Обеспечить ознакомление с правилами вновь принимаемых работников. С какими локальными актами работодатель обязан ознакомить работника. Как оформить лист ознакомления

Работодатель обязан знакомить работников со своими локальными нормативными актами. Это закон: обязанность установлена Трудовым кодексом. Как и когда происходит это знакомство и что включает в себя? Как мы докажем, что работник ознакомился с ЛНА? Какие есть способы провести ознакомление с локальными нормативными актами сотрудников? Разбираемся в статье.

Когда происходит ознакомление

Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.

Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.

Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.

Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие. Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников. В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.

Ознакомление с локальными нормативными актами: варианты

Лист ознакомления

На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.

Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.

Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.

Журнал ознакомления

Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд. На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии. Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.

Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.

Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.

Отметка в трудовом договоре

Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора. В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.

Ознакомление в электронном виде

Самый сомнительный способ, зачастую не имеющий . Исключение – работники, которые знакомятся с ЛНА, имеют усиленную квалифицированную электронную подпись. Во всех остальных случаях лучше не испытывать судьбу и ознакомить их под «живую» подпись.

Для правильной реализации положений законодательных актов в рамках конкретного хозяйствующего субъекта, его руководство может разрабатывать локальные нормативные акты. При этом законы устанавливают за работодателем обязанность по организации процедуры ознакомления работников с их содержанием. Для этих целей может применяться лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Обязанность проводить мероприятия по доведению сведений, содержащихся в нормативных актах, до работников предусмотрена на законодательном уровне.

Организации должны документировать факт ознакомления сотрудника с . Процедура ознакомления затрагивает как уже работающих сотрудников фирмы, так и только поступающих на работу лиц.

В законах не прописаны способы проведения мероприятия ознакомления, однако, практика показывает несколько вариантов ознакомления.

Внимание: решение о том, какой вариант будет применяться администрацией принимается самостоятельно. Данное правило распространяется и на документальное оформления этого события

Для чего это делается

Необходимость данного мероприятия связана с тем, что эти документы содержат нормативы, которые регулируют взаимоотношения сторон трудовых соглашений.

Поэтому их содержание должно быть известно каждому трудящемуся в компании. Правила, которые закреплены в локальных актах, нужно соблюдать как руководству компании, так и всем сотрудникам фирмы.

Изучив их, работник будет знать на что он имеет право, а какие обязанности он должен выполнять, работая в этой компании. Если администрация будет знать, что эта информация известна работнику, то тогда только она получить право требовать соблюдение предусмотренных норм и правил.

Примером этого служит ситуация установления дисциплинарной ответственности работнику за несоблюдение графика работы. Но привлечь к ней можно только, если сотрудник знает распорядок работы фирмы.

Способы ознакомления

Используется несколько способов сбора с работников подтверждений об ознакомлении с нормативными актами:

1. Проставление подписи на самом документе. Для этого на последнем листе ЛНА предусматривается чистое место либо специальная таблица, в которую работник будет вносить информацию об ознакомлении. Такого рода отметки у проверяющих органов вызывают наибольшее доверие, поскольку не дают возможности администрации заменить акт либо внести в него какие-либо изменения.
2. Отдельный листок ознакомления. Его можно открывать сразу на все действующие нормативные акты либо на каждый по отдельности. Важное место на данном листе занимает графа с датой ознакомления. Благодаря ей есть возможность соотносить редакцию документа с фактом ознакомления с ним. Фактически, работник должен проводить ознакомление с каждой версией одного и того же ЛНА.
3. Журнал ознакомления с локальными актами. Сначала такой журнал нужно пронумеровать и прошить. Записи на страницы вносятся на каждую строку, не создавая пропуски. Каждому факту ознакомления с одним актом должна соответствовать одна строка.
4. Включение в пункта о том, что работник ознакомился со всеми действующими актами. Такой способ обычно используется в случае, когда в компании не применяются другие возможности (журнал ознакомления, опросные листы). Работник при подписании трудового соглашения должен проставить подпись не только как подтверждение получения своей копии документа, но и как подтверждение ознакомления. Суды считают такой способ правомерным.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Файлы для скачивания:

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим пример оформления листа ознакомления работников.

