Правила оформления реквизитов основной части. Правила оформления реквизитов основной части присутствует в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам, располагается после текста документа перед подписью

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. 1

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. 2

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. 3

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 4

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. 5

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 6

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. 7

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 8

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. 9

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 10

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 11

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). 12

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, 13 при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 14

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 15

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). 16

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). 17

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). 18

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). 19

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). 20

В письмах используют следующие формы изложения:

  • от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
  • от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
  • от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным"). 21

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 22

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. 24

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения. 25

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 58.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20 .
3 Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" [по состоянию на 11 декабря 2002 г.] – Статья 17.
4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
6 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 .
7 Там же. – Пункт 3.20.
8 Там же. – Пункт 3.20.
9 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
10 Там же.
11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.
12 Там же. – Пункт 3.20.
13 Там же. – Пункт 3.20.
14 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
15 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.
16-21 Там же. – Пункт 3.20.
22 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
23-25 Там же.

Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о нали­чии приложений предназначена для фиксации внимания полу­чателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печата­ется через один межстрочный интервал, если приложений не­сколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте доку­мента даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформля­ется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Еслив тексте документа приложения упомянуты, но не на­званы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов.... на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложе­ние» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение

к приказу ректора университета

11.04.99 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № I», «Приложение № 2» и т. д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать про­писными буквами, а также центровать это выражение, наимено­вание документа, его дату, и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки, например,

выяснение сходства и различия в оформлении»

Цель: Научиться оформлять заголовочные реквизиты продольным и угловым способами расположения, выяснение сходства и различия в оформлении.

Ход урока:

Задание 1.

11 – Дата документа; дата подписания документа, оформляется всегда с ППП, бывает трех видов: регистрационная дата – дата месяца и месяц оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Пример:

европейский стандарт – последовательно полно противоположная регистрационной дате. Пример:

дата на финансовых документах (словесно-цифровой) оформляется: день месяца двумя арабскими цифрами, месяц прописью, год четыре арабские цифра и слово «год». Пример:

12 – Регистрационный номер документа; оформляется при угловом – на одной строке с датой, через пробел; при продольном – на одной строке с датой, в третьей части документа. Может быть как простым, так и составным. Пример углового способа:

12.03.2007 № 117

Пример продольного способа:

На № 02/05-16 от 12.02.2007

14 – Место составления или издания документа; выглядит на наименование населенного пункта с указанием его статуса (город, поселок, село, деревня). Статус может не указываться в том случает, если является городом федерального назначения (сталица), если в наименовании города употребляются корни –град- или –бург-, что уже обозначает «город». Оформляется при угловом – с ППП, при продольном – по центру. Пример

Санкт-Петербург

д. Иваньково

15 – Адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Адресат оформляют на письмах, докладных и объяснительных записках, заявлениях. Располагается в правом верхнем углу, начиная с середины документа.

Способы оформления адресата:

Для внутренних документов указывается должность работника которому адресован документ в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией. Например:

Директору АО «МИР»

А.П. Рогожину

Для внешних документов кроме должности, имени, отчества и фамилии указываются, справочные (почтовые) данные. Например:

Директору АО «МИР»

А.П. Рогожину

150000, г. Ярославль,

ул. Чехова, д.12.

Если документ предназначен физическому лицу, то адресат оформляют следующим образом:

Авдееву М.Е.

ул. Чехова, д.6 кв. 7,

г. Ярославль, 150002

16 Гриф утверждения . Существует перечень документов, которые не могут иметь юридическую силу, не будут введены в действие их авторами простым подписанием без их утверждения руководителем организации.

Процедура утверждения санкционирует содержание документа.

Реквизит располагается в верхнем правом углу документа в 3-й части. Место для подписи должностного лица оформляется через полуторный межстрочный интервал.

При утверждении документа должностным лицом, гриф утверждения выглядит следующим образом:

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:

Слово “Утверждаю” печатается заглавными буквами, выделяется жирным шрифтом.

Наименование утверждающего документа указывается в творительном падеже с его регистрационным номером и датой.

В реквизите допускается центровать элементы относительно самой длинной строки.

17 Резолюция – это надпись на документе сделанная от руки соответствующим руководителем при рассмотрении при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затрудненному в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя.

Резолюция составляется в правой верхней части документа, между реквизитами “Адресат” и “Текст” она включает в себя фамилию (-ии) исполнителя (-ей), содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Например:

Лушину Т.П.

Подготовить смету

и проект договора

Смирнов

Резолюция может быть оформлена на отдельном бланке формата А6 с напечатанным типографическим способом фамилией руководителя. Например:

18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, является продолжением вида документа.

