В случае приема на работу. Пошаговая процедура приема на работу. Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция с подробным описанием

Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура

3) иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.

  • Сообщение работодателю обязательных сведений.

    • Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты:

    к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом),

    ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления.

    При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

    Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника.

    3. Заключение с работником трудового договора и при наличии оснований договора о полной материальной ответственности.

    Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в такую ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу. Следуя пошаговой процедуре приема на работу не забывайте, что заключение таких договоров возможно только со строго очерченным законодателем кругом работников

    4. Регистрация трудового договора и договора о полной материальной ответственности в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров, а договор о полной материальной ответственности – в журнале регистрации договоров о полной материальной ответственности с работниками.

    5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора.

    7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

    8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под подпись.

    10. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и, при необходимости, в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 .

    Трудовая книжка регистрируется при ее сдаче работником работодателю. Если это произошло в начале процедуры оформления, то на данном этапе в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся новые сведения (например, о дате и номере приказа о приеме на работу – в графу 9). Если же у работника трудовой книжки нет (например, в связи с утратой или при поступлении на работу впервые), то запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним вносится при заведении трудовой книжки новым работодателем.

    11. Оформление личной карточки на работника, ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку.

    В пошаговой процедуре приема на работу возможны и дополнительные шаги: оформление личного дела, сообщение о приеме на работу работника его бывшему работодателю, сообщение сведений о работнике в военкомат и др.

    • Оформление личного дела работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела. Для большинства работодателей ведение личных дел не является обязанностью. Ведение личных дел обязательно только в тех случаях, когда это предписано законом, например, для государственных служащих, муниципальных служащих, работников таможни, прокуратуры. Обычная коммерческая компания, для которой законом не установлена обязанность ведения личных дел, вправе их не вести. Но вправе и вести, если руководство считает это нужным. В таком случае в пошаговой процедуре приема на работу порядок ведения личных дел определяется локальным нормативным актом работодателя, регулирующим отношения, связанные с персональными данными работника (например, положением о персональных данных и ведении личных дел). Личные дела могут быть зарегистрированы в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных дел работников.
    • Сообщение бывшему работодателю о заключении трудового договора с работником, если принятый работник является бывшим государственным служащим или бывшим муниципальным служащим. Согласно ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Данный порядок установлен в Правилах сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации (утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 ). Документ, который направляется бывшему работодателю, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов согласно пошаговой процедуре приема на работу.
    • Направление в соответствующий военный комиссариат и (или) органы местного самоуправления сведений о гражданине, подлежащем воинскому учету, и принятии его на работу (п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). Документ, который направляется в военный комиссариат и/или органы местного самоуправления, регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации исходящих документов.

    При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

    Некоторые кадровые специалисты при ознакомлении работника с локальными нормативными актами просят его указывать не только дату, но и время ознакомления, таким образом подчеркивая соблюдение требования кодекса о том, что работник должен быть до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Соответственно и при подписании трудового договора просят работника указывать время. Мы не возражаем против такого усердия, но полагаем, будет достаточным при ознакомлении работника с локальными нормативными актами работодателя указывать дату ознакомления, а в трудовой договор включать фразу о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя (с перечислением этих актов). материалы по кадрам из базы журнала "Кадровик-практик" и "Пакета Кадровика": образцы и бланки документов, книги, консультации, законодательство, письма Роструда и др. >>

    Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается.

    На небольшом предприятии бухгалтеру зачастую приходится выполнять обязанности кадровика. Соответственно, на плечи бухгалтера ложится оформление всего вороха кадровой документации. Дело это весьма сложное. Бухгалтер, не имеющий специальной подготовки, рискует допустить серьезную ошибку, которая в дальнейшем может обернуться штрафом или даже дисквалификацией руководителя организации. Сегодня мы расскажем, как избежать таких ошибок при оформлении нового сотрудника.

    Идя на работу, возьмите с собой…

    Начнем с документов, которые будущий сотрудник должен принести с собой для оформления. Их перечень приведен в статье 65 Трудового кодекса. Он включает в себя паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство) и документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Вот, в общем-то, и все.

    Из этого выводим первое правило: нельзя требовать от будущего сотрудника заявление о приеме на работу, свидетельство о присвоении ИНН, документ о регистрации по месту пребывания (если вы оформляете гражданина РФ) и фотографии. Соответственно, нельзя отказывать работнику в трудоустройстве, если у него нет данных документов. Более того, указание подобных требований в приказах по организации или в вакансии само по себе является нарушением. За него на основании статьи 5.27 КоАП РФ организацию могут оштрафовать, а ее руководителя — дисквалифицировать.

    Второе правило также основано на статье 65 Трудового кодекса. Оно заключается в том, что даже перечисленные в ней документы можно требовать не у всех сотрудников. Речь идет не только о военном билете, который, как известно, есть только у военнообязанных. Так, трудовую книжку и «пенсионное» свидетельство можно запросить только в тех случаях, когда сотрудник уже работал в другой организации. Если сотрудник нанимается на работу впервые, вам придется самостоятельно оформить ему трудовую и пенсионное свидетельство (ст. 65 ТК РФ). А документы об образовании будущий сотрудник обязан предоставить только тогда, когда в должностной инструкции по той должности, на которую он принимается, прописаны четкие требования к квалификации, образованию или наличию специальных знаний.

    Третье правило связано уже с формированием личного дела сотрудника. Из представленных им документов работодатель может оставить себе только трудовую книжку. С остальных документов надо снять копии, заверить их печатью организации и подписью лица, принимавшего документы. При этом в случае с паспортом копии снимаются со всех страниц (кстати, сведения о месте проживания, браке и наличии детей бухгалтеру пригодятся не только при заполнении кадровых документов, но и для расчета НДФЛ).

    С договором спешить не надо

    Итак, все необходимые документы в наличии, и соискатель готов трудоустраиваться. Казалось бы, дальше все ясно — можно оформлять трудовой договор. Однако это не так. Перед вручением трудового договора для изучения и подписи сотрудника следует ознакомить со всеми локальными актами предприятия, которые касаются организации труда. К таким актам относятся положения о премировании, оплате труда, предоставлении отпусков, охране труда; правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п. Таково требование статьи 68 Трудового кодекса. Поэтому пока вы занимаетесь изготовлением и заверением копий с принесенных сотрудником документов, выдайте ему для изучения все необходимые акты. Подтвердить факт ознакомления с каждым из них сотрудник должен личной подписью в соответствующем листе ознакомления (он обычно прикрепляется к самому документу, в конце), проставив дату и время ознакомления.

    Если нарушить это требование, то в дальнейшем работнику нельзя будет предъявлять претензии, связанные с неисполнением обязанностей, которые закреплены в этих документах. Более того, если сотрудника не ознакомили с правилами охраны труда, то при несчастном случае руководителя могут привлечь даже к уголовной ответственности (ст. 143 УК РФ). Так что пренебрегать обязанностью по предварительному ознакомлению принимаемого сотрудника с локальными актами не стоит.

    Испытательный срок

    После того, как принимаемый проставил свою подпись в листах ознакомления со всеми локальными актами, можно приступать к подписанию трудового договора. Здесь надо обратить внимание на условие об испытательном сроке, которое обычно включается в каждый трудовой договор. Если в договоре есть такое условие, необходимо проверить, не входит ли принимаемый сотрудник в перечень лиц, для которых нельзя устанавливать испытательный срок.
    В соответствии со статьей 70 Трудового кодекса срок не устанавливается для несовершеннолетних, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет. Сведения о возрасте сотрудника и возрасте детей берутся из паспорта. А вот справку о беременности сотрудница должна представить самостоятельно. Если на момент подписания договора справка представлена не была, то испытательный срок считается установленным законно.

    Кроме того, нельзя установить испытательный срок выпускникам образовательных учреждений. Но этот запрет распространяется далеко не на всех выпускников. Так, чтобы не попасть под испытание при приеме на работу, выпускник должен, во-первых, закончить образовательное учреждение, имеющее госаккредитацию (она подтверждается дипломом гособразца). Во-вторых, с момента выдачи диплома должно пройти не более года. В-третьих, сотрудник должен поступать на работу по специальности, указанной в дипломе. И, в-четвертых, в его трудовой книжке не должно быть записи о том, что он уже работал по этой специальности.

    Если хотя бы одно из этих четырех условий не выполняется, принимаемому на работу выпускнику можно установить испытательный срок. Обратите внимание: условие об испытании фиксируется в трудовом договоре именно при его заключении. Внести такое условие потом уже нельзя (ст. 70 ТК РФ).

