Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организаций и др.

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:
- несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
- несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
- прогулы;
- появление на работе в состоянии опьянения.

Составляем правильно

А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.

В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.

Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".

Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.

Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.

В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт

Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).

На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.

Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр ‑ бухгалтерия,

2-й экземпляр ‑ коммерческий отдел,

3-й экземпляр ‑ покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акта о выдаче дел во временное пользование;
• акта проверки наличия и состояния дел;
• акта о миграции и перезаписи электронных документов;
• акта приема-передачи документов на государственное хранение;
• акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и др.

Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.

Что такое комиссия и кто такие присутствующие?

Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.

Комиссия может быть постоянной . В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.

Комиссия может создаваться разово . Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

ПРИМЕР 1

Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных бланков

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать комиссию в составе:

Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

Члены комиссии:

специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

Обратите внимание : председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

ПРИМЕР 2

Акт приема-передачи дел канцелярии

Открытое акционерное общество

«Завод молочных продуктов»

АКТ

19.09.2013 № 1

г. Москва

приема-передачи дел канцелярии

В связи с освобождением Румянцевой А.П. от должности начальника канцелярии ОАО «Завод молочных продуктов» 20.09.2013 и назначением на должность Федоровой О.В. в соответствии с трудовым договором от 16.09.2013 № 432-13 Румянцева А.П. передает, а Федорова О.В. принимает следующие документы:

1. Приказы по основной деятельности за 2013 год (подлинники).
2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности за 2013 год (подлинник).
3. Журнал регистрации входящих документов за 2013 год (подлинник).

Документы передала Документы приняла

Румянцева А.П. Румянцева Федорова О.В. Федорова

19.09.2 013 19.09.2013

В качестве присутствующих при составлении акта обычно перечисляют тех, в чьем отношении проводится проверка или составляется акт о дисциплинарном проступке. Присутствующий не может быть членом комиссии, равно как и член комиссии не может участвовать в проверке относительно самого себя.

Реквизиты акта

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

Если какое-то событие актируется не в первый раз, акт получает регистрационный номер . Это касается, например, актов уничтожения печатей и штампов, актов необнаружения документов, актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения и т.п., т.е. документов, которые регулярно составляются внутри структурного подразделения (в данном случае – службы ДОУ). При этом каждый вид актов регистрируется отдельно.

Акты, требующие утверждения должностным лицом, содержат гриф утверждения .

В актах, составляемых на основании другого (обычно организационно-распорядительного) документа, содержится ссылка на регистрационный номер и дату этого документа .

Если к акту прикладывают какие-то документы, на нем проставляется отметка о наличии приложения .

В случае если акт составляется в отношении кого-то из работников (что характерно для кадрового делопроизводства), документ содержит визы ознакомления .

В случаях направления в организацию без сопроводительного письма акт, рассмотренный руководителем компании-адресата, проходит путь входящего документа и может содержать реквизиты «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении».

После того как работа над актом завершена, на нем проставляется отметка о помещении в дело .

Шаблон акта

Формы для актирования каждого случая, который может произойти в процессе деятельности организации, создать невозможно. Тем не менее на основе информации, представленной в государственных стандартах по делопроизводству, можно создать универсальный шаблон акта, который в зависимости от ситуации можно будет изменять. Рекомендуем использовать этот шаблон (Пример 3) при актировании событий, для которых нормативные документы не предлагают образца или формы акта.

ПРИМЕР 3

Универсальный шаблон акта

[Наименование организации]

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

[ Место составления документа ]

[ Заголовок к тексту документа ]

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Основание: [текст основания].

Комиссия в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

Присутствовали:

[наименование должности] [фамилия, инициалы],

[наименование должности] [фамилия, инициалы].

[Текст акта]

Приложение: __________________ на ___ л. в ___ экз.

Акт составлен в ___ экземплярах:

1-й экземпляр – [место нахождения экземпляра];

2-й экземпляр – [место нахождения экземпляра].

Председатель Подпись Расшифровка подписи Дата

Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи

Подпись Расшифровка подписи

С актом ознакомлен(ы):

Расшифровка подписи Подпись Дата

Подпись Дата

В качестве актов по общему делопроизводству, составляемых в относительно свободной форме, можно привести акты проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации (Пример 4), и акт приема-передачи дел канцелярии (см. Пример 2).

