Паспорт РФ
Унифицированные системы документации гост 7.0.8.2013. Государственные стандарты в сфере доу. Национальный стандарт российской федерации

Унифицированные системы документации гост 7.0.8.2013. Государственные стандарты в сфере доу. Национальный стандарт российской федерации

14 марта 2014 г. 16:28

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии опубликовало новый терминологический ГОСТ, заменивший ГОСТ Р 51141-98.

Предисловие

1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.

2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5 Взамен ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).

Введение

Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.

Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.

Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.

Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.

1. Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

3.1 Общие понятия

1. Делопроизводство : Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ : Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. Управление документами : Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4. Архивное дело : Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5. Служба делопроизводства : Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6. Архив (нрк архивохранилище) : Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7. Документ : Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8. Официальный документ : Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9. Архивный документ : Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10. Электронный документ : Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11. Документированная информация : Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12. Носитель (документированной) информации : Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

14. Юридическая значимость документа : Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15. Юридическая сила документа : Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16. Аутентичность (электронного документа) : Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17. Достоверность (электронного документа) : Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18. Целостность (электронного документа) : Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19. Пригодность для использования (электронного документа) : Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20. Подлинный документ : Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21. Подлинник документа : Первый или единственный экземпляр документа.

22. Дубликат документа : Повторный экземпляр подлинника документа.

23. Копия документа : Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24. Электронная копия документа : Копия документа, созданная в электронной форме.

25. Заверенная копия документа : Копия документа, на которой в соответствии" с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26. Выписка из документа : Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27. Письменный документ : Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28. Текстовой документ : Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29. Изобразительный документ : Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30. Фотодокумент : Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.

31. Аудиовизуальный документ : Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.

32. Видеодокумент : Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

33. Кинодокумент : Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.

34. Фонодокумент : Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

35. Графический документ : Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.

36. Реквизит документа : Элемент оформления документа.

37. Формуляр документа : Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.

38. Хранение документов : Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

39. Экспертиза ценности документов : Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

40. Срок хранения документов : Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

41. Постоянное хранение документов : Вечное хранение документов без права их уничтожения.

42. Временное хранение документов : Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

43. Доступ к документу : Возможность и условия получения и использования документа

3.2. Делопроизводство

3.2.1. Документирование

44. Документирование : Запись информации на носителе по установленным правилам.

45. Средства документирования : Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46. Система документации : Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47. Вид документа : Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48. Бланк документа : Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49. Унифицированная форма документа; УФД : Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50. Табель унифицированных форм документов : Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51. Альбом унифицированных форм документов : Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52. Оформление документа : Проставление на документе необходимых реквизитов.

53. Согласование документа; визирование : Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54. Лист согласования (визирования) документа : Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55. Виза : Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56. Гриф согласования : Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57. Подписание (документа) : Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58. Подпись : Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59. Электронная подпись : Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60. Утверждение документа : Способ придания документу правового статуса.

61. Гриф утверждения : Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62. Гриф ограничения доступа к документу : Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63. Дата документа : Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64. Место составления (издания) документа : Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.

65. Резолюция : Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66. Текст документа : Основная содержательная часть документа.

67. Адресат : Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68. Отметка о наличии приложения : Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69. Отметка о поступлении документа : Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70. Отметка о заверении копии : Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71. Печать : Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

3.2.2. Организация работы с документами

73. Документооборот : Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74. Электронный документооборот : Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75. Объем документооборота : Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76. Документопоток : Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77. Плотность документопотока : Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78. Включение документа в СЭД : Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79. Метаданные : Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) : Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81. Миграция (электронных документов) : Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов : Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83. Предварительное рассмотрение документов : Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84. Регистрация документа : Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа : Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86. Регистрационно-учетная форма : Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87. Государственный регистрационный номер документа : Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88. Контроль исполнения документов : Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89. Типовой срок исполнения документа : Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90. Индивидуальный срок исполнения документа : Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело : Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92. Оперативное хранение документов : Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93. Документальный фонд : Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94. Номенклатура дел : Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95. Дело : Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96. Электронное дело : Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97. Признаки заведения дела : Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98. Формирование дела : Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99. Оформление дела : Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100. Заголовок дела : Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101. Внутренняя опись : Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102. Лист-заверитель дела : Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103. Индекс дела : Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104. Опись дел структурного подразделения : Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105. Уничтожение документов : Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.

3.3. Архивное дело

3.3.1. Хранение и учет архивных документов

106. Государственный архив : Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

107. Муниципальный архив : Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

108. Профиль архива : Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.

109. Архивный фонд : Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.

110. Архивный фонд Российской Федерации : Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.

111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) : Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

112. Архивный фонд личного происхождения : Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

113. Архивная коллекция : Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.

114. Фондирование документов : Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.

115. Фондообразователь : Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

116. Обеспечение сохранности документов : Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.

