Универсальный передаточный документ нужна печать. Кто имеет право ставить подписи в УПД? Когда можно применять УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

  • первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
  • счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168 , п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12 , товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов , а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Обновленный бланк УПД в формате Word скачайте на нашем сайте по ссылке , а бланк в формате Excel — по ссылке .

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

  • если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
  • если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур , а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур .

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк .

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

  1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
  2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
  • графа 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графа 7 «Налоговая ставка»;
  • графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» .

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами : руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

Значение

Особенности заполнения

Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права

Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:

· которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;

· которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

  • строка 1 — дата составления документа;
  • строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
  • строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

В конце 2013 года ФНС РФ, по согласованию с Минфином, выпустила письмо, в котором предлагалось ввести УПД - универсальный передаточный документ. Как поясняла налоговая служба, использовать его можно было уже с начала 2013-го. Вводился универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счет-фактуры. В ФЗ № 402 организациям и предпринимателям предоставлено право самостоятельно разрабатывать первичные бумаги, которые необходимы при работе и использование которых будет наиболее удобным. Рассмотрим далее, что собой представляет универсальный передаточный документ. Образец бумаги будет также представлен в статье.

Общие сведения

ФНС предлагало в своем письме совместить счет-фактуру и бухгалтерский документ. Это новшество касается всех хозяйствующих субъектов, в том числе тех, кто работает по упрощенной системе обложения. Таким образом, предприятия могут не только получать от контрагентов УПД. Универсальный передаточный документ компании вправе выписывать сами. В данном случае главным требованием является соблюдение всех обязательных реквизитов, перечисленных в п. 2, статьи 9 ФЗ № 402.

Функции

Форма универсального передаточного документа создана на основе счета-фактуры. При этом он перенесен в новую бумагу полностью и отделяется жирной чертой. После этого указываются сведения о дате отгрузки и приема продукции, ответственных лицах. Это те реквизиты, которые обычно присутствуют в таких бумагах, как ОС-1, ТОРГ-12, М-15 и так далее. Применение универсального передаточного документа может осуществляться двумя способами. Это обусловлено тем, что в нем присутствуют данные счет-фактуры и первичной бухгалтерской бумаги.

Так, универсальный передаточный документ можно использовать для подтверждения только перехода права собственности или дополнительно для исчисления НДС. В зависимости от этого будут указываться те или иные коды. В специальной графе в верхней части слева указывается статус универсального передаточного документа. Это может быть код 2 или код 1. В последнем случае бумага выступает как счет-фактура и акт, во втором - только как передаточный документ. При указании кода 1 допускается отдельное оформление счета-фактуры. Собственник имущества самостоятельно решает, какую функцию будет выполнять универсальный передаточный документ.

Когда можно применять бумагу предприятию на УСН?

Предприниматели и компании, использующие упрощенный спецрежим, не являются плательщиками НДС. Это установлено ст. 346.11 НК в п. 2 и п. 3. В этой связи УПД на услуги, товары, работы выписывать при обычных хозяйственных операциях нецелесообразно. Это обусловлено тем, что в своей деятельности "упрощенцы", как правило, используют акт или накладную - одну бумагу, подтверждающую факт перехода права собственности и реализацию. Форма таких документов не такая объемная и является более привычной в работе. При желании, разумеется, можно использовать и нововведение.

Если предприятие решает использовать универсальный передаточный документ, бланк должен содержать код 2. В некоторых случаях предприниматели и компании идут навстречу ценным клиентам и начисляют НДС при продаже. В этом случае контрагенты получают продукцию со входным налогом. В такой ситуации целесообразнее использовать универсальный передаточный документ. Когда можно применять бумагу другим лицам? Использовать ее могут посредники на УСН, которые реализуют от своего имени продукцию/работы с НДС. Это обусловлено тем, что такие агенты обязаны выписывать счета-фактуры и накладные для покупателей. В таких случаях в верхнем углу слева ставится код 1.

Универсальный передаточный документ: заполнение

Таким образом, новая бумага может совмещать функции счета-фактуры и акта об отгрузке. Но чтобы это было реализовано на практике, необходимо правильно заполнить документ. В счетах-фактурах присутствуют свои реквизиты, а в актах - свои. И эти сведения отличаются друг от друга. Рассмотрим ситуацию. Универсальный передаточный документ исполняет одновременно 2 функции и имеет, соответственно, код 1.

