Сроки исполнения документов устанавливаются в днях. Сроки исполнения документов
На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация - автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
поступивших из других организаций - с даты их поступления;
обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", - с даты регистрации обращения. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ « О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт-Петербург: «Альфа», 2003. - с. 143. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается следующее определение: "Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией". ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ. 1998-02-27. - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Кроме этого в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
типовые сроки - принятием нового акта;
индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.
Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:
постановка документов на контроль;
проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
снятие документа с контроля;
направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Дело, 2003. - с. 79.
Глава 9. контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за сроками исполнения.
Контроль по существу решения вопроса, т. е. фактически контроль за качеством исполнения, одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации.
При большом объеме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.
Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.
Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.
Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, один из важнейших.
Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.
Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:
получение данных постановки документа на контроль;
проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;
получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;
снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;
обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.
Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.
Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению делопроизводства. Иногда он издается в виде самостоятельного документа.
Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому они называются типовыми сроками исполнения) указами Президента, постановлениями Правительства, законами РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после утверждения которого они становятся типовыми.
Индивидуальный срок исполнения документа это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.
Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию (реквизит 28). Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.
Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.
Срок исполнения может корректироваться только руководителем автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На левом поле контрольного документа на уровне заголовка предусмотрено проставление реквизита 18 «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или слова «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).
При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК. Также заполняются несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным документам, текст которых состоит из отдельных пунктов, содержащих разные поручения.
Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.
Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.
Форма контроля выбирается в зависимости от объема документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.
Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях (фирмах) при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.
Для ведения контроля в ручном режиме используют контрольно-сроковую картотеку, разделенную на 33 ячейки. Удобнее использовать не стандартный картотечный ящик, а картотеку, у которой нет одной боковой стороны.
Ячейки контрольно-сроковой картотеки, отделенные друг от друга разделителями, обозначаются цифрами:
с 1-й по 31-ю ячейки это дни текущего месяца;
32-я ячейка для карточек на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц (месяцы);
33-я ячейка для карточек на документы, срок которых истек в предыдущем месяце. Чаще всего эту ячейку делают нулевой и помещают перед первым разделителем. Карточки из этой ячейки перемещаются в другие в том случае, если будет продлен срок исполнения.
Контрольно-сроковая картотека при небольшом объеме документооборота может быть одна на организацию, при больших объемах их может быть несколько по исполнителям, по группам документов (приказы, постановления коллегии и др.), однако внутри картотеки документы группируются по срокам исполнения.
Служба контроля ежедневно получает с участка регистрации документов контрольные экземпляры РКК и расставляет их по срокам исполнения. В течение всего срока исполнения осуществляются регулярные проверки хода исполнения, результаты которых фиксируются на контрольном экземпляре РКК (как правило, на оборотной стороне). Служба контроля имеет право получать всю необходимую информацию о ходе исполнения документа. Ответственность за достоверность этой информации несут исполнители.
Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:
по заданиям последующих лет не реже одного раза в год;
по заданиям следующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;
по заданиям текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило раз в 2-3 дня.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с информацией об исполнении.
Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. Если исполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем или работником контрольной службы.
Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т. е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации на экран дисплея.
Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению.
Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.
Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).
Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль за исполнением документа по существу и что исполнение проведено качественно.
Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.
Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы:
1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». В данную отметку согласно ГОСТ Р,6.30-97 включают следующие данные:
слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2. Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (справка об исполнении, например). Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т. е. иметь регистрационный номер и дату.
Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и в РКК внесены все необходимые отметки, документы возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроковой картотеки. Фактически контроль за данным заданием (поручением) окончен.
В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку:
карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку;
карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.
Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии исполнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:
общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;
количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков;
количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов.
Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.
Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ, который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней заместителям руководителя, руководителям всех структурных подразделений.
Контрольная служба путем проведенного анализа выявляет, что является характерными причинами неисполнения документов в срок недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей и др. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.
В случае применения автоматизированного контроля исполнения документов, который наиболее рационален сегодня, цели, последовательность контрольных операций, нормативные документы, регламентирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применением компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объемы контролируемых массивов. Для внедрения автоматизированного контроля исполнения необходимы наличие автоматизированной системы регистрации, применение единых РКК, разработка внутренних классификаторов (структурных подразделений, исполнителей, корреспондентов и др.). Автоматизированный контроль, как указано в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.
После завершения исполнения и внесения всей необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве. Эти карточки могут передаваться в ведомственный архив одновременно с документами.
Контрольные вопросы
1. Как определяется контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141 -98?
2. Какие два аспекта выделяются в контроле исполнения документов?
3. Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?
4. Какова цель контроля исполнения документов?
5. Каковы основные этапы работы подразделения, осуществляющего контроль исполнения документов?
6. Какие документы должны быть поставлены на контроль?
7. Что представляет собой типовой срок исполнения?
8. Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?
9. Кто имеет право корректировать срок исполнения?
10. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?
11. Подлежат ли постановке на контроль устные поручения руководства?
12. В чем особенность проведения контроля за исполнением распорядительных документов?
13. Как осуществляется контроль исполнения документов с использованием контрольно-сроковых картотек?
14. Как часто должна осуществляться проверка хода исполнения документов?
15. Кто имеет право снять документ с контроля?
16. Когда документ считается исполненным?
17. Что должен представить исполнитель в контрольную службу для снятия документа с контроля?
18. Что должна делать контрольная служба в конце каждого месяца?
19. Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля исполнения документов?
20. Что является необходимым для внедрения автоматизированного контроля исполнения документов?
Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции. 2.Акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции. 3.
Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора. 4.
Ответ на предложение о заключении договора: в 10-дневный срок после получения предложения. 5.
Жалоба на неправильные действия или распоряжения фин- органов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления. 6.
Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения. 7.
Заявка покупателя: не позднее 3 дней после ее получения. 8.
Заявления и жалобы граждан: в срок до 1 месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки: безотлагательно, не позднее 15 дней. 9.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах РФ и субъектов Федерации - в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления. 10.
Консультация письменная по вопросам использования машин: не позднее чем через 10 дней по получении запроса. 11.
Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов. 12. Опросный лист на продукцию: представление в 20-дневный срок с момента получения наряда. 13.
Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через 1 месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок. 14.
Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения. 15.
Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций: к указанному в них сроку или в течение 10 дней. 16.
Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней. 17.
Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров. 18.
Предложение об уточнении ассортимента: не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора: не позднее 10 дней после получения предложения. 19.
Предложения граждан: в срок до 1 месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения. 20.
Предложения и заявления депутатов Государственной думы: в срок до 1 месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки: безотлагательно. 21.
Предложения и замечания депутатов на сессии в городе: рассмотрение в 10-дневный срок. 22.
Предложения депутатов в Думе субъекта Федерации, сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок; в городе: не позднее чем в 10-дневный срок. 23.
Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ: согласно указанному сроку. 24.
Протокол разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневный срок. 25.
Решения депутатов субъекта Федерации: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок; в городе - не позднее чем в 7-дневный срок. 27.
Соглашение дополнительное: подписание не позднее 3 дней с момента получения. 28.
Спецификация на товары годовая: согласование - не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание - не позднее 10 дней после получения. 29.
Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15
дней со дня поступления. 30.
Телеграммы: требующие срочного решения - до 2 дней; остальные - в течение 10 дней.
Еще по теме ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1.:
- Приложение 1 Приложение 10 к ГСДОУ Перечень типовых сроков исполнения документов
- 7.4. Особенности исполнения исполнительных документов о взыскании штрафа, назначенного за преступление, исполнение документа о конфискации имущества
- Вопрос 1. Особенности исполнения исполнительных документов по спорам, вытекающим из жилищных правоотношений Исполнение исполнительного документа о выселении должника
Боитесь, что не сможете правильно определить срок исполнения того или иного документа? Тогда этот материал для вас.
Из статьи вы узнаете:
Вся документация, подлежащая исполнению сотрудниками, имеет сроки, в течение которых данное поручение должно быть выполнено. При этом наличие определенных временных рамок позволяет не только осуществлять контроль исполнения документов, но и определять личную эффективность работников.
Что подразумевает срок исполнения документа
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .
Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.
К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .
Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.
Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.
Индивидуальные сроки исполнения
Как уже было сказано выше, индивидуальный период предъявления документа к выполнению могут устанавливаться руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.
Не стоит забывать и о том, что типовые сроки также могут быть пересмотрены в рамках одной организации. Для этого требуется принятие соответствующего акта. Более подробно о процедуре вы можете узнать .
Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.
Приказы
Не стоит забывать и о том, что все приказы требуют выполнения в определенное время. При этом текст приказа всегда содержит дату, с которой вступают в силу определенные изменения. В большинстве своем формат даты, в котором указывается исполнительный период, отображается последним днем исполнения. К примеру, "… по 20.09.2017…", "… до 20.09.2017…" и так далее. В таком случае может быть и указано время, к которому поручение должно быть исполнено. К примеру, речь может идти о необходимости подготовить определенную документацию к 10 часам утра последнего дня, указанного в периоде исполнения.
Следует отметить и тот факт, что ряд приказов может содержать информацию о введении каких-либо изменений в деятельность организации. В таком случае период исполнения с которого изменения вступают в силу указывается в виде "… с 15.09.2017" и т.д.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Изменение и нарушение сроков исполнения
В том случае, если исполнитель не успевает выполнить определенные указания по работе с документацией в строго установленное время, он должен составить служебную записку. Содержанием данной деловой бумаги должна стать просьба о переносе/продлении временного периода и указание причины, по которой это необходимо. Служебная записка должна быть составлена на имя того человека, который устанавливал временной период требований.
При просрочке секретарь должен потребовать наличие объяснительной записки, в которой бы указывалась причина, по которой определенные требования не были исполнены вовремя. При этом объяснительная записка должна быть написана в том структурном подразделении, в задачи которого входило исполнение деловой бумаги и требований, изложенных к ней.
Отметим, что переносить сроки исполнения документа можно только в том случае, если речь идет о индивидуальных сроках. При этом одобрение на продление или перенос временного периода вам может дать только автор самого документа или резолюции. Получить более подробную информацию о переносе сроков вы можете .
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.
Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.
Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:
1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.
2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный сро к исполнения поручения.
3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.
4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение тридцати дней.
5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней , с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например :
а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - срок их рассмотрения и исполнения - десять дней ;
б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение - в двадцатидневный срок и т.д.
Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента (даты) их поступления.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) - это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта; индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) - это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.
Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.