Работник ездил на личном транспорте в командировку. Едем в командировку на личном автомобиле. Работник подтверждает срок командировки служебной запиской

Вопрос от читател ьницы Клерк.Ру Аллы (г. Тверь)

Директор использовал свою машину для командировки. При этом он осуществил расходы на бензин. Правильно ли я понимаю, что чеки нужно оформить авансовым отчетом по командировке и с приложением командировочного удостоверения, приказа и служебного задания + путевой лист?

В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду (ст. 168 ТК РФ).

На основании п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, расходы организации на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Таким образом, ни трудовое, ни налоговое законодательство не конкретизируют, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. Из чего можно заключить, что работник (в том числе и директор) может отправиться в служебную командировку и на собственном автомобиле. Подтверждает сказанное и арбитражная практика (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005).

При этом основанием для возмещения расходов на проезд командированному работнику должен служить локальный нормативный акт организации. В Вашем случае в нем должно быть определено, что при следовании в командировку на собственном автомобиле работнику в составе командировочных расходов возмещаются расходы на проезд, сумма которых складывается из расходов на ГСМ.

В минимальный набор документов для возмещения затрат работника на ГСМ во время командировки должны войти стандартные документы, оформляемые при командировках, и чеки на бензин. Что же касается путевого листа, то анализ судебной практики показывает, что его наличие в данной ситуации не обязательно.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу N А66-7112/2005 указано, что выписывать путевой лист работнику, направленному в командировку на личном легковом автомобиле, и не являющемуся водителем организации общество не обязано. Аналогичный вывод сделан судом в Постановлении ФАС Центрального округа от 25.05.2009 г. по делу № А62-5333/2008. Проанализировав требования нормативных документов, суд решил, что путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях. В Постановлении ФАС Московского округа от 24.06.2009 г. № КА-А40/4219-09 также отмечено, что для признания того факта, что поездка работником осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием.

Скорее всего, при проверке, налоговики путевой лист все же с Вас затребуют для подтверждения факта использования личного автомобиля директора в служебных целях, а также количества израсходованного при командировке бензина. Поэтому во избежание лишних споров с проверяющими, путевой лист к авансовому отчету все же лучше приложить.

В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Напомню, что условия и порядок выплаты такой компенсации установлены Письмом Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок", зарегистрированном в Минюсте России от 22.07.92 N 13.

В соответствии с указанным Письмом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. В размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче - смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.
Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Естественно, что в данном случае компенсация должна быть выплачена лишь за то время, когда автомобиль директора использовался для командировки.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Несмотря на то, что порядок оформления и возмещения расходов, связанных со командировкой и по производственной необходимости, в целом понятен и установлен, иногда возникают все-таки вопросы, обусловленные определенными обстоятельствами поездки.

Из этой статьи вы узнаете о таких аспектах оформления и учета командировок:

  • в служебную командировку на служебном автомобиле: расходы;
  • оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле;
  • в служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета.

Правила оформления, учета, компенсации и возмещения расходов во время служебной командировки регламентируются:

  • Статьями 166, 167, 168 ТК РФ;
  • Постановлением Правительства РФ № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», вступившим в силу 25 октября 2008 года;
  • Постановлением Правительства РФ № 771 о внесении изменений в Положение № 749 от 29. 07. 2015 года.

В служебную командировку на служебном автомобиле: расходы

Оформляем документы при направлении в служебную командировку на служебном автомобиле

Любая служебная командировка начинается с письменного распоряжения руководителя предприятия или начальника структурного подразделения компании (абзац 2 п. 3 Положения № 749). Отдельно составлять служебное задание нет необходимости, так как эти данные указываются в приказе о направлении сотрудник в командировку.

Приказ создается по форме № Т-9 или на бланке, принятом в организации, где за основу взят данный шаблон документа. При оформлении документов сотрудника в служебную командировку на служебном автомобиле приказ необходимо немного изменить, добавив в него как минимум одну дополнительную строку. Основанием для такого формирования приказа является абзац 2 п. 7 Положения № 749, где указано, что поездка в командировку может осуществляться на автомобиле, находящемся в собственности предприятия, личной или третьих лиц (по доверенности).

