В систему орд не входят. Понятие и сущность оперативно-розыскной деятельности. Предмет, цели, задачи и система курса «Правовые основы оперативно-розыскной деятельности»
Оперативно-розыскная деятельность, как и другие виды юридической деятельности, осуществляется исключительно на основе основополагающих правил, роль которых выполняют принципы. Принципы (от лат. principium - начало, основа) выступают в объективной действительности в качестве руководящих, организующих идей, требований и правил, которыми руководствуются люди в той или иной области своей практической деятельности. Наряду с этим под термином «принцип» подразумевается внутреннее убеждение, взгляд на вещи, определяющие норму поведения. В сфере ОРД внутреннее убеждение должно отражать объективные и существенные закономерности, обусловленные складывающимися в данной сфере общественными отношениями. В наиболее общем виде принципы ОРД можно представить в следующем виде:
- конституционные принципы законности, уважения и соблюдений прав и свобод человека и гражданина (при осуществлении ОРД следует соблюдать права и свободы человека и гражданина, предусмотренные Всеобщей декларацией прав человека 1948 г. и Конституцией РФ);
- принципы конспирации, сочетания гласных и негласных методов и средств.
Органы (должностные лица), осуществляющие ОРД, при проведении ОРМ должны обеспечивать соблюдение прав человека и гражданина на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, неприкосновенность жилища и тайну корреспонденции.
Принципы являются связующим звеном в любой системе, они не существуют сами по себе, вне какой-либо деятельности, которая дает им конкретное организационное и тактическое наполнение. В то же время они вносят единство в истолкование знания и служат отражением в нем основных объективных закономерностей какой-либо деятельности. Внешнее отклонение от принципов неизбежно приводит к извращениям ее сути, а при большом количестве отклонений - к перерождению в иной вид деятельности.
Принципы ОРД были сформулированы теорией на основе обобщения и анализа практической деятельности оперативных подразделений и, как следствие, познания этих закономерностей. Эти принципы закреплены в нормах Закона об ОРД и ведомственных подзаконных нормативных актах, которые должны соблюдаться оперативными сотрудниками. Они также являются отражением специфических закономерностей в области борьбы с преступностью, ведущейся с помощью оперативно-розыскных сил, средств и методов.
Принципы ОРД - это закрепленные в законодательных и иных нормативных актах и выработанные оперативно-розыскной практикой руководящие идеи, основополагающие начала, а также нравственные представления общества относительно сущности, цели и задач организации и тактики применения оперативно-розыскных сил, средств и методов.
По своей сути принципы ОРД носят императивный, властно-повелительный характер и содержат обязательные предписания, исполнение которых обеспечивается всем арсеналом оперативно-розыскных средств.
Первоначально систематизированная научная классификация принципов получила наибольшее распространение в специальной литературе 1970-х гг. Несмотря на то что в ней существует различное толкование понятия, содержания и системы принципов, ученые единодушно признают их наличие в сфере ОРД и обосновывают их определенную специфику.
Каждый принцип отражает определенные закономерности общественной жизни, сочетает в себе комплекс однородных свойств и признаков, совокупность которых, отличаясь автономным характером, приобретает очертание того или иного исходного положения ОРД. В свою очередь, каждый принцип ОРД неизбежно должен влиять на систему ее руководящих начал. В своей целостности система призвана в общем виде выражать сущность, социальную и юридическую природу ОРД.
Под системой следует понимать объединение некоторого разнообразия в единое и одновременно четко расчлененное целое. В системе должно быть в наличии такое количество принципов, которое в полной мере способствует исполнению функций и решению задач, стоящих перед субъектами ОРД. Каждый принцип системы по содержанию должен быть относительно независим. Однако это не означает, что нарушение одного принципа не повлечет за собой нарушения другого. Они создают предпосылки к формированию концепции каждого положения либо всей их системы в целом, обеспечивая тем самым совершенствование различных направлений оперативно-розыскной работы.
В зависимости от характера и содержания выделяются правовые, организационные и морально-этические принципы.
1. Правовые принципы классифицируются на две группы:
- конституционные (общеправовые), находящие применение в ОРД;
- отраслевые, относящиеся только к ОРД.
Общеправовые принципы - это руководящие начала для всей правоохранительной системы. К ним относятся: I) законность; 2) уважение и соблюдение прав и свобод человека и гражданина при осуществлении ОРД.
Эти два принципа законодатель обозначил как конституционные, так как они основаны на конституционных нормах.
Отраслевые (специальные) принципы действуют только в рамках одной отрасли права, т.е. ОРД. Они вытекают из закономерностей данной деятельности, поэтому имеют локальный характер и реализуются только в сфере ОРД. Отраслевыми принципами являются: 1) конспирация; 2) сочетание гласных и негласных методов и средств.
