Срок подачи документов по требованию ифнс. Налоговое требование о представлении документов. При проверке декларации инспекторы вправе истребовать любые документы

Одним из инструментов налогового контроля является истребование инспекторами документов (информации, пояснений) у налогоплательщика или его контрагентов. Когда и что именно вправе запросить налоговики? Как быстро и в каком виде нужно предоставить данные?

Налоговые инспекторы вправе истребовать у вас:

  • документы, связанные с вашей деятельностью (п. 1 ст. 93 НК РФ);
  • документы и информацию о деятельности вашего контрагента, в отношении которого проводится проверка (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);
  • информацию и документы о конкретной сделке, в которой вы участвовали или о которой располагаете сведениями (п. 2 ст. 93.1 НК РФ);
  • пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ).

В общем случае штраф за непредставление истребованных инспекцией документов составляет 200 рублей за каждый не представленный в срок документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Однако если речь идет о документах о деятельности контрагента или касающихся конкретной сделки штраф составляет 10 тысяч рублей независимо от количества непредставленных документов (п. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ).

Когда могут истребовать документы

В большинстве случаев направление соответствующего требования правомерно только в случае проведения налоговой проверки или дополнительных мероприятий налогового контроля, которые и сами связаны с проверкой (п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1, п. 6 ст. 101 НК РФ). Вне рамок какой-либо проверки инспекторы вправе истребовать только документы или информацию о конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ)

Формат выездной проверки позволяет налоговикам знакомиться с оригиналами документов налогоплательщика, которые им необходимы для контроля за исчислением и уплатой налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ). И, как правило, в первую очередь инспекторы используют именно это право. А если полученной информации недостаточно, уже направляют требование о представлении всех или некоторых документов в виде заверенных копий. При этом никаких дополнительных оснований кроме факта проведения выездной проверки инспекторам не требуется, а перечень испрашиваемых документов ограничен только периодом и предметом проводимой проверки.

При камеральной проверке налоговики, помимо документов, вправе истребовать у налогоплательщика пояснения, но для любого истребования, в том числе документов, нужны дополнительные основания (п. п. 3, 7 ст. 88 НК РФ, письмо Минфина от 13.10.2015 № 03-02-07/1/58461). Формы требований о представлении пояснений и документов утверждены приказом ФНС от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189@ – Приложения № 1 и 15 (см. таблицу 1).

Таблица 1

Основание Что вправе потребовать ИФНС
В декларации обнаружены ошибки Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ)
Сведения в декларации противоречат сведениям из документов, представленных налогоплательщиком
Сведения в декларации не соответствуют сведениям из документов, имеющихся в ИФНС Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации (п. 4 ст. 88 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 15.03.2012 № 14951/11)
В декларации отражен убыток Пояснения, обосновывающие размер убытка (п. 3 ст. 88 НК РФ)
Сумма налога в «уточненке» меньше, чем в первоначальной декларации Пояснения, обосновывающие уменьшение суммы налога (п. 3 ст. 88 НК РФ)
«Уточненка», уменьшающая сумму налога к уплате или увеличивающая убыток, представлена, по истечении двух лет с последнего дня срока подачи декларации. Например, «уточненка» по НДС за I квартал 2014 г. с суммой налога к уменьшению, представлена 22.04.2016 или позже Первичные документы, регистры налогового учета и иные документы, на основании которых уменьшена сумма налога к уплате или увеличен убыток (п. 8.3 ст. 88 НК РФ)
К декларации не приложены обязательные сопутствующие документы Документы, которые прилагаются к декларации (п. 7 ст. 88 НК РФ).
Например, документы, подтверждающие нулевую ставку НДС, указанные в статье 165 НК РФ
В декларации заявлены налоговые льготы Пояснения об операциях (имуществе), по которым применены льготы.
Документы, подтверждающие право на льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ)
Представлена декларация по НДС с суммой налога к возмещению Документы, подтверждающие правомерность вычетов по НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ, письмо ФНС от 16.09.2015 № СД-4-15/16337)
В декларации по НДС сведения об операциях:
– или противоречат другим сведениям в этой декларации;
– или не соответствуют сведениям об этих операциях в декларации по НДС, поданной в ИФНС другими лицами;
– или противоречат сведениям из журнала учета счетов-фактур.
При этом такие противоречия и несоответствия свидетельствуют о занижении НДС к уплате или завышении налога к возмещению 		Пояснения и любые документы (в т. ч. счета-фактуры и первичные документы), относящиеся к операциям, в сведениях о которых выявлены противоречия или несоответствия (п. 8.1 ст. 88 НК РФ, письма ФНС от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395, от 16.09.2015 № СД-4-15/16337)
Представлена декларация по НДПИ, водному или земельному налогам Документы, являющиеся основанием для исчисления и уплаты этих налогов (п. 9 ст. 88 НК РФ)

