Схема движения документов экзаменационной ведомости. Документооборот как фрагмент общей картины. В данной схеме указываются
По документообороту встречают
Правила передвижения документов устанавливаются соответственно принятым в каждой компании бизнес-процессами. Немаловажную роль при этом будут играть и масштаб организации, и разделение функций среди структурных подразделений и сотрудников, и принятый порядок распределения обязанностей и делегирования полномочий. В итоге картина того, каким образом организована система электронного документооборота в организации позволяет сделать вывод об эффективности системы управления в целом.
Ясно, что наиболее удобный способ ведения документооборота даже при его незначительном объёме – это с автоматизированными основными процессами.
Основные типовые бизнес-процессы и их реализация в 1С:Документооборот
|
Приём и первичная обработка входящих документов |
В «1С:Документооборот» для каждого документа создается учетно-регистрационная карточка. Карточку можно гибко настраивать по необходимости: менять состав и расположение стандартных реквизитов, добавлять новые реквизиты. |
|
Регистрация документов |
В «1С:Документооборот» есть возможность регистрации всех видов входящих документов с присоединением скана или фото документа. Удобно при необходимости найти документ и понять, кому из сотрудников был впоследствии передан на обработку. |
|
Контроль исполнения |
В «1С:Документооборот» предусмотрен учет этапов обработки документов. Удобно при отслеживании этапов обработки. При этом можно учитывать сроки этапов и выводить документы с просроченными этапами в отчёты. После каждой выполненной задачи автору задачи приходит оповещение об исполнении. |
|
Составление, согласование, оформление документов |
«1С:Документооборот» позволяет создавать библиотеки документов. Это могут быть как шаблоны документов, так и сканы/фото документации. Например, договоров с контрагентами, отправленными им КП на этапе продаж. В 1С:Документооборот есть возможность настроить определенные маршруты согласования с указанием сроков исполнения. Таким образом, исключается возможность «забыть» кого-либо из согласующих лиц, ускоряется процесс согласования. После запуска процесса все задачи исполнителям поступают автоматически, автору документа остается лишь ознакомиться с результатами, или вернуть документ на доработку, в случае необходимости. |
|
Отправка адресату или направление в архив |
В «1С:Документооборот» исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ, образуя своеобразные цепочки документации. Это позволяет создавать и отслеживать, например, историю взаимодействия с контрагентом. Предусмотрено списание документов в дело в соответствии с заведенной номенклатурой дел на предприятии, уничтожение дел. |
Почему правильно построить документооборот - это важно?
Документооборот предполагает целесообразное движение документов и скорость этого движения. Кроме того, ведение документооборота подразумевает получение актуальных данных о деятельности компании, позволяет проанализировать результаты работы и заниматься планированием.
Если неточно составить путь движения документа от и до, и тем самым нарушить скорость работы (читаем – сорвать сроки отправки, согласования, получения), то может пошатнуться вся система управления в организации.
Простое описание схемы движения документопотока с целью анализа текущего состояния документооборота и выявления проблем можно осуществить с помощью графической «карты» в виде блок-схемы, где поэтапно будут изображены операции с документами, исполнители, порядок выполнения операций.
В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация.
Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.
На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.3.1. указано какие стадии проходят все эти документы
При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.
Таблица 3.3.1 Входящие, внутренние и исходящие документы
|
Входящие |
прием и первичная обработка (канцелярия) предварительное рассмотрение (канцелярия) регистрация (канцелярия) рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора) доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) контроль исполнения подшив исполненного документа в дело (канцелярия) |
|
Исходящие |
составление проекта документа (факультет) изготовление документа (деканат, кафедры факультета) визирование проекта документа, его согласование подписание документа (подразделения университета) регистрация (деканат или канцелярия) отправка документа адресату (канцелярия) |
|
Внутренние |
составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета) изготовление документа (деканат или кафедры) визирование проекта документа (факультет, подразделения университета) подписание (факультет, подразделения университета) регистрация (канцелярия) размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) контроль исполнения подшивка исполненного документа в дело (канцелярия) |
Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.3.1)
Рис. 3.3.1
Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.
Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.
Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.
Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделения ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.3.2.
Рис. 3.3.2
В таблице 3.3.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.
