Выдача денежных средств в подотчет. Деньги в под отчёт Приказ под отчет с 1 июля

Любой бухгалтер сталкивается с ситуацией, когда нужно оформить деньги в подотчет . Однако многие забывают о важных нюансах этой ответственной процедуры. Проинструктируем на этот счет, чтобы избежать ошибок и проблем с руководством.

О главном

Сразу оговорим важный момент: на практике в нормативных документах и в повседневной работе бухгалтеров средства, которые нужно выдать конкретному сотруднику, принято называть двояко:

  • «деньги под отчет»;
  • «деньги подотчет», «подотчет».

На наш взгляд, допустимы оба варианта. Во всяком случае, под ними принято подразумевать одно и тоже. Будь то наличка или деньги подотчет на карту банка.

Если скидываете деньги в подотчет на корпоративную карту, лимит расчетов ЦБ РФ (до 100 000 руб.) вас не затрагивает. Можно его не соблюдать

Чтобы выдача денег подотчет проходила без заминок, нужно руководствоваться указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Когда стоит задача выдать деньги подотчет директору , надо руководствоваться этим же документом. Принципиальных отличий нет

Порядок действий

Теперь разберем сам механизм, как выдать деньги подотчет .

  1. Прежде всего, удостоверьтесь, что у сотрудника нет долга по предыдущей подотчетной сумме, по которым уже пора бы отчитаться. Если ответ положительный, то этому сотруднику давать деньги в подотчет нельзя – это запрещает закон.
  2. Надо заручиться от работника заявлением на деньги подотчет . Оно не имеет строго установленного бланка, но некоторые позиции обязательны. Вот они:
    • сумма, которая необходима на нужды компании;
    • срок, на который будут выданы средства;
    • подпись гендиректора (или иного сотрудника, который доверенностью уполномочен ставить подпись на подобных документах);
    • дата подписания прошения.

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

  • Ф.И.О. подотчетного лица;
  • регистрационный номер документа;
  • о сумме наличных денег;
  • о сроке, на который выдаются наличные деньги;
  • о назначении (не обязательно);
  • подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Сроки отчета

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для существуют особые условия . Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

  1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
  2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
  3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
  4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
  5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
  6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
  7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
  8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

  1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
  2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
  3. Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
  4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
  5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Выдавать подотчетные деньги можно без заявлений. Сотрудник также вправе получить новый подотчет до того, как отчитался за предыдущий. Это главные изменения в работе с подотчетными суммами, которые действуют уже с 19 августа 2017 г.

Банк России изменил порядок ведения кассовых операций указанием от 19.06.17 № 4416-У. Кассовую книгу с 19 августа может вести любой сотрудник бухгалтерии, а не только кассир (п. 4.6 Порядка). Чтобы воспользоваться поправкой, внесите изменения в должностную инструкцию сотрудника, которому поручите вести кассовую книгу. Установите работнику доплату, ее достаточно согласовать в дополнительном соглашении к трудовому договору (ч. 2 ст. 151 и ст. 72 ТК РФ). Вносить изменения в штатное расписание не требуется.

Кассовые документы с 19 августа можно оформлять на основании фискальных документов (п. 4.1 Порядка). «Приходники» и «расходники» допустимо оформлять электронно (п. и Порядка). Но для этого потребуется усиленная квалифицированная подпись. Печатать квитанции «приходников» необязательно, их можно отправлять на электронную почту тому, кто вносит деньги.

Но в случае с «расходниками» электронная подпись должна быть и у получателя денежных средств. На практике у «физиков» ее часто нет, поэтому они не смогут заверить документ подобным способом. Тогда безопаснее оформлять расходный кассовый ордер привычным способом на бумаге

Выдать деньги под отчет можно либо по заявлению сотрудника, либо на основании распорядительного документа (п. 6.3 Порядка, утв. указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, далее - Порядок). Это может быть приказ, распоряжение или другой документ. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку. Раньше выдать деньги под отчет можно было только на основании заявления сотрудника.

