Образец заверения трудовой книжки для получения кредита. Заверение трудовой книжки для кредита

В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.

Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

1. Формат копии

Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<

На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.

2. Отметка о копийности

В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./

На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,

• ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
• ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
• ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
• нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
• если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.

Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.

Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.

Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.

Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.

3. Подпись заверяющего лица

В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.

Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.

На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.

Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.

На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).

Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.

6. Отметка о подлиннике

Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.

7. Способы заверения копии

В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:

• заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
• прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.

Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.

8. Дополнительные надписи

Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.

Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.

Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.

Пример заверенной копии трудовой книжки

Ксения Белоконева - к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»

При различных жизненных ситуациях возникает необходимость в заверенных копиях документов. Дабы избежать лишних хлопот, каждый грамотный человек должен знать, где и как сделать заверенную копию трудовой книжки. Заверенный документ может понадобиться вам:

1. для получения кредита в банке или оформления поручительство по кредиту,
2. для оформления документов на получение загранпаспорта,
3. в налоговую инспекцию для получения социальных вычетов или любых социальных льгот,
4. для оформления наследства и пенсии. Это далеко не полный список мест, куда могут потребовать копию заверенной трудовой.

По закону, согласно документу «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», который был утвержден правительственным постановлением № 225 от 16 апреля 2003 г, работник имеет право, предоставив руководству письменное заявление, получить заверенную копию своей трудовой книжки.

Тем не менее, каждый работающий человек должен знать, как выглядит заверенная копия трудовой книжки, чтобы, получив копию на руки, убедиться в правильности ее оформления.

К кому обратиться, чтобы получить заверенную организацией копию трудовой книжки

Оригинал трудовой книжки работающего гражданина храниться в организации, где он работает на данный момент. Кто отвечает за ведение трудовой книжки, к кому обратиться?

Крупная организация

В крупной организации существует собственная кадровая служба: это может быть департамент по кадрам, кадровый отдел или просто специалист по кадрам. Именно у них находится трудовая книжка, они отвечают за своевременное и грамотное заполнение этого вашего документа. Именно они, по вашему письменному заявлению, обязаны предоставить запрошенную копию вашей трудовой книжки, предварительно заверив ее, в срок, не превышающий 3 дней.

Небольшая организация

Небольшие организации не имеют возможность держать целое структурное подразделение, которое бы занималось кадровыми вопросами – эти обязанности обычно перепоручаются либо секретарю руководителя, либо бухгалтеру. Следует написать заявление на имя директора с просьбой предоставить вам заверенную организацией копию вашей трудовой книжки. Сотрудник, выполняющий обязанности кадровика знает, как правильно заверять копии трудовой книжки.

Возможны несколько способов изготовления копии:

• ксерокопия документа}
• сканкопия документа}
• компьютерный набор информации, содержащейся в трудовой книжке}
• переписывание от руки.

В зависимости от того, какая организация запросила заверенную копию, следует принять решение, как правильно снять копию трудовой книжки. При серьезных случаях следует настоять на изготовлении компьютерной копии – в книжке могут содержаться записи, сложные для прочтения в связи с неразборчивым почерком, которым они выполнены, или неяркие печати, при копировании которых утратится четкость оттиска. Наличие любого из данных недостатков может стать причиной отклонения документа организацией, которая ее запросила.

Приняв решение, как оформить копию трудовой книжки, следует иметь в виду, что существует 2 способа заверить документ.

1. На копии каждой страницы делается запись «Копия верна», роспись с расшифровкой ответственного лица, дата и печать организации. Часто возникает вопрос, нужно ли заверять каждую страницу копии трудовой книжки – при таком оформлении документа это необходимо.
2. Копии страниц книжки нумеруются и брошюруются. Шнур прошивки выводится на последнюю страницу и проклеивается листочком бумаги, на который и ставится заверяющая печать и подпись ответственного лица. Ниже пишется «пронумеровано и прошнуровано» с указанием количества листов.

Часто работники, выполняющие по совместительству функции кадровика, не уверены, нужно ли ставить дату заверения на копии трудовой книжки. Не лишним будет проверить наличие даты заверения либо на каждой странице (1 способ заверения), либо на последней (2 способ), в связи с тем, что юридически копия является действительной в течение 1 месяца.

Необходимо знать, что писать на копии трудовой книжки:

• в случае, если вы работаете в организации, пишут «Продолжает работать»}
• если не работаете, пишут « Не работает» с указанием даты увольнения}
• если вы пенсионер – «Не работает, назначена пенсия» с указанием основания и датой назначения.

Получив на руки копии трудовых книжек, не существенно, заверяются ли организацией или нотариально эти документы, следует потратить дополнительное время и проверить грамотность заверения документа во избежание наличия ошибок. Неверно сделанная или заверенная копия не будет принята по месту требования и придется все делать заново, теряя время, которое часто весьма ограничено.

Трудовая книжка – основной документ гражданина, подтверждающий его трудовую деятельность на протяжении всей жизни. Данный документ необходим для фиксирования мест трудоустройства и квалификации выполняемой работы. На его основании производится начисление пенсионных выплат по достижении гражданином пенсионного возраста.

Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной. Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Оформление трудовой книжки происходит при первом факте устройства человека на работу. Этот документ не подлежит замене, возможна лишь корректировка при изменении личных данных. Хранится книжка у того работодателя, где трудоустроен сотрудник на данный момент. На руки она не выдается до тех пор, пока по каким-либо причинам гражданин не уволится с данного места работы.

Именно поэтому, при необходимости предоставления информации, зафиксированной в трудовой, в какую-либо организацию работодатель (сотрудник отдела кадров) должен выдать работнику копию данного документа. Заверенная копия действительна в течение 1 месяца со дня заверения.

Ситуации, для которых нужна заверенная копия

Информация, содержащаяся в трудовой, свидетельствует о наличии у гражданина постоянного заработка, квалификации выполняемых им работ и длительности трудоустройства.

Дополнительные факты

Обратите внимание, что: заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки; печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии; печати захватывают ксерокопию.

Эти сведения могут быть необходимы в следующих ситуациях:

• при оформлении субсидий;
• для получения кредита в банковской организации, в том числе — ипотечного;
• при составлении резюме при поиске работы;
• при выходе на пенсию и оформлении пенсионного содержания;
• для получения загранпаспорта.

Порядок заверения

Заверка документа – поэтапный процесс. Давайте разберемся, как правильно заверить трудовую книжку для банка.

• Шаг первый – обращение с заявлением в отдел кадров или (если организация небольшая) к работодателю. Это можно сделать путем устной просьбы или (если это регламентировано внутренними актами компании) с помощью письменного заявления. Обращение составляется в произвольной форме. Обязательно должно быть указано: кому оно адресовано и от кого. В заявлении следует сформулировать просьбу о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
• Шаг второй – заверение копии документа работодателем или другим уполномоченным на это лицом.
• Шаг третий – выдача заверенной копии владельцу документа. Это должно произойти не позже 3 дней с момента подачи заявления (письменного или устного). Этот срок прописан в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года.

Если трудовые отношения оформлены согласно ТК РФ, то трудовая книжка должна храниться у работодателя. Поэтому, чтобы взять копии необходимо обратиться в отдел кадров либо к самому руководителю.

Требования к заверенной копии

Копия документа должна быть заверена определенным образом, иначе она не будет иметь юридической силы. Рассмотрим как пример образец заверения трудовой книжки для банка. Иногда требуется заверить лишь некоторый интервал времени, отраженный в документе. При этом заверяется только копия титульного листа, а затем – нужные страницы.

Требования, предъявляемые к заверению:

• копия с документа может быть сделана как с помощью ксерокопирования, так и в виде печатного текста;
• на каждой странице копии прописывается текст (или делается оттиск штампа): «Копия верна»;
• под этой надписью ставится подпись заверяющего сотрудника с расшифровкой и указанием его должности, а также официальная печать организации;
• все скопированные листы скрепляются степлером или сшиваются нитью.

Особенности заверения последней страницы трудовой

Заверение последней страницы документа имеет некоторые особенности. Копия конечной страницы, кроме: «Копия верна», должна содержать письменную формулировку: «Работает по настоящее время». После этой записи должна быть указана дата заверки, должность заверяющего сотрудника и его фамилия с инициалами. Затем ставится печать. Важный момент: оттиск печати не должен располагаться на пустом пространстве страницы, он должен покрывать часть теста и подписи, иначе копия может быть признана юридически недействительной.

Разберемся, кто заверяет трудовую книжку неработающему и трудоустроенному гражданину. Заверять документ действующему работнику должен сотрудник организации, имеющий специальные полномочия.

Это могут следующие лица:

• руководитель организации,
• начальник отдела кадров,
• главный бухгалтер компании.

Если гражданин уже не работает по какой-либо причине (вышел на пенсию, уволился и т. д.), то заверить копию трудовой ему должны на последнем месте его работы. При невозможности это сделать (например, гражданин переехал с прежнего места жительства в другое), заверить копию документа можно у официально действующего нотариуса. Данная услуга является платной.

Чтобы получить комментарий юриста – задавайте вопросы ниже

На основании трудовой книжки гражданин может рассчитывать на установленную законом пенсию , которую обязуется уплачивать государство по достижению работником пенсионного возраста.

Конечно, трудовая книжка очень важный документ, но особую важность она приобретает в связи с тем, что она может поспособствовать получению гражданином определенных благ, как гарантированных государством, так и частными юридическими лицами.

Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка. И если справку о доходах можно взять в любой организации, и ее не так сложно подделать, то вот записи в трудовой книге работника подделать никак нельзя.

Именно для того, чтобы установить факт того, что работник законно осуществляет свою трудовую деятельность, ряд кредиторов требует предоставления если не оригинала трудовой, то хотя бы ее копии, но обязательно, грамотно заверенную.

О том, как правильно заверить трудовую, мы расскажем в нашей статье.

Общая информация

Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.

Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.

Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель . Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.

Как заверить трудовую книжку работодателем?

Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.

Однако прежде чем требовать заверенные копии, необходимо некоторым образом подготовиться и в следующем пункте мы расскажем как это сделать, соблюдая по этапность данной процедуры, что поможет вам достичь положительного результата.

Прежде всего, вам необходимо составить заявление . Обычно оно составляется в произвольной форме, но в некоторых организациях действуют установленные в уставе правила о написании заявлений. Поэтому заранее уточните эту информацию у сотрудника отдела кадров или же вашего работодателя.

Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.

В середине строки вы пишите слово «заявление» и уже потом пишите основания, на которых вам понадобилась заверенная копия.

Хорошо, если у вас есть документ, который подтверждает необходимость наличия у вас заверенной копии. Это может быть договор на дачу ипотеки. Если же такого документа нет – постарайтесь максимально четко и понятно изложить причину, по которой вам понадобились копии.

По возможности, приобщите документы к заявлению. Обязательно поставьте в конце дату и подпись.

Подать заявления вы должны непосредственно сотруднику отдела кадров или работодателю . Помните о том, что на рассмотрение заявления у вышеперечисленных персон есть три дня , после чего вам вынесут мотивированный ответ.

Если поданное вами заявление одобрили, на него ставится печать, и оно благополучно отправляется в ваше личное дело.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

Кадровик или работодатель снимает копии всех страниц, а точнее разворотов вашей трудовой книги и скрепляет их вместе путем сшивания или степлера.

На каждой страничке копии проставляется печать таким образом, чтобы она захватывала отпечатанный документ, но не закрывала записи. Печать должна быть поставлена общая по организации, а не для пакетов.

Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию .

На последнем листе , в случае если работник еще выполняет трудовую функцию, пишется информация о том, что работник и по сегодняшний день работает в определенной должности. Также ставится печать и подпись.

Также на последней странице ставится подпись работника. Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна . Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель.

Кто имеет право заверять копию трудовой книги?

В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели. Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.

А вот сам работник заверить себе трудовую не может .

Пример заверения трудовой книжки:

Может ли это сделать главный бухгалтер?

В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги.

Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?

Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия .

Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?

Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.

Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.

Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.

О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть .

Заверения последней страницы трудовой книги

Последняя страница трудовой книги должна содержать некоторые записи, которых нет на других страницах трудовой.

Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.

Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.

Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.

Запись «работает по настоящее время»

Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время ».

Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время ».

Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.

Образец (фото) записи в трудовой книжке «работает по настоящее время»:

Срок выдачи копии трудовой книжки

Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок .

К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров.

Сколько действует заверенная копия трудовой книги?

Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц , который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?

Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.

С помощью нотариуса

Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.

Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.

На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.

Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.

Как правильно заверить копию трудовой книжки для пенсионного фонда?

Подача копии трудовой в пенсионный фонд имеет свои особенности не столько по оформлению, сколько по внешнему виду.

Нумеруются, подписываются и ставятся печати на страницы копии в том же порядке, что и мы рассмотрели несколькими пунктами выше.

Однако чтобы страницы трудовой не потерялись в пенсионном фонде их нужно надлежащим образом прошить между собой иголкой и белой ниткой.

Последние штрихи

Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.

Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.

Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.

На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.