Теперь можно не создавать отдельный документ об использовании служебного автомобиля, а указать данный факт в приказе. Если же поездка к месту командировки и обратно осуществляется поездом, самолетом или рейсовым автобусом, подобное уточнение в приказе делать не нужно.

В приказе указывается цель поездки, название и местоположение организации, куда направляется сотрудник, срок командировки. При поездке транспортными компаниями фактический срок командировки учитывается легко по дате и времени, указанным в билетах туда и обратно. При поездке на служебном автомобиле сотруднику выписываются специальные документы:

  1. Служебная записка – документ, который удостоверяет факт командировки и помогает определить ее сроки (п. 2 Положения № 771). Унифицированной формы данного документа не разработано, поэтому в организации должна быть установлена собственная форма ее составления. Служебная записка составляется сотрудником на имя руководителя по возвращению из командировки, в ней указываются даты отъезда и приезда, марка, модель и регистрационный номер автомобиля. Записка подается в совокупности с документами, подтверждающими расходы и иные издержки.
  2. Путевой лист – документ, формируемый кадровым отделом предприятия с учетом требований п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса РФ №152 от 10. 09. 2008). В путевом листе указываются такие данные:
  • Название с указанием типа транспортного средства и номер регистрации;
  • Срок действия;
  • Сведения о владельце автомобиля;
  • Марка, модель и номер автомобиля;
  • Сведения об автомобиле с указанием пробега на момент выезда, дату и время выезда с постоянного места стоянки;
  • Количество выданного топлива при выезде;
  • Расход топлива по норме и по факту;
  • Данные водителя и его водительского удостоверения.

По окончании командировки в путевой лист вносятся данные о заезде автомобиля в гараж, данные об остатке топлива.

В служебную командировку на служебном автомобиле: особенности учета

По возвращению из командировки сотрудник обязан предоставить такие документы:

  • Авансовый отчет по форме АО-1 (если выдавался аванс из кассы предприятия или на карту работника);
  • Путевой лист с документами, подтверждающими все виды командировочных расходов (счета с заправок, платных стоянок);
  • Документы об аренде жилого помещения;
  • Документы на иные расходы.

В бухгалтерском учете производится списание ГСМ на основании данных о фактическом расходе топлива, который выводится из пробега автомобиля (по показаниям при выезде из гаража и при возвращении). На обратной стороне путевого листа необходимо отразить информацию о маршруте следования автомобиля с указанием пункта отправления и путевых остановок.

Утверждение отчета производится после проверки и подтверждения всех расходов. Расходы, связанные с решением вопросов производства, реализацией продукции/услуг/работ относятся к расходам по производственной деятельности и отражаются по дебету счетов учета затрат (п. 5 Положения по бухучету «Расходы организации» ПБУ 10/99 приказ Минфина РФ от 6. 05. 99 № 33н).

Вложенные файлы

  • Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля (бланк).xls
  • Положение о командировках (бланк).doc

Доступно только подписчикам

  • Положение о командировках (образец).doc
  • Приказ о направлении сотрудника в командировку (образец).doc

У одного нашего работника разъездной характер работы. У него, как и у многих сейчас, есть свой личный автомобиль, однако в рабочее время он им не пользуется и предпочитает ездить на общественном транспорте - так он экономит свое время и нервы. Сейчас мы хотим отправит! его в другой город в командировку для рекламы нашего продукта, и ехать туда он собирается не на поезде, а на своей машине. Руководитель не возражает, но я сомневаюсь – можно ли отправить в командировку работника на личном транспорте? Работаю инспектором по кадрам уже не первый год, но с таким случаем еще не сталкивалась. Ответа я так нигде и не нашла. Помогите разрешить ситуацию.

Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо.

Работник не будет зависеть от расписания движения общественного транспорта. Кто хоть раз был в командировке, тот знает, какие случаются казусы: то вылет самолета задерживается, то очереди в кассах, то нет билетов - всего не перечесть. И порой это влечет за собой неприятные последствия, вплоть до срыва выполнения служебного задания. А если у работника есть личный автомобиль, то он относительно свободен в перемещении и может с большей пользой для дела распорядиться отведенным ему служебным временем.

На первый взгляд все достаточно убедительно. Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения.

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (даже - ТК РФ), обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, возлагается на работодателя (ст. 22 ТК РФ) . Однако прямого запрета на использование работниками личного имущества, в том числе персонального автомобиля, для выполнения своих трудовых обязанностей ТК РФ не устанавливает. Также в законе прямо говорится о том, что работнику гарантировано возмещение расходов по проезду, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) .

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое - в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе - говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ) . Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель

Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.

Условие 2. Работодатель согласен на такой способ проезда в командировку.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.

Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.

На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…

В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события?

Обратите внимание: сам характер трудовых отношений позволяет сделать вывод о том, что за все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель. Подтверждением тому служит п. 1 ст. 1068 Гражданского кодекса РФ. Согласно ему юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работниками при исполнении ими трудовых (служебных, должностных) обязанностей.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

В вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.

Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.

Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.

В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63) . При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 - 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 - 1 500 руб. в месяц.

Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).

Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» - это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Отправка сотрудников в командировку – естественное мероприятие, которое практикуется большим количеством работодателей.

Командировкам по долгу службы посвящается статья Трудового кодекса РФ (№24). В ней есть детальное определение данного понятия, а также прописываются следующие моменты:

  • гарантии сотруднику в случае его направления в командировку;
  • порядки возмещения расходов в рамках различных условий выездов по службе.

Общие нормы имеют конкретные пояснения в Положении, связанном с особенностями направления сотрудников в служебные командировки. Утверждение имеется в правительственном Постановлении РФ от 29.07.2008 г. №749. Это и есть основная бумага, посредством которой производится установление порядка командирования работников в иную местность в целях выполнения заданий служебного характера.

В документе в последнее время произошло большое количество изменений , которые подтверждаются рядом вспомогательных бумаг:

  • Приказ Министерства финансов РФ от 10.03.2015 г. №33;
  • Письмо от Департамента налоговой политики и таможенного тарифного направления, созданное 20.04.2015 г. №03-03-06/2238;
  • Письменная форма, составленная федеральной службой по труду и занятости, №1168-6-1.

Все эти бумаги способствуют дополнительному пояснению порядков, в рамках которых осуществляется оформление командировок с применением личного транспортного средства.

К расходным направлениям, компенсируемым со стороны работодателя, можно отнести следующие группы издержек:

  • оплата найма жилища или гостиницы;
  • предоставление суточных в установленном лимитном показателе;
  • прочие расходы, совершенные с позволения работодателя;
  • компенсация расходных направлений по проезду до места исполнения трудовых обязательств.

Определение норм выплат по возмещению сотрудникам расходов производится согласно нормам законодательства на 2018 г., при этом составляется коллективный договор, или подписывается локальный нормативный акт, содержащий данные о порядке выплат.

Трудовым кодексом на руководящий аппарат предприятий не налагается каких-либо ограничений по предоставлению суточных выплат, поэтому данный вопрос находится строго на усмотрении начальства.

Если же речь ведется о муниципальном учреждении, то следует принимать во внимание порядок, описанный в Постановлении №729. В процессе отправки сотрудника в командировку бухгалтерия предоставляет ему необходимый набор ресурсов и средств. А когда он возвращается обратно, осуществляются окончательные расчетные действия, согласно набору предоставленных отчетных документов.

Документы для оформления выезда

Возмещение расходных направлений, которые были понесены подчиненным сотрудником во время поездки в командировку, осуществляется в соответствии с порядком, установленным в организации. Обычно эти нюансы освещаются в рамках нормативного акта, который был заблаговременно составлен руководством организации.

В нем описываются нормы и правила возвращения трат, перечни бумаг, обязательных к предоставлению. После решения всех вопросов происходит оформление единого пакета документов.

Приказ

Допустимо применять унифицированную разновидность этого документа, оформление которого осуществляется по принципу Т-9 . Директор организации наделяется правом самостоятельной разработки и утверждения варианта документа о командировании специалиста. В документе необходимо обеспечить указание сведений о наименовании компании, бланка, а также о числе (дате) его составления.