ПРИМЕР 4

Акт проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации

Закрытое акционерное общество «Профиль»

УТВЕРЖДАЮ

наименование организации

АКТ

07.10.2013

2

Генеральный директор

Москва

место составления

наименование должности руководителя организации

проверки деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации

Васильев

М.В. Васильев

подпись

расшифровка подписи

07.10.2013

Основание: график проверки деятельности структурных подразделений ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденный приказом от 14.01.2013 № 3.

Комиссия в составе:

Председатель: административный директор Шестаев Л.Б.

Члены комиссии:

начальник управления персоналом Климова Т.И.,

помощник генерального директора Леонтьева М.С.

Присутствовали:

начальник службы документационного обеспечения управления Гаврилова П.Р.,

инженер Епишева Р.Т.,

инженер Костина А.А.,

главный специалист Рязанов И.М.

С 16 по 20 сентября 2013 г. комиссией была проведена проверка деятельности работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

В ходе проверки рассматривались:

• нормативное и методическое обеспечение структурных подразделений организации по вопросам делопроизводства;
• правильность и своевременность выполнения работниками функций по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

Комиссией было установлено следующее:

• работа по ведению делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ЗАО «Профиль» и другими локальными нормативными актами, регламентирующими процессы делопроизводства в организации;
• структурные подразделения обеспечены копиями всех локальных нормативных актов, регламентирующих процессы делопроизводства в организации;
• Епишева Р.Т. и Рязанов И.М. прошли обучение на семинаре «Организация делопроизводства и архивного дела» продолжительностью 8 часов в соответствии с Планом обучения работников ЗАО «Профиль» в 2013 г., утвержденным приказом от 10.12.2012 № 543, о чем имеют соответствующие сертификаты;
• работники своевременно выполняют функции по ведению делопроизводства в структурных подразделениях.

В то же время комиссией было установлено отсутствие приказа о назначении инженера Костиной А.А. ответственной за делопроизводство в отделе технического контроля, о чем получено письменное объяснение начальника службы документационного обеспечения управления Гавриловой П.Р.

Приложение: объяснительная записка Гавриловой П.Р. на 1 л. в 1 экз.

Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр – в управление персонала;

2-й экземпляр – в дело № 24-56.

Председатель комиссии Шестаев Л.Б. Шестаев 08.10.2013

Члены комиссии: Климова Т.И. Климова

Леонтьева М.С. Леонтьева

С актом ознакомлен(ы):

Гаврилова П.Р. Гаврилова 08.10.2013

Епишева Р.Т. Епишева 08.10.2013

Костина А.А. Костина 08.10.2013

Рязанов И.М. Рязанов 08.10.2013

В дело № 24-56

Петрова 08.10.2013

Акты в кадровом делопроизводстве

В кадровом делопроизводстве акты чаще всего составляются для того, чтобы зафиксировать дисциплинарный проступок работника, его отказ выполнять поручение руководителя или какой-либо другой факт, который при возможном споре с работником поможет работодателю доказать правомерность своих действий. Например, при расторжении трудового договора из-за невыхода работника в первый день на работу именно работодатель должен будет доказать, что в определенный день его новый сотрудник отсутствовал на рабочем месте, и в качестве доказательства используют акт.

Подобные акты являются основаниями для издания приказов по личному составу о дисциплинарном взыскании, выплате премии в уменьшенном размере или расторжении трудового договора.

Обратите внимание!

Иногда одного акта о нарушении трудовой дисциплины недостаточно, проступок работника должен подтвердить еще и медик. В основном это касается случаев появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения.

Комиссия, составляющая акт о дисциплинарном проступке, имеет свои особенности. Так как приказа о создании комиссии нет, ее председатель тоже отсутствует. Вместо него появляется составитель акта – работник, ответственный за работу с кадрами или охрану труда. Фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины – его прямая обязанность. Если есть возможность пригласить в комиссию непосредственного руководителя нарушителя, то это нужно сделать, поскольку начальник, в свою очередь, обязан следить за дисциплиной во вверенном ему коллективе. Третьим участником комиссии может стать любой коллега провинившегося работника.

Приведем пример акта об отсутствии работника на рабочем месте (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Общество с ограниченной ответственностью «Автосалон “Солярис”»

(ООО «Автосалон “Солярис”»)

Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье.

