"Советник в сфере образования", 2011, N 6

Особенности организации учета

В документах, регламентирующих деятельность обособленного подразделения, обычно указывается один из двух способов ведения бухгалтерского учета:

• головной организацией на основании первичных документов, оформляемых в обособленном подразделении;
• обособленным подразделением с формированием обособленного баланса.

Первый вариант ведения бухгалтерского учета возможен при условии передачи в полном объеме в обусловленное время первичных документов из обособленных подразделений в головную организацию. Этот способ применяется, когда обособленное подразделение совершает небольшое количество хозяйственных операций, а также находится в шаговой доступности от головной организации.

Если обособленное подразделение осуществляет значительное количество операций, в том числе реализацию товаров (работ, услуг), либо расположено на значительном территориальном удалении (например, в другом городе или субъекте РФ), то его наделяют обязанностью вести бухгалтерский учет самостоятельно с оформлением обособленного баланса.

При такой организации работы и в бухгалтерскую, и в налоговую отчетность учреждения нужно включать показатели деятельности всех структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельные балансы. Поэтому головная организация помимо ведения учета хозяйственных операций, непосредственно осуществляемых ею, формирует финансово-хозяйственный результат деятельности и составляет бухгалтерскую отчетность в целом путем суммирования показателей, внесенных в собственные учетные регистры, и регистров обособленных подразделений.

Головная организация наделяет имуществом обособленные подразделения. Операции по его перераспределению между ней и подразделениями, а также между обособленными подразделениями отражаются одновременно бухгалтерскими службами обеих сторон.

Причем первичные документы по расчетам головной организации с обособленными подразделениями или между ними должны оформляться в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что бухгалтерский учет учреждения, имеющего обособленные структурные подразделения, в целях достижения единства показателей финансово-хозяйственной деятельности должен осуществляться с учетом следующих требований :

• единство основных положений учетной политики головной организации и ее обособленных подразделений;
• соблюдение установленного головной организацией документооборота между ней и обособленными подразделениями, а также между обособленными подразделениями учреждения;
• согласование показателей бухгалтерского учета обособленных подразделений и организации в целом, проводимое головной организацией по результатам анализа данных внутренней бухгалтерской отчетности и их периодической корректировки.

Положения Налогового кодекса РФ обязывают учреждения в целях налогового контроля встать на учет в налоговых органах по месту нахождения обособленных подразделений. При этом не имеет значения количество рабочих мест, территориально отделенных от основной организации (ст. 83 НК РФ).

Для обеспечения контроля за взаиморасчетами предлагается корреспонденция счетов при осуществлении внутренних расчетов между головной организацией (распорядителем средств) и обособленным подразделением (получателем средств).

Для учета расчетов между ГРБС и учреждениями - получателями бюджетных средств, между головной организацией и его обособленными структурными подразделениями в соответствии с п. 276 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, предназначен счет 0 30404 000 "Внутриведомственные расчеты". Аналитические счета по учету внутриведомственных расчетов указанного счета группируются по доходам (поступлениям) и расходам (выплатам).

Кроме того, общая схема бухгалтерских записей и корреспонденции счетов, применяемая в учете казенных учреждений, а также бюджетных учреждений - получателей бюджетных средств, содержится в Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н).

Рассмотрим отдельные ситуации по отражению в бухгалтерском учете операций при взаиморасчетах между филиалами и головной организацией, являющейся бюджетным учреждением старого типа, т.е. получателем средств бюджета.

1. Расчеты между головной организацией и ее обособленными подразделениями, не являющимися юридическими лицами, по передаче дохода (части дохода). Единая учетная политика.

Операция 1.1. Начисление дохода от продажи готовой продукции, работ, услуг.

Основания: договор, накладная, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг.

подразделение).

Операция 1.2. Начисление налога на добавленную стоимость.

Основания:

подразделение).

Операция 1.3. Получение средств в оплату готовой продукции, работ, услуг на лицевой счет в ОФК.

Основания:

Дебет 2 20111 510 Кредит 2 20531 660 590 000 (головная организация);
Дебет 2 20111 510 Кредит 2 20531 660 118 000 (обособленное
подразделение).

Операция 1.4. Перечисление НДС в бюджет.

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 30304 830 Кредит 2 20111 610 108 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 20111 610 18 000 (обособленное
подразделение).

Операция 1.5. Формирование задолженности обособленного подразделения перед головной организацией по отчислению централизованных средств от дохода.

Основания:

Дебет 2 30404 000 Кредит 2 40110 130 40 000 (головная организация);
Дебет 2 40110 130 Кредит 2 30404 000 40 000 (обособленное
подразделение).

Операция 1.6. Перечисление (получение) средств в порядке погашения задолженности обособленного подразделения перед головной организацией по отчислению централизованных средств от дохода.

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 20111 510 Кредит 2 30404 000 40 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 20111 610 40 000 (обособленное
подразделение).

2. Безвозмездные поступления денежных средств.

Операция 2.1. Начисление доходов других бюджетов и прочих доходов (целевых).

Основания: распоряжение, решение, постановление, договор, заявление на пожертвование.

Дебет 2 20551 560 Кредит 2 40110 180 300 000 (головная организация);
Дебет 2 20551 560 Кредит 2 40110 180 150 000 (обособленное
подразделение).

Операция 2.2. Получение средств в оплату решений о выделении средств бюджетов, благотворительных пожертвований (целевых средств).

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение, заявление на пожертвование и т.п.

Дебет 2 20111 510 Кредит 2 20551 660 300 000 (головная организация);
Дебет 2 20111 510 Кредит 2 20551 660 150 000 (обособленное
подразделение).

Операция 2.3. Формирование задолженности головной организации перед обособленным подразделением по передаче части полученных средств от реализации готовой продукции, работ , услуг, целевых средств.

Основания: расчет, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 40110 130 Кредит 2 30404 000 100 000 (головная организация);
Дебет 2 40110 180 Кредит 2 30404 000 30 000 (головная организация);
Дебет 2 40110 180 Кредит 2 30404 000 15 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 40110 130 100 000 (обособленное
подразделение);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 40110 180 30 000 (обособленное
подразделение);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 40110 130 15 000 (обособленное
подразделение).

Операция 2.4. Перечисление (получение) средств в порядке погашения задолженности головной организацией перед обособленным подразделением по отчислению средств от дохода и целевых средств.

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 20111 510 Кредит 2 30404 000 145 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 20111 610 145 000 (обособленное
подразделение).

Операция 2.5. Осуществление расходов обособленного подразделения во исполнение утвержденной сметы по перечисленным доходам и целевым средствам.

Основания: счета-фактуры, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, накладные:

а) в части формирования себестоимости товаров, работ, услуг, реализуемых в рамках приносящей доход деятельности:

подразделение);

б) в части формирования расходов по целевым и иным средствам, не относящимся к приносящей доход деятельности:

Дебет 2 40120 200 Кредит 2 302xx 730 45 000 (обособленное
подразделение).

3. Расчеты между головной организацией и ее обособленными подразделениями, не являющимися юридическими лицами, по передаче расходов (части расходов). Учетная политика.

Операция 3.1. Начисление дохода от продажи готовой продукции, работ, услуг на отдельном балансе головной организации.

Основания: договор, накладная, акт приемки-передачи выполненных работ, услуг.

Дебет 2 20531 560 Кредит 2 40110 130 300 000 (головная организация).

Операция 3.2. Получение средств в оплату готовой продукции, работ, услуг.

Основание:

Дебет 2 20111 510 Кредит 2 20531 660 300 000 (головная организация).

Операция 3.3. Перечисление средств в адрес обособленного подразделения с лицевого счета головной организации на осуществление этим подразделением уставной деятельности согласно утвержденной смете.

Основания: смета, заявка на перечисление, платежное поручение, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 30404 000 Кредит 2 20111 610 100 000 (головная организация);
Дебет 2 20111 510 Кредит 2 30404 000 100 000 (обособленное
подразделение).

Операция 3.4. Осуществление расходов обособленного подразделения во исполнение утвержденной сметы по перечисленным доходам в рамках приносящей доход деятельности.

Основания:

Дебет 2 10960 000 Кредит 2 302xx 730 100 000 (обособленное
подразделение).

Операция 3.5. Оплата аванса расходов обособленного подразделения во исполнение утвержденной сметы по перечисленным доходам.

Основание: заявка на перечисление, платежное поручение.

Дебет 2 206xx 560 Кредит 2 20111 610 80 000 (обособленное
подразделение).

Операция 3.6. Списание уплаченного аванса в погашение кредиторской задолженности обособленного подразделения.

Основание: бухгалтерская справка.

подразделение).

Операция 3.7. Передаются расходы обособленного подразделения, произведенные в рамках приносящей доход деятельности, на отдельный баланс головной организации для целей формирования финансового результата.

Основание: Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 10960 000 Кредит 2 30404 000 100 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 10960 000 100 000 (обособленное
подразделение).

4. Расчеты между головной организацией и ее обособленными подразделениями, не являющимися юридическими лицами, по передаче части расходов головной организации. Учетная политика.

Операция 4.1. Начислено доходов от продажи готовой продукции, работ, услуг.

Дебет 2 20531 560 Кредит 2 40110 130 590 000 (головная организация);
Дебет 2 20531 560 Кредит 2 40110 130 118 000 (обособленное
подразделение).

Операция 4.2. Начисление налога на добавленную стоимость.

Основания: налоговая декларация, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 40110 130 Кредит 2 30304 730 90 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 30304 730 18 000 (головная организация);
Дебет 2 40110 130 Кредит 2 30404 000 18 000 (обособленное
подразделение).

Операция 4.3. Осуществление расходов головной организации и расходов обособленного подразделения во исполнение утвержденной сметы.

Основания: счета-фактуры, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, накладные.

Дебет 2 10960 000 Кредит 2 302xx 730 400 000 (головная организация);
Дебет 2 10960 000 Кредит 2 302xx 730 100 000 (обособленное
подразделение).

Операция 4.4. Оплата расходов головной организации и обособленного подразделения во исполнение утвержденной сметы по перечисленным доходам.

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение.

Дебет 2 206xx 560 Кредит 2 20111 610 350 000 (головная организация);
Дебет 2 20111 510 Кредит 2 206xx 660 80 000 (обособленное
подразделение).

Операция 4.5. Списание уплаченного аванса в погашение кредиторской задолженности головной организации и обособленного подразделения.

Основание: бухгалтерская справка.

Дебет 2 302xx 830 Кредит 2 206xx 660 350 000 (головная организация);
Дебет 2 302xx 830 Кредит 2 206xx 660 80 000 (обособленное
подразделение).

Операция 4.6. Начисление задолженности обособленного подразделения перед головной организацией в части перераспределенных расходов общехозяйственного назначения в доле данного подразделения.

Основания: расчет, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 30404 000 Кредит 2 10960 000 35 000 (головная организация);
Дебет 2 1096 000 Кредит 2 30404 000 35 000 (обособленное
подразделение).

Операция 4.7. Перечисление (получение) средств обособленного подразделения в адрес головной организации в порядке погашения задолженности по перераспределенным расходам общехозяйственного назначения.

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 20111 510 Кредит 2 30404 000 35 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 20111 610 35 000 (обособленное
подразделение).

5. Расчеты между головной организацией и ее обособленными подразделениями, не являющимися юридическими лицами, по передаче имущества, в том числе в порядке централизованных поставок.

Операция 5.1. Оплачены материальные запасы в порядке централизованного снабжения для головной организации и обособленного подразделения, не являющегося юридическим лицом.

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение.

Дебет 2 206xx 560 Кредит 2 20111 610 100 000 (головная организация).

Операция 5.2. Получены материальные запасы на склад головной организации в соответствии с условиями поставки в полном объеме.

Основания: доверенность, акт приема-передачи, накладная, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 105xx 340 Кредит 2 302xx 730 100 000 (головная организация).

Операция 5.3. Переданы (получены) материальные запасы со склада головной организации в адрес обособленного подразделения.

Основания: распоряжение о перемещении, накладная на внутреннее перемещение материальных запасов, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 30404 000 Кредит 2 105xx 440 30 000 (головная организация);
Дебет 2 105xx 340 Кредит 2 30404 000 30 000 (обособленное
подразделение).

Операция 5.4. Получены материальные запасы на склад головной организации в соответствии с условиями поставки в части, необходимой головной организации.

Основания:

Дебет 2 105xx 340 Кредит 2 302xx 730 70 000 (головная организация).

Операция 5.5. Получены материальные запасы на склад обособленного подразделения в соответствии с условиями поставки в порядке централизованного снабжения.

Основания: доверенность, акт приема-передачи, накладная.

Дебет 2 105xx 340 Кредит 2 302xx 730 30 000 (обособленное
подразделение).

Операция 5.6. Начислена задолженность обособленного подразделения перед головной организацией за оплаченные и поставленные материальные запасы в порядке централизованного снабжения в части оплаченного поставщику аванса.

Основания: Извещение (ф. 0504805), копия товарной накладной обособленного подразделения.

Дебет 2 30404 000 Кредит 2 206xx 660 30 000 (головная организация);
Дебет 2 206xx 560 Кредит 2 30404 000 30 000 (обособленное
подразделение).

Операция 5.7. Списание уплаченного аванса в погашение кредиторской задолженности головной организации и обособленного подразделения.

Основание: бухгалтерская справка.

Дебет 2 302xx 830 Кредит 2 206xx 660 70 000 (головная организация);
Дебет 2 302xx 830 Кредит 2 206xx 660 30 000 (обособленное
подразделение).

Операция 5.8. Перечислены (получены) средства в погашение задолженности обособленного подразделения перед головной организацией за оплаченные материальные запасы в порядке централизованного снабжения.

Основания: заявка на перечисление, платежное поручение, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 20111 510 Кредит 2 30404 000 30 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 20111 610 30 000 (обособленное
подразделение).

6. Зачет встречных обязательств во внутренних расчетах между головной организацией и обособленным подразделением, не погашенных на дату зачета.

Основания: приказ, распоряжение, акт внутренних расчетов, Извещение (ф. 0504805).

Дебет 2 30404 000 Кредит 2 30404 000 35 000 (головная организация);
Дебет 2 30404 000 Кредит 2 30404 000 35 000 (обособленное
подразделение).

7. Начисление налогов.

Операция 7.1. Начислен налог на прибыль, подлежащий уплате в бюджет по результатам отчетного (налогового) периода в целом по учреждению.

Основание: налоговая декларация.

Дебет 2 40110 130 Кредит 2 30303 730 100 (головная организация).

Операция 7.2. Формирование задолженности обособленного подразделения перед головной организацией по возмещению налога на прибыль, причитающегося к уплате данным подразделением в виде части дохода.

Основания: учетная политика, налоговая декларация, расчет.

Дебет 2 30404 000 Кредит 2 40110 130 10 (головная организация);
Дебет 2 40110 130 Кредит 2 30404 000 10 (обособленное
подразделение).

В новом журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" мы продолжим рассматривать особенности бухгалтерского учета и налогообложения филиалов в 2012 г. с учетом принятых новых нормативных документов.

Л.П.Воробьева

профессор

кафедры бухгалтерского учета

и налогообложения государственных

(муниципальных) учреждений

ФГБОУ ВПО "МГИУ",

генеральный директор

Издательского Дома "Советник бухгалтера"

В предыдущей части мы рассмотрели модель учета взаиморасчетов, определение узла взаиморасчетов, вопросы ведения учета в управленческом и бухгалтерском контуре, и структуры данных, используемые для учета взаиморасчетов в конфигуациях «Комплексная автоматизация 1.1» и «Управление производственным предприятием 1.3».

Там было много теории и абстракций, без которых, однако, крайне тяжело пояснять информацию этого раздела.

В этой части речь пойдет о типичных ошибках ведения учета взаиморасчетов, способах их выявления и устранения.

4. Основные категории ошибок ведения учета взаиморасчетов, контрольные мероприятия, способы устранения

4.1. Неправильная настройка детализации взаиморасчетов.

При внедрении конфигураций есть вероятность настроить детализацию взаиморасчетов для целей управленческого учета таким образом, что это вызовет неудобства в регламентированном учете, или вообще выведет его за правовое поле.

В разделе 1.4 мы оговорили модель взаиморасчетов, в рамках которой узел с нужной детализацией помещается в регистр, по которому проводятся обороты. Какой-либо отчет выводит необходимые данные. С учетом изложенного в разделе 2 (то есть двух контуров учета - управленческого и регламентированного) у нас, казалось бы, есть все степени свободы настройки детализации - по сделкам, по документам расчетов... Но нет. У нас имеется конкретная конфигурация, и с учетом изложенного в разделе 3, следует рассмотреть, какие есть в ней технические ограничения (я не полагаю их ошибками, это, скорее, by design). Перечислим их:

1. Включение детализации учета взаиморасчетов в разрезе сделок (счетов или заказов), к сожалению, применяется к обоим контурам учета (и к регламентированному, и к управленческому) одновременно.

Здесь следует отметить следующее. В действующей нормативной базе в области учета взаиморасчетов (НК РФ, ПБУ, 402-ФЗ) не прописана аналитика раздельного ведения взаиморасчетов, это является элементом учетной политики. Однако, имеются требования к формированию показателей «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» в бухгалтерской отчетности (не допускается их искусственное взаимное завышение, как и зачет между ними), а также есть ограничения в смежных участках учета, связанные с понятием сделки на стыке ГК РФ и НК РФ, например — в НДС с авансов, в валютных расчетах и расчетах в условных единицах.

Для всевозможных проверяющих (налоговики, аудиторы и др.) наиболее привычным является вариант ведения учета по договору в целом, с привязкой к бумажным договорам. Это легко обосновывается, хорошо стыкуется с имеющимися бухгалтерскими отчетами и регистрами налогового учета, не требует дополнительных пояснений.

