Просим вас произвести возврат денежных средств. Возврат ошибочно либо излишне перечисленных денежных средств

Если возникла необходимость вернуть средства, перечисленные контрагенту в процессе торговли или иной предпринимательской деятельности, необходимо правильно оформить документацию. Письмо на возврат денежных средств от поставщика составляется в особой форме, в которой указываются реквизиты организации, сведения о перечислении средств и иная необходимая информация. На основании этого документа контрагент обязуется в установленные сроки вернуть ошибочно переведенную сумму, в противном случае ему придется выплачивать еще и неустойку.

В каких случаях нужно оформлять такое письмо

Необходимость возвращать уже отправленные поставщику денежные средства возникает достаточно часто. Обычно письмо отправляется по следующим причинам:

• Несвоевременная поставка товара. Если сроки были нарушены, можно затребовать возврата средств, а также потребовать неустойки в соответствии с положениями договора.
• Поставка некачественного товара. Если несоответствие качества норме было обнаружено уже после приемки, направляется письмо с требованием возврата уплаченных средств.
• Расторжение договора по соглашению сторон.
• Переплата. Если средства были ошибочно переведены контрагенту, это может быть обнаружено спустя довольно долгий срок во время сверки данных. После этого направляется письмо о возврате ошибочно перечисленной суммы.
• Неправильное заполнение платежного поручения и другие обстоятельства.

Если возникла необходимость вернуть полученный товар, составляется похожее письмо, но в нем нужно указать просьбу о возврате ошибочно поставленного товара.

Какая информация должна быть в письме?

Ознакомьтесь с образцом письма на возврат денег от поставщика. В нем обязательно присутствуют следующие пункты:

• Реквизиты организации. Однако если для составления письма используется фирменный бланк с отпечатанной информацией о компании, дублировать ее не требуется.
• ФИО и должность руководителя организации.
• Название (тема) документа, а также основной текст.

В основном тексте необходимо прописать сумму, которую контрагент обязан вернуть, и основания для этого. Указываются реквизиты договора или платежного поручения, на основании которого деньги были ошибочно перечислены контрагенту. Также обязательно прописываются причины и сроки возврата. Если по договору была предусмотрена неустойка за несвоевременное выполнение обязательств контрагентом, в письме можно упомянуть об ответственности за несоблюдение сроков возврата средств.

Особенности составления и заполнения письма

Чтобы составить письмо поставщику о возврате денежных средств, образец которого можно найти на нашем сайте, необходимо соблюсти несколько обязательных требований. В письме должно быть представлено полное и подробное обоснование необходимости возврата – это пункты соглашения, а также ссылки на действующие нормативные акты. Кроме того, к письму необходимо приложить копию договора, банковскую выписку, копию платежного поручения или иного документа, подтверждающего факт перевода средств. В поле «Приложение» необходимо указать количество страниц пересылаемых документов.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА НА ВОЗВРАТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ОТ ПОСТАВЩИКА

Если расхождение в суммах и ошибочная отправка средств была выявлена в ходе сверки, необходимо приложить акт, подтверждающий допущенные расхождения. Письмо подписывается главным бухгалтером, руководителем подразделения и директором организации. Оно оформляется в необходимом количестве экземпляров для отправки каждому контрагенту. Деловая переписка хранится в течение 5 лет по установленным правилам.

Договорные отношения, как показывает практика, не всегда складываются гладко. В случае возникновения спорной ситуации одна из сторон может потребовать аннулирования предварительной договоренности и направить в адрес другой письмо о возврате денежных средств.

Способы урегулирования конфликта

Любые недоразумения, связанные с невыполнением договорных обязательств, в конечном итоге непременно касаются финансовой стороны вопроса. Решение такой проблемы зависит от того, насколько категорично будет настроена каждая из сторон. Кроме того, очень важно, кто является участником спора: юридическое или физическое лицо. Обычно решение подобного конфликта начинается с устного разбирательства. Если не удается достигнуть взаимной договоренности, то вопрос уже решается официальным путем. Потерпевшая сторона может:

Каждый из вариантов подходить только для строго определенных обстоятельств. Предоставляемые документы должны быть хорошо продуманы и правильно составлены и оформлены.

