о времени отстранения от работы, периодах простоя и др.
XI Основание прекращения
трудового договора (увольнения) 		Указывается основание увольнения, дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа

Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документ составляется для всего штата без исключения. Как на 2020 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?

В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.

Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2020 году?

Важные моменты

Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.

По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.

Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2. Принята она .

Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека .

Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.

При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.

Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально .

Что нужно знать

В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.

Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в при трудоустройстве.

Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего на .

Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.

В частности необходимы:

  • приказ о зачислении в штат;
  • паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
  • трудовая книжка;
  • страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
  • документы по воинскому учету;
  • документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
  • информация, заявленная о себе лично сотрудником.

Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.

Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.

С какой целью формируется

Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.

Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.

В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.

Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.

Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.

Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.

За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.

Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.

Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.

По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:

  • общие сведения;
  • данные о воинском учете;
  • информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
  • данные об аттестации;
  • сведения о квалификации и ее повышении;
  • информация о профессиональной подготовке;
  • данные о поощрениях, наградах и т.д.;
  • сведения об ;
  • положенные по закону льготы;
  • дополнительные сведения;
  • данные о причине увольнения.

Правовая база

По предприятиям коммерческого типа с 1.01.2013 разрешается разрабатывать собственные шаблоны первичной документации, заменяя ими унифицированные образцы.

Причем в соответствии с Письмом Минфина РФ №3-10/2012 непреложными к использованию признаются типовые формы первичной документации, учрежденные полномочными органами согласно иным федеральным нормативам.

В письме не упоминается форма Т-2. Это обуславливает вопрос, может ли самостоятельно создаваться форма карточки.

В ситуация разъясняется утвердительно. Но более целесообразным признается употребление унифицированного документа.

Тем более что отдельные нормативы указывают, что форма Т-2 личная карточка работника обязательна к применению:

Следственно, предпочтительнее всего принять за основу стандартную форму. При необходимости ее можно несколько доработать, прибавить недостающие строки или исключить лишние.

Порядок заполнения бланка формы Т-2 личной карточки работника

Типовая карта включает в себя четыре странички. Вся информационная часть поделена на одиннадцать блоков.

Оформлением карточки занимается сотрудник кадровой службы, а при отсутствии такового – глава организации.

У Т-2 наличествует несколько существенных нюансов:

  • две первых страницы оформляются на пору приема нового сотрудника на работу. Третья и четвертая
  • страница оформляются в процессе деятельности;
  • создается карта на основании документов, предоставленных работников;
  • при создании разрешается использовать компьютер;
  • сам работник не имеет права заполнять карточку.

К сведению! Индивидуальные предприниматели не обязаны создавать личные карточки наемного персонала.

Но и они обычно создают карты по своему пожеланию, что значительно облегчает управленческую деятельность.

Как составляется документ

После того как кадровик заполнит форму, работник должен подтвердить верность изложенной информации. После ознакомления с формой он проставляет подпись на второй страничке по окончании второго раздела.

Основные правила оформления карточки таковы:

Название организации пишется без сокращений Допускается сокращенная форма только, если таковая прописана в учредительной документации
Номер сотрудника по табелю составляет максимум шесть цифр Номерное обозначение не меняется до увольнения, независимо от внутренних перемещений
Номер страхового свидетельства и ИНН Соответственен подлинникам
В столбике «Алфавит» Прописывается начальная буква из фамилии сотрудника
Пишется характер рабочей деятельности «временная», «постоянная»
Целиком прописывается вид труда По , основной
Буквенным символом означается половая принадлежность «М», «Ж»
Полностью прописывается Фамилия, имя, отчество
По данным паспорта в текстовой части полностью пишется дата рождения К примеру «1 января 1980 г.». Кодовое значение прописывается в числовом формате – «1.01.1980». Указывая место рождения, надо учесть, что размер записи не должен превосходить ста знаков
Код места проживания Устанавливается по утвержденному ОКАТО
В полном виде прописывается наличие конкретного гражданства Кодируется гражданство по ОКИН. Российское гражданство – «1», двойное – «2», иностранное – «3», без гражданства – «4»
Без сокращения прописывается язык (языки) Каким владеет сотрудник. Кодом отмечается уровень владения. Свободно – «3», средний разговорный – «2», со словарем – «1»
Запись и кодирование образования Осуществляется в соответствии с ОКИН и ОКСО
Прописывается квалификация по диплому таким образом окончание ВУЗа – прописывается степень «бакалавра», «магистра», «специалиста»;
окончание среднего учебного заведения — «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др.;
при степени «бакалавра» или «магистра» — прописывается направленность знаний;
при звании «специалиста» — обозначается конкретная специальность
Профессия пишется целиком На основании приказа о принятии на работу согласно ОКПДТР
Стаж работы исчисляется На основании трудовой книжки и иных удостоверяющих стаж документов
Семейное положение записывается и кодируется В соответствии с ОКИН, от «1» до «5»
Состав семьи включает в себя Только членов семьи с указанной степенью родства
Согласно паспорту обозначаются паспортные данные Прописывается и адрес регистрации, и реальный адрес проживания. Отображается контактный номер телефона работника и номера близких родственников

