Приказ об утверждении списка сотрудников подотчетные суммы. Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм. Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет

К подотчетным лицам относятся сотрудники предприятия, которым выданы денежные наличные средства организации для оплаты предстоящих служебных расходов.

Они выдаются в строгом соответствии с в РФ, который Банк России утвердил Решением совета директоров в сентябре 1993 года. Эта процедура входит в обязанности бухгалтера. Он руководствуется при выполнении этой функции приказом о подотчетных лицах, изданным руководителем предприятия.

Зачем он нужен?

Издается такой приказ в организациях в начале каждого года с тем, чтобы четко установить:

• круг лиц, которым планируется выдавать денежные наличные средства под отчет;
• конкретный период времени, на который наличность будет выдана;
• конкретные статьи расходования денег.

Наличность может выдаваться сотрудникам на совершено определенные цели, как, например, на хозяйственные (включая траты на рекламу, на канцелярские товары), представительские и операционные расходы, а также на расходы, которые возникают в ходе геологических, археологических и других работ и могут появиться у уполномоченных организаций. В их число входят и командировочные. Весь этот перечень установлен законодательством Российской Федерации.

Как должен быть составлен?

Оформить документ нужно правильно, с учетом требований законодательства РФ. В нем должны быть:

• сведения о предприятии (его полное название, порядковый номер из журнала регистрации, дата выпуска приказа и его утверждения, подпись руководителя, а также бухгалтера, которому вменено в обязанность выдавать денежные наличные средства, с расшифровками подписей);
• полный список сотрудников с указанием фамилий и должностей, которым будут выданы наличные;
• срок, не позже которого должен быть представлен авансовый отчет о расходовании наличных в бухгалтерию;
• точные размеры средств, выдаваемых под отчет.

В изданном на предприятии приказе особо оговаривается, что сотрудник получает право расходовать средства исключительно на цели, соответствующие строго определенным расходным статьям, для которых эти средства ему были выданы.

После получения работником наличности у него, как у материально-ответственного лица, нет права передавать имеющиеся ценности третьим лицам.

Работник, которому выдаются наличные под отчет, имеет всего три дня на предоставление исчерпывающего отчета в бухгалтерию предприятия об их использовании.

Когда средства выделяются на командировочные расходы, отсчет трех дней начинается со дня, когда сотрудник возвращается на рабочее место. Этот период может быть увеличен до 10 дней при зарубежной командировке.

О том, как правильно производится расчет с подотчетными лицами, смотрите на следующем видео:

Оформление расходования средств

Сведения о том, как израсходованы выданные работнику наличные, предоставляются в форме авансового отчета , к которому в качестве подтверждения прикладываются все соответствующие документы: квитанции, кассовые и товарные чеки.

Работник, который вернулся из командировки, обязан приложить к своему отчету: для оплаты проживания – счет из гостиницы, для отплаты проезда – авиа- или железнодорожные билеты, другие проездные документы, заверенное необходимыми подписями с печатями, чтобы оплатить суточные.

Нерастраченные деньги подотчетное лицо обязано немедленно вернуть в кассу.

После сдачи отчета за расход наличности сотрудник снова имеет возможность получить из бухгалтерии средства на покрытие очередных расходов.

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым были выданы деньги на оплату будущих служебных расходов. Выдача средств строго определена порядком проведения кассовых операций, какой был утвержден Центральным банком России еще в 1993 году.

Средства выдает бухгалтер предприятия, руководствуясь при этом приказом о подотчетных лицах. Этот документ издается директором компании.

Для чего необходим приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах выдается в начале каждого года.

Документом определяется:

• перечень работников, которым будут выданы деньги под отчет;
• время, на которое выдаются финансовые средства;
• назначение денежных средств.

Для каких целей предприятие выдает деньги своим сотрудникам? На представительские и операционные расходы, для решения определенных хозяйственных задач (например, траты на канцтовары, рекламу), на расходы, связанные с проведением археологических, геологических работ и т. д.

В перечень таких целей включается и командировка.

Как составляется приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах должен быть составлен с учетом условий актуального законодательства.

Так, в документе нужно указать:

• полное название предприятия;
• реквизиты приказа: номер из журнала регистрации, даты выпуска и утверждения, подписи директора предприятия и бухгалтера, который будет выдавать средства под расчет;
• список работников, которым будут выданы деньги;
• срок, в течение какого работники должны будут представить авансовый отчет;
• точную сумму средств, которые подлежат к выдаче.

В приказе должно быть сказано, что сотрудники имеют право расходовать вверенные им средства исключительно на служебные цели.

Работник не может передавать полученные деньги третьим лицам.

В течение 3-х дней после получения финансов сотрудник фирмы подает в бухгалтерию организации авансовый отчет об их использовании. В случае командировки три дня отсчитываются после того, как человек вернулся на свое рабочее место. Если командировка была за границу, срок, в течение какого нужно сдать авансовый отчет, могут увеличить до 10 дней.

На нашем сайте можно скачать и .

Как оформить расходование средств

Как уже было сказано выше, информация о расходовании выданных средств оформляется в виде авансового отчета. К этому документу нужно приложить товарные и кассовые чеки, квитанции и все то, что может подтвердить целевое использование средств.

Деньги, которые не были израсходованы, надо возвратить в кассу предприятия. После того как сотрудник сдал отчет в бухгалтерию и вернул неизрасходованные средства (если таковые были), он снова может получить деньги на покрытие очередных служебных расходов.

Для правильного составления приказа о подотчетном лице необходимо четко понимать, кем является данный работник и какими правами он пользуется, следует учесть все детали выдачи средств и предоставления отчета за их траты, также необходимо обратить внимание на сроки использования денег.

К таким работникам относятся лица, которые для осуществления разных целей имеют право получать из кассы учреждения деньги.

К данным целям относятся следующие:

• Командировки – для пропитания и проживания лица, выполняющего задание;
• Представительские расходы – с целью заключения договоров, совершения презентаций;
• Закупка горюче-смазочных материалов для нужд организации;
• Операционные и хозяйственные расходы;
• Экспедиции и прочие.

Также деньги выдаются филиалам компании, которые не располагают автономным балансом и не имеют собственной бухгалтерии.

Как составить приказ о назначении подотчетного лица?

Перед выдачей необходимой суммы составляется приказ, на основании которого бухгалтерия и выдает средства.

Авансовый отчет формируется после выполнения поставленной задачи, самим сотрудником, вот почему важно, чтобы круг подотчетных лиц был ограничен и постоянен, так как для заполнения данной документации необходимо иметь соответствующий опыт.

Кто может быть подотчетным лицом?

Круг подотчетных лиц заранее определяется приказом руководителя с обязательным указанием, когда и на какой срок необходимо выдавать им финансы. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы или физическое лицо после заключения между двумя сторонами гражданско-правового договора.

Важно: данное лицо не имеет право передавать полученные средства третьим лицам, и обязано отчитаться за их использование в установленные сроки:

• Через 3 дня после их получения;
• Через 3 дня после прибытия из командировки;
• Через 10 дней после прибытия с загранкомандировки;
• Через время указанное в приказе.

Законодательством РФ четко установлены правила пользования подотчетными суммами – пока сотрудник не отчитается за использование предыдущих сумм, новую он не получит.

Реквизиты и образец приказа

Приказ о назначении подотчетных лиц является нормативным документом и определяет кроме круга данных лиц, суммы выдаваемых средств и сроки на которые они предоставляются.

Приказ о подотчетных лицах складывается со следующих пунктов:

В шапке

• Реквизиты и название организации;
• Дата составления и утверждения документа;
• Далее следует список подотчетных лиц, с указанием инициалов и должностей;
• Подробная информация о суммах, выдаваемых на руки и их использование, а также обозначаются сроки по сдаче отчетности и возврата остатка;
• Инициалы с расшифровкой руководителя или уполномоченного лица и подпись;
• Инициалы и подпись лица, ответственного за выдачу средств.

Зачастую в организациях возникает такая ситуация, когда одному сотруднику нужно выдать крупную сумму денег для покрытия предстоящих затрат. Сотрудники, которым доверяют денежные средства, являются подотчетными лицами.

Подотчетные суммы денег могут выдаваться компаниями на следующие затраты:

• На командировки;
• Операционно-хозяйственные;
• Представительские;
• Экспедиционные и геолого-разведочные;
• Филиалов и отдельных подразделений организации;
• Уполномоченных компаний.

Назначение приказа

Приказ о подотчетных лицах оформляется для того, чтобы четко знать круг сотрудников, которые имеют право на получение денег под отчет.

В данном приказе должно быть прописано:

• Список работников, которым выдаются под отчет денежные средства;
• Период, на который были выданы деньги;
• Цель, на которую выдавались наличные;
• Сумма выданных денег.

Деньги, выданные под отчет, нельзя передавать третьим лицам. Также, обязательным условием выдачи является то, что работнику будет необходимо отчитаться по расходованию полученной наличности. Он должен сделать это не позднее, чем через три рабочих дня с момента получения денег. Если подотчетное лицо получило деньги на поездку в командировку, оно должно отчитаться о затратах в трехдневный срок с момента возвращения из командировки.

Приказ также предусматривает, что новая партия подотчетных средств может быть выдана сотруднику только после того, как он полностью отчитается за полученные ранее деньги. Сделать это он должен с помощью авансовой отчетности.

Подробнее о выдаче денег в подотчет из кассы читайте в .

Авансовый отчет

На оборотной стороне отчетности подотчетный работник должен указать реквизиты документов, которые могут подтвердить совершенные им расходы. Вторая, третья и четвертая графа нужны для указания реквизитов, пятая – для сумм, а шестая – для указания валюты.

К отчетности должны быть приложены и сами документы, реквизиты которых указаны на обороте отчета. Такими могут являться ордера, квитанции, билеты, накладные и прочие.

Образец приказа

Приказ о подотчетных лицах не имеет законодательно установленной формы. Поэтому, он может быть составлен в произвольном виде. Главное, чтобы в нем содержались все необходимые сведения.

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

Как составить приказ на выдачу суммы под отчет

Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.

Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:

• Дата документа и его номер;
• ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
• Сумма подотчетных средств;
• Срок, на который выдаются денежные средства;
• Подпись руководителя.

Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.

Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.

Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.

Какие формулировки не должен содержать приказ

Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.

Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.

• «Приказываю в будущем выдавать Катановой О.И. денежные средства в размере не превышающем 35 000 рублей без заявлений»;
• «Приказываю выдавать Катановой О.И. денежные средства без заявлений до тех пор, пока авансовая сумма не достигнет размера 35 000 рублей»

Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.

Какие формулировки должен содержать приказ

Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:

• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».

Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.

Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.

Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.

Приказ на выдачу подотчетных сумм директору

Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.