Требование о представлении документов или информации о контрагенте или конкретной сделке, инспекция, проводящая у него проверку, вправе запросить у вас только через инспекцию, в которой вы состоите на учете. То есть она должна направить в вашу ИФНС поручение на истребование, а уже ваша инспекция выставит вам само требование, приложив копию поручения (п. 3 ст. 93.1 НК РФ).

Срок и способ исполнения требования

Сроки, в которые нужно исполнить требование ИФНС о представлении документов, информации или пояснений, смотрите в таблице 2.

Таблица 2

Что требуют Срок представления
Документы (информацию) о контрагенте, в отношении которого проводится камеральная или выездная проверка 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ)
Документы (информацию) о конкретной сделке
Документы при проведении в отношении вас камеральной или выездной проверки 10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов (п. 3 ст. 93 НК РФ)
Пояснения или исправленную (уточненную) декларацию и документы, подтверждающие достоверность сведений в декларации, при проведении камеральной проверки 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении пояснений (п. 3 ст. 88 НК РФ)

Если вам недостаточно времени, отведенного на исполнение требования, вы можете попросить отсрочку. Для этого не позднее следующего дня со дня получения требования направьте в ИФНС уведомление, в котором укажите (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

  • причины, по которым не можете представить запрошенные данные в срок;
  • срок, в который вы обязуетесь представить документы.

Решение по поводу отсрочки ИФНС должна вынести в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Принимают такое решение инспекторы полностью на свое усмотрение. Поэтому начать готовить запрошенные документы стоит сразу после получения требования.

Направить собранные документы в ИФНС можно тремя способами:

  • лично или через представителя;
  • по почте заказным письмом;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика».

Электронные и бумажные документы

Документы могут иметь одну из двух форм – бумажную или электронную.

Документы, составленные на бумаге, представляют в ИФНС в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это могут быть:

  • бумажные копии;
  • электронные образы.

Бумажные копии – это ксерокопии с надписью «Копия верна», заверенные подписью руководителя организации с указанием его должности и даты заверения. Печать в данном случае необязательна, даже если организация не отказалась от ее использования (письмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@). При этом листы документов нужно пронумеровать и прошить по правилам, которые должна утвердить ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ). Пока же в этих целях можно руководствоваться прежними разъяснениями Минфина и ФНС.

В частности, если в вашей подборке есть многостраничные документы, у вас два варианта:

  • отдельно заверить каждую страницу документа;
  • прошить и пронумеровать документ и заверить всю подшивку, но ее объем не должен превышать 150 листов (письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).

Электронные образы – это скан-копии. Скан-копии, которые отвечают формату, установленному ФНС, можно направлять в ИФНС по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 1 ст. 2 Закона № 130-ФЗ). Такие форматы ФНС еще должна утвердить, но уже сейчас допустимо представлять в ИФНС в виде скан-копий некоторые документы (письмо ФНС от 25.01.2016 № ЕД-4-15/887@, от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577). Всего их 11:

Код Вид документа
0924K Счет-фактура
1665 Товарно-транспортная накладная
2181 Акт приемки-передачи работ (услуг)
2215 Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация
2216 Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации
2330 Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)
2234 Товарная накладная (Торг-12)
2745 Дополнение к договору
2766 Договор (соглашение, контракт)
2772 Корректировочный счет-фактура
2799 Отчет НИОКР

Имя файла со скан-копией должно содержать присвоенный документу код, сам файл – иметь расширение tif, pdf, jpg или pgn. При этом передать в инспекцию нужно структурированную информацию, содержащую не только сам файл сканированного документа, но и:

  • имя файла;
  • дату и номер сканированного документа;
  • сумму денежной оценки операции и сумму налога;
  • реквизиты документа-основания;
  • роль участников сделки и их идентификаторы (таблицы 4.9, 4.10, 4.13, 4.17, 4.18 Формата).