В этом случае должны присутствовать сведения в строках 1-7, графах 1-11. В п. 5 ст. 169 НК, а также в правительственном Постановлении № 1137 установлены правила, в соответствии с которыми вносятся сведения в универсальный передаточный документ. Подписи главного бухгалтера и руководителя либо лиц, уполномоченных ими, должны быть в обязательном порядке. В противном случае бумага не будет иметь силы. Если в документе стоит код 2, то в нем следует указать все показатели, которые обязательны для любой "первички". Эти реквизиты перечисляются в ст. 9, п. 2 ФЗ № 402.

Важный момент

При внесении данных в универсальный передаточный документ с кодом 2 можно внести сведения и в другие, кроме обязательных, строки. Присутствие информации в них не будет считаться ошибкой. Наоборот, таким образом, будет полнее раскрыто содержание хозяйственной операции. Однако специалисты рекомендуют с особым вниманием отнестись в таких случаях к графам 7 и 8. В них указывают налоговую ставку по НДС и сумму отчисления. Если в этих строках будут присутствовать сведения, то предприятие на УСН могут посчитать как плательщика указанного налога. Но по закону такой обязанности у субъекта нет. Во избежание путаницы следует оставлять эти строки пустыми. Исключение составляют случаи, упомянутые выше, когда предприятие выполняет просьбу контрагента или является посредником.

Обязательные реквизиты

Чтобы было понятно, что и куда вписывать, целесообразно представить эту информацию в виде таблицы.

Реквизит Графы
Наименование Название УПД указывается в верхнем левом углу. Оно конкретизируется кодом 1 либо 2. Графа "статус" имеет информативный характер. При внесении данных только в эту строку без указания других сведений в остальных строках, бумага не становится счетом-фактурой или первичной.
Дата составления Графа 1
Наименование хозяйствующего субъекта, оформляющего универсальный передаточный документ Стр. 14 и 19 либо "М.П." (место печати).
Содержание операции Графы 2б, 2а, 2, 6б, 6а, 6. В этих строках указываются сведения о сторонах сделки.

Графа 1 и гр. Б (на усмотрение) отражают предмет договора.

Стр. 8 - основания возникновения правоотношений.

Графы 9, 17 и 12. В них указывают дополнительную информацию, отражающую обстоятельства и условия операции.

Стр. 11 и 16. В них могут присутствовать уточняющие сведения о датах выполнения условий.
Денежное и(или) натуральное измерение Стр. 2-6, 9. Если сделка совершается с предоплатой, то сведения вносят в стр. 5.
Наименование должностей сотрудников, которые совершили операцию или являются ответственными за нее. Стр. 10 и 15 либо 13 и 18.
Подписи указанных выше лиц, их Ф. И. О или другие реквизиты, по которым осуществляется их идентификация. Стр. 13 и 18. В случае отсутствия в них подписей - графы 10 и 15. Если росписи нет и в стр. 10, то "Руководитель предприятия либо другое уполномоченное лицо".

Возможные затруднения

В бланк рассматриваемого документа, кроме реквизитов, являющихся привычными для работника, присутствуют и такие, которые могут вызвать ряд вопросов. Налоговая служба в Приложении 3 к своему письму поясняет, какая информация должна быть в незнакомых строках. Кроме этого, ФНС разъясняет, на что необходимо обращать внимание при заполнении уже известных граф. Например, вопросы могут возникнуть при оформлении строк 3 "Отправитель груза и его адрес" и 4 "Получатель груза и его адрес". Кроме наименования и места расположения указанных субъектов, допускается дополнить сведения данными об ИНН и КПП.

Код товара/работы

Он проставляется в графе Б. Этот реквизит обязательным не считается. В данном случае главное, чтобы предмет операции был понятен по строке 1. Если же предприниматель решает заполнить эту строку, то при продаже товара можно внести артикул изделий. Если же речь о работах, то указывается код ОКВЭД. Если информация об услуге, то вписывается вид по ОКУН. Эти данные впоследствии могут помочь при подсчете доходов, если предприятие совмещает несколько спецрежимов или пользуется сниженными тарифами на страховые отчисления.

Строка 10

В этой графе указывается наименование должности лица, которое является ответственным за сдачу работ или отгрузку товара. Здесь также должна стоять его подпись и Ф. И. О. При оформлении бумаги с кодом 1 в обязательном порядке она заверяется руководителем, бухгалтером либо их уполномоченными. Если работу или товар сдает один из них, то в стр. 10 достаточно вписать только должность и Ф. И. О. Повторно подпись ставить не обязательно.

Дата сдачи/отгрузки

Она указывается по строке 11. В соответствии с общим правилом, дата сдачи/отгрузки совпадает с числом, в которое был оформлен отгрузочный документ. В установленном порядке "первичка" составляется в день совершения операции. Но бывают случаи, когда документ оформляется в одну дату, а непосредственно сама отгрузка по тем или иным причинам произошла в другую. В этих ситуациях, разумеется, числа будут отличаться. В универсальном документе предусмотрена графа 11, в которой указывают реальную дату операции. Даже если числа совпадут, рекомендуется заполнить стр. 11. Это предотвратит несогласованное внесение изменений в бумагу.

Иные данные о передаче/отгрузке

Эта информация указывается в строке 12. Здесь можно привести ссылки на сведения, сопутствующие передаче/отгрузке. К примеру, это могут быть данные о сертификатах, паспортах, количестве и типах любых иных документов, которые выступают как неотъемлемое приложение к УПД. Если передаются работы, то отдельно может приводиться отчет с подробным описанием. Зачастую сотрудники налоговой инстанции требуют в таких случаях детальной информации.

Ответственный за оформление

В строке 13 должна быть указана должность того лица, который отвечает за правильность документирования сделки со стороны предприятия. Здесь же ставится его фамилия и инициалы. В обязательном порядке он должен расписаться, если его подпись не стоит выше в строке ответственного за отгрузку либо заверение счета-фактуры.

Наименование составителя

Оно указывается в графе 14. Здесь вписывается название лица, составившего документ. Это может быть организация, осуществляющая ведение бухучета у продавца в соответствии с договором. Строку 14 допускается не заполнять при условии, что в поле "М. П." стоит печать с указанием на наименование предприятия-составителя.

Вероятные сложности у покупателя

Некоторые графы универсального документа могут вызвать вопросы у контрагента. Так, в строке 15 он должен указать наименование должности лица, которое получило груз или приняло работы/услуги, его фамилию, инициалы. Здесь же ставится его автограф. В строке 16 проставляется реальная дата приемки/получения. Этот реквизит обязательным не считается. Тем не менее ФНС рекомендует всегда его указывать. Дата, которая вписывается в графу 16, не должна быть раньше, чем число составления УПД (в стр. 1) и числа в стр. 11. В строке 17 "Прочие данные о приемке/получении" можно указать, что покупатель не имеет претензий. Если же они возникли, то следует привести ссылку на документ, которым они были оформлены. В графу 18 вносят сведения о лице, ответственном за правильное оформление операции/сделки. Указывается название его должности, ставится подпись. Однако последняя может не понадобиться, если это же лицо фигурирует в строке 15 как отвечающее за приемку. В графе 19 должны присутствовать сведения о предприятии-покупателе, составляющем документ. Как и для продавца, это может быть организация, ведущая бухучет. Данная строка не заполняется при наличии печати в поле "М. П.", если на оттиске видны необходимые сведения.

Отражение в учете

Как выше упоминалось, в универсальном документе может присутствовать несколько различных дат. В этой ситуации самое главное ничего не перепутать. Рассмотрим ситуацию. Например, предприятие-продавец составляет УПД. В соответствии с ним в учете будет отражена бухгалтерская прибыль. По общему порядку это необходимо сделать на дату отгрузки. Ее указывают в строке 11. Если же эта графа не заполнена, то доход признается по строке 1 - на дату составления документа.

Нюанс

Если универсальный документ имеет статус 1, то необходимо определить дату, на которую счет-фактура будет считаться выставленной. Если выписывать в обычном режиме эту бумагу по просьбе контрагента, то декларация по НДС подается по итогам того квартала, когда она предъявлена. Если предприятие выступает в качестве посредника, то на дату выставления фактуры УПД необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале учета. Числом, в которое предъявляется бумага, будет считаться день отгрузки (графа 11). Если же он не указан, то ориентироваться следует по строке 1. Исключением являются случаи, когда результаты работ принимаются и передаются в разные дни. В этих ситуациях актуальной будет дата, указанная по стр. 16. Рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. В соответствии с полученным документом предприятие отражает в бухучете расходы. Это делается на дату приобретения, которая указана по стр. 16. Этот же день будет считаться числом получения счета-фактуры. Данное правило действует в случае, если документ имеет статус 1 и в нем присутствуют все реквизиты, обязательные для таких случаев. При отражении расходов в налоговом учете при УСН важно не только сам факт оформления покупки, но и оплаты за нее. К затратам также могут предъявляться и иные требования. К примеру, чтобы отразить расход по основному средству, его необходимо ввести в эксплуатацию.

Заключение

Необходимо сказать, что УПД не является обязательным документом. Письмо ФНС носит рекомендательный характер. Предприятие само выбирает, какие документы ему удобнее составлять - привычные или воспользоваться новой формой. В данном случае целесообразно смотреть по ситуации. При внесении информации в УПД следует учитывать ряд особенностей. В частности, при заполнении необходимо выполнять требования ст. 9, п.1 ФЗ 402 и ст. 169 НК. Следует помнить, что реквизиты счет-фактуры и "первички" не идентичны. К примеру, в первой при реализации указывается страна происхождения продукции (исключением являются отечественные товары). При этом для первичной документации такое требование не установлено. Вместе с этим, некоторые реквизиты могут отсутствовать в счете-фактуре, а для "первички" будут обязательными. Особое внимание следует обратить на даты. В документе их несколько и не всегда они совпадают. Все эти нюансы необходимо учесть при оформлении.

Дату составления универсального передаточного документа необходимо указать в строке 1 «Счет-фактура № ___ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи)„__“ ___________ 20__ г.».

При этом допускается незначительное расхождение между моментом составления универсального передаточного документа и датой отгрузки (передачи) ценностей в следующих случаях:

  • если отгрузка фактически состоялась на следующий день после оформления документа;
  • если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки (передачи).

Такой вывод следует из части 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, приложения № 3 к письму № ММВ-20-3/96.

Нумерация УПД

Организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость и применяющие универсальные передаточные документы, в качестве счетов-фактуры и передаточных документов (статус «1»), нумеруют их (поле «Счет-фактура № «) в хронологическом порядке, для нумерации счетов-фактур. Это связано с тем, что для счетов-фактур номер является обязательным реквизитом.

Согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Правительства РФ № 1137, порядковые номера счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке. Таким образом, нумерация счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур на аванс, универсальных передаточных документов со статусом документа «1» должна быть единой.

Кстати, покупатель вправе заявить вычет по налогу на добавленную стоимость по счету-фактуре, даже если поставщик неправильно нумерует такие документы. Такие разъяснение приведены в письме от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466.

Универсальный передаточный документ со статусом «2» нумеруется в порядке, установленном в организации, поскольку для первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете такой реквизит, как «Номер документа», в качестве обязательного не установлен.

А вот если организация, являющаяся плательщиком налога на добавленную стоимость, оформляет универсальный передаточный документ как со статусом «1», так и со статусом «2», тогда эти документы подлежат раздельной нумерации.

Обязательные реквизиты УПД

Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка

В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы - строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , .

Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и .

В данном случае налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строка

Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка

В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели

По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).

В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.

Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.

Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).

Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Например, чтобы факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).

Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.

Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть - двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.

Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.

Регистрация документа

Для регистрации УПД в книге продаж и книге покупок нужно разобраться с датой совершения операции.

По мнению налоговиков, регистрация УПД, так же как и счета-фактуры, производится в том налоговом периоде (квартале), в котором возникает налоговое обязательство у продавца (исполнителя).

Напомним, что моментом определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) является одна из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):

  • день передачи товара (груза) покупателю или перевозчику для доставки покупателю;
  • день передачи имущественного права;
  • день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода, то есть квартала);
  • день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

Если УПД составлен на одну из этих дат, то она и считается днем совершения операции в целях налогообложения.

Универсальный передаточный документ регистрируется в книге продаж за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, а это дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры (кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки).

Ситуация меняется, если дата оформления (выставления) универсального передаточного документа не совпадает с днем совершения хозяйственной операции. Тогда день составления УПД является просто показателем, позволяющим однозначно документ. В книге продаж УПД регистрируется не на дату его составления, а исходя из момента определения налоговой базы, то есть даты фактической отгрузки, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится по мере возникновения права на налоговые вычеты и не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг.

Право на налоговые вычеты возникает у налогоплательщика в налоговом периоде, в котором приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права приняты к учету на основании первичных учетных документов, и при наличии счетов-фактур (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593).

В этой связи исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных главой 21 Налогового кодекса РФ.

А как быть, если покупатель товаров (работ, услуг), имущественных прав до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету?

Тогда покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемом при по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

При регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу товаров (работ, услуг), имущественных прав необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 Правил ведения книги продаж, применяемом при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

Обратите внимание: начиная с I квартала 2015 года большинство компаний больше не должны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ). Значит, и отражать в нем УПД больше не нужно.

Журнал учета обязателен только для посредников (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Не важно, работают они на общей системе или спецрежиме. Под посредниками в данном случае понимаются:

  • комиссионеры и агенты, которые реализуют или приобретают товары от своего имени;
  • застройщики;
  • компании, которые работают по договору транспортной экспедиции и учитывают в доходах только посредническое вознаграждение.

Порядок и срок хранения УПД

Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ - это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):

1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);

2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.

Хранение универсального передаточного документа

Статус УПД Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД Хранение УПД

Статус «1» Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур По выбору организации, закрепленному в учетной политике:

  • или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
  • или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения - не менее пяти лет после года составления

Статус «2» Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)

По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.

Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, - не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).

УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки.

Бланк УПД и его применение

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами первичного учетного документа являются:

  • наименование;
  • дата составления;
  • наименование экономического субъекта составителя;
  • содержание факта операции;
  • величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления;
  • подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Бланк был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).

УПД объединяет в себе специфику нескольких первичных документов — его можно использовать вместо следующих документов:

  • товарной накладной;
  • счет-фактуры;
  • акта приемки-сдачи работ (услуг).

Разработанный ФНС бланк является рекомендательным. Компания может разработать собственный и утвердить его в учетной политике. Важно при этом соблюдать правила заполнения УПД в 2019 году и использовать все перечисленные выше обязательные реквизиты.

С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137 , следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счета-фактуры строкой, которую включили в форму счет-фактуры.

Строка 8 счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, как правильно заполнить УПД и какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения, УПД, так же как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет. Можно применять универсальный передаточный документ при:

  • передаче товара;
  • передаче имущественных прав;
  • оказании услуг;
  • передаче результатов работ,

и в ряде других операций.

Важно правильно использовать статусы «1» или «2»:

  • 1 — если нужно, чтобы документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
  • 2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.

заменяет и счет-фактуру, и первичный документ

Строки, графы

Реквизит УПД

Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с Приложением № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

В случае, если счета-фактуры в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре может быть указан соответствующий распорядительный документ или указана должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру.

Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.

Для УПД со статусом «2» возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения.

Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни могут также быть отражены в строках, (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.

Товар (груз) передал/

услуги, результаты работ, права сдал

Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ .

Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в ней могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Ответствен-ный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку и (или) уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в ней могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в ней так же могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного.

Товар (груз) получил/

услуги, результаты работ, права принял

Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции.

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в ней могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи.

Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И. О. и подписи второго ответственного лица.

Печати экономических субъектов-составителей документа.

Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.

Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения универсального передаточного документа. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.

Примеры заполненных форм

При выполнении работ и оказании услуг

При отгрузке товаров

Второй пример заполнения УПД — при отгрузке товара. Чтобы заполнить универсальный передаточный документ вместо товарной накладной (ТОРГ12), необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить пустыми.

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

  • первичного документа.

В электронном виде — вместо:

  • пакета «счет-фактура + первичный документ»;
  • первичного документа;
  • счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

  • поставку товаров, услуг или работ;
  • передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

  • как счет-фактура (СЧФ);
  • как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
  • как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

  1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
  2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
  3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
  4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
  5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
  6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
  7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
  8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
  9. акциз, где это необходимо;
  10. налоговая ставка;
  11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
  12. стоимость поставки с учетом налога;
  13. страна происхождения товара;
  14. номер таможенной декларации;
  15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. название документа;
  2. число, месяц, год его создания;
  3. экономический субъект, который сформировал документ;
  4. суть сделки;
  5. сумма или объем поставки;
  6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

  • Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
  • Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
  • Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

  • Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
  • Сведения об участниках сделки содержат поля:
  • код ОКПО;
  • структурное подразделение;
  • информация для участника документооборота;
  • для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
  • адрес;
  • контактные сведения (номер телефона, e-mail);
  • банковские реквизиты.
  • Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.