Немаловажную роль играет отметка о ФИО служащего, его должности и названии отдела, в котором он исполняет свои трудовые обязанности. Заверение приказа осуществляется силами представителя руководства.

Командировочное удостоверение

Нововведения в законодательной базе свидетельствуют, что на 2018 год в этом документе необходимость отсутствует.

Путевой лист

Налоговая служба в процессе проверки расходных направлений организации наличия этой бумаги не требует. Ее составление осуществляется посредством применения унифицированной разновидности или образца, утвержденного руководящим составом предприятия.

Традиционно составление документа осуществляется на основании формы, подтвержденной посредством Постановления Государственного комитета статистики РФ от 28.11.1997 года №78 или организацией, разработавшей бланк самостоятельно. Есть набор реквизитов , которые необходимо срочно предоставить в рамках этого документа:

  • наименование и номерное значение;
  • сведения о периоде функционирования документа;
  • материалы о владельце авто;
  • сведения о характеристиках транспортного средства;
  • данные о водителе, отправляющемся в командировку.

Таким образом, процедура оформления является простой и понятной и не требует дополнительных временных затрат.

Служебная записка

Когда служащий специалист отправляется по делам компании на собственном автомобиле, этот документ будет выступать свидетельством о времени, которое было фактически затрачено на поездку. При возвращении в офис сотрудник должен будет отдать ее наряду с чеками и прочими типами документации, чтобы начальник мог грамотно рассчитать компенсацию.

Составление осуществляется в произвольной форме. Но если сотрудниками их личные автомобили в целях таких поездок используются часто, руководящим составом должен быть составлен специальный шаблон.

Когда работник отправляется в командировку на служебном автомобиле, расчеты его жалования, а также расходов на обслуживание, будут идентичными, но порядок их осуществления различный. Отличия состоят и в различии в наборах предоставляемых документов.

Особенности и нюансы оформления

Если сотрудника предприятие отправляет в командировку на собственном автомобиле, есть настоятельная рекомендация в отношении оформления путевого листа. Невзирая на то, что налоговые органы в процессе осуществления проверочных процедур его не требуют, с этой бумагой подтверждение факта использования авто в служебных целях не составит труда, как и обеспечение доказательств расхода топливного ресурса.

После того как сотрудник возвращается, он приносит бухгалтеру авансовый отчет о расходах, которые были совершены в ходе командировки.

Оправдательная документация

К отчетности о совершенных расходах прилагаются оправдательные бумаги, доказывающие и подтверждающие факт использования определенного количества ресурсов. К этим документам относятся:

  • чеки фиксации расходов на номер в отеле/гостинице;
  • чеки на приобретение горюче-смазочных материалов;
  • служебные записки;
  • путевые листки;
  • квитанции, свидетельствующие об оплате ГСМ посредством баллов со специальной бонусной карты.

Таким образом, процедура оформления поездки на личном автомобиле сотрудника является простой и понятной в оформлении.

Какие расходы нужно возместить работнику при командировке? Ответ — на видео.

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился. Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А. Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников.

Особенности поездки

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать , регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Что говорит закон?

Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами.

В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие от 29.07.2008 г.

В качестве разъясняющих документов в 2019 году введен Приказ Минфина РФ № 33н. Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Командировка на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

  • наименование автомобиля;
  • информацию о времени действия путевого листа;
  • информация о собственнике машины;
  • сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется .

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

ДТП

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Порядок оформления

Письменным распоряжением работодателя. Подготовкой документов занимается отдел кадров.

Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации.

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

  • приказ работодателя;
  • авансовый отчет;
  • путевой лист;
  • служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Компенсация расходов

Сотруднику компенсируются:

  • оплата ГСМ, ремонт;
  • иные расходы.

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях. Окончательно сумму компенсации определяет работодатель.

Чем подтвердить?

Расходы можно подтвердить любыми документами. Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки.

В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Списание ГСМ

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего. Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС.

Как осуществляется оплата?

Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов.