2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

Печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

Учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

Передаются работникам подразделений под расписку;

Пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

Размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

Хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «ДСП».

Уничтожение дел, документов с пометкой «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Передача документов и дел с пометкой «ДСП» от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя.

При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «ДСП», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «ДСП», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

При снятии пометки «ДСП» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Работники за утрату документа или разглашения сведений, содержащихся в документах со служебной информацией ограниченного распространения могут быть привлечены к дисциплинарной, административной ответственность (ст. 13.12. «Нарушение правил защиты информации», ст. 13.14. «Разглашение информации с ограниченным доступом» Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ) и уголовной ответственности (ст. 275. «Государственная измена» Уголовного кодекса Российской Федерации от 27 мая 1996 г. № 63-ФЗ).

Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

Отметка о возврате

Проверка исполнения

Прочие отметки

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)

Приложение 2

к п. .

ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» *

Дата поступления и индекс документа	Дата и исходящий номер документа	Откуда поступил или куда направлен	Вид документа и краткое содержание	Количество листов		Количество и номера экземпляров
				документа	приложения

Окончание

Резолюция или кому направлен на исполнение	Отметка о взятии на контроль и срок исполнения	Дата и расписка		Индекс (номер) дела, куда подшит документ	Отметка об уничтожении
		о получении	о возврате

* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

к п. .

ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

№№ пп.	Наименование издания	Издано или поступило			Распределение			Возврат	Уничтожение
		откуда поступило и где отпечатано	входящий номер сопроводительного письма		куда и кому направлено (или выдано)	№ исходящего документа (или расписка в получении) и дата	количество экземпляров и №№ экз.	дата, №№ экз.	дата, № акта

Приложение 4

к п. .

КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Наименование дела или издания
№№ пп	Номер дела, №№ экземпляров, изданий и количество листов

Игорь Агурьянов

Наиболее адекватная (на мой взгляд) классификация информации по видам доступа приведена на схеме ниже. Она полностью соответствует российскому законодательству, но существует множество нюансов...

name="more">

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ " Об информации, информационных технологиях и о защите информации " определяет подразделение информации (в зависимости от категории доступа к ней) на общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (Ст.5).

В той же статье информация классифицируется по способу распространения. Важным здесь является обособление информации, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению. Т.е. доступ к этой информации ограничивать... противозаконно. О какой информации идет речь:

Информация, к которой нельзя ограничивать доступ

Перечень сведений, доступ к которым не может быть ограничен, указан в Ст.10 того же ФЗ РФ от 27 июля 2006 г. N 149 "Об информации...":

• нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
• информации о состоянии окружающей среды;
• информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
• информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
• иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

Эта "иная информация" устанавливается в федеральных законов, касающихся некоторых специфических сфер деятельности, например, в законах о благотворительной деятельности и некоммерческих организациях или в законах об акционерных обществах (пример для акционерных обществ).

Государственная тайна

Регулирование вопросов, связанных с этим видом тайн возложено на Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I " О государственной тайне ". Перечень сведений составляющих государственную тайну определен в Ст.5, где они сгруппированы по следующим направлениям:

• сведения в военной области
• сведения в области экономики, науки и техники
• сведения в области внешней политики и экономики
• сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также в области противодействия терроризму

Конфиденциальная информация

Перечень сведений конфиденциального характера опубликован в Указе Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 « Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера ». К видам конфиденциальной информации, согласно этому указу относятся:

• Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные ), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
• Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства , а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. N 119-ФЗ " О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства " и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.
• Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна ).
• Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
• Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна ).
• Сведения о сущности изобретения , полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

На самом деле зачастую одни и те же сведения могут относится к различным категориям тайн. Например, сведения составляющие врачебную тайну, наверняка являются чьими-то персональными данными. Некоторые виды тайн, определенных в федеральных законах РФ будут расписаны ниже.

Виды тайн в российском законодательстве

Коммерческая тайна

Сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

• N 98-ФЗ " О коммерческой тайне "

Банковская тайна (тайна банковских вкладов)

Сведения об операциях, счетах и вкладах ее клиентов и корреспондентов, а также об иных сведениях, устанавливаемых кредитной организацией

Служебная тайна

Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами

• Указ Президента от 6.03.1997 №188
• 139 ГК РФ
• ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации"
• Постановление Правительства РФ от 3.11.94г. № 1233

Тайна кредитной истории

Информация, которая характеризует исполнение заемщиком принятых на себя обязательств по договорам займа (кредита) и хранится в бюро кредитных историй

Тайна страхования

Сведения о страхователе, застрахованном лице и выгодоприобретателе, состоянии их здоровья, а также об имущественном положении этих лиц

• 946 ГК РФ

Тайна завещания

Сведения, касающиеся содержания завещания, его совершения, изменения или отмены

• 1123 ГК РФ

Налоговая тайна

Любые полученные налоговым органом,органами внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике (за рядом исключением)

• 146-ФЗ "Налоговый кодекс РФ"

Тайна усыновления ребенка

Судьи, вынесшие решение об усыновлении ребенка, или должностные лица, осуществившие государственную регистрацию усыновления, а также лица, иным образом осведомленные об усыновлении, обязаны сохранять тайну усыновления ребенка.