Требования к составу документа прежние. И в заявлении, и в распоряжении пишите сумму и срок, на который компания выдает деньги под отчет. Завизировать документ должен руководитель. Если выдать деньги под отчет без заявления или распорядительного документа, налоговики могут посчитать, что раз нет документов, нет и подотчетных. Тогда их сумму прибавят к остатку по кассовой книге, и если сальдо будет выше лимита, посчитают, что он превышен. Инспекторы штрафуют за это нарушение до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Отсутствие заявления нарушает порядок выдачи наличных, а не ведения кассовых операций, и за это нельзя штрафовать.

Главное, чтобы и в заявлениях, и в распорядительных документах на выдачу денег под отчет была сумма наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата. Форма заявления и распорядительного документа - произвольная. Составлять их безопаснее и когда выдаете деньги под отчет на зарплатные карты. Иначе есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

Сотруднику можно выдать новую сумму под отчет в любой момент. Выдать деньги можно, даже если сотрудник не отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Порядка).

Срок отчета остался прежним. Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги (п. 6.3 Порядка). На какой период выдать деньги, вы определяете сами. Можно установить разные сроки в зависимости от должности сотрудника. Исключение - подотчет на командировку, за него сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после того, как вернулся из служебной поездки.

Что меняется

Когда вступает в силу

Как стало

№ Документа

Приказ для выдачи денег под отчет составляли для каждого подотчетника

Деньги можно выдать на основании одного приказа.

Выдавать подотчет наличными можно любым из двух способов - по заявлению работника или по распорядительному документу. Правило действует с 19 августа.

Минфин уточнил, можно ли выдать подотчетные работнику на карту

Компания вправе выдать сотруднику деньги под отчет на зарплатную карту.

Порядок расчетов с подотчетными лицами пропишите в учетной политике. Чтобы уменьшить риск налоговых претензий, в платежном поручении укажите, что перечисляете подотчетные суммы.

Получите от сотрудника документы, подтверждающие оплату банковской картой, например кассовые чеки, банковскую выписку по карте и т. п. Такие рекомендации Минфин России давал в более раннем письме - от 25.08.14 № 03-11-11/42288.

письмо Минфина России от 21.07.17 № 09-01-07/46781

ЦБ назвал 6 обязательных реквизитов для приказа на подотчетные

К приказу на подотчетные не было требований, так как выдать наличные можно было только по заявлению сотрудника.

Оформляйте приказ или другой распорядительный документ на каждую выдачу наличных, на которую нет заявления работника. Выдавать подотчетные деньги только по расходному ордеру нельзя.

Проверьте, чтобы в приказе были шесть обязательных реквизитов - без них инспекторы моугт решить, что никакой выдачи наличных под отчет не было, и оштрафуют на 50 000 руб. за нарушение кассового порядка:

1. ФИО лица, которому выдаете деньги под отчет

2. Сумма к выдаче

3. На какой срок выдается наличность

4. Подпись руководителя

6. Регистрационный номер приказа.

Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-ОЭ/20642

Правила выдачи денег под отчет

Деньги под отчет выдают, если закрыт ранее полученный аванс

Выдавать деньги можно, даже если работник не погасил предыдущий подотчет. Требование о закрытии ранее выданного аванса убрали.

Порядок оформления кассовой книги

Записи в кассовой книге ведет кассир

Кассовую книгу сможет вести не только кассир, но и другие уполномоченные лица

Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров

На приходниках и расходниках, в кассовой книге ставят подписи

Подписи ставят только на бумажных документах. Для электронных кассовых ордеров и кассовой книги предусмотрены электронные подписи

Порядок ведения кассовых операций

Все кассовые операции оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами при их совершении. Приходники допустимо оформлять на общую сумму на основании контрольной ленты ККТ и БСО

И приходники, и расходники можно будет оформлять по окончании ведения кассовых операций на основании фискальных документов.

