Путевой лист командировка на личном автомобиле образец. Командировка на личном автомобиле. Оформление путевого листа

Наша организация приобрела земельный участок, административные здания и оборудование в другом регионе. Расстояние составляет 1000 км. Там не открыто обособленное подразделение, не открыт филиал, не созданы рабочие места, т.к. планируется сдавать это всё в аренду. Но сейчас необходим монтаж оборудования, подключение электросетей. Поэтому директор нашей организации ездит туда на служебном автомобиле 2 раза в месяц. Как правильно оформить его поездки? Как правильно списывать ГСМ, истраченные на поездку?

Для списания расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено путевыми листами.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору:

  • составить приказ по унифицированной форме ;
  • применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ).

При этом унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому использовать ее нецелесообразно. Взамен этого лучше разработать и утвердить собственную форму.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале ( Порядка, утвержденного ). В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения (в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку);
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации ( Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Сергей Разгулин,

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете .

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже если применяете УСН, подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198 .

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • в разработанном самостоятельно авансовом отчете должны быть указаны все необходимые реквизиты. А именно наименование и дата составления документа, название организации (Ф. И. О. предпринимателя), наименования и суммы расходов, должности и расшифровки фамилии, имени и отчества командированного и ответственных сотрудников – бухгалтера и руководителя, их подписи ( , п. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ . То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.*

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60 , от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66 , Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:*

  • унифицированные формы;
  • самостоятельно разработанные путевые листы (см., например,упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице .

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя ().

А за этим последует административный штраф:

  • на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например,Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848 .

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243 .).

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354 .

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:*

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО , по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета , , , , ).

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса


Семенихин Виталий Викторович ,
консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам

Работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

При согласии организации на то, что работник поедет в командировку на собственном автомобиле, работодателю нужно издать приказ, в котором будет указана сумма компенсации за использование собственного авто работника в служебной поездке.

Как разъясняют специалисты финансового ведомства, чтобы получить такую компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию компании копию технического паспорта личного авто, заверенную в установленном порядке, при этом компенсация может быть выплачена также работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля .

Работник организации не обязан оформлять путевые листы, как того требуют фискальные органы. В частности, такое требование содержится в письме УФНС России по городу Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776, в котором указано, что путевые листы необходимы для того, чтобы фирма могла доказать производственный характер использования личного авто сотрудника.

Но ведь речь идет о командировке, под которой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В данном случае подтвердить производственный характер использования автомобиля можно и иным способом - ведь любая командировка работника фирмы требует соответствующего документального подтверждения.

Так, в состав "командировочного" документооборота входят следующие формы :

  • служебное задание по форме № Т-10а;
  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 или № Т-9а;
  • командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Цель командировки работника определяет руководитель командирующей организации и указывает ее в служебном задании, которое и утверждает . Исходя из срока командирования, маршрута движения и интенсивности работы автомобиля в поездке работник и организация определяют размер компенсации, в которой учтены уже все затраты, связанные с эксплуатацией авто в поездке.

Такой вариант возмещения проездных расходов командированного сотрудника имеет свои особенности в части налогообложения.

По правилам главы 25 налогооблагаемыми расходами фирмы могут выступать обоснованные и документально подтвержденные расходы налогоплательщика, связанные с получением дохода . При соблюдении этого условия расходы на компенсацию автомобиля организация вправе учесть для целей налогообложения согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ, который относит такие расходы в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией.

Расходы на такую компенсацию в целях исчисления прибыли подлежат нормированию в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление № 92). Причем размеры компенсации, учитываемой в составе прочих расходов при налогообложении, зависят от рабочего объема двигателя автомобиля. Так, пунктом 1 Постановления № 92 установлено, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях составляет 1200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 руб., а для мотоциклов - 600 руб.

Данные нормы расхода на выплату компенсации установлены за месяц, следовательно, если срок командировки меньше месяца, то сумму придется уменьшить .

Уменьшить налогооблагаемую базу на сумму фактических затрат (например, на приобретение топлива, масла и т. д.), в том числе подтвержденных документально, организация уже не сможет, так как в компенсации, согласованной организацией с работником, эти суммы уже учтены. Понятно, что сумма компенсации, согласованная сторонами трудового договора, будет значительно превышать налогооблагаемые суммы компенсации, ведь размеры последней смехотворно малы! Тем не менее сверхнормативные размеры выплаченной компенсации организация вынуждена будет учесть в составе расходов, не учитываемых при определении налоговой базы .

Напомним, что пункт 3 статьи 217 НК РФ освобождает от налогообложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением работником трудовых обязанностей. По мнению финансистов, суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не облагаются НДФЛ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в силу чего сверхнормативные суммы компенсации должны облагаться налогом в общем порядке .

Такой подход не совсем соответствует действующему законодательству. Отсутствие в главе 23 НК РФ собственных норм в части выплат компенсаций за использование собственного имущества не свидетельствует об обязанности налогоплательщика использовать для налогообложения НДФЛ нормы, применяемые в целях исчисления прибыли. Статья 217 НК РФ требует применять нормы, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации. Статьей же 188 ТК РФ определено, что размеры возмещения устанавливаются соглашением сторон трудового договора, следовательно, сумма компенсации, согласованная работником и организацией, и является в целях НДФЛ нормой компенсации, установленной в соответствии с законодательством РФ.

Судебная практика неоднократно подтверждала правильность этой позиции .

В настоящий момент вышел ряд писем, где Минфин присоединился к такой точке зрения, обратив внимание, что освобождению от налогообложения в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов, в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов .

Что касается начисления страховых взносов на обязательные виды социального страхования, то такая компенсация не должна облагаться страховыми взносами как выплата, связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей . В то же время из указанной нормы прямо не вытекает, в каком размере данные суммы выводятся из-под обложения страховыми взносами, в силу чего контролирующие органы могут использовать подход, аналогичный применяемому при обложении налогом на доходы физических лиц. По разъяснениям Минздравсоцразвития России, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со статьей 188 ТК РФ .

ВАРИАНТ 2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА

Представители Минфина России согласны с тем, что одним из вариантов использования личного автомобиля в служебных целях может быть договор аренды автомобиля организацией у работника .

Исходя из этого претензий к такому оформлению взаимоотношений с сотрудником у финансистов быть не должно. Однако не стоит забывать, что подобная сделка может быть признана заключенной между взаимозависимыми лицами , а значит, подвергнуться контролю по поводу цены сделки по статье 40 НК РФ ( за уровнем "рыночности" цены).

Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Так как в данном случае арендатором выступает , то независимо от срока договор аренды заключается в письменной форме . На практике могут быть использованы 2 типа договоров аренды автомобиля:

1) договор аренды с экипажем;

2) договор аренды без экипажа.

Первый вариант предполагает, что помимо предоставления авто в аренду работник оказывает организации услуги по управлению и технической эксплуатации . Причем он должен обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит 2 вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на 2 части: собственно арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем.

Второй вариант договора предполагает, что работник предоставляет организации только автомобиль и не оказывает компании услуги по его управлению и технической эксплуатации. В таком случае обязанности по поддержанию арендованного авто в надлежащем состоянии, текущему и капитальному ремонту в течение всего срока договора аренды возлагаются на организацию. Расходы на содержание транспортного средства, его страхование и страхование своей ответственности несет компания, если иное не предусмотрено договором.

Ответственность за вред, причиненный третьим лицам, также несет организация.

По сути дела, при оформлении договора аренды ТС у организации возникает 2 вида расходов: арендная плата, выплачиваемая работнику, и расходы на содержание арендованного автомобиля. Причем в случае заключения договора аренды с экипажем сумма, выплачиваемая работнику по договору, состоит из 2 составляющих: арендной платы и вознаграждения за оказанные услуги.

Арендные платежи включаются в состав прочих расходов фирмы, связанных с производством и реализацией . Конечно, при условии, что данные расходы отвечают всем критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. При этом они признаются организацией в налоговом учете в соответствии с правилами, установленными подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

Выплачивая сумму арендной платы физическому лицу (работнику), организация должна со всей суммы (в том числе с суммы вознаграждения за услуги по управлению автомобилем) удержать налог на доходы физических лиц, так как доходы, полученные работником от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ . Удержать исчисленную по ставке 13% сумму налога фирма, выплачивающая работнику налогооблагаемый доход, должна непосредственно при выплате арендной платы.

Имейте в виду, что при договоре аренды ТС с экипажем организации придется с суммы вознаграждения за управление автомобилем начислить и на обязательные виды социального страхования (кроме взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ) . Заметим, что аналогичные разъяснения в отношении обложения ЕСН арендной платы в части вознаграждения, выплачиваемого в пользу физического лица за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства, Минфин России давал в своем письме от 14.07.2008 № 03-04-06-02/73.

Сумма арендной платы не облагается страховыми взносами на обязательные виды социального страхования .

Затраты организации, произведенные по договору аренды ТС, заключенному с физическим лицом, в том числе на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также на приобретение запасных частей, могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 НК РФ

Вопрос

Добрый день! У нас вопрос следующего характера. Сотрудник желает ездить в командировки на личном транспорте. Чтобы учесть эти затраты в расходах на прибыль какие документы компания должна оформить? (договор аренды, путевые листы, задание на командировку) А также в пределах каких норм компания может учитывать эти расходы. И как принимать к учету расходы сверх норм? Облагаются ли они НДФЛ?

Ответ

Если работник едет в командировку на автомобиле (неважно служебном или личном), то необходимо (п. 7 Положения о командировках, Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406):

— в приказе о направлении в командировку (форма Т-9 или Т-9а) указать, что работник едет туда на автомобиле;

— оформить путевой лист на автомобиль (например, по форме N 3).

Если работник едет в командировку на личном транспорте, также заключите с ним соглашение об использовании его автомобиля в служебных целях (если такого соглашения не было раньше) и получите копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 11.04.2013 N 03-04-06/11996 (п. 2)). За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию. И компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником (Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/15@, Минтруда от 13.11.2015 N 17-3/В-542, от 25.07.2014 N 17-3/В-347, Информация ФСС, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ):

— не облагаются НДФЛ и обязательными страховыми взносами;

— не отражаются в справке 2-НДФЛ.

Компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника в расходах можно учесть только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства N 92):

— до 2000 куб. см включительно 1200 руб.

— свыше 2000 куб. см 1500 руб.

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.

Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

К авансовому отчету по командировке на автомобиле работник должен дополнительно приложить путевой лист, квитанции или чеки на покупку ГСМ, а также служебную записку с указанием даты выезда в командировку и возвращения из нее (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

В остальном командировка работника на автомобиле оформляется и оплачивается, как обычно.

Смежные вопросы:


  1. Генеральный директор организации использует личный легковой автомобиль в служебных целях ежедневно. Можно ли оформить использование автомобиля директором в рамках договора аренды с ним же самим (директором)? Какой договор аренды…...

  2. Можно ли частично списать убыток от угона авто и как все это показать в декларации?
    ✒ Для целей бухгалтерского учета хищение (угон) автомобиля признается выбытием объекта основных средств. В…...

  3. Добрый день, Мы часто используем услуги такси, а именно: 1) От офиса до дома после 9 часов вечера, в случае срочных заданий и большого объема работы. 2) От офиса…...

  4. Организация приобретает у физического лица автомобиль (2004 года производства). Как в этом случае начисляется амортизация? какие документы необходимы?
    ✒ Для целей налогообложения прибыли купленный автомобиль со сроком полезного использования…...

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения. В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль. При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта. Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя. В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного. Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в , и , и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

  • От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует . Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
  • Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
  • Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
  • По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
  • Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные. Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

  • Название предприятия;
  • Дата, место оформления и порядковый номер акта;
  • Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
  • Сведения о месте назначения служебной поездки;
  • Дата начала и окончания командировки;
  • Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
  • Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
  • Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
  • В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

  • Наименование документа и его порядковый номер;
  • Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
  • Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
  • Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
  • Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
  • Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

  • Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
  • Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
  • Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
  • Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
  • Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании .

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению. Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей. Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины. Подобные случаи зачастую относят к спорным, поскольку директор не может быть точно уверен в том, что повреждение наступило не в результате давнишней поломки. В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины. Кроме того, выплачиваются:

  • Денежные средства для аренды жилья или гостиничного номера;
  • Суточные выплаты для оплаты питания и иных расходов;
  • Денежные средства для оплаты командировочных дней.

Порядок, сумма и условия предоставления авансовых средств и оплаты трудовой деятельности подчиненного в период командировки и при использовании личного автомобиля уточняется в содержании локальных актов предприятия. Заработная плата за время выполнения трудящимся профессиональных обязанностей в командировочной поездке начисляется согласно стандартной тарифной ставке за один рабочий день. Исключение составляют ситуации, когда сотрудник был вынужден работать в выходные или праздничные дни. В подобном случае размер среднедневного заработка за один рабочий день увеличивается в два раза.


Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана.

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

  • Подготовить документы;
  • Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
  • Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
  • Оформить компенсацию в счет использования ТС;
  • Произвести расчет суточных;
  • Составить отчет о результатах после возвращения;
  • Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке - документы

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Расходы возмещаются такие:

  • Проезд в обе стороны;
  • Суточные расходы;
  • Аренда жилья;
  • Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства . В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.