Раздел «О воинском учете» оформляется исходя из военного билета и удостоверения лица, подлежащего призыву.

В процессе последующей деятельности сотрудника оформляются такие разделы:

  • «Прием на работу и переводы на другую работу»;
  • «Аттестация»;
  • «Повышение квалификации»;
  • «Поощрения и награды»;
  • «Отпуск»;
  • «Социальные льготы»;
  • «Дополнительные сведения»;
  • «Основания увольнения».

Кем подписывается

После того как бланк Т-2 заполнен и работник поставил свою подпись с указанием даты, документ подписывает кадровый работник.

При заполнении всех разделов информация указывается со ссылками на соответствующие документы, приказы, распоряжения, федеральные законы и локальные нормативы.

Видео: личное дело работника

Когда личная карточка закрывается кадровик и сам работник ставят свои подписи. Это подтверждает верность всех внесенных данных.

Если в карточку вносятся изменения, то они также заверяются подписями ответственного лица и работника. Полная замена карточки нежелательна, поскольку восстановить информацию будет весьма сложно.

Образец заполнения

Нередко при оформлении карты Т-2 представители кадрового отдела допускают погрешности. Каких-то особенных последствий таковые не представляют, да и работнику не наносят вреда.

Но при большом количестве оплошностей кадровая служба может штрафоваться по причине некачественной работы.

Закон предусматривает два случая, когда необходима личная карточка:

  • знакомиться с записями в трудовой книжке;
  • вести учет военнообязанных.

С 19.10.2019 вступило в силу Постановление Правительства № 1302 от 09.10.2019. Оно отменило использование формы № Т-2 для воинского учета. Минобороны только разрабатывает новый бланк. Пока его нет, рекомендуется заполнять форму Т-2, это предусмотрено Методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносят изменения, их обязательно отражают в личной карточке, а работник ставит подпись.

Как и сколько хранить

Личную карточку хранят организации на протяжении всего времени работы сотрудника.

После увольнения ее требуется хранить еще 75 лет, только по истечении этого срока организация вправе ее уничтожить.

Инструкция по заполнению личной карточки работника

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем, как заполнить личную карточку работника Т-2.

  1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
  2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
  3. ИНН (можно не приводить).
  4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
  5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
  6. Характер работы записывают на основе приказа директора: временный или постоянный.
  7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, — исключительно основной. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Шаг 1. Заполняем Раздел I

Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

  1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
  2. Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
  3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
  4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил.
  5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
  6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
  7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Разрешается продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

  • ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
  • ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ - 1, двойное - 2, иностранец - 3, нет гражданства - 4);
  • ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
  • ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Вот пример заполнения личной карточки работника Т-2.

Шаг 2. Заполняем Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

  1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
  2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
  3. Пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются и их исправляют.
  4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник. Вот так выглядит образец заполнения личной карточки Т-2 ГС МС с пояснениями.

Шаг 3. Заполняем Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Шаг 4. Заполняем Разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Разрешено писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

Шаг 5. Заполняем Раздел VIII

В этой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

  • очередные ежегодные отпуска;
  • отпуска без содержания;
  • отпуска для ухода за ребенком.

Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

Шаг 6. Заполняем Раздел IX

Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

  • сокращение рабочей недели;
  • предоставление дополнительного входного дня;
  • оплата проезда до места учебы и т.д.