• 223-ФЗ Семейный кодекс Р

Врачебная тайна

Сведения о наличии у гражданина психического расстройства, фактах обращения за психиатрической помощью и лечении в учреждении, оказывающем такую помощь, а также иные сведения о состоянии психического здоровья

• 117-ФЗ "О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании"

Медицинская тайна

Информация о факте обращения за медицинской помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе заболевания, иные сведения, полученные при обследовании и лечении гражданина, а также сведения о проведенных искусственном оплодотворении и имплантации эмбриона, а также о личности донора. Результаты обследования лица, вступающего в брак.

• Основы законодательства РФ обохране здоровья граждан
• 223-ФЗ Семейный кодекс РФ

Тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений

На территории Российской Федерации гарантируется тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений, передаваемых по сетям электросвязи и сетям почтовой связи

• 176-ФЗ "О почтовой связи"
• 126-ФЗ "О связи"
• УПК РФ

Тайна частной жизни (личная тайна)

Право на неприкосновенность частной жизни означает предоставленную человеку и гарантированную государством возможность контролировать информацию о самом себе, препятствовать разглашению сведений личного, интимного характера.

• Конституция РФ
• 150 ГК РФ

Аудиторская тайна

Любые сведения и документы, полученные и (или) составленные аудиторской организацией и ее работниками, а также индивидуальным аудитором и работниками, с которыми им заключены трудовые договоры, при оказании услуг (за рядом исключений)

• 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности"

Тайна судопроизводства (тайна следствия и судопроизводства)

Данные предварительного расследования не подлежат разглашению… могут быть преданы гласности лишь с разрешения прокурора, следователя, дознавателя и только в том объеме, в каком ими будет признано это допустимым, если разглашение не противоречит интересам предварительного расследования и не связано с нарушением прав и законных интересов участников уголовного судопроизводства. Разглашение данных о частной жизни участников уголовного судопроизводства без их согласия не допускается

• 241 УПК РФ
• 10 ГПК РФ
• 11 АПКРФ
• 166 УПК РФ
• Указ Президентаот 6.03.1997 №188

Адвокатская тайна (тайна судебного представительства)

Любые сведения, связанные с оказанием адвокатом юридической помощи своему доверителю

• 63-ФЗ "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ"

Тайна нотариальных действий (нотариальная тайна)

Нотариус обязан хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с его профессиональной деятельностью. Суд может освободить нотариуса от этой обязанности сохранения тайны, если против него возбуждено уголовное дело в связи с совершением нотариального действия. Поскольку нотариусы предоставляют информацию о совершенных ими нотариальных действиях нотариальным палатам, должностные лица этих палат также обязаны сохранять нотариальную тайну.

• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате

Тайна исповеди

Священнослужитель не может быть привлечен к ответственности за отказ от дачи показаний по обстоятельствам, которые стали известны ему из исповеди.

Тайна голосования

Подсчет избирательных бюллетеней проводится таким образом, чтобы не нарушалась тайна голосования.

• 51-ФЗ "О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ"
• 19-ФЗ "О выборах Президента РФ"
• 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ"

Тайна сведений о мерах безопасности в отношении должностного лица правоохранительного или контролирующего органа

Разглашение сведений о мерах безопасности, применяемых в отношении судьи, присяжного заседателя или иного лица, участвующего в отправлении правосудия, судебного пристава, судебного исполнителя, потерпевшего, свидетеля, других участников уголовного процесса, а равно в отношении их близких, если это деяние совершено лицом, которому эти сведения были доверены или стали известны в связи с его служебной деятельностью

• 311 УК РФ

Журналистская (редакционная) тайна

Редакция не вправе разглашать в распространяемых сообщениях и материалах сведения, предоставленные гражданином с условием сохранения их в тайне. Редакция обязана сохранять в тайне источник информации и не вправе называть лицо, предоставившее сведения с условием неразглашения его имени, за исключением случая, когда соответствующее требование поступило от суда в связи с находящимся в его производстве делом. Редакция не вправе разглашать в распространяемых сообщениях и материалах сведения, прямо или косвенно указывающие на личность несовершеннолетнего, совершившего преступление либо подозреваемого в его совершении, а равно совершившего административное правонарушение или антиобщественное действие, без согласия самого несовершеннолетнего и его законного представителя.

• 2124-1-ФЗ "О средствах массовой информации"

Тайна вероисповедания

Сведения об отношении к религии, к исповеданию или отказу от исповедания религии, об участии или неучастии в богослужениях, других религиозных обрядах и церемониях, о деятельности в религиозных объединениях, об обучении религии

• 125-ФЗ "О свободе совести и о религиозных объединениях"

Тайна сведений о военнослужащих внутренних войск МВД

Сведения о местах дислокации или о передислокации соединений и воинских частей внутренних войск, а также сведения о военнослужащих внутренних войск,принимавших участие в пресечении деятельности вооруженных преступников, незаконных вооруженных формирований и иных организованных преступных групп, а также сведений о членах их семей

• 27-ФЗ "О внутренних войсках МВД РФ"

Другие виды тайн

Вообще Лукацкий нашел целых 65 видов тайн в нашем законодательстве. Проблема в том, что некоторые из них означают одно и то же понятие, некоторые являются частными случаями других (или пересекаются), а другие вообще рудиментарны...

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет:

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.

2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

2.4. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.7. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.11. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

______________________________

* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.)