Обратите внимание

Инспекция не вправе истребовать документы, копии которых вы ранее представляли в ИФНС для камеральной или выездной проверки, если, конечно, ИФНС не утратила их в результате форс-мажора (наводнения, пожара и т. п.)) (п. 5 ст. 93 НК РФ, письмо ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304 (п. 2)).

Электронные документы тоже иногда могут нуждаться в копии. Дело в том, что направить в ИФНС по ТКС можно только те электронные документы, которые составлены по установленным форматам. А установлены они далеко не для всех документов. Среди избранных (письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@):

  • счет-фактура, в том числе корректировочный, УПД, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж, в том числе дополнительные листы к ним;
  • товарная накладная (ТОРГ-12) и акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • документ о передаче товаров при торговых операциях и документ о передаче результатов работ.

Если электронные документы, которые вам нужно направить в инспекцию, составлены не по утвержденному ФНС формату, тогда их нужно распечатать и отправить в ИФНС в бумажном виде. Такие «копии» заверяются в том же порядке, что и копии бумажных документов с добавлением отметки о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письмо ФНС от 09.09.2015 № СА-4-7/15871).

В любом случае представляемые в ИФНС документы нужно сопроводить описью:

  • в двух экземплярах в свободной форме, если представляете документы лично;
  • в двух экземплярах по форме 107, если представляете документы по почте;
  • по формату, утвержденному приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, если направляете документы по ТКС.

Налоговый эксперт Оксана Доброва

Практическая бухгалтерия

Инспекция вправе истребовать необходимые для проверки документы (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. п. 6, 7, 9 ст. 88, абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ). Налогоплательщик обязан эти документы представить (пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Порядок истребования документов налоговым органом

Чтобы истребовать документы, налоговые инспекторы, проводящие проверку, должны вручить вам . В требовании должно быть указано, какие документы и на основании какой статьи НК РФ истребуются, в какой срок и в какой форме их надо представить.

При камеральной проверке налоговой декларации дополнительные документы могут быть истребованы только в следующих ситуациях:

  • если в декларации - могут быть запрошены документы, подтверждающие право на льготы (п. 6 ст. 88 НК РФ);
  • представлена декларация по водному налогу - могут быть запрошены документы, являющиеся основанием для исчисления налога (п. 9 ст. 88 НК РФ);
  • обнаружены ошибки или выявлено, что сведения, содержащиеся в декларации, противоречат сведениям из представленных вами документов, сведения, содержащиеся в декларации, не соответствуют сведениям из документов, имеющихся в инспекции, - могут быть запрошены пояснения (п. п. 3, 4 ст. 88 НК РФ).

Примечание. По общему правилу налоговые органы не вправе у вас документы, которые вы ранее уже представляли в инспекцию при проведении в отношении вас налоговой проверки (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Исключений из данного правила два. Так, налоговые инспекторы смогут вновь потребовать у вас документы в следующих случаях:

  • если вы представляли эти документы только в виде подлинников, которые затем вам вернули;
  • налоговый орган утратил представленные вами документы вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Вы не обязаны представлять документы в налоговую инспекцию:

  • по истечении трех месяцев со дня представления декларации (п. 2 ст. 88 НК РФ);
  • не относящиеся к проверяемой декларации (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07);
  • если закон не обязывает вас их составлять или иметь (аналитические справки, объяснения причин убытков и т.п.);
  • если требование о представлении документов было ненадлежаще вручено, т.е. вручено лицу, которое не уполномочено на то доверенностью (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ);
  • если из требования неясно, какие документы нужно представить.

Порядок представления документов по требованию налогового органа

Документы, которые , нужно представить на бумажном носителе в виде копий или в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ; п. 24 Порядка, утв. Приказом ФНС России от 30.06.2015 N ММВ-7-17/260@).

Копии документов на бумажном носителе можно передать лично (инспектору или в канцелярию) либо направить по почте заказным письмом.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Примечание. Для подтверждения того, что все документы представлены в налоговый орган в полном объеме и в установленный срок, подготовьте акт приема-передачи либо сопроводительное письмо, в котором перечислите все представляемые документы и их реквизиты.
Если вы направляете документы по почте, то желательно делать это ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись и уведомление будут доказательством того, что инспекция получила затребованные документы.

