Заявление на возмещение расходов по командировке. Образец служебной записки на возмещение расходов. Служебная записка на возмещение поездки образец
Руководители часто не разделяют собственный «карман» и деньги фирмы. А просто оплачивают собственными средствами товар или услугу для компании. Еще хорошо, если директор догадался взять все необходимые документы и принести бухгалтеру. А если нет? У многих бухгалтеров возникали подобные ситуации. Давайте разберемся, что делать, если директор что-то оплатил своими деньгами.
Из этой статьи вы узнаете:
- Как возместить работнику расходы на покупку товаров для компании
- Как в бухгалтерском учете отразить возврат денег директору
- Как быть, если директор оформил документы на себя
Как возместить расходы руководителю
Способ № 1. Директор - это тоже работник фирмы. Поэтому поступить можно следующим образом. Пусть ваш руководитель напишет заявление в свободной форме на возмещение ему расходов (образец смотрите ниже). К такому заявлению нужно приложить документы, подтверждающие оплату - кассовые чеки, товарные чеки, платежки и т.д.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу возместить расходы на покупку картриджа у поставщика ООО «Торговая фирма "Гермес"» стоимостью 4550 руб. Картридж предназначен для принтера в отделе сбыта.
03.07.2015 _____________ А.С. Кондратьев
После этого выдайте из кассы деньги руководителю (или перечислите на карту с расчетного счета). При этом лучше, если первичные документы были оформлены на компанию. А не на директора лично. Тогда вы можете не удерживать с суммы возмещения НДФЛ.
Заявления и подтверждающих документов в принципе достаточно. Но иногда налоговики могут потребовать общий приказ по компании о порядке компенсации затрат работникам (в том числе и директору). Поэтому лучше его издать задним числом. Например, закрепите приказом возможность любого сотрудника, в том числе и директора (или только директора) приобретать товары и услуги для компании за свой счет. А так же оговорите сроки возврата денег, перечень покупок и т.д.
Пример. Как оформить в бухгалтерском учете возмещение расходов работнику
Директор ООО «Лед» купил материалы на сумму 2100 руб. с НДС. Деньги под отчет на такую покупку он в бухгалтерии не брал. А оплатил материалы собственными наличными деньгами. Бухгалтер возместил ему эти деньги по заявлению и сделал следующие проводки:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73
1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) - приняты к учету материалы, оплаченные директором;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 73
320 руб. - учтен НДС по приобретенным материалам;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 19
320 руб. - списан НДС за счет собственных средств фирмы;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
2100 руб. - возмещены расходы на директору.
Способ № 2. Оформите договор займа на сумму оплаты в письменном виде (п. 1 ст. 808 и п. 1 ст. 807 ГК РФ). Это нужно сделать уже задним числом, так как директор заранее не брал деньги под отчет. Лучше прописать, что заем беспроцентный, если этого условия не будет, заем будет считаться с процентами (ст. 808 и 809 ГК РФ). Кроме того укажите срок займа и порядок возврата. Договор займа можно заключить на длительный срок. Законодательством этот срок не ограничен. Полученную сумму в доходах по налогу на прибыль учитывать не нужно (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ). При возврате долга расходов тоже не будет.
Фрагмент договора займа с учредителем
|
Договор займа с учредителем № 1 ООО «Восток», именуемое в дальнейшем Заемщик, в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем Заимодавец, личность удостоверяется паспортом серии 10 00 номер 100100, выданным 10 августа 1998 года ОВД района <…> г. Москвы, проживающий по адресу: 101000, г. Москва, ул. Коломенская, д. 2, кв. 2, с другой стороны заключили настоящий договор займа. 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА 1.1. Заимодавец передает в собственность, а Заемщик принимает денежные средства в размере 100 000 (Сто тысяч) руб., которые обязуется возвратить Заимодавцу в срок и на условиях, предусмотренных настоящим договором. 1.2. Вышеуказанный заем является беспроцентным. 1.3. Заемщик обязуется возвратить Заимодавцу указанную в пункте 1.1 сумму займа в срок до 20 декабря 2015 года. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Заимодавец обязуется предоставить указанные в пункте 1.1 настоящего договора денежные средства в течение одного дня с момента подписания настоящего договора путем оплаты товара со своего лицевого счета №100 101 101 101 101 01 101 по Счету № 2 от 17.01.2015 к Договору № 001 от 10.01.2015, заключенному Заемщиком с ООО «Запад». 2.2. Датой предоставления займа считается дата списания денежных средств с корреспондентского счета банка Займодавца. 2.3. Заемщик обязуется не позднее следующего дня после истечения срока займа, указанного в пункте 1.3 настоящего договора, возвратить Заимодавцу сумму займа. Датой исполнения Заемщиком своего обязательства по возврату суммы займа Заимодавцу считается дата передачи денежных средств Заимодавцу по расходно-кассовому ордеру. 2.4. Заемщик вправе с согласия Заимодавца вернуть сумму займа досрочно. |
Как быть, если документы оформлены на директора, а не на фирму
В том случае, если директор покупал товары на свое имя, вам придется заключить с ним договор купли-продажи, а так же составить закупочный акт для подтверждения расходов фирмы.
Но! С договором купли-продажи есть одно важное обстоятельство. Так как директор продал товар как физическое лицо, ему придется подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ (подп.2 п. 1 ст. 228 НК РФ) не позднее 30 апреля следующего года. При этом если в договоре вы укажете ту же сумму, что и в документах на покупку товара, то уплачивать НДФЛ директору не придется (подп.1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Но не забудьте, что для этого должны быть документы, подтверждающие покупку.
Как подать декларацию 3-НДФЛ в 2015 году читайте здесь.
После оплаты товаров в бухгалтерском учете сделайте следующие проводки:
ДЕБЕТ 41 (10…) КРЕДИТ 76
Оприходованы купленные у директора товары;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)
Оплачены товары по договору купли-продажи.
В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Как документ влияет на налоги
Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.
При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
В каком виде составляется
Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде.
Что обязательно должно быть в документе
Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.
К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.
|
Генеральному директору |
||||
|
Возместить М.М. Михайлову |
ООО «Компания» |
|||
|
расходы на покупку каталога |
Иванову И.И. |
|||
|
в размере 1500 руб. |
от Михайлова Михаила Максимовича, |
|||
|
10.02.2012 |
И.И. Иванов |
работающего в должности |
||
|
менеджера отдела маркетинга |
||||
ЗАЯВЛЕНИЕ
о возмещении служебных расходов
При посещении 8-10 февраля 2012 года профессиональной выставки «Мир стекла - 2012», которая проходила в Экспоцентре (г. Москва), по поручению руководителя отдела маркетинга мною был приобретен каталог с контактами участников выставки, который будет использоваться в деятельности компании в качестве базы данных потенциальных клиентов.
Каталог был оплачен мною из собственных денежных средств. Стоимость каталога составила 1500 руб. 00 коп. Прошу возместить понесенные расходы в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. 00 коп.
Документы, подтверждающие осуществленные расходы, прилагаю.
Наша компания ООО занимается оптовой торговлей, находится на УСН доходы минут расходы. Наш генеральный директор в течении года покупал за наличные товар для покупателей и хоз.товары, как нам возместить ему расходы? Чековой книжки и корпоративной карты у нас нет.
Ответ
Есть два наиболее распространенных варианта, как оформить ситуацию, когда работник (директор) купил ценности за свои деньги, а потом компания возмещает ему расходы. Кратко информацию о них мы привели в таблице ниже. Подробнее -- далее.
Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей
|
Способ |
Какие документы потребуются |
Преимущество |
Недостаток |
|---|---|---|---|
|
Возместить расходы сотруднику на основании распоряжения или приказа руководителя |
Заявление от работника на возмещение расходов; документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения); приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов; общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.) |
Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику ( и НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ |
Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ ( и ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны ( и НК РФ) |
|
Заключить договор купли-продажи |
Письменный договор купли-продажи или акт закупки |
Подходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупку |
Работник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи |
1 вариант. Возместить директору расходы на основании приказа руководителя . В данном случае директор должен написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. А первичка лучше чтоб была оформлена на компанию (почему -- см. таблицу).
Выплатите компенсацию на основании приказа руководителя, оформите его в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности.
В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)
Возмещены расходы работнику.
В налоговом учете при УСН вы сможете отнести компенсацию на материальные расходы после выплаты ( и НК РФ).
2 вариант. Купить ценности у директора по договору купли-продажи . Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Тогда вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.
Но у данного способа оформления есть один минус - у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по ( и НК РФ).
В бухучете покупку материалов отразите проводками:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76
Оприходованы купленные у сотрудника ценности;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)
Оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).
Что касается расходов при «упрощенке», то тут сложностей быть не должно. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать. Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт.
C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.
Напомним, что подотчетным лицом может как обычный работник, так и руководитель, а также исполнитель, с которым у компании заключен гражданско-правовой договор (Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 ). Соответственно, и заявление о возмещении личных средств может написать любой из них.
Выдача денег подотчетнику
Как вы помните, деньги выдаются работнику на основании его , на котором должна стоять виза руководителя организации, либо распоряжения (приказа) руководителя (пп. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ). Сотруднику можно выдать наличные деньги, а можно сделать безналичный перевод на его банковскую карту, в т.ч. зарплатную (Письмо Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781 ). В последнем случае реквизиты карты должны быть указаны в заявлении подотчетника или распоряжении руководства. При перечислении средств в платежке в поле «Назначение платежа» нужно указать, что сотруднику выдан именно аванс на хозяйственные нужд (на командировочные расходы или иные цели).
Авансовый отчет и подтверждающие документы
Чтобы отчитаться за потраченные средства, сотрудник должен составить авансовый отчет по форме, утвержденной организацией, или унифицированной форме АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). К отчету должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих расходы. Это могут быть товарные и кассовые чеки, квитанции, БСО. А если работник оплачивал нужды компании банковской картой, то в качестве подтверждающих документов он может предоставить квитанции, чеки или иные аналогичные документы (Письмо Минфина России от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877 ).
Авансовый отчет должен быть проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации. После этого сумма перерасходованных средств выдается работнику по расходному кассовому ордеру, а его реквизиты указываются в авансовом отчете (
О важности правильно оформленной служебной записки на возмещение расходов не понаслышке знают опытные бухгалтеры. Тем, кто впервые столкнулся с образцом оформления документов по 71-му счёту («Расчёты с подотчётными лицами») трудно разобраться в сухих строчках письма Минфина. Однако, ничего сложного в этом нет, следует лишь неукоснительно придерживаться нескольких простых правил.
Существует множество ситуаций, при которых работники расходуют денежные средства:
- Покупка канцелярских принадлежностей;
- Траты, произведённые во время командировки (оплата проживания в отеле, приобретение бензина, проезд на транспорте, питание);
- Оплата услуг связи (сотовая, городская телефонная, телеграмм, писем, посылок);
- Представительские расходы.
Финансы могут быть как выданные авансом, так и собственные. Если деньги были выданы авансом, то сотрудник должен грамотно отчитаться за потраченные средства.
Чтобы у инспектора ИМНС не возникло вопросов, работник должен:
- Быть зачисленным в штате компании с оформлением трудового договора;
- Быть в списке лиц, утверждённых приказом руководства, в котором перечисляются все, кто имеет право на трату средств;
- Выполнять служебные задания по приказу руководства;
- Попросить выписать документы не на своё имя, как физическое лицо, а как на уполномоченного предприятием агента;
- Получить от продавца счёт-фактуру.
В случае если были потрачены собственные деньги, отчитываться следует так же. Однако работник должен будет написать дополнительно служебную записку о возмещении расходов.
Служебная записка образец о возмещении компенсации
Прошу возместить мне понесённые мной в сумме хх руб. хх коп. расходы в интересах предприятия. Основание: доверенность №5 от 01.02.2016, выданная в соответствии с приказом №17 от 15.01.2016. Характер понесённых расходов: покупка бензина для проезда к месту командировки и обратно.
Гапонов П.О.
Документ визируется главным бухгалтером и руководителем предприятия. Последний пишет распоряжение возместить сотруднику сумму потраченных денег в полном объёме либо частично (если труженик превысил полномочия).
Денежные средства, выдаваемые в качестве компенсации не подлежат обложению налогом на прибыль.
Служебная записка на возмещение расходов является документом финансовой отчётности и пишется на основании образца, утверждённого внутренним приказом учреждения.