Образец распоряжения руководителя организации. Чем отличается приказ от распоряжения — перечисляем отличия. Планирование создания приказа, распоряжения

Приказ - это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 . В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата и регистрационный номер;
  • тема;
  • текст приказа;
  • место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
  • отметка об исполнителе;
  • место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания приказа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, пояснения о порядке и правилах составления. Правила оформления таких документов. (10+)

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, пример. Правильное составление. Правила оформления

Правильное оформление распорядительных документов упрощает их исполнение и создает порядок в делах. Используя приведенные рекомендации по написанию приказа, решения, поручения, распоряжения, Вы подготовите качественный документ.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.

Может ли один приказ, регламентирующий взаимодействие двух организаций, подписы ваться двумя генеральными директорами этих организаций? Другими словами: вместо ПРИКАЗЫВАЮ стоит слово ПРИКАЗЫВАЕМ и в конце подписи директоров. Спасибо

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

    «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» .
    Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

    Совершенно секретно
    Экз.№ 1

    Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

    «Для служебного пользования» .
    Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

    Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

    Для служебного пользования
    Экз.№ 1

    «Коммерческая тайна»
    Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

    Коммерческая тайна
    Акционерное общество
    «ИнтелИнвест»
    Норвежская ул., д. 24,
    г. Казань, 657533

    В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

    «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
    Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

    Конфиденциально
    Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

ФАЙЛЫ

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде : с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме , таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать . Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

На сегодняшний день в стране действует масса самых различных организаций с определенной организационно-правовой формой, направлением деятельности, целью существования. Все они отличаются по размеру, количеству штатных единиц, занимаемой нише на рынке, функциями в социальной сфере и в других категориях. Но вне зависимости от всех этих критериев, все они ведут документооборот, как внешний, так и внутренний. В этой статье рассматриваются следующие образцы документов: распоряжения, приказы, постановления, решения начальства, их назначение, форма, бланки, а также реквизиты и нормативно-правовая база.

Делопроизводство и документооборот

Все компании сдают определенную отчетность, необходимую для их рода деятельности, а также ведут внутренний документооборот. важны не менее нормативно-правовых актов законодательства. Они определяют внутреннее устройство компании, ее организованность, подготовленность к различным ситуациям. Также в задачи внутренних приказов и распоряжений входит конкретизация прав и обязанностей работников и работодателя, определение правил внутреннего распорядка и многие другие аспекты деятельности фирмы. Именно внутренние акты, приказы и положения являются юридическим доказательством приема на работу, увольнения, перемещения, ухода в отпуск и других операций, связанных с сотрудниками.

Разнообразие внутренних документов

Существует несколько разновидностей внутренних документов, каждая из которых несет свои функции. Из них выделяют следующие виды: уставные, штатные, служебные документы, справки, протоколы, акты, договоры, положения, должностные инструкции, а также распорядительные документы. Распоряжение - образец документа, который относится к распорядительным. Также к этой группе относятся приказ и решение руководителя. Остальные виды документов отвечают за такие функции, как учреждение организации, установление прав и обязанностей ее участников, определение количества штатных единиц, их отношение к отделам и иерархия подчиненности. Справки, служебные записки и объяснительные могут касаться самых разных моментов в деятельности организации. Все они призваны упорядочить деятельность в соответствии с законодательством и внутренним режимом.

Для чего нужны распорядительные документы?

Как было отмечено выше, приказ, решение и распоряжение - образцы документов распорядительной группы. Они направлены на решение различного рода проблем и вопросов, возникающих в течение хозяйственной деятельности компании. Более подробное разъяснение по назначению можно представить следующим образом:

  • Приказ - документ, издаваемый руководством организации в целях разрешения производственных и организационных вопросов компании. Различают несколько подвидов приказов по направлению действия: направленные на решение производственных вопросов (распределение финансов, управление работой отделов, снабжение и реализация), а также на управление человеческими ресурсами (отпуск, увольнение, перемещение, прием на работу, командировки, премирование и штрафы).
  • Решение и распоряжение - образец документа, направленного на максимальную оперативность и эффективность исчерпания вопросов, связанных с производственной деятельностью. Обычно относится к узкому кругу лиц.

Порядок издания распорядительных документов

Порядок издания приказов, решений и распоряжений директора зависит от сферы деятельности компании, организационно-правовой формы, состава и количества учредителей, руководства, наличия в ней отдельных структур, подразделений и филиалов, а также обособленных организаций трудящихся. Чем меньше компания, тем проще происходит этот процесс. В организации с одним учредителем, в которой он же выступает в роли директора, издание распорядительного документа происходит без согласований, рассмотрений и отзывов других участников хозяйственной деятельности.

Всего выделяют восемь этапов издания приказов, решений и распоряжений:

  • инициация издания распорядительного документа;
  • обработка информации, законодательных актов и положений, правил, касающихся вопроса;
  • подготовка проекта документа;
  • согласование проекта;
  • доработка и поиск компромисса;
  • подписание;
  • регистрация во внутренних регистрах делопроизводства;
  • информирование заинтересованных лиц о содержании документа.

Регламент составления

Для того чтобы издать распорядительный документ, необходимо наличие основания. Таким может выступать плановая операция, служебная записка от руководителя отдела, акт сторонней организации, инициатива работодателя. Далее на этом основании необходимо собрать всю необходимую информацию из самых разнообразных источников: архивы внутренних и внешних документов, законодательные акты и даже публикации в СМИ. Главное условие - информация достоверная, актуальная и достаточно полная для вынесения решения. Подготовкой проекта может заниматься группа лиц либо один специалист. Обычно это задача возлагается на юридический или кадровый отдел. Проект не имеет юридической силы, а в процессе разработки может неоднократно меняться, подстраиваясь под требования различных структур.

Согласование документов

После процедур по инициации, сбору и анализу информации, а также разработки проекта, необходимо согласовать проект документа со всеми заинтересованными лицами: представителями профсоюза, руководителями отделов, учредителями. Если какие-то из этих структур не согласны с представленным проектом, необходимо прийти к компромиссным решениям и внести соответствующие изменения. После подписания документ регистрируется, ему присваивается внутренний порядковый номер. Бланки документов, касающихся административных или организационных вопросов в хозяйственной деятельности, должны храниться в архивах не менее пяти лет. Документы, относящиеся к функционированию организации в целом, ее распорядку и основным положениям, должны храниться на протяжении всего срока деятельности компании. Пример распоряжения, относящегося к таким документам, - об основании общества.

Состав документа

Любой пример распоряжения состоит из двух логических частей: преамбула и распорядительная часть. В первой отражается суть проблемы, вторая содержит решение руководящего состава по этому поводу.

К оформлению распорядительных документов имеются определенные требования. Они подробно обозначены в ГОСТе Р 6.30-2003. Он определяет обязательные реквизиты: наименование организации, ее организационно-правовая форма, наименование документа, данные директора, а также всех участвующих в согласовании сотрудников и их должности, дата, номер и срок действия документа. Оформляются приказы, решения и распоряжения на фирменном бланке документов организации.