Документ, подписанный усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным подписанному собственноручной подписью налогоплательщика документу на бумажном носителе (абз. 1, 3 п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Для обмена документами с налоговой инспекцией через личный кабинет вам необходимо направить в инспекцию уведомление об использовании личного кабинета. После получения уведомления и до поступления от вас уведомления об отказе от использования личного кабинета инспекция не вправе направлять вам документы иными способами (абз. 2, 4 п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Обратите внимание! Налоговый орган (должностные лица) не вправе требовать нотариального удостоверения представляемых копий документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками ваших документов, в том числе с теми, копии которых вы передали (абз. 5 п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 12 ст. 89 НК РФ).

В связи с особой спецификой гражданина как субъекта налоговых правоотношений, а также с наличием прав других лиц, проживающих в жилых помещениях с проверяемым физическим лицом, инспекторы не могут производить выемку документов и предметов, находящихся в жилых помещениях проверяемого лица, даже если оно не представило запрошенные налоговым органом документы в установленный срок. В то же время независимо от наличия согласия проверяемого физического лица они могут производить выемку документов и предметов, находящихся в нежилых помещениях (ст. 25 Конституции РФ).

Срок представления документов по требованию налогового органа

Вы должны представить документы, истребуемые при проведении проверки (камеральной, выездной), в течение 10 рабочих дней (ст. 6.1, п. 3 ст. 93 НК РФ).

Пример. Исчисление срока на представление документов
29.05.2015 вы получили требование о представлении документов для камеральной проверки представленной вами декларации по НДФЛ.
Последним днем срока для представления документов будет 15.06.2015 (с 30.05.2015 по 31.05.2015, с 06.06.2015 по 07.06.2015 и с 13.06.2015 по 14.06.2015 - выходные дни, 12 июня - праздничный день).

Если вы не можете уложиться в отведенный срок, то не позднее чем на следующий день со дня получения требования направьте в налоговый орган уведомление, в котором укажите (п. 3 ст. 93 НК РФ):

  1. причины, по которым не можете представить документы в указанный в требовании срок (например, большое количество истребуемых документов, изготовление копий которых требует много времени);
  2. срок, в который вы обязуетесь представить документы.

О том, предоставлена ли вам отсрочка, вы узнаете из решения налогового органа, которое должно быть принято в течение двух рабочих дней со дня получения вашего уведомления (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В любом случае начинайте готовить запрошенные документы сразу после получения требования. Ведь, даже если срок вам не продлят, чем больше истребованных документов вы представите вовремя, тем ниже будет штраф, который взыскивается за каждый не представленный в срок документ (п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).

5/5 (6)

Образец письма ответа в налоговую

При необходимости ответа на запрос налоговой службы составляется сопроводительное письмо, представляющее собой пояснительную записку к уточненной декларации по НДС или иным налоговым сведениям, направленным в налоговую.

При составлении сопроводительного письма рекомендуется следовать общим правилам, которые разработаны для составления делового письма. В начале ответа указывают наименование организации, а также информацию о должностном лице, которому адресуется ответ.

Запомните! Текст сопроводительного письма в налоговую службу начинается со следующих слов:

  • высылаем Вам;
  • направляем Вам;
  • представляем Вам.

Далее описывается перечень документов, которые отправляются. В тексте указываются их наименование, количество страниц и экземпляров каждого. В заключительной части указываются информация об отправителе письма и дата его отправления.

Для такого документа не предусмотрена процедура заверения его нотариусом. Об этом свидетельствует норма п. 2 ст. 93 НК РФ: «не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ».

Однако заверяются копии документов, которые прикладываются к ответу. Заверение осуществляется путем нанесения подписи руководителя и печати организации на каждый лист.

На предприятии может быть иной сотрудник, который уполномочен руководителем на заверку материалов. Полномочия такого сотрудника подтверждаются доверенностью, составленной в соответствии с нормами гражданского законодательства.

Как оформить документы перед отправкой в ИФНС

Налоговый Кодекс РФ не закрепляет дополнительных обязательных требований, которые предъявляются к документам, передающимся по запросу налогового органа. Единственное требование – заверение в установленном порядке при необходимости.