Речь идет о документах, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»

Утверждены сроки перехода на онлайн кассы

Не было понятно, с какого числа начинать применять онлайн ККТ

С 1 февраля 2017 года зарегистрировать можно только новые ККТ. С 1 июля 2017 года старая техника должна быть заменена на новую.

Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ

Вмененщики и предприниматели на патенте могут перейти на онлайн-кассы позднее

Не было понятно, как переходить на онлайн ККТ тем, кому было разрешено вообще не применять ККТ

все льготы по неприменению ККТ отменяются, на ЕНВД и патенте нужно перейти на онлайн ККТ с 1 июля 2018 года

Пункт 7 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ

Некоторые виды деятельности освобождены от онлайн-касс

Перечень освобожденных видов деятельности был меньше

Не применять какие-либо ККТ можно тем, кто: - продает газеты, мороженое, билеты на проезд в транспорте, овощи и фрукты (вразвал в сезон); - обеспечивает питанием учащихся в учебных заведениях; - торгует на розничных рынках, ярмарках; - занимается мелкими бытовыми услугами: ремонтом обуви, металлоремонтом, изготовлением ключей, присмотром и уходом за детьми, престарелыми, инвалидами; - торгует продовольственными и непродовольственными товарами в пассажирских вагонах поездов, с ручных тележек, велосипедов, корзин, лотков; - продает из автоцистерн квас, молоко, растительное масло, живую рыбу, керосин; - принимает от населения стеклопосуду и утильсырье; - реализует изделия народных художественных промыслов; - занимается вспашкой огородов и распиловкой дров; - оказывает услуги носильщиков на вокзалах. Предприниматели при сдаче в аренду жилых помещений, принадлежащих им на праве собственности, также освобождены от использования касс.

Статья 1 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ

19.08.2017 вступили в силу поправки, изменившие порядок кассовых операций и упростившие выдачу денежных средств под отчет, которые регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поправки были внесены Указанием Центробанка от 19.06.2017 № 4416-У. Всего предусмотрено 5 важных нововведений. Рассказываем.

Выдача денег под отчет в любой момент

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. До внесения изменений выдача денег сотруднику, который не отчитался по предыдущему подотчету, была чревата наложением штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ.

Подотчетное лицо обязано было не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Отчет проверялся в бухгалтерии и утверждался руководителем организации. После этого производился окончательный расчет. При этом выдача новых денег под отчет была возможна исключительно при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме.

Теперь такое правило упразднено. Наличие у сотрудника задолженности больше не является препятствием для выдачи под отчет новых денежных сумм. Для их выдачи достаточно оформления распорядительного документа. Между тем, накапливать долги сотрудникам все же не рекомендуется. Дело в том, что проверяющие (ИФНС и ФСС) могут расценить такую задолженность как доход сотрудника и доначислить на нее страховые взносы и НДФЛ. Поэтому долги по подотчетным суммам лучше гасить своевременно и без задержек.

Выдача денег под отчет без заявлений

Поправки внесены в пп.6.3 Порядка ведения кассовых операций. Ранее выдача денег под отчет (на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации или индивидуального предпринимателя), осуществлялись строго на основании заявления сотрудника. К примеру, для того, чтобы приобрести для компании офисные принадлежности или технику, сотрудник должен был писать заявление в произвольной форме. Заявление должно было содержать запись о сумме наличных денег, сроке, на который они выдаются, а также подпись руководителя организации.

Теперь заявления на выдачу подотчетных сумм не требуется. Деньги сотруднику можно выдать из кассы, или перевести на его «зарплатную» карточку на основании распорядительного документа. Центробанк не уточняет, что является таким документом. Соответственно, деньги можно выдавать на основании любого распоряжения руководства организации. Например, приказа директора о направлении сотрудника в командировку. При этом, как и раньше сотрудники смогут получать подотчетные деньги на основании своего заявления. Поправки оставляют такую возможность.

Оформление кассовой книги уполномоченным лицом

Поправки вносятся в абз. 3 пп.4.6 Порядка ведения кассовых операций. В соответствии с ранее действующим порядком, все записи в кассовой книге осуществлялись строго кассиром. Кассир вносил в книгу записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные и выданные наличные деньги.

