При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.

Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Типы документов

В стандартный список закрывающих бумаг входит:

• акт, свидетельствующий об успешном выполнении того или иного действия;
• счет-фактура;
• накладная товарно-транспортного или просто товарного характера.

Сделки на поставку товаров требуют заключения накладной. Отдельно стоит отметить, что самую главную юридическую силу имеют только копии этих документов. По этой причине даже на временное использование копия не годится для правомерного совершения действий.

Реквизиты накладной

Накладная создается в двух экземплярах: поставщиком для себя и для покупателя. Осуществляется такой правовой акт при продаже или транспортировке товаров. Основные реквизиты накладной:

• прописывание даты и наименования документа;
• имя поставщика;
• подробное или поверхностное описание предмета сделки;
• общее количество предмета сделки;
• единица измерения в денежном эквиваленте;
• подпись ответственного органа с указанием инициалов.

Официально законодательством Российской Федерации не учрежден конкретный вид накладной. Поэтому зачастую различные организации разрабатывают свой вид накладной. Однако все вышеперечисленные пункты обязательно должны быть прописаны в закрывающем документе.

Если вам еще не до конца понятно, как выглядит накладная, мы разработали для вас примерный бланк.

Пример накладной:

Отправитель: ООО «БухгалтГарант».

Получатель: ООО «ОмегаРиэлт».

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

МП

Если основным объектом сделки выступает работа или услуга, то закрывающим документом станет акт. Последний является не только документом, подтверждающим, что обе стороны выполнили свои действия, но и что они не имеют никаких претензий друг к другу. Акт распечатывается в двух экземплярах, и они сохраняются у каждой стороны.

Если документы отсутствуют

Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.

Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.

Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.

Проведение любой сделки принято оформлять документально. Особое внимание специалисты рекомендуют уделять закрывающим документам. От правильности их оформления во многом зависит возможность предъявления претензий одной стороне к другой в случае необходимости.

Часто закрывающими документами считаются документы, подтверждающие факт оплаты товара или услуги (платежные поручения, квитанции, чеки, банковские выписки). На самом деле к закрывающим такие бумаги не причисляются. Они, безусловно, важны. Но подтверждения оплаты не заменяют закрывающие документы.

Закрывающим сделку является документ, фиксирующий подтверждение сторонами договора факта завершенности сделки, то есть выполнения предмета договора. Подписание такого документа исключает возникновение недопонимания, недоразумений по деталям проведенной операции.

В закрывающем документе, как и в контракте, рекомендуется детально прописывать все нюансы сделки. Разница заключается в том, что в закрывающем документе указываются не обязательства сторон, а фактически выполненные работы.

Разные типы сделок предусматривают использование различных закрывающих форм. Последние актуальны как для поставщика, так и для покупателя. Бухгалтерия юридического лица использует закрывающие документы для:

• подтверждения факта получения оплаты по сделке;
• подтверждения операции перевода средств контрагенту;
• подтверждения предмета получения или перечисления средств.

Любая сделка по поставке должна быть соответствующим образом закрыта. Закрывающим документом является накладная. Юридическую силу имеет только оригинал этого документа. В в качестве отчетного документа может быть принята копия накладной. Это, как правило, отображается в договоре. Но под бухгалтерский регистр должен быть подложен оригинал документа. Сделка, закрытая копией накладной, юридически считается незавершенной.

Накладная является типовым документом, который оформляется согласно установленным правилам. Она должна содержать определенные реквизиты. Комплект таковых включает название, дату документа, наименование и реквизиты поставщика, описание передаваемых , единицы измерения в количественном и денежном эквиваленте. Подписывается накладная ответственным лицом, визируется печатью организации-поставщика.

Что касается формы накладной, она может быть произвольной. Бланк, как правило, разрабатывается компанией-поставщиком. Содержание реквизитов на накладной подчиняется требованиям ФЗ «О бухучете». Отсутствие обязательных реквизитов на документе является достаточным условием для признания его недействительным.