По общей практике, количество запрошенных налоговым органом документов зачастую составляет несколько тысяч или сотен документов. Это очень трудоемкий и обычно бессмысленный процесс.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

В связи с этим сложилось правило, в соответствии с которым заверять сотни документов не требуется. Однотипные документы складываются в одну папку, прошиваются и нумеруются. Далее к этой папке составляется опись. На начальных листах сотрудник указывает реестр документов, которые передаются в орган.

После этого скрепляются нити документов на последнем листе. Должностное лицо ставит печать организации и свою подпись. Последний лист должен содержать информацию о том, сколько листов вложено и скреплено. После осуществления этой процедуры внесение новых документов в папку не допускается.

В каких случаях может быть получено требование о представлении документов

Учтите! Нормами налогового законодательства установлено, что должностное лицо может требовать представления документов, только когда есть основания для проведения налоговой проверки или при проведении «встречной» проверки контрагента или иных лиц, имеющих сведения о деятельности проверяемого налогоплательщика.

П. 1 ст. 87 НК РФ устанавливается следующий перечень видов проверок: камеральная и выездная. Камеральная проверка организовывается в месте нахождения налоговой службы на основании материалов, представленных налогоплательщиком, а также на основании иных документов, которые имеются у органа.

Камеральная проверка может быть осуществлена в течение трех месяцев после предоставления документов лицом, уплачивающим налоги в налоговую службу. Закон не допускает продления срока проведения исследования материалов или его приостановления.

Учтите! Выделяют следующие основания для проведения камеральной проверки и истребования документов:

  • при применении организацией льгот, которые установлены налоговым законодательном;
  • в случае выражения желания организацией вернуться к НДС;
  • в случае осуществления проверки в отношении платежей по налогам, которые были внесены в связи с пользованием природными ресурсами;
  • при разрешении вопросов, касающихся осуществления налогового контроля.

Никаких иных причин для запроса сведений налоговый орган не имеет.

Важно! Выездная налоговая проверка может быть проведена только на территории налогоплательщика, отправившего налоговые материалы. В качестве основания её проведения выступает решение руководителя налоговой службы.

Максимальный срок проведения такой проверки не может превышать двух месяцев. При наличии объективных причин этот срок может быть увеличен до 4 месяцев. В исключительных случаях, например, при проведении дополнительных проверок, срок может быть увеличен до полугода.

Когда выездная налоговая проверка приостанавливается, закон не допускает истребовать какие-либо налоговые документы или вручать требования об их истребовании. Вручение такого документа, равно как и их запрос в этот промежуток времени, является недопустимым.

Дополнительным полномочием обладает налоговый орган в отношении требования документа от контрагента проверяемого лица.

Итак, требование о предоставлении документов может быть заявлено в следующих случаях:

  • в процессе проведения камеральной проверки на основании переданных деклараций в налоговый орган;
  • в процессе проводимой выездной проверки налоговым органом;
  • в процессе проведения встречной налоговой проверки.

Посмотрите видео. Требование о предоставлении документов при камеральной проверке:

Срок и способ исполнения требования

Для предоставления сведений на основании требования ИФНС РФ закон отводит определенный период времени:

  • в течение 5 рабочих дней представляется информация о конкретной сделке, которая заключалась с объектом проверки налоговым органом;
  • в течение 10 рабочих дней представляются сведения объектом проверки после получения требования;
  • в течение 5 дней представляются объяснения по поводу исправленной или уточненной декларации, в случае проведения камеральной налоговой проверки.

Важно! Когда лицо по объективным причинам в течение указанного срока не может представить требуемую информацию, то оно может попросить о получении отсрочки.

Для этого не позднее дня с момента получения требования направляется уведомление в налоговый орган, в котором указываются следующие данные:

  • перечень причин, по которым невозможно предоставление документов в отведенный для этого период;
  • период времени, в течение которого документы будут представлены.

После получения уведомления налоговая служба уполномочена вынести решение в срок не позднее двух дней после получения. Следует указать, что решение принимается должностными лицами на свое усмотрение, в связи с этим документы должны готовиться сразу.

Как поступать в ситуации, когда запрошенные налоговым органом документы отсутствуют

Зачастую, поскольку налоговые службы не знают всех особенностей производственной деятельности каждого субъекта налоговых правоотношений, последние получают требования о предоставлении документов, которые в данной организации не ведутся.