Теперь круг лиц, которые могут заполнять кассовые книги, существенно расширен. По сути, вести книги сможет любой уполномоченный на это сотрудник организации. Для этого потребуется издать соответствующее распоряжение или приказ, уполномочивающий сотрудника на внесение записей в книгу.

БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно по ссылке: https://t.me/buhru (или набрать@buhru в строке поиска в Telegram).

Возврат денег без ордера

Поправки вносятся в пп.4.1 Порядка ведения кассовых операций. До изменений выдача наличных денег из кассы, например, при возврате товара покупателем проводилась по расходным кассовым ордерам. По каждой возвращаемой покупателю сумме организация обязана была составлять расходный ордер (п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Теперь составлять в таких случаях отдельные расходные ордеры не потребуется. Согласно поправкам, все ордеры могут оформляться по окончании проведения кассовых операций. То есть в конце рабочей смены на основании фискальных документов (кассовых чеков, оформленных онлайн-кассой). Иными словами, для выдачи денег за возвращенный товар достаточно будет оформить чек, содержащий отметку о возврате (признак – «возврат прихода»).

Больше обязанностей у кассира

Поправки вносятся в абз. 4 пп. 4.6 Порядка ведения кассовых операций и касаются изменения порядка сверки данных, которые содержатся в кассовой книге.

Ранее кассир в конце рабочего дня обязан был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов. А также обязан был вывести в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставить в ней подпись. Теперь же данные кассовой книги сверяются не только с данными приходных и расходных ордеров, но и с фактической суммой наличных денег в кассе.

Чиновники приняли важные изменения в налоговом законодательстве с 1 июля 2017 года. Поменяется НДС, счета-фактуры, кассовый порядок, МРОТ.

Во втором полугодии главбухи снова начнут перестраиваться на новые правила работы. Поправок не так много, как в конце года, но все они важные. Среди основных изменений в законодательстве по налогам - новые правила по платежкам, обязательный переход на онлайн-ККТ, новый МРОТ и электронные больничные. Расскажем обо всем по порядку.

Изменения в правилах заполнения платежных поручений

С 2 октября вступают в силу новые правила заполнения поля 101 «Статус плательщика» платежного поручения (приказ Минфина России от 05.04.2017 № 58). С этой даты в платежном поручении надо указывать два новых статуса:

  • 27 - кредитные организации (филиалы кредитных организаций), составившие распоряжение о переводе денежных средств, перечисленных из бюджетной системы Российской Федерации, не зачисленных получателю и подлежащих возврату в бюджетную систему Российской Федерации;
  • 28 - участник внешнеэкономической деятельности - получатель международного почтового отправления.

Новые правила заполнения поля 101 касаются только кредитных организаций, отделений «Почты России», а также компаний, которые получают международные почтовые отравления. Остальные компании будут заполнять поле 101 как раньше.

Другие поправки касаются платежек на уплату таможенных платежей. Если компания составляет платежку на таможенные платежи, то в поле 107 указывает код таможенного органа (письмо Казначейства России от 10 августа 2017 г. № 07-04-05/05-660). Письмо направили таможенникам. Именно они обратились за разъяснениями, так как получают от организаций много платежек с ошибками.

В Казначействе России напомнили, что компании должны ориентироваться на порядок заполнения платежных поручений из приказа Минфина от 12 декабря 2013 г. № 107н. По правилам в поле 107 указывают десятизначное значение показателя налогового периода. Причем восемь из десяти знаков позволяют идентифицировать период, а оставшиеся являются разделительными точками.

Но поле с налоговым периодом для налоговых платежей отличается от таможенных. Если вы составляете платежку на уплату налогов, то в поле 107 приводите код налогового периода, за который платите. Например, для взносов «МС.08.2017» или для НДС «КВ.03.2017».