    Отметим еще один важный момент, связанный с испытательным сроком. Категорически запрещается устанавливать сотруднику на время испытания зарплату ниже, чем предусмотрено штатным расписанием (ч. 3 ст. 70 ТК РФ). Также недопустимо вводить в организации акты, согласно которым сотрудникам на испытательном сроке не начисляются премии или другие поощрительные выплаты. Все это является дискриминацией работников и влечет административную ответственность вплоть до дисквалификации руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ).

    Приказ, книжка и карточка

    На основании подписанного трудового договора надо оформить приказ о приеме сотрудника на работу. Этот приказ составляется по унифицированной форме № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), поэтому сложностей с его заполнением обычно не возникает. Главное условие здесь — полное соответствие приказа договору (ст. 68 ТК РФ). Факт ознакомления с приказом сотрудник должен подтвердить личной подписью. При этом ознакомление с приказом проводится в течение трех дней с момента фактического начала работы.

    А в течение 5 дней со дня начала работы работодатель должен внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника. Причем, спешить с внесением этой записи не стоит — надо дождаться фактического выхода сотрудника на работу, ознакомить его с приказом и только потом вносить запись в трудовую книжку. Дело вот в чем. Если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке (ст. 61 ТК РФ). А вот что при этом делать с трудовой книжкой, если в ней уже есть запись о приеме на работу, Кодекс умалчивает. Именно поэтому лучше четко следовать процедуре и вносить запись о приеме на работу только после того, как работник фактически приступил к работе и ознакомлен с приказом.

    Ну и заключительный этап оформления приема сотрудника — заполнение личной карточки на нового работника. Форма карточки также унифицирована (Т-2, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1), что минимизирует сложности с ее оформлением. Тут надо помнить лишь то, что карточки положено вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, переводах и т.п. сотрудника следует ознакомлять под роспись.

    Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

    Документы, необходимые для приема на работу

    Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

    • паспорт;
    • ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
    • документы об образовании;
    • трудовая книжка;
    • документы воинского учета (для военнообязанных).

    Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

    Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

    Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

    Оформление трудового договора

    Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

    Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

    1. По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
    2. Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

    Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

    • должность и подразделение;
    • физическое место работы;
    • режим работы;
    • размер и порядок оплаты;
    • дополнительные условия;
    • функциональные обязанности.

    Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

    Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

    Документы, подписываемые вместе с трудовым договором

    Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

    Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

    За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

    Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

    Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

    Приказ о приеме на работу

    В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

    В приказе фиксируются:

    • дата поступления на работу;
    • условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
    • должность и структурное подразделение;
    • оклад;
    • срок испытания.

    Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

    Запись в трудовой книжке

    Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

    Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

    Оформление личной карточки

    Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

    В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

    Прием на работу несовершеннолетнего

    • возраст старше 14 лет;
    • согласие родителя;
    • легкие условия труда;
    • отсутствие медицинских ограничений.

    Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

    Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

    • свидетельство о рождении;
    • паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
    • само письменное разрешение от родителя;
    • школьный аттестат (при наличии);
    • для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
    • ИНН, СНИЛС (при наличии);
    • приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
    • медсправка.

    Оформление иностранных работников

    Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

    Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

    Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

    При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

    После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.

    Оформление на работу нового человека всегда вызываем массу вопросов. Как принять на работу сотрудника, чтобы соблюсти все требования законодательства? По какой статье принимают на работу? Какие бумаги нужно при этом оформить? Об этом – в нашей статье.

    Что нужно для приема на работу

    Статья 65 ТК РФ определяет, какие документы должны быть у работника при оформлении на работу в обязательном порядке, а какие зависят от специфики работы.

    Обязательные документы

    Как устанавливает Трудовой кодекс, прием на работу осуществляется только при предъявлении гражданином паспорта или другого удостоверения личности. Это единственный документ, наличие которого Кодекс требует безоговорочно.

    Помимо этого, к обязательным относятся:

    • СНИЛС – при его наличии, в противном случае его оформление становится обязанностью работодателя;
    • Трудовая книжка для всех работников, за исключением тех, для кого оформление на работу происходит впервые;
    • Военный билет, нужен только для военнообязанных категорий населения;
    • Документы об образовании, только, когда выполняемая работа требует специальных навыков и знаний;
    • Справки о судимостях и административных наказаниях, только для отдельных специалистов и видов работ.

    Отдельно оговаривается, что перечень обязательных документов может дополняться отдельными законодательными актами.