Таблица 3.3.2 Оргдиаграмма изготовления документа
|
Руководитель |
Зам. руководителя |
Секретарь |
Рук-во ТРТУ |
Секретарь канцелярии |
Секретарь машбюро |
|
Указание о написании док-та |
|||||
|
Написание проекта |
|||||
|
Набор документа |
|||||
|
Проверка документа |
|||||
|
Согласование документа |
|||||
|
Подписание документа |
|||||
|
Регистрация документа |
|||||
|
Набор документа |
|||||
|
Сверка документа |
|||||
|
Размножение документа |
|||||
|
Заверение копий документа |
|||||
|
Расписывание в тетради |
|||||
|
Подшивка оригинала в архив |
|||||
|
Распределение по подразделениям |
Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.3.2.) идет передача его в нужное подразделение.
Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.3.3
Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.
Рис. 3.3.3
В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).
Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.
Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел. В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата показан в приложении №4.
На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.
Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.
Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.
Из статьи вы узнаете:
Схема документооборота на предприятии
Централизованная
Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.
Децентрализованная
Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.
Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.
Смешанная
При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.
Пример схемы документооборота
Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.
В данной схеме указываются:
- исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
- маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
- наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
- характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).
Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:
Рисунок 1. Схема документооборота предприятия
Читайте также:
Виды документных потоков
Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.
Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.
Первая классификация
- горизонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня);
- вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней);
- восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим);
- нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).
Вторая классификация
- входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
- исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
- внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.
Этапы документооборота в организации
Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:
Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.
Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.
Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.
Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.
Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.
Как составить схему документооборота
Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.
Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.
Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.
Этап второй.
Назначаем ответственных за оформление бумаг
С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.
Этап третий.
Устанавливаем сроки.
Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.
Этап четвертый.
Выбираем оформление
Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.
3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа.
В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация.
Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.
На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти документы
Таблица 3.2.1
Входящие, внутренние и
исходящие документы
| Входящие | прием и первичная обработка (канцелярия) предварительное рассмотрение (канцелярия) регистрация (канцелярия) рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора) доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) контроль исполнения подшив исполненного документа в дело (канцелярия) |
| Исходящие | составление проекта документа (факультет) изготовление документа (деканат, кафедры факультета) визирование проекта документа, его согласование подписание документа (подразделения университета) регистрация (деканат или канцелярия) отправка документа адресату (канцелярия) |
| Внутренние | составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета) изготовление документа (деканат или кафедры) визирование проекта документа (факультет, подразделения университета) подписание (факультет, подразделения университета) регистрация (канцелярия) размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) контроль исполнения подшивка исполненного документа в дело (канцелярия) |
При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.
Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.2.1)
Рис. 3.2.1. Входящие документы
Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.
Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.
Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.
Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделенияз ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.2.2.
Рис. 3.2.2 Общая схема изготовления документа
В таблице 3.2.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.
Таблица 3.2.2.
Оргдиаграмма изготов-
ления документа
| Указание о написании док-та | ||||||
| Написание проекта | ||||||
| Набор документа | ||||||
| Проверка документа | ||||||
| Согласование документа | ||||||
| Подписание документа | ||||||
| Регистрация документа | ||||||
| Набор документа | ||||||
| Сверка документа | ||||||
| Размножение документа | ||||||
| Заверение копий документа | ||||||
| Расписывание в тетради | ||||||
| Подшивка оригинала в архив | ||||||
| Распределение по подразделениям |
Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.2.2.) идет передача его в нужное подразделение.
Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.2.3
Рис. 3.2.3 Схема создания и движения документа (приказа)
Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.
В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).
Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.
Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел.
В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата показан в приложении № 4.
На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.
Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.
Производительности труда Для того чтобы рассчитать рост производительности труда , необходимо вычислить производительность труда «до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: (4) Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации по формуле: , (5) где - ...
Номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения...
К сведениям по уровню рейтинга за семестр. Заключение В курсовой работе были рассмотрены понятия компьютерной сети, информационного пространства вуза, организация работы компьютерных сетей, приведены примеры успешной работы данного направления различных высших учебных заведений. В заключение хотелось бы остановиться на перспективах развития образовательной информационной среды. Одним из...
В рамках имеющегося бюджета и успешно обучать новые поколения студентов. Выводы В начале нашего исследования, нами была определена цель – изучить социально – исторический опыт управления учебными заведениями. В соответствии с поставленными задачами мы 1. дали определение понятию «организация» - социальная общность, объединяющая некоторое множество индивидов для достижения общей...
«Потребность в образовании лежит в каждом человеке; народ любит и ищет образования, как любит и ищет воздуха для дыхания».
Лев Толстой
Сегодня существует много вариантов организации обучения персонала. Во многих крупных компаниях созданы отделы, занимающиеся развитием персонала, или даже тренинговые центры, в которых одновременно проходят обучение сотни сотрудников. В свою очередь относительно небольшие компании обычно ограничиваются краткосрочными тренингами и семинарами, для проведения которых приглашают профессионалов со стороны либо направляют своих сотрудников на открытые обучающие мероприятия (тренинги, семинары, конференции и т. д.).
Обучение персонала - одна из затратных статей бизнеса любой компании, а его эффект не всегда заметен сразу. Направленность внутрикорпоративного обучения - поддержать и повысить результативность персонала, а через сотрудников увеличить прибыльность и доходность компании. В условиях кризиса многие организации, забывая об этом, предпочли до минимума урезать расходы на обучающие программы.
Могу согласиться с тем, что верный путь сокращения расходов на обучение - определение правильного экономически обоснованного и эффективного подхода в обучении. Я имею в виду следующее: если ваша организация для проведения обучения персонала привлекает внешнюю тренинговую компанию, то эта компания должна быть правильно идентифицирована, а также ей должны быть четко поставлены задачи по обучению вашего персонала, основанные на потребности в обучении отдельных групп специалистов, а не навязанные извне и неприменимы в будущем на практике внутри вашей компании.
Если это открытые тренинги, на которые вы отправляете специалистов-то же самое: необходимо четко понимать, какая компания проводит обучение, соответствует ли заявленная тематика бизнес-потребностям вашей организации и вашему персоналу, какие тренеры проводят обучение, каким сотрудникам оно необходимо. Подходу в выборе внешних обучающих программ можно посвящать отдельные статьи и писать о нем книги.
В данной статье я остановлюсь на альтернативе дорогостоящего обучения с привлечением внешних тренеров и тренинговых компаний, а именно - организации собственной внутрикорпоративной обучающей структуры - создании учебного центра («обучающего», «тренингового» - название можно применить то, которое вам больше нравится).
Учебный центр позволит реализовать основные принципы построения образовательных программ: своевременность, индивидуальность достаточность.
Целью создания и функционирования учебного центра является обеспечение сотрудников (существующих и вновь принимаемых), работающих в компании, качественными обучающими программами и совершенствование уровня знаний для достижения долгосрочного конкурентного преимущества вашей компании.
Задачи, которые будут решены благодаря внедрению учебного центра:
- - систематизация обучения;
- - качественное планирование обучающих программ как в краткосрочной перспективе, так и долгосрочно, с учетом развития всего персонала и отдельных категорий/личностей. Данная задача также реализует качественную подготовку кадрового резерва компании;
- - использование единого стандарта в обучении;
- - обеспечение сотрудников качественными программами обучения и совершенствования знаний;
- - предоставление своевременных для бизнеса и персонала данных;
- - обучение с учетом потребностей и особенностей конкретной бизнес-структуры и ее персонала;
- - методическое обеспечение для внедрения новых продуктов и услуг;
- - постоянный анализ и контроль результативности обучения сотрудников;
- - обучение с учетом корпоративных ценностей, в том числе исторических, культурных и проч.
На схеме 1 показана взаимосвязь учебного центра и составляющих в направлении развития персонала.
Схема 1. Место обучающего центра в системе обучения
Информация, формирующаяся на основании определенных составляющих жизнедеятельности организации, и информация, которая должна поступать в учебный центр, отображены ниже в таблице в виде коротких заметок и направлений для использования в учебном центре.
Таблица 1. Взаимосвязь некоторых аспектов развития персонала и учебного центра
| Составляющие
| Направление | Учебный центр |
| Отбор персонала | Квалификационное соответствие нового сотрудника должности, на которую его отбирают |
|
| Адаптация сотрудников | Введение новых сотрудников в должность. Приспособление специалистов к содержанию, условиям трудовой деятельности и непосредственному окружению |
|
| Анализ профессиональной деятельности и оценка рабочих результатов | Определение соответствия выполнения функциональных обязанностей согласно должностным требованиям. Аттестация и оценка персонала. Оценка персонала при необходимости переквалификации или ротации сотрудника |
|
| Планирование развития персонала | Определение необходимого количества персонала для выполнения тех или иных задач с учетом развития бизнеса компании или его оптимизаци |
|
Создание организационной структуры «Учебный центр» на базе управления персоналом (развития персонала, управления человеческими ресурсами) состоит из определенных этапов, которые отображены на схеме 2.
Схема 2. Этапы создания учебного центра
Детально описывать все этапы в рамках данной статьи я не стану. Остановлюсь на этапах формирования обучающей команды (3 этап - Отбор «тренерского состава» и 4 этап - «Обучение тренеров»), а также на самой модели организации обучения в компании.
К огда речь идет о формировании состава внутренних тренеров, то здесь встает ряд вопросов, из них можно выделить следующие:
1) Сколько нужно тренеров для компании?
2) Какими компетенциями, навыками они должны обладать?
Два вопроса очень сильно взаимосвязаны, поскольку математика и экономика всегда идут в ногу с логикой и эффективностью. Частично ответив на второй вопрос, можно понимать первый, и наоборот.
Тем не менее ответом на первый вопрос могут послужить несколько примеров по реализации создания обучающих центров в банковских структурах. Ниже в таблице приведено два примера организации и функционирования учебного центра в очень схожих бизнес-структурах.
Таблица 2. Сравнение вариантов формирование тренерского состава
При этом в первом случае 7 тренеров - это тренеры, задействованные исключительно в учебном центре для создания и проведения обучающих мероприятий, а во втором - тренеры, задействованные в работе структурных подразделений головного банка и выполняющие функцию внутренних тренеров в учебном центре. И в том и другом случаях есть свои недостатки и преимущества.
Таких схем можно приводить в пример большое множество. Но лишь определив цели, задачи для учебного центра, установив логическое и математическое количество мероприятий к проведению в периоде (лучше всего брать год), спланировав тематически направления для развития персонала, можно понимать и организовать оптимальную структуру для компании.
Более важно в вопросе организации тренерского состава - это то, каким должен быть внутренний тренер, как его идентифицировать, какими компетенциями он должен обладать и какие навыки необходимо развивать. Обучающие мероприятия эффективны только в том случае, если они проводятся экспертами в данной сфере. Это сразу ограничивает поле для поиска тренеров только по той причине, что не так много специалистов, счастливо сочетающих экспертный опыт в своей области, и имеющих способности/желание обучать других. Особенно если речь идет о профессиональных тренингах, соответствующих должностным задачам сотрудников компании.
П режде чем начинать поиск внутреннего тренера для компании, нужно определиться, какой уровень тренерского профессионализма необходим? Кажется, чем выше компетентность - тем лучше? Это не всегда так. Профессионалов в любой сфере найти сложно, их услуги, как правило, стоят дорого. Кроме того, «суперстар» высоко ценит свою квалификацию, для него важны сложные нестандартные задачи, поэтому перспектива неделями проводить тренинги может его и не вдохновить.
При организации учебного центра с нуля лучше привлечь специалистов (1–2 человека) высокого профессионального уровня, которые смогут на первых этап помогут руководителю организовать работу и обучить тренеров-новичков.
Е сли в компании планируется привлечение единственного тренера, который будет проводить различные тренинги для сотрудников разных уровней и направлений функциональной деятельности, тогда этот тренер-профессионал должен быть еще более профессионален. Чем сложнее задачу перед внутренним тренером ставит компания, тем профессиональней должен быть сотрудник. Когда в компании уже есть учебный центр, в котором заняты несколько тренеров, разработаны корпоративные стандарты обучения, тогда эффективнее привлечь перспективного тренера-новичка с высокой мотивацией к работе и развитию. Из него можно вырастить профессионала, который будет соответствовать специфике компании.
Приведу несколько вариантов переквалификации сотрудника в тренера из других подразделений.
Таблица 3. Переквалификация сотрудников в тренера из других подразделений
| Плюсы
| Минусы
| Рекомендация | |
| Специалист становится тренером учебного центра | Получаем носителя профессионального опыта, который, получив обучение для тренера, будет передавать свой опыт другим | Теряем хорошего сотрудника определенного направления | Необходимо четко взвесить, на какой позиции выгоднее использовать данного сотрудника |
| Специалист остается работать на своей должности и при этом привлекается к проведению обучения | Организация не теряет специалиста и при этом получает тренера профессионала в своем деле. Он всегда в бизнесе и может делиться опытом, приобретенным в реальном времени | Сотрудник может не выдержат нагрузку, перегореть либо относиться к тренерским задачам безответственно. Если тренинг проводится для других структурных подразделений, прямой руководитель может быть против отсутствия своего сотрудника для обучения других структурных подразделений | Позиция тренера в компании должна быть престижной. Для этого нужно разработать систему мотивации для тренера. Качественно планировать и регулировать нагрузку тренера с учетом функциональной загрузки и понимания того, что в таком режиме тренеру нужно больше времени на подготовку обучающих мероприятий. Руководство компании должно всячески поддерживать тренера |
| Руководитель работает тренером | Обучение проходит под четким пониманием самого руководителя, какие знания, навыки необходимы специалистам на их рабочих местах. Никто не будет обвинен в неэффективности обучающих мероприятий. Проходит как постоянная оценка рабочих результатов, так и прогресс в обучающем процессе | Нехватка времени. Сбой в проведении запланированных мероприятий | Пусть руководитель обучает своих подчиненных общим и обязательным знаниям и навыкам, а для остального необходимо привлечение внешних тренеров |
Создавая учебный центр, каждая компания выбирает свой метод подбора тренера. Как сделать оптимальный выбор? Принимая решение об обучении собственного специалиста по профессии бизнес-тренера, HR-директор должен тщательно подобрать подходящего кандидата. Прежде чем обучать других, будущий тренер сам обязан пройти качественное обучение (тренинг для тренеров), поработать под руководством наставника, пройти стажировку у более опытного коллеги (в качестве со-тренера).
О сновные модули для обучения по программе «Тренинг для тренеров» приведены в таблице ниже.
Таблица 4. Тематические направления в обучении внутренних тренеров
Чтобы не ошибиться с выбором тренера для компании, необходимо тщательно подготовиться к поиску подходящего кандидата.
- - Нужно заранее четко определить требования, которым должен соответствовать корпоративный тренер, составить его «идеальные» профили (компетентностей и личности).
- - Необходимо также определить критерии отбора.
- - Надо оценить всех кандидатов по выбранным критериям.
- - Нужно сравнить профили кандидатов с «идеальным» профилем тренера.
Основные критерии для отбора - профессионализм, стремление к развитию, лояльность, готовность разделять корпоративные ценности. Но самое важное, на мой взгляд, условие - тренер должен быть фанатом своей профессии, иметь огромное желание обучать людей.
Ниже на схем е показана модель обучения сотрудников разных структурных подразделений с учетом последовательности формирования любого обучающего проекта.
Схема 3. Модель обучения сотрудников разных структурных подразделений
Единых рецептов «стандартизированных учебных программ» для компании, по моему мнению, не существует, так как различная бизнес-направленность компаний предполагает свои особенности.
О днако можно выделить важнейшие элементы, которые могут быть включены в комплекс стартовых/стандартных обучающих мероприятий. Ниже в таблице представлены некоторые из них.
Таблица 5. Стандартные обучающие мероприятия
| Обучающие программы | Основные моменты | Метод обучения |
| Адаптация новых сотрудников | Ознакомление с кругом функциональных обязанностей, изучение организационной структуры и способов взаимодействия внутри компании (схема внутреннего документооборота, иерархическая структура организации, круг должностных лиц, с которыми сотрудник будет контактировать по работе, и сфера их профессиональной ответственности). Также в программу адаптации обязательно следует включить ознакомление с корпоративной культурой компании, миссией и стратегическими планами развития фирмы | Тренинги; семинары; рабочие группы; дистанционное обучение |
| Профессиональные программы для различных должностей | Организованные обучающие блоки, содержащие теоретическую часть, практическую тренировочную часть в соответствии с должностью и тесты для проверки знаний | Тренинги; семинары; дистанционное обучение |
| Бизнес-тренинги общей направленности | В этот блок входят тренинги лидерства, командообразования, работа над развитием управленческих, коммуникативных навыков, навыков проведения презентаций, умения продавать товары (продукты, услуги) и работать в конфликтных или стрессовых ситуациях и т. п. | Тренинги; семинары |
| Информационная база | Передача знаний по нормативным документам, должностным инструкциям, справочникам и т. п. Данный обучающий блок может быть реализован силами специалистов различных подразделений (то есть не обязательно внутренними тренерами) | Дистанционное обучение; семинары; тренинги |
Обучающие курсы и программы должны быть сформированы модульно, с использованием различной компоновки учебных курсов (очное обучение в сочетании с электронным дистанционным обучением), что позволит существенно разнообразить процесс обучения, а также эффективно использовать рабочую нагрузку персонала.
В окончание статьи хочется отметить, что создание учебного центра - эффективный инструмент развития персонала и один из важнейших составляющих единой системы кадрового менеджмента компании.