В зависимости от текстуального закрепления принципы подразделяются: а) на нормы-принципы, находящие закрепление в статьях законов и подзаконных нормативных актах; б) принципы- положения, выработанные теорией и практикой ОРД в качестве организационно-управленческой основы функционирования оперативных подразделений.
Все принципы ОРД самостоятельны, среди них нет главных и второстепенных, и внутри их системы не может быть противопоставления одного принципа другому.
Вместе с тем ОРД как вид практической деятельности оперативных подразделений представляет собой специфическую систему со своим специальным аппаратом и организацией работы, которые соответствуют общепринятым в государстве правилам. В связи с этим выделяют организационные принципы.
2. Организационные принципы - это основополагающие идеи, требования и правила, выработанные оперативно-розыскной теорией и практикой. Данная группа принципов отражает основополагающие начала, руководящие положения, определяющие наиболее существенные черты и признаки многогранной деятельности оперативно-розыскных органов, а также исходные моменты их организации и функционирования.
Основными принципами теории ОРД являются объективность, конкретность, связь теории с практикой.
Под принципами практики ОРД понимаются основные положения, которые должны соблюдаться оперативными сотрудниками в их повседневной практической деятельности. Многие из них были сформулированы в 1960-х гг. профессором А.Г. Лекарем и получили дальнейшее развитие в работах других ученых (И.А. Климов, В.А. Лукашов, Г.К. Синилов, К.В. Сурков и др.).
Принципы практики ОРД классифицируются на три группы:
- общие принципы - научность, плановость, связь с населением;
- принципы управления оперативными подразделениями - демократический централизм, коллегиальность, единоначалие и др.;
- принципы осуществления ОРД - объективность, прогнозирование оперативной обстановки, оперативная готовность, наступательность 1 Подробнее см.: Климов И.А. Принципы теории и практики оперативно розыскной деятельности: Лекция. М., 1993. С. 9-17. , привлечение конфидентов и др.
3. Морально-этические принципы являются основой, на которой базируется правовое регулирование ОРД для ее успешного осуществления в границах нравственности.
Если осмысливать сущность оперативно-розыскной деятельности с точки зрения нравственности, то мы неизбежно столкнемся с этическими оценками этой деятельности и рассуждениями о моральной дозволенности или недопустимости тех или иных конкретных способов решения частных задач в сфере ОРД. Поскольку в процессе осуществления возникают подобные нравственные отношения, то в рассматриваемой системе соответственно выделяется группа морально-этических принципов.
Игнорирование в процессе осуществления ОРД одного принципа или группы принципов разрушает целостность восприятия данного вида деятельности, снижает эффективность всей оперативно-розыскной работы.
В качестве наиболее общего и главного основания для всей классификации принципов ОРД могут выступать те закономерности, которые они отражают.
Следовательно, принципы ОРД должны в своей совокупности:
- отражать ее социальный и правовой характер;
- способствовать познанию ее сущности;
- обеспечивать дальнейшее совершенствование ее правового регулирования;
- находить закрепление и отражение в действующих нормативных актах, а также в содержании конкретных организационных и тактических аспектов деятельности оперативных аппаратов;
- подчеркивать специфический и самостоятельный характер этой деятельности;
- отражать ее место и соотношение с другими видами правоохранительной деятельности;
- гарантировать соблюдение прав и свобод личности при проведении ОРД;
- служить базой при выявлении основных направлений совершенствования теории и практики ОРД.
Кроме того, при отсутствии нормативного регулирования порядка решения конкретных оперативно-тактических задач принципы могут быть своеобразным регулятором выбора путей и пределов их правильного выполнения, принятия обоснованных и законных решений.
Органы, осуществляющие ОРД, и их должностные лица строят свою деятельность на основе рассмотренной системы принципов и несут ответственность за их нарушение. Наряду с этим данными принципами могут руководствоваться различные государственные органы, судьи при рассмотрении ходатайств оперативно-розыскных органов о проведении ОРМ, затрагивающих конституционные права граждан, а также лица, вовлекаемые в сферу оперативно-розыскных отношений.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее - УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в организационно-распорядительной деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее - организации).
Цель разработки УСОРД заключается в проведении унификации и сокращении видового разнообразия форм организационно-распорядительных документов (далее - ОРД). Использование УСОРД в деятельности организации способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
Основополагающим документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации (УСД).
В ОРД выделяют три группы документов:
Организационные (устав организации, положение об организации (структурном подразделении), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);
Распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);
Справочно-информационные (письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).
В состав УСОРД входят:
Государственный стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;
Альбом унифицированных форм ОРД.
12. Служебное письмо: виды писем и особенности их оформления.
Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами.
При подготовке писем используется специальный бланк для письма, оформляемый в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004. Подготовить письмо можно и на чистом листе бумаги формата А4 или А5, однако использование бланков не только создает положительный имидж организации, но и упрощает восприятие документа, а главное - значительно экономит время на подготовку документов.
Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует правильности составления письма. При подготовке этого вида документа используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.
Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту». Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).
Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».
Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).
Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.
Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.
«Сообщаем, что в период с … по …»;
«Просим Вас изыскать возможность …» и др.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.
Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. «Подпись» является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч. письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным.
Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).
Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.
Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю.
Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.
Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция УСОРД.
УСОРД устанавливает пути совершенствования форм и содержания ОРД, дает возможность обрабатывать ОРД средствами вычислительной техники, регламентирует употребление форм документов в зависимости от задач управления. Основной принцип, заложенный в УСОРД, заключается в выделении ряда типовых задач управления, которые реализуются с применением определенной цепочки унифицированных форм документов, построенных на базе единого формуляра. УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.
В настоящее время в состав УСОРД входят:
· Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
· Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;
· классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;
· пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;
· альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.
Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:
· документация по созданию организации;
· документация по реорганизации организации;
· документация по ликвидации организации;
· документация по приватизации государственных организаций;
· документация по распорядительной деятельности организации;
· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
· документация по приему на работу;
· документация по оформлению изменений трудовых отношений;
· документация по увольнению с работы;
· документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
· документация по оформлению поощрений;
· документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
· документация по оформлению командировок.
При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:
· график;
· докладную записку;
· объяснительную записку;
· должностную инструкцию;
· заявление;
· положение;
· представление;
· правила;
· письмо-запрос;
· протокол;
· приказ;
· структуру и штатную численность;
· решение;
· уведомление;
54. Формуляр-образец: понятие, назначение, основные требования к построению.
Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.
При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы после унификации реквизитов и определения площадей, необходимых для размещения. Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов или описание реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов. Формуляр-образец должен устанавливать: формат бумаги, конструкционную сетку, служебные поля, расположение частей, зон и реквизитов с учетом двухсторонней печати.
Формат бумаги определяют исходя из свойства и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа с учетом размера полей для подшивки. Рекомендуется использовать форматы А3, А4, А5 и А6 (по ГОСТу 93.27). Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного порядка. Расстояние между соседними линиями определяется техническими характеристиками печатных устройств: между вертикальными линиями – 2,6 мм (=пробел в пишущей машинке), между горизонтальными – 4,25 мм (=интервал в пишущей машинке) (в теперешних стандартах этого нет, берется из старых стандартов). Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера. Конструкционным элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка конструкционной сетки – это поле для размещения одного знака документа, включая пробел. Конструкционным элементом может быть базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной стеки, разделенными точками.
Установлено три зоны формуляра-образца: заголовочная, содержательная и оформляющая . Они устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Зоны устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак «тире».
В заголовочной части устанавливают две зоны: для размещения реквизитов заголовочной части документов, для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части. В содержательной части размещаются реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и устанавливаются поля данных с учетом границ установленных зон. В границах содержательной части выделяется спец. зона для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами вычислительной техники. Границы таких реквизитов следует выделять жирной линией. В границах оформляющей части устанавливают одну зону и размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизита «Дата заполнения документа» или подписи лица/лиц, ответственных за правильность заполнения формы, предусматривается место для печати (при необходимости).
В соответствии с СТБ 6.38-2004 при оформлении документов используется следующий состав реквизитов:
1 - Государственный герб Республики Беларусь;
2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 - код организации: код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;
4 - код документа по ;
5 - наименование вышестоящей организации;
6 - наименование организации;
7 - наименование структурного подразделения;
8 - почтовый адрес отправителя;
9 - коммуникационные и коммерческие данные;
10 - название вида документа;
12 - регистрационный индекс;
14 - место составления или издания;
15 - гриф ограничения доступа;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложения;
23 - подпись;
24 - гриф приложения;
25 - гриф согласования;
27 - печать;
28 - отметка об исполнителе;
29 - отметка о заверении копии;
30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.
12. Требования к компьютерному оформлению организационно-распорядительных документов и реквизитов бланочной части (реквизиты 1-18).
1) Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.
2) Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, помещают (по усмотрению организации) на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на верхнем поле бланка.
3) Код организации (код ОКОГУ по для министерств и других органов управления, идентификационный код по ) проставляют на верхнем поле документа справа.
4) Код документа по проставляют на верхнем поле документа ниже кода организации.
5) Наименование вышестоящей (при наличии) и полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней.
6) Реквизит "Почтовый адрес отправителя " оформляют в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь. На бланке для письма ниже реквизитов "Наименование организации" и "Наименование структурного подразделения" помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородней (международной) телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).
7) На общем бланке на этом месте располагают реквизит "Название вида документа".
8) Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах: "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель" оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.
Пример - 08.07.2004
При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.
9) Реквизит "Регистрационный индекс" создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
10) Реквизит "Место составления или издания" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс". На бланке для письма на этом месте располагают реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
11) Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа.
12) Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита "Адресат " может входить почтовый адрес.
Примеры - Министерство юстиции
Республики Беларусь
ул. Коллекторная, 10
220084, г. Минск
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Пример - Директору Государственного
архива Минской области
Ляшук Г.И.
ул. Козлова, 26
220038, г. Минск
Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один "адресат".
Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.
Пример - Республиканские органы
государственного управления
Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, "адресат" оформляют в дательном падеже.
Пример - Руководителям республиканских
органов государственного управления
13) Реквизит "Гриф утверждения " располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.
Пример - УТВЕРЖДАЮ
Директор института
Подпись А.И.Новиков
Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.
Пример - УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания
трудового коллектива
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.
Пример - УТВЕРЖДАЮ
Председатель Комитета по архивам
и делопроизводству при Совете
Министров Республики Беларусь
Подпись В.И.Адамушко
Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек.
14) Реквизит "Резолюция" располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована.
Пример - Соловьеву А.А.
Прошу подготовить
заключение к 12.09.2004
Бойко 02.09.2004
При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.
При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа документа допускается прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи с основным документом. При этом на документе делается отметка о связи документа и листа с резолюцией.
13.Требования к компьютерному оформлению организационно-распорядительных документов и реквизитов содержательной части (реквизиты 19-22).
1) Реквизит "Заголовок к тексту " располагают слева после реквизитов бланка.
Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) "о создании предприятия", протокол (чего?) "заседания Ученого совета", должностная инструкция (кому?) "секретарю-референту".
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5.
2) Реквизит "Отметка о контроле " располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой "К" или словом "Контроль".
3) Реквизит "Отметка о наличии приложения " располагают после текста документа перед реквизитом "Подпись".
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о наличии приложений оформляют по форме:
Приложение: на 7 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Пример - Приложение: 1. Список детских лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.
2. Справка о подготовке детских лечебных учреждений к зимнему
сезону на 5 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004
N 1-3/65 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.
При направлении приложения не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.
14.Требования к компьютерному оформлению организационно-распорядительных документов и реквизитов оформляющей части (реквизиты 23-32).
Текст документов на бланках формата А4 печатают на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.
При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита "Текст"), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Гриф приложения" отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - тремя межстрочными интервалами.
При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита "Текст"), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите "Подпись " печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
От нулевого положения печатают реквизиты: "Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст" (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", отметка о заверении копии, а также слова "Верно", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".
От первого положения печатают начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатают реквизит "Адресат".
От пятого положения печатают реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".
От шестого положения печатают расшифровку подписи в реквизите "Подпись".
От седьмого положения печатают коды по - .
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.
Если заголовок к тексту превышает пять строк, допускается его продлевать до границы пятого положения. Точку в конце заголовка не ставят.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал или точно 14 пт для компьютера.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.
1) Реквизит "Подпись " располагают после текста и отметки о наличии приложения. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами с равными должностями их подписи располагают в столбцах на одном уровне.
При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.
Председатель комиссии Подпись В.В.Грушевский
Члены комиссии: Подпись Г.Б.Орлов
Подпись П.П.Силаев
2) Реквизит "Гриф приложения " располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит "Гриф приложения" состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.
Пример - Приложение 2
к приказу директора БелНИИДАД
3) Реквизит "Гриф согласования " располагают ниже реквизита "Подпись" слева. Если грифов согласования несколько, они оформляются по два и располагаются на одном уровне по горизонтали. При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования.
Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
экспертного совета
В реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указывается фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия.
Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
4) Реквизит "Визы" располагают ниже реквизита "Подпись" и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.
Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.
5) Подпись ответственного лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.
6) Реквизит "Отметка об исполнителе " располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже "Отметки об исполнителе".
При оформлении на компьютере "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт).
7) При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную отметку, в которую входят надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, инициалы, фамилия и дата заверения.
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.
8) Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело " располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.
Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.
9) Реквизит "Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)" располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного наименования (сокращенного наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного индекса документа.
10) Реквизит "Отметка о переносе данных на машинный носитель " располагается на нижнем поле первого листа документа, включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса.