Типы и виды номенклатуры дел. Номенклатура дел. Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур. Структура номенклатуры дел

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций.

Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но ив целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.

Порядок оформления, и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива или должностным лицом, ответственным за архив, и должна быть одобрена Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или Экспертной комиссией (ЭК) организации или предприятия. Если организация или предприятие сдает свои документы на хранение в государственный архив, номенклатура дел направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения или должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, и в обязательном порядке утверждается руководителем организации или предприятия.

В организациях, которые не передают свои документы на государственное хранение (это, в основном, негосударственные организации), номенклатура дел визируется заведующим архивом организации или должностным лицом, ответственным за архив, одобряется ЭК организации и подписывается руководителем службы ДОУ. Для придания номенклатуре дел юридической силы после подписания она должна быть утверждена руководителем организации. В таких организациях составляется 3 экземпляра номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем этого подразделения после ее согласования с архивом организации.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы в государственный архив, (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ.

Второй-экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий передается в архив организации, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче

на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий заключается:

В организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

Организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

Организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

Рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

Описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

Описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

Актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации. Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

1. опись дел постоянного срока хранения;

2. опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

3. опись дел по личному составу;

4. акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются в архив организации, оформляются частично. Частичное оформление производится работниками службы документационного обеспечения управления при заведении дела. После завершения дела не проводится дополнительная систематизация документов, листы дела не нумеруются, не составляется заверительная надпись.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов в деле;

Составление листа-заверителя;

Составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, край них дат).

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно. Если дело состоит из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

В случае отдельных ошибок при нумерации листов (например, пропуска отдельных страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

В форме листа-заверителя указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу свод ной описи дел;

Заголовок;

Крайние даты дела;

Количество листов в деле;

Срок хранения;

Архивный шифр дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации или структурного подразделения, а также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки.

Лекция 11: Специфика документации в туризме.

Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах - порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе - разработка номенклатуры дел. О значении данного нормативного документа в вопросах систематизации информации рассказывает опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование.

Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации. Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел. Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п.

Номенклатура дел является также плановым документом , т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет). Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964)

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер) , а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения. Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации.

Номенклатуру дел можно рассматривать и в качестве организационного документа . Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения.

Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Номенклатура дел структурного типа

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа.

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами» , «Управление документооборота и контроля» , «Департамент Генерального секретариата», «Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия» .

Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости:

Структура по штатному расписанию:

1. Генеральный директор

2. Коммерческий директор

3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам

4. Заместитель генерального директора по качеству

5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

6. Главный бухгалтер

7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

8. Аппарат генерального директора

9. Склад сырья и готовой продукции

10. Отдел кадров

11. Отдел информационно-технологического обеспечения

12. Отдел логистики

13. Отдел бухгалтерского учета

14. Отдел сетевых продаж

15. Отдел региональных продаж

16. Отдел маркетинга

17. Финансовый отдел

18. Планово-экономический отдел

19. Лаборатория контроля качества сырья

20. Отдел контроля качества готовой продукции

21. Производственный отдел

Главная таблица номенклатуры дел структурного типа:

01. Аппарат

02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

03. Отдел внутреннего аудита

04. Отдел кадров

05. Планово-экономический отдел

06. Финансовый отдел

07. Отдел бухгалтерского учета

08. Отдел информационно-технологического обеспечения

09. Отдел маркетинга

10. Производственный отдел

11. Лаборатория контроля качества сырья

12. Отдел контроля качества готовой продукции

13. Склад сырья и готовой продукции

14. Отдел логистики

15. Отдел сетевых продаж

16. Отдел региональных продаж

Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.

Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа

В номенклатуре дел производственно-­отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например: типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная .

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел .

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Номенклатура дел , позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна не только для организаций, которые обязаны сдавать документы в госархив, но и для любых фирм. Рассмотрим, как ее создают и применяют.

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

• классификация и учет;
• облегчение поиска;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

• типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;
• примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;
• индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье .

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.

Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:

• Индекс дела — его номер.
• Заголовок дела — его наименование.
• Количество единиц хранения — число папок в одном наименовании. При большом количестве документов их будет несколько, т. к. количество листов в одной папке не должно превышать 250, а ее толщина не может быть больше 4 см (п. 3.5.3 Основных правил работы архивов). Эту графу заполняют в конце года.
• Срок хранения и номер статей по перечню — установленный перечнем типовых документов срок хранения со ссылкой на номер соответствующей статьи и необходимыми специальными пометками.
• Примечание. Здесь может приводиться самая разная информация: о хранении в электронном виде, переходящих делах, уничтожении, передаче в другую организацию. Его заполняют по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.

Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.

Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.

Особенности присвоения номеров и наименований делам

Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:

• номер структурного подразделения (раздела);
• номер дела.

Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце — документы только этого конкретного подразделения.

Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.

При большом объеме документов 1 дело может разделяться на несколько папок (их лучше пронумеровать) по периодам (помесячно, поквартально, по полугодиям) или иному признаку. Обычно дела формируются из оригиналов, но возможны и папки с копиями документов. В этом случае в заголовок рекомендуется включить слово «копии». Допускается уточнение заголовка в процессе работы с делом (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов).

На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

• временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
• временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;
• постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

• управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
• архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
• документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Работа с делами заключается:

• В оформлении папок по ним.
• Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
• Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

• одно из подразделений — в небольших фирмах;
• каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

• сведения о выданном документе;
• дата выдачи;
• фамилия получателя;
• подписи выдавшего и получившего лиц.

Завершение работы с текущей номенклатурой

По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:

• общее количество дел;
• количество переходящих дел;
• количество дел с пометкой «ЭПК».

Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.

Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).

Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.

Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.

Назначение номенклатуры дел. Виды номенклатур.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел могут быть индивидуальными , примерными и типовыми .

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретного учреждения (структурного подразделения). Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов в дела в определённой категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Как правило, типовой номенклатурой дел устанавливается единая индексация документов для учреждений данной системы. Например, во всех подразделениях министерства дела с копиями приказов министра будут учтены под одним номером – 02. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с документами как управленческого, так и производственного персонала при поиске информации по документам, при учете и формировании дел.

Примерные и типовые номенклатуры служат основой для составления индивидуальных номенклатур дел в подведомственных организациях. При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел .

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает секретарь, а утверждает руководитель структурного подразделения; её согласовывают с архивом учреждения и службой ДОУ. Экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения передаётся в службу ДОУ, где составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которую подписывает руководитель службы ДОУ, а утверждает руководитель учреждения. Сводная номенклатура дел согласовывается с отраслевым архивом. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе руководителя организации. В выписках должны быть указаны сроки разработки номенклатур структурными подразделениями и представления их в документационную службу, сроки разработки номенклатуры для всей организации и представления её на утверждения руководителю организации, а также срок введения в действие.

Сводная номенклатура дел печатается в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр находится на постоянном хранении, 2-й выдаётся для работы, 3-й передаётся в архив организации в качестве учётного документа, а 4-й экземпляр остаётся в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и подлежит учёту как самостоятельное дело. В организациях, не передающих документы на государственное хранение, номенклатуры дел хранятся не менее 10 лет.

Трудовой договор.

Трудовой договор – это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определённой специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

В трудовом договоре устанавливаются условия найма, организации и оплаты труда, взаимные обязательства, права и ответственность сторон, а также основания о долгосрочному расторжению.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах: 1-й экземпляр хранится на предприятии, 2-й – у сотрудника.

При заключении контракта соглашением сторон может оговариваться срок испытания в целях проверки соответствия работника поручаемой работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приёме на работу. Срок испытания не может превышать трёх месяцев. В испытательный срок не засчитываются период временной нетрудоспособности и другие периоды, когда работник отсутствовал на работе по уважительной причине. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 71 Трудового кодекса РФ).

В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса РФ трудовые договоры заключаются на неопределённый срок и на определённый срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

После подписания обеими сторонами трудового договора администрация предприятия не вправе требовать от работника выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст. 60 Трудового кодекса РФ).

Трудовой договор может включать в себя любые условия, не противоречащие законодательству. Стороны имеют полную свободу действий в определении содержания трудового договора, в пределах, установленных обязательными для сторон законодательными и иными правовыми актами, а также документами предприятия.