Разновидности актов

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

• акт приема-передачи;
• акт инвентаризации;
• акт осмотра;
• акт ;
• акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, ;
• акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Из чего состоит акт

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

• название организации
• название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

выполненных работ

списания материальных ценностей

• и место составления акта
• гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.

• текст
• перечень приложений (не всегда, только если они есть)
• количество экземпляров
• подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
• подписи присутствующих при его составлении
• подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Образец акта

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

списания материальных ценностей

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор Сидорова С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью Иванцов П.Р. Иванцов

Начальник смены Федотов И.И. Федотов

Маркер смены Психеева И.В. Психеева

Акт выполненных работ относится к первичной документации бухгалтерского учета, которая заполняется по завершении (выполнении) работ.

Оформление акта проводится на основании ранее подписанного договора, если акт отсутствует – затраты не учитываются при расчете налога на прибыль.

Акт выполненных работ – это документ, в котором зафиксировано то, что назначенные работы завершены частично или в полном объеме. Даты, которые указаны в акте свидетельствуют о том, что работы были проведены в сроки, установленные договором.

По этим датам можно судить о том, нарушены ли сроки выполнения соглашения и, если нарушения присутствуют, предприятие может принять соответствующие меры согласно положениям договора. Перечень проведенных работ в акте подтверждает то, что условия соглашения выполнены в рамках договоренности или имеются нарушения со стороны исполнителя.

Акт выполненных работ называют еще актом приемки-передачи, этот документ оформляется одновременно с договором, так как подписание акта без подписания соглашения считается грубой ошибкой ведения бухгалтерской документации. Акт выполненных работ необходим также в тех случаях, когда работы предприятие осуществляет собственными силами.

В каких ситуациях требуется заполнение акта

Акт выполненных работ заполняется, когда между заказчиком и исполнителем существует соглашение в письменном виде на выполнение работ или предоставление услуг (исключение – финансовые услуги), так как документ считается основанием для оплаты клиентом оказанных услуг. Акт оформляется даже в тех случаях, когда в условиях договора о нем ничего не сказано или текст соглашения составлен некорректно.

Документ необходимо заполнить по специальной форме, а также поставить в обязательном порядке подписи заказчика и исполнителя. При неправильном ведении первичной бухгалтерской документации сотрудники налоговой инспекции накладывают административные взыскания, в том числе доначисление налогов в полном объеме.

В некоторых случаях акт выполненных работ при оказании исполнителем услуг не нужен, например, договор аренды. Для осуществления оплаты по арендным отношениям достаточно составить акт приема-передачи имущества. Согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 9 ноября 2006 года, необходимо оформить также счета и платежные поручения.

Составление акта не требуется и при оказании услуг в сфере мобильной связи. Ведение бухгалтерской документации на данный вид услуг детально регламентируется положениями «Правил оказания услуг подвижной связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 мая 2005 года.

Если организация предоставляет услуги на официальном сайте с использованием договора публичной оферты, то в договоре должно быть зафиксировано положение о предоставлении актов выполненных работ на портале в личном кабинете, где заказчик (клиент) сможет распечатать отсканированную копию, поэтому отправлять по почте данный документ не обязательно. Акт должен быть выслан в подобной ситуации только по запросу заказчика, когда ему необходим оригинал документа с печатями.

В договоре желательно прописать условие: если заказчик на протяжении регламентированного промежутка времени не запросил оригинал документа, то он согласен с объемом и качеством проведенных работ, и никаких претензий не имеет.

При таком порядке ведения первичной документации нарушений со стороны бухгалтерии не будет.

Для оформления документации по оказанию строительных услуг используют формы КС-3 и КС-2, на основании которых составляются в произвольном порядке акты на виды услуг, которые не относятся к сфере строительства (отдельная форма на эти виды услуг законодательством не предусмотрена):

• Форма КС-2 используется при осуществлении строительно-монтажных работ.
• Форма КС-3 используется в качестве справки при подсчете стоимости услуг и затрат по строительным услугам.

Акт выполненных работ в обязательном порядке должен включать следующие пункты:

• Дата составления акта и порядковый номер.
• Номер договора, к которому относится акт.
• Номер счета, соответствующий выполненному объему работ и предоставленный заказчику.
• Сроки осуществления работ.
• Единицы измерения услуг (работ).
• Стоимость проведенных работ с учетом НДС.
• Объем выполненной работы (оформляется в виде перечня или таблицы).
• Названия организаций заказчика и исполнителя.
• Печати компаний и подписи представителей сторон.

При заполнении формы акта следует руководствоваться такими правилами:

• В графе «Исполнитель» необходимо указать данные той стороны, которая предоставляет услуги: наименование (сокращенное или полное) согласно учредительным документам, юридический адрес исполнителя (город, почтовый индекс, улица, дом).
• В строке «Заказчик» должны быть указаны данные стороны, потребляющей услуги (аналогично графе «Исполнитель»).
• Таблица в бланке акта выполненных работ заполняется аналогично накладной, только вместо товаров указывается перечень проведенных услуг.
• В строку «№» следует внести порядковые номера оказанных услуг.
• В графу «Наименование работы (услуги)» вносятся наименования всех услуг и работ, которые соответствуют порядковым номерам.
• В графу «Ед. изм.» вписывается номенклатура (шт., час).
• В строку «Количество» заносится объем проведенных работ или предоставленных услуг в соответствующих единицах измерения.
• В графу «Цена» вписывается цена в рублях за единицу осуществленной работы или оказанной услуги.
• В графу «Сумма» вписывается стоимость осуществленной работы или предоставленной услуги (то есть результат перемножения соответствующих ячеек строк «Количество» и «Цена»). При этом сумма чисел во всех ячейках графы «Сумма» вписывается в «Итого», после этого указывается НДС от общей стоимости всех услуг или работ и сумма всех услуг или работ с учетом НДС. Но если исполнитель работает без НДС, то в графу «В том числе НДС» вписывается: «Без НДС».
• В строке «Всего предоставлено услуг на сумму» пишется сумма из графы «Всего», прописью. Если эта сумма – целое числе (то есть без копеек), то там, где копейки вписывается «ноль».
• В строку «В т.ч. НДС» прописью вписывается сумма из графы «Без налога (НДС)».

Акт выполненных работ следует составить в двух экземплярах. Один экземпляр передается клиенту, второй – исполнителю.

Заказчик может оспорить информацию в акте и отказаться от его подписания. Все замечания по качеству услуг и срокам исполнения должны быть зафиксированы в акте. В таком случае исполнитель должен устранить все имеющиеся недостатки в регламентированный срок, после чего составляется новый акт.

Если же одна из сторон повторно отказывается подписывать акт или же замечания не найдены (незаконны), то в акте фиксируется факт отказа и документ подписывает только вторая сторона. После чего в судебном порядке принимается решение о необоснованности или правомерности отказа и оплата работ осуществляется на основании судебного решения.

Однако до того момента, пока клиент не подаст на исполнителя исковое заявление в суд, односторонний акт считается действительным и воспринимается как полноценная приемка и сдача работ. После подписания одностороннего документа исполнитель должен оплатить НДС независимо от того, будет ли он требовать уплату долга клиентом или нет.

Формы КС-2 и КС-3 заполняют на основе информации, внесенной в «Журнал учета выполненных работ» (составляется по форме КС-6 а). Если при строительстве использовались материалы заказчика, то исполнитель по окончании работ должен отчитаться перед заказчиком об использовании материалов в поставленном объеме и по назначению, согласно нормам расхода, а остатки должны быть сданы. В подобном случае повышение стоимости услуг нельзя оформить за счет использования материалов. В стоимость монтажно-строительных услуг включают расценки, которые предусмотрены сметой и договором, и затраты, не входящие в ставки тарифа (единичные расценки). К таким затратам относят:

• Расходы на эксплуатацию техники.
• Тарифы.
• Расходы на заработную плату.
• Сезонное удорожание.
• Надбавки за сложные условия работы.

Удорожание материалов включают в затраты только при использовании комплектующих, которые были куплены за счет исполнителя. Если исполнитель проводит работы по ремонту и реконструкции, то следует оформлять также отдельный акт (по форме ОС-3), который заполняет специальная комиссия, ответственная за сдачу и прием таких объектов.

При этом расходы на модернизацию и ремонт конструкций относят к первоначальной стоимости здания, а документ подписывается в двустороннем порядке. Также в документе ОС-3 содержатся все затраты, которые связаны с выполнением работ. Если после оформления акта ОС-3 и сдачи объекта были замечены скрытые дефекты, то исполнитель должен устранить их в установленный заказчиком срок.

