Порядок внесения изменений в ранее изданные приказы. Как оформить дополнения к приказу образец. Как внести изменения в приказ

Как оформить изменение либо дополнение к приказу и как с ним ознакомить? Существуют ли ограничения на количество дополнений к одному приказу по основной деятельности?

С январского номера мы начали публиковать цикл статей, посвященный оформлению и правилам работы с приказами, и получили уточняющий вопрос читателя, который сочли интересным.

Куда: [email protected]
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

У нас в организации есть приказ о выдаче подотчетных сумм. В нем прописаны все подробности, в том числе указан перечень должностей, которым полагается выдача. А к этому приказу есть лист ознакомления, в нем – дата, должность, подпись каждого, кто ознакомился с приказом.

Сейчас в штатном расписании появилась новая должность, и этому человеку тоже будет разрешено получать подотчетные суммы. Как это оформить? Точнее:

• как оформить дополнение к приказу – как составить и нумеровать?
• как ознакомить нового человека – будет ли правильно вписать его в лист ознакомления первоначального приказа или лучше подпись об ознакомлении нового подотчетника попросить поставить на дополнении к приказу?

Существует ли стандарт, который регламентирует количество дополнений к приказу по основной деятельности?

Приказ об установлении подотчетных лиц, сумм и сроков отчета по ним с 01.01.2012 не является обязательным для издания документом. Подробности – в статье «Подотчетные деньги: получаем, тратим, отчитываемся» журнала № 4’ 2013

Приказ – это документ, в котором, как в зеркале, отражается сложившаяся управленческая ситуация. А в этом мире все течет и изменяется. Поэтому факты, поручения, правила, требования и порядки, изложенные в форме приказа, со временем устаревают, и, естественно, возникает необходимость вносить в него соответствующие изменения или дополнения.

Изменения вносятся в приказ в том случае, если меняется какая-либо изложенная в нем фактическая информация. Например, издан приказ о распределении полномочий между руководителями организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволен, а на его место назначен новый. В случае, когда функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, без изменения «основной» сути большей части текста приказа, издается новый документ, с помощью которого вносятся изменения в уже действующий.

Новый документ издается в форме приказа с очередным порядковым номером, просто в его заголовке следует сделать ссылку на наименование, регистрационный номер и дату изменяемого приказа, а в констатирующей части текста указать причину / основание вносимых изменений; еще можно повторить констатирующую часть основного приказа, в который вносятся изменения.

Изменение к приказу

Если со временем появляются какие-либо новые факты, которые не были учтены в момент издания приказа, то оформляется приказ в дополнение к ранее изданному. Например, приказом утвердили список членов Экспертной комиссии, но возникла производственная необходимость включить в ее состав еще одного члена. В этом случае будет издан новый приказ о внесении дополнений в ранее изданный документ.

Он оформляется аналогично приказу, вносящему изменения (см. Пример 2).

Заголовок и текст приказа, вносящего дополнение в ранее изданный приказ (помещаются на место фрагмента приказа из Примера 1, выделенного оранжевой заливкой)

Какое количество изменений и дополнений можно вносить в один приказ? На государственном уровне это не регламентируется. Да и локальными документами организации сложно установить какие-либо ограничения: 2-3 или 10–20. В любом вопросе должна быть логика.

Если за массой изменений и дополнений уже не видно самого приказа, то пора остановиться и задуматься: может быть, лучше издать новый документ? В этом случае издается новый приказ, в котором последним пунктом распорядительной части обязательно будет: «Приказ от... № ... «О...» считать утратившим силу». В этой фразе указываются реквизиты только первоначального приказа, в который прежде вносились изменения / дополнения. Этого будет достаточно, чтобы утратили силу он и все корректирующие его документы.

При работе с дополнениями и изменениями к приказам основной сложностью является не их издание, а их учет, который позволил бы потом «найти концы». Современные СЭД позволяют связывать между собой документы по различным параметрам, например, в виде таких «связок»:

• основной документ → изменения к основному документу;
• основной документ → дополнения к основному документу.