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Акт (чего?) ревизии кассы

Указание (о чем?) о проведении ремонтных работ

Начинается заголовок обычно с предлога “О” или “Об”. Печатается с 1-й печатной позиции с маленькой буквы. Исключение: письмо) заголовок к тексту оформляется с большой буквы, т.к отсутствует название вида документа). До и после заголовка ставят 2-3 интервал.

Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опускать.

В конце реквизита точка не ставиться.

19 Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Обычно это распорядительные документы. Документ снимается с контроля 28 реквизитом.

Отметка наноситься делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решения о контроле документа.

Она представляет собой крупную букву “К” или слово “КОНТРОЛЬ ” (ставиться специальным штемпелем).

Реквизит располагают на верхнем поле документа в правом углу или напротив “заголовка к тексту”.

20 Текст – это центральный основной реквизит. Оформляется официально – деловым стилем, должен быть объективным, достоверным, четким, лаконичным, простым для восприятия.

Текст составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения их структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Реквизит может состоять и из одной части.

Текст документа делится на абзацы, может так же делиться на разделы, пункты и подпункты которые нумеруются арабскими цифрами. Если список многоуровневый, то цифры разделяются точками.

Контрольные вопросы:

1. Расскажите, в каком случае документы принято оформлять угловым, а в каком продольном способами?

2. Расскажите, какой ГОСТ определяет правила оформления и состав реквизитов документа?

3. Расскажите о правилах оформления реквизита «Дата документа»?

4. Расскажите о правилах оформления реквизита «Регистрационный номер документа»?

5. Расскажите о правилах оформления реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

6. Расскажите о правилах оформления реквизита «Место составления или издания документа»?

7. Расскажите о правилах оформления реквизита «Адресат»?

8. Расскажите о правилах оформления реквизита «Гриф утверждения»?

9. Расскажите о правилах оформления реквизита «Резолюция»?

10. Расскажите о правилах оформления реквизита «Заголовок к тексту документа»?

11. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о контроле»?

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №5

ТЕМА : «Оформление оформляющих реквизитов (с 21 по 30)»

Цель: Научиться оформлять оформляющие реквизиты. Отметить разные ситуации по оформлению и научиться находить нужный вариант оформления реквизита.

Ход урока:

Задание 1. Изучить теоретический материал.

21 Отметка о наличии приложении предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с присылаемым документом один комплект.

Отметка оформляется после текста с 1-й печатной позиции через 2–3 интервала выше реквизита “подпись”. После слова “Приложение” ставиться двоеточие.

Если в тексте документа дается название документа – приложения, то реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: на10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа не названы названия документов - приложений, то реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л.2 экз.

2.Смета расходов 3 л. 2экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут “Приложение №” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 08. 01.2007 № 319

22 Подпись. Правом подписи управленческих документов обладают руководители организаций их заместители, руководители структурных подразделений, их заместители в соответствии с их компетенцией.

Доклады, докладные записки, справки, информационно - справочного характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа.

Этот реквизит состоит из трех элементов: наименование должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (включает в себя имя, отчество и фамилию). Например:

Если документ подписывают несколько лиц равной должности, то их подписи располагают на одном уровне. Например:

В документах, составленных комиссией (например, Акт ревизии), указываются не фактические должности лиц, подписывающих документ, а их должность в составе комиссии. Например:

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставятся сокращения «Зам», «И.О.» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование при этом косой черты перед должностью и после нее недопустимо!

23 Гриф согласования оформляется на документах прошедших внешнее согласование. Пример: Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других проходят внешнее согласование.

Для того чтобы определенный документ обладал юридической силой, он должен быть согласован с выше стоящей организацией или определенным должностным лицом.

Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей слева или выноситься на отдельный лист согласования который является приложением к подлиннику документа.

Реквизит включает слово “СОГЛАСОВАННО”, должность руководителя, содержащую наименование организации с который согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАННО

Начальник управления

Административного обеспечения

Р.М. Лужин

При согласовании документа другим документом реквизит выглядит следующим образом:

СОГЛАСОВАННО

Письмо министра связи

от 13. 08.2007 №12/34 - 09

24 Визы согласования оформляются на документах прошедших внутреннее согласование. Согласование документа проводиться в тех случая, когда возникает необходимость его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка производиться с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.

Согласование производится для подтверждения одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе.

Реквизит располагается ниже подписи с лева с 1пп или оформляется на отдельном листе.

При визировании документа указывают наименовании должности. Личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

М.С. Ганичев

При наличии замечания к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются (пишется от руки визирующим)

М.С. Ганичев

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируется распорядтельным документом руководителя организации.

