Теги записи: Ошибки, Библиотека, Транспорт, Как не допустить ошибку, Путевой лист. Исправляем ошибку в журнале путевых листов Исправления в путевом листе легкового автомобиля

Налоговики могут исключить расходы на бензин, если путевые листы были заполнены ошибками

Рассмотрим самые частые ошибки, допускаемые компаниями, на которые налоговики обратят внимание в первую очередь.

Не указан конечный адрес

Контролерам важно, чтобы путевые листы содержали описание маршрута следования автомобиля с указанием названий улиц, номеров домов и наименований компаний, как конечной или промежуточной цели следования. Если такие сведения не включены в путевой лист, налоговики могут посчитать, что поездка была фиктивной и исключить расходы по ней.

Что сделать?

Указывайте в путевом листе весь маршрут следования со всеми пунктами остановок.

Иногда сделать это затруднительно, например, при отсутствии точного адреса. В таком случае можно написать название рядом расположенного населенного пункта, километровую отметку на дороге или просто взять координаты из навигатора с указанием широты и долготы. Судебная практика доказывает, что такой способ защиты понесенных компанией расходов суды признают правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.02.2016 № Ф08-626/2016).

Выезд в выходной день

Руководитель может взять служебный транспорт в нерабочий день. Налоговики при этом вполне резонно могут решить, что поездка совершалась в личных целях, даже если на нее был грамотно оформлен путевой лист. Если организация не сможет оправдать такую поездку в выходной день, налоговики исключат понесенные расходы на топливо.

Руководитель имеет право ездить по делам компании в свой выходной на служебном автомобиле. Но оформлять такие выезды нужно по всем правилам - вписывать в табель учета рабочего времени выход в нерабочий день. Также могут потребоваться документы, подтверждающие такую необходимость.

Грамотный учет и ведение путевых листов поможет организовать программа Путевые листы от Бухсофт!

Поездки в одной и то же место

Может случиться так, что сотрудник совершает на служебном транспорте изо дня в день поездки по одному и тому же маршруту. Это насторожит контролеров. Особенно налоговики обращают внимание на такие поездки, совершенные руководителем компании. Инспекторы могут проверить каждый адрес, указанный в путевом листе, и если сделают вывод, что поездки носили личный характер, то расходы на топливо снимаются.

Нужны бумаги, которыми можно будет доказать оправданность поездок по делам фирмы.

Меньше вопросов у контролеров будет, если поездки совершаются в филиалы компании или к контрагентам, с которыми уже заключены договоры. Однако если сотрудник выезжает к потенциальным клиентам, нужно позаботиться о подготовке документов, которые подтвердят предстоящие совместное сотрудничество (переписка по электронной почте, отправка коммерческих предложений, заключение предварительных соглашений).

Развозка скоропортящихся продуктов не на спецтранспорте

Если компания осуществляет продажу или доставку продуктов питания и среди них есть скоропортящиеся, например, рыба, овощи и фрукты, молочные продукты, использование рефрижератора обязательно. Налоговики в ходе проверки обязательно обратят внимание на этот нюанс транспортировки. Если использовался обычный автомобиль, инспекторы вправе признать поездку фиктивной.

В летний период для скоропортящихся продуктов лучше осуществлять перевозку исключительно спецтранспортом, даже если от склада до точки продаж несколько метров. В противном случае придется доказывать реальность поставки. Кроме того, разгрузочно-погрузочные работы можно оправдать наличием транспортных накладных, фотоснимков отгруженного товара, видеозаписями с камер наблюдения.

Обратите внимание, если в процессе транспортировки в обычном автомобиле продукты испортились, списание расходов по ним возможно лишь в рамках естественной убыли (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Расход топлива выше, чем вмещает бак

Инспекторы могут проверить путевые листы на расход топлива. Иногда по документам выясняется, что расходы были больше, чем может вместить в себя топливный бак автомобиля. Если поездка долгосрочная заправляться придется не один раз, на каждую заправку должен быть чек с АЗС. Все чеки контролеры обязательно изучат. Если по одному из документов топлива оказалось больше, чем может вместить бак, инспекторы признают расходы завышенными и вычтут разницу.

Сравните путевые листы на расход горючего с реальной вместимостью бака. Узнать ее можно из документов на транспортное средство или на сайте производителя автомобиля.

Выявили, что водитель потратил больше, чем вмещает бак, просмотрите каждый чек с АЗС и потребуйте от сотрудника объяснений, зачем он купил больше топлива.

Не исключено, что часть бензина он залил в канистру, особенно, если поездка предстояла по местности, где невозможно будет позже заправиться. В таком случае нужно попросить водителя написать объяснительную, она станет оправдательным документом по расходам перед налоговыми инспекторами.

При работе с путевыми листами зачастую возникают ситуации, в которых требуется внести изменения в путевой лист. В этой статье будет рассмотрен порядок внесения изменений в путевой лист и типичные ошибки при исправлении данных путевого листа.
Путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Напомним, что с 01.01.2013 утратил силу Закон ¹ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в котором в п. 5 ст. 9 говорилось, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Как видно в приведенных выдержках из законов ¹ 129-ФЗ и ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», для путевого листа, как первичного документа, изменилось немногое: добавилось требование к расшифровке подписей лиц, заверяющих внесенные в документ изменения.
Рассмотрим данные изменения на примере путевого листа, составленного диспетчером. При исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра на начало или конец рабочего дня диспетчер указывает дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, заверяет внесенные изменения своей подписью.
При внесении изменений в путевой лист следует обратить внимание на отсутствие следующих возможных ошибок:

Ошибка ¹1
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи лица составившего документ, в частности диспетчера. Помните, что ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их составившие и подписавшие.
Ошибка ¹2
Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и подписи лица, составившего документ. Такое изменение путевого листа является не действительным и, как следствие, не действительным становится весь документ.
Ошибка ¹3
Отсутствует расшифровка подписи лица, составившего документ.
Ошибка ¹4
В разделе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, для исправления ошибки следует внести дополнительное изменение в раздел данных о возврате автомобиля, которое устранит противоречие в данных о водителе автомобиля, на который выписан путевой лист.
Ошибка ¹5
Отсутствует подпись лица, составившего документ.
Ошибка ¹6
Изменение, внесенное в путевой лист, не содержит информации о лице, составившем документ, и не подтверждено подписью данного лица. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их подписью с указанием расшифровки, могут только лица, составившие данный документ.

Таким образом, при внесении изменений в путевые листы нужно руководствоваться ч. 7 ст. 9 Закона ¹ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и обращать внимание на отсутствие рассмотренных ошибок.

В служебной записке на имя директора просто изложите, что такого-то числа в Журнал регистрации путевых листов внесены 2 путевых листа со следующими дробными номерами (и укажите их). Поставьте в известность бухгалтерию.

В служебной записке можно указать, что несовпадение номеров путевых листов и количества записей в Журнале за такую-то дату будет зафиксировано в итоговой записи Журнала в конце текущего года или месяца (это зависит от того, ежегодно или помесячно ведется у вас этот Журнал ). См. Пример 3.

И в этом случае появится надежда на нейтральную либо положительную резолюцию руководителя, например, «согласен».

Отметим еще, что записка, направляемая руководителю, обычно называется докладной (используется при вертикальных коммуникациях), а не служебной (предназначена для горизонтальных коммуникаций). Но если в вашей организации такое деление не принято, то придерживайтесь существующих правил.

Когда календарный год или месяц будут заканчиваться, не забудьте в соответствующей итоговой записи указать, сколько записей за 2018 год / месяц было внесено в Журнал регистрации, т.к. их количество не будет совпадать с порядковыми номерами путевых листов в Журнале (см. «2» в Примере 2).

Первичными документами строгой отчетности являются сами путевые листы, а не Журнал, в котором они учитываются. Но правила ведения Журналов как учетных документов тоже необходимо соблюдать.

Помните, что в процессе регистрации документы идентифицируются одновременно и по дате, и по номеру. В данном случае номер в Журнале может быть оформлен с дробью (это допустимо, но крайне нежелательно, поскольку сразу выдает нарушения в учете), а вот дата выдачи путевого листа должна быть правильной (и это самое главное).

Что же касается отметки «исправленному верить», то придется вас разочаровать. Этот вариант считается устаревшим и в настоящее время не рекомендуется к применению. Все изменения в учетных документах должны быть зафиксированы иначе и быть подписаны лицом, которое назначено ответственным за ведение соответствующего учета. Заверить исправление необходимо в графе «Примечание» на свободном месте на этой же строке мелким почерком (см. отметки «1» в Примере 2). Например, если пропущены только номера, а дата выдачи осталась правильной, то в Журнале учета путевых листов это допустимо отобразить так:

Пример 2

Свернуть Показать

Пример 3

Как составить текст служебной записки на имя директора об ошибках, допущенных в Журнале учета путевых листов

Свернуть Показать

Сообщаю, что 15 марта 2018 года в Журнал выдачи путевых листов внесены путевые листы с дробными номерами:

• путевой лист Иванова Петра Петровича – за № 21/1,
• путевой лист Арбузова Клима Семеновича – за № 22/1.

Бухгалтерия поставлена в известность.

Общее количество фактически выданных путевых листов за март 2018 г. будет отражено в итоговой записи к Журналу.

Алгоритм действий:

• перечеркнуть одной линией неверную информацию;
• рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
• указывается надпись с правильными данными;
• обязательно проставляется дата корректировочных действий;
• каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

• учетной политике;
• приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Исправляем ошибку в журнале путевых листов

Правила заполнения журнала учета путевых листов Источник: журнал «Главбух» Да, можно. Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций.

Внимание

Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной политике Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке.

Важно

Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве.

Инфо

Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут - указать конкретный пункт назначения и место отправки. Какие документы по ГСМ (кроме путевого листа) запросит ИФНС? Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты.

Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.
Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.

Как осуществляется учет путевых листов

Можно ли вести в электронном виде Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате. Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса. При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.

Как вести журнал Лист журнала Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять.

Как правильно вносить изменения в путевом листе?

Заполняем журнал учета путевых листов Внимание На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа.
2. Дата выдачи.
3. Личные данные водителя.
4. Табельный номер.
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
6. Подпись о получении листа водителем.
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Ведение журнала учета движения путевых листов На этой странице:

• Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии
• Основная документация
• Если обнаружена ошибка
• Самостоятельно разработанная форма

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега.
Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Ведение журнала учета путевых листов

Порядок ведения журнала учета движения путевых листов Где купить В продаже имеются готовые книжечки, используемые для контроля и учета передвижения транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы. Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

• тому, кто его вел;
• и директору или бухгалтеру.

Те же самые требования к реестру, распечатанному собственноручно. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать. Сроки хранения В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине.

Меню

НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Как осуществляется учет путевых листов Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

1. Название документа.
2. Номер документа в хронологическом порядке.
3. Срок действия.
4. Сведения об организации - собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак авто.
7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
9. Подпись и Ф.И.О.ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
10. Ф.И.О.

Ведение и хранение журнала учета путевых листов

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8 При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
3. Проставляется дата внесения исправлений;
4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Важно! При перечеркивании ошибочной записи необходимо проводить черту так, чтобы сама неверная запись оставалась читаемой после ее перечеркивания. Срок хранения Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену.

• Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
• Подпись и Ф.И.О.

Исправления в журнале учета путевых листов

• ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
• номерные знаки транспортного средства;
• подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

• водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
• диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
• бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Зачастую при работе с путевыми листами возникают ситуации, когда требуется внести какие-либо изменения в путевой лист. Ниже мы постараемся пояснить порядок внесения изменений в путевой лист и наиболее часто встречающиеся ошибки при осуществлении исправлений.

Путевые листы являются важными документами первичного учета, и порядок их исправления четко прописан в ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В нем говорится, что в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. При этом все исправления должны содержать дату исправления, а также подписи всех лиц, участвовавших в исправлении документа, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо любой иной информации, позволяющей идентифицировать эти лица.

Ранее, в Законе № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в п. 5 ст. 9 говорилось, что исправления допускаются в любых документах первичного учета, за исключением кассовых и банковских, но при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Но с 01.01.2013 в силу вступили изменения в связи с которыми, новым требованием стала обязательная расшифровка подписей лиц, заверяющих изменения. вносимые в документ.

Например, при исправлениях показаний спидометра, диспетчер обязан указать дату внесения изменений, свою фамилию и инициалы, а так же заверяет все данные своей подписью.

Наиболее популярные ошибки, встречающиеся при внесении изменений в путевой лист:

Ошибка №1

Отсутствие даты внесения изменений в путевой лист и расшифровки подписи диспетчера, составившего документ. Не стоит забывать, что ответственность за достоверность информации, указанной в документах, несут лица их составившие и подписавшие.

Ошибка №2

Отсутствие даты внесения изменений и подписи лица, составившего путевой лист. Отсутствие данной информации делает путевой лист недействительным.

Ошибка №3

Отсутствие расшифровки подписи лица, составившего документ.

Ошибка №4

В графе данных о возврате автомобиля не изменена фамилия и инициалы водителя, на которого выписан путевой лист.

Ошибка №5

Отсутствует подпись лица, составившего документ.

Ошибка №6

Изменения, внесенные в путевой лист, не содержат информации о лице, составившем документ, и не подтверждено его подписью. Согласно ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вносить изменения и заверять их могут только лица, составившие данный документ.

Для того чтобы облегчить работу руководителей по контролю работы автопарка и минимизировать возможные ошибки при заполнении путевых листов, компания SKT SOFT разработала портал электронного управления корпоративным автопарком ID20, значительно упрощающий систему планирования, контроля и оптимизации работы автопарка на предприятии.

Онлайн-портал ID20 позволяет не только оперативно оформлять путевые листы, но и в любой момент получить отчеты по любому заданному параметру. Система дает возможность проследить, сколько точно расходуется топлива на той или иной машине, проверить, сколько бензина тратит тот или иной водитель, какие автомобиле используются наиболее часто и прочее.