За нарушение исполнителем сроков сдачи объекта клиент вправе потребовать уплату пени, если подобная санкция прописана в условиях договора.

Акт выполненных работ – необходимый документ, если сотрудничество между двумя организациями или организацией и работником осуществляется на основании договора подряда или возмездного оказания услуг, поскольку акт является основанием для оплаты выполненной услуги. Как правильно составить этот документ и что именно там должно быть прописано? Поговорим об этом более подробно.

Что представляет собой акт выполненных работ?

По сути, акт выполненных работ и оказанных услуг является двухсторонним документом, который подтверждает факт выполнения определенных обязательств или оказания услуг, которые оговорены в договоре между двумя контрагентами. Название (это может быть акт выполненных работ, акт приемки выполненных работ, акт приема-сдачи выполненных работ и прочее) оговаривается еще на стадии подписания договора, а потом выбранная формулировка должна звучать во всех документах.

В документе обязательно должны быть отображены все выполненные работы, их объем, стоимость, начальные и конечные сроки. Это очень важно, поскольку это является неким отчетом исполнителя перед заказчиком и подшивается к договору. Такая «бумага» является сегодня самым распространенным способом подтверждения выполненных договорных обязательств.

Акт и бухгалтерия организации

Акт выполненных работ относится к первичным бухгалтерским документам, на основании которых производится оплата. Кроме того, этот документ вместе с договором может быть использован во время судебного разбирательства или для исчисления срока давности. Об этом четко говорит ФЗ-129 «О бухгалтерском учете», в котором указано, что все хозяйственные операции, которые производятся организацией любой формы собственности, должны находить отражение в бухгалтерском учете.

Не все знают, что за неправильное оформление акта на организацию могут быть наложены штрафы (или доначислены налоги), а указанные в таких актах затраты налоговые органы могут исключить из состава затрат при расчете налога на прибыль, а это уже достаточно серьезно.

Даты, указанные в таких документах, имеют большое значение для отнесения их к конкретному отчетному периоду, а несвоевременное предоставление актов может повлечь за собой нарушение в отнесении затрат. Следовательно, будет занижен или же завышен налог на прибыль за конкретный период. Кроме того, расходы для уменьшения налога должны быть связанны с деятельностью организации. В 9 статье Закона о бухгалтерском учете перечислены все реквизиты, которые имеют решающее значение при оформлени. Поэтому, перед составлением акта стоит внимательно изучить этот закон.

Понятие «работ» и «услуг»

Уместно будет поговорить о том, что имеется в виду под понятиями «работ» и «услуг». Прямых определений гражданское законодательство не дает, но глава 39 части 2 Гражданского кодекса РФ «Возмездное оказание услуг» говорит о том, что договор возмездного оказания услуг применяется при предоставлении услуг связи, аудиторских, ветеринарных, информационных, консультационных, услуг по обучению или туристическому обслуживанию. Что же касается договоров, предусматривающих выполнение определенных работ, то они имеют место при осуществлении перевозок, ведении банковских счетов, хранении, транспортной экспедиции, выполнении научно-исследовательских, технологических или опытно-конструкторских работ, а также при оформлении договора подряда.

Как составить акт выполненных работ?

На сегодняшний день унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Но при этом стоит отметить, что существуют формы КС-2 и КС-3, которые используются для отражения выполненных действий при проведении строительства. Это значит, что организации имеют право самостоятельно разработать форму, которая будет наиболее удобна в конкретном случае.

Независимо от оформления, бумага обязательно должна содержать следующую информацию:

• наименование (его определяет договор);
• дата составления;
• наименования заказчика и исполнителя (эти данные вносятся в соответствии с официальными учредительными документами; все наименования должны соответствовать наименованиям, который фигурируют в договоре);
• наименование выполненных операций (это делается, как правило, в виде перечня или таблицы);
• объем выполненных работ (если выполнено несколько видов, предусмотренных договором, то объем указывается отдельно по каждому виду работ в одном акте или же составляется несколько актов, по одному на каждый вид работ);
• единицы измерения выполненных операций;
• общая стоимость (она должна указываться в учетом НДС);
• сроки выполнения мероприятий;
• номер и дата договора, по которому осуществляется сотрудничество;
• номер счета, который был предоставлен заказчику для оплаты;
• четкие оттиски печатей обеих сторон (если одна из сторон – физическое лицо, то оттиск печати должен быть только один);
• подписи исполнителя и заказчика с расшифровкой (подписать акт могут также уполномоченные представители заказчика и исполнителя, которые указаны в договоре).

Данные «наименование», «единицы измерения», «цена», «стоимость» обычно указываются в формате таблицы. В этом случае в каждую отдельную строку вписывается конкретная услуга или вид выполненных работ и все нужные параметры. Завершает такую таблицу строка «Итого», в которой суммируется стоимость, а строка «Всего» заполняется с учетом НДС (сумма из строки «Итого» + налог). При этом нужно обязательно указать сумму прописью, а копейки цифрами.

Что же касается приемки, то подписи сторон могут оформляться словами «работу сдал» (подписывает исполнитель) и «работу принял» (подписывает заказчик).

Акт выполненных работ и капитальное строительство

Говоря о капитальном строительстве любых объектов, к которым относятся как жилые, так и производственные здания, стоит снова вернуться к унифицированным формам КС-2 (это «строительно-монтажная форма») и КС-3 (это справка о стоимости строительных услуг и затрат). Эти документы составляются на основании данных из «Журнала учета выполненных работ» (форма КС-6а).

Выполненные работы в КС-2 указываются, исходя из договорной стоимости, с включением как непосредственно стоимости строительно-монтажных процессов, которые предусмотрены сметой, так и прочих затрат, которые не включены в единичные расценки. Это могут быть тарифы, рост стоимости материалов, расходы на эксплуатацию машин, техники, механизмов, расходы на заработную плату персонала, который выполняет строительство, расходы на зимнее удорожание, изменение условий организации строительства, разъездной характер работы, надбавки за нахождение в сложных условиях (например, в районах Крайнего Севера) и прочее.

Если по договору обеспечение строительства материалами идет за счет заказчика, то цена материалов не может влиять на удорожание и, соответственно, не включаются в акты выполненных работ и справку по форме КС-3. При этом подрядная организация обязана отчитаться перед заказчиком после окончания строительства об израсходованных материалах и вернуть их остатки (если таковые имеются).

Если подрядчик производит ремонт, реконструкцию или модернизацию объектов, то дополнительно должен быть составлен «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» (это форма ОС-3). Его должна составить постоянно действующая в организации комиссия, на которую возложена ответственность по оформлению приема и передачи объектов основных средств. В документе должны найти отражение сведения о произведенных хозяйственным или подрядным способом затратах, которые связаны с выполненными действиями, а также информация о полноте и качестве работ. Документ должны подписать все члены комиссии во главе с председателем, а утвердить его должен руководитель организации. Что касается подрядчика, то он также подписывает этот документ, подтверждая передачу отремонтированного объекта. Расходы на модернизацию, реконструкцию и ремонт должны быть отнесены на увеличение первоначальной стоимости объекта, так как по итогам восстановительных работ показатели функционирования объекта увеличиваются.

На практике на объектах капитального строительства всё это составляется после того, как заказчик и подрядчик в установленные договором сроки осматривают и принимают готовый объект. При обнаружении недоработок или отступлений от условий договора, заказчик должен уведомить об этом подрядчика, а недостатки указать в акте. Все они подлежат устранению подрядчиком. Если всё уже подписано, а после этого обнаружены скрытые дефекты, то подрядчик все равно должен их устранить.

Важные моменты

Так как акт приемки выполненных работ является приложением к договору между заказчиком и исполнителем, и, соответственно, двусторонним документом, он должен составляться в двух экземплярах. Для заказчика услуги акт и договор будут основанием для производства оплаты за выполненную сделку, а для исполнителя – основанием для прихода денежных средств. Один экземпляр подписанного акта передается заказчику, а второй – остается у исполнителя. При составлении актов по форме КС-2 и КС-3 экземпляров может любое количество (все зависит от количества организаций, выполняющих подряд)

Оплата производится сразу после подписания, так как в этом случае работы считаются выполненными, а услуги – оказанными.

Если заказчик не удовлетворен качеством, он может отказаться от подписания до того, как исполнитель устранит все недоработки. Кстати, бланк акта о выполненных работах можно ).

Немаловажное значение имеет формулировка «Работы выполнены в полном объеме, в установленные сроки и с надлежащим качеством. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет». Она подтверждает отсутствие у заказчика претензий к качеству, что в дальнейшем исключает любые спорные вопросы.