Работнику, подписывающему трудовой договор, необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

§ Место и дата составления трудового договора;

§ Наименование предприятия, фамилия, имя и отчество руководителя и работника;

§ Общие положения (назначение на должность, обязанности работника, его подчинённость и т.д.);

§ Функции, обязанности и права работника;

§ Условия организации труда работника;

§ Оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника;

§ Ответственность сторон и разрешение споров;

§ Изменение и расторжение трудового договора;

§ Срок действия договора;

§ Юридические адреса сторон.

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наименование вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

Трудовой договор должен быть заключён не позднее трёх дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.

3. Требования к составлению и оформлению номенклатуры.

Каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел, реквизиты которой оформляются в соответствии с ГОСТ Р. 6.30 – 2003. Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

§ Единство в подходе к учёту, систематизации, описанию и поиску документов;

§ Применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующей внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел добавлений и исправлений;

§ Стабильность индексов дел, сохранение за номенклатурой дел функции учёта документов.

Для того, чтобы квалифицированно составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего комплекса организационно-распорядительной, планово-отчётной и других групп документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел используют также: штатные расписания, действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, список структурных подразделений и корреспондентов, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, дела общественных организаций, созданных в учреждении. В номенклатуру дел включаются также незаконченные в работе дела, поступившие из других учреждений для их продолжения, а также все справочные картотеки к документам.

Не включаются в номенклатуру печатные издания, сборники постановлений правительства, брошюры, справочники, информационные листки, журналы, экспресс-информации.

Номенклатура дел действует в течение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (для учебных заведений – с 1 сентября нового учебного года).

Номенклатуру дел пересогласовывают с отраслевым архивом не реже, чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатуру дел пересоставляют и согласовывают независимо от срока её предыдущего согласования.

Выделяют номенклатуру дел структурного и производственно-отраслевого типов. Выбор схемы построения номенклатуры дел должен основываться на учёте организационной структурного построения аппарата учреждения или выполняемых им функций. В номенклатуре дел, построенной по структурному типу, наименованиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений организации, которые располагаются согласно утверждённой структуре учреждения. Рекомендуется в качестве первого раздела номенклатуры дел указывать секретариат (канцелярию).

В номенклатуре дел, построенной по производственно-отраслевому признаку, названиями разделов и подразделов являются управленческие функции, которые располагают в ней по значимости. Такой тип номенклатуры дел более удобен, так как не зависит от изменений, которые могут происходить в структуре учреждения в течение делопроизводственного года.

Каждое дело, включённое в номенклатуру дел, должно иметь собственный строго определённый индекс, который состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения.

Как правило, в номенклатурах дел структурных подразделений следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел. Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно на резервные номера, которые предусмотрены в каждом разделе номенклатуры дел.

В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, передаче их в архив, о «переходящих» делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие учреждения или структурные подразделения для продолжения.

Заголовки дел указываются в соответствующем разделе номенклатуры дел. Они формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности учреждений. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.

В основном используют следующие признаки документов при составлении заголовков дел:

§ Номинальный – за основу берётся вид документа, которые помещаются в дело (приказы по личному составу);

§ Корреспондентский – определяется по реквизиту «адресат» и используется при составлении заголовков к делам по переписке (например, переписка с Минэкономразвития России по вопросам распределения молодых специалистов);

§ Предметно-вопросный (основной признак), отвечающий на вопрос «о чём документы дела?». Следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

§ Хронологический – содержит указание о том, за какой временной период сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы за один делопроизводственный (календарный) год, но есть и «переходящие» дела, в которых документы подшиты в течение нескольких лет. В этом случае заголовок обязательно содержит указание на временной отрезок (например, переписка с Мингосимуществом России за 2000 – 2002 годы);

§ Географический – используется в случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединённых признаком территории, на которой они расположены (отчёты глав администраций Центрального района Воронежской области).