И, конечно, в момент регистрации документов необходимо указывать, что новый документ является изменением или дополнением ранее изданного. Однако и здесь мы сталкиваемся с некоторыми подводными камнями. Часто в регистрационных формах, не ставя перед собой далеко идущих целей, регистраторы в графе «Краткое содержание» указывают только:

Если мы говорим об изменениях / дополнениях к приказам, утверждающим распределение полномочий или предоставляющим право подписи какого-либо документа, то можно тихо сходить с ума от такого краткого содержания, которое показано в таблице выше, и потратить уйму своего драгоценного времени на поиск нужного документа. При регистрации подобных документов желательно добавлять какой-либо поисковый «маячок» – см. текст в скобках ниже:

Это кажется элементарным, но сколько раз мне приходилось решать «нерешаемую задачу»: Васильев И.В. заболел, а кто вместо него подписывает счета-фактуры? И начинаешь перелистывать горы бумаг или кБайты электронных страниц. В любом деле нужно рационально смотреть на вещи и думать о последствиях.

Теперь ответим на последний вопрос: как ознакомить новых лиц, появившихся в процессе, изначально регулируемом ранее изданным приказом?

Прежде всего нового участника процесса нужно ознакомить с документом, в котором он фигурирует (т.е. с дополнением или изменением к приказу). С ним же можно ознакомить тех, кто в первоначальном приказе числится в качестве организаторов процесса (например, в ситуации с подотчетными деньгами это могут быть главный бухгалтер и кассир). См. Пример 1.

Если в основном документе есть не только перечень лиц, но и правила организации процесса, в который вводится новый участник, то имеет смысл ознакомить новичка еще и с основным приказом.

Носарева Наталия, руководитель архивной службы банка, член Гильдии Управляющих Документацией

С течением времени происходят события, которые могут серьезно влияют на хозяйственную деятельность компании, особенно на изданные ранее правовые документы. Это могут быть новые законодательные акты, увольнение или прием новых сотрудников и т. д. Чтобы привести в соответствии имеющие распоряжения, руководство фирмы может издать новые документы или оформить изменение в действующие.

Когда возникает ситуация, при которой необходимо откорректировать некоторые пункты ранее принятого и в настоящее время действующего приказа, нужно учесть все имеющиеся факторы. Возможно, с юридической точки зрения, лучше будет издать новое распоряжение.

Но если нормы закона позволяют оформить приказ о внесении изменений в приказ, то на практике этот вариант может оказаться более целесообразным. Например, при издании нового распоряжения необходимо ознакомить с ним всех, кого оно затрагивает, а дополнение предыдущего касается ограниченного круга лиц.

К событиям, которые могут привести к несоответствию информации приказа, относятся вступление новых нормативно-правовых актов, изменение личных сведений работников, трудовых функций, смена должностных лиц, изменение , а как результат – увольнение определенных лиц или должностей и другие причины.

О произошедших фактах, которые существенно влияют на работу, сообщается либо в или либо в заявлении. Эти документы могут подать сами заинтересованные лица, или руководители структурных подразделений. Ответственные должностные лиц изучают все представленные материалы и оформляют распоряжения с учетом произошедшего изменения.

Документ визируется руководителем предприятия и фиксируется в книге регистрации приказов. С ним нужно ознакомить соответствующего работника под роспись в общем порядке. Существуют распоряжения организации, которые в связи с важностью регулируемых ими вопросов, нужно не только заменять новыми, но и издавать .

Законодательством не определено количество вносимых изменений в предыдущие распоряжения. Здесь нужно исходить из принципа рациональности, ведь вносить изменения в приказ об изменении – это нелепо.

Сотруднику, который ведет делопроизводство и хранит распоряжения, желательно приказы и все последующие их изменения подкалывать в одно дело, чтобы удобно было их учитывать и использовать. Для этого, как правило, применяется .

Как правильно составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ

Рассмотрим подробнее как внести изменения в приказ. Данный документ оформляется на , который содержит ее название, регистрационные реквизиты, полный адрес. Здесь же заполняются сведения о месте и дате оформления, номер по порядку, который фиксируется в специальном журнале регистрации.

Главной особенностью данного приказа является включение в его название записи об изменении и сведений об реквизитах первоначального распоряжения. В преамбуле заполняется информация о событии, которое потребовало внести коррективы в локальный нормативный акт фирмы.

Распорядительная часть приказа должна содержать конкретный пункт старого документа, и новую его редакцию. В некоторых ситуациях в приказе нужно внести дополнения, например, расширить перечень обязанностей и т.д. Если это необходимо, в распоряжении указываются действия, которые должны совершить должностным лицам после внесения изменений.

В случае признания недействительным части предыдущего распоряжения, нужно указать сведения об его отмене. Здесь же определяется ответственное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Ниже необходимо указать основания, на основе которых издается новое распоряжения. Например, это могут быть заявление сотрудника, работа которого непосредственно связана с первоначальным приказом и докладная записка его начальника.

Руководителю компании подписывает приказ, при этом расшифровываются его должность и личные данные. В установленные сроки с новым документом необходимо ознакомить работников под роспись с указанием их Ф.И.О., профессии и даты подписания.

В случаях, когда изменение приказа связано с появлением нового работника, имеет смысл содержание первого распоряжения предъявить ему для прочтения, так как основные правила действия все же устанавливает именно он. Руководитель в этом случае может выделить указание об этом в отдельный пункт.

Нюансы

Если приказ утверждает какой-то нормативный документ организации и в него вносится изменение или дополнение, то на этом локальном акте лучше всего делать запись не об изменении, а о том что он действует в редакции нового приказа.

Если в действующее распоряжение вносится очень много изменений и дополнений, их лучше всего оформить в качестве приложения к приказу, а в тексте сделать ссылку утверждения перечня корректировок, содержащихся в данном приложении.

Никакие правоотношения не могут быть статичны, особенно изменчивы трудовые. Вполне закономерно, что закрепленные в приказе нормы или сведения могут изменяться со временем, не изменяя при этом общей сути документа. Об особенностях изменения приказов и пойдет речь.

Из статьи вы узнаете:

Цели изменений

Как правило, приказы закрепляют какой-либо порядок, процедуру действий, устанавливают факты. Наряду с приказами «простыми», где устанавливается правоотношение с конкретным работником (об отпуске конкретного сотрудника, о приеме на работу, о направлении в командировку и так далее), издаются и сложные по структуре, объемные приказы, касающиеся многих сотрудников (о распределении функционала, о порядке выполнения определенного действия, где задействованы многие работники, о возложении части полномочий и так далее).

Например:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

• приказ о перераспределении обязанностей ответственного сотрудника;
• о порядке проведения инвентаризации;
• о порядке взаимодействия между подразделениями;
• о направлении сотрудников на медосмотр .

Скачайте документы по теме:

В течение времени его действия в силу изменившихся обстоятельств редакция приказа может частично утратить свою фактическую и юридическую силу. Однако общая суть остается неизменной. Если утрачивается сила документа полностью, то он прекращает свое действие или отменяется. Если же изменения затрагивают часть документа, не изменяя его сути в целом, то целесообразно изменить отдельные его положения.

Ситуации, когда может понадобиться внесение изменений в приказы:

Изменение действующего законодательства, на которое имеется ссылка в распорядительном акте;

Частичное изменение зафиксированного порядка (например, когда определенное действие было поручено ранее одному сотруднику, а впоследствии другому);

Иногда необходимо отменить действие отдельных положений или пунктов распорядительного акта, тогда также издается приказ о внесении изменений в приказ.

Таким образом, назначение такого документа сводится:

• к документированию изменений принятых ранее решений через принятие новых управленческих решений;
• к отмене его пунктов, в содержании которого в силу вновь возникших обстоятельств появилось какое-либо несоответствие.

Оформление приказа об изменениях

Приказ по форме от остальных видов не будет существенно отличаться. Так же указывается наименование организации, подпись руководителя, поля для визирования, лица, на которых возлагается контроль за исполнением, должны быть выделены описательная и основная части.

Чтобы оформить приказ о внесении изменений в приказ, состав информации должен быть следующий :

о том приказе, который подлежит изменению - его название, номер, дата;

о причинах изменений; об указаниях, предписываемых структурным подразделениям или конкретным должностным лицам в связи с внесением соответствующих изменений;

о приказе (или его пунктах), который подлежит отмене в связи с вступлением в силу новой редакции (или ее пункта).

Законом не ограничено количество поправок, которые могут быть внесены в приказ. Здесь следует руководствоваться здравым смыслом – при большом количестве изменений, возможно, логичнее не внести изменения в приказ, а сделать новую редакцию документа, отменив старую.

Приказ о внесении изменений в приказ может потребоваться в том случае, если возникает необходимость изменить определенные пункты ранее изданного документа. В статье рассмотрим когда вносят изменения в приказ и как правильно это сделать.

В какие приказы могут вноситься изменения

Внесение каких-либо изменений возможно практически в любой распорядительный документ, например:

• относительно условий труда работников;
• касаемо определенных локальных документов (например, штатного расписания или графика отпусков);
• в части отношений между работодателем и работниками.

С какой целью вносят изменения в приказ

Приказ является документом, который регулирует правовые отношения в компании в соответствии с законодательством и имеет юридическое значение. Поэтому если в организации происходят какие-либо изменения, которые требуют внесения изменений в приказ, то это необходимо сделать. Хотя некоторые компании этим пренебрегают.

Любой приказ должен быть исполнен, однако если один из его пунктов содержит ошибку, то в случае возникновения разногласий доказать правоту работодателя будет сложно . В итоге это может привести к тому, что работодатель будет привлечен к административной ответственности.

Порядок внесения изменений в приказ

Если в организации возникает необходимость внести в какой-либо приказ изменения, то придерживаться следует следующего порядка действий:

1. В первую очередь руководитель должен принять решение о том, что внесение изменений в приказ действительно необходимо.
2. Далее издается приказ, в котором указывается в какой документ вносятся корректировки, а также перечень пунктов, которые подлежат изменению.
3. Подписывает документ руководитель компании, а также сотрудники, ответственные за его исполнение. С указанной в приказе даты документ признается вступившим в силу.

Важно! Сколько именно раз можно вносить изменения в приказ законодательство не предусматривает. То есть это можно делать неограниченное число раз. Однако, если распорядительный документ требует сильного редактирования, либо его пункты стали уже неактуальными, то проще будет его просто отменить, а если это требуется, то издать новый приказ.

Кто составляет приказ о внесении изменений в приказ

Возложить обязанность по внесению изменений в распорядительный документ можно абсолютно на любого работника компании. При этом он, конечно, должен иметь определенные полномочия, а также уметь составлять распорядительные документы. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы, юрисконсульты или секретари.

Независимо от того, какой именно сотрудник составляет приказ, подписывает его только руководитель . Без подписи руководителя приказ не получает статус законного документа, а значит его можно будет оспорить в трудинспекции или суде.

Основания для приказа о внесении изменений в приказ

Как составить приказ

Специальной формы для составления приказа о внесении изменений в приказ нет, то есть организация вправе составить его в свободной форме. Кроме того, компания вправе разработать свой бланк документа и далее работать по этому образцу. Однако в любом случае необходимо помнить, что документ должен быть составлен в соответствии с требованиями делопроизводства и включать в себя следующее:

• наименование работодателя;
• номер договора, дата и место его составления;
• основание для составление документа, обоснование его издания.

Важно! Документ обязательно должен содержать ссылку на приказ, в который вносятся изменения, а также перечень всех изменений, которые вносятся в документ. Помимо этого назначаются лица, ответственные за исполнение указаний руководителя, изложенных в приказе.

Требования к оформлению документа

Приказ может быть напечатан на компьютере или составлен от руки как на фирменном бланке компании, так и на простом листе. В обязательном порядке в приказе должна стоять подпись руководителя или иного лица, уполномоченного действовать от имени директора. Приказ также обязаны подписать лица, ответственные за его исполнение, а также лица, которых приказ касается напрямую. Составляется приказ о одном экземпляре, но при необходимости могут быть изготовлены его заверенные копии.

Важно! Пока приказ действует, он храниться вместе с другими распорядительными документами. После того, как документ теряет свою актуальность, его направляют в архив. В архиве приказ храниться уже определенный положенный срок, который установлен законодательством.

Порядок применения приказа

Издание нового приказа в замен ранее изданного не всегда является целесообразным. Например, если внесенные изменения касаются только ограниченного числа лиц, а в случае издания нового документа с ним потребуется ознакомить большое количество сотрудников.

К событиям, которые могут потребовать внесения изменений в приказ могут являться изменение личных сведений о сотрудниках или их трудовых функций, смену должностного лица, внесение изменение в штатное расписание и т.д.

Обо всех фактах, которые оказывают влияние на работу руководителю сообщают в докладной (служебной) записке, либо в заявлении. Подать эти документы могут как лица заинтересованные в этом, так и руководители подразделений. Должностные лица, ответственные за изучение данных фактов оформляют необходимое распоряжение. После издания документ визирует руководитель и его фиксируют в книге регистрации приказов.

Важно! Если внесение изменений в приказ связано с приемом нового сотрудника, то работника необходимо ознакомить с основным действующим документом в прежней редакции, так как основные положения установлены именно в нем. В приказе указание об ознакомлении может быть выделено отдельным пунктом.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Как определить, когда следует издать новый приказ, а когда внести изменения в ранее изданный документ?

Ответ: Такое решение каждая организация принимает самостоятельно исходя из принципа рациональности. Если проще отменить действующий приказ и издать новый, то никаких препятствий для этого нет. Если же проще издать приказ о внесении изменений в действующий документ, то делать это можно сколько угодно раз.