Для такого документа закон не предусматривает какой-либо особого формата. Субъект бизнеса разрабатывает его на своих потребностях, добавляя туда необходимые графы.

Закон разрешает как использовать для всех нормативных актов единый лист ознакомления, так и заводить отдельные листы для каждого существующего ЛНА.

Сначала в верхней части документа нужно указать его название – «Лист ознакомления работников». Дальше необходимо проставить название субъекта бизнеса, причем это допускается сделать как в полном формате, как и сокращенном.

Внимание: если этот лист используется для отметок сразу по всем имеющимся актам, то можно указать общую фразу «с локальными нормативными актами компании». Также допускается вообще не проставлять данную строчку.

Затем на бланке нужно разместить таблицу, содержащую следующие графы.

Список не является закрытым, субъект бизнеса может добавлять любые графы по необходимости:

• 1 - Порядковый номер строки ознакомления. Нумерация строк должна выполняться последовательно, без пропусков;
• 2 - Ф.И.О. сотрудника. Здесь нужно указывать личные данные работника, который ставит отметку об ознакомлении;
• 3 - Должность и подразделение. Здесь указываются сведения о том, на какой должности и в каком отделе трудится этот работник;
• 4 - Наименование акта. Если лист применяется для сбора ознакомительных подписей сразу по всем ЛНА фирмы, то здесь нужно указывать название конкретного акта. Если же документ относится только к одному акту, то эту графу вообще можно опустить;
• 5 - Дата ознакомления. Здесь указывается день, когда произошло ознакомление с ЛНА;
• 6 - Личная подпись. Здесь работник должен расписаться.

Внимание: данный лист никем не подписывается. Если он заканчивается, то он подшивается в специальную архивную папку, а вместо него должен быть открыт новый лист.

О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте . ‎Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите .

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).

Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:

• ознакомление должно производиться под роспись,
• и до момента подписания трудового договора.

Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:

1. Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления , на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:

• личную подпись,
• дату ознакомления,
• расшифровку личной подписи.

Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:

Можно добавить столбцы: должность, подразделение. Но это не обязательно.

Листы ознакомления подшиваются к локальному акту.

2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов. Должность, подпись, расшифровка подписи» . И заверить надпись печатью.

В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР, Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.

А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления.

3. Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами. В этом листе перечислить все документы, с которым необходимо знакомить работника при приеме на работу. После прочтения документа, работник расписывается в листе ознакомления напротив соответствующего документа (подпись, дата, расшифровка подписи).

Оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником. Если ведется личное дело работника, лист ознакомления с ЛНА можно поместить туда.

Все способы удобны и применяются на практике. Выбирайте.

Как выполнить требование «до подписания трудового договора»?

Это можно сделать двумя способами:

1. Проставлять время ознакомления с ЛНА и время подписания договора, дополнив таблицу графой «Время ознакомления».
2. В тексте трудового договора перед блоком «Подписи сторон» разместить текст, примерно следующего содержания: «С локальными актами (перечислить) ознакомлен до подписания договора. Подпись, расшифровка подписи, дата.»

Может быть, многим покажется, что не стоит обращать внимание на такие пустяки. Но если Вы не сможете доказать, что при приеме конкретного работника был соблюден порядок, штраф Вам обеспечен. Нарушение порядка приема на работу является длящимся, поэтому наказание за него наступает с момента обнаружения.

В мы поговорим о заключении трудового договора.

Ознакомление с ЛНА до приема на работу 29.07.2015

«Оформляли прием на работу одного сотрудника. Ознакомили его под роспись с ПВТР, положением об оплате, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами. А перед подписанием трудового договора наш будущий работник отказался работать, забрал документы и ушел. В общем, прием на работу не состоялся. Получается, что в журнале ознакомления с локальными нормативными актами и в листке ознакомления с должностной инструкцией стоит подпись постороннего человека. Могут ли меня наказать за это?»

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ «при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

Законодатели подчеркнули, что знакомство с условиями работы по предполагаемой должности и в организации в целом должно происходить именно до подписания трудового договора, чтобы будущий сотрудник мог составить мнение, основываясь на документах, и принять взвешенное информированное решение о готовности работать. Поэтому ситуация, когда с локальными актами знакомятся «посторонние», вполне логична.

Необходимо ли делать какую-либо пометку в документе, где сотрудник расписался? На наш взгляд, это необязательно. Возможно, определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами закреплен в одном из локальных актов Вашей организации, и в таком случае делается отметка либо готовится какой-то документ (служебная записка, акт).

Книга предназначена по большей части новичкам в кадровом делопроизводстве, но будет весьма полезна и опытным специалистам со стажем, ведущим кадровую работу в организациях и у предпринимателей. В первом томе подробно рассказывается об оформлении различных кадровых документов, о приеме работников на работу, переводах на другую работу и иных изменениях условий трудового договора (по соглашению сторон и по инициативе работодателя), перемещениях работников на другое рабочее место, об отстранении от работы, поручении работнику дополнительной работы в порядке совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, касается защиты коммерческой тайны работодателя и персональных данных работников.

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) поможет самостоятельно разработать и заполнить этот необходимый документ. Подробнее о его структуре и порядке заполнения вы сможете узнать из нашей статьи.

Обязательно ли работодателю составлять лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В ч. 3 ст. 68 ТК РФ указано, что работодатель при заключении трудового договора с новым сотрудником обязан ознакомить его со следующими ЛНА:

Кроме того, в обязанности работодателя, согласно абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК, входит ознакомление сотрудников под подпись с принимаемыми ЛНА, которые самым прямым образом связаны с их трудовой деятельностью.

Всё это указывает на то, что работодатель, чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, должен накапливать и хранить сведения об ознакомлении сотрудников с указанными выше ЛНА.

Форма листа ознакомления с ЛНА

Сбор, систематизация и хранение информации об ознакомлении всех сотрудников с ЛНА может вестись при помощи специального регистра. Оптимальной формой для такого регистра будет являться бланк, называемый листом ознакомления с ЛНА.

На практике различают 2 разновидности формы этого документа:

• Персональный листок, который оформляется индивидуально для каждого сотрудника. В нем перечисляются обязательные для ознакомления ЛНА, ставятся дата и подпись сотрудника. Эти листки, как правило, сшиваются вместе с трудовым договором в виде приложения.
• Отдельный внутренний документ, который подписывают все сотрудники и в котором перечислены все изданные на предприятии ЛНА. Такой лист ознакомления с ЛНА имеет более сложную структуру — предполагается наличие граф для указания структурных подразделений и должностей сотрудников. В соответствии со спецификой выполняемой отдельными группами сотрудников трудовой деятельности им будет предлагаться подписаться в ознакомлении лишь с теми ЛНА, которые имеют к ним прямое отношение.

Где найти образец листа ознакомления с ЛНА?

Будет полезно ознакомиться с образцом такого внутреннего документа, чтобы было проще разработать собственный для своего предприятия. Предлагаем форму наиболее востребованного бланка листа ознакомления, разрабатываемого для каждого сотрудника в индивидуальном порядке:

№ по порядку		Фактическое ознакомление с ЛНА
	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Заря» (утв. приказом от 11.10.2016 № 11)		Семенович
	Положение об оплате труда ООО «Заря» (утв. приказом от 11.10.2016 № 14)		Семенович
	Положение о защите персональных данных ООО «Заря» (утв. приказом от 12.10.2016 № 15)		Семенович
	Положение о системе премирования на ООО «Заря» (утв. приказом от 10.11.2016 № 21)		Семенович
	Инструкция по охране труда (утв. приказом от 10.11.2016 № 19)		Семенович

Не знаете свои права?