117. Обеспечение физико-химической сохранности документов : Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.

118. Архивохранилище (Нрк архив) : Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

119. Режим хранения архивных документов : Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

120. Реставрация архивного документа : Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.

121. Консервация архивного документа : Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.

122. Старение документа : Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

123. Страховая копия архивного документа : Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.

124. Страховой фонд архивных документов : Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.

125. Фонд пользования (архива) : Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.

126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации : Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

127. Учет архивных документов : Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации : Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

129. Единица учета архивных документов : Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.

130. Единица хранения архивных документов : Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

131. Учетные документы (архива) : Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

132. Список фондов : Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

133. Лист фонда : Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

134. Архивный шифр : Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.

135. Проверка наличия и состояния архивных документов : Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

136. Топографический указатель : Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

3.3.2. Комплектование архива

137. Комплектование архива : Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

138. Критерии экспертизы ценности документов : Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

139. Источник комплектования (архива) : Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

140. Выборочный прием документов : Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

141. Перечень документов со сроками хранения : Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

142. Документ временного срока хранения : Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

143. Документ постоянного срока хранения : Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

144. Документ Архивного фонда Российской Федерации : Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

145. Особо ценный документ : Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

146. Уникальный документ : Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

147. Упорядочение архивных документов : Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

148. Выделение документов к уничтожению : Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

3.3.3. Информационная деятельность архива

149. Информационная деятельность архива : Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

150. Использование архивных документов : Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

151. Пользование архивными документами : Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

152. Организация пользования архивными документами : Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

153. Пользователь архивными документами : Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

154. Владелец архивных документов : Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

155. Собственник архивных документов : Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

156. Ограничение доступа к архивным документам : Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

157. Публикация архивных документов : Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

158. Документальная выставка : Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

159. Описание архивных документов : Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

160. Описательная статья архивного справочника : Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива : Совокупность описаний архивных документов.

162. Система научно-справочного аппарата к документам архива : Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

163. Архивный справочник : Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

164. Опись дел, документов : Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

165. Архивный путеводитель : Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

166. Архивный каталог : Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

167. Архивный указатель : Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

168. Обзор архивного фонда : Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

169. Тематический обзор архивных документов : Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

170. Историческая справка к архивному фонду : Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

171. Каталогизация архивных документов : Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

172. Архивная справка : Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

173. Архивная копия : Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

174. Архивная выписка : Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

С 1 марта 2014 г. вступил в силу новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В связи с этим утратил силу ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Принятие нового стандарта имеет целью нормирование терминов и определений основных понятий двух предметных областей – делопроизводства и архивного дела. Специальная терминология, установленная стандартом, рекомендуется к применению при проведении работ в сфере делопроизводства и архивного дела, а также в документации и в литературе по вопросам, относящимся к указанным областям.

Чем была вызвана необходимость переработки прежнего стандарта?

Необходимость переработки стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» была вызвана прежде всего изменениями, произошедшими в соответствующих предметных областях. Широкое внедрение информационных технологий, изменения нормативной правовой базы, появление электронных документов и др. самым серьезным образом повлияли и на практику документирования, и на процессы управления документами, и на организацию оперативного и архивного хранения документов. Все это привело не только к появлению новой специальной терминологии, но и к переосмыслению давно существующих терминов и необходимости формулировать их новые определения.

В последние годы в сфере информации и документации принимаются новые национальные стандарты на базе стандартов ИСО. Эти стандарты оказывают влияние и на терминосистемы делопроизводства и архивного дела: национальные терминосистемы заимствуют некоторые термины (достаточно привести в качестве примера термин «управление документами»). Влияние международных стандартов на отечественную терминосистему является предметом анализа, имеющего целью установление соответствий между понятиями, терминами и их определениями в национальной терминосистеме и терминосистеме, принятой международным сообществом, а также решение вопроса о включении международных терминов в национальную терминосистему делопроизводства и архивного дела.

Обоснованное, правомерное заимствование иностранной лексики предполагает в первую очередь то, что заимствуемое слово (термин) обозначает заимствуемое нами явление (понятие). Применение иностранных терминов для обозначения давно существующих процессов и действий в сфере делопроизводства и архивного дела не всегда целесообразно и может привести к путанице. Так, стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» в дополнение к уже существующей паре «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления», воспринимаемой практиками как синонимы, ввел еще и третий термин – «управление документами». Причем определение этого термина в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 по смыслу повторяет традиционное определение понятия «делопроизводство».

В последние 10-20 лет делопроизводство испытывает большое влияние со стороны информационно-коммуникационных технологий: появляются новые понятия и, соответственно, новые специальные термины, которые включаются в терминосистемы делопроизводства и архивного дела, расширяя их и влияя на содержание уже существующих понятий.

