Применение унифицированных форм первичной документации. Унифицированные формы первичных документов (перечень). Рассмотрение в Минюсте

Новый закон о бухгалтерском учете разрешил организациям разрабатывать первичные документы самостоятельно (п. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

При этом в самом законе не сказано, как утверждать «первичку». Указано только, что формы утверждает руководитель, которые представляет ему сотрудник, ответственный за бухучет, то есть главбух (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). При этом по этому поводу нет ни одного официального разъяснения.

Правила об утверждении первичных документов прописаны в пункте 4 ПБУ 1/2008, в котором указано, что документы надо утвердить учетной политикой организации. Эти положения продолжают действовать и в настоящее время. Следовательно, формы первичных документов необходимо утвердить в учетной политике организации.

Несмотря на то, что новый закон о бухучете дает возможность самостоятельно разработать формы первичных документов, он и не отменяет ранее утвержденные типовые формы. Поэтому организация может применять как унифицированные формы документов, так и разработать свои.

Существует мнение, что в унифицированных формах документов нет всех обязательных реквизитов согласно новому закону о бухучете. Например, наименований экономического субъекта, составившего документ, и факта хозяйственной деятельности. Однако, на самом деле в старых формах, утвержденных Госкомстатом, есть все обязательные реквизиты первичных документов, в том числе и по новому закону № 402-ФЗ.

Теперь организации имеют право заменять одни унифицированные формы другими, если утвердить это в своей учетной политике.

Унифицированные формы первичных документов, которые опасно заменять самостоятельно разработанными:

1. Приходный кассовый ордер Унифицированная форма К0-1 Утверждена постановлением Госкомстата России № 88;
2. Расходный кассовый ордер Унифицированная форма КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России № 88;
3. Кассовая книга Унифицированная форма КО-4 Утверждена постановлением Госкомстата России № 88;
4. Книга учета наличных денег Унифицированная форма КО-5 Утверждена постановлением Госкомстата России № 88;
5. Платежная ведомость Унифицированная форма Т-53 Утверждена постановлением Госкомстата России № 1;
6. Расчетно-платежная ведомость Унифицированная форма Т-54 Утверждена постановлением Госкомстата России № 1;
7. Платежное поручение Унифицированная форма б/н Утверждена Положением, утвержденным Банком России № 383-П;
8. Транспортная накладная Унифицированная форма б/н Утверждена постановлением Правительства РФ №272.

В случае, когда организация применяет унифицированные формы, то надо использовать их в том виде, в котором они утверждены. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм нельзя. Об этом говорится в постановлении Госкомстата России № 20, а также в письме Минфина № 03-03-06/1/414. При необходимости утвержденные Госкомстатом формы можно дополнить, т.е. внести новые строки, добавить графы, но не удалять.

Некоторые организации стали заменять в унифицированных формах реквизиты.

Например, в шапке вместо того, что форма утверждена постановлением Госкомстата, указывают «Утверждена приказом руководителя №», а из формы удаляют информацию о коде формы по ОКУД. В данном случае у контрагента могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов. Если компания хочет что-то убрать и добавить, можно на основе унифицированных форм разработать свои и их утвердить. Таким образом, реквизиты унифицированных форм первичных документов надо оставить без изменения.

Из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ следует, что в первичных документах надо указать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. На самом деле указывать в первичном документе необходимо только наименование должности, а конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой является ответственным - не надо. Например, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, - это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, - ответственные за правильность оформления.

Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д. Следовательно, на первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника.

Согласно п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ печать на первичном документе, формы которого утверждает сама организация, не обязательна. Поэтому от поставщиков можно принимать документы и без печатей. При этом контрагент может закрепить в учетной политике, что помимо своих форм будет пользоваться еще и унифицированными, на некоторых из которых, например на ТОРГ-12, печать является обязательным реквизитом. Таким образом, можно принимать к учету первичные документы без печатей, если в форме печать не предусмотрена.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть на первичном документе:

1. Наименование экономического субъекта, составившего документ, - это название компании поставщика или исполнителя. Название можно вписать как полное, так и сокращенное. Никаких ограничений здесь нет.
2. Содержание факта хозяйственной жизни - это сама операция, например, отгрузка или выполнение работ. Писать содержание в отдельной строке не надо, факт хозяйственной жизни понятен из других реквизитов документа.
3. Натуральное и (или) денежное измерение факта хозяйственной жизни с единицами измерения - это цена или количество товара, объем работ.
4. Дату составления надо поставить ту, которая соответствует дню совершения операции, например, отгрузке, окончанию работ и т. д.
5. Наименование документа компания может поставить любое. Но если организация использует унифицированную форму, то надо оставить ее официальное название.
6. Должности сотрудников, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, надо приводить в любом первичном документе. Для этого руководитель должен утвердить список должностей и работников, которые вправе совершать конкретные операции, а также ответственных за оформление сделки.
7. Подписи сотрудников с расшифровкой (фамилия и инициалы) - это обязательный реквизит любого первичного документа, а вот печать на первичном документе не обязательна.

Закон № 402-ФЗ допускает оформление первичного документа, как на бумаге, так и в электронном виде, но при этом в любом случае документ должен быть только оригиналом.

Чтобы виртуальный документ был действителен, - его надо удостоверить электронной подписью (письмо Минфина России N° 03-03-06/1/24). На формы электронных документов распространяются те же правила, что и на бумажные. Значит, компания вправе сама решить, как будут выглядеть компьютерные формы документов. При этом передать в инспекцию документы по интернету можно только при условии, что она составлена по форматам, утвержденным налоговиками. К примеру, для накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ электронные форматы утверждены приказом ФНС России № ММВ-7-6/Г72®. Если компания обменивается с контрагентами документами не в этом формате, то их можно будет сдать в инспекцию только на бумаге, тогда пропадает весь смысл электронного обмена.

Некоторые организации считают, что раз можно утвердить формы первичных документов, то и можно определить, в каком виде ее отправлять, например, в виде факсовых копий.

Это мнение приведет к тому, что покупатель не сможет принять расходы, т.к. на факсовом документе отсутствуют подписи (оригинальные или электронные). Расходы по документам с факсимиле списать нельзя. Следовательно, налоговая инспекция вправе снять такие расходы. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа № А56-69600/2010). Следовательно, первичные документы нельзя заменить факсовой копией.

Утверждать формы первичных документов можно не только в учетной политике, но и в соглашении с контрагентом. Для этого необходимо в договоре предусмотреть, какие формы используют организации в своих отношениях, а форму документа сделать приложением к контракту. При этом она станет такой же обязательной для сторон, как формы, утвержденные в учетной политике.

В унифицированных формах первичных документов предусмотрена подпись главбуха. Виза главного или рядового бухгалтера не нужна, только если в компании этого специалиста нет (п. 2.2 Положения, утв. Банком России № 373-П). Иначе документы без подписи главбуха будут недействительны. В случае, когда организация решила использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов, то закон требует наличия подписи сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Таким специалистом не обязательно должен быть главбух. Например, это может быть начальник склада или менеджер. Таким образом, подпись главбуха в собственных первичных документах не обязательна.

На бланки строгой отчетности не распространяются правила оформления для обычных первичных документов.

Порядок применения бланков строгой отчетности регулируется постановлением Правительства РФ № 359. Если бланк строгой отчетности утвержден до вступления в силу этого постановления, то надо применять именно его. В настоящее время действуют, в частности, турпутевка, квитанции на оплату услуг газоснабжения, на получение страховки. Разрабатывать и применять вместо них свои бланки нет оснований. Такого же мнения придерживаются и налоговики на местах (письмо УФНС России по г. Москве № 17-15/6866). В данном случае проблемы могут возникнуть у контрагентов с подтверждением расходов, если он принимает от своих подотчетников нестандартные бланки. Минфин утверждает, что бланки, оформленные с нарушениями, не подтверждают затраты (письмо № 03-03-06/1/666).

Если же бланк официально не утвержден, то компания вправе разработать свой собственный. В него надо включить вид услуги, размер оплаты наличкой и по карте, дату расчетов, предусмотреть наличие печати компании (п. 3 Положения, утв. постановлением N° 359).

Утвержденные формы надо закрепить в учетной политике организации

Организации вправе использовать свои формы первичных документов по учету труда и его оплаты вместо унифицированных. Официальная позиция Роструда указана в письме № ПГ/1487-6-1.

Из письма следует, что формы кадровых первичных документов (личная карточка работника, штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков и т. д.) организации также вправе разрабатывать сами. Главное - наличие всех обязательных реквизитов первичного документа (ч.2 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ). Теперь организации могут упростить сложные унифицированные формы кадровой «первички» и оставить в них только те данные, которые им необходимы, либо использовать лишь некоторые утвержденные бланки, а от других отказаться, заменив собственными.

При этом специалисты Роструда предостерегают от излишнего упрощения. В утвержденных бланках есть все сведения, которые необходимы на проверке трудовым инспекторам. Если исключить многие реквизиты, то проверяющие будут вынуждены требовать дополнительные сведения, что затянет проверки. В настоящее время существуют различные мнения о том, надо ли покупателю требовать от контрагента копию приказа или выписку из учетной политики, если он применяет нетиповые формы.

С 2013 г. первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, и должны содержать соответствующие обязательные реквизиты. Сложилось впечатление, что абсолютно все унифицированные формы стали не обязательны. Однако данное утверждение ошибочно.

Суть изменений

С этого года на смену Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) пришел Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ).

В соответствии со старым законом о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами. Эти документы служили первичными учетными документами, на основании которых велся бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). «Первичка» принималась к учету, если она была составлена по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм. Документы, бланки которых не предусмотрены в этих альбомах, должны были содержать соответствующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

С 2013 г. первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Каждый такой документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Руководитель организации определяет также состав первичных документов и перечень лиц, имеющих право подписи на них (ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В информации Минфина России № ПЗ-10/2012 прозвучало, что с этого года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению. Вместе с тем следует применять формы документов, используемых в качестве первичных, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Попробуем разобраться, что это за документы.

Банковские документы

Начнем с того, что не получится избавиться от унифицированных форм, утвержденных Банком России (п. 1.10 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 № 383-П, далее - Положение № 383-П). К ним относятся:

• платежные поручения;
• инкассовые поручения;
• платежные требования;
• платежные ордера.

Формы указанных документов приведены в приложениях 2, 4, 6 и 9 к Положению № 383-П.

Кассовые документы

Все так же обязательны кассовые документы (п. 1.8 и 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П):

• приходные кассовые ордера;
• расходные кассовые ордера;
• кассовая книга;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• расчетно-платежные ведомости;
• платежные ведомости

Формы указанных документов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1).

Учет товаров, работ и услуг

Накладные

Данный раздел начнем с широко известной формы - накладной по форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

ТОРГ-12 относится к первичной учетной документации по учету торговых операций и применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Данный вывод подтверждают письма Минфина РФ от 30.10.2012 № 03-07-11/461, от 22.12.2011 № 03-03-10/123 и от 17.08.2011 № 03-03-06/1/499. Указанная форма предназначалась для бухгалтерского и складского учета движения товаров (письмо ФТС РФ от 13.10.2011 № 04-34/49597 вместе с письмом Минтранса РФ от 30.09.2011 № СА-19/11175). ТОРГ-12 больше не фигурирует ни в каких других нормативно-правовых документах. Так что с этого года вы вправе применять свою форму накладной. Правда, остается открытым вопрос: не вызовет ли раздражение у покупателей проверка самодельной накладной на наличие обязательных реквизитов?

Между тем по-прежнему обязательна унифицированная форма транспортной накладной. Ведь согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или Гражданским кодексом РФ). Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по типовой форме, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза. Это следует из п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Данный факт подтвердили специалисты Минфина России в письме от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36.

Акты

При выполнении строительно-монтажных работ применялись акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3). Посмотрим, являются ли обязательными типовые формы этих документов с нынешнего года.

Итак, п. 4 ст. 753 ГК РФ предусмотрено, что сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При этом обе формы (КС-2 и КС-3) утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».

В письме Росстата от 31.05.2005 № 01-02-9/381 прозвучало, что применение вышеуказанных унифицированных форм юридическими лицами всех форм собственности является обязательным. В то же время в абз. 8 раздела «Общие положения» Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, утвержденного постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100, сказано, что формат бланков первичной учетной документации носит рекомендательный характер.

Тем не менее с момента своего утверждения обе формы прочно внедрились в строительную сферу и упоминаются в нормативно-правовых документах различных ведомств. Примером тому служат следующие приказы: Росжелдора от 23.05.2012 № 187 «Об утверждении Положения о договорной работе в Федеральном агентстве железнодорожного транспорта», Минспорттуризма РФ от 27.02.2009 № 59/1 «О реализации функций дирекции Федеральной целевой программы «Развитие физической культуры и спорта в Российской Федерации на 2006-2015 годы», Госстроя РФ от 26.05.2003 № 180 «Об утверждении форм отчетности о ходе исполнения строительства объектов, финансируемых за счет средств федерального бюджета, о потребностях объекта в строительных материалах и в строительной технике и оборудовании», Банка России от 19.03.1996 № 02-72 «Об утверждении и введении в действие Ведомственного свода правил «Порядок подготовки и заключения договоров подряда на строительство объектов ЦБ РФ» ВСП-101-96/Банк России» и т.д.

Так что разработать свои формы акта и справки можно, но не удивляйтесь, если заказчики попросят использовать унифицированные бланки.

Если же говорить об обычном акте сдачи-приемки услуг, то его форма не содержится ни в одном альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому, как и ранее, форму указанного акта следует утвердить в составе учетной политики организации (письма Минфина РФ от 14.12.2011 № 03-03-06/1/824 и от 19.03.2010 № 03-03-06/1/153).

Счета-фактуры

Счет-фактура является не первичным бухгалтерским документом, а налоговым учетным документом. Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). В настоящее время это постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Изменять указанные документы запрещено.

Кадровые документы

Если же говорить об обязательности использования унифицированных кадровых документов, то тут нет однозначного мнения. С одной стороны, согласно ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. И, как известно, с этого года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, не являются обязательными к применению. При этом такие события, как прием и увольнение работников, командировки, отпуска, относятся к фактам хозяйственной жизни предприятия. Так что типовые формы предприятия используют только по собственной воле либо если они прописаны в качестве первичных документов в нормативно-правовых актах уполномоченными органами на основании других федеральных законов.

С другой стороны, Постановление № 1, где указаны формы унифицированных первичных документов по учету труда и его оплаты, было принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Соответственно, прямого отношения к бухгалтерскому и налоговому учету оно не имеет.

Рассмотрим, к примеру, командировки. Документооборот по ним состоит из следующих форм:

1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
2. приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
3. командировочное удостоверение;
4. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
5. журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
6. журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы;
7. авансовый отчет.

Первые четыре формы указанного списка (приказы, удостоверение и служебное задание) утверждены Постановлением № 1. Форма авансового отчета - постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет». И только формы журналов учета были приняты приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н в целях реализации Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. А теперь представьте, что командированный сотрудник по месту прибытия предоставил форму «самопального» удостоверения. Вы уверены, что данный факт не вызовет трудностей в месте командирования работника?

Так что, по нашему мнению, не следует вот так сразу отказываться от унифицированных форм кадровых документов. Сначала дождитесь официальных разъяснений чиновников.

Разрабатываем собственную «первичку»

Прежде чем заняться разработкой форм первичных документов, ответьте себе на следующие вопросы: вы уверены, что указанные формы не должны быть унифицированными? Не вызовет ли самостоятельно разработанный бланк трудностей при общении с контрагентами? Чем вас не устраивает типовой бланк? Может, достаточно будет подкорректировать типовую форму?

Ну и учтите, что разработка новых форм - это весьма трудоемкий процесс.

К сведению

Свернуть Показать

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, являются рекомендуемыми и могут изменяться (кроме форм по учету кассовых операций). Организации при необходимости вправе вносить дополнительные реквизиты. При этом все показатели, утвержденные Госкомстатом России, остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. На это указано в Порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20. Так что вы вправе «очистить» унифицированный бланк от лишних реквизитов.

Итак, вы все же решились на разработку собственных форм первичных учетных документов. Имейте в виду, что их утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Каждая самостоятельно разработанная форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. наименование документа;
2. дату составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных п. 6 данного списка, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Примере мы приводим образец разработанной формы акта сдачи-приемки услуг.

Как правило, формы первичных учетных документов утверждают в составе основного текста учетной политики либо приложениями к ней. Это следует из п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Свернуть Показать

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты 1 , среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» 2 – ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П , следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Юбилейная статистика. Факт № 5

За 10 лет мы ответили более чем на 52 000 ваших вопросов!

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (таблица на стр. 54). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)	Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»	Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение № 373-П)	Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году
Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»	Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора

Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета

Цель	Формы «Т»	Неунифицированные формы
Разработать и утвердить формы в короткие сроки	Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи)	Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта
Учесть специфику организации	Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять	Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов
Выиграть трудовой спор	Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам	Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы
Автоматизировать учет кадров	Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам	Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

– добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

– трафаретные тексты;

– наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:
– ссылки на номер формы и постановление Госкомстата;
– коды ОКУД и ОКПО.
Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки – указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Марина Коротина,

главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

– Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

– Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

1 Подробнее об этом читайте в статье «Реквизиты документов: оформляем правильно» на стр. 44.
2 Утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

• График отпусков (форма № Т-7);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а);
• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• Расчетная ведомость (форма Т-51);
• Лицевой счет (форма Т-54);
• Платежная ведомость (форма Т-53);
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а);
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

• Министерством финансов;
• Министерством экономического развития и торговли;
• Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление N 1).
Действительно, в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) изменились требования к составлению первичных учетных документов. Обязанность применять в бухгалтерском учете унифицированные формы первичных документов упразднена. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Соответственно, организации должны самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике на 2013 год формы первичных учетных документов.
Однако ныне действующее законодательство не позволяет однозначно ответить на вопрос, необходимо ли теперь утверждать формы всех кадровых документов, применяемых организацией в кадровом учете. Объясним почему.
С одной стороны, в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом согласно п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ фактом хозяйственной жизни являются: сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Прием и увольнение работников, а также иные действия работников и работодателей, способные повлиять на финансовое положение работодателя (перевод на другую работу, направление в командировку, предоставление отпуска и другое), можно отнести к фактам хозяйственной жизни организации-работодателя.
С такой точки зрения, положения Закона N 402-ФЗ о порядке применения и оформления первичных учетных документов должны учитываться и применительно к ведению организацией кадрового учета. Иными словами, начиная с 1 января 2013 года надлежит руководствоваться положениями ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, согласно которым формы первичных учетных документов, в том числе документов по учету труда и его оплаты, утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При таком подходе организации следует утвердить формы всех документов, используемых ею при учете труда независимо от того, предусмотрена ли унифицированная форма соответствующего документа Постановлением N 1 или нет.
Утвержденная таким образом форма должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Остальные реквизиты формы, а также размеры, количество строк (граф) и иные параметры определяются организацией самостоятельно.
С другой стороны, как следует из преамбулы Постановления N 1, Госкомстат РФ утвердил соответствующие формы документов в целях реализации требований конкретного законодательного акта - Трудового кодекса РФ. При этом Постановление N 1 не содержит ни одного упоминания законодательства о бухгалтерском учете либо иного положения, из которого можно было бы сделать вывод о том, что утвержденные Постановлением N 1 унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты относятся к первичным учетным документам, оформление которых регулируется ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Тем более что Закон N 402-ФЗ имеет своей целью установление единых требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 1 ст. 1 Закона N 402-ФЗ), а под последней в п. 1 ст. 3 Закона N 402-ФЗ понимается информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными данным законом. Однако большая часть унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, не содержит сведений о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств.
Из всех форм Постановления N 1 непосредственно бухгалтером составляются: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а), лицевой счет (форма N Т-54) и лицевой счет (свт) (форма N Т-54а). При этом лицевые счета не являются первичными финансовыми документами, поскольку отражают суммы уже выплаченных денежных средств, т.е. заполняются на основании вышеуказанных ведомостей. Журнал регистрации платежных ведомостей в принципе не может быть отнесен к финансовым документам. Первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, из поименованных в Постановлении N 1 могут признаваться лишь расчетно-платежная, расчетная и платежная ведомости.
Остальные формы Постановления N 1 составляются сотрудниками кадровой службы, в полномочия которых не входит составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
По этим основаниям мы придерживаемся той позиции, что Закон N 402-ФЗ не изменил порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1. Под действие ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ могут попасть лишь те формы, утвержденные Постановлением N 1, которые являются первичными документами, содержащими сведения о финансовом положении экономического субъекта, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств, а именно: расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53). При таком подходе формы остальных документов кадрового учета утверждать не требуется, они будут применяться в прежнем порядке.
Однако, к сожалению, материалов правоприменительной (в том числе судебной) практики по данному вопросу нам обнаружить не удалось. В такой ситуации рекомендуем обратиться за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) по почте (109012, Москва, Биржевая площадь, дом 1) или посредством заполнения специальной формы обращения на официальном сайте ведомства (http://www.rostrud.ru/reception/55.shtml) на основании ст. 356 ТК РФ, Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324, а также приказа Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 18.05.2012 N 581н.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.