Тюнинг
Перемены в оформлении командировок после отмены командировочных удостоверений. Отмена командировочных удостоверений Нужно ли оформлять удостоверение

Перемены в оформлении командировок после отмены командировочных удостоверений. Отмена командировочных удостоверений Нужно ли оформлять удостоверение

С 8 января 2015 года порядок направления работников в служебные командировки стал проще. Теперь не нужно оформлять командировочные удостоверения и ряд других документов.

Из этой статьи вы узнаете:

зачем нужна отмена командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г. № 1595;
с какой даты действует постановление об отмене командировочных удостоверений;
какие еще документы упразднило постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года;
как постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года изменило документооборот по командировкам;
можно ли, несмотря на отмену командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г. № 1595, продолжать их использовать.

Предыстория отмены командировочных удостоверений

Отменить командировочные удостоверения Правительство РФ намеревалось еще в апреле 2014 года. Такой срок был установлен в пункте 10 Плана мероприятий («Дорожной карты») по совершенствованию налогового администрирования. Постановление Д.А. Медведева об отмене командировочных удостоверений было утверждено распоряжением Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р.

Во исполнение этого распоряжения Минфин России подготовил проект постановления Правительства РФ об отмене командировочных удостоверений. В частности, в нем предлагалось:

отменить командировочные удостоверения (форму № Т-10) и служебные задания (форму № Т-10а) для работников, направляемых в служебные командировки;
внести изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Проект постановления об отмене командировочных удостоверений был подготовлен с целью минимизировать количество первичных учетных документов, оформляемых при направлении работника в служебную командировку. Командировочное удостоверение и служебное задание решили отменить, поскольку в них дублируется содержание приказа руководителя компании о направлении работников в служебную командировку.

С какой даты действует постановление об отмене командировочных удостоверений?

Несмотря на то, что постановление датировано 29 декабря 2014 г. (номер постановления об отмене командировочных удостоверений – 1595), постановление об отмене командировочных удостоверений вступило в силу только с 8 января 2015 года. С этой даты при направлении сотрудников в служебные командировки компаниям больше не нужно оформлять им командировочные удостоверения.

Постановление об отмене командировочных удостоверений упразднило еще два документа. Помимо отмены командировочных удостоверений с 2015 года постановлением от 29 декабря 2014 г., компании избавили от оформления еще одного документа – служебного задания.

Теперь задание на командировку (служебное поручение) и ее срок работодатель указывает в приказе о направлении работника в командировку.

Кроме этого, постановление РФ об отмене командировочных удостоверений освободило работника от обязанности по возвращении из командировки представлять работодателю отчет о выполненной работе.

Таким образом, постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года упразднило два документа: служебное задание и отчет командированного работника о выполненной работе.

Нужно ли вносить изменения во внутренние документы компании?

В связи с тем, что постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года отменило три документа, связанных с командировкой, в Положение о командировках, действующее в компании, нужно внести следующие изменения:

исключить из него упоминание о командировочном удостоверении, служебном задании и отчете о выполнении служебного задания;
включить в него положение о том, что срок и задание на командировку определяются в приказе о направлении в командировку;
включить в него положение о перечне документов, которые оформляются при направлении в командировку на личном транспорте (служебная записка, подтверждающие документы).

Изменения в Положение о командировках вносят приказом руководителя компании.

Как постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года изменило порядок подтверждения срока командировки?

До выхода постановления об отмене командировочных удостоверений с 2015 года фактический срок пребывания в командировке подтверждался отметками о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делались в командировочном удостоверении.

С 8 января 2015 года фактический срок пребывания в командировке работник подтверждает проездными документами (билетами на автобус, поезд или самолет). Их он представляет по возвращению из служебной командировки.

Если работник ездил в командировку на личном транспорте, фактический срок пребывания в командировке ему нужно указать в служебной записке. Ее он составит по возвращению из командировки. К записке ему нужно приложить подтверждающие документы: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Постановление об отмене командировочных удостоверений скорректировало документооборот по командировкам

оформить приказ о направлении в командировку по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1;
сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку (Форма журнала приведена в приложении № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 № 739н);
выдать работнику аванс на командировку;
вести табель учета рабочего времени.

Так упростило документооборот постановление об отмене командировочных удостоверений с 2015 года.

По возвращении работника из командировки:

работник – в течение трех рабочих дней представит работодателю авансовый отчет об израсходованных в командировке суммах. К нему он приложит документы о найме жилого помещения (счет гостиницы), о фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой;
работодатель – произведет окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному работнику перед его отъездом в командировку.

Можно ли продолжать использовать командировочные удостоверения?

Несмотря на отмену командировочных удостоверений с 2015 года, компания может и дальше продолжать их использовать. Но это нужно прописать в Положении о командировках, действующем в компании.

Правда, в этом случае командировочное удостоверение не будет документом, подтверждающим служебную поездку и произведенные в ней расходы.

В соответствии с Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.14 г. командировочное удостоверение отменили еще с 08.01.2015 г. С тех пор никаких значительных изменений не произошло и в 2017 г. работодатели вправе отправлять сотрудников в служебные поездки на основании одного распорядительного документа . Почему может потребоваться наличие формы Т-10 ? Чем подтверждать пребывание специалиста в командировке? Ответы на эти и другие вопросы – далее.

Отмена командировочных удостоверений

Упрощение порядка оформления командировок заключается в отмене командировочного удостоверения, а еще служебного задание и отчета работника о проделанной работе. Изменения в постановление № 749 от 13.10.08 г. внесены упомянутым выше Постановлением № 1595. По общим правилам решение о необходимости командировки по-прежнему принимается руководителем компании, который утверждает сроки, цели и место рабочей поездки (п. 3, 4 Постановления № 749).

Согласно стат. 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).

Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам. Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов. Ведь по стат. 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.

Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет. Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 стат. 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749). При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.

Как оформить документооборот командировок

В 2017 г. в обязательном порядке для оформления командировок необходимы всего 2 документа. Первый – приказ директора о поездке (можно использовать ф. Т-9/Т-9а), второй – авансовый отчет командированного специалиста о произведенных тратах. Если администрация предприятия решит в целях контроля и подтверждения затрат использовать командировочные удостоверения, эту норму следует закрепить в ЛНА – к примеру, в

Командировочное удостоверение — установленного образца бумага , подтверждающая факт трудовой деятельности сотрудника в командировке, а также уважительную причину его отсутствия на рабочем месте.

Удостоверение находится у работника во время его командировки и содержит отметки о прибытии/убытии его в пункты назначения, для выполнения служебных заданий. Как правило, на основе документа ведется бухгалтерский и налоговый учет расходов на командировочную поездку .

Законодательная база на 2018 год

Существует ряд требований , предъявляемых к оформлению командировки: наличие трудового договора с направляющимся в поездку работником, возрастное ограничение для лиц, младше 18 лет или имеющих неудовлетворительное состояние здоровья.

Стоит отметить, что сотрудники, выполняющие работу разъездного характера, имеют право осуществлять свою трудовую деятельность без сопроводительных документов.

Порядок подготовки сотрудника в командировочную поездку, её документальное сопровождение регламентируются законодательной базой РФ, а именно: Постановлениями №№ 729, 749, 771, 812, 922, 1595, Трудовым и Налоговым кодексами РФ.

Правила оформления и перечень обязательных документов неоднократно изменялся в первую очередь для сокращения бумажной волокиты и значительного упрощения ведения бухгалтерского учета. Так, 812 Постановление определяет размер выплат, производимых сотрудникам при командировании как на территории РФ, так и за ее пределами.

Постановление №749 было принято в октябре 2008 года и регламентирует порядок документального оформления служебных поездок. В январе 2015 года Правительством была внесена поправка, в ранее принятые законодательные акты, под номером 1595, регламентирующая пакет необходимых документов, действующая и на сегодняшний день.

На 2018 год в законодательные акты внесены изменения, определяющие перечень необязательных документов :

Командировочное удостоверение.
Отчет о выполненной в процессе командировке работе.
Задание для служебной поездки.
Журнал учета прибывших/убывших сотрудников.

Кроме того, внесены изменения и в установленные ранее ограничения на продолжительность командировочных поездок . Если до этого года сотрудники имели право находиться в служебной поездке не более 40 дней или одного года для строительных профессий, то на сегодняшний день срок командировки зависит от объема заданных работ, а также решения руководства предприятия.

Корректировкам подверглись и так называемые «суточные», полагающиеся работнику во время служебной поездки. Так, законодательно установлены следующие нормы суточных выплат :

при командировке на территории Российской Федерации — 700 руб;
при командировке за пределы Российской Федерации — 2500 руб.

Работодатель вправе превышать принятые нормы, но с условием, что все сверх уплаченные суммы будут облагаться страховыми взносами .

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты :

Наименование документа, его номер и дата издания.
Наименование предприятия, издавшего документ.
Личные данные командируемого, его должность.
Пункт назначения командировочной поездки.
Дата начала и продолжительность командировки.
Цель поездки, служебное задание.
Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах . В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением следующих документов :

подтверждающих затраты на дорогу;
подтверждающих факт съема жилья;
ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы (в случаях, когда командируемый отправляется за пределы страны).

В основном, оформление командировки регламентируется двумя вышеперечисленными документами , но в некоторых случаях к перечню добавляется и обязательное наличие письменного согласия командируемого. Применительно данное правило для работников:

осуществляющих уход за инвалидами и тяжелобольными родственниками;
женщин, имеющих детей младше 3-х лет;
единственного родителя, имеющего ребенка-инвалида до 14 лет;
беременных женщин.

Таким образом, заменить законодательно отмененные командировочные удостоверения способны билеты на проезд в общественном транспорте, прочие чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.

В случае, когда командируемый передвигается на личном или служебном автомобиле, доказательной базой осуществленных расходов может послужить служебная записка работника , с указанной суммой расходов, а также прилагаемыми документами на автомобиль, путевками, чеками с АЗС, счетами (при безналичном расчете).

Для служебных поездок за пределы страны командировочные удостоверения не требовались и ранее, основным подтверждением, в таких случаях, являются отметки, проставленные в паспорте при пересечении границы.

Нужно ли оформлять удостоверение

Законодательство разрешает работодателю не использовать командировочное удостоверение , но и не запрещает пользоваться данным документом. Для того чтобы понять, нужно ли оформлять необязательные удостоверения, следует, прежде всего, разобраться в их сути и назначении.

В документальном учете предприятия командировочное удостоверение выполняет немаловажную роль, фиксируя расходы работника, совершенные во время служебной поездки.

Командировочные расходы не облагаются ни налогом, ни страховыми взносами, при наличии удостоверяющих документов. Таким образом, командировочное удостоверение до 2015 года являлось официальным подтверждением и использовалось для следующих целей:

освобождения от уплаты подоходного налога с потраченной суммы (на основании статьи 217 Налогового кодекса);
признания затрат на командировку прочими расходами и освобождением их от обложения налогом на прибыль (на основании статей №№ 264, 272 Налогового кодекса);
сокращения суммы страховых взносов (на основании законодательного акта № 212-ФЗ).

Использовать в работе командировочное удостоверение или нет — решение руководства предприятия . Единственным условием служит обязательное отражение принятого решения в локальных актах организации, при этом, в связи с отсутствием регламентов, использовать данный вид документации можно как в произвольной, так и в установленной ранее форме.

Стоит отметить, что само по себе удостоверение юридической силы больше не имеет, поэтому не может являться подтверждением расходов, но может значительно упрощать работу по ведению бухгалтерии на предприятии.

Последствия отмены данного удостоверения представлены ниже.

Российские организации больше не должны выдавать сотрудникам командировочные удостоверения. Об этом говорится в Постановлении Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 " ".

Документ вносит изменения в Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 " " и в Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений ".

Из обоих документов исключены упоминания командировочных удостоверений. Теперь оплата командировок будет производиться на основании билетов, в которых указаны даты отъезда и возвращения. Если же работник направляется в командировку на личном автомобиле, он должен будет сообщить об этом в служебной записке. К записке надо будет приложить чеки, квитанции, путевые листы и другие документы, подтверждающие слова работника.

Напомним, в командировочных удостоверениях ставились отметки, подтверждающие прибытие и убытие сотрудника. Отметки, заверенные печатью, могли проставить в гостинице или в принимающей организации. Во время командировок в страны, для посещения которых требуется виза, удостоверения не использовались. Время отъезда и приезда определялось по отметкам, сделанным при пересечении границы.

Предполагается, что отмена командировочных удостоверений позволит снизить нагрузку на бухгалтеров и других сотрудников, работающих с документами.

Командировка является неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Естественно, необходимо знать, как правильно отправить сотрудника в деловую поездку по заданию организации и какие документы при этом необходимы. С 8 января 2015 года вступили в силу поправки введенные по постановлению правительства, согласно которых внесли некоторые изменения, рассмотрим их в данной статье.

Согласно постановлению правительства, которое было принято 29.12.2014 года, под номером 1595, с 8 января 2015 года были внесены корректировки в порядок направления сотрудника в командировку. Согласно новых правил отменили обязательное применение некоторых документов.

В данный момент не требуется составление ряда документов, хотя их использование не запрещено:

Отсутствует необходимость в постановке служебного задания
Более не требуется выдавать командировочное удостоверение (КУ)
Так же не требуется отчет сотрудника о произведенной работе

Осталось по-прежнему, необходимо следующее:

Прежде чем отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо издать приказ (распоряжение или решение)
Также необходимо вести журнал учета командировок сотрудников, в котором записываются даты их убытия и прибытия в организацию (отменена необходимость ведения журнала с 08.08.2015)

Стоит отметить, что отсутствие такого журнала или их не заполнение могут повлечь за собой ответственность, согласно ст. 5.27, ч.1:

Предупреждение, либо
Штраф на должностных лиц, в размере 1-5 тыс. руб.
На юр.лиц, в размере 30-50 тыс. руб.
Индивидуальных предпринимателей, в размере – 1-5 тыс. руб.

Однако данный документ может проверить лишь трудовая инспекция, поскольку он относится к кадровому учету.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены еще некоторые коррективы в порядок оформления командировки. .

Оформление приказа (решения или распоряжения)

Обязательных требований к форме приказа не предъявляется, он может быть издан по унифицированной при отправлении одного сотрудника или же по форме Т-9а, если отправляется группа работников, а также можно издать свою форму приказа. Если вы будете использовать форму Т-9, то у вас возникнет вопрос о необходимости заполнения поля «основание», которое раннее заполнялось.

Данное поле можно заполнять в том случае, если вы продолжаете для себя использовать документ, по которому составлялось служебное задание, таким образом в поле «основание» можно будет внести данные о дате составления и номере такого задания.

Если же данный документ не издавали, то можно в этом поле записать данные другого документа, на основании которого сотрудник выезжает в рабочую командировку, например, если составляется служебная записка, написанная непосредственным руководителем.

Заполнение журнала регистрации командировок

В журнале учета сотрудников, которые выбывают в служебные командировки, графу, в которой указываются дата и номер командировочного удостоверения, рекомендуется не заполнять.

При прибытии в организацию командированных работников, в журнале учета, в графе, содержащей Наименование организации, которая выдала КУ, можно внести данные наименования организации, которая направила данного сотрудника в деловую поездку.

Командировочное удостоверение, использовать или нет?

Как уже сказали, с 8 января 2015 года, в результате изменений, внесенных в постановление правительства, которое было принято 13.10.2008, под номером 749, у работодателя нет обязанности оформлять служебное задание, командировочное удостоверение и составлять отчет по поводу проведенной сотрудником работы. С другой стороны запрета на ведение данных документов нет. Поэтому, при желании работодателя, он вправе их использовать для внутренних целей.

Оформление расходов, согласно статьи 252 НК, осуществляется на основании документов, которые оформлены согласно требованиям законодательства, либо иными документами, которые оформлены согласно требованиям делового документооборота, и которые могут косвенно подтверждать понесенные расходы. К ним могут относиться следующие документы: проездные билеты, изданный приказ о направлении сотрудника в командировку.

Применимость командировочного документа может быть установлена, согласно правил нормативных актов по кадровой политике (положений о командировках), так и согласно учетной политике организации. При этом возможно изменение или дополнение формы данного документа.

Подтверждение сроков командировки

При отправлении сотрудника в рабочую поездку ему причитаются суточные, для этого необходимо определить длительность этой поездки. Согласно пункта 7 положения, которое регламентирует процесс отправки сотрудников в командировки, с учетом внесенных изменений в 2015 году, указаны 2 способа, по которым можно определить сроки поездки:

Первый, сроки исчисляются исходя из имеющихся проездных документов
Второй способ – если поездка осуществлялась с использование личного транспорта, на основании предоставленной служебной записки

В связи с этим, сотруднику необходимо составить служебную записку, которая составляется по возращении в организацию. При этом указанные в ней даты необходимо подтвердить приложенными к документу чеками, квитанциями, путевыми листами и пр.

Определение сроков, при использовании служебного транспорта

В постановлении №749, п. 7 указана всего 2 способа, которыми сотрудник добирается до места назначения – личный транспорт и общественный. На практике может использоваться и другие способы, такие как: служебный транспорт, с помощью услуг сторонних организаций, попутный. Каким образом можно подтвердить даты командировок в таких случаях? Четких правил нет, но можно следовать ниже описанным рекомендациям.

Как и до внесения изменений, в 2015 году, основанием для того, чтобы направить сотрудника в командировку является изданный приказ руководителя организации, в котором указываются сроки поездки (дата начала и окончания), с учетом времени, которое требуется для того, чтобы добраться до место назначения и обратно. Именно этот документ в совокупности с другими подтверждающими документами можно использовать для подтверждения длительности поездки.

Заполнение авансового отчета

Порядок заполнения и форма авансового отчета были утверждены по Постановлению Госкомстата №55, утвержденного 1 августа 2001 года. Но, начиная с 1 января 2013 года, данная унифицированная форма не является обязательной, в связи с этим ее можно видоизменить исходя из ваших внутренних требований организации.

Согласно Постановления Правительства №749, п.7, утвержденного 13.10.2008, подтвердить сроки проведения командировки можно на основании проездных документов, а если поездка производилась на личном транспорте, на основании служебной записки, к которой прилагаются необходимые подтверждающие документы, такие как, путевые листы, чеки, квитанции и пр.

В связи с этим при составлении авансового отчета, для того, чтобы подтвердить суточные расходы, можно ориентироваться на проездные билеты или составленную служебную записку сотрудником, в которой указана дата начала и окончания поездки.