Все перечисленные выше обстоятельства сделали вопрос нормализации национальной терминосистемы вопросом первостепенной важности, от решения которого зависит дальнейшее развитие не только научных исследований, но и многих направлений практической деятельности. Это налагало на разработчиков стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 особую ответственность, требуя проведения серьезных исследований перед разработкой стандарта.

Структура нового стандарта

ГОСТ Р 7.0.8-2013 нормирует терминоупотребление в двух смежных областях – делопроизводстве и архивном деле.

Новый стандарт, в отличие от ранее действовавшего ГОСТ Р 51141-98, не только включает большее количество терминов (в новом стандарте 171 термин, в старом – 143), но и отражает качественные изменения, произошедшие в терминосистеме с 1998 г.

В стандарт включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены – номенклатурные названия или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 к номенам относятся такие термины, как:

служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив.

Основные разделы стандарта – разделы «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле. Это такие термины, как:

делопроизводство, архивное дело, управление документами, архив, документ, официальный документ, архивный документ, электронный документ, юридическая сила документа и др.

Раздел «Делопроизводство» представлен подразделами «Документирование» и «Организация работы с документами»; раздел «Архивное дело» – подразделами: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих терминосистемах. Для каждого понятия в стандарте установлен один стандартизированный термин. По правилам оформления, установленным для терминологических стандартов, термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой. Краткие формы терминов в виде аббревиатуры приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением, например:

научно-справочный аппарат архива: НСАархива.

Термины-синонимы в стандарте набраны курсивом, например:

согласование документа; визирование.

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:

документационное обеспечение (управления), ДОУ;
носитель (документированной) информации;
аутентичность (электронного документа)и др.

При использовании термина, в том числе в документах по стандартизации, часть термина, заключенная в скобки, может быть опущена.

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы с пометой «Нрк» присутствуют в качестве справочных и не являются стандартизованными, например:

архив (Нрк. архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, – шрифтом нормальной жирности, синонимы – курсивом.

Первые отклики на стандарт

Прежде чем мы перейдем к рассмотрению содержания нового терминологического стандарта, отметим, что хотя стандарт еще не вышел из печати, на него уже появились первые отклики.

В одной из публикаций в сети Интернет ГОСТ Р 7.0.8-2013 подвергся критике по ряду позиций, прежде всего с точки зрения его «наполненности» терминами.

Общее количество терминов нового стандарта (171) сравнивается с более чем двумя тысячами в Глоссарии Общества американских архивистов, что, по мнению критиков, говорит и невысоком качестве стандарта. В связи с этим необходимо заметить, что, во-первых, стандарт можно сравнивать только со стандартом, а глоссарий (словарь) –со словарем, а во-вторых, для специалистов общеизвестным является тот факт, что в терминологический стандарт, в отличие от словаря, включается только основная, базовая часть профессиональной терминологии, причем та ее часть, которая является достаточно устоявшейся и апробированной практикой терминоупотребления. Этим стандарт отличается от терминологического словаря, задача которого состоит в нормализации, насколько возможно, всей терминологии предметной области.

Для сравнения: терминологическая часть MoReq (а MoReq – это спецификация или, иначе говоря, региональный стандарт) включает чуть более 70 терминов.

Подробную информацию о новом стандарте с примерами и разъяснениями читайте в статье зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук В.Ф. Янковой и зав. сектором ВНИИДАД М.В. Бельдовой в №6 2014 журнала

Новый стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» является результатом кропотливого анализа практики национального терминоупотребления и разработчики стандарта надеются на то, что он не только послужит для многих специалистов квалифицированным руководством в области терминологии, но и станет для кого-то материалом для размышлений и поводом высказаться.

Наша статья не ставит своей целью дать детальный анализ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ее задача в первую очередь информационная: довести до сведения специалистов в области документационного обеспечения информацию о данном стандарте, а также привлечь внимание специалистов к проблемам национальной терминологии в области управления документами (документационного обеспечения).

Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013, Стандарт) утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела.

Нормализация терминологии

Зачастую нормализация терминологии и закрепление ее в терминологическом словаре является первым шагом в унификации терминосистемы. Следующим шагом, как правило, является стандартизация терминов и создание терминологического стандарта. Задачей словаря терминов является нормализация по возможности всей терминологии предметной области, задача же Стандарта - отражение основной, базовой части профессиональной терминологии. Общий объем словаря - 550 терминов, из них более 100 терминов - термины-синонимы (вместо определения такие термины содержат отсылочную статью). В Стандарте же количество делопроизводственных и общих для делопроизводства и архивного дела терминов - 99.

