– систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

Наименование организации
- индекс дела
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

1. Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

3. Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

4. Дата дела

данной графе указываются крайние даты дел.

5. Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

6. Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым , изданным в 2015 году.

Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер , в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по , который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к . Передача в архив должна проводиться . По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

Пример 1

Свернуть Показать

В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013-2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года »

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

• описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
• акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения , поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.

В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:

Таблица 1

Свернуть Показать

В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел () и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации », где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива

В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:

• годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
• сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).

Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:

• не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
• но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы , созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов , на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:

• электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
• электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение №18).

Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения .

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации . Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).

Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.

Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации » объясняет:
какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
что выдавать пользователям

Типы и виды, функции описей

Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
• опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Существуют следующие типы описей , которые составляются в организациях:

• описи дел структурных подразделений , которые используются как учетно-сдаточные;
• описи документов, дел организации , т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
• описи архивных коллекций , в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
• описи фонда пользования , закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).

Виды описей , которые входят в состав обязательных учетных документов организации , имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.

Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).

Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:

• совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
• один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.

Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:

• самостоятельно нумеруемых листов дела,
• самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
• листа-заверителя.

Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).

Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись .

Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:

• являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
• представляют собой классификационные справочники , с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку ; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
• отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
• являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию ;
• в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве .

Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

Описи дел структурных подразделений и сводные описи

Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела. Причем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны просматриваться полистно . Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т.п. Для дел с обобщающими заголовками («документы о...», «договоры поставки и документы по их исполнению» и т.п.), к личным делам и делам-досье (судебные дела, дела по госконтрактам и госзакупкам и т.п.) одновременно с внутренней описью документов дела на отдельном листе бумаги составляются проекты аннотаций к заголовкам дел , которые при необходимости оформляются к заголовку дела в соответствующей описи, чтобы увеличить ее информативность:

Пример 2

Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба (к Ф.И.О. могут быть добавлены существенные для профессиональной биографии сведения и точная ссылка на номер листа документа в деле):

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. См. также отметку «1» в Примерах 11 и 12.

Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении , то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются:

Пример 6

Свернуть Показать

Пример 7

Свернуть Показать

Описи дел структурных подразделений составляются в порядке и по формам, установленным Правилами (п. 4.31 и 4.32, Приложения № 23–24). Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных сокращений и обозначений, необходимые аннотации к заголовкам или вернуть описи на доработку.

Описи дел подразделений составляются в 2 обязательных экземплярах . Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст. 248 ПТУД. К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей. А описи электронных документов, дел на практике составляются в 2 экземплярах на каждую совокупность электронных документов (в статусе основного и рабочего экземпляров).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?­указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления (п. 4.31 и 5.5 Правил). В структурном подразделении могут оформляться описи следующих видов:

• опись дел постоянного хранения и ее копия в электронном виде в формате, согласованном со службой делопроизводства / архивом;
• опись электронных документов, дел постоянного хранения в формате и форме представления, которые заранее согласованы в процессе внедрения информационной системы, в которой документы подразделения создаются в статусе электронного оригинала, обычно – в базах данных;
• опись дел по личному составу , если в номенклатуре дел подразделения отражены их создание и сроки хранения;
• опись электронных документов, дел по личному составу (может быть оформлена по форме Приложения № 18 Правил);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения ;
• опись электронных документов, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 18 Правил);
• опись документов фонда пользования (включаются заголовки дел, содержащих электронные копии бумажных или электронных документов в форматах и представлениях, согласованных со службой делопроизводства / архивом, которые организуют использование документов архивного фонда организации). В Правилах фонд пользования упоминается, но порядок учета документов в его составе не раскрывается.

Таблица 2

Какие утвержденные формы использовать для составления описей дел структурных подразделений, а также годовых разделов сводных описей дел организации

Свернуть Показать

Описи дел структурного подразделения оформляются в табличной форме по требованиям , установленным п. 4.32 Правил (см. Примеры 9–11):

• каждое дело и каждый самостоятельно сформированный его том включаются в опись под своим порядковым номером (см. «1» в Примере 10). Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив. Нумерация может быть валовой порядковой в пределах:
  • только одного календарного года или
  • в течение всего срока существования данного структурного подразделения как источника комплектования архива организации;
• заголовки дел в описи располагаются в той последовательности , в которой они закреплены номенклатурой дел, поэтому чем правильнее осуществлена систематизация дел в номенклатуре дел, тем проще их систематизировать в соответствующих описях;
• в опись вносятся заголовки дел и другие сведения о них (индекс дела, крайние даты документов дела / тома, срок хранения) в тех формулировках, которые указаны на обложке подготовленного к архивному хранению дела после проверки качества его формирования и оформления.

Каждая опись дел структурного подразделения завершается оформлением итоговой записи, похожей на сведения, которые оформляются в листе-заверителе дела, она подписывается руководителем структурного подразделения и датируется (см. цифру 2 в Примере 9).

Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей структурного подразделения (см. цифру 1 в Примере 9). Регистрационные индексы описям рекомендуем проставлять (см. Пример 8):

• в пределах их документопотока в течение всего периода существования подразделения;
• с учетом индекса, который закреплен в номенклатуре дел структурного подразделения за делом с документами об организации делопроизводства и архива (обычно – последнее или предпоследнее дело).

Пример 8

Свернуть Показать

Допустим, в бухгалтерии последнее дело имеет индекс № 05-48 и заголовок «Документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (копии приказов о назначении ответственных, описи дел, проекты актов о выделении документов и дел к уничтожению и др.)». Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей:

• постоянного хранения,
• по личному составу и
• электронных документов, дел постоянного хранения.

В 2017 году 3 вида описей, подготовленных бухгалтерией, могут иметь индексы 05-48/10, 05-48/11 и 05-48/12, т.е. они будут зарегистрированы в валовом порядке в течение всего периода, когда бухгалтерия передает на архивное хранение документы своего подразделения.

А в службе делопроизводства / архиве полученные от структурных подразделений описи дел необходимо регистрировать просто в валовом порядке в пределах календарного года в специально заведенном журнале или книге учета описей структурных подразделений.

Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений (см. Примеры 9–11). Они составлены по форме из Приложения № 23 Правил. Формы описей других видов для учета документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу предусматривают еще добавление в таблицу графы «Срок хранения».

На основании данных описей дел постоянного хранения (и их электронных копий в согласованных форматах), полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства / архив формируют годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения , образовавшихся в деятельности организации (см. отметки «!» в Примерах 9–12). В Таблице 2 мы показали, данные из каких описей дел подразделений в какие годовые разделы сводных описей организации переносятся, а также по каким утвержденным формам они должны составляться (в приложениях к Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться:

• если вы не являетесь источником комплектования, то на сводных описях не будет их утверждения протоколом ЭПК архивного учреждения;
• если в структурном подразделении нет своей ЭК, то на его описях не будет согласования с нею).

Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей.

Если годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2013 год имеет 15 записей и составлен впервые (как в Примере 12), то его номер (№ 01) фиксируется в листе фонда (Приложение № 13 Правил, см. цифру 3 в Примерах 12 и 14), а при оформлении годового раздела описи дел постоянного хранения за следующий 2014 год валовая нумерация заголовков дел в ней должна продолжаться и будет начинаться с номера 16. Валовая нумерация годовых разделов описей будет продолжаться, пока не достигнет порядкового номера 9 999.

Сводная опись дел по личному составу за 2013 год может быть внесена в лист фонда под номером № 02 и заголовки дел в ней в таком же валовом порядке будут нумероваться, пока не достигнут числа 9 999. Так же учитываются в листе фонда сводные описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и соответствующих электронных документов, дел . Годовые разделы сводных описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются.

В реестр описей должны вноситься только «закрытые» описи, в которых зафиксировано 9 999 заголовков дел. Тогда листы описей нумеруются, к ним оформляются титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат (алфавитный, предметный, именной и др. указатели и т.п.) (п. 5.5 Правил). Законченные годовые разделы сводных описей переплетаются и становятся главным справочником архива.

При оформлении описей электронных документов, дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения необходимо обратить внимание на трудоемкость оформления приложений к ним – реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела , которые должны быть заполнены к каждому электронному делу.

Форма реестра из приложения к Приложению № 18 Правил (Пример 13) может быть легко применима при выгрузке реестра из СЭД. Если же к передаче готовятся электронные документы на физически обособленных материальных носителях, то в форму реестра необходимо дополнительно включить имя файла документа (см. «!» в Примере 13), а не только его наименование, поскольку поиск электронных документов будет осуществляться в этом случае прежде всего по именам файлов.

В настоящее время в службах делопроизводства и ИТ-подразделениях постепенно формируется «лучшая практика» закрепления в номенклатуре дел организации единой системы именования файлов электронных документов Бесплатно 1 номер журнала

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет - систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

Опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

Опись дел по личному составу (Приложение 15);

Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

Опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

Опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

Опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

Опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

3 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4-5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам - архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

Приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

Списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

Личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

Лицевые счета;

Невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

Акты о несчастных случаях;

Журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30-50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

4 Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

5 Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

6 Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» - содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14-18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи - валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 - Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006-2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

Название фонда;

Номер фонда;

Номер описи;

Название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

Крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

По истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

Об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части :

Дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

Отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

Дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

Предисловие;

Список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

Названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

Указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

■ Лист-заверитель. Последний лист описи - лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4-9).

Приложение №1. Пример оформления ссылок на официальны печатные издания

Приложение №2. Титульный лист описи дел постоянного хранения Роспатента

Приложение №3,3а. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения ФГУ Государственной регистрационной палаты при Минюсте России

Приложение №4. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда

Приложение №5. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения Апелляционной комиссии ФМС России

Приложение №6,6а. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи государственных контрактов Роспрома, ФГУ ГРП

Приложение №7. Пример оформления титульного листаТитульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда Минтоппрома РСФСР

Приложение №8. Примероглавления описи № 1 постоянного хранения Фонда социального страхования Российской Федерации

Приложение №9 . Пример оформления списка сокращенных слов

Приложение №10,10а. Пример оформления первого и последнего листа описи, подготовленной в архиве организации

Приложение №11. Пример оформления первого и последнего листа архивной описи

Приложение №12. Лист-заверитель описи

Приложение №13. "Инструкция по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий"

Приложение №14. Требования к графическому оформлению архивных описей

Приложение №15. Памятка по графическому оформлению внутренних описей дел распорядительной документации

1. Общие положения

1.1.Инструкция составлена в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

1.2.Требования настоящей инструкции, распространяются на описи дел общего делопроизводства, составляемые работниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, других структурных подразделений Государственного архива Российской Федерации, а также работниками архивов организаций, являющихся источниками комплектования ГА РФ.

1.3.Цель настоящей инструкции - приведение в соответствие с современными требованиями положений «Инструкции по составлению исторических справок, оформлению описей и составлению научно-справочного аппарата к ним» (М., 2002).

2. Составление исторических справок

2.1.Историческая справка составляется о каждой организации и ее архивном фонде, хранящемся в ГА РФ или поступающем на хранение в ГА РФ.

2.2. Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда и характеристики документов фонда.

2.3. Историческая справка составляется в следующей последовательности: первая часть (об истории фондообразователя), в основном, составляется до начала работ по описанию документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом. Вторая и третья части справки (об истории фонда) составляются после завершения описания.

2.4. Основными источниками для написания исторической справки являются правовые акты высших органов государственной власти и управления, документы фондообразователя, его вышестоящей организации, историческая и справочная литература, учетные документы, дело фонда.

2.5. Для поиска необходимых сведений может быть использован научно-справочный аппарат архива (описи дел, систематический каталог по истории государственных учреждений, Российской Федерации и т.д.), печатные издания, имеющиеся в СИФ ГА РФ.

2.6. История фондообразователя должна содержать следующие сведения:

Название и подчиненность фондообразователя, а также изменения в них с указанием дат и основных причин произошедших изменений;

Дату создания фондообразователя и его местонахождение;

Название организации - предшественника. В случае отсутствия прямого предшественника может быть указана организация, выполнявшая аналогичные функции;

Задачи и функции фондообразователя, даты и основные причины их изменений;

Структура фондообразователя и ее изменения с указанием дат и основных причин;

Состав системы подведомственных (непосредственно подчиненных) организаций (их виды, территориальное размещение), все последующие ее изменения с указанием дат и основных причин;

Даты и причины преобразования и ликвидации фондообразователя;

Название организации - правопреемника.

2.7. При составлении истории фондообразователя необходимо иметь в виду следующее:

2.7.1. на основании правового акта указывается точное и полное, а также официально принятое сокращенное название организации.

Если в документах (правовых актах, распорядительных, учредительных и т.п.), относящихся к вопросу создания, деятельности организации и её преобразований, будут обнаружены расхождения в названии организации, приводятся все имеющиеся в документах названия со ссылками на соответствующие документы. В случае отсутствия правовых актов о создании, преобразовании, переименовании, изменении подведомственности и ликвидации организации, эти сведения устанавливаются по косвенным данным, что оговаривается в исторической справке;

2.7.2. указывается непосредственная подчиненность фондообразователям (например, министерству или какому-либо его структурному подразделению);

2.7.3. даты создания, преобразования, ликвидации указываются со ссылкой на законодательные акты и распорядительные документы.

При наличии нескольких правовых документов разных органов (Указ Президента Российской Федерации, Постановление Правительства Российской Федерации, приказ федерального органа исполнительной власти) в исторической справке указываются обе даты, но за основу берется постановление высшего органа исполнительной власти.

При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, преобразовании, изменении подведомственности, ликвидации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется ранний по времени подписания акт.

Если в тексте правового акта имеется указание на фактическую дату образования или ликвидации организации, несовпадающую с датой правового акта («образовать с такого-то числа» или « упразднить с такого-то числа»), то оговариваются обе даты.

При отсутствии правовых актов крайние даты названий организаций устанавливаются по косвенным данным (самое раннее упоминание организации в сети учреждений системы, титульных списках, переписке и т.п.), что оговаривается в исторической справке.

При указании даты упразднения (ликвидации) организации не принимается во внимание ликвидационная деятельность организации после подписания правового акта о его упразднении. В случае официального создания ликвидационных комиссий их наличие и крайние даты их работы оговариваются.

2.7.4. Задачи и функции организации излагаются в соответствии с правовыми и нормативными актами (уставы, положения и др.), отсутствие соответствующих документов оговаривается.

2.7.5. Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества ее изменений).

2.7.6. При изложении фактов создания, преобразования и ликвидации организации сохраняются формулировки правовых актов: «образовать», «создать на базе», «преобразовать», «реорганизовать», «исключить из», «ликвидировать» и т.п.

2.7.7. Все данные по истории учреждения приводятся с обязательными ссылками на соответствующие документы. Если при составлении исторической справки были использованы документы организаций, фонды которых хранятся в ГА РФ, ссылки даются на эти фонды. Например, если в исторической справке были использованы сведения из приказа министерства, фонд которого хранится в ГА РФ, то ссылки даются на этот фонд.

Ссылки на указы Верховного Совета РСФСР, постановления Совета Министров РСФСР, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации даются по официальным печатным изданиям в соответствии с приложением № 1.

Если документы находятся на ведомственном хранении, вместо названия ГА РФ приводится название архива организации. Например: «Архив Минздрава России, ф. ... , оп. ... , д. ... , лл. ... ».

2.7.8. Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и опись дел постоянного хранения, представляемая на утверждение ЭПК ГА РФ.

2.7.9. Если организация была упразднена (ликвидирована), то историческая справка содержит сведения по истории фондообразователя за весь период ее деятельности независимо от того, за какой период документы представлены в описи.

2.7.10. Сведения по истории организации излагаются в исторической справке в хронологической последовательности.

2.7.11. Если историческая справка составляется на объединенный архивный фонд, то сведения по истории всех фондообразователей даются отдельно по каждой организации.

2.8. История фонда должна содержать следующие сведения:

Количество дел в фонде;
- крайние даты документов фонда;
- наименование организации, передавшей документы на государственное хранение;
- сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления.

2.9. При изложении истории фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.9.1. Крайними датами документов фонда будут даты деятельности организации: ее создания и упразднения (ликвидации).

Если организация действующая, или документы фонда сохранились не за весь период деятельности фондообразователя, либо выходят за хронологические рамки его деятельности, то крайними датами документов фонда будут годы, за которые имеются документы.

2.9.2. Хронологическими границами объединенного архивного фонда будут даты образования наиболее ранней, по времени возникновения, организации и ликвидации последней из них;

2.9.3. Если фонд является объединенным, то в исторической справке приводится обоснование его создания и указывается присвоенное ему наименование.

2.9.4. Если ЭПК ГА РФ принималось решение о фондировании, то в исторической справке излагается данное решение со ссылкой на протокол ЭПК.

2.10. В третьем разделе исторической справки отражается:

Основной состав документов, вошедших в опись, и их полнота;

Перечень структурных подразделений в делопроизводстве которых отложились документы постоянного хранения;

Сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

Степень сохранности и физическое состояние документов;

Наличие и место хранения документов по личному составу;

Наличие документов, относящихся к профилю данного фонда, в составе других фондов архива, с указанием их названий и номеров;

Сведения о наличии документов других фондообразователей (если это сложилось исторически и изъятие их нецелесообразно);

Наличие документов фонда в других государственных архивах, библиотеках, музеях, с указанием места хранения и дат документов;

Возможность использования документов фонда (в каких целях);

Состав научно-справочного аппарата к фонду.

2.11. При изложении характеристики документов фонда необходимо иметь в виду следующее:

2.11.1. в случае неполноты документов фонда указываются причины отсутствия (утраты) документов, их состав по основным категориям с указанием крайних дат данных (годов), излагаются результаты их розыска;

2.11.2. если документы выходят за хронологические границы фонда, приводится обоснованное доказательство включения этих документов в состав фонда;

2.11.3. сведения о научно-справочном аппарате к фонду отражают номера и названия всех описей дел фонда, хронологические рамки включенных в них документов, другие виды НСА (указатели к документам, обзоры и т.д.).

2.12. При составлении исторической справки на объединенный фонд в ней излагаются сведения по истории объединенного фонда в целом.

2.13. Историческая справка должна иметь заголовок с указанием названия фонда и указанием хронологического периода, который она охватывает.

Название фонда состоит из последнего полного и (в скобках) - официально принятого сокращенного названия организации, её подчиненности и крайних дат деятельности организации за хронологический период, освещенный в исторической справке.

Например:

Историческая справка о Российском агентстве по патентам и товарным знакам (Роспатент) за 1992 - 1999 годы и его фонде.

2.13. Название объединенного архивного фонда устанавливается в зависимости от принципа его формирования и состава входящих в него фондообразователей: например, для последовательно сменявших друг друга организаций в названии объединенного архивного фонда перечисляются их названия, для руководящего органа и подчиненных ему учреждений даётся название руководящего органа и обобщенное название подчиненных учреждений (см. приложение 1).

При необходимости, название фонда оформляется решением ЭПК ГА РФ. При наличии уже утвержденного названия фонда, используется название, утверждённое ранее.

2.14. Историческая справка подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

2.15. Исторические справки составляются в соответствии с изложенными требованиями независимо от категории фондов.

2.16. В случае выявления новых данных по истории фондообразователя и истории фонда, в историческую справку вносятся исправления, она дополняется или пересоставляется.

2.17. При утверждении ЭПК ГА РФ новых годовых разделов описей вместе с разделом обязательно представляется «Дополнение к исторической справке». Оно составляется к фонду организации, независимо от того, какие документы включены в опись (учреждения в целом или какой-либо его структурной части). Дополнение к исторической справке составляется в соответствии с пунктами 2.1 - 2.14 настоящей инструкции за тот период, к которому относятся документы, внесённые в соответствующие годовые разделы.

Если за данное время не произошло каких-либо изменений в истории фондообразователя и его фонда, это оговаривается в дополнении к исторической справке.

2.18. При поступлении документов и описей дел в ГА РФ, вместе с ними поступают соответствующие им исторические справки и дополнения к ним.

2.19. Исторические справки и дополнения к ним, составленные на фонды, хранящиеся в ГА РФ, помещаются в дела фондов. Исторические справки составленные на фонды, документы которых не поступили на хранение в ГА РФ, хранятся вместе с контрольным экземпляром описей (или их годовых разделов), утвержденных ЭПК ГА РФ, в отделе организации хранения и учета документов ГА РФ.

3. Составление справочного аппарата к описи

3.1.В ходе описания документов архивного фонда, составляется справочный аппарат, в состав которого входят:

Титульный лист;
- оглавление;
- предисловие;
- список сокращенных слов.

3.2.Для облегчения поиска необходимых сведений к описям могут составляться указатели, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

3.3 Составление титульных листов

3.3.1. Титульные листы составляются к законченной описи (архивной и дел постоянного хранения), а также томам описей (см. приложение 2).

3.3.2. На титульном листе указываются:

Полное название государственного архива, включая хронологические рамки;
- название фонда;
- номер фонда;
- номер описи;
- название описи;
- крайние даты документов, внесенных в опись.

3.4. Название фонда указывается в соответствии с п. 2.13 инструкции.

Если в течение периода, за который составлена опись, название организации изменялось, на титульном листе указывается её последнее название и подчиненность. Полный перечень всех изменений приводится на отдельном листе, следующим за титульным. При этом после каждого названия указываются крайние даты существования организации под данным названием (см. приложения 3,3а).

Если фонд является объединенным, на титульном листе приводится его полное название (см. приложение 4).

3.5. Название описи архивного фонда может совпадать с названием фонда организации, если она охватывает дела всех ее структурных подразделений. В этом случае название описи на титульном листе не указывается (см. приложение 2), приводится лишь номер описи, а для её новых годовых разделов к номеру описи добавляется номер тома.

Если состав описи ограничен делами лишь определенной структурной части организации, то названием описи будет название этой структурной части или совещательного органа (см. приложение 5). Если название структурного подразделения изменялось, то на титульном листе указывается его последнее наименование, а все изменения приводятся на листе, следующем за титульным листом, по аналогии с примером, рассмотренным в п.3.5.

Если в опись включены отдельные группы документов, названием описи будет название видов этих документов (см. приложения 6,6а).

При составлении описи дел на документы объединенного архивного фонда, название описи будет состоять из названий тех фондообразователей, документы которых вошли в данную опись (см. приложение 7).

3.6. Если в опись внесены документы за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

3.7. Составление оглавлений

При составлении оглавления к законченной описи, оглавления к годовым разделам изымаются. Оглавление к законченной описи помещается в ее начале. В нем перечисляются все составные части описи: предисловие к законченной описи, предисловия к годовым разделам, список сокращенных слов, названия всех разделов, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи (в случае необходимости могут приводиться и номера дел) (см. приложение 8).

3.8. Составление предисловий

3.8.1. Предисловия составляются

К каждой описи;

К годовым разделам описей, представляемым на утверждение ЭПК ГА РФ, томам описей;

Одно общее, в отдельных случаях, ко всем описям фонда;

3.8.2. Если предисловие составляется к каждой описи фонда, оно должно содержать сведения, относящиеся только к данной описи. В этом случае сведения по истории организации и истории фонда в целом помещаются в предисловии к первой, основной, описи.

3.8.3. Если составляется одно общее предисловие ко всем описям, оно помещается в первой описи и содержит необходимые сведения обо всех описях фонда. В этом случае в оглавления остальных описей вносится слово «предисловие» и делается ссылка «см. предисловие к описи № 1».

3.8.4. Если фонды, входящие в состав объединённого архивного фонда, включены в одну опись, к ним составляется общее предисловие.

3.8.5. Если документы фондов, составляющих объединенный архивный фонд, включены в отдельные описи, составляется общее предисловие, в которое включаются все сведения, относящиеся к объединенному фонду и его отдельным фондам и описям, по принципу формирования объединенного архивного фонда. При этом также составляются предисловия к описям отдельных фондов, в которых излагаются сведения, которые относятся только к данным фондам, и даются ссылки на общее предисловие.

3.8.6.Если фонд не является законченным, предисловия составляются к годовому разделу каждой описи, утверждаемых ЭПК ГА РФ.

3.8.7 В предисловиях к описи (единой или к каждому годовому разделу) излагаются:

История фондообразователя (или его структурной части);

История фонда;

Состав документов, включенных в опись;

Особенности фондирования документов (для объединенных архивных фондов);

Особенности формирования, описания и систематизации дел;

Состав научно-справочного аппарата к фонду

Место хранения документов по личному составу

3.8.8.При описании состава документов, включенных в опись, оговаривается наличие основных категорий документов, их полнота, отсутствие или появление новых комплексов документов, наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отсутствие подлинников и т.п.

3.8.9.Состав научно-справочного аппарата к фонду в предисловии излагается в соответствии с п. 2.11.3. настоящих методических рекомендаций.

3.8.10. Предисловие подписывается исполнителем с указанием его должности и даты составления, заведующим ведомственным архивом (лицом, ответственным за архив), если документы находятся на ведомственном хранении, или аналогично исполнителем и заведующим архивохранилищем, если документы хранятся в ГА РФ.

3.8.11. В случае выявления дополнительных данных по истории фондообразователя, истории фонда, проведения работ, вызвавших изменения в составе фонда, а также обнаружения ошибок, в предисловие вносятся необходимые изменения, оно дополняется или пересоставляется.

3.8.12 Справочный аппарат к описи распечатывается без использования оборотной стороны листа.

3.9. Составление списков сокращенных слов

3.9.1. Списки сокращенных слов составляются к годовым разделам, к законченной описи (ее тому) если в них употребляются сокращения, характерные для деятельности данной организации или ведомственной системы, к которой она относится. Общепринятые сокращения в список сокращенных слов не вносятся (см. приложение 9) .

3.9.2. Сокращённые слова с соответствующими им полными наименованиями располагаются в алфавитном порядке.

3.9.3. Названия организаций при внесении их в текст описи при первом их наименовании в тексте указываются полностью, а затем, в круглых скобках, сокращенно (в соответствии со списком сокращенных слов). Далее в тексте описи слова, внесённые в список сокращённых слов, приводятся только в сокращённом наименовании.

3.9.4. Если полное название организации изменялось, а сокращенное - нет, то в списке сокращенных слов против этого сокращённого наименования приводятся все его полные наименования, с указанием даты изменения полного названия.

3.9.5. При формировании годовых разделов в законченную опись (том) составляется единый список сокращенных слов, списки сокращенных слов к годовым разделам изымаются.

4. Оформление описей, составление итоговых записей и листов-заверителей

4.1. Описи оформляются на лицевой и оборотной сторонах листа и нумеруются полистно.

4.2. Дела, внесённые в опись под литерными номерами, вносятся в неё с помощью добавления к номеру соответствующего дела букв алфавита, например: 1, 2, 3, 4, 4а, 4б, 5, 6, 7, 7а, 8 т.д.

4.3. Если опись составляется в ведомственном архиве, то первый и последний листы годовых разделов описи оформляются в соответствии с приложениями 10 и 10а.

4.4. Если опись составляется в ГА РФ на документы, хранящиеся в архиве (архивная опись), первый и последний листы описи оформляются в соответствии с приложением 11.

В случае, если архивная опись полностью завершена, то в последнем разделе описи указывается общая итоговая запись ко всей описи.

4.5. К каждому годовому разделу и законченной описи составляются заверительные надписи на отдельных листах-заверителях (см. приложение 12). При составлении заверительной надписи к законченной описи заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

4.6. Описи и справочный аппарат к описям в бумажном виде составляются и оформляются в 4-х обязательных экземплярах для описей дел постоянного хранения и 3-х обязательных экземплярах для описей дел по личному составу.

При передаче контрольных экземпляров исторических справок, описей и справочного аппарата на бумажном носителе в ГА РФ, также передаются их электронные версии в двух экземплярах на отдельных носителях. Исторические справки, описи и справочный аппарат передаются в форматах документа Microsoft Word, базы данных Microsoft Access, в случае других форматов - по согласованию с ГА РФ.

4.6.1. При подготовке и оформлении описей с применением персонального компьютера необходимо руководствоваться «Инструкцией по подготовке архивных описей с применением компьютерных технологий» (М.: ГА РФ, 2001), «Требованиями к графическому оформлению архивных описей» и «Памяткой по графическому оформлению внутренних описей дел распорядительной документации» (Приложения №№ 13-15).

Приложение № 1

Приложение № 2

Приложение № 3

Приложение № 3а

Приложение № 4

Приложение № 5

Приложение № 6

Приложение № 6а

Приложение № 6а (продолжение)

Приложение № 7

Приложение № 8

Приложение № 9

Приложение № 10

Приложение № 10а

Приложение № 11

Приложение № 12

Приложение № 13

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Инструкция по подготовке архивных описей
с применением компьютерных технологий

для организаций - источников комплектования ГА РФ

Введение

Широкое распространение персональных компьютеров дает возможность применения современных информационных технологий в архивах при подготовке архивных описей с использованием ПК. Данная инструкция предназначена для оказания помощи организациям и ведомствам, не имеющим специализированных программ (баз данных) для работы с описями, в наборе, форматировании и распечатывании описей с помощью наиболее распространенного программного обеспечения - текстовых редакторов , поддерживающих корректную работу с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Для ввода годится любой редактор, позволяющий работать с таблицами (как основными элементами форматирования описи).

Корректная работа с таблицами является обязательным требованием к текстовым редакторам, так как основным элементом архивной описи является таблица, состоящая из строк и столбцов:

	столбцы
			Заголовок дела	Крайние даты	Количест-во листов	Примечание
строки

Хх.х.хх.)..Ххх#

Правка и форматирование (переформатирование) такого текста - крайне трудоемкий процесс, поэтому рекомендуется использовать редакторы, предлагающие другой подход - каждый элемент таблицы, представляющий из себя отдельный параграф, формируется программой - редактором. Элементы такой таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет с легкостью менять форматирование текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.). Подобные таблицы позволяют прилагать минимум усилий для работы с ними. Наиболее распространенный текстовой редактор, позволяющий работать с такими таблицами - Microsoft Word для Windows . Кроме того, эта программа позволяет отображать текст так, как он будет выглядеть на бумаге, что необходимо для распечатывания бумажных описей в соответствии с правилами оформления архивных описей.

Подготовка описей с использованием персональных компьютеров состоит из нескольких этапов:

1. ввод (набор) описи и внесение исправлений в опись,
2. оформление описи и распечатывание готовой описи.

1. Ввод описи:

1.1 Подготовка файла с таблицей:

Файл в Word создается через меню "Файл" - "Создать" (в открывшемся окне надо щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку "ОК", либо щелчком мыши на иконке с изображением чистого листа с загнутым уголком на панели инструментов.

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

Таблица вставляется следующим образом: немного отступив от начала страницы (нажав несколько раз на клавишу "Enter"), в меню "Таблица" - "Вставить таблицу". В появившемся диалоговом окне необходимо указать, что нужно шесть столбцов (порядковый номер дела, индекс дела, заголовок дела, крайние даты, количество листов, примечание ) и строк (для начала достаточно 10 - 20), затем, нажав на кнопку "автоформат", выбрать в новом окне (прокрутив список вниз) оформление таблицы - обычно это сетка 1 или сетка 6 (предпочтительней использовать сетку 6):

	сетка 1				Сетка 6

Линии сетки таблицы, прорисованные пунктирной линией, видны только в окне редактора, при печати они не отображаются. Если эти линии не видны в окне редактора, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть на пункте "Сетка".

Форматирование сетки в Word для Windows может отличаться в зависимости от версии программы, поэтому при вставке таблицы в подменю «автоформат» следует обратить внимание на окно предварительного просмотра таблицы и, при необходимости, отметить или убрать галочки в соответствующих пунктах «использовать» и «изменить оформление»

Следующим шагом является подгонка таблицы:

Во-первых, надо, выделив таблицу, указать через меню "Формат" - "Шрифт" необходимый шрифт и его размер (например, Arial Cyr, 12) .

Затем, перейдя в режим разметки страницы через меню "Вид" - "Разметка страницы", с помощью мыши установить ширину столбцов. Для этого указатель мыши ставится на линию, ограничивающую столбец слева или справа. Когда указатель мыши примет вид двух вертикальных линий со стрелками, надо, нажав и не отпуская левой кнопки мыши, передвинуть линию столбца до требуемой позиции влево или вправо, затем отпустить кнопку мыши. При изменении ширины столбцов сдвигаются и другие столбцы, поэтому для изменения ширины только двух смежных столбцов, необходимо предварительно выделить нужный столбец ("Таблица" - "Выделить столбец") и передвинуть его.

После создания файла с таблицей необходимо сохранить его. Для этого следует в меню "Файл" - "Сохранить" ввести имя файла и нажать кнопку "Сохранить". Теперь файл для описи готов к использованию.

1.2 Ввод описи в таблицу

Ввод описи в таблицу в принципе не отличается от обычной работы с текстом. Следует помнить, что Word самостоятельно разбивает текст внутри абзаца на строки, поэтому нажимать на клавишу "Ввод" (Enter) следует только для перехода на новый абзац, текст внутри одного абзаца вводится в одну строчку. Перемещаться по строкам и столбцам можно клавишами для перемещений (со стрелками) или ставя в нужную ячейку указатель мыши (указать на нужную ячейку и нажать на левую кнопку мыши). Если в таблице не видны линии сетки, необходимо в меню "Таблица" щелкнуть по пункту "Сетка".

В первую строку таблицы вводятся наименования столбцов. Для нее выбирается меньший размер шрифта с полужирным начертанием и выравниванием по центру.

Если поставить курсор в верхнюю строку таблицы, то выбором в меню "Таблица" пункта "Заголовки" можно указать редактору Word вставлять в начале каждой новой страницы эту строку в качестве заголовка таблицы. Практически это можно использовать, вставив в две первые строки таблицы наименования столбцов и их номера, затем, поставив курсор на вторую строчку, вставить разрыв таблицы ("Таблица" - "Разбить таблицу") и указать строчку с номерами столбцов, ставшей первой строкой в таблице как заголовок таблицы. Чтобы разрыв таблицы не бросался в глаза, необходимо выделить место разрыва и выбрать для него минимальный размер шрифта (в меню "Формат" - "Шрифт" в поле выбора размера шрифта ввести цифру 1). При разбиении таблицы получаются две автономные таблицы, поэтому подгонку ширины таблицы и ее столбцов под страницу следует делать до разбиения таблицы.

При вводе описи на каждую строку таблицы должен вводиться только один элемент описи. Недопустимо вводить, например, в одну ячейку несколько заголовков дел: во-первых, такое форматирование будет сбиваться при изменении любого из параметров текста (интервалов между абзацами, использовании другого шрифта, размера букв и др.), во-вторых, при этом оформлении автоматическое конвертирование (преобразование) для передачи текста в базу данных невозможно, каждый заголовок необходимо исправлять и подгонять вручную.

Для ввода заголовков разделов / подразделов описи следует использовать пустые строки: курсор ставится на строку первого дела данного раздела и в меню "Таблица" выбирается пункт "Вставить строки". Заголовок раздела описи вводится в столбец заголовка дела.

Для ввода наименований разделов разных уровней следует использовать отдельные строки, выделяя начертанием (например полужирный шрифт), размером шрифта и выравниванием по центру. Если заголовки разных уровней идут друг за другом, их также следует печатать в разных строках, например:

Пустые строки добавляются в таблицу либо указанным выше способом (в этом случае строка добавляется над той строкой, где стоит курсор), либо нажатием клавиши табулятора ("Tab") в последней ячейке последней строки.

При вводе описи в Word существует несколько способов ускорения работы:

• проверка орфографии (подчеркивание слов с ошибками при вводе или проверка всего текста сразу через меню "Сервис" - "Орфография") облегчает исправление орфографических ошибок (последнее позволяет проверить орфографию по всему тексту после ввода описи);
• использование инструмента автозамены (автокоррекции) позволяет задавать сокращения, которые при вводе будут заменяться на соответствующее выражение. Таким образом можно автоматизировать ввод повторяющихся слов и выражений, в том числе на иностранных языках;
• аналогично можно использовать элемент "Автотекст": в этом случае достаточно выделить фрагмент текста и выбрать в меню "Правка" пункт "Автотекст". В этом случае предлагается дать этому элементу автотекста имя и нажать на кнопку "Добавить". Замена будет производиться при вводе имени элемента автотекста и нажатии клавиши F3. В качестве имени элемента также можно давать сокращения;
• использование буфера обмена позволяет, скопировав текст в память ("Правка" - "Копировать") или вырезав ("Правка" - "Вырезать", используется для перемещения), многократно вставлять его ("Правка" - "Вставить"). При копировании и перемещении через буфер обмена или с помощью мыши можно копировать или перемещать не только текст, но и элементы таблицы - строки, столбцы, ячейки.
• расширением копирования является использование мыши: выделенный кусок текста можно переместить на новое место, нажав на левую кнопку мыши (для этого необходимо так поставить курсор мыши на выделенном тексте, чтобы он принял форму стрелки), либо копировать на новое место при нажатой клавише "Ctrl".
• в Word возможно повторить последнюю операцию нажатием клавиши F4 (верхний ряд клавиш на клавиатуре), а также отменить последнюю операцию или вернуть отмененное действие через меню "Правка" - "Отменить..." или "Повторить...", либо используя кнопки со стрелками налево (отменить) или направо (повторить) , кнопки со стрелками (треугольниками) вниз рядом с кнопками отмены операции или возврата отмененной операции позволяют выбрать сразу несколько операций для отмены или возврата.

При вводе описи следует избегать вставки лишних абзацев: в столбце дат, например, желательно отделять даты пробелами (если даты сбиваются на одну строку, следует отрегулировать ширину столбца). Во-первых, увеличивать или уменьшать интервалы между строками удобнее, если выделить таблицу и выбрать нужный интервал перед и после абзаца через меню "Формат" - "Абзац", во-вторых, такое форматирование необходимо только при выводе документа на печать.

Текст вне таблицы в начале и конце описи печатается обычным способом.

1.3 Внесение исправлений в опись и распечатывание черновика.

Внесение исправлений в опись подразумевает считывание текста описи и ввод исправлений. Для считывания и выделения мест, нуждающихся в правке, опись можно распечатать в черновом экземпляре. Печать черновиков описей осуществляется стандартным способом:

Создается копия файла описи: в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как..." и в строке "Имя файла" дать новое имя файла, например "Черновик описи". Это необходимо для того, чтобы при подготовке чистовика описи не пришлось удалять лишние абзацы, вставленные во время форматирования черновика. Созданная таким образом копия описи форматируется и распечатывается, после вывода на бумагу ее можно стереть.

Опись желательно отформатировать таким образом, чтобы заголовки дел не переносились на другой лист (достигается вставкой дополнительных абзацев в конце предпоследнего заголовка на странице) и чтобы на бумаге было место для рукописных пометок (т.е. выделить весь текст (меню "Правка" - "Выделить все") и поставить в меню "Формат" - "Абзац" полуторный или двойной межстрочный интервал);

Печать осуществляется стандартными средствами текстового редактора: меню "Файл" - "Печать...";

После распечатывания черновика и считывания текста описи, исправления вносятся в основной файл описи.

2. Подготовка и печать чистового экземпляра описи.

Печатается опись стандартным способом через меню "Файл" - "Печать". Если необходима двусторонняя печать, то перед печатью в параметрах страницы отмечается галочкой пункт "Зеркальные поля": на печать документ выводится сперва на печать выводятся нечетные страницы (пункт "Вывести на печать:" в меню печати), затем, по окончании печати - четные страницы. Для печати четных страниц необходимо перевернуть листы (как класть листы зависит от модели принтера).

Перед печатью текст описи подгоняется на том компьютере, с которого будет осуществляться печать. Для начала необходимо перейти в режим разметки страницы (меню "Вид").

Сперва нужно проверить, как текст умещается в столбцах (например, в столбцах номера, индекса дел, крайних дат), при необходимости столбцы можно расширить или сузить.

На следующем этапе надо отформатировать (исправить) расположение текста на листе. Производится форматирование в режиме разметки страницы ("Вид" - "Разметка страницы") на том компьютере , на котором будет осуществляться печать при помощи вставки абзацев (клавиша Enter). Абзацы для раздвижения строк следует вставлять в тот столбец, где они не требуются для ввода (при оформлении) описи, например в столбец номеров дел. Опись форматируется таким образом для того, чтобы названия разделов не находились в самом конце страницы, заголовки дел не переносились на новую страницу, оставляя на старой странице первую строку или перенося на новую страницу только последнюю строчку, даты печатались на одной странице. Кроме того, если опись находится на стадии разработки, при форматировании желательно оставлять свободное место в конце страницы (раздвигать абзацами), чтобы, например, при необходимости вставить в опись (пропущенное) дело, можно было бы ограничиться перепечатыванием нескольких страниц, а не с места вставки и до последней страницы.

Нумерация страниц в описи при двусторонней печати (печати с оборотом) не ставится; при печати описи на одной стороне листа нумерация страниц должна продолжать нумерацию страниц (подсчитывается количество листов в НСА, следующем перед описью, и в меню "Вставка" - "Номера страниц..." - кнопка "Формат" в поле "Начать с:" ввести получившуюся цифру + 1 .

В случае необходимости внести поправки в готовую опись, в том числе после представления описи на рассмотрение ЭПК архивного учреждения (при наличии замечаний экспертов), соответствующие изменения должны вноситься также в опись в электронном формате

Одной из задач архивных учреждений и ведомственных архивов является создание научно-справочного аппарата на документы, хранящиеся в этих архивах и составляющие архивный фонд страны. Данная инструкция была составлена таким образом, чтобы облегчить и унифицировать работу ведомственных архивов по подготовке архивных описей с использованием компьютерной техники и предусмотреть возможность создания электронного НСА в архивах, используя уже имеющиеся в электронном формате описи. Именно этим обусловлено требование поддержания электронной версии описи в строгом соответствии с описью на бумажном носителе; кроме того, необходимо предусмотреть возможность предоставления в госархив вместе с обязательным экземпляром описи на бумажной основе ее электронной версии.

Точное выполнение требований данной инструкции позволит в дальнейшем использовать создаваемые в учреждениях электронные версии описей для создания БД "Опись дел " на документы, поступающие на государственное хранение.

Список сокращенных слов

	база данных	в данном случае: файл, состоящий из некоторого числа записей или таблиц, каждая из которых формируется из полей или столбцов определенного типа, вместе с набором операций поиска, сортировки, рекомбинации и др.
	персональный компьютер
	программное обеспечение	прикладная программа или набор программ, позволяющих пользователю решать те или иные задачи.
	система управления базами данных	программная оболочка, находящаяся между собственно базой данных и пользователем. Она управляет всеми запросами пользователя на те или иные действия, которые необходимо выполнить в базе данных, делает возможным централизованный контроль защиты и целостности данных.
	текстовой редактор	прикладная программа обработки текстовых документов: служит для набора, редактирования и оформления документов, вывода на печать.

Приложение 1. Ввод научно-справочного аппарата к описи.

Научно-справочный аппарат к архивным описям готовится как обычный документ Word. Для ввода НСА рекомендуется создать новый файл. Элементы НСА в файле располагаются в том порядке, в котором они должны следовать в бумажной копии.

Сразу после создания файла устанавливаются размеры страницы: через меню "Файл" - "Параметры страницы", вкладка "Поля" - в открывшемся окне установить размеры полей:

левое поле - 2,5 сантиметра,

верхнее поле - 1 см,

нижнее поле - 1,5 см,

правое поле - 1,2 - 1,5 см.

В отличии от описи в файл НСА можно вставлять номера страниц: меню "Вставка" - "Номера страниц...", пункт "Номер на первой странице" должен быть чистым (первая страница предназначена для титульного листа).

После каждого из элементов НСА ставятся разделители страниц (меню "Вставка" - "Разрыв..." - "Начать новую страницу".

Титульный лист . Для сдвига вправо названий фонда и номера фонда можно использовать таблицу (если линии таблицы видны на распечатке, то следует выбрать всю таблицу (меню "Таблица" - "Выделить таблицу") и в меню "Таблица" - "Автоформат..." выбрать вариант форматирования <нет>, из всех остальных пунктов в этом окне рекомендуется убрать галочки), например:

ПОСЛЕДНЕЕ НАЗВАНИЕ ФОНДА

	НАЗВАНИЕ (ДАТЫ)
	НАЗВАНИЕ (ДАТЫ)

ЗА (хххх - хххх) ГОДЫ

СПИСОК СОКРАЩЕННЫХ СЛОВ

ХХХХХ		Ххххххххх хххххххххххххх ххххххххххххххх
ХХХХ		Ххххххххх ххххх-хххххх хххх
ХХХХХ		Хххххххххх хххххххх - ххххххххххххххх ххххх-ххххххх хххххххх

Видимые при распечатке линии таблицы можно убрать.

Предисловие. Предисловие вводится как обычный документ, набираемый в Word. Абзацы выравниваются по ширине ("Формат" - "Абзац" - "Выравнивание: по ширине"); красные строки ставятся в меню "Формат"-"Абзац" - "Первая строка" - "Отступ" (для примера, этот абзац инструкции имеет отступ 0,75); расстановка переносов слов в Word 95/7.0 ставится через меню "Сервис" - "Расстановка переносов...", в Word 97 / 2000 через меню "Сервис" - Язык" - "Расстановка переносов...".

Сноски в предисловии внизу страницы вставляются через меню "Вставка" - "Сноска..." - "обычная", при этом сноски вставляются в то место, где стоит курсор, номера сносок формируются и изменяются при добавлении, удалении и перемещении сносок автоматически. Сноски можно перемещать, копировать и удалять отдельно от текста или вместе с текстом, к которому они относятся. Режим отображения текста сносок зависит от представления документа:

• в режиме "обычный" (меню "Вид" - "Обычный") текст сносок не виден, для доступа к сноскам нужно щелкнуть дважды по номеру уже вставленной сноски либо добавить новую;
• в режиме "разметка страницы" ("Вид" - "Разметка страницы") текст сноски всегда виден внизу страницы.

Иногда при печати документов со сносками происходит смещение сносок на следующую страницу. В этом случае попробовать передвинуть основной текст над сносками вниз: для этого добавляются пустые абзацы перед последним параграфом (абзацем) на листе.

Приложение 2. Передача текста описи в базу данных.

Под конвертированием понимается передача текста документа из одного формата в другой. Это может быть как перенос данных внутри одного семейства ПО (текстовых редакторов, СУБД) , так и между СУБД и текстовыми редакторами. Следует отметить, что в данном случае учесть все возможные варианты крайне сложно, однако следующие моменты достаточно универсальны:

• наиболее универсальным способом перевода данных является использование в качестве промежуточного звена т.н. простого текста, т.е. текста, не содержащего никакого оформления, в котором элементы данных разделены тем или иным способом (символами - разделителями или расположены на определенном месте строки/страницы), кроме того, такой текст могут прочитать практически все программы;
• многие программы имеет встроенные средства преобразования других форматов в собственный и наоборот, однако
• СУБД, как правило, понимают только форматы баз данных, электронных таблиц и простой текст, текстовые редакторы - соответственно форматы текстовых файлов, в том числе простой текст, и некоторые программы способны импортировать данные из баз данных при наличии соответствующих конверторов.

Винворд способен импортировать данные баз данных, при наличии подобных конверторов . Для экспорта данных наиболее удобным способом конвертирования данных является просто текст, оформленный соответствующим образом.

Для создания из таблицы промежуточного файла для передачи данных в Ms Access необходимо:

1. удалить из таблицы все названия разделов и подразделов, пустые строки;

2. удалить из документа все элементы кроме таблицы;

3. удалить все абзацы (в заголовках дел заменить через "Правку" - "Замену" на любой символ, не встречающийся в тексте, например "!!!", кроме символа табуляции, в остальных полях либо просто удалить (см. выше про форматирование текста для печати), либо заменить на пробелы;

4. выделив таблицу, в меню "Таблица" выбрать пункт "Преобразовать в текст..." и выбрать в качестве разделителей символ табуляции;

Получившийся в итоге текстовой документ можно свободно импортировать в большинство баз данных (для СУБД под ДОС необходимо сохранять как "текст D OS ".

Способы импорта данных в Винворд зависят от формата источника. Если это база данных Access, dBase, FoxPro и ряд других, то Винворд способен импортировать данные непосредственно из файлов баз данных, кроме того, многие из них могут экспортировать текст в Винворд напрямую (Access), либо через формат RTF или буфер обмена. В последнем случае, текст нужно приводить к таблице.

Однако такой способ не всегда доступен или удобен, в этом случае необходимо выводить данные из СУБД в текстовом формате, если это предусмотрено, либо печатать с сохранением текста в файл. В последнем случае надо смотреть "Проблемные файлы" .

При импортировании данных через текстовой файл с разделителями текста в Винворд необходимо проделать следующие операции:

• открыть текстовой файл, при этом, если текст в кодировке ДОС, открыть его именно как текст ДОС ;
• удалить из файла все элементы перед и после данных, не имеющих отношения к будущей таблице;
• если текст был импортирован с какими-либо разделителями, то достаточно убедиться, что каждый набор элементов (номер, индекс, заголовок и т.д.) занимают один абзац;
• если разделителей нет, например, каждый элемент занимают отдельную строку, необходимо отформатировать документ для приведения в надлежащий вид (сперва заменить все абзацы, разделяющие наборы элементов, на какой-либо символ, затем заменить оставшиеся абзацы на символ табуляции в меню "Правка" - "Замена" - "Специальный", затем символ из первой операции заменить обратно на абзацы);
• выделить все записи и через меню "Таблица" - "Преобразовать в таблицу..." преобразовать в таблицу, указав как символ-разделитель символ табуляции;
• проверить получившуюся таблицу;
• отформатировать текст.

Проблемные файлы могут быть нескольких видов:

1. текстовые файлы, которые были изначально выведены в формате таблицы, представленной следующим образом:

#..........Ххххххххх.хх..............##.##.##......###

Ххххххххххх.х.ххххххх.....##.##.##

ХХХХХ.Хххххххххх.ХХХХ.х

Хххххххххх.х.хххххххххх-

Ххххх-ххххххххххххххх.хх-

Ххххх.х.ххххххх.хххххххххх

...........(ххххх.хххххх.х.хххххххххх-

Ххх,хххх,ххххххх,ххххххх-

Хх.х.хх.)..Ххх#

#..........Хх.хх.ххх.#...............##.##.##......###

.....................................##.##.##

В этом случае, если нет возможности получить исправленный файл (экспортировать данные в правильном формате из базы данных, текстового редактора) все исправления придется выполнять вручную, то есть объединять в отдельные строки заголовки дел, даты, выносить на отдельные строки другие элементы, затем заменять символы абзацев на символы - разделители;

2. данные находятся в базе данной, оболочка которой не предоставляет условий для экспорта данных в необходимом формате. Для получения нужного результата необходимо либо использовать промежуточные форматы, если это возможно, либо печатать записи в файл, причем результирующий файл, скорее всего, будет похож на указанный в пункте 1), затем править вручную. При использовании промежуточного формата вероятна потеря части данных.

Приложение № 14

Требования к графическому оформлению архивных описей

Архивная опись:

Архивная опись состоит из следующих элементов:

	номер по порядку	- (№№ п/п)
	делопроизводственные индексы или номер дела по старой описи	- (Индекс)
	заголовок дела	- (Заголовок дела)
	крайние даты	- (Крайние даты)
	количество листов	- (Кол-во листов)
	примечания	- (Примечания)

		2004 год
		Управление делами
		Отдел кадров
		Штатные расписания <...> на 2004 год. Том 1
		Штатные расписания <...> на 2004 год. Том 2

Графическое оформление текста в описи

Основной шрифт описи - Arial (Arial Cyr).