Любые дополнительные углубления детализации взаиморасчетов, приводящие к наличию «встречного» сальдо по одному договору, т.е. когда на какую-то отчетную дату по одному контрагенту и одному договору имеется и долг и аванс, требуют дополнительной расшифровки стандартных бухгалтерских регистров для обоснования:

• разделения на аванс и долг в разрезе заказов или счетов;
• возмещения ранее начисленного НДС с авансов, т. к. НК РФ содержит закрытый перечень ситуаций когда мы имеем право на возмещение, и отражаются эти ситуации в определенных строках декларации по НДС, а мы вдруг решим перекинуть деньги с заказа на заказ, выполнив зачет встречного аванс и долга, что логически должно привести к зачету НДС с аванса);
• расчета курсовых разниц и переоценки валютных остатков по каждому заказу раздельно.
• и др;

что, в свою очередь нуждается в проработке на уровне учетной политики (в части закрепления используемой детализации и расшифровывающих ее бухгалтерских регистров) и/или договоров с контрагентом (в части закрепления порядка погашения однородных требований).

Поэтому, если в вашей информационной базе ведется два контура учета, и вы не можете (или не хотите) по вышеизложенным причинам включить разделитель учета по сделкам, чтобы он не влиял на авансы и долги в реальном бухучете, но вам при этом крайне важно понимание оплаченности каждого заказа, то есть два варианта:
а) вы можете совместно использовать регистры накопления «Заказы покупателей» и «Расчеты с контрагентами» (!!! НЕ взаиморасчеты, а имено "расчеты") в разрезе заказов чтобы определить отгруженность, оплаченность заказа, а разница между ними как раз будет виртуальной задолженностью (авансом) по заказу.
б) можно пойти другим путем, и доработать конфигурацию так, чтобы детализация по сделкам не выносилась в регламентированный учет, сохранившись чисто в управленческом (например, для менеджеров).

3. В регламентированном контуре учет по документам расчетов ведется по умолчанию автоматически, по принципу FIFO (см. 1.3), а в управленческом учете не ведется вообще. Если включить в договоре признак ручного учета «Учет по документам расчетов», то для данного договора ручной учет по документам расчетов будет включен одновременно и в управленческом учете, и в регламентированном.

Это крайне неудобно! Если вы вдруг решили организовать ручной учет по документам расчетов в управленческом учете, то это автоматически полезет в регламентированный учет, что вызовет те же проблемы, что были тремя абзацами выше. Здесь тоже два варианта:

а) вы подводите «научную базу» в регламентированном учете под схему управленческого, то есть, обосновываете на уровне учетной политики, не противоречащей законодательству, то, что платеж может закрывать не наиболее старую по времени задолженность (как "по умолчанию" указано в ст. 319 ГК РФ), а некую произвольную, естественно, согласно какому-то принципу (см. пример с ЖКХ в разделе 1.3).

б) конфигурация дорабатывается таким образом, чтобы в регламентированном учете всегда оставался автоматический учет по документам расчетов (по опыту — громоздкая и неудобно обновляемая доработка).

4. В управленческом контуре учет по документам расчетов бывает либо ручной, либо его нет вообще (определяется признаком «Учет по документам расчетов» в договоре). Автоматического режима нет.

Поэтому, если мы, чисто ради управленческого контура, не хотим вести массовый ручной учет по документам расчетов по всем контрагентам (в основном, тщательно изображая FIFO), это резко ограничивает нас в выборе данных о просроченной задолженности именно из регистров управленческого учета (см. раздел 2 первой части статьи на предмет причин отклонений управленческого учета от бухгалтерского). Кроме того, часть, связанных со сроками, типовых отчетов о задолженности, а также механизм контроля глубины задолженности, также отказываются работать.

Все это приводит нас к тому, что несмотря на видимое богатство способов ведения учета взаиморасчетов, при наличии в одной базе двухконтурного учета, куда бы мы не двигались — везде будут вилы: либо в том, что не работает программа, либо в том, что мы нагребаем много ручной работы, либо в том, что не получается удержать регламентированный учет в правовом поле.

К сожалению, каких-то «серебрянных пуль» здесь нет. Конфигурации КА и УПП достаточно грубо слеплены из «Управления торговлей 10.3» и «Бухгалтерии 1.5/1.6», и несмотря на многообразие детализации учета в первой, вторую конфигурацию об этом, похоже, никто не предупредил.

Приходится либо тщательно классифицировать виды отношений с контрагентами, разрабатывать для каждого согласованную, между управленческим и регламентированным контурами, схему ведения взаиморасчетов, подбирать точечные доработки, либо изначально отказываться от ведения двух контуров учета в одной информационной базе, используя две различные базы, что тоже требует значимого объема человеческих ресурсов и организации всевозможных загрузок-выгрузок (с проблемами сопоставлений и задвоений).

4.2. Техническое несовпадение данных бухгалтерского регистра и регистров накопления «Расчеты по приобретению», «Расчеты по реализации».

Положения этого раздела справедливы, даже если КА/УПП используется только для ведения регламентированного учета (без управленческого), только для расчетов по приобретению и реализации .

Как было описано в разделе 3, конфигурации КА и УПП имеют крайне разветвленную структуру данных для хранения взаиморасчетов, и даже в регламентированном контуре истинный учет большинства взаиморасчетов ведется не плане счетов (регистрах бухгалтерии), а на регистрах накопления «Расчеты по приобретению», «Расчеты по реализации» (далее — просто «на регистрах»).

Помним, что почти вся автоматика проведения документов ориентирована на выборку остатков не с плана счетов, а из регистров накопления.

Это вызывает, мягко говоря, некоторые неудобства.

Собственно, проблема не в специфической организации учета, а в том, что нет ни одного типового отчета, который бы отображал данные регистры накопления в виде простой ведомости. Можно использовать универсальные отчеты, но простому пользователю это не очевидно, а как показывает практика, иногда даже сертифицированные внедренцы из команд крупных интеграторов, снизошедших внезапно до нашей провинции попилить большие бюджеты, при совместной работе, с удивлением открывают для себя всю опубликованную в данной статье информацию.

Несмотря на то, что ни одного отчета нет, контрольные мероприятия и поиск ошибок необходимо организовывать именно по данным этих регистров, куда в первую очередь поступают данные. А оборотно-сальдовая ведомость, составляемая по бухгалтерскому регистру, носит уже вторичный характер .

Несоблюдение правильного места приложения контрольных мероприятий приводит нас к классическому сценарию развития событий, описываемом следующими шагами:

1. Из за однажды неправильно отраженной операции, сформированные проводки по плану счетов не совпадают с движениями по соответствующим регистрам накопления. В основном, обычно правильно формируется именно бухгалтерская проводка (за ней же бухгалтер следит через бухгалтерские отчеты), а движений по регистрам накопления он не видит, т.к. 1) нет типового отчета 2) никто не подготовил пользователей, объяснив технические нюансы учета на регистрах накопления, и как для каких целей в них смотреть.
2. При отражении следующей операции бухгалтер ожидает зачет аванса / погашение долга исходя из остатков по оборотно-сальдовой ведомости (т.е. из регистра бухгалтерии) в то время, как автоматика проведения выбирает заведомо неправильные остатки из регистров накопления, формирует неправильные движения по ним же, и затем неправильные проводки по бух. регистру.
3. Бухгалтер героически исправляет остатки в оборотке либо операциями, введенными вручную, либо целым комплексом специально написанных костылей. НДС с авансов делается вручную, валютные и у.е. расчеты остаются некорректными, по поводу чего возникают конфликты с контрагентами, налоговыми органами, программистами.
4. Переходим к пункту 2, с поправкой на то, что в следующей итерации количество «костыльной» работы лавинообразно нарастает.
5. Когда местная аптечная сеть проваливают задачу поставки валокордина ящиками, а бухгалтерский персонал достигает в этом цикле точки истерики и кипения, вызывается специалист (а старый, вероятно, изгоняется), который дает людям второе высшее образование по вопросам ведения бухучета взаиморасчетов в КА/УПП. Он заваливает их голову кучей технических аспектов — как в этой статье. Разумеется, он слышит "Да что у вас за такая сложная программа, весь мир идет по пути упрощения, а мы тут занимаемся черти чем. А вот мы в "семерке"...". Затем он либо таки переламывает их на технически корректное ведение учета, либо пишет еще более изощренные костыли (переходим к пункту 3, продолжаем делать из "восьмерки" "семерку").

Рассмотрим основные ошибки, приводящие к несоответствию учета на плане счетов и на регистрах:

1. Использование операций, введенных вручную . Проводки по регистру бухгалтерии сделаны операциями, введенными вручную, без параллельной корректировки регистров накопления (назовем это свободными проводками ).

Движения по регистрам накопления сделаны корректировками записей регистров , при этом бухгалтерские проводки не сделаны (обратная ситуация, редкая и подразумевающая, что кто-то вообще в курсе регистров накопления, но все таки).

2. Неправильный выбор вида операции в платежных документах. Движения сделаны только по регистру бухгалтерии,платежными документами с видом операции "Прочее поступление/списание денежных средств" (при этом указан правильный корсчет и контрагент/договор), вместо вида операции, относящегося к соответствующему виду договора ("Оплата от покупателя", "Возврат покупателю", "Оплата поставщику", "Возврат от поставщика"), что фактически означает свободную проводку в корреспондирующую аналитику (движений по регистрам накопления нет).

3. Неправильное заполнение сумм в платежных документах : указаны разные рублевые суммы в левой и правой половине формы и т.п.), что легко допустить при вводе документов копированием. См. рисунок:

4. Неправильно выполненные корректировки долга (несхождение сумм в трех колонках табличной части, использование вида операции "Перенос задолженности" или "Списание задолженности" там, где необходимо использовать "Взаимозачет", особенно часто распространено использование вида операции "Списание задолженности" для переноса сумм между счетами учета взаиморасчетов (что опять-таки означает свободную проводку в аналитику, указанную на закладке "Счета учета", поэтому там не должны использоваться счета 60, 62, 76.05, 76.06). Вопрос ввода корректировок долга подробнее оговорен в разделе 4.3.

5. Неконсистентные данные в документах в результате неправильных автоматизированных манипуляций при различных выгрузках/загрузках и групповых обработках (незаполненные скрытые реквизиты, договор несоответствующего вида (например «с поставщиком» — в реализации)), причем некоторые ошибки не обнаруживаются при проведении, т.к. во многих типовых документах логика проверки заполнения реализована в форме документа (а при выгрузке/загрузке и групповых обработках форма не открывается, и эта логика, соответственно, не выполняется). Отдельно следует оговорить состояние, когда данные документа не соответствуют его проведению (сначала провели с одними данными, а потом записали в документ другие данные, не выполнив перепроведение).

6. Нарушение порядка учета ручного учета по документам расчетов (погашение платежным документом будущих долгов, зачет документом поступления/реализации будущих авансов и др., в результате чего по разным ресурсам разных регистрам проводятся несоответствующие друг другу суммы, что будет более подробно изложено в п. 4 раздела 4.3).

7. Технические проблемы . Мистика, ошибки в информационной базе, нетиповые доработки и др. ситуации, с которыми нужно звать специалиста.

Для выявления таких ситуаций необходимо регулярно выполнять следующее контрольное мероприятие : на какой-то выбранный момент времени сверить остатки взаиморасчетов по плану счетов (бухгалтерскому регистру) и по регистрам накопления .

А именно, можно воспользоваться оборотно-сальдовой ведомостью (анализом счета), вместе с ней составить универсальный отчет по одному из рассматриваемых регистров накопления, сгруппировав данные примерно так же как в бухгалтерском отчете, после чего сравнить их визуально, или в Excel/Calc, на предмет равенства.

Для автоматизации данного контрольного мероприятия (сверки остатков) в условиях большого количества узлов взаиморасчетов можно воспользоваться , пример использования с картинками описан в этой же публикации.

К сожалению, этот отчет сверяет только остатки в регистре бухгалтерии и регистрах накопления. Удобный оборотно-остаточный сверочный отчет я сделать не смог из за несколько разных принципов формирования движений при зачете авансов: не удается сопоставить обороты в одном запросе. Поэтому поиск точного момента ошибки придется выполнять «нащупывая» шагами, или половинным делением, дату, вперед от периода, когда еще не было расхождений, к текущему, или наоборот.

В случае выявления ошибок в остатках следует локализовать период ошибки, выполнить перебор документов по узлу и их проверку согласно вышеописанному перечню. После того, как нарушения будут устранены, восстановить последовательность, выполнить проведение по регистрам НДС, повторить контрольное мероприятие.

В результате будет устранен наиболее грубый уровень ошибок, после чего можно приступить к дальнейшему этапу.

4.3. Методически неправильное ведение взаиморасчетов в регламентированном учете.

Условия применения информации из данного раздела такие же, как и у 4.2 (в базе ведется регламентированный учет, неважно, есть ли управленческий). Предполагается, что рекомендации 4.2 исполнены, и остатки регистров на конец анализируемого периода совпадают с планом счетов.

В этом случае, даже при совпадении остатков, пользователи могут вести учет так, что это нарушает методику, которую разработчик технологии заложил в систему, на уровне применения счетов и субсчетов, и порядка погашения долгов / зачета авансов.

В регламентированном учете, при этом, могут наблюдаться следующие очевидные проблемы:

а) на субсчетах долга и аванса счетов 60 и 62 присутствует «красное» сальдо. То есть, у нас имеются отрицательные долги или авансы;

б) на субсчетах *1 и *2 счетов 60 и 62 присутствует одновременно и долг и аванс по одному договору;

в) в случае, когда мы ожидаем погашение долга, у нас образуется аванс (т.е., приходим к ситуации 2), а долг: не погашается вообще; погашается не полностью; долг погашается, но вместо образования аванса, становится красным (приходим к ситуации 1);

г) зеркальная пункту в) ситуация с зачетом авансов (аванс не погашается; аванс погашается частично, и при этом образуется долг; аванс становится красным).

Чуть выше я назвал эти проблемы очевидными, т. к. ошибка сразу визуально наблюдается в бухгалтерских отчетах по счетам 60 и 62. Но истинная ошибка возникла изначально не в регистре бухгалтерии, а в регистрах накопления. В регистре бухгалтерии мы увидели ее только потому, что счета 60 и 62 разделены субсчетами на долг и аванс, и каждый из этих субсчетов либо активный, либо пассивный.

Однако, расчеты с поставщиками и покупателями могут вестись на и счетах 76.05, 76.06, 76.09, а также аналогичных субсчетах для учета в у.е. (76.3x) и в валюте (76.2x). Эти субсчета не делятся на аванс и долг, являются активно-пассивными, поэтому ситуации а)-г) там визуально заметны не будут, но тем не менее, ошибки в регистрах накопления все равно могут быть.
Это может вызвать те же последствия — неправильный НДС с авансов, валютные или у.е.-шные расчеты, переоценки, курсовые разницы, но вы даже не будете об этом знать до проявления каких-то очевидных признаков ошибок в смежных участках.

Важно также отметить, что ошибочные ситуации а)-г) мы видим в оборотно-сальдовой ведомости по счетам взаиморасчетов, которая ограничена детализацией не глубже договора. Наши же узлы взаиморасчетов могут быть разделены сделками. В этом случае, одновременный аванс и долг по одному договору могут быть вполне нормальным явлением: аванс по одной сделке, долг по другой сделке, а в оборотно-сальдовой ведомости эта детализация недоступна, поэтому если речь идет о счетах 60, 62 — мы увидим развернутое встречное сальдо в разных субсчетах, а в счете 76.05, 76.06, 76.09 — свернутое сальдо.

Для выявления проблемных ситуаций описанных в данном разделе, следует использовать отчет и контрольные мероприятия №4-5, . Вы можете также воспользоваться универсальным отчетом, хотя это и менее удобно.

Рассмотрим основные причины ошибок и способы их устранения.

1. Невосстановленная последовательность взаиморасчетов.
Устранение. Восстановить последовательность, повторить контрольное мероприятие. Если не помогло — переходить к следующим пунктам.

2. Подстановка неправильных пар счетов учета долга/аванса в документы.
Неправильно: 60.01/60.01, 60.02/60.02 и все в этом роде. Обычно возникает, когда мы пытаемся «принудить к миру» алгоритм зачетов аванса. Не делайте так. В подавляющем большинстве случаев программа сама способна разобраться с авансами и долгами, хотя ее логика и сложная/странная. Ошибка, ваша уже далеко позади, ищите ее в прошлом, текущий документ работает неправильно лишь потому, что видит неправильные остатки по регистрам накопления. Правильно: указывать разный субсчет аванса и субсчет долга (т. е. 60.01 / 60.02), если для данного счета заведены отдельные субсчета для авансов и долгов.

Неправильно: 60.01/60.22. Вероятно, операторская ошибка, в результате которой долг находится на рублевом субсчете, а аванс — на валютном. Правильно: указывать соответствующие друг другу пары счетов долга и аванса (60.21/60.22, 60.31/60.32 и т.п.).

Неправильно: 76.05/76.06. Это в бухгалтерии 4.5 платформы 7.7 для расчетов с прочими дебиторами и кредиторами имелись раздельные субсчета аванса и долга, а здесь 76.05 — расчеты с прочими поставщиками, а 76.06 — с покупателями. Правильно: Для субсчетов 76 счета не открыты отдельные подсубсчета для авансов и долгов, поэтому в оба поля указываем одно значение — либо 76.06/76.06, либо 76.05/76.05.

Счета подставляются почти в любой документ - в платежные, отгрузочные документы, корректировка долга - явно, или через механизм умолчаний, задаваемых через регистр сведений "Контрагенты организаций".

Устранение. Расшифровать соответствующую строку ОСВ или отчета по регистрам накопления по регистратору, открыть и осмотреть каждый регистратор, проверить правильность указания счетов (явно или по умолчанию). Исправить при необходимости, провести. Убедиться, что этот конкретный документ сформировал правильные движения и проводки по зачету авансов / погашению долгов.

Поскольку у вас только что откатилась последовательность, перейти к пункту 1 выше, либо вручную перепровести документы по данному узлу взаиморасчетов хронологически от точки правки до текущего момента.

3. Неправильное использование документов «Корректировка долга».

Про использование корректировок долга в КА/УПП, вероятно, следует написать целую книгу. В этих документах крайне легко допустить ошибку, и описать все возможные проблемы в этой статье не представляется возможным.

Если вкратце, то во-первых, следует обращать внимание на вид операции.

• Вид операции «Взаимозачет» используется, когда необходимо перенести между несколькими узлами, ведомыми по регистрам, на которых присутствует сальдо противоположного знака (не обязательно в этой же сумме). Тогда при проведении документа на всех этих узлах будет погашаться/зачитываться долг и аванс.
• Вид операции «Перенос задолженности» используется тогда, когда необходимо перенести сальдо с одного узла, ведомого по регистрам, на другой узел, тоже ведомый по регистрам, где присутствует сальдо того же знака, или отсутствует вообще. При данном виде операций погашение долга и зачет аванса будет происходить только на узлах, указанных в табличной части, а на узле-получателе долг и аванс могут только образовываться.
• Вид операции «Списание задолженности» используется тогда, когда необходимо списать дебиторскую и/или кредиторскую задолженность с одного или нескольких узлов, ведомых по регистрам, на произвольную аналитику бухгалтерского учета (т. е. свободной проводкой). При этом, как уже было описано в 4.2, можно заставить программу делать свободную проводку на счет, на котором ведутся взаиморасчеты, и который дублируется в регистрах, но сами движения по регистрам накопления сделаны не будут. При этом возникают расхождения между регистром бухгалтерии и регистром накопления.
• Этим же видом операции можно не только списать существующую задолженность, но и оприходовать задолженность, как бы списывая несуществующую задолженность противоположного знака.

Во-вторых, следует обратить внимание на то, что корректировка долга, при отражении во всех контурах учета, спрашивает с вас для каждого узла до 3 (трех) сумм, которые в подавляющем большинстве случаев должны быть равны. Одна сумма — в валюте взаиморасчетов, вторая — в валюте учета, и третья — для принятия к налоговому учету (см. рисунок):

Впрочем, если эти суммы отклоняются, то вы это должны были заметить еще при проверках по разделу 4.2, либо в налоговом учете вне рамок данной статьи.

В-третьих, для двухконтурного учета, следует понимать, как должны быть включены флажки отражения в управленческом и регламентированном учете в случае этого узла взаиморасчетов (см. раздел 2 на предмет примеров плановых отклонений учетов друг от друга).

Напомню также, что все, что было сказано в пункте 2 данного раздела про пары счетов, в полной мере относится и к корректировкам долга.

Локализация - как в следующем пункте, поскольку в регистрах образуются такие же проблемы. Устранение - расшифровать узел взаиморасчетов по регистратору, осмотреть все корректировки, найти расхождения в суммах, устранить, провести. Перейти к пункту 1 про последовательность.

4. Нарушение порядка учета по документам расчетов при включенном ручном учете.

Допустим, мы пытаемся принять оплату, указав вручную документ долга (см. рисунок):

Предположим, что происходит опытка зачесть аванс (погасить долг) в большем объеме, чем он есть на остатках. В этом случае выводится сообщение:

Проведение документа: Платежное поручение входящее ТТ-00003245 от 10.02.2017 0:00:00 (Оплата от покупателя)
Указана сумма взаиморасчетов, превышающая непогашенный остаток по документу расчетов с контрагентом!
Договор: <Здесь название вашего договора> от 31.01.2017, сделка не указана, документ расчетов: Реализация товаров и услуг ТТ-00000620 от 31.01.2017 23:00:00;
Остаток 0 руб.; указана сумма 10 000 руб.; превышение 10 000 руб.

Пусть вас не смущает словосочетание «сделка не указана» - речь идет лишь о том, что учет по сделкам отключен, и заказ (счет) не указан в данном узле взаиморасчетов. Основная мысль здесь выделена жирным. Остаток задолженности по документу реализации товаров и услуг ТТ-00000620 отсутствует, а вы пытаетесь его погасить в сумме 10 000 рублей. В принципе, проводки будут сделаны, и подвоха в них не будет: Дт 51 — Кт 62.01. А вот в движениях по регистру накопления будет "небольшая" проблема (см. рисунок):

В ресурс «Сумма взаиморасчетов» помещена сумма, а в «Сумма бух. учета» нет.

В нашем примере остаток погашаемого долга был 0, но он вполне бы мог быть в сумме меньшей, чем предполагается погасить. И последствия будут примерно такие же: суммы в двух ресурсах не будут совпадать - в «Сумма бух. учета» будет записан лишь доступный остаток долга.

Такие же проблемы возникают, когда в документе мы пытаемся погасить долг (зачесть аванс) в правильной сумме, но по документу расчетов, который находится в будущем. Действительно: ведь на момент проведения текущего документа долга (аванса) по целевому документу еще нет в природе — он появится позже.

Поскольку при отражении следующей, по этому узлу взаиморасчетов, хозяйственной операции, автоматика проведения будет анализировать остатки регистров накопления, отсутствие в ней суммы приведет к неправильному зачету (образованию) аванса или долга, и начнется тот же порочный круг, который был описан в начале раздела (неправильные проводки, исправляемые неправильными проводками). Описанное расхождение ресурсов является большой проблемой, его нельзя допускать.

Иногда такая же проблема случается и при автоматическом ведении учета по документам расчетов. Устраняется обычно последовательным перепроведением документов (а вот восстановление последовательности помогает не всегда). Иногда такая проблема - лишь следствие более ранней ситуации расхождения по данному узлу взаиморасчетов.

Локализовать этот вид ошибки можно воспользовавшись , контрольное мероприятие №3.

Устранение: исключить техническую проблему проведения (попробовать перепровести документ, обновить контрольный отчет), затем проверить соответствие сумм для разных видов учета (если это корректировка долга или платежный документ). Убедиться, что по этому узлу взаиморасчетов не было ошибки раньше.

4.4 Внесхемное (внеплановое) отклонение между данными регламентированного учета и управленческого учета.

Разбираясь с нюансами соответствия регламентированного учета "самому себе", мы немного отвлеклись от управленческого. Положения данного раздела применяются, если в одной информационной базе ведется оба контура учета.

Как было указано в разделе 3, у управленческого учета свои регистры, по ним составляется свой комплект отчетов (часть из которых отражена на схеме в разделе 3 части 1 данной публикации), причем именно этими отчетами обычно пользуется «небухгалтерская» часть пользователей.

В этом случае предприятие фактически автоматизировано по двухконтурной схеме, хотя может и не догадываться об этом: есть управленческий и регламентированный учет, и обоими контурами пользуются разные люди.

По разным причинам, как было упомянуто в разделе 2, в управленческий и бухгалтерский учет могут планово попадать разные данные. Это образует отклонения, которые следует держать под контролем, и регулярно проверять, потому как могут образоваться и другие отклонения, вызванные ошибками .

Ошибки эти крайне распространены, потому что за чисто регламентированным учетом следят "процессуально близкие" к актам сверки бухгалтеры, вовремя поднимают тревогу, если что-то не так. А вот управленческий учет оказывается выбит из контрольных мероприятий, и живет сам по себе, постепенно отклоняясь из за забытых галочек и несхоящихся сумм в разных полях документов.

Поэтому часто работа предприятия, автоматизированное на УПП/КА, выглядит примерно так:

1. Бухгалтеры "в домике", смотрят взаиморасчеты в привычные еще с версии 7.7 «беленькие» оборотно-сальдовые ведомости. и других отчетов не признают. Контрольные мероприятия делаются чисто в регламентированном контуре, правки нередко накладываются операциями (о вреде которых написано в 4.2, но хотя бы бухгалтерские отчеты показывают что-то, близкое к правде).

2. Менеджеры смотрят в свои «серенькие» отчеты по управленческому учету, и про другие источники информации тоже не знают. Также они не знают, что их контур учета де-факто не работает, а успешно не знать об этом дальше им помогают экзотические отборы, которые "прячут" ошибки и нестыковки.

3. Супервизора (сводящего), мыслящего в двух контурах нет вообще.

4. За месяцы и годы работы между разными регистрами набежали существенные отклонения, и все отчеты показывают совершенно разные данные, которые, если поотключать имеющиеся отборы, не сходятся друг с другом на 10-40%.

5. По этой причине никто толком не знает, кто и сколько должен нам и кому мы. Все решают свои локальные задачи, а вышеизложенное противоречие никого не волнует до тех пор, пока очередное расхождение между контурами учета не пробьет отборы, и контора не прокосячит отправить (получить) пару фур товара или взыскать несколько миллионов просрочки.

Про взаимодействие пользователей в разных контурах учета вообще вспоминается анекдот: По реке, вниз по течению, плывет лодка. На корме сидит чукча, курит трубку. Жена гребет против течения, силенок мало, лодка все равно сплавляется вниз. Чукча думает: «Хорошо ей, греби себе да греби. А мне о жизни думать надо».

Основные причины возникновения отклонений:

• Все, что было указано в разделе 4.2 с поправкой на то, что мы сравниваем проводки и регистры, теперь, управленческого учета.
• Банальные операторские ошибки при установке состояния флажков отнесения к тому, или иному контуру учета.

Дополнительная причина:

Вышеописанное применяется теперь не только к расчетам по приобретению и реализации, но и ко всем остальным расчетам. Например, к займам и процентам по ним, финансовым вложениям, расчетам через третих лиц (включая судебных приставов) и др. Они же должны быть представлены не только в регламентированном, но и управленческом учете (и отображаться в упр. отчетах). А именно эти операции обычно делаются нетиповыми проводками, к которым сложно подобрать типовые документы так, чтобы одновременно двигался и регистр бухгалтерии, и регистр накопления упр. учета "Взаиморасчеты с контрагентами", и корреспондирующая аналитика тоже правильно двигалась и по плану счетов и по соответствующим регистрам (например, РАУЗ). Характернейший пример отражен в пункте 4 раздела 4.5.

Конкретно в участке взаиморасчетов для выявления отклонений следует сравнить остатки по анализу субконто «Контрагенты-Договоры» (который покажет нам данные регламентированного учета) и по отчету «Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами» (который отразит данные управленческого). Затем локализовать день, когда возникли отклонения, составляя аналогичные сверки на прошлые периоды до тех пор, пока не найдется точка сходимости. Пересмотреть документы по проблемному узлу взаиморасчетов за этот день и устранить ошибку.

Для автоматизации данной процедуры могу порекомендовать и приложенное к нему контрольное мероприятие.

4.5. Ошибки учетной системы, не позволяющие вести учет каким-либо конкретным образом.

Кроме операторских ошибок, а также by-design ограничений учетной системы, затронутых в разделе 4.1, существует еще пласт проблем, которые, по характеру, ближе к ошибкам разработчика, и которые мешают нам, в некоторых случаях, комфортно жить.

1. При включенном учете по документам расчетов, документы «Корректировка поступления», «Корректировка реализации», в случае, если они на уменьшение, и должны образовывать авансы, относят суммы на неправильный субсчет (60.01, 62.01, вместо субсчетов 02), что лечится, к сожалению, только доработкой, или отказом от ручного учета по документам расчетов.

2. Если вы ведете взаиморасчеты в реальной валюте, или в условных единицах, то в бухгалтерском и управленческом учете переоценка задолженности будет происходить разными способами.

В бухгалтерском учете авансы в валюте и условных единицах не переоцениваются (примерно с 2010 года). Переоценке подлежат только долги. Но дело в том, что разработка модуля управленческого учета «замерзла» раньше, и в нем остался старый механизм переоценки, предполагающий переоценку и долгов и авансов.
Небольшие правки разработчик технологии, как я понимаю, все-таки предпринял. Для нового механизма нужен учет по документам расчетов, который в управленческом контуре УПП/КА автоматически не ведется (см. 4.1). Если вы включите ручной режим, то переоценка в управленческом учете будет осуществляться правильно, а если нет — то остатки рублевого покрытия в бухгалтерском и управленческом учете будут всегда отличаться. Здесь мы переходим к разделу 4.4 и наблюдаем расхождения в работе отчетов, работающих по разным контурам.
Как это "точечно" доработать, я лично пока не понял.

3. При использовании расчетов по возвратной таре, суммы проводятся по плану счетов, однако в регистрах накопления регламентированного и управленческого учета не отражаются.

Во-первых, это вызывает отклонения по контрольным мероприятиям пункта 4.4 в любом случае, а по 4.2 — если вы ведете обычные расчеты и расчеты по таре на одном субсчете (например, на 76.05 или 76.06), причем в последнем случае будет крайне тяжело выкинуть эти узлы взаиморасчетов из контрольных мероприятий каким-либо отбором по счету (ведь на этом счете живут другие, "нормальные" контрагенты, поэтому придется отбирать по списку договоров).

Во-вторых, это приводит к тому, что закрывающие корректировки долга и платежи по расчетам, связанным с возвратной тарой, нужно делать со своей особой логикой (добиваясь обратного тому, о чем я говорил в 4.1 — чтобы на этот раз проводки формировались, а движения по регистрам нет (поскольку их не было изначально)), чтобы не углублять ошибку.
Поэтому здесь рекомендации могут быть следущие:

1) Развести счета учета расчетов по возвратной таре и основных расчетов. Вообще, завести отдельные счета учета расчетов по возвратной таре (типа 76.10 / 76.11) — проще добавлять их каждый раз вручную в балансе, чем тратить время на обход этих «плановых» отклонений в контрольных мероприятиях.

2) Желательно добиться того, чтобы возвратная тара всегда сопровождалась отдельными накладными, не смешиваясь с основными товарами или услугами. Тогда и в информационную базу мы занесем их отдельными документами.

4. Списание дебиторской задолженности на затраты, либо прочие расходы. Начисление процентов по займам и кредитам (оприходование кредиторской задолженности за счет прочих расходов).

К сожалению, здесь мы вообще не можем правильно подобрать один документ, который сделал бы нам и проводки, и движения по регистрам накопления.

Если мы воспользуемся корректировкой долга, вид операции "Списание задолженности", то обнаружим, что у нас правильно сформировались все движения по участку взаиморасчетов, проводки в 91 счет (указанные на закладке "Счета учета" вместе с аналитикой) выполнены верно, но в регистр накопления управленческого учета затрат (Затраты или УчетЗатрат, в зависимости от того, используется ли партионный учет или РАУЗ) соответствующая сумма, как прочие затраты, не попала вообще. Если мы воспользуемся документом "Прочие затраты", который без проблем закредитует счет взаиморасчетов, задебетует 91 счет, и сделает движения в регистры учет затрат, то обнаружим, что с регистров накопления по учету взаиморасчетов сумма не списалась.

а) использовать вариант одновременной корректировки долга в обоих контурах учета, плюс документ "Прочие затраты" только в управленческом учете, а можно даже проконтролировать их соответствие друг другу и полноту ввода каким-нибудь костыльным отчетом;

б) доработать документ "Прочие затраты", чтобы он делал движения по регистрам накопления в участке взаиморасчетов;

в) доработать документ "Корректировка долга", чтобы он делал движения в регистры накопления учета затрат;

г) отказаться от управленческого учета затрат.

д) вести проценты по кредитам и займам только на плане счетов и исключить их из всех вышеописанных контрольных мероприятий.

Как только я припомню что-то еще, обязательно допишу, хотя я полагаю, что у каждого внедренца имеется маленькое кладбище, где он похоронил исправленные или обойденные ошибки разработчика технологии.

Заключение

На этом пока все. Если вы дочитали до этого момента, хотел бы поблагодарить за внимание, и выразить надежду, что изложенная информация чем-либо помогла.

Чуть позднее, если позволит время, я постараюсь опубликовать подборку «хороших практик». Просто это настолько неисчерпаемая тема, что мне бы хотелось сначала понаблюдаю за вопросами, если таковые появятся, сопоставить с опытом и, возможно, дать в форме ответов. Кроме того, я не знаю, насколько еще актуально обсуждать, с точки зрения правильного ведения регламентированного учета, выводящиеся из эксплуатации конфигурации, которые с каждым годом будут все меньше соответствовать законодательству.

к Депозитарному договору

№ _____ от “____“ _________2012 года.

Порядок взаиморасчетов

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок взаиморасчетов определяет отношения Депозитария и Депонента в части, касающейся их денежных расчетов по Депозитарному договору (далее – Договор), в течение всего срока действия Договора.

1.2. Порядок взаиморасчетов действует и после расторжения Договора вплоть до полной передачи, в соответствии с Условиями, ценных бумаг Депонента, хранившихся в Депозитарии (учитываемых на счете депо Депонента в Депозитарии), от Депозитария к Депоненту и оплаты услуг Депозитария.

1.3. Порядок взаиморасчетов может быть изменен:

· в любой момент после подписания сторонами соглашения, изменяющего или дополняющего настоящий Порядок взаиморасчетов;

· Депозитарием в одностороннем порядке через один месяц после уведомления в письменном виде Депонента о внесении соответствующего изменения.

1.4. Платежи Депонента Депозитарию по Договору осуществляются на основании выставляемых счетов. Счета выставляются Депозитарием и оплачиваются Депонентом в рублях. Счета могут высылаться Депозитарием Депоненту с использованием средств факсимильной связи.

1.5. Платежи Депонента Депозитарию по Договору включают в себя:

· оплату услуг по хранению ценных бумаг и (или) учету прав Депонента на ценные бумаги;

· оплату услуг Депозитария по проведению текущих операций для Депонента;

· оплату дополнительных услуг Депозитария.

1.6. Услуги Депозитария по хранению ценных бумаг и (или) учету прав Депонента на ценные бумаги, переданные Депозитарию как номинальному держателю, оплачиваются Депонентом на основании счетов, выставляемых Депозитарием Депоненту ежемесячно. Счета выставляются на основании раздела 2 настоящего Порядка взаиморасчетов (Прейскуранта услуг Депозитария) в течение первых пяти рабочих дней месяца, следующего за оплачиваемым.

1.7. Стоимость услуг Депозитария по хранению ценных бумаг и (или) учету прав собственности Депонента на ценные бумаги рассчитывается следующим образом: неполный месяц пользования услугами Депозитария округляется до полного и счет выставляется как за полный месяц учета и хранения ценных бумаг Депонента.

1.8. Счета, указанные в п.1.6., оплачиваются Депонентом в течение десяти банковских дней со дня выставления их Депозитарием.

1.9. Услуги Депозитария по текущим операциям, проводимым Депозитарием по распоряжениям Депонента или по дополнительным соглашениям Сторон, оплачиваются Депонентом на основании счетов, выставляемых Депозитарием не чаще, чем один раз в неделю на основании раздела 2 настоящего Порядка взаиморасчетов.

1.10. В счета, выставляемые Депозитарием Депоненту за проведение текущих операций, включаются издержки Депозитария на проведение соответствующих операций, а именно:

· расходы на оплату услуг сторонних организаций:

Регистраторов и депозитариев;

Расчетных организаций;

Трансфер-агентов;

Агентов по перерегистрации;

Курьеров;

Почты (в том числе, при необходимости, экспресс-почты);

Нотариусов и переводчиков;

· транспортные расходы;

· расходы на командировки сотрудников;

· другие разумные расходы, произведенные Депозитарием для выполнения распоряжений Депонента.

1.11. В том случае, если сумма издержек, оговоренных в п. 1.10., по предварительным расчетам превышаетДвадцать тысяч) рублей, Депозитарий имеет право выставить счет, указанный в п. 1.10, до проведения операций. В этом случае операции проводятся после получения денежных средств от Депонента.

1.12. Счета, указанные в п. 1.10, оплачиваются Депонентом в течение десяти (девяноста – для нерезидентов) банковских дней с момента выставления их Депозитарием. Вместе со счетами Депозитарий выписывает счета-фактуры. По согласованию Сторон, они подписывают акт о выполненных работах за отчетный период.

1.13. Датой оплаты считается дата списания требуемой суммы с расчетного счета Депонента при наличии платежного поручения с отметкой расчетного банка Депонента или мемориального ордера , полученных через банк, либо непосредственно от Депонента. Если в течение тридцати (30) (для нерезидентов – 95) календарных дней с даты выставления счета на оплату услуг денежные суммы в размере выставленного счета не будут зачислены на расчетный счет Депозитария, то Депозитарий вправе приостановить осуществление всех операций по счету депо Депонента, а также прием депозитарных поручений от Депонента до полного возмещения всех причитающихся по Договору сумм.

1.14. При оплате счета в долларах США или Евро сумма платежа пересчитывается по курсу Центрального банка РФ на дату выставления счета. При значительном уменьшении курса доллара США и (или) Евро по отношению к рублю (больше, чем на 15% от курса на дату заключения договора) Депозитарий вправе в одностороннем порядке изменить Прейскурант, предварительно уведомив об этом Депонента.

2. Прейскурант услуг Депозитария .

№ п/п	Наименование услуг	Стоимость/доплата за срочное исполнение	Единица измерения
	Открытие счета депо		руб. за счет
	Закрытие счета		руб. за счет
	Ведение счета депо
	Ведение счета депо		руб. в месяц за хранение и/или учет		руб. за поездку
	Расходы на командировку, связанную с исполнением поручения Депонента		руб. за день/1 сотрудник, не считая накладных расходов
	Почтовые расходы (включая подготовку документов для отправки)
	Почта России		руб. за одно заказное письмо
	Иные почтовые службы		руб. за одно письмо
	Услуги нотариусов по заверению копий учредительных документов Депозитария для открытия счета НД в реестрах владельцев ценных бумаг или в депозитариях		руб. за заверение копий комплекта документов
	Отправление корреспонденции по междугородней факсимильной связи в интересах Депонента	60 за страницу, но не менее 180
	Изготовление ксерокопий документов, предоставленных Депонентом		руб. за страницу
	Иные услуги, связанные с исполнением Депозитарием поручения Депонента, не названные в настоящем Прейскуранте	по соглашению сторон

3. ПОДПИСИ СТОРОН

от депозитария: от Депонента:

____________ / / __________ / _______________/

На указанный тариф производится начисление НДС по действующей ставке.

Включая прием учредительных документов, доверенностей и проверку правильности оформления;

В случае резервирования ЦБ на корреспондентском счете Депозитария, открытом в ином депозитарии, обслуживающем организатора торгов. Открывается на основании дополнительного соглашения к Договору.

Без учета прямых издержек Депозитария.

Без учета прямых издержек Депозитария.

Без учета прямых издержек Депозитария, если такие возникнут.

Без учета услуг нотариуса, переводчика и сторонних организаций.

Без учета прямых издержек. В случае наличия нескольких Депонентов прямые издержки и комиссия делятся между ними в равных долях.

Если соответствующим договором с регистратором не предусмотрены иные расценки.

Без учета комиссии за выезд курьера.

Рассмотрим сабж на примере расчетов с клиентами (в случае поставщиков, все в общем зеркально).
Как правило, система подразумевает одновременное использование и соглашений, и договоров - т.е. функциональная опция Договоры (НСИ и администрирование -> Продажи -> Договоры с клиентами ) включена. В таком случае, в соглашении можно определить порядок расчетов - использовать расчеты по договорам, или нет:

Если договоры не используем, то расчеты можно детализировать по заказам или по накладным :

Если же договоры используем, то порядок расчетов задается в самом договоре. В этом случае, он может быть по договорам , по заказам , или по накладным :

В случае, если опция Использовать договоры отключена, то порядок расчетов в соглашении указать вообще нельзя:

Проверим, как система будет определять валюту расчетов в зависимости от использования или неиспользования договоров.
1. Договоры - используются, порядок расчетов определяется договором . Создадим соглашение, в котором будут использоваться договоры, т.е. порядок расчетов определит договор. В самом договоре, укажем порядок расчетов - по договору и валюту - CZK:

Теперь создадим Заказ клиента по этим соглашению и договору:

Валюта в заказе по умолчанию проставилась как CZK:

Попробуем вручную ее изменить на рубли:

При этом, в шапке заказа договор "соскочит", и выбрать его заново нельзя:

Т.е., заказ в принципе можно создать лишь в той валюте, которая определена в договоре. Аналогично и с РТУ по данному заказу - указать валюту, отличную от валюты договора, нельзя. Заведем РТУ и отгрузим товар:

В карточке расчетов, валюта расчетов указана как CZK, т.е. это строго валюта договора :

2. Договоры - используются, порядок расчетов определяется соглашением . Допустим, мы не хотим использовать договоры в конкретном соглашении. Создадим соглашение с порядком расчетов - по заказам, и валютой - CZK:

Если создать заказ по этому соглашению, то валюта по умолчанию подтянется из него - в примере, это кроны:

При этом, как в самом заказе, так и в РТУ на основании заказа, валюту можно спокойно сменить, например на рубли:

Соглашение при этом из заказа или РТУ не пропадает.
После того, как товар отгружен, можно посмотреть карточку взаиморасчетов. Валютой расчетов тут всегда будет являться валюта расчетов документа отгрузки - РТУ в нашем случае:

3. Договоры отключены совсем . Снимем флажок Договоры с клиентами.:

Теперь, в соглашении указать порядок расчетов невозможно, поле неактивно. Система будет использовать порядок расчетов по умолчанию - по накладным. Создадим Заказ клиента:

Укажем в нем валюту - CZK:

Как и в предыдущем кейсе, ее можно будет поменять на другую. Далее, создадим по Заказу РТУ, и укажем, что расчеты будут проводиться в рублях:

После отгрузки, в карточке расчетов валюта - рубли:

Попробуем изменить валюту РТУ на CZK. В результате, в карточке расчетов валютой расчетов будут кроны:

Т.е., если функциональная опция Использовать договоры отключена, валюта взаиморасчетов определяется документом отгрузки (= накладной, = РТУ).

Вопрос 9.2 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Соглашение
2. Договор
3. Заказ
4. Варианты 1 и 2
5. Варианты 2 и 3
6. Варианты 1 и 2 и 3

Верный ответ - пятый, разбор см. выше.

Вопрос 9.3 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Взаиморасчеты с партнерами могут вестись в разрезах:

1. Соглашение
2. Накладная
3. Варианты 1 и 2
4. Варианты 2 и 3
5. Варианты 1 и 2 и 3

Проверено.

Вопрос 9.4 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. В случае неиспользования договоров и использования соглашений, валюта взаиморасчетов определяется:

1. Валютой, указанной в соглашении
2. Валютой, указанной в заказе
3. Варианты 2 или 3
4. Верный все варианты

Проверено. Правильный ответ - третий, разбор см. выше. Валюту можно указать в документе заказа, оттуда она транслируется в документ поступления или отгрузки, где ее можно изменить.

Вопрос 9.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. В случае использования договоров, валюта взаиморасчетов определяется:

1. Валютой, указанной в договоре
2. Валютой, указанной в заказе
3. Валютой, указанной в документе поступления или отгрузки товара
4. Варианты 2 или 3 в зависимости от настройки договора
5. Варианты 1 или 2 или 3 в зависимости от настройки договора

Проверено. Правильный ответ - первый, разбор см. выше.

Вопрос 9.6 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Порядок ведения взаиморасчетов при одновременном указании и соглашения, и договора, определяется:

1. В соглашении
2. В договоре
3. Должен быть определен или в соглашении, или в договоре

Проверено. Верный ответ - второй, разбор см. выше.

Вопрос 9.1 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Система позволяет работать с такими видами задолженности, как:

Вариант 1 или 2

Вариант 1 или 3

Вариант 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - пятый. Отчет комитенту о списании и Поступление услуг и прочих активов, т.е. накладные, могут быть объектами расчетов, разбор см. выше.

Возможность ведения взаиморасчетов по договорам продажи определяется при регистрации условий продаж по работе с клиентами, в соглашении с клиентом.

Информация о том будут ли вестись договора с клиентами, работающими в соответствии с теми условиями, которые определены в соглашении, регистрируется на страницеУсловия продаж .

Аналогичным образом в соглашениях с поставщиками регистрируется необходимость оформления договоров с поставщиками.

Оформление договоров

Договора заключаются между конкретной организаций торгового предприятия и организацией стороннего предприятия (контрагентом).
Отдельно регистрируются договора с покупателями, поставщиками, комиссионерами и комитентами. Новый договор рекомендуется оформлять на основании соглашения, оформленного с клиентом или с поставщиком.

В новом договоре указывается информация об организации, от имени которой оформляется договор и контрагент (юридическое или физическое лицо сторонней организации) с которым заключается договор. В качестве партнера может быть указана группа партнеров, например в том случае, если предполагается работа с сетью магазинов, которые работают от имени одного юридического лица, с которым и заключается договор. В форме договора также указывается информация о тех расчетных счетах, которые по умолчанию будут заполняться в документах, оформленных по договору. В договоре определяется валюта, в которой будут вестись взаиморасчеты по договору и порядок оплаты.
В договоре определяется вариант учета расчетов по договору. Предусмотрено два варианта учета расчетов по договору.

■ Вариант учета расчетовПо заказам/накладным аналогичен тому, который применялся в более ранних версиях. Взаиморасчеты ведутся в рамках заказов или в рамках накладных, если накладные оформлены без заказа. При этом добавляется еще один разрез детализации взаиморасчетов – договор.
■ Вариант учета расчетовПо договорам предполагает ведение общих взаиморасчетов в рамках договора. При таком варианте учета расчетов можно оформлять заказы клиентов, проводить все операции, связанные с обеспечением товаров. Однако при таком варианте учета расчетов не поддерживается отслеживание оплаты каждого конкретного заказа, оплата контролируется по договору в целом.

При вводе договора на основании соглашения в нем автоматически заполняются все те основные реквизиты, которые определены в соглашении. Договор может быть создан как на основании индивидуального, так и на основании типового соглашения. При создании на основании типового соглашения в договоре автоматически устанавливается информация о валюте взаиморасчетов и порядке оплаты. Информацию о партнере и контрагенте следует ввести вручную. Информация о менеджере, ответственном за ведение договора с клиентом (поставщиком) также заполняется из соглашения с клиентом. При необходимости эту информацию можно изменить.

Для договора предусмотрены следующие статусы:Не согласован ,Действует ,Закрыт . При вводе договора в действие следует указать период действия договора. Оформление документов возможно только по действующим договорам.

В рамках договора можно хранить печатную форму подписанного договора (Присоединенные файлы ). Предусмотрена возможность выдачи, регистрации и просмотра выполненных задач в рамках договора.

Список тех договоров, которые заключены с клиентами и поставщиками можно посмотреть в соответствующих разделахПродажи (Запасы и закупки ).

В списке договоров можно произвести отбор договоров, которые заключены от имени конкретной организации торгового предприятия и отбор договоров, заключенных с конкретной организацией клиента или поставщика (Контрагент ). Также предусмотрен отбор тех договоров, за которые ответственен конкретный менеджер.

Работая в списке договоров, менеджер может отобрать договора по их статусу, а также вывести список тех договоров, по которым истекает срок действия. Используя командуУстановить статус можно изменить статус договора. Например, закрыть те договора, по которым истек срок действия.

Оформление документов в рамках договора

В рамках договора можно оформлять все документы продажи, закупки и платежные документы. При ведении учета по договорам документы взаимозачета, сверки взаиморасчетов также оформляются с детализацией по конкретным договорам. Предусмотрена также возможность ввода начальных остатков взаиморасчетов с клиентами и поставщиками с детализацией по конкретному договору.

Указание договора в документах продажи

Информация о договоре в документах продажи заполняется только в том случае, если документы оформлены в рамках соглашения, по которым предусмотрена возможность ведения учетов по договорам. Если по соглашению, которое указано в документе, не требуется указание договора, то информация о договоре будет недоступна.
После указания партнера, соглашения и организации информация о контрагенте и договоре может быть заполнена автоматически. При подборе договора учитываются следующие данные:

■ Валюта договора и порядок оплаты должен соответствовать, указанному в соглашению.
■ В договоре должен быть указан партнер и организация, выбранная в документе.

Если для партнера по результатам подбора определен один контрагент и договор, то эта информация будет автоматически заполнена в документе.
Если для контрагента определено несколько договоров, то договор выбирается из списка доступных договоров. В список доступных договоров попадают только те договора, которые соответствуют данным, указанным в документе.

Валюта взаиморасчетов в документах продажи (заказ клиента, реализация товаров и услуг и т.д.) устанавливается в соответствии с той валютой, которая определена в соглашении с клиентом. Установленная валюта жестко связана с валютой взаиморасчетов в договоре. Если пользователь имеет право устанавливать валюту взаиморасчетов документа, отличную от валюты, определенной в соглашении, то он должен указать новый договор, в котором взаиморасчеты будут вестись в другой валюте (валюте взаиморасчетов по документу).

Расчет и контроль задолженности по документу зависит от того, какой порядок учета расчетов используется.

■ По заказам/накладным . Показывается сумма задолженности по конкретному документу (заказу, накладной). При изменении статуса заказа клиента при проведении документа контролируется наличие необходимой предоплаты в соответствии с указанными этапами оплаты.
■ По договорам . Показывается сумма задолженности в целом по договору. При изменении статуса заказа сумма необходимой предоплаты при проведении документа не контролируется. Сроки задолженности можно проконтролировать в отчетеАнализ расчетов с клиентами . Даты задолженности в отчете будут показаны в соответствии с теми этапами оплаты, которые указаны в заказе клиента и той датой оплаты, которая указана в накладной, если она оформляется без указания заказа клиента.

Указание договора в документах поставки

Возможность указания договора в документах поставки не контролируется. Документ поставки может быть оформлен без указания соглашения, но с указанием договора с поставщиком. Порядок учета расчетов в этом случае определяется тем порядком расчетов, который указан в договоре с поставщиком.

Показ задолженности в документах поставки также зависит от применяемого порядка учета расчетов.

■ По заказам/накладным , то показывается задолженность по конкретному документу.
■ Если применяется порядок учета расчетовПо договорам , то показывается задолженность по в целом по договору. Информацию о сроках задолженности можно проконтролировать в отчетеАнализ расчетов с поставщиками , в соответствии с указанными сроками оплаты в заказе поставщику и накладным.

Указание договора в платежных документах

Информация о договоре указывается в табличной части платежного документа. В одном платежном документе можно регистрировать оплату по нескольким договорам одного контрагента. С помощью командыПодобрать по остаткам можно автоматически заполнить табличную часть документа по тем договорам, по которым имеется задолженность.
При этом возможна детализация оплаты по конкретным документам расчетов.

Оформление предоплаты по договору клиента

Предусмотрена возможность регистрации предоплаты по договору клиента. В этом случае на основании договора оформляется документСчет на оплату (предоплата) . В счете на оплату автоматически заполняется та информация, которая была указана в договоре (контрагент, организация, расчетный счет и т.д.). В качестве назначения платежа будет указана оплата по договору.

В счете на оплату можно указать этапы оплаты по договору. Информация о датах оплаты по договору будет учитываться в платежном календаре. На основании счета на оплату можно оформить любой платежный документ. В платежном документе будет указан счет на оплату и договор, по которому была зафиксирована оплата в соответствии со счетом на оплату.

Автоматическое распределение оплат по документам отгрузки и поставки в рамках договора

Автоматическое распределение оплат по документам отгрузки (поставки) производится регламентным заданиемВыполнение отложенных движений по расчетам с партнерами .
Распределение оплат зависит от применяемого в документах отгрузки (поставки) порядка учета расчетов.

По договорам . Все оформленные в рамках договора оплаты будут распределены по документам отгрузки (поступления) по принципу ФИФО. При распределении будут учитываться все документы реализации товаров и услуг (поступление товаров и услуг), в том числе и те которые, оформлены по заказам.

По заказам/ накладным . Оплаты оформляются по конкретным документам: заказам накладным. Если оформлен авансовый платеж без указания платежных документов (по договору в целом), то необходимо вручную произвести зачет аванса по конкретным заказам (накладным). После проведения регламентного задания аванс, зачтенный по заказу, будет автоматически распределен по тем документам, которые оформлены в рамках заказа.

Распределение оплат по конкретным документам можно проанализировать в соответствующих отчетах Анализ расчетов с клиентами (Анализ расчетов с поставщиками).