Бывает и так, что перечень документов отсутствует на предприятии в тот момент, когда проводится проверка в связи с наличием объективных причин.

Внимание! Среди таких причин выделяют:

  • передачу сведений по запросу органов государственной власти;
  • изъятие сведений правоохранительными органами;
  • уничтожение сведений в связи с наступлением ЧС;
  • уничтожение материалов после истечения срока их хранения;
  • в результате хищения материалов.

При наличии одной из вышеизложенных ситуаций, после получения требования следует направить в налоговую службу уведомление о том, что запрашиваемый документ представить невозможно. К уведомлению прикладываются копии документов, подтверждающих невозможность представления запрашиваемых данных. Это могут быть справки, выданные государственными или иными органами власти.

Могут ли налоговые органы запросить документы повторно

Важно! Представители налоговых органов не уполномочены требовать предоставления тех сведений, которые ими были уже получены в процессе проведения камеральной или выездной проверки.

Исключение составляют материалы, представленные в оригинале, а также случаи, когда документы в налоговом органе были утрачены в связи с наступлением чрезвычайной ситуации.

Когда в организацию поступает требование от налоговой службы представить вновь документы, ранее переданные, то получателем такого требования составляется ответное уведомление на имя руководителя подразделения.

В этом документе пишется, что ранее уже документы были представлены, в связи с этим повторное их представление невозможно. К отправляемому уведомлению прикладывается копия реестров ранее представленных сведений с наличием отметок налогового органа.

В рамках проведения налогового контроля инспекции могут направлять налогоплательщикам различного рода требования. О том, в какие сроки необходимо отвечать на такие требования, расскажем в нашей консультации.

Сразу оговоримся, что обычно не возникает спора о том, когда нужно дать ответ на требование налоговой (за сколько дней), ведь этот срок указывается в требовании налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 07.11.2018 N ММВ-7-2/628@).

Требование о представлении пояснений

Требование о представлении пояснений может направляться налогоплательщикам на основании ст. 88, 105.27, 105.29 НК РФ.

К примеру, требование о представлении пояснений направляется налогоплательщику по итогам камеральной проверки налоговой декларации, если были выявлены ошибки или противоречия (п. 3 ст. 88 НК РФ).

Срок предоставления ответа на требование налоговых органов будет зависеть от основания, по которому требование было направлено. Например, если требование направлено по итогам камеральной налоговой проверки, ответ на него нужно дать в течение 5 рабочих дней со дня получения требования (п.п.3, 6, 8.8 ст. 88 НК РФ).

Требование о представлении документов (информации)

Сроки направления ответа на требование о представлении документов (информации) зависят от основания для истребования документов (информации).

Например, документы, истребуемые при проведении налоговой проверки, в общем случае должны быть представлены в течение 10 рабочих дней со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Систематизируем в таблице сведения о сроках ответа на требование о представлении документов (информации):

Основание направления требования о представлении документов (информации) Срок представления документов (информации) со дня получения требования
ст. 93, ст. 93.1, п. 6 ст. 101 НК РФ
(например, при проведении камеральной налоговой проверки) 		10 рабочих дней
20 рабочих дней (при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков)
ст. 93, п.п. 3.9, 5, 5.1, 6.1 ст. 165 НК РФ (например, при налоговой проверки иностранной организации, подлежащей постановке на учет в соответствии с п. 4.6 ст. 83 НК РФ) 30 календарных дней
ст. 93, п. 15 ст. 165 НК РФ (например, в случае истребования документов, сведения из которых включены в реестры, указанные в п. 15 ст. 165 НК РФ и поданные для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки 0% и налоговых вычетов) 20 календарных дней
ст. 93, 214.8, 310.2 НК РФ (например, при истребовании документов, связанных с исчислением и уплатой НДФЛ по эмиссионным ценным бумагам) 3 месяца
ст. 93, п. 6 ст. 105.17 НК РФ (например, при истребовании документов по сделке между взаимозависимыми лицами) 30 рабочих дней
ст. 93, 93.1, п. 7 ст. 105.17 НК РФ (например, при истребовании документов в рамках встречной проверки) 5 рабочих дней

Как посчитать срок ответа на требование налоговой?