Когда перечисляете таможенные платежи, в поле 107 вместо налогового периода впишите код таможенного органа.

Изменения в сроках хранения первички

Минфин уточнил минимальные сроки хранения первички (письмо от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Компания вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.

Речь идет о регистрах налогового учета, а также о счетах-фактурах, книгах покупок и продаж и т.п. Чтобы решить, какие документы уже точно можно ликвидировать, определите, сколько лет они лежат в архиве. Четырехлетний срок жизни документов считайте после того, как закончился период, в котором бумаги в последний раз использовали для отчетности.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Срок становится еще больше, если списываете в налоговом учете убытки прошлых лет. Документы, которые эти убытки подтверждают, храните столько лет, сколько будете переносить убыток на будущее, плюс четыре года.

Изменения в базе по страховым взносам

Минфин назвал новые выплаты, которые нужно облагать страховыми взносами. Поэтому бухгалтерам надо проверить свои начисления и при необходимости перечислить базу по взносам.

Суточные. Суточные освобождены от страховых взносов только в пределах лимита:700 руб. в сутки при командировках по России и 2500 руб. в день при командировках за границу (п. 2 ст. 422 НК РФ). Суточные, которые превышают лимит, облагаются взносами.

Начисляйте взносы со сверхлимитных суточных в момент, когда утвердили авансовый отчет сотрудника. Ведь до этого невозможно определить точную сумму, которую потратит сотрудник (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).

Вознаграждения членам совета директоров. Члены совета директоров руководят обществом в рамках гражданско-правовых отношений. В договоре с членом совета директоров могут быть, а могут отсутствовать записи о вознаграждении за руководство. Если условия об оплате нет, а выплаты есть, они облагаются пенсионными и медицинскими взносами (письмо Минфина от 21.02.2017 № 03-15-06/16239).

Суточные разъездникам. Не начисляйте взносы с суммы суточных, которую закрепили в локальном акте и платите сотрудникам с разъездной работой. Лимиты в 700 и 2500 руб. этих выплат не касаются. Они для суточных по командировкам (письмо Минфина от 19.06.2017 № 03-04-06/38080).

Социальные выплаты. Минфин указал, что все социальные выплаты, которые прямо не поименованы среди льготных, облагаются страховыми взносами (письмо от 21.03.2017 № 03-15-06/16239). Основные выплаты, которые облагаются и не облагаются взносами, мы перечислили в таблице ниже.

Необлагаемые выплаты

Облагаемые выплаты

подарки работникам

ежемесячная компенсация в размере 50 руб. сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком

надбавка вахтовикам

дополнительная компенсация при расторжении трудового договора до истечения срока предупреждения об увольнении

дополнительное пособие по уходу за ребенком

стоимость путевок работникам

компенсация за задержку зарплаты

премия к юбилею и празднику

оплата нерабочих дней по случаю рождения ребенка

оплата лечения и медикаментов

средний заработок за выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом

выплаты на вредных и опасных производствах

Изменения в налоговом законодательстве с 1 июля 2017 года по НДС

Главное изменение по НДС - меняется форма счета-фактуры. В обновленном бланке появится строка 8 для идентификатора государственного контракта (постановление Правительства РФ от 25 мая 2017 г. № 625). С 1 июля 2017 года компании, которые реализуют товары, работы или услуги в рамках госконтрактов, обязаны указывать этот идентификатор в счете-фактуре (Федеральный закон от 3 апреля 2017 г. № 56-ФЗ.). Компании, у которых нет государственных контрактов, будут ставить вместо идентификатора госконтракта прочерк.

Ниже мы привели образец заполнения нового счета-фактуры и рассказали, как заполнить сложные графы.

Важно!
Изменения по НДС, которые к 1 июля 2017 года принять не успели (заработают с октября)

С октября оформлять документы по НДС — счета-фактуры, книги продаж и книги покупок — будете новым правилам.