Как составить письмо

Существуют определенные правила, соблюдая которые, можно должным образом составить письмо о возврате денежных средств. Их довольно легко запомнить. Действовать в этом случае надо следующим образом:

Обоюдное подтверждение

Обычно отношения между сторонами регламентируются заключенным договором, в котором указывается сумма и четко оговаривается порядок проведения оплаты. Если один из этих пунктов нарушается, то между сторонами для начала необходимо провести анализ взаиморасчета. Для этого составляется «Акт сверки», в котором указывается дата внесения платежа, его сумма и основание (платежное поручение или чек). После этого общий размер перечисленных денежных средств сопоставляется с тем, что отмечен в договоре.

В результате определяется сумма, которая называется «дебиторской задолженностью». Такой акт должны подписать обе стороны в лице главных бухгалтеров и директоров и заверить его круглой печатью предприятия. Этот документ будет являться основание для предъявления претензии и может даже служить подтверждением существующей задолженности в суде. Он составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). После этого пострадавшая сторона может направить письмо о возврате денежных средств по акту сверки. Образец его остается прежним, а в качестве приложения будет указан тот самый акт.

Чужие деньги

На практике нередки ситуации, когда предприятия (организации) в силу непредвиденных обстоятельств (ошибок) перечисляет своим контрагентам денежные суммы, превышающие те, что предусмотрены договором, или вовсе средства идут не по назначению. Здесь могут быть два виновника:

• само предприятие (ошибка работников),
• банк, совершивший операцию по зачислению средств.

Такие недоразумения желательно выяснять незамедлительно. Для этого необходимо направить получателю платежа письмо о возврате денежных средств, ошибочно перечисленных в его адрес. Обычно такое обращение пишется в произвольной форме, если обслуживающий банк не предусматривает для этого собственную, утвержденную. В письме, кроме просьбы, должны быть указаны реквизиты и размер произведенного платежа. Организация, на счет которой поступили лишние деньги, обязана их вернуть в законном порядке, так как она не имеет права ими пользоваться (ст. 1102 ГК РФ). Такое обращение пишется на имя руководства банка и отправляется в кратчайшие сроки, чтобы не было подозрения на возможное использование денег в своих личных целях.

Неустойка по контракту

При заключении контракта на выполнение тех или иных работ заказчик, как правило, перечисляет некоторые средства на его обеспечение. Исполнитель обязан за счет этих денег вести работы в соответствии с установленной договоренностью, а эти средства должны обеспечить выполнение им своих обязанностей. Но бывают случаи, когда исполнитель получает оплату, а к работам даже не приступает или выполняет их с нарушением оговоренных сроков.

Тогда заказчик имеет право потребовать возврата перечисленной суммы вместе со штрафными санкциями, которые предусмотрены законом за подобные действия. Это должно быть четко прописано в самом контракте, так как закон конкретных разъяснений по этому поводу не дает. Основываясь на конкретные пункты заключенного договора, заказчик может направить недобросовестному исполнителю письмо о возврате денежных средств за обеспечение контракта. В этом случае его требования будут обоснованными. Если такого обращения окажется недостаточно, то он может уверенно обращаться в судебные инстанции для разрешения спорной ситуации в свою пользу.

Письмо об излишне перечисленных денежных средствах является документом, который необходим для возвращения неправомерно произведенных третьему лицу выплат. В некоторых случаях бухгалтером могут быть допущены ошибки в осуществлении расчетов. В результате компания может потерять денежные средства, возникает недостача. Одним из досудебных способов возврата излишне уплаченных сумм является обращение к третьим лицам с письмом о возврате.

ФАЙЛЫ 2 файла

Правовое регулирование

Организация при осуществлении расчетов может допустить переплату ввиду:

• невнимательности заполнявших документы сотрудников;
• недостоверности сведений бухгалтерской службы о размерах платежа.

Перечисление лишних денежных средств может быть осуществлено:

• сотруднику организации;
• контрагенту;
• государственным органам (в казначейство, в налоговую службу, в инспекции и т.д.).

Обязанность лица, которое безосновательно получает от иного субъекта какое-либо имущество, осуществить его возврат предусмотрена статьей 1102 ГК РФ. При перечислении организацией лишних денежных средств лицо, которому поступают такие денежные суммы, получает незаконную материальную выгоду.

Даже если денежные средства сверх нормы перечисляются организацией самостоятельно, получение такой выгоды другим субъектом является необоснованным и на основании ст. 309 ГК РФ рождает обязательство по возврату излишне уплаченных сумм.

Односторонний отказ от исполнения обязательств и одностороннее изменение его условий по действующему законодательству не допускаются независимо от того, кто получает эти денежные суммы. Поэтому при выявлении ошибки пострадавшая компания может прибегнуть к различным способам защиты своих интересов. И для начала от имени организации обогатившемуся субъекту необходимо направить извещение.

Структура документа

Письмо (извещение или уведомление) об излишне перечисленных денежных средствах составляется в произвольной форме. Законодательство РФ не определяет структуру данного документа. Однако, для того чтобы неосновательно обогатившемуся лицу была предоставлена наиболее полная информации, в тексте письма следует указать:

• фирменное наименование компании, направляющей письмо;
• исходящий номер документа и дату его составления;
• полное название адресата (наименование предприятия, адрес, ФИО руководителя);
• обращение к руководителю (например, «Уважаемый Петр Петрович!»);
• фактические данные (дату, время перечисления средств, номер платежного поручения, сумму, насколько она превышает необходимые выплаты);
• причины переплаты (ошибка расчетчика, несвоевременное представление сведений специалисту и т.д.);
• просьбу вернуть суммы, выплаченные сверх нормы;
• точный размер подлежащих возврату средств;
• банковские реквизиты, по которым нужно произвести возврат;
• инициалы и должность подписывающего документ лица.

В письме можно указать законодательные акты, которые устанавливают обязательства по возврату неосновательно полученных сумм, а также уведомить контрагента о негативных последствиях, к которым приведет игнорирование просьбы о возврате.

Уведомление о возврате может быть подписано:

• руководителем организации или его заместителем (при условии подтверждения своих полномочий);
• главным бухгалтером;
• любым сотрудником предприятия при условии скрепления подписи гербовой печатью компании.

Для возврата средств некоторые организации (банки, государственные расчетные органы) просят заполнить заявление по специальной форме. В этом случае образец или бланк выдает сама организация.

К письму о возврате денежных средств можно приложить подтверждающие неосновательное обогащение документы, а именно:

1. платежные поручения;
2. выписки из банка по счету;
3. акты сверки взаимных расчетов.

Сроки составления

ГК РФ не содержит упоминания о максимальных сроках для направления обращения с требованием о возврате необоснованно полученных денежных сумм. Исходя из общих сроков исковой давности, заявление к безосновательно обогатившемуся лицу может быть подано в течение трех лет с момента, когда организация узнала или должна была узнать об излишне произведенных платежах.

Однако добросовестным представляется уведомление контрагента в разумные сроки после выявления бухгалтерской ошибки. В гражданском праве такой срок обычно не превышает 7-10 дней.

Кому направляется и как передается

Письмо об излишне перечисленных денежных средствах должно быть направлено на имя руководителя, даже если подписывает его бухгалтер или иной специалист пострадавшей организации. Никто, кроме руководителя, не может дать распоряжение о выплате денежных средств третьим лицам. И главному бухгалтеру лучше не брать на себя такую ответственность.

Получившее неосновательное обогащение лицо может и не удовлетворить изложенную в документе просьбу. В этом случае направляющей письмо организации необходимо позаботиться о доказательствах получения адресатом запроса. Поэтому передать уведомление о возврате средств лучше:

• через канцелярию или приемную руководителя, при условии проставления на втором экземпляре письма фирменного штампа, даты и подписи получившего документ сотрудника;
• по акту приема-передачи, в котором будет указана подпись получившего письмо должностного лица;
• ценным письмом с описью сложения, если контрагент отказывается самостоятельно принимать извещение.

Если денежные средства добровольно контрагентом не возвращаются, возврат излишне уплаченных сумм нужно производить в судебном порядке.

Ошибки

Среди возможных ошибок, встречающихся при составлении извещения об излишне оплаченных денежных суммах, стоит выделить:

• неправильное заполнение банковских реквизитов для возврата;
• отсутствие гербовой печати организации (если письмо составлено не на фирменном бланке и подписано не руководителем, а иным должностным лицом);
• необоснованность требования (отсутствие данных о платеже и размерах переплаты).

При наличии таких ошибок отказ в возврате средств будет правомерным.

Срок хранения

В соответствии с Приказом Минкультуры России №558 от 25.08.2010 деловая переписка, в том числе письмо об излишне перечисленных денежных средствах, между организациями должна быть сохранена в течение 5 лет.

При взаиморасчетах между продавцом и клиентом возникают разные ситуации. В каких случаях необходим возврат средств, как их оформить, какие виды возвратов продукции бывают от покупателей? На эти вопросы далее ответы в нашей статье.

Процесс возврата денег по акту сверки

Переплата иногда встречающееся явление в коммерческой работе. Причин ее возникновения есть несколько:

• ошибка по невнимательности — в реквизитах адресата, по сумме;
• когда товар/материалы были возвращены после совершения оплаты по первично выставленному счету.

В таком случае необходимо связаться с бухгалтерией контрагента, сверить счета, подписать акт сверки и согласовать возврат суммы.

Как вернуть ошибочно перечисленные деньги?

Первоначальным документом для возможности провести реверс неверно перечисленных денежных средств является акт сверки. Далее, когда контрагент, подписав акт, подтверждает эту сумму, необходимо написать ему письмо, с просьбой вернуть деньги.

Письмо является основанием для возврата , без него, бухгалтер другой компании не имеет права на свое усмотрение перечислить средства на другой счет, пусть даже по сверке и идет минусовое сальдо.

Письмо на возврат денежных средств от поставщика по акту сверки пишется в свободной форме на официальном бланке предприятия.

Составляется ли акт о выдаче денег при возврате товара

Клиенты имеют право вернуть товар на протяжении 14 календарных дней со дня покупки. Это право уже знакомо всем, давно и успешно используется.

Как оформить возврат покупки и вернуть деньги граждане-покупатели знают.

Необходимо:

• написать заявление и предъявить его администратору;
• сохранить и предъявить с заявлением чек;
• вернуть товар.

На самом деле законодательством предусмотрен обмен товара на аналог или заменитель, пока идентичное изделие не поступит в продажу (для непродовольственных товаров). Но на практике, продавцы просто делают возврат. Это простой и быстрый способ закрыть вопрос. Деньги в этом случае, по законодательству, должны быть возвращены не позднее трех дней.

Какие действия продавца после предоставления покупателем заявления и чека?

Если товар хотят вернуть в день покупки, необходимо:

• Принять заявление и чек от клиента;
• Оформить приходную накладную. Отправитель – это покупатель,
  Получатель — организация-продавец;
• Произвести возврат денег с той же кассовой точки расчета, через которую прошла покупка. Возврат должен быть проведен до закрытия кассы и оформления Z-отчета.
• В конце смены необходимо оформить акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
• Возвратная сумма отображается в журнале кассира-операциониста и справке-отчете. Если в торговой точке несколько точек расчета, старший кассир указывает сумму, которую вернули в сводном отчете по всем кассовым точкам.

Если возврат происходит не в день покупки, его оформление продавцом будет следующее:

• Принять заявление, чек, попросить покупателя предъявить паспорт;
• Оформить накладную на товар. Ее подписывает и продавец и покупатель;
• Сумму возвращают в течение трех дней с главной кассы предприятия по расходно-кассовому ордеру по предъявлении заявителем паспорта;
• Расходно-кассовый ордер отображается в кассовой книге.

Как возвращаются средства за товар, оплаченный по банковской карте?

Согласно законодательству, реверс средств может быть осуществлен только на карту. Нельзя путать расчеты по наличной кассе и безналичному счету.

Как написать письмо о возврате денежных средств по акту сверки?

На фирменном бланке в правом верхнем углу пишете: «Руководителю», «Главному бухгалтеру» и название компании, которая должна вернуть деньги.

Далее, необходимо описать ситуацию, например, фразой: «На Ваш расчетный счет #_, компанией (название вашей конторы), ошибочно были перечислены денежные средства в размере _ рублей, в том числе НДС в размере _ рублей.

Просим вернуть указанную сумму на расчётный счет (указать реквизиты вашего р/с). Акт сверки подписан на дату (указать дату)».

Если причина перечисления другая, необходимо указать ее: «Просим вернуть на расчетный счет# _ сумму переплаты в размере _ рублей, в том числе НДС_ рублей, которая образовалась в результате проведения возврата товара по накладной #_ дата документа.».

Образец письма

Унифицированного шаблона письма нет, но его структуру можно выделить несколько частей:

• Шапка письма: в правом верхнем углу указывают отправителя и адресата;
• Основное обращение. В этом тексте звучит просьба о возвращении денег и причины;
• Претензионная часть. В ней можно написать, что в случае отказа, вы обратитесь в суд. Если средства перечислили по ошибке при наборе реквизитов или суммы, претензии лучше не писать. Желательно придерживаться нейтрального тона письма;
• В заключительной части необходимо указать реквизиты, на которые нужно перечислить деньги;
• Подпись главного бухгалтера и дата.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда необходимо вернуть перечисленные контрагенту деньги. Причинами могут стать не только ошибка в реквизитах платежного поручения, но и нарушение сроков поставки товара или выполнения работ, несоответствие качества товаров или услуг, расторжение договора, переплата, выявленная по акту сверки, и прочее. Чтобы вернуть деньги, составляется претензионный документ по образцу.

Общие требования

Документ представляет собой заявление (просьбу) о возврате перечисленных денег. Унифицированной формы не существует, поэтому составляем заявление в произвольной. Укажите обязательно следующие сведения:

• реквизиты вашей организации: обращение можно составить на фирменном бланке;
• банковские реквизиты для возврата средств;
• имя руководителя контрагента, его должность и ФИО;
• тема обращения (предмет претензии): укажите, на основании какого документа (договора, счет-договора, универсального передаточного документа) оформляется письмо;
• предмет обращения: опишите точно, каким образом и в следствие чего перечислены деньги на расчетный счет поставщика. Укажите, на основании чего необходимо вернуть деньги, свои требования по срокам, включите штрафы и неустойки, если таковые имеются в документе — основании обязательства. Аргументируйте собственную позицию нормой законодательства или условиями договора, на основании которых поставщик обязан вернуть средства.

Приложите копии подтверждающих документов: платежки, банковской выписки о списании со счета. В описи укажите не только количество, но и число страниц в каждом из них. В приложении к письму обязательно добавьте акт сверки взаимных расчетов. Заверьте обращение подписями: ответственного исполнителя, финансового директора (главного бухгалтера) и руководителя организации.

Образец письма на возврат денег от поставщика

Как составить письмо на возврат переплаты

Документ составляем в двух экземплярах, один направляем контрагенту, а второй регистрируем в журнале и подшиваем в исходящей документации. Количество экземпляров может быть больше, по одному на каждое заинтересованное лицо. Например, для руководителя и главбуха филиала, для директора и главного бухгалтера головной организации, для учредителя вашей организации.

Акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком следует приложить обязательно, вне зависимости от причины возникновения дебиторской задолженности. Он позволит понять расхождения в учете или выявить ошибку.

Образец письма на возврат переплаты поставщику

Пример: возвращаем переплату, которая произошла по технической ошибке. В платежном поручении №117 от 16.07.2017г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» неверно указан получатель: вместо ООО «Поставка спорттоваров» указан ООО «Поставка товаров». Сумма платежа 30 000 рублей. Составляем просьбу о возврате.

Образец письма на возврат аванса от поставщика

Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.

Ответственность и сроки хранения

Письма на возврат, как и прочая деловая переписка, должны храниться не менее 5 лет.

Для претензионной переписки можно завести отдельный журнал регистраций, его форму и порядок ведения утвердите в учетной политике. Ознакомьте ответственное должностное лицо с данным порядком под роспись.

Ответственность за ведение и хранение этих документов пропишите в должностных инструкциях.