Апостиль документов. Зачем нужен и где проставить. Апостиль - это что такое? Апостиль на свидетельство о рождении

Многие наши клиенты, заказывая услугу апостилирования документов, спрашивают «что такое апостиль ?». Мы решили полностью закрыть этот вопрос и написали данную статью.

Что такое апостиль?

Апостиль - это международный штамп, который подтверждает законность определенного документа. Проставляется на самом документе или оформляется как приложение к нему. Ставится на оригинал государственного стандарта или на нотариальные копии.

Для чего нужен апостиль?

Понять, что такое апостиль и его надобность легко. Практически все документы, требующиеся за границей, должны быть обязательно переведены и легализированы. В 1961 году была принята Гаагская Конвенция, отменяющая процедуру консульской легализации, которая значительно упрощает придание юридической силы документу путем проставления на него апостиля. С тех пор, все страны, которые присоединились к данному договору, могут легализовать бумаги таким образом.

Другими словами, апостиль это подтверждение подлинности документа, а также подтверждение того, что человек, подписавший соответствующий документ, имел на это все необходимые полномочия.

Что можно апостилировать?

Штамп апостиль не может быть проставлен на документах стран не участвующих в подписании Гаагской Конвенции.

В этом случае бумага подлежит более кропотливой и утомляющей процедуре - консульской легализации, суть которой состоит в засвидетельствовании в министерствах Украины и консульстве страны назначения.

Апостилированию поддаются документы выданные:

• органами прокуратуры Украины;
• органами судебной власти;
• органами юстиции;
• административные бумаги (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении или смерти);
• государственными или частными нотариусами;
• копии, подтвержденные в нотариальном порядке, следующих документов: трудовые книжки, паспортные документы, военные билеты, тех паспорта, разрешение на ношение оружия (этот пункт актуален с 2014 года);
• документы об образовании и подтверждающие ученую степень (дипломы, табеля, аттестаты, дипломы кандидатов, докторов наук, бакалавров, выписки из архивов университетов).

Где ставят апостиль?

Ставить апостиль в Украине могут три ведомства:

• Министерство образования (МОН) ставит апостиль на образовательных документах;
• Министерство юстиции (Минюст) - на бумагах, выданных нотариальными органами, органами юстиции и судами;
• Министерство иностранных дел (МИД) - апостиль документов любого вида.

Как выглядит апостиль?

Апостиль это штамп, имеющий прямоугольную форму. Штамп должен иметь ряд пронумерованных пунктов и обязательное упоминание о Конвенции.

В этой статье мы ознакомимся с апостилем документов. Что это такое, где его выставлять, для чего он необходим и многое другое читатель найдет именно здесь. Также мы рассмотрим проставление этой печати на конкретных разновидностях документов.

Ознакомление с понятием

Апостиль - это особая форма заполнения, носящая международный характер, предназначенная для утверждения законности определенного документа на территории разных стран мира, признавших эту форму как легализированную. Штампы «апостиль» проставляют как на оригинальных документах, так и на их копиях.

Апостиль - это штамп, который не требует других типов документальной легализации и заверения. Является официальным для любых внутренних органов, участвующих в Конвенции стран. Его наличие необязательно в случае, если имеются основания для отмены или упрощения легализации документа.

Сведения о форме

В соответствии со стандартом Гаагской конвенции, подписанной в 1961 г., апостиль представляет собой форму квадрата с длиной сторон не менее девяти см и обязан соответствовать определенному образцу. Также в апостиле должно быть указано:

1. Полное название страны, выдавшей апостиль.
2. Фамилия и инициалы субъекта, подписавшего бумагу, нуждающуюся в удостоверении.
3. Название учреждения, скрепившего печатью документ и апостиль.
4. Город, в котором был проставлен штамп или печать.
5. Дата простановки.
6. Орган, проставивший апостиль.
7. Номер.
8. Штамп/печать.
9. Роспись должностного субъекта, проставившего печать.

Перевод апостилю практически не требуется и может быть выставлен на официальных языках Конвенции (французском или английском), либо на языке государства, утвердившего апостиль. В основном апостиль дублируется на один из языков Конвенции и национальный.