Не допускаются формулировки типа «исходящая переписка», входящие письма», «разное»

Элементы заголовка располагают в такой последовательности:

§ Наименование вида документа (приказы, протоколы, отчёты);

§ Наименование организации, которой адресована или от которой будет получена документация (адресат или корреспондент документа);

§ Название местности, с которой связано содержание документов дела;

§ Даты (период времени) документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады). Например, «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Например, «Приказы по основной деятельности».

Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей) и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляется общий заголовок. При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнений.

В заголовках дел, содержащих переписку, указываются название корреспондента и вопрос, по которому она ведётся. Например, «Переписка с ВНИИДАД по вопросам методической работы». Если корреспондентов несколько, то в заголовке они не указываются. Например, «Переписка об организации семинаров по вопросам документирования управленческой деятельности».

Термины «материалы» и «документальные материалы» ГОСТом не предусмотрены, их использование в делопроизводстве и архивном деле не рекомендуется.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов). Дела группируют и подсчитывают по срокам их хранения, обязательно отмечая – «переходящие» дела.

Составляет и подписывает итоговую запись (рис. 29) сотрудник (секретарь), работающий с номенклатурой дел.

Оформление номенклатуры дел.

Номенклатура дел, как правило, документ многостраничный. Первый лист оформляется на общем бланке или на листе формата А4.

Реквизиты номенклатуры дел:

§ Наименование организации;

§ Наименование вида документа;

§ Индекс;

§ Место составления;

§ Гриф утверждения;

§ Заголовок к тексту («На 2012 год»);

§ Текст (табличная форма);

§ Подпись, отметка о согласовании.

Реквизиты оформляются по ГОСТ Р. 6.30 – 2003, второй и последующие листы нумеруются. Номенклатура дел содержит пять граф (рис. 30).

1. «Индекс дела» – обозначается арабскими цифрами, состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела. При наличии нескольких томов в деле индекс проставляется на каждом томе с добавлением номера тома (т.2). Порядок индексирования должен быть изложен в основном нормативном документе – в инструкции по ведению делопроизводства в организации. В одном томе должно быть подшито не более 250 листов; если документов больше, формируют следующий том.

2. «Заголовок дела (тома, части) – включает заголовки дел, которые отражают документируемые участки работы или вопросы деятельности учреждения. Заголовок в обобщённой форме должен чётко отражать состав и содержание документов дела.

3. «Количество дел (томов, частей)» - заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел. Её данные используют при составлении итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведённых в определённом году в организации.

4. «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню». В настоящее время основным нормативным документом при определении срока хранения документа в процессе составления номенклатуры дел и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является Перечень типовых управленческих документов.

5. «Примечания» - вносятся сведения о «переходящих» делах, об утрате, уничтожении дел, о передаче дел в другое структурное подразделение или организацию. При необходимости можно указывать фамилии лиц, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы дел или отдельно взятого дела.

Требования к условиям труда работников службы ДОУ. Организация рабочих мест.

Организация труда работников службы документационного обеспечения управления должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:

1) чёткое организационное построение службы ДОУ, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников;

2) правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов - инструкций по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;

3) нормирование труда работников службы ДОУ, которое призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряжённости на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника;

4) внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;

5) рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависят работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;

6) организационное и методическое руководство службой ДОУ.

Один из способов улучшения организации труда - взаимозаменяемость работников. Каждый исполнитель отвечает за порученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.

Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организованно, с тем, чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.

Согласно определению по ГСДОУ под условиями труда понимается совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

В служебных помещениях и на рабочих местах должно быть хорошее естественное освещение. Свет должен падать слева. Освещение рабочих мест обеспечивается с помощью различных по конструкции передвижных или поворачивающихся ламп. Искусственный свет должен быть достаточно ярок, но не настолько, чтобы экран ПК и бумага «бликовал». Освещенность на поверхности стола должна быть 500 люкс.

Благоприятно действует на работоспособность правильная окраска помещений. Отделка потолков, стен, перегородок должна быть светлой, что способствует повышению обей освещённости помещений и сокращению утомляемости. Главное - мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» тонов.

Для обеспечения нормальных условий работы сотрудников делопроизводства необходимо устранить посторонний шум: его уровень не должен превышать 5 дБ. В помещении это можно сделать с помощью специальных организационных мероприятий, а также технических средств звукоизоляции. например, применяют специальную планировку с размещением рабочих мест и оборудования; потолки, стены обивают звукоизоляционным материалом.