Срок для ответа на требование налоговой инспекции начинает течь со дня, следующего за днем получения требования, и истекает в последний день срока.

Датой получения требования считается дата вручения (при передаче требования налогоплательщику лично), при отправке требования по почте заказным письмом - 6-ой рабочий день со дня отправки, в случае направления требования через личный кабинет налогоплательщика — день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете (

Налоговому органу предоставлена возможность передачи документов по его усмотрению следующими способами (п.4 ст. 31 НК РФ):

  • вручение непосредственно под расписку лицу, которому они адресованы, или его представителю;
  • направление по почте заказным письмом. Считается полученным на шестой рабочий день со дня отправки заказного письма (п. 6 ст. 6.1 НК РФ);
  • передача в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота. Датой получения считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168);
  • передача через личный кабинет налогоплательщика (действует с 01.01.2015, Федеральный закон от 04.11.2014 № 347-ФЗ). Датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика (абз. 4 п. 4 ст. 31 НК РФ).

Право выбора способа направления требования для налогового органа ограничено только в отношении лиц, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме - им требование должно передаваться именно в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота либо через личный кабинет налогоплательщика (п. 4 ст. 31 НК РФ).

Нюансы направления требования по ТКС.

Порядок направления требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее - Порядок).

Требование о представлении документов, направленное в электронном виде по ТКС, считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) налогоплательщика. Напоминаем, что датой получения требования считается дата, указанная в квитанции о приеме (п.п. 6, 12, 13 Порядка).

Важно отметить, что в случае, если налоговый орган, не получит квитанцию о приеме, он должен направить требование о представлении документов на бумажном носителе (п. 19 Порядка). Но это правило не распространяется на лиц, которые с 01.01.2015 обязаны представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме (например, плательщики НДС) . Эти лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня их отправки налоговым органом (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Если не представить квитанцию в срок, налоговый орган в течение 10 рабочих дней со дня истечения шестидневного срока вправе приостановить операции по счетам в банке и переводам его электронных денежных средств (пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 21.04.2015 № 03-02-08/22548).

Если Вы обязаны представлять в налоговый орган декларации (расчеты) в электронной форме, не забывайте, что при получении по ТКС требования от инспекции необходимо в течение 6 рабочих дней со дня его отправки передать ей квитанцию о приеме документа.

Также следует обратить внимание на случаи, когда требование не считается принятым налогоплательщиком (п. 14 Порядка):

  • Ошибочное направление налогоплательщику.
  • При несоответствии утвержденному формату. Формат определен Приказом ФНС России от 28.12.2010 № ММВ-7-6/773@.
  • При отсутствии (несоответствии) электронной цифровой подписи ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа (налогоплательщика).

В указанных случаях необходимо сформировать уведомление об отказе в приеме требования, подписать его ЭЦП и направить в налоговый орган. А налоговый орган должен устранить указанные в уведомлении ошибки и повторить процедуру направления требования о представлении документов (п. 16 Порядка).

Если требование о представлении документов (информации), направленное налогоплательщику в электронном виде фактически им не открыто и не прочитано, квитанция о приеме не сформирована и не направлена налоговому органу, то такое требование также не может считаться полученным. В этом случае инспекция должна направить в адрес налогоплательщика требование в бумажном виде (Письмо ФНС России от 16.02.2016 № ЕД-4-2/2436@, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2016 по делу № А40-787/15).
Не распространяется на лиц, которые с 01.01.2015 обязаны представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме!!!

Способы предоставления документов


Истребуемые документы (информация) могут быть представлены в налоговый орган следующими способами (п. 2 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

  • лично или через представителя,
  • направлены по почте заказным письмом;
  • по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика в порядке, установленном ФНС России.

Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ (письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

НК РФ установлены следующие формы представления истребуемых документов:

  • на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
  • в электронной форме по установленным ФНС России форматам.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Заверенная копия документа - это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • заверительную надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

А вот заверять надпись на копии печатью необязательно, даже если организация не отказалась от ее использования (Письмо ФНС от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@). Также не требуется нотариально удостоверять копии документов (п. 2 ст. 93 НК).

С 02.06.2016 года налоговым органам дополнительно предоставлено право устанавливать требования к сшивам документов, представляемым в налоговые органы (п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 г. № 130-ФЗ).
На данный момент такие требования еще не утверждены.

Согласно позиции Минфина и ФНС при представлении в налоговый орган многостраничного документа необходимо отдельно заверять каждую страницу такого документа либо прошить все страницы, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем подшивки не должен превышать 150 листов (Письма Минфина от 29.10. 2015 № 03-02-РЗ/62336, ФНС от 13.09.2012 г. № АС-4-2/15309@). При этом прошивать вместе разные документы и заверять всю пачку не следует (Письма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, ФНС 02.10.2012 г. № АС-4-2/16459).

Подготовленные для налогового органа документы необходимо сопроводить письмом в двух экземплярах с описью представляемых документов. На своем экземпляре сопроводительного письма (описи) необходимо поставить отметку налогового органа о принятии документов для получения письменного доказательства предоставления документов инспекции.

Помните, что при отправке документов по почте, направить их следует заказным отправлением с описью почтового вложения и с уведомлением о вручении.

Если документы были сданы в организацию связи до 24 часов последнего дня срока, то срок не считается пропущенным (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

Особенности представление документов в электронной форме

Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) утвержден приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме допускается только тогда, когда они составлены по форматам, установленным ФНС России.

Если документы составлены в электронной форме по неустановленным ФНС форматам, такие документы распечатываются и представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Обращаем внимание, что в настоящее время ФНС России установлены форматы следующих документов:

  • счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, в том числе дополнительные листы к ним (приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
  • документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг) (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;
  • документ о передаче товаров при торговых операциях (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
  • опись документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС (приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@).

Приказами ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ утверждены новые форматы:

  • счета-фактуры и документа об отгрузке и об изменении стоимости товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по НДС и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни;
  • корректировочного счета-фактуры и документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при подтверждении факта изменения стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Внимание! До 1 июля 2017 года налогоплательщики вправе создавать электронные счета-фактуры как в соответствии с ранее существующим форматом, так и в соответствии с новым.

С 02.06.2016 года исключена возможность выбора налогоплательщиком способа представления документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным ФНС России.

Представление таких документов осуществляется только по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Представление документов в виде сканированных копий

В настоящее время возможность представления документов в виде сканированных копий установлена не для всех документов. В виде скан-образов допускается представлять только:

  • договоры (соглашения, контракт), в том числе дополнений (изменений);
  • спецификации (калькуляции, расчета) цены (стоимости);
  • акта приемки-сдачи работ (услуг);
  • счета-фактуры, в том числе корректировочного;
  • товарно-транспортной накладной;
  • товарной накладной (ТОРГ-12);
  • грузовой таможенной декларации/транзитной декларации, в том числе добавочных листов к ним;
  • отчет о выполненных НИОКР.

Указанный перечень документов является исчерпывающим, непоименованные документы можно представить в налоговый орган только в виде бумажных копий (письма ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

Со 2 июня 2016 года узаконена возможность представления в электронном виде скан-образов документов, составленных на бумажном носителе.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) по форматам, установленным ФНС России (абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ в ред. Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ).

Сканированные копии документов направляются по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Обращаем внимание, что при представлении истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по ТКС, они должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

В заключение

В настоящее время наблюдается ужесточение налогового контроля. Данный факт подтверждает и официальная отчетность налоговых органов. Так, несмотря на то, что по информации ФНС России в 2015 году число выездных налоговых проверок снизилось на 14% (с 35,8 тысяч до 30,6 тысяч), эффективность одной выездной проверки за год выросла на 8% и составила почти 9 млн. руб., а уровень взыскания доначисленных сумм возрос до 60%.

Хочется обратить особое внимание на то, что именно с истребования документов (информации) начинается налоговый контроль за деятельностью налогоплательщика и очень важно с самого начала выстроить верную тактику поведения. Поэтому, как показывает практика, чем раньше организация обращается к профессионалам для сопровождения налоговой проверки, тем успешнее получается отстоять законные права и интересы компании.

В заключение хотелось бы отметить, что нюансов по истребованию документов (информации) в рамках налогового контроля очень много, данной статье охвачена только небольшая их часть. В следующих наших статьях рассмотрим не менее важные моменты, связанные с требованиями налогового органа (повторное представление документов, ответственность и возможность ее смягчения и пр.).