КСТАТИ

ГОСТ Р 7.0.8-2013 является результатом нормализации отечественной терминологии двух смежных областей - делопроизводства и архивного дела. Стандарт - в отличие от ГОСТ Р 51141-98 - содержит не только больший в количественном отношении (в Стандарте 171 термин, в ГОСТ Р 51141-98 - 143), но и отражает качественные изменения, происшедшие в терминосистеме с 1998 г.

Термин - языковая единица (слово, словосочетание, аббревиатура, символ, сочетание слова и символов в виде букв или цифр), являющаяся названием специального понятия какой-либо сферы научной или профессиональной деятельности и употребляемая в особых условиях. В любой сфере человеческой деятельности термины составляют значительную часть лексики языка общения.

Одно из важнейших свойств термина - его конвенциональность: термин всегда является результатом особой сознательной коллективной договоренности , выражая через свое определение наиболее существенные признаки соответствующего понятия. Термин как языковая единица соотносится с понятием как единицей логико-понятийной системы определенной научной области и с определением (дефиницией), раскрывающим содержание понятия, обозначенного термином. Понятие, обозначаемое термином, подвижно, оно изменяется по мере углубления наших знаний и представлений о предметной области, поэтому с течением времени изменяется определение термина, раскрывающее содержание понятия.

К СВЕДЕНИЮ

Термином может быть любое слово, которому дана четкая дефиниция, определяющая именуемое понятие и жестко ограничивающая понятийную сферу, обеспечивая изоляцию значения термина от обывательских смыслов омонимичного слова общеязыковой лексики.

Термином может стать и искусственно созданное слово. Дефиниция термина дает общее представление об именуемом объекте (который может быть как конкретным и вещественным, так и абстрактным умственным конструктом), одновременно устраняя возможную неоднозначность, свойственную одноименному слову общего языка. Она должна быть соизмеримой с тем, что она определяет, не должна содержать порочного круга и не быть негативной там, где возможно позитивное определение.

Структура Стандарта

Структура Стандарта в целом осталась прежней: три основных раздела - «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело» - и подразделы, отражающие составные части предметных областей.

Раздел «Общие понятия» включает термины, в равной степени употребляющиеся в делопроизводстве и архивном деле.

В разделе «Делопроизводство» выделены два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Архивное дело» - три подраздела: «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Информационная деятельность архива».

Термины расположены в Стандарте в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между терминами в терминосистемах делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия в Стандарте установлен один стандартизированный термин.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 включены не только термины, обозначающие понятия, но и так называемые номены - номенклатурные названия, или идентификаторы, к которым относятся, например, наименования организаций, должностей и др. (такие термины, как служба делопроизводства, архив, Архивный фонд Российской Федерации, государственный архив, муниципальный архив ).

Особенности оформления терминов

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом. Их краткие формы представлены аббревиатурой (приводятся в том случае, если они закреплены терминоупотреблением), например:

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например:

При использовании термина в документах по стандартизации часть, заключенная в скобки, может быть опущена.

Нерекомендуемые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными, например:

Различают содержание понятия и объем понятия. Содержание понятия - это объем признаков, которые в совокупности формируют понятие. Объем понятия - это совокупность предметов, явлений, процессов, составляющих группу, входящую в понятие. Определение термина должно раскрывать содержание понятие, но не его объем. Более того, раскрывая содержание понятия, определение должно указывать только на признаки (свойства) понятия, являющиеся его существенными характеристиками, отличающие данное понятие от других понятий, стоящих в одном ряду с ним. Включение в определение не только существенных признаков приводит к размыванию определения, в результате чего может произойти подмена одного понятия другим.

Рассмотрим это на примере определения понятия «общегородской классификатор», которое приводится в одном из нормативных документов: общегородской классификатор - классификатор, обязательный для применения при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

В приведенном определении слова «обязательный для применения» не являются существенным признаком определяемого понятия, поскольку любой классификатор, если он утвержден и введен в действие в установленном порядке, является обязательным для применения. Следовательно, данный признак является избыточным. Эту часть следует исключить из определения, в результате определение будет таким: общегородской классификатор - классификатор, используемый при межотраслевом обмене информацией городских информационных систем.

ИЗМЕНЯЕМ ПОНЯТИЯ

Определения терминов в ГОСТ Р 7.0.8-2013 отражают только существенные признаки определяемого понятия. Именно по этой причине приведенные в стандарте определения можно при необходимости изменять - вводить в них дополнительные признаки. Изменения и дополнения, вводимые в определения при их использовании, не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в Стандарте.

Сравниваем

Сравнивая терминологию Стандарта с ГОСТ Р 51141-98, можно выделить следующие группы терминов:

термины, определения которых не изменены;
термины, определения которых изменены;
термины, не включенные в Стандарт как вышедшие из употребления;
новые термины, которых не было в ГОСТ Р 51141-98 и которые составляют новую часть терминосистемы.

Термины и определения, сохранившиеся в неизменном виде, составляют ядро терминосистемы, обеспечивая ее стабильность и системность.

Определенная часть терминов претерпела изменения, причем эти изменения затронули не столько сам термин, сколько его определение. Таких терминов в Стандарте немало.

Рассмотрим для примера два термина Стандарта:

Напомним, что в ГОСТ Р 51141-98 было только понятие юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления , из которого следует, что любой официальный документ:

должен соответствовать законодательству;
должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;
должен быть правильно оформлен.

В соответствии с данным определением и приказ организации, и деловое письмо при соответствии вышеперечисленным признакам имеют юридическую силу. Такое понимание понятия юридической силы документа противоречит пониманию данного понятия юристами, которые связывают его с возможностью реализовывать посредством документов отдельных видов властные предписания органов власти и должностных лиц. С этой точки зрения юридической силой обладают только определенные виды документов - законодательные и иные нормативные правовые акты, т.е. документы, содержащие правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц.

Именно по этой причине понятие юридической силы документа в Стандарте связывается со способностью документа вызывать определенные правовые последствия. Наряду с этим понятием в Стандарт введено понятие юридической значимости документа , которое в последние годы употребляется достаточно активно и связано с доказательной силой документа, возможностью использования документа для подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Безусловно, на делопроизводство влияют информационно-коммуникационные технологии. В связи с этим появляются новые понятия и новые термины, которые встраиваются в терминосистему делопроизводства, расширяя ее и меняя отношения между существующими терминами, например, понятие электронный документ , а также связанные с ним понятия, обозначающие свойства электронного документа и процессы управления электронными документами: аутентичность (электронного документа); достоверность (электронного документа); целостность (электронного документа); пригодность для использования (электронного документа); метаданные; конвертирование, конвертация (электронных документов); миграция (электронных документов).

Кроме того, многие новые термины заимствуются национальной терминосистемой из зарубежных источников, в частности из стандартов ИСО (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов» и др.).

Вместе с тем ряд терминов, включенных в Стандарт, может вызвать неоднозначную реакцию специалистов. К примеру, в нем приведены три термина:

В данном случае Стандарт отражает практику терминоупотребления. Все три термина достаточно широко употребляются, но при этом определения терминов, несмотря на то что они являются результатом консенсуса специалистов - разработчиков Стандарта, не содержат признаков, достаточно четко разграничивающих данные понятия. Такая ситуация свидетельствует о том, что данные понятия нуждаются в более глубоком изучении и осмыслении.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Контрольная работа

На тему: «Анализ терминологии ГОСТ Р 7.08-2013»

Введение

Особенности оформления терминов

Нормативно-законодательные базы, регламентирующие делопроизводство в коммерческих структурах

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Задание на контрольную работу.

.Анализ терминологии ГОСТ Р 7.08-2013. Выявить все нерекомендуемые к применению термины, синонимы, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению.

.Нормативно-законодательные базы, регламентирующие делопроизводство в коммерческих структурах.

1. Особенности оформления терминов

Термины-синонимы в Стандарте набраны курсивом, например, согласование документа; визирование.

Ряд терминов содержит части, заключенные в круглые скобки, например: документационное обеспечение (управления), ДОУ. При использовании термина в документах по стандартизации часть, заключенная в скобки, может быть опущена.

Различают содержание понятия и объем понятия. Содержание понятия - это объем признаков, которые в совокупности формируют понятие. Объем понятия - это совокупность предметов, явлений, процессов, составляющих группу, входящую в понятие. Определение термина должно раскрывать содержание понятие, но не его объем. Более того, раскрывая содержание понятия, определение должно указывать только на признаки (свойства) понятия, являющиеся его существенными характеристиками, отличающие данное понятие от других понятий, стоящих в одном ряду с ним. Включение в определение не только существенных признаков приводит к размыванию определения, в результате чего может произойти подмена одного понятия другим.

Сравнивая терминологию Стандарта с ГОСТ Р 51141-98, можно выделить следующие группы терминов:

·термины, определения которых не изменены;

·термины, определения которых изменены;

·термины, не включенные в Стандарт как вышедшие из употребления;

·новые термины, которых не было в ГОСТ Р 51141-98 и которые составляют новую часть терминосистемы.