В то же время необходимо учитывать, что шум в определённых дозах может положительно влиять на работоспособность человека, поднимать настроение, стимулировать к труду. Поэтому целесообразно при однообразной и монотонной работе (сортировка корреспонденции, подшивка документов) использовать мелодичную или ритмичную музыку.

Комплекты мебели и средства оргтехники для оборудования рабочих мест должны включать: письменные столы; конторские шкафы – обычные и для документов; столы-приставки для пишущих машин и персональных компьютеров; стулья подъёмно-поворотные, тумбочки для хранения картотеки или справочного материала, корзины для бумаг; настольную картотеку; средства малой оргтехники; диктофоны, телефонные аппараты, дыроколы, сшиватели документов; лотки для корреспонденции, нумераторы, папки для документов *папки-регистраторы, папки-уголки, скоросшиватели, файлы).

Оснащение рабочих мест сотрудников должно производиться в соответствии с должностными категориями: руководители, специалисты, технические исполнители.

ГСДОУ рекомендует при планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников учитывать следующие требования:
1) устанавливать оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

2) размещать предметы и средства труда с учётом выполняемых операций: на рабочем столе могут быть только обрабатываемые в данный момент документы;

3) материалы, не требующие срочной обработки, должны находиться в специально приготовленных ящиках, папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

4) следует размещать средства малой оргтехники и другие средства труда в строго определённых местах в целях достижения автоматизма движений: все используемые материалы должны быть расположены так, чтобы их в случае необходимости сразу можно было достать.

Применение специальной дополнительной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников и способствует повышению производительности труда.

Для работы любого сотрудника делопроизводства необходим письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы высотой 78 см и размерами крышки 78x156 см. Тумбы могут быть оборудованы приспособлениями для хранения картотеки.

Справочный материал для постоянного пользования (номенклатура дел, различные справочники, словари) удобно размещать вертикально в стойке для книг корешками наружу.

Телефон располагают слева на с толе или на приставке к нему, чтобы левой рукой можно было брать трубку, а правой записывать информацию.

Предметами оборудования помещений подразделений службы ДОУ являются канцелярские шкафы. В них хранят бумагу, бланки, канцелярские принадлежности, дела.

Сейфы служат для хранения секретных документов, печатей, штампов. Сейф открывают тогда, когда надо взять или положить необходимые документы, предметы. После работы он должен быть опечатан.

Все требования по организации труда персонала служб ДОУ должны решаться комплексно: выполнение отдельных мероприятий не может дать положительного эффекта.

Личная карточка формы Т-2.

Основным документом по учёту персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Карточка заполняется в одном экземпляре рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений после издания приказа о приёме сотрудника на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму, утверждённую постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», и обязательная для применения всеми организациями и учреждениями независимо от форм собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации (рис 18).

Личная карточка заполняется работником кадровой службы (секретарём) на основании следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе. Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слова самого работника запрещается.

Все последующие изменения в анкетно-биографических и учётных данных работников должны своевременно отражаться в личной карточке. На лицевой стороне карточки указывают: ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, вид работы (основная, по совместительству), начальная буква фамилии работника.

В графе «образование» указываются: уровень образования, профессия, специальность по диплому. Сведения вносятся на основании документа об образовании без каких-либо сокращений. Профессия записывается в точном соответствии с её названием в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий. Графа «стажа работы» оформляется на основании трудовой книжки. Обязательно вносятся данные о составе семьи и семейном положении, указываются паспортные данные и адрес места жительства.

Для военнообязанных предусмотрен пункт «сведения о воинском учёте», который заполняется на основании военного билета.

Также имеются разделы: о приёме на работу и о переводе на другую работу, об аттестации, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке, о поощрениях и о наградах, об отпусках, о социальных льготах, о дополнительных сведениях, о дате и причине увольнения. Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника; эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе о назначениях и перемещениях должна стоять подпись сотрудника – владельца карточки. Это предусмотрено соответствующей статьёй Трудового кодекса Российской Федерации.

В конце карточки обязательно проставляется дата её заполнения и личная подпись работника, её заполнившего (секретарь, сотрудник кадровой службы).

Личные карточки сотрудников хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года отдельно от карточек работающих, после чего передаются на хранение в архив. Их формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трём первым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет минус В (возраст сотрудника) (согласно Перечню типовых управленческих документов).

Требования к формированию дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

В каждое дело включаются только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Если в течение года появляются новые документы, то на них оформляются самостоятельные дела, названия которых включаются в номенклатуру дел на резервные номера. На каждое дело в начале года оформляется папка, на обложке которой по ГОСТ 17.914 – 72 указываются название учреждения, его структурного подразделения, заголовок, индекс, срок хранения.

Раскладка документов должна производиться ежедневно. Как правило, исполненные документы помещают в дела в конце рабочего дня или в крайнем случае – утром следующего. Прежде чем документ будет помещен в дело, следует проверить правильность его оформления, наличие на нём подписи, а на копии – заверительной надписи, служебных отметок. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

В дело помещаются только исполненные документы (документ считается исполненным, когда на нём проставлена отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Подлинники или копии, оформленные в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Не следует подшивать в дело черновики, документы, подлежащие возврату, два или более экземпляров одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь копии, на которые есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание основного документа.

Документ должен помещаться в дело со всеми приложениями и дополнительными материалами, возникающими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объём, их целесообразно формировать в самостоятельное дело.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. В дело помещают документы одного делопроизводственного года, за исключением дел «переходящих». Личные (либо судебные) дела ведутся в течение всего времени, пока лицо работает на данном предприятии (либо находится под следствием).

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В учреждениях 1-й и 2-й категорий допускается децентрализованное формирование дел, учитывая территориальную разобщённость структурных подразделений и в связи со спецификой деятельности таких учреждений.

В структурных подразделениях этих учреждений документы формируются в дела централизованно. В учреждениях III и IV категорий канцелярия (секретарь) формирует дела всего учреждения. В любом учреждения не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Документы в текущем делопроизводстве хранятся, как правило, в твёрдых папках. Различаются две формы брошюровки документов: правая и левая. При правой форме брошюровки документы располагаются в порядке поступления, т.е. последний по времени поступления документ является первым листом дела. Такая форма брошюровки пригодна только для документов с кратковременным сроком хранения, так как архивные требования запрещают расположение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. Для данной формы брошюровки используют папки-скоросшиватели.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится как первый лист в начале дела, а документы, поступившие последними, - в конце подшивки. В этом случае используются папки-регистраторы. Дело считается заведённым после включения в в папку первого исполненного документа. В это же время оформляется и обложка дела.

К расположению материалов внутри дела предъявляются определённые требования. Документы в делах могут располагаться в такой последовательности:

1) Вопросно-логическая – предполагает раскладку документов в последовательности решения вопроса: сначала помещается основной документ с относящимися к нему приложениями, а затем в хронологической последовательности размещаются документы, возникшие в ходе решения вопроса;

2) Хронологическая – материалы внутри дела располагаются начиная с более ранних дат (протоколы, приказы);

3) Алфавитная – документы располагаются в алфавитном порядке по начальной буквы фамилии корреспондента (предложения, заявления, жалобы);

4) Нумерационная – располагаются бухгалтерские документы, относящиеся к определённому учётному реестру (номер печатается типографским способом).

Резюме.

В последнее время широкое распространение получил такой вид документа как резюме. Его назначение – дать полное представление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества¸ организаторские способности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение – заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или факсу. Оно должно профессионально выглядеть и быть визуально привлекательным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя места работы, учёбы, их надо указывать в обратном хронологическом порядке. В резюме обязательно указывается дата составления, подпись автора не оформляется. Например:

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свиде‑тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, Сведения о рекомендациях Т. п.).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким - такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование. Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые, не закрепленные в законодательстве правила составления этого документа, диктуемые в первую очередь интересами потенциального работодателя.

При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам. Во-первых, оно должно быть кратким, во-вторых, оно должно быть аккуратно написано. Третий принцип касается содержания резюме. Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя.

Классификация документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел - понятие, сущность и функции

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
• Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
• Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).