Счет-фактура. В счете-фактуре добавится графа 1а для кода вида товара. Ее придется заполнять компаниям, которые вывозят товары в страны Евразийского экономического союза: Белоруссию, Казахстан, Армению и Киргизию. Такие компании обязаны указывать в счете-фактуре код вида товара согласно товарной номенклатуре ВЭД. Но пока специальной графы в счете-фактуре для этого кода не предусмотрено. Поэтому код допустимо указывать, например, в графе 1 после наименования товаров.

Книга продаж .В книге продаж появятся новые графы. Во-первых, это графа 3а «Регистрационный номер таможенной декларации». Резиденты особой экономической зоны Калининградской области будут указывать в этой графе номер таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров. Во-вторых, появится графа 3б «Код вида товара». Код будут указывать те же компании, которые отражают его в счете-фактуре. Это компании, которые вывозят товары в страны Евразийского экономического союза. Таким образом, код вида товаров компании будут переносить из счета-фактуры в графу 3б книги продаж.

Регистрация исправленных счетов-фактур. Регистрировать исправленные счета-фактуры в книге покупок придется иначе. Допустим, покупатель во II квартале зарегистрировал счет-фактуру в книге покупок. В III квартале продавец выставил исправленный счет-фактуру. По действующим правилам покупатель аннулирует запись по первоначальному счету-фактуре в дополнительном листе книги покупок за II квартал и представляет уточненную декларацию. Затем регистрирует исправленный счет-фактуру в том квартале, в котором получил его, — в книге покупок за III квартал.

По новым правилам покупатель аннулирует счет-фактуру в дополнительном листе книги покупок за II квартал и в нем же зарегистрирует исправленный счет-фактуру. В дополнительном листе будет сразу две записи — одна со знаком «минус», другая — на регистрацию исправленного счета-фактуры. Показатели дополнительного листа покупатель перенесет в приложение 1 к разделу 8 уточненной декларации за II квартал.

Изменения по налогу на имущество

Декларацию и расчет по налогу на имущество обновили (утв. приказом ФНС России от 31 марта 2017 г. № ММВ-7-21/271). Например, появился новый раздел 2.1. В нем компании будут приводить сведения о недвижимости, которая облагается налогом по среднегодовой стоимости. Это в том числе кадастровый номер, код ОКОФ, остаточная стоимость. В раздел 3 ввели код вида имущества. Коды отчетных периодов в новых формах закрепили те же, которые ФНС уже рекомендовала использовать (письмо от 25 марта 2016 г. № БС-4-11/5197).

Расчет за полугодие и девять месяцев компания вправе сдавать как по новой, так и по старой форме. Если будете использовать новую форму, то в таком же виде сдавайте и уточненные расчеты за полугодие и девять месяцев (письмо ФНС России от 14 апреля 2017 г. № БС-4-21/7139).

Изменения по наличным расчетам

Компании и предприниматели, которые применяют ККТ, обязаны использовать новую технику, передающую информацию в ФНС. А тех, кто наличные выдает работникам, затронет новый порядок расчетов.

Переход на онлайн-ККТ

С 1 июля нельзя работать на старых кассовых аппаратах. Вместо них придется применять онлайн-ККТ, которые передают фискальные данные в налоговую инспекцию.


  • оказывает услуги населению и выдает БСО;
  • применяет вмененку или патент и выдает подтверждающий документ;
  • продает товары через торговые автоматы;
  • вправе работать без ККТ по старой редакции закона (например, продажа лотерейных билетов).

Регистрация нового кассового аппарата займет время. Поэтому определяйтесь с моделью и оформляйте заявление через сайт ФНС.

Сколько времени у компании на регистрацию онлайн-ККТ

Вместе с кассами изменятся и чеки. Первое и главное отличие — стало в три раза больше обязательных реквизитов. У обычных чеков их 7, а у онлайн — 24 (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). За ошибки в них будет штраф до 10 000 руб. на компанию и до 3000 руб. — на директора.

  • Справка
  • Реквизиты онлайн-чека:
  • Название организации
  • ИНН организации
  • Регистрационный номер ККТ
  • Порядковый номер за смену
  • Дата и время расчета
  • Ставка и сумма НДС (до 1 февраля 2017 года НДС не приводить необязательно)
  • Фискальный признак документа
  • Место расчета (адрес с почтовым индексом, если расчет в помещении; наименование и номер машины, если расчет в транспорте; адрес сайта, если покупку делают в интернете)
  • Номер смены
  • Наименование товаров, работ, услуг
  • Цена за единицу товаров, работ, услуг с учетом скидок и наценок
  • Количество и стоимость товаров, работ, услуг с учетом скидок, наценок и с указанием ставки НДС
  • Система налогообложения
  • Форма расчета — наличными и (или) по безналу
  • Сумма оплаты — наличными и (или) по безналу
  • Признак расчета (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода)
  • Наименование документа
  • Фискальный признак сообщения (для чека, который хранят в фискальном накопителе или передают в ИФНС)
  • Порядковый номер фискального документа
  • Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя
  • Должность и фамилия кассира (кроме расчетов через интернет)
  • Адрес электронной почты компании, если покупателю отправляют чек через интернет
  • Адрес электронной почты или абонентский номер покупателя, если отправляют чек через интернет
  • Адрес сайта, на котором проверяется чек

Второе изменение в том, что помимо бумажных чеков будете выдавать и электронные. Но только если покупатель попросит. Новое правило в законодательстве с 1 июля 2017 года для бухгалтера означает, что одним нарушением стало больше. За непредставление электронного чека по просьбе покупателя оштрафуют точно так же, как за невыдачу бумажного.

Третье изменение — в новом чеке требуется название товара и количество. Но предприниматели на упрощенке, вмененке и патенте вправе до 1 февраля 2021 года пробивать чеки без расшифровки товаров и цен (п. 17 ст. 7 Закона № 290-ФЗ от 3 июля 2016 г.).

Как изменился чек ККТ с 1 июля 2017 года

Новый кассовый порядок

С 19 августа новые правилах для операций с наличными. ЦБ РФ внес изменения в Указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У (Указание от 19.07.2017 № 4416-У). Вот четыре изменения:

  1. Компания вправе выдавать наличные под отчет, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу.
  2. Чтобы выдать деньги подотчетнику, понадобится приказ руководителя. Брать с сотрудника заявление теперь не придется.
  3. Квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру станут направлять на электронную почту вносителя. Распечатывать нет необходимости. Квитанцию бумажного ПКО выдавайте, как и прежде, на руки.
  4. Кассовую книгу вправе вести не только кассир, но и другой сотрудник, например бухгалтер. В должностной инструкции пропишите такую обязанность.

Изменения в законодательстве с 1 июля 2017 года по расчетам с сотрудниками

С 1 июля 2017 года в законодательстве для бухгалтера предусмотрено новое оформление и возмещение пособий. Поликлиники и больницы вправе выдавать электронные листки нетрудоспособности. А чтобы посчитать пособия правильно, бухгалтер будет учитывать новый МРОТ.

Электронные больничные листки

С 1 июля компании будут проверять и хранить больничные по новым правилам. ФСС запускает систему электронных листков нетрудоспособности. Фонд отработал ее в рамках пилотных проектов в Астраханской, Белгородской областях, Москве и Крыму.

Хотя электронные листки не будут обязательными, появятся в большинстве регионов. Ведь выдавать такие больничные вправе каждая клиника с электронной подписью.

Врачи будут сами заполнять листки в специальном сервисе. Чтобы с ними работать, компании понадобится личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.

Сотрудник вправе выбирать между бумажным и электронным листком. Если подпишет согласие на виртуальный больничный — врач его оформит. Форму согласия уже разработал Минтруд.

Компания вправе и не подключаться к электронному обмену. Тогда работникам врачи будут выдавать только бумажные листки. На первый взгляд это проще — не надо параллельно следить и за бумажными, и за электронными листками.

У электронного больничного три плюса:
. нельзя подделать, поэтому меньше проблем с возмещением пособий;
. проще заполнить - не важно, какого цвета чернила, умещаются ли буквы в клеточки и не наставил ли врач помарок;
. удобно хранить: записи не выгорят и не продырявишь по ошибке дыроколом.

Схема взаимодействия между клиникой, ФСС и работодателем


Новый МРОТ

С 1 июля 2017 года в законодательстве прописано новое значение МРОТ - для бухгалтера это означает, что пора пересмотреть зарплаты и пособия. С 1 июля МРОТ вырастет с 7500 до 7800 руб. Поэтому изменится расчет пособий и зарплаты.

Пособия . Больничные, детские и декретные пособия придется сравнивать с новыми минимальными лимитами, рассчитанными исходя из МРОТ 7800 руб. Обновите учетную программу и убедитесь, что она знает о новых минимальных пособиях.

Считайте пособия с учетом нового МРОТ в двух случаях:

  • в расчетном периоде у сотрудника нет заработка или меньше минимального. Это 187 200 руб. за два предыдущих года, или в расчете на день — 256,44 руб. (187 200 руб. : 730 дн.);
  • стаж сотрудника менее шести месяцев, поэтому больничное пособие за полный календарный месяц не больше нового МРОТ — 7800 руб.

Новый МРОТ влияет на декретные пособия и пособия по уходу за ребенком. Пособия, назначенные после увеличения минималки с 1 июля, рассчитываем в повышенном размере. Так, пособие по уходу за первым ребенком, назначенное с июля, — не меньше 3120 руб.

Детские и декретные пособия приходится пересчитывать, если:

  • декретный отпуск начался до 1 июля и заканчивается после этой даты. А декретные, рассчитанные из нового МРОТ, больше первоначальных;
  • сотрудница прервала отпуск по уходу за ребенком до 1 июля, после 1 июля возобновила. Минимальное пособие, рассчитанное из нового МРОТ, превышает первоначальное.

Зарплата . Сравните зарплаты работников с новым МРОТ, если:

  • там, где работает компания, не установлена региональная минималка;
  • региональная минималка введена, но компания отказалась ее применять.

В остальных случаях ориентируйтесь на региональный МРОТ. Регионы вправе повысить минималки вслед за федеральной. Поэтому убедитесь, что после 1 июля продолжает действовать прежний документ о региональном минимуме.

Оклад за месяц работы на полную ставку больше или равен МРОТ, если сотрудник на окладной системе оплаты труда. Стимулирующие выплаты, доплаты и надбавки исключите из расчета. Помимо оклада в состав зарплаты входят премии, бонусы. Тогда допускается оклад меньше МРОТ. Главное, чтобы в сумме с премиальными и сдельными выплатами начисленная работнику зарплата за месяц была больше или равна минималке.

Если нашлись работники, у которых зарплата ниже МРОТ, повысьте ее. Иначе на трудовой проверке возможен штраф — 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Сообщать работникам об изменении зарплаты и ее составных частей приходится за два месяца (ст. 57, 72 ТК РФ). Но так как повышаете зарплату, а не снижаете ее, нарушение этого срока некритично. Главное заключите дополнительное соглашение к трудовому договору так, чтобы с 1 июля работник имел зарплату не ниже МРОТ. Оформите приказ о новой зарплате и внесите изменения в штатное расписание. Утверждать всю штатку заново не потребуется. Сделайте приложение с обновленными окладами.

Изменения в трудовом законодательстве с 1 июля 2017 года

С 1 июля ужесточатся штрафы по персональным данным. Если обработали персональные сведения без письменного согласия сотрудника, максимальный штраф для организации - 75 000 руб., а для бухгалтера - 20 000 руб. Если не предоставили сотруднику справки с его персональной информацией, штраф организации до 40 000 руб., а бухгалтера - 6000 руб. Это правила частей 2 и 4 статьи 13.11 КоАП РФ. За какие действия с персональными данными оштрафуют бухгалтера >>

  • Важная статья: