Как составить объяснительную записку о невыполнении трудовых обязанностей. Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей. Примеры объяснительных записок
Не зависимо от того, как долго выполняет свои обязанности тот или иной сотрудник, он может допустить ошибку в работе. Она может возникнуть по причине усталости, не достаточной внимательности, нежелания или отказа выполнять определенный объем работы.
В независимости от причины, послуживших основой данной ситуации, будь то допущенная ошибка или нежелание выполнения ряда обязанностей, это классифицируется как неисполнение должностных обязанностей, что является достаточным для дисциплинарного взыскания.
Прежде чем утверждать меру наказания, сотруднику необходимо дать возможность изложить ситуацию.
Для этого ему следует написать объяснительную записку свободной формы и описать случившиеся, указав причины приведшие к возникновению неприятной ситуации. Основываясь на тексте этой записки, полученной от сотрудника, руководством организации должно определять целесообразность дисциплинарного наказания и его меру.
Ниже, по тексту статьи, можно скачать образец объяснительной записки которая пишется при невыполненных должностных обязанностях или в случаи когда работа выполнена несоответствующим образом.
Должностная инструкция к определенной должности, трудовой договор или другой внутренний документ компании содержит перечень трудовых обязанностей, которые должен выполнять сотрудник. При поступлении на работу, в первый день, сотрудник, в обязательном порядке, должен ознакомится с этими документами, после чего, поставить подпись в журнале.
Если, по какой-то причине, сотрудником не соблюдаются возложенные на него обязанности, это приводит к наказанию, такому как лишение премии, вынесение выговора и, при повторении, увольнение. Для дисциплинарного наказания необходимо письменное распоряжение руководителя.
Образец приказа о дисциплинарном наказании, об предъявлении выговора можно скачать по ссылке.
Правильно написанный текст объяснительной записки, не редко, может помочь избежать подобного рода неприятностей.
Как составить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей?
В бланке записки, адресованной руководителю компании, правый верхний угол отводится под указание должности руководителя, его фамилии с инициалами. Под этим указывается фамилия с инициалами, а так же должность сотрудника, который не справляется с выполнением своих прямых обязанностей.
В обязательном порядке указывается дата составления записки, название и заголовок документа.
Тексте записки должен отражать суть случившейся ситуации. Обязательно укажите дату, когда происходило событие, перечислите прямые обязанности, которые сотрудник не выполнил или выполнил не должным образом что повлекло за собой негативные последствия в работе.
В тексте, важно указать причину по которой должностные обязанности не были выполнены. Так же стоит привести причину, которая позволит уменьшить степень наказания. Переносить свою вину на сослуживцев, и, тем более на руководителя, не стоит, так как это может привести к противоположным последствиям. К таким же последствиям могут привести и ссылки на то, что сотрудник не был ознакомлен со своими должностными обязанностями. Ведь подпись под трудовым договором, должностной инструкцией и подобными документами свидетельствует о том, что человек с ними ознакомлен и обязуется их полностью выполнять.
Докладная записка о неисполнении должностных обязанностей – это документ , главная цель которого является доведение до руководства организации, в которой трудится работник, тех обстоятельств и нарушений, которые были допущены во время исполнения своих должностных обязанностей.
В этом документе, в отличие от обычной докладной записки, обязательно адресуется требование о применении каких-либо мер дисциплинарного взыскания к провинившемуся работнику, будь то выговор или же увольнение.
Докладная, которая имеет под собой столь веские основания как неисполнение возложенных должностных обязанностей на сотрудника, ни при каком условии не может остаться без внимания работодателя . Поскольку она хоть напрямую и не носит статус заявления, но имеет такой же юридический статус при её рассмотрении и принятии решения по ней.
Поскольку при подаче этого вида заявления необходимо пресечь в первую очередь нарушение должностных обязанностей, а также привлечь за эти нарушения должностных лиц к ответственности, стоит рассмотреть подробнее вопрос меры применяемого дисциплинарного взыскания .
Имея право заявителя при подаче данного документа, нужно указать наказание, которое необходимо применить к провинившемуся работнику. Для работодателя это положение в записке играет не более чем роль рекомендации.
Кто и когда пишет
Докладная о неисполнении служебных обязанностей является документом инициативного характера . Главная цель — это требование применить какое-либо наказание к работнику организации за то или иное нарушение.
Установленных законодательством ограничений на подачу докладных записок нет. Следовательно, можно сделать вывод, что данное обращение может составить любой гражданин Российской Федерации.
Если вдаваться в конкретные примеры, то подтвердить правильность мысли о неограниченности круга людей, которые могут составить этот документ, можно следующим .
При неисполнении учителем своих должностных обязанностей, а также превышении своих полномочий ученик школы, действуя как гражданин и непосредственный потребитель образовательной услуги вправе подать главному администратору учебного заведения, а конкретнее – директору школу, докладную записку, в которой он может изложить все факты и своё мнение по возникшему.
Такой вид обращения может быть написан при абсолютно любом нарушении работником возложенных на него служебных обязанностей, вне зависимости от его места работы и времени совершения проступка.
Во время составления данного документа необязательно даже иметь какие-либо конкретные доказательства, поскольку факт обращения в любом случае послужит началу проведения в отношении сотрудника служебного расследования, во время которого и будут установлены все факты нарушения.
Общие положения и специфические особенности
При написании заявления на тему неисполнения служебных обязанностей есть как ряд общих положений, так и исключительно специфические особенности, которые свойственны исключительно документам этого типа.
К общим положениям можно отнести то, что при подаче данного документа в различные виды организаций вам обязаны дать развёрнутый ответ по факту обращения с приложением результатов проведённого служебного расследования.
Для разных типов организаций установлены разные сроки на ответ по факту обращения. Для государственных организаций срок ответа на такой тип обращений составляет 30 календарных дней с момента его подачи .
Данные сроки установлены законодательством при условии подачи документа физическим или юридическим лицом. Если же такое заявление подаёт журналист либо СМИ, то срок ответа снижается до 7 дней .
При подаче такого заявления в частную организацию, срок ответа становится равным как для СМИ, так и для физических или юридических лиц и составляет он от 7 до 10 дне й в зависимости от типа документооборота организации.
Также к общим положениям можно отнести то, что докладная является официальным обращением к руководству организации , вследствие чего она в обязательном порядке должна быть зарегистрирована в канцелярии организации, ей должен быть присвоен свой собственный номер, по которому можно отслеживать ситуацию в ходе рассмотрения.
К специфическим особенностям можно отнести несколько фактов. Один и самый главный из них, отличающий данный тип записки от других – это возможность указания применения необходимого на ваш взгляд вида дисциплинарного взыскания по отношению к работнику.
Да, оно носит характер рекомендации, но зачастую при рассмотрении такого типа обращений в коммерческой организации, чтобы не наносить ущерб имиджу компании, руководство старается применить максимально близкое наказание по отношению к работнику в сравнении с требуемым.
Как правильно написать
Написать заявление достаточно легко. Абсолютно все записки имеют похожую структуру, которая являются азами делового письма. Докладная в свою очередь является самым простым видом делового письма
, который употребляется и актуален по сей день.
Основное требование к заявлению является его внешнее оформление . Чаще всего этот документ пишется на листе бумаги формата А4. В правом верхним угле листа указывается наименование должности, а также название организации.
Под должностью необходимо указать Ф.И.О лица, которому адресуется данный документ (Пример: Директору ООО «Хлебозавод №5» Иванову И. И.). Под лицом, которому адресована данная записка, необходимо написать следующие свои данные: предлог «от» и после него Ф.И.О полностью (Пример: от: Петрова Петра Петровича), контактный телефон, по которому можно связаться, а также адрес проживания, желательно с индексом.
После так называемой «шапки» необходимо сделать небольшой отступ , а далее написать посередине листа следующую строку «».
Когда весь необходимый текст изложен, следует сделать ещё небольшой отступ вниз и мысленно разделить оставшуюся часть листа на левую и правую часть. В левой части указываем дату составления данной докладной записки, а в правой ставим подпись и её расшифровку (инициалы) (Пример: ОХА- Обломов Х.А.).
О том, как написать объяснительную в школу, колледж или университет, можно узнать из данной инструкции.
Структура и содержание
Если же рассматривать вопрос написания с юридической точки зрения, то указанная структура является примерной и не имеет установленного образца. Поэтому при необходимости её можно дополнить нужными полями и заполнить их.
Докладная записка должна содержать в себе максимально полную информацию , относящуюся к происшествию. Сама информация должна быть изложена органично и грамотно . При написании от руки почерк должен быть обязательно разборчивым.
При подаче докладной можно также воспользоваться несколькими хитростями. Так как докладная записка является официальным документом, и подаётся он через канцелярию, можно сделать копию записки и попросить в канцелярии поставить отметку о принятии, что в будущем облегчит разбирательства в случае, если ответа от организации не последует в установленный законом срок.
Если же сделать копию не представляется возможным, можно написать два документа одинакового содержания, сдав один из них в канцелярию, а на другой получить отметку о принятии и оставить у себя.
Общий образец документа
Ниже приведён общий образец докладной записки, который можно использовать как основу при написании.
Директору ПАО «Сбербанк»
Грефу Герману Оскаровичу
От: Петрова Петра Петровича
Почтовый индекс: 404000
Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей
Уважаемый Герман Оскарович, довожу до Вашего сведения, что в отделении №15 ПАО Сбербанк России, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Мира, дом 18 корпус 2, начальник отделения Алтухов Е.П проигнорировал жалобу, поданную мною 2 месяца назад на сотрудницу кассы Вахбетову В.С.
Входящий номер поданной мною жалобу СБ-0053153142. Прошу Вас в ближайшее время провести служебную проверку по данному факту и при подтверждении изложенного отстранить Алтухова Е.П от занимаемой должности.
Пример подачи докладной записки на родителей, не исполняющих свои родительские обязанности :
Начальнику Управления Органов Опеки и Попечительства
Зиминой Анне Петровне
От: Иванова Ивана Иванович
Проживающего по адресу: г. Санкт Петербург, ул. Пушкина, д. 24, кв. 43
Почтовый индекс: 754200
Контактный телефон: 8-923-555-23-95
Докладная записка о неисполнении родительских обязанностей
Уважаемая Анна Петровна, довожу до Вашего сведения, что мои соседи, проживающие по адресу г. Санкт Петербург, ул. Пушкина, д. 24, кв. 45 и имеющие на воспитании трехлетнего сына Диму, не исполняют свои родительские обязанности, что выражено в приверженности родителей к алкоголизму и наркомании.
Ребёнок растёт беспризорной жизнью, в антисанитарный условиях, прошу провести проверку и при подтверждении изложенных фактов лишить родителей Димы их родительских прав
Докладная записка на водителя общественного транспорта :
Директору ПАТП №1 г. Москвы
Сидорову Ивану Петровичу
От: Дмитриева Дмитрия Дмитриевича
Проживающего по адресу: г. Москва, ул. Льва-Толстого, д. 5, кв. 75
Почтовый индекс: 404000
Контактный телефон: 8-999-435-32-45
Докладная записка о неисполнении служебных обязанностей
Уважаемый Иван Петрович, я являюсь инвалидом II группы и лишён возможности самостоятельного передвигаться, вследствие чего я пользуюсь инвалидной коляской. В 8:30 30.01.2018 водитель рейсового автобуса №6 на мою просьбу, выраженную в нажатии на кнопку вызова водителя для спуска пандуса, проигнорировал и уехал с остановки, оставив меня на проезжей части, подвергнув опасности мою жизнь и здоровья.
Прошу Вас провести проверку по данному поводу и привлечь к ответственности водителя данного автобуса.
Дм@tr) / Дмитриев Дмитрий Дмитриевич
Если возникла необходимость в составлении объяснительной записки о невыполнении задания в указанные сроки, следует выяснить, как выглядит образец такого документа.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Определим, какие сведения необходимо прописать, а также есть ли установленные бланки, которые можно заполнить просто. Какие же правила написания документа такого типа действительны в 2019 году?
Как выглядит образец объяснительной записки о невыполнении задания в указанный срок в 2019 году
Такой вид документа, как объяснительная записка, знаком всем без исключения.
Некоторые столкнулись с необходимостью составления такого документа еще со школьной парты. Есть такие люди, которым приходилось писать объяснительные, будучи студентами.
Но есть и такие, что узнали об объяснительных записках только после того, как устроились на работу.
Если и вы столкнулись с необходимостью предоставления руководству объяснений, тогда следующая информация придется как нельзя кстати.
Основные аспекты
Любой работник может допускать ошибки при выполнении своих обязанностей. И это не всегда зависит от того, какой профессиональный уровень имеет гражданин и какой у него опыт работы в данной отрасли.
Ошибки совершаются из-за усталости, плохого самочувствия и т. д. Такие ошибки классифицируют как невыполнение должностных обязательств.
А в данном случае приходится писать объяснительные записки. Выясни, что это за документ, когда и как его написать, какие установлены сроки для затребования и составления документа и т. д.
Что это такое
Объяснительная записка – документ, который может составляться при взаимодействии работника и работодателя.
В данном документе отражаются пояснения содержания некоторых положений основных документов (планов, отчетов, проектов и т. п.). С его помощью также предоставляют пояснения причин каких-либо события, фактов, поступков.
Назначение документа
Начальство подразделений организации, где трудится провинившееся лицо, вправе написать на имя руководителя компании . Такая записка может быть представлена и самим работником.
Если работник не выполнит свои обязанности, есть риск налагания дисциплинарного взыскания – выговоров или замечаний.
Если из-за допущенной ошибки произошел несчастный случай, человека могут . В каждом из таких случаев работодатели или руководство отдела должны требовать от провинившихся объяснений.
Объяснения могут иметь устную и письменную форму. В законодательных документах не прописано, как именно должна выглядеть объяснительная записка.
Но она должна содержать сведения о том, по какой причине совершено ошибку. Расписываются все предпосылки и иная информация, что относится к ситуации.
От грамотности составления записки будет зависеть и то, какое наказание назначат работнику.
Учтите, что привлекать гражданина к дисциплинарным взысканиям можно только тогда, если при принятии его на работу человека ознакомили с .
А инструкция предоставляется сотруднику для ознакомления еще до того, как подписывается трудовое соглашение.
Правовая база
Все правовые нормы прописаны в . В данном документе сказано, что объяснительную записку могут затребовать только в некоторых случаях. Применимы , .
Пример объяснительной записки о невыполнении задания
При составлении объяснительных записок нужно обращать внимание на сроки. Работодатели не могут требовать такие документы, если после нарушения прошло больше полугода.
Это касается и случаев, когда ошибку обнаружено не сразу, а спустя месяц. В данном случае также работник не должен предоставлять никаких объяснений.
Записка предоставляется провинившимся работником в течение 2 рабочих дней после проступка. Если в такие сроки руководство не получит данный документ, оно может составлять на сотрудника акт.
Объяснительная записка, содержанием которой являются объяснения о нарушении обязательств на работе, хранится в компании не менее 3 лет. Это требование установлено .
В каких случаях необходима
Кто вправе требовать объяснений от сотрудника? Следует обратиться к Правилам внутреннего распорядка, что действуют в компании.
Обычно там указывается, что работник находится в подчинении непосредственного начальства и .
А значит, объяснительная может быть написана на имя начальника или руководителя фирмы. Но в локальной документации могут устанавливаться иные правила.
К примеру, специалисты рабочих групп могут подчиняться руководству группы, в независимости от того, какие подразделения представляются.
Руководство группы может требовать объяснений только тогда, когда проступки связаны с работой таких групп.
Представители службы безопасности, менеджеры по корпоративной культуре, начальники управления по персоналу не могут затребовать объяснительную записку, если сотрудник из другого отдела, и если такое право не установлено внутренней документацией.
Объяснительная необходима руководителю, чтобы можно было обосновать дисциплинарное взыскание, которые применяется к работнику, нарушившему трудовую дисциплину или не выполнившему должностных обязательств.
Но дисциплинарное взыскание может применяться только тогда, когда в представленном документе не прописаны уважительные причины проступка.
Если такая причина имеется, взыскание не допустимо. Объяснительная записка может подаваться, если:
- был нарушен внутренний трудовой распорядок (гражданин опоздал на работу или прогулял);
- не исполнялись должностные обязанности, в результате чего есть негативные последствия для компании;
- совершено ошибку при выполнении порученного задания.
Отметим, что основаниями для подачи записки стоит считать нарушения, что документально запрещаются, или не выполнение обязанностей, о которых говорит регламент.
Какие именно обязательства имеет работник, стоит смотреть в , должностных инструкциях, правилах внутреннего распорядка предприятия, а также в Трудовом кодексе.
Если имело место нерегламентированное или незадокументированное нарушение, объяснительную записку сотрудник фирмы не обязан подавать.
Какие бывают виды
Провинившийся сотрудник должен представить объяснения, по какой причине он совершил проступок, что связан с невыполнением требований по исполнению должностных обязательств.
Обстоятельства могут быть различными, но в любом случае речь идет о нарушении трудовой дисциплины и распорядка.
Причины написания записки могут быть такие:
| Гражданин опоздал на работу | Причина может быть уважительная или неуважительная |
| Человек не исполнил трудовые обязанности | Или выполнил работу некачественно с нарушением установленных требований |
| Лицо отсутствовало на рабочем месте | И не имеет соответствующего документа, который оправдает такой проступок |
| Сотрудник нанес ущерб имуществу работодателя из-за своей халатности | Что допущена при исполнении обязанностей |
| Не выполнено поручение, которое выдал руководитель | Но которое не является прямой обязанностью |
| Человек пребывал на рабочем месте в нетрезвом виде | Или под воздействием наркотических веществ, и по этой причине обязанности исполнены не надлежащим образом или нарушено требования охраны труда |
| Не предоставлено достоверные сведения о деятельности компании руководителю | И поэтому имеет место экономическое нарушение |
| Нарушено правила безопасности | Что установлены на фирме |
Как правильно составить
Остановимся на правилах написания объяснительной записки. Как и иные виды документов, объяснительную записку следует составлять по определенным правилам. Она может иметь свободную форму.
Текст пишут от первого лица. Основные моменты, которые стоит учитывать при написании объяснительной записки:
- Работник должен дать оценку поведения, бездействия, которыми можно объяснить, по какой причине не выполнено работу или выполнено недобросовестно.
- Он должен указать, признает или нет свою вину.
- Прописываются обстоятельства проступка.
- Работнику стоит написать, как сам он относится к ситуации (последствиям в том числе).
- Пишут, какое имеется мнение насчет того, что работодатель собирается привлечь к ответственности.
- Текст документа должен быть составлен лаконично, сдержанно. Последовательность в изложении обязательна.
В законодательстве не установлено требования о написании записки от руки. Она может быть набрана на ПК.
Но, как показывает практика, сотрудники кадрового отдела требуют представлять документ, составленный вручную.
Это необходимо работодателю по той причине, что так можно защититься в случае возникновения трудовых споров (если работник заявит, что его заставили подписать уже подготовленный бланк).
Итак, как именно написать записку? Сверху указывается фамилия руководящего лица, кому передается данный документ.
Затем излагают, по какой причине совершен проступок провинившимся человеком, какие предпосылки этому были, какие иные факты имеют отношение к ситуации.
Обязательно ставится дата. Перечисляют основные обязательства и прописывается допущенная ошибка. В конце лицо ставит свою подпись.
Недопустимо переносить свою вину на начальство или иного сотрудника, работающего в структурном подразделении.
Это приведет к последствиям другого характера, чем вы ожидаете. Не сетуйте, что плохо знаете свои обязательства, или вас плохо с ними ознакомили.
Правда – лучшее, что можно написать. Скажите, что плохо себя чувствовали, переутомились. Но не пишите, что устали, так как начальство не отправило в .
Основной мыслью объяснительно записки является то, что вина осознана и лицо больше не повторит проступка, а также будет прилагать максимальные усилия для исправления последствий.
Если у человека есть доказательства того, что нарушение имело место по уважительной причине, прилагайте их. Это может быть какая-либо справка, заключение, выписка и т. д.
Текст записки должен быть корректным. Используется официально-деловой стиль изложения. Даты должны проставляться точно, если возникнет необходимость, пишут время, факт и причину ситуации, что сложилась.
Видео: объяснительная записка
Так как обстоятельства могут быть различны, нельзя требовать от сотрудника краткости. Документ может быть представлен даже на нескольких страницах. Допустима прямая речь.
Можно описать ситуацию и одним предложением. Работодатели не могут устанавливать ограничения по содержанию записки.
То есть, что именно писать в документе, решает сам работник. Учтите, чем раньше вы подадите записку, тем лучше.
Подать документ представителю отдела кадров стоит самостоятельно, так как он должен быть зарегистрирован. Если предприятие не большое, то записку можно подать самому руководителю.
Образец заполнения
Приведем пример того, как объяснительная записка может выглядеть:
Объяснительная о невыполнении должностных обязанностей - это служебная записка, в которой сотрудник излагает причины и обстоятельства невыполнения своих должныстных обязанностей, которые должны быть прописаны в трудовом договоре. Определенные обязанности сотрудника прописываются в трудовом договоре, список этих обязанностей отражается в должностной инструкции, с которой работник должен обязательно ознакомиться под роспись до начала работ. Если работник не был ознакомлен с данными документами, то и требовать с него исполнения обязанностей нельзя.
Без такой записки работодатель не имеет права применять к своему сотруднику дисциплинарное взыскание. Каким будет дисцилинарное взыскание - напрямую зависит от руководства, но большую роль играет то, как провинившийся сотрудник сможет описать причины и обстоятельства произошедшего в объяснительной, которая может иметь как опровдательный, так и поясняющий характер. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в обьяснительной, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.
Преобладающей части граждан приходилось хотя бы единожды опаздывать на работу. В некоторых случаях выход на службу невозможен ввиду объективных либо субъективных причин. Также не исключена вероятность невыполнения возложенных обязанностей в установленные сроки. Иногда совершенные сотрудником ошибки сказываются на качестве работы. Подобные нарушения могут быть обусловлены уважительными причинами. Главной задачей работника должно стать донесение до начальника сути произошедшего наиболее выигрышным для себя образом.
Для разъяснения серьезных ситуаций используется письменная форма изложения, предполагающая составление определенного документа. В данном случае имеется ввиду объяснительная записка. Она может быть составлена как в оправдательном, так и в пояснительном ключе.
Предоставляемая начальству объяснительная записка входит в число документов официального характера. При ее оформлении следует придерживаться некоторых правил. В этом документе должны быть приведены сведения, объясняющие причину нарушения/проступка. Таким образом сотруднику предоставляется возможность высказывания собственного видения на сложившуюся ситуацию/проблему с целью оправдания перед начальником.
За правильность оформления объяснительной записки отвечает составляющее ее лицо. Принимаемое руководством решение зависит от убедительности приводимых доводов. Не последнюю роль играет грамотность изложения перечисленных в документе фактов. При соблюдении этих условий мера взыскания может оказаться минимальной, а то и вовсе отсутствовать.
Подавать или не подавать?
Руководитель должен иметь представление о причинах произошедшего. Отклонение от принятых норм (опоздание на работу, допущение ошибки при выполнении обязанностей) может быть обусловлено объективными причинами, не подразумевающими наличия вины со стороны сотрудника. Однако бывает и так, что по окончании изучения всех подробностей вина за произошедшее возлагается на работника. В таком случае последнему следует ожидать дисциплинарного взыскания в виде лишения премии, а то и увольнения с работы с формулировкой "за ненадлежащее выполнение должностных обязанностей".
Легкомысленность в вопросе оформления объяснительной записки недопустима. В некоторых ситуациях ее составление является обязательным (предусмотрено законодательством). В других случаях инициатива может исходить от сотрудника. Работник при этом должен понимать, что предоставление документа объяснительного характера не входит в круг его обязанностей. Более того, оно может быть рассмотрено в качестве права на защиту.
Как ни странно, в законодательных актах отсутствует термин «объяснительная записка». В дословной формулировке идет речь о «затребовании объяснений в письменном виде». Предоставление последних в обязательном порядке предусмотрено в случае нарушения трудовой дисциплины, совершения неправомерных действий либо невыполнении возложенных на работника обязанностей. При совершении перечисленных проступков ограничиться устными объяснениями не удастся.
Отличительные особенности
Объяснительные записки составляются во многих ситуациях, включая повреждение рабочего имущества. Эти документы подразумевают письменное изложение случившегося (без просьб и заявлений). Данная особенность отличает объяснительную записку от докладных записок и заявлений.
Желающий реабилитироваться человек заинтересован в попадании объяснительной на стол начальника. Благодаря этому документу у работника появляется шанс доведения до руководящего состава собственного видения ситуации. Принуждение сотрудника к написанию объяснительной записки не входит в компетенцию руководства. Излишнее рвение со стороны начальства может подтолкнуть работника к написанию жалобы в надзорный орган.
Соответствие нормам права
В ст. 193 ТК РФ уточняются сроки подачи объяснительной записки. Этот документ должен быть составлен до применения к сотруднику мер дисциплинарного взыскания и оформления соответствующего приказа. На написание и предоставление документа объяснительного характера отводится двое суток. Факт невыполнения данного действия подтверждается составлением акта.
Отсутствие официальных пояснений от ответственности не освобождает. Отвертеться от наказания вряд ли получится. Неиспользование сотрудником предоставленного законодательством права на оправдание классифицируется как волеизъявление работника.
Ст.247 ТК РФ настаивает на обязательности и законности предоставления письменных разъяснений всеми лицами, имеющими отношение к нанесению ущерба. Отказ от составления либо подачи документа работодателю подтверждается соответствующим актом. На сегодняшний день стандартная форма объяснительной записки не разработана (законодательством такой документ не предусмотрен и не утвержден).
Особенности составления
Объяснительная записка — специфический документ делового характера, оформляемый на листах А4. Верхняя часть документа отведена для данных получателя (должность, Ф.И.О.) и сведений о составителе (должность, название структурного подразделения, Ф.И.О.). Помимо этого предусмотрено место для названия документа и непосредственно текста.
Отсутствие утвержденного образца объяснительной записки подразумевает отсутствие четко сформулированных требований по ее написанию. Несмотря на это, приветствуется деловой стиль изложения сути проблемы от первого лица. На этапе написания желательно не допускать грамматических, орфографических и стилистических ошибок. Профессиональный сленг и технические термины входят в число разрешенных выражений, в то время как от эмоционально-экспрессивной и ненормативной лексики лучше отказаться. Налагается табу и на двусмысленность. Фразы должны быть логичными, а стиль — понятным.
Важные нюансы
Подробности обстоятельств, повлекших за собой правонарушение/проступок, лучше излагать как можно более детально. Такой подход существенно облегчает определение степени правомерности совершенных действий.
Составляющий объяснительную записку человек может признать или не признать вину. Помимо этого желательно высказать мнение относительно последствий и отношение пишущего к потенциальным дисциплинарным мерам.
Решение о необходимости оценивания собственных действий принимается работником. В случае признания вины соответствующая информация отражается в документе. При этом желательно вставить в текст фразу о недопущении подобных нарушений в будущем.
Объяснительные записки принято писать от руки. Печатные разновидности менее приемлемы с точки зрения психологии. От оформленных подобным образом документов веет шаблонностью, формирующей предвзятое (и в большинстве случаев неблагосклонное) отношение со стороны начальства. Руководитель может подумать, что перед ним находится скачанный из интернета образец, в который внесены небольшие поправки.
Лица, наделенные правом затребовать объяснительную
Неисполнение работником возложенных на него обязанностей подразумевает предоставление соответствующих разъяснений. О необходимости подачи последних проинформирует лицо, ответственное за выполнение той или иной задачи. Напоминание может быть озвучено в категоричной форме либо доведено до сотрудника письменно. В то же время право истребования с человека объяснительной записки за невыполнение должностной инструкции закреплено исключительно за руководством компании либо лицом, в подчинении которого находится провинившийся работник.
Материальный урон и дисциплинарные проступки — не единственные поводы для написания объяснительных записок. В некоторых организациях составляются документы, наделяющие конкретных должных лиц правом затребования объяснений в письменной форме в конкретных ситуациях. В данном случае идет речь о требовании работодателя.
Указанный документ принято оформлять на специальном бланке. Помимо этого требование регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. На этапе выдачи предусмотрено проставление подписи работником, забирающим документ. Также фиксируется дата передачи требования, позволяющая отследить сроки составления объяснительной записки.
В ходе судебных разбирательств правильно составленное и врученное с соблюдением всех необходимых условий требование подтвердит законность выполнявшихся работодателем действий, имеющих отношение к расследованию произошедшего и примененным по его окончании дисциплинарным взысканиям. В случае отказа от получения требования и написания объяснительной записки должен быть составлен соответствующий акт.
Психологические моменты
К ненадлежащему выполнению обязанностей могут привести различные факторы, некоторые из которых не предусматривают вины сотрудника либо сводят ее к минимуму. В случае отсутствия вины работник должен воспользоваться правом защиты собственных интересов. В объяснительной записке желательно привести доводы собственной правоты. Текст должен быть убедительным, а фразы — понятными.
Не стоит оправдываться в объяснительной путем перекладывания ответственности/вины на других сотрудников/начальника. Подобная тактика вряд ли будет благосклонно принята руководством. Допущенная из-за снижения уровня концентрации ошибка может объясняться ухудшением состояния здоровья. В объяснительной записке рекомендуется ограничиться упоминанием переутомления. Факт длительного отсутствия отпуска по вине руководителя желательно опустить ввиду высокой вероятности неблагоприятного отклика со стороны начальника.
Не стоит и выдумывать вину в случае ее отсутствия. Приведенные в документы обстоятельства должны соответствовать истине.
Не допускает ошибок тот, кто ничего не делает. Неправильные действия могут совершить как вновь принятые на работу сотрудники, так и их более опытные коллеги. Ошибки могут носить как объективный, так и субъективный характер. В объяснительной записке должны быть приведены все причины, обусловившие тот или иной результат. Детальные подробности в данном случае играют решающую роль.
В заключительной части документа может идти речь об осознании вины, что обычно принимается руководством в расчет при вынесении окончательного вердикта. Благожелательного отклика удостаиваются обещания о быстром исправлении ситуации. Также от работника могут исходить заверения о недопущении подобных ошибок в будущем.
Написание объяснительных по другим причинам
При написании объяснительной по поводу опоздания важно осознавать, что указанный проступок характеризуется как дисциплинарное нарушение, требующее объяснения. Избежать наказания можно исключительно при наличии уважительных причин. В остальных ситуациях по отношению к опоздавшему будут предприняты меры воздействия дисциплинарного характера.
Составляемая в связи с опозданием объяснительная записка относится к кадровой документации. Она должна попасть на стол руководителя либо начальника отдела кадров. Прогул может обернуться расторжением трудового договора. Под этим термином подразумевается отсутствие на работе на протяжении всей смены либо в течении четырех часов подряд за смену/день.
Предоставление достоверных и удовлетворяющих руководство объяснений — прерогатива сотрудника, совершившего нарушение. В число уважительных причин входят серьезные недомогания работника либо членов его семьи, смерть близкого человека, стихийные бедствия, чрезвычайные происшествия, несчастные случаи, аварии и т.д. Что важно, перечисленные обстоятельства должны быть документально подтверждены.
В случае отказа от высказывания собственного мнения путем написания объяснительной записки не стоит рассчитывать на смягчение дисциплинарного взыскания. Нарушителя ожидает как минимум выговор за ненадлежащее выполнение обязанностей, закрепленных должностной инструкцией. Такое поведение воспринимается руководством как признание факта совершения ошибки либо наличия вины.
Образец объяснительной о невыполнении должностных обязанностей
Генеральному директору
ООО «Магнезия»
Кузнецову И. П.
Объяснительная
О невыполнении должностных обязанностей
Я, Латышев Иван Николаевич, не проверил груз, предназначенный для отправки на склад, вследствие чего была допущена недостача погрузки товара для покупателя.
| Менеджер по продажам | Подпись | Латышев И.Н. |