Сделку по предоставлению услуг и выполнению работ закрывает соответствующий акт. Он, как и накладная, может составляться в произвольной форме. При этом акт должен содержать реквизиты компании-исполнителя, или выполненных работ (преимущественно детализованный).

Закрывающий документ оформляется в печатном виде, подписывается ответственным лицом (представителем компании-исполнителя), специалистом, уполномоченным принять работы. Грамотно оформленный акт исключает недопонимание . В документе прописываются различные нюансы, возникшие при выполнении работ или предоставлении услуг. Подписанный акт служит документом обоюдного закрытия сделки. Он подтверждает факт предоставления услуг и их получения.

В данной статье мы рассмотрим проблемы отсутствия документов, которые подтверждают факт оказания услуг или же поставки товаров, материалов. Также мы рассмотрим как бизнесменам обезопасить себя и какие пункты в договоре можно указать, чтобы нерадивые контрагенты исполняли обязанности по предоставлению документов.

Законодательное регулирование вопроса

Вы - исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)

Ситуация, когда обязанности по договору выполнены - услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.

Вы - заказчик, исполнитель отказывается предоставить закрывающие документы

Наиболее распространенной бывает другая ситуация - Вы заказали услуги (или товары), оплатили их, а вот закрывающие документы поставщик предоставлять отказывается. Такие ситуации довольно часто происходят. С точки зрения налогового учета Вы не можете принять в расходы суммы, по которым у Вас нет документов, подтверждающих факт совершения сделки - оказание услуг или поставка товара. На свой страх и риск Вы можете принять расходы в бухгалтерском и налоговом учете, но в случае проверки налоговые инспекторы запросят у Вас документы, которые подтверждают тот факт, что услуги оказаны или товары (материалы) поставлены. Если такие документы Вы предоставить не сможете - инспекторы снимут из расходов сумму, которую Вы приняли без закрывающих документов.

Важно! При отсутствии закрывающих документов нельзя учесть в расходах суммы средств, оплаченные поставщику.

Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)

Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств. Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность. По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:

Кредит 91.2 Дебет 60

Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа - задолженность списывается на прочие расходы.

Как обезопасить себя при работе с другими контрагентами

Для того, чтобы обезопасить себя при работе с другими контрагентами, можно включить в договор, который Вы заключаете с ними, пункты о предоставлении документов в определенный срок. Также в договоре можно указать ответственность поставщика за непредоставление документов в указанный срок и размер неустойки, которая будет взиматься с поставщика за задержку документов. При наличии таких пунктов в договоре можно будет ссылаться на них при запросе документов у поставщика.

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Заношу первичку, разобрался сразу

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

В бухгалтерии при совершении сделок важны не только первичные документы (т.е. чеки, квитанции и т.д.), но и вторичные – закрывающие документы. Они имеют не меньшее значение, чем договор сделки, и их правильное оформление поможет избежать проблем при различных проверках.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В таких бумагах обычно пишется то, что была совершена та или иная денежная операция между двумя сторонами, все условия были соблюдены и каждую из сторон все устраивает. Именно эти документы являются подтверждением честной сделки.

Только после того, как их закрыли, сделка считается юридически оконченной — все было оформлено и зафиксировано по правилам. Составление таких документов – проблема каждого бухгалтера.

Когда нужно составлять

Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.

При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.

Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.

Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.

Виды

Разделение документов происходит по их общему назначению:

Помимо этого, есть еще несколько критериев по которым можно разделить документы:

Полный перечень

В закрывающие документы для бухгалтерии входит:

• Договоры.
• Счета.
• Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
• Платежные поручения.
• Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
• Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
• Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
• Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
• Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
• Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
• Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
• Счет-фактура.

Счет фактура

Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.

Частные организации, имеющие вид ИП, УСН или ЕНВД, не обязаны предоставлять этот документ. Однако для этого есть частные случаи, о которых уведомит налоговая служба.

Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.

Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Выдается получателю в качестве доказательства совершения работы или отгрузки товара. Тоже имеет два экземпляра. Оба содержаться у продавца до тех пор, пока не произойдет отгрузка и прием товара у покупателя. Обычно используется между юридическими, а не физическими лицами.

Как таковой формы для заполнения данными товарная накладная не имеет, но так сложилось, что очень часто используют форму N ТОРГ-12.

Она удобная, понятная и в ней нет ненужных и бесполезных данных, которые не нужны покупателю. Однако не запрещает лицам использовать свою форму, главное — чтобы она соответствовала основным требованиям (о них далее).

Платежные документы

Чеки – используются, если товар был оплачен за наличные средства. Поручения – имеют ту же функцию, что и чеки, но в случае, если товар был оплачен через безналичный расчет. Помимо этого, платежное поручение доказывает, что был совершен перевод от одного лица другому по реквизитам, которые в нем указаны.

Есть так называемый бланк строгой отчетности. Его функция – при оказании услуг физическим лицам, он может заменить кассовый чек, однако это работает до 1 июля 2020 года, а для сотрудников общепита и до 1 июля 2020 года (заменяет чек при покупке еды в общепите).

Кассовый чек должен печататься с помощью кассовой техники. Если таковая отсутствует (но есть устройство, которое может печатать), то в некоторых случаях для предпринимателей, работающих с ЕНВД или на основе патента, есть отсрочка.

Товарный чек до 1 июля 2020 года равносилен кассовому для розничной торговли и для общепита до 1 июля 2020 года.

Выбор тех или иных платежных документов зависит от рода деятельности и системы налогов. Форма своя, но должна иметь обязательные реквизиты. Бланк строгой отчетности печатается в типографии, печатать на обычном принтере запрещено.

Счет

Согласно правилам налоговой организации, счета — не обязательный документ. Однако в случае нестыковок счета будут являться прямым доказательством того, что то или иное условие было выполнено.

Помимо этой функции счета несут практическую пользу, так как в них отражается список и количество товаров, их стоимость и реквизиты для перевода денежных средств. Если в счете подробно прописаны все условия, он может заменить договор.

Договоры

Процедура составления происходит при заключении сделки. В них входят все условия, по которым она может считаться совершенной: цены, время и т.д.

• суть договора – итог проведенной сделки;
• сумма и время расчета: сколько денег, когда оплата;
• права и обязанности каждой стороны;
• условия заключении и расторжения договора.

Каждый из двух экземпляров содержится у обеих сторон. Вопреки общему мнению, почти во многих случаях не требуется оформлять договор в письменном виде, так как для многих сделок он не нужен.

Однако это не означает, что наложен запрет на письменный договор. Многие до сих пор считают такую бумагу гарантом качественного совершения сделки.

Реквизиты

Не существует общих форм для всех частных организаций. У ИП или ООО реквизиты о выполненных работах отличаются друг от друга. Однако формируются эти формы на основе имеющихся правил, выполнение которых – обязательно.

Делается накладная всегда в двух экземплярах. Передается одной стороне другой, которая составляет накладную.

К ним относятся:

• название и нумерация бумаг;
• полная дата составления;
• полное название организации исполнителя и заказчика;
• описание того, что за операция была совершена, итог и детали;
• количество и общие единицы измерения;
• подписи агентов, представленных обеими сторонами, полное наименование должностей и их инициалы.

Если бумаги отсутствуют

Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.

Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.

В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.

Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.

Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его . Однако организация также должна заплатить штраф.

Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.

Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.

Примеры и образцы

Примером накладной может послужить:

Отправитель: ООО «Роза».

Получатель: ООО «Лилия».

Всего отпущено одно наименование

На сумму: полторы тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____(подпись)_________ П.П. Петров

Товар получил ______(подпись)__________

С.С. Сергеев

Пример акта выполненных работ:

Исполнитель ООО «Роза» в лице директора А. А. Алексеева с одной стороны и Заказчик ООО «Лилия» в лице менеджера по снабжению И. И. Иванова с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

Всего на сумму: тридцать шесть тысяч рублей 00 копеек.

Исполнитель:

Директор ООО «Роза»_______________________ А.А. Алексеев

Заказчик:

Менеджер по снабжению ООО «Лилия»______________________ И.И. Иванов