В целом требования к апостилю не имеют жестких ограничений и стандартов. Тем не менее некоторые отступления от нормы могут привести к тому, что данная печать будет непризнанной в одном из государств-участников Конвенции, а вследствие этого апостиль перестанет иметь свое значение и в других странах.

На подобном штампе всегда должен быть заголовок, напечатанный на французском языке: Apostile (Convention de la Haye du 5 octobre 1961).

В соответствии с правилами Конвенции, апостиль можно проставлять на документах или отдельном листочке, скрепленном с официальной бумагой, которую он утверждает. Простановка апостиля на документах может выполняться по-разному и представлять собой: резиновые штампы, клей, ленту, сургучную и рельефную печати и т. д.

На территории РФ апостиль имеет форму штампа, который проставляют на документе.

На сегодняшний день упорно и тщательно прорабатывается возможность использования электронной формы апостиля. Подобное явление уже начало внедряться в некоторых странах мира, в том числе в США, Андорре, Бельгии, на Украине и т. д.

Печать на дипломе

Необходимость в апостиле на дипломах возникает в связи с появлением тенденции получать образование в вузах за пределами РФ. Это обусловлено наличием практически неограниченных возможностей в росте карьеры и профессиональных возможностей.

Чтобы получить апостиль на диплом, необходимо подать заявку об апостилизации документов. Для этого потребуются определенные документы. Выставлением штампа занимается министерство образования. Во многих школах Европы могут потребовать перевод ваших документов с последующим заверением у нотариуса. Гораздо проще добиться апостиля на нотариальном заверении в различных бюро, специализирующихся на юридических переводах.

Сколько же стоит поставить апостиль на дипломе? Цена может варьироваться, и если говорить об РФ, то около четырех тысяч рублей. Процедура может занимать как длительный промежуток времени, так и, в срочном варианте, очень короткий, до двух-трех дней. Важно знать, что образовательные документы не требуют апостиля, в случае если учащийся собирается поступать в вузы стран СНГ.

Иногда возникает потребность в наличии апостиля на дипломах, полученных за границей. Такая ситуация может появиться в случае, если вы вернулись на территорию государства, гражданином которого вы являетесь. Однако это необходимо при условии, что подобная потребность обусловлена нормами международного законодательства. Проставлением штампа занимается департамент образования того государства, в котором проходил процесс обучения.

Апостиль - это своего рода «билет», позволяющий работать в любой стране, которая входит в содружество Евразийского Союза и СНГ.

Печать на свидетельстве

Апостиль на свидетельство ставится в случае необходимости заверки перевода с одного языка на другой. Сбор документов и их оформление на выезд за пределы, например, РФ проходит довольно просто. Некоторые страны могут требовать дополнительное количество бумаг, необходимых для въезда на их территорию. Европейские страны, ставшие участниками Гаагской конвенции 1961 г., могут требовать штамп апостиля на свидетельстве о рождении и дипломе.

Такая потребность возникает в связи с тем, что для заграничных чиновников наши оригиналы документов представляют собой просто бумажки. Потому поставить апостиль на различных документах при выезде за пределы родной страны очень важно, ведь это станет гарантом, доказывающим подлинность документа.

Печать на справке

Часто возникает потребность в проставлении апостиля на справке. Это может быть вызвано необходимостью поступления на обучение в иностранные вузы, желанием выйти замуж за гражданина другого государства и т. д. Примером такого документа может служить справка о несудимости субъекта.

Прежде чем выставлять на справках апостили, необходимо узнать, будет ли распространяться влияние Гаагской конвенции в пределах той страны, куда вы планируете ехать. В случае отсутствия ее действия необходимо пройти через консульскую легализацию, а этот процесс более утомительный и сложный.

Кто занимается выставлением апостиля в РФ

Российская федерация вступила в союз стран, объединенных Гаагской конвенцией, 31.05.1992 г. Для выставления апостилей необходимо было наличие полномочий у определенных государственных органов, в связи с этим такими правами были наделены:

• Минюст РФ. Занимается проставлением апостилей на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы страны и принадлежащих федеральным органам гос. власти и лицам с юридическим и физическим статусом.
• Органы, входящие в состав территории Минюста РФ, проставляют печать на документах, исходящих от органов власти, ответственных на территории РФ. Это органы гос. власти, нотариусы, субъекты РФ и органы местного самоуправления.
• Минобороны РФ уделяет внимание документам, связанным с военной службой.
• Рособрнадзор работает над проставлением апостиля в документах об образовании, ученых званиях и степенях.
• Росархив занимается архивными справками, выписками и копиями документов из архива.
• Органы с полномочиями субъекта РФ в области архивных дел.
• ЗАГС субъекта РФ.
• Генеральная прокуратура и МВД РФ.

Понятие госпошлины

Проставление апостиля упоминается в законодательных документах разных стран. Например, на территории РФ, в Налоговом кодексе в соответствии с 48 пунктом, 1 статьи 333.33 указано, что данная процедура выставления штампа предполагает собою государственную пошлину. Ее цена соответствует 2500 р. за любой документ. В случае необходимости получить апостиль за короткий промежуток времени уполномоченные органы могут взыскивать дополнительные средства за «срочность», а также деньги могут взыматься за использование архивов и т. д. Если выставить апостиль необходимо органам гос. власти и органам, отвечающим за местное самоуправление, то с них снимается потребность в выплате пошлины. Также освобождаются от выплат субъекты, имеющие льготу, предусмотренную в законодательстве налоговой службы.

Отказ в проставлении

Иногда можно получить отказ на выставление апостиля, что может быть обусловлено разнообразными причинами, например:

• документ имеет нарушение целостности;
• бумага заламинированна;
• присутствуют исправления;
• документ является «нечитаемым»;
• имеются пятна, не позволяющие определить содержание;
• наличие разночтений.

Преобладающее количество отказов в проставлении касаются чаще внешнего вида документа, чем его содержания. Последний пункт указывает на несоответствие информации, содержащейся в документе, и в записном архиве. В случае подобных проблем необходимо обратиться в учреждение вашего города или района, выдавшего справку. Замену документов производить не будут, но внесут изменения в записи архива для создания соответствия.

Взаимное признание между странами

Апостиль - это печать на документах разного рода, признанная в ряде государств, заключивших договор о взаимном признании документов официального типа. При этом нет необходимости в стороннем наличии ряда формальностей, а достаточно лишь перевода документа с одного языка на другой.

В настоящее время Россия состоит в договорах подобного рода со следующими государствами:

• Алжир;
• Болгария;
• Венгрия;
• Греция;
• Куба;
• КНДР;
• Литва;
• Латвия;
• Панама;
• Польша;
• Румыния;
• Словения;
• Уругвай;
• Эстония;
• Украина;
• Чехия;
• Тунис;
• Сербия и Черногория.

Таким образом, страны, подписавшие этот договор, обязываются надлежащим образом относиться к документам, заверенным апостилем.

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа "Апостиль" и консульская легализация . Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Проставление штампа "Апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль" (полный список таких стран вы найдете на сайте apostille.com.ru .

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация . Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Дополнительно обращаем ваше внимание на следующие обстоятельства:
1. Многие страны, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, тем не менее в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп "Апостиль".
2. Иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп "Апостиль". Присоединение России к Гаагской конвенции признано всеми странами-участницами.

Внимание! В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую в конечном счете документ будет представлен. Всегда выясняйте требования заранее.

Апостилирование копий документов

В большинстве случаев проставление штампа "Апостиль" осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц - уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

В вышеуказанных случаях проставление штампа "Апостиль" осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу: документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.

Апостилирование оригиналов документов

Кроме того, штамп "Апостиль" может быть проставлен и на оригиналы документов, выданных различными государственными органами.

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу - документы, выданные органами ЗАГС определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона.

Популярные новинки, скидки, акции

Перепечатка, публикация статьи на сайтах, форумах, в блогах, группах в контакте и рассылках НЕ допускается