25 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах удостоверяющих право лиц фиксирующих различные факты. Документы заверяют печатью организации.

Заверение печатью это особый способ удостоверения подлинности документов, подтверждения их юридической силы.

Реквизит ставят на подпись таким образом, чтобы захватить должность и саму подпись должностного лица.

26 Отметка о заверении копии . Данный реквизит оформляется только на копиях для придания им юридической силы.

Реквизит включает в себя заверительную подпись “ВЕРНО”, должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (ФИО), дату заверения. Оформляется с первой печатной позиции ниже реквизита “ПОДПИСЬ”. Например:

Верно Секретарь 12.04.2007 __________________ А.А. Курдикова

27 Отметка об исполнителе содержит информацию, о должностном лице, которое подготовило документ. Реквизит используется, для того чтобы при возникающих вопросах можно было обратиться к этому человеку.

Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с 1пп на 2 – 3 интервала ниже реквизита “ПОДПИСЬ” может быть оформлен в трех вариантах

а) Инициалы, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

И.И Сидоркин

б) Имя, отчеств, фамилия исполнителя полностью и номер телефона. Например:

Анна Сергеевна Петрова

в) Фамилия и номер телефона

Сидоренко

28 Отметка об исполнении и направлении документа в дело . Этот Реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Реквизит оформляется с 1 пп и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Пример:

“Подготовлено письмо” №56/67 – 08 от 28.11.2005

В дело № 08 – 15 исполнитель ___________Б.Л. Седова

При отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова “В дело”, номер дела в котором будет храниться документ. Например:

В дело № 05 -01

08.01.2005

29 Отметка о поступлении документа в организацию ставиться в правом углу нижнего поля входящих документов и включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа. В необходимых случаях указываются часы и минуты.

Реквизит оформляется от руки или специальным штемпелем. Например:

Задание 2. Выполнить практическое задание.

1.Открыть текстовый редактор MS Word.

2.Оформить заголовочные реквизиты (с 21 по 30).

3.Выполненное задание показать преподавателю.

Контрольные вопросы:

1. Расскажите в каком случае документы принято оформлять угловым, а в каком продольном способами?

2. Расскажите какой ГОСТ определяет правила оформления и состав реквизитов документа?

3. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о наличии приложения»?

4. Расскажите о правилах оформления реквизита «Подпись»?

5. Расскажите о правилах оформления реквизита «Гриф согласования»?

6. Расскажите о правилах оформления реквизита «Визы согласования»?

7. Расскажите о правилах оформления реквизита «Оттиск печати»?

8. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка о заверении копии»?

9. Расскажите о правилах оформления реквизита «Отметка об исполнителе»?


Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum -- требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с I июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 . «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31).

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Зайцевой А.В. Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.99

Подпись 05.02.99

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставите подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

  • 19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их
  • -- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
  • -- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или.«были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов. выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах единоначаличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов те излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («от осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

  • -- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
  • -- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
  • 20. Отметка о наличии приложения. Если документ им приложения, названные в тексте, отметка о них делаете следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в npaвом верхнем углу следует сделать отметку с указанием название распорядительного документа, его даты и номера. Например.

  • Текст документа может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур

  • Связанный текст, как правило, состоит из двух частей

  • в первой части указываются причины, основания, цели составления документа,

  • во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Реквизит 20 – Текст документа

  • Текст может содержать одну заключительную часть (например,

  • приказы – распорядительную часть без констатирующей

  • письма, заявления – просьбу без пояснения

  • справки, служебные записки – оценку фактов, выводы


  • присутствует в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам, располагается после текста документа перед подписью.

  • Если документ-приложение назван в тексте, отметка о наличии приложения оформляется обобщенно,

  • например:

  • Приложение: на 2 л. в 3 экз.


Реквизит 21 – Отметка о наличии приложений

  • Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

  • например:

  • Приложение:

  • 1. Положение об Управлении кредитования на 4 л. в 2 экз.

  • 2. Правила подготовки и оформления документов на 2 л. в 3 экз.


Реквизит 21 – Отметка о наличии приложений

  • Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается.

  • В документах, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

  • В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера


Реквизит 21 – Отметка о наличии приложений

  • например:

  • Приложение № 2

  • к приказу директора Росархива

  • от 05.01.2008 № 318

  • Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция т.п.), в соответствующем пункте приказа делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа


Реквизит 22 – Подпись

  • является обязательным реквизитом, обеспечивающим удостоверение документа и придающим ему юридическую силу.

  • Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке.

  • При оформлении документа на бланке в состав реквизита «Подпись» входят следующие элементы:

  • краткое наименование должности лица, подписывающего документ