Рассмотрим для примера два термина Стандарта:

юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера;

юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия.

В ГОСТ Р 51141-98 было только понятие юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления, из которого следует, что любой официальный документ:

должен соответствовать законодательству;

должен быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;

должен быть правильно оформлен.

В соответствии с данным определением и приказ организации, и деловое письмо при соответствии вышеперечисленным признакам имеют юридическую силу. Такое понимание понятия юридической силы документа противоречит пониманию данного понятия юристами, которые связывают его с возможностью реализовывать посредством документов отдельных видов властные предписания органов власти и должностных лиц. С этой точки зрения юридической силой обладают только определенные виды документов - законодательные и иные нормативные правовые акты, т.е. документы, содержащие правовые нормы, обязательные для многократного применения и, как правило, рассчитанные на широкий круг организаций и лиц.

Именно по этой причине понятие юридической силы документа в Стандарте связывается со способностью документа вызывать определенные правовые последствия. Наряду с этим понятием в Стандарт введено понятие юридической значимости документа, которое в последние годы употребляется достаточно активно и связано с доказательной силой документа, возможностью использования документа для подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Безусловно, на делопроизводство влияют информационно-коммуникационные технологии. В связи с этим появляются новые понятия и новые термины, которые встраиваются в терминосистему делопроизводства, расширяя ее и меняя отношения между существующими терминами, например, понятие электронный документ, а также связанные с ним понятия, обозначающие свойства электронного документа и процессы управления электронными документами: аутентичность (электронного документа); достоверность (электронного документа); целостность (электронного документа); пригодность для использования (электронного документа); метаданные; конвертирование, конвертация (электронных документов); миграция (электронных документов).

·Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

·Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи

·Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Вместе с тем ряд терминов, включенных в Стандарт, может вызвать неоднозначную реакцию специалистов.

К примеру, в нем приведены три термина:

·делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;

·документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

·управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Нормативные законодательные базы, регламентирующие делопроизводство в коммерческих структурах

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

Правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение;

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Первый, основополагающий закон - это Конституция Российской Федерации. Конституция Российской Федерации - важнейший правовой акт России, регулирующий основополагающие сферы жизни и деятельности современной России: определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

ГК РФ, а именно статьей 51 установлено, что юридическое лицо подлежит государственной регистрации в порядке, определяемом законом о регистрации юридических лиц. Данные такой регистрации включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления. Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Поэтому квалифицированный секретарь, также как и документовед, должен знать, что ст. №51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

Договорные отношения регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В части первой ГК РФ в разделе 3 подразделе 2 содержатся общие положения о договоре. Во второй части ГК РФ содержатся отдельные виды обязательств. В частности, основным договором в области торговли будет являться договор купли-продажи. Исполнение, заключение этого договора по существу и составляют торговлю. Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Основным законодательным актом, регулирующим документирование трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс РФ.

Трудовой кодекс Российской Федерации является главным документом, регулирующим весь сложный спектр трудовых отношений между работодателем и работником. Основными вопросами, на которые дает ответ Трудовой кодекс, являются: правильное заключение и оформление трудового договора, особенности назначения испытательного срока для работника, правильное внесение изменений в трудовой договор.

Главы 10 и 11 Трудового кодекса содержат основные требования к содержанию трудового договора, а также нормы и требования, предъявляемые к его заключению с работником. Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остаётся трудовая книжка. Ей посвящена статья 66. Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника". Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Административная ответственность за правонарушения, связанные с нарушением трудового законодательства, предусмотрена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие, которой прямо предписано ТК РФ относится к случаям нарушения законодательства о труде. Административная ответственность за нарушение трудового законодательства установлена статьями 5.7, 5.27 - 5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность предусмотрена статьями 5.27 и 13.20 КоАП РФ за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Статья 11 "Документирование информации" содержит следующие важные положения:

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», отменяет закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с 01 июля 2012 г. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-Ф3 был принят 25 марта 2011 года и 30 марта того же года, одобрен. Этот закон регулирует отношения в области использования ЭЦП. В новом законе в противовес ЭЦП выделяют три вида электронных подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Целью данного закона является обеспечить правовые условия использования цифровой подписи в электронном документе, при соблюдении которых электронно-цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе. Этот закон распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и других, предусмотренных законодательством случаях.

Федеральный закон направлен на расширение сферы использования ЭП и на устранение недостатков Федерального закона от 10.01.2002 г. № 1-Ф3, то есть предыдущего закона «Об ЭЦП». Новый закон об ЭП определяет понятие электронной подписи, устанавливает ее виды и требования к ее средствам, которые помогают создавать и проверять электронную подпись, ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Федеральный закон устанавливает требования к удостоверяющим центрам, которые реализуют функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Персональным данным, их документированию и защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. В сферу действия этого нормативного акта попадают все юридические и физические лица, на попечении которых находятся сведения о других граждан. Закон требует, чтобы каждая организация, владеющая персональными данными своих сотрудников, клиентов, партнеров, обеспечила конфиденциальность всей этой информации.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы и т.д.

В соответствии со ст. 22 данного закона уведомление об обработке персональных данных направляется в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом. Заполнение образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных регулируется Приказом Роскомнадзора от 19.08.2011 № 706 «Об утверждении Рекомендаций по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных». Настоящие Рекомендации разработаны в целях установления единых принципов и порядка заполнения уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных. Уведомление оформляется на бланке организации и направляется в территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. В п.4 Рекомендаций определены сведения, которые должны быть указаны в уведомлении.

Проанализировав в совокупности нормы федерального закона, касающиеся условий обработки персональных данных и согласия субъекта персональных данных на их обработку, можно прийти к выводу, что все действия по передаче функций обработки персональных данных организации-исполнителю могут быть осуществлены исключительно с согласия субъекта персональных данных, причем согласие это лучше всего получить в письменной форме.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации". Особенность закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов. Закон специально выделяет нормы работы с документами так называемого личного состава-с теми, что зафиксировали правоотношение между гражданами и работодателями. Важным моментом является и специальная статья, которая подробно объясняет одну из самых болезненных проблем российского архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности. Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего, напомним, что ст.68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык". Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, а ст.3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках. Не знать данные документы нельзя, поскольку очень часто организации, имеющие обширные международные связи и взаимоотношения, забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.

Учитывая, что коммерческим организациям приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата, либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата. Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации. В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст.8 "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу"), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением.

Федеральными законами «Об Акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью», устанавливается порядок образования, реорганизации и ликвидации, обязательность государственной регистрации общества, а также общие требования к учредительным документам общества. В частности, определяются сведения, которые должны содержаться в Уставе.

К работе делопроизводственной службы имеет прямое отношение и Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. Закон указывает на то, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Очень важна статья закона о хранении документов. Следует отметить, что в декабре 2011 года президент подписал Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», который с 1 января 2013 года придёт на смену ныне действующему Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения законодательных актов к документированию различных направлений деятельности негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

-правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

-организовать документооборот;

-обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Недостатком действующей на сегодняшний день нормативной правовой базы документационного обеспечения управления является ее ориентация преимущественно на государственные, бюджетные структуры. Рассмотрим основные документы, которыми могут пользоваться службы документационного обеспечения управления при разработке собственных документов, а также при необходимости быть уверенными в юридической полноценности, доказательности собственных документов.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. Правила вступили в силу с даты их утверждения. Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.

Методическим пособием для работников ДОУ любой конкретной Российской организации в настоящее время могут служить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, рассматривает весь цикл делопроизводства от создания (получения входящих) документов до их передачи в архив: общие требования к составлению и оформлению различных видов документов, порядок регистрации документов, контроля за их исполнением, составление номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Методические рекомендации призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации разработаны с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела. Основное содержание Методических рекомендаций - это раздел 3 Структура и содержание Инструкции по делопроизводству. Его подразделы выделены в соответствии с разделами Правил делопроизводства. В разделе 3 Методических рекомендаций содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции. Методические рекомендации содержат приложения, в которых приведены образцы бланков документов, формы документов, применяемых в делопроизводстве, более глубоко раскрывается содержание отдельных разделов. Коммерческие структуры могут использовать его как справочник (в том числе для разработки своей инструкции по делопроизводству), так как составлен на основании действующих норм по делопроизводству и архивному делу.

Конкретные формы документов, используемые в деятельности учреждений и предприятий, проговариваются в постановлениях Госкомстата РФ и приказах Минтруда России. Это, например, Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 "О типовых формах документов федеральной инспекции труда", Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" и Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В 2003 вышли два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132);

«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки. Порядок оформления в трудовых книжках чрезвычайно важных записей - записей об увольнении - вынесен в отдельный раздел. Это разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)». Здесь, помимо подробного описания методики внесения записей, приведены примеры.

К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты. Они разрабатываются на продукты, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему квалификации и кодирования государственных стандартов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Оформление документов - одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации. Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов действовали только в советские времена или распространяются только на госструктуры, а мы - частная компания и применять их не обязаны.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30.-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России. Данный документ носит рекомендательный характер, но все уважающие себя организации стараются следовать требованиям этого документа. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

Но также, следует отметить, что сегодня, в период интенсивно развивающихся технологий в области делопроизводства, как никогда назрела необходимость актуализации нормативных актов. Например, сегодня, когда многие используют не только электронные документы, а так называемые документы в электронном виде, получаемые путем сканирования бумажных экземпляров, можно подумать над увеличением размеров нижнего поля. Иногда желание исполнителя уменьшить размер полей с целью вместить как можно больше текста приводит к тому, что при автоматическом сканировании часть теста не попадает в образ. Кроме того, создаются дополнительные проблемы с размещением регистрационного номера или штрих кода.

Единые для всех организаций правила рациональной организации делопроизводства, в т.ч. создания информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов, составления номенклатур дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к передаче на государственное хранение содержит «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ). Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспекта.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

Все названные акты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства. В частности, касаются некоторых вопросов использования электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации.

Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.

Другой недостаток нормативной базы документационного обеспечения управления, ориентация лишь на организационно-распорядительные документы или, говоря точнее, те документы, которыми традиционно занимается служба делопроизводства, т.е. преимущественно распорядительных документов, переписка, различного рода справки, записки, протоколы, акты, сводки, заявления и т.п. Документы типа бухгалтерских, статистических, банковских, налоговых и др. юридически не попадают под обязательное действие перечисленных нормативных правовых актов, хотя, по сути, все документы должны оформляться по единым принципиальным правилам, в частности, правилам подписания, датирования, регистрации, использования бланков.

Имеется еще одна существенная проблема, правовое решение которой является неотложной задачей в связи с развитием электронных технологий в управлении. Эта проблема соотношения бумажного и электронного документа как в процессе его непосредственного функционирования на протяжении жизненного цикла, так и в процессе его хранения в архиве организации и государственном архиве.

Основной нормативный правовой акт, на принятие которого все надеются, разрабатываемый и существующий в виде проекта, - Федеральный закон «О документационном обеспечении управления». Закон (в силу своего высокого правового уровня) будет обязателен для исполнения всеми организациями, юридическими и физическими лицами и обеспечит необходимое единство документальной системы страны, особенно учитывая разработку программы «Электронная Россия», которая неразрывно связана с информационным единством в рамках государства.

Заключение

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Знания в области документирования необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.

Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или документовед, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.

законодательный делопроизводство стандарт юридический

Список использованных источников и литературы

1.ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения"

2.Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 01.07.2014) // «Собрание законодательства РФ», 13.01.1997, № 2, ст. 198.

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 №2-ФКЗ) // «Собрание законодательства РФ», 14.04.2014, N 15, ст. 1691.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 30.12. 2015 - N 434-ФЗ), ст. 424

5.Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М.: Феникс, 2012.

Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). Учебное пособие. Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012.

Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. М.: РИОР, 2011.

Сологуб О.Л. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие 7-е. М.: Омега-Л, 2012.

Янковая В.Ф. Особенности оформления терминов // Интернет-журнал «Секретарь-референт». - 2014. - № 3.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Records management and organization of archives. Terms and difinitions

Дата введения 2014-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст

4 В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)

Введение

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы - курсивом.

Термины-синонимы без пометы "Нрк" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

3.1 Общие понятия

1 делопроизводство : Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2 документационное обеспечение (управления), ДОУ : Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3 управление документами : Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

4 архивное дело : Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

5 служба делопроизводства : Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

6 архив (нрк архивохранилище) : Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

7 документ : Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

8 официальный документ : Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

9 архивный документ : Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

10 электронный документ : Документ, информация которого представлена в электронной форме.

11 документированная информация : Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

12 носитель (документированной) информации : Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.

14 юридическая значимость документа : Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

15 юридическая сила документа : Свойство официального документа вызывать правовые последствия.

16 аутентичность (электронного документа) : Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.

17 достоверность (электронного документа) : Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.

18 целостность (электронного документа) : Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

19 пригодность для использования (электронного документа) : Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

20 подлинный документ : Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

21 подлинник документа : Первый или единственный экземпляр документа.

22 дубликат документа : Повторный экземпляр подлинника документа.

23 копия документа : Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

24 электронная копия документа : Копия документа, созданная в электронной форме.

25 заверенная копия документа : Копия документа, на которой в соответствии" с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

26 выписка из документа : Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

27 письменный документ : Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

28 текстовой документ : Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

29 изобразительный документ : Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.

30 фотодокумент : Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов.