Служебная записка по козырькам на на 3. Правила оформления служебных записок по госту. какие применяются требования к их написанию и внешнему виду

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.

Что внутри документа?

Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»).

В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.

Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4 .
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком . Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.

Как грамотно составить и написать?

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Приведем конкретный пример:

Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».

С уважением

Иванов Иван Иванович (подпись)

Мебели

Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.

Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.

Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.

от менеджера HR-отдела Петровой М.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4

Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.

С уважением,

Петрова Мария Ивановна (подпись)

Канцтоваров

Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:

Руководителю департамента материально-технического обеспечения

ЗАО «Сигма-Консалт»

Сидорову С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3

В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:

  • штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
  • дырокол – 5 штук;
  • блок разноцветный – 10 штук.

С уважением,

руководитель отдела по работе с клиентами

Иванова Ирина Ивановна (подпись)

Оргтехники (сканера, принтера)

В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:

Директору по снабжению

ООО «Сигма-Шторм»

Савину И.И.

от офис-менеджера Петровой Е.Е.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:

  • лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
  • мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.

С уважением,

Петрова Елена Евгеньевна (подпись)

Телефона

Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:

Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»

Матвееву И. И.

от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8

Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.

С уважением,

Кузнецова Елена Викторовна (подпись)

Инструментов

Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:

Руководителю АХО ООО «Совремонт»

Петрову П.П.

от бригадира Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1

Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.

Иванов Иван Иванович (подпись).

Настольной лампы

Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:

Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5

Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.

С уважением,

зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)

Автошин

В этом случае указывается марка шин и количество их, например:

Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»

Борисову Б.Б.

от начальника АХО Смирнова С.С.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.

С уважением,

Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)

Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.

Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок. Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье. Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

Главная цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

  • инициировать принятие какого-либо решения;
  • донести до сведения получателя определенную информацию;
  • отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  • ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

  1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
  2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
  3. ФИО и должность непосредственного получателя.
  4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
  5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
  6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
  7. Дата и номер служебной записки.
  8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

  • визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
  • приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены :

  • распоряжения;
  • приказы;
  • грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

  • бумага формата А4;
  • печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
  • формат даты «дд.мм.гг»;
  • расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
  • отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера. При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

  1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
  2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
  3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
  4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Содержание «командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

  • дата отъезда и возвращения;
  • цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
  • сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
  • описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств. Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать . Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

  1. Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
  2. Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
  3. Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
  4. Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
  5. Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Примеры написания служебных записок

Командировочная служебная записка

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»
Нерубасскому Сергею Николаевичу
от Тюльпанова Александра Львовича,
занимающего должность менеджера
по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2016 г. 11 сентября 2016 года я отбыл в командировку из г. Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS). Обратно в г. Москву я вернулся 16 сентября 2016 года в 19:00.
Фактический срок моей командировки составил 6 календарных дней.
Прилагаю следующие подтверждения путевых издержек:
– Путевой лист от 11.09.2016 г. на 1 печатном листе.
– Копии кассовых чеков АЗС «Роснефть» от 11.09.2016 г. (трасса Москва-Тула) и от 16.09.2016 г. (г. Тула).
– Квитанция гостиницы «Профит» от 16.09.2016 г.

Менеджер по обслуживанию оборудования сервисного отдела Тюльпанов А.Л. Тюльпанов (подпись) 17.09.2016 г.

Служебная записка о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетинга
Пионтковская Регина Семеновна, начальник отдела
Начальнику отдела продаж
ООО «Миракль»
Ветрову Сергею Афанасьевичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 11-ЦН от 23.08.2016
о выдаче продукции.

Прошу Вас провести согласование проведения акции по ТМ «Фрутоняня», имеющей целью увеличение розничных продаж соков данной торговой марки и рост дистрибуции.
Акция планируется к проведению в период с октября по ноябрь 2016 года в г. Рязани и г. Владимире на базе розничных торговых точек. Механизм акции предусматривает дополнительный подарок в виде 1 пачки сока ТМ «Фрутоняня» при покупке более 3 упаковок. Призовой фонд планируется распределить следующим образом:
– г. Рязань – 500 пачек по 200 мл;
– г. Владимир – 350 пачек по 200 мл.

Остаток продукции, не принявший участия в акции, должен быть возвращен на склад. Руководитель отдела трейд-маркетинга Пионтковская Р.С.Пионтковская (подпись) 23.08.2016 г.

Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.

Для чего требуется подобный документ?

Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий.

Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла. Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса. Специальной формы составления нет у служебной записки. будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть.

Цели и типы документа

Предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.

Служебные записки делятся на:

  1. Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
  2. Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.

Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме.

Информация

В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования. В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя.

Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника. Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию.

Основания

Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:

  1. Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
  2. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
  3. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
  4. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
  5. Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
  6. Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
  7. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.

Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.

Пример

Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать. К обязательным требованиям по написанию относят:

  1. Важно обозначить адресата. В правом верхнем углу листа пишется Ф. И. О, должность того, для кого оформляется обращение.
  2. Ниже прописывается название документа и номер.
  3. Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.
  4. Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает.
  5. В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность.

Пример написания служебной записки представлен в статье. Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги.

Нюансы

При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка. Образец этого документа примерный, в зависимости от ситуации могут быть дополнены некоторые пункты. Также важно знать нюансы написания:

  1. Составляется служебная записка на листе А4.
  2. При рукописном варианте используется синяя ручка.
  3. Если выбран электронный вариант, то шрифт выбирается тот, которым принято составлять документацию на предприятии.
  4. Левый отступ составляет 2,5 - 3,5 см, правый - 1,25 - 2,5 см.
  5. Верхние и нижние отступы равны не менее 2 см.

Какая бы форма написания ни была выбрана, пример написания служебной записки одинаковый. Рассматривают их тоже по общим правилам.

Электронный документ

Если в учреждении возможен обмен информацией с помощью электронных средств, включая электронную почту, то отправление записки будет проще. К преимуществам данного документооборота относят оперативность рассмотрения служебной записки.

Образец служебной записки в электронном виде такой же, как и при рукописном виде. Большой разницы нет. В основной части так же обозначается основная проблема или сложившаяся ситуация. Отличием считается то, что не требуется обозначать адресата. Лицо, которому направляется обращение, вносится в строку «Адрес». Если учитывать обмен документами, то в строке «Тема» надо обозначить, кому предназначено послание.

В оформлении электронной почты обычно есть подпись, которая будет вставлена в текст автоматически. Это экономит время, включая написание. Если на почте не получается идентифицировать отправителя, то в конце обозначается имя и должность.

При отправлении послания через электронную почту важно указывать оповещение о прочтении сообщения. Уведомление будет служить подтверждением, что служебная записка была отправлена в конкретное время.

На что надо обратить внимание?

При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов:

  1. Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
  2. Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
  3. При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
  4. Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
  5. При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба. Такой документ составляется начальником отдела.
  6. При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц.
  7. Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.
  8. Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название.

Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.

Рассмотрение

После написания документа его регистрирует ответственное лицо. Затем он поступает на рассмотрение, а потом отправляется адресату. Последний должен поставить резолюцию, например, «Исполнено» или «Отклонено». Четких требований закона к написанию служебных записок нет, но все же необходимо включать все пункты.

Для небольшого предприятия этот документ может считаться лишней формальностью, которая отнимает силы и время. Но в крупной организации, где трудится много сотрудников, есть отделы, записка может быть помощником. Она будет письменным напоминанием о взаимодействиях между отделами.

Халатность в отношении составления записки может привести к лишней трате времени, ведь придется выяснять какие-либо обстоятельства, искать виновных в появившихся проблемах. Поэтому на каждом предприятии важно ответственно относиться к написанию документа. Это позволит грамотно организовать работу и не тратить время на выяснение различных проблем.

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы . Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок , служебных записок и справок .

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

  • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки . Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.


Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка ». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку » в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки , в отличие от докладных записок , обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне , то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки :


Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

  • внешними и
  • внутренними.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).


При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера :



В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста. Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом. Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке. Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме. Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги. Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документа Адресат Содержание
Служебная записка Член коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределами Чаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняя Адресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальству Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняя В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще. Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам. Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с .

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с .

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.