    Прочие документы

    Законодательство запрещает требовать у гражданина, документы, которых нет в ст. 65 ТК РФ или других нормативных актах. Но часто регламент приема на работу сотрудника у отдельных работодателей включает в себя и другие документы. К ним могут относиться следующие:

    • Анкета или резюме будущего работника;
    • Документ о регистрации в налоговой, то есть ИНН;
    • Медицинская справка (в тех случаях, когда занимаемая должность не требует медосмотров);
    • Характеристики с предыдущих мест работы и т.д.

    Работник вправе отказать работодателю в предоставлении документов сверх установленных законодательно.

    Процедура приема на работу

    Как принять работника на работу правильно? В первую очередь, соблюсти порядок приема на работу, установленный статьей 68 ТК РФ.

    Правила приема на работу

    Прием на работу нового сотрудника должен начинаться с ознакомления с условиями труда и корпоративными правилами предприятия.

    Факт ознакомления должен быть подтвержден письменно, то есть работник должен поставить свои подписи на всех локально-нормативных актах, с которыми он ознакомился.

    С работником обязательно должен быть заключен трудовой договор в письменном виде. В этот документ должны быть включены все обязательные сведения. Это регламентируется статьей 57 ТК РФ.

    Все работодатели обязаны вести трудовые книжки на своих работников, а также соблюдать правила их регистрации и хранения.

    На каждого работника должна вестись личная карточка, по форме Т-2.

    Основание для приема на работу

    Заявление работника – это основной документ, который обосновывает прием на работу. ТК РФ также относит к основанию для начала трудовых отношений факт избрания работника на должность в результате голосования или конкурса, либо назначение на должность учредительным собранием.

    Заявление пишется на имя руководителя, в нем указывается желание работника занять определенную должность.

    Заявление визируется руководством, и кадровик начинает оформление сотрудника на работу.

    Этапы приема на работу

    При оформлении на работу нового человека можно выделить следующие этапы:

    • Подача заявления о приеме на работу;
    • Ознакомление под роспись со всеми документами, относящимися к работнику (коллективный договор, положение о заработной плате, должностная инструкция и т.д.);
    • Составление и подписание трудового договора. Этот документ должен обязательно составляться в 2 экземплярах;
    • Оформление приказа о приеме на работу. Ознакомление с ним работника;
    • Проведение вводного и первичного инструктажа по охране труда;
    • Заполнение трудовой книжки;
    • Заполнение личной карточки Т-2.

    Обратите внимание! Работодатель вправе допустить работника к исполнению обязанностей без письменного договора, но не более чем на три дня.

    Есть ли разница в том, как оформить на работу в ООО или в ИП? Нет, независимо от того, какую организационно-правовую форму имеет работодатель, порядок оформления на работу не меняется.

    Оформление документов пи приеме на работу

    Порядок приема на работу включает в себя оформление обязательных документов:

    • в первую очередь прием на работу оформляется трудовым договором. Трудовой договор – это основной документ, который регулирует взаимоотношения между сторонами трудовых отношений. Его форма не устанавливается законодательно (если вы не малое предприятие, и не используете типовой трудовой договор), но ТК РФ указывает, какие реквизиты должны быть в нем указаны (статья 57).
    • приказ о приеме на работу. Подписывается только после оформления договора, который и служит основанием для его издания. Приказ обычно составляют в унифицированной форме Т-1 либо т-Т-1а. Но компания вправе использовать и свои формы распорядительных документов.
    • личная карточка (форма Т-2). Ее ведение не регламентируется ТК РФ, но обязательность ее наличия определяется Правилами ведения трудовых книжек, где указано, что все записи должны быть продублированы в личной карточке работника.
    • трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работника. Если у работника, по какой-либо причине она отсутствует, работодатель обязан завести новую. Но бланк книжки оплачивает работник.

    Это обязательные документы, составление которых сопровождает оформление сотрудника на работу.

    Оформление приема на работу: нюансы

    Как правильно принять на работу сотрудника, если условия труда будут отличаться от обычных? Все условия труда должны быть оговорены при приеме работника и внесены в его трудовой договор.

    Прием сотрудника на работу по срочному трудовому договору

    Если мы принимаем на работу сотрудника по срочному трудовому договору, то нужно соблюсти несколько условий:

    • в трудовом договоре должно быть указано, что работа временная, с обязательным указанием причины. Поскольку, если трудовой договор заключен на определенное время без уважительной причины, то по жалобе работника он может быть признан бессрочным. Перечень причин для заключения срочного трудового договора приведен в статье 59 ТК РФ.
    • срок работы может быть ограничен либо конкретной датой, либо наступлением определенного события.
    • в трудовой книжке не указывают, что работник принят по срочному трудовому договору.

    Обратите внимание! Срок временного договора не должен превышать 5 лет.

    Прием работника на работу по совместительству

    Если мы принимаем на работу по совместительству, то необходимо учесть следующие нюансы:

    • условие совместительства должно быть указано в договоре;
    • совместитель не может работать больше чем на 0,5 штатной единицы;
    • на внешнего совместителя работодатель не ведет трудовую, поскольку она находится у другого работодателя.

    При приеме работника на условиях внутреннего совместительства оформляется еще один пакет документов, в том числе и карточка Т-2.

    Прием работника на работу оформляется согласно положениям ТК РФ. При этом обязательно заключить с ним трудовой договор в письменном виде. Помимо договора необходимо издать приказ о приеме и заполнить личную карточку.

    Знание правил и необходимых документов при трудоустройстве поможет сэкономить время и силы соискателям.

    Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

    Это быстро и БЕСПЛАТНО !

    Последние изменения в требованиях по оформлению сотрудников, а также особенности найма не таких распространенных групп кандидатов, как мигранты, несовершеннолетние или осужденные, будут полезны специалистам отделов по подбору персонала и кадровых служб.

    Что говорит закон?

    Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:

    • Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
    • Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда №69 от 10.10.2003. Описывают требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
    • Постановление №1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики. Содержит образцы первичных документов по новым сотрудникам:приказ о приеме на работу; личная карточка.

    Ознакомиться с текстом документов можно здесь:

    Важно: нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации.

    Такие факты выявляются в ходе проверок государственной инспекции труда.

    Правила и порядок приема на работу

    Для того чтобы ускорить оформление соискателей и не ошибиться при этом, следует придерживаться общей схемы приема на работу и стандартного перечня документов.

    Общая схема

    Порядок приема сотрудника на работу проходит в 6 основных этапов:

    1. Проверка предоставленных соискателем . В зависимости от требований работодателя кандидат должен подтвердить образование, опыт работы, владение различными навыками.
    2. Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Среди наиболее распространенных выделяются: должностная инструкция; правила внутреннего распорядка; требования по дресс-коду или коммерческой тайне.
    3. Согласование и подписание . Документ составляется как минимум в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
    4. Подготовка : для одного сотрудника форма №Т-1; для учета группы специалистов №Т-1а. Приказ содержит краткие выжимки сути трудового договора: величину оклада;
      наличие ; должность, отдел.
    5. Оформление личной карточки по форме №Т-2. На данном этапе информация о новом сотруднике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на специалиста может быть заведено личное дело, если это предусмотрено распорядком организации.
    6. Внесение сведений в трудовую книжку. В случае если сотрудник устраивается на работу впервые, то такой документ заводится работодателем.

    Общий список документации

    Представитель организации вправе требовать определенный законом перечень документов от соискателя, однако, на практике сотрудник кадровой службы может запросить и иные бумаги.

    Обязательные документы согласно 65 статье ТК РФ Дополнительные сведения и справки
    паспорт (законом допускается предоставление и других документов, удостоверяющих личность, но на практике необходим именно паспорт) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
    трудовая книжка (при условии, что работник устраивается не впервые) подтверждение регистрации
    документальное подтверждение уровня квалификации при необходимости (дипломы, аттестаты) медицинские заключения (если должность предусматривает прохождение обследований состояния здоровья, то работодатель обязан это оплатить)
    страховое свидетельство государственного пенсионного страхования рекомендательные письма
    для мужчин, а также для всех военнообязанных необходимо предъявить документы воинского учета ()

    Важно: в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.

    Особенности

    Приведем ряд нюансов порядка оформления при устройстве на работу как в стандартных ситуациях, так и при найме персонала отдельных категорий.

    Сведения позволят не нарушить требования законодательства страны и не ущемить права кандидатов.

    В стандартной ситуации

    При приеме на работу соискатель вправе самостоятельно предъявить документы установленной формы, свидетельствующие о праве на льготы или особые условия труда:

    • справка об инвалидности;
    • свидетельства о рождении ребенка или о заключении брака;
    • справка о беременности.

    В случае если такие документы не предоставлены кандидатом, то работодатель принимает его на стандартных условиях и не несет ответственности за несоблюдение законодательных норм по отношению к особым категориям занятых.

    Дистанционные работники

    При найме удаленного сотрудника документы оформляются в электронном виде, подписывается также дистанционно.

    Такую возможность дает использование работодателем и специалистом электронных подписей.

    Копии документов соискателя, предварительно заверенные у нотариуса, высылаются почтовыми службами.

    В дальнейшем по требованию сотрудника организация может отправить ему бумажный экземпляр трудового договора или приказа о приеме на работу.

    Пример:

    Московская фирма ООО «Лотос» оформляет на удаленную занятость программиста Николаева Н.Н. из Хабаровска. Заверенные копии документов, отправленные кандидатом по почте, дойдут до отдела кадров в течение 1–2 недель. Для ускорения приема на работу Николаев Н.Н. отправил копии необходимых бумаг по интернету, защитив их цифровой подписью. В этот же день аналогичным способом был подписан трудовой договор в электронном виде, сотрудник был официально оформлен.

    При этом закон допускает не вносить сведения о дистанционной занятости в трудовую книжку. Поэтому работник может не отправлять данный документ.

    Медицинские работники

    Оформление приема на работу такой категории сотрудников требует учета ряда особенностей:

    • Обязательное наличие документов о медицинском образовании: диплома; действующих сертификатов, лицензии специалиста; протокол специального экзамена, в случае если кандидат получил квалификацию за рубежом.
    • Указание места работы и должности согласно установленным государством правилам. При неправильном или произвольном указании должности теряются льготы, которые соответствуют статусу медицинского работника (например, право на досрочный выход на пенсию).
    • Прохождение обязательных обследований здоровья.

    К индивидуальному предпринимателю

    При оформлении первого сотрудника индивидуальный предприниматель обязан пройти регистрацию как работодатель в 2-ух инстанциях:

    • Пенсионный фонд (в течение месяца с момента подписания первого трудового договора);
    • Фонд социального страхования (за 10 дней после заключения трудового договора).

    После этого индивидуальный предприниматель получает реквизиты для перечисления взносов за свой персонал.

    В остальном порядок оформления документов аналогичен общей схеме приема на работу.

    Материально-ответственные лица

    При оформлении таких сотрудников представитель организации вправе заключить договор полной материальной ответственности.

    По документу специалист обязан возместить причиненные убытки компании, если они произошли по его вине.

    Такой договор имеет законную силу при выполнении следующих условий:

    • достижение сотрудником совершеннолетнего возраста;
    • должность и обязанности специалиста предусматривают работу с различными ценностями и входят в перечень Постановления Минтруда № 85 от 31.12.2002.

    Несовершеннолетние граждане

    При , к перечню обязательных документов добавляются:

    • заключение о прохождении обследования здоровья (проводится за счет работодателя);
    • согласие родителей или попечителей на трудоустройство (в случае если кандидату 14–16 лет).

    Важно: работа не должна быть вредной для здоровья и основываться на физическом труде.

    Несовершеннолетним специалистам не устанавливается испытательный срок.

    Осужденные

    Граждане, исполняющие исправительные или обязательные работы, оформляются в особом порядке:

    • место трудовой деятельности определяется органами местного самоуправления при согласовании с уголовно-исполнительными инспекциями (УИИ);
    • работодателю отравляется официальное извещение с приложением копии приговора (подтверждение факта получения такого документа представитель компании должен направить в УИИ, заполнив отрывную часть от него);
    • осужденному выдается предписание о трудоустройстве с указанием организации и необходимости явиться на место исправительных работ;
    • представитель работодателя заполняет отрывной талон в предписании и выдает его сотруднику для предъявления в УИИ.

    Полезно знать: компания не может необоснованно осужденного, так как в таком случае инспекция может обратиться в прокуратуру. При исправительных работах труд специалиста оплачивается, обязательные работы проходят на безвозмездной основе.

    Мигранты

    Прием на работу сотрудников такой категории проходит по стандартной процедуре.

    Список необходимых документов при оформлении мигрантов дополняется:

    • патентом на разрешение работать на территории страны (сроком не менее 3 месяцев);
    • миграционной картой;
    • подтверждением регистрации по месту пребывания.

    Важно: трудовой договор с мигрантами заключается на срок действия разрешения на работу.

    Таким образом, перед оформлением нового сотрудника следует определить, принадлежит ли он к массовой категории или относится к особой группе.

    В первом случае избежать ошибок поможет следование общей схеме приема на работу, во втором варианте важно акцентировать внимание на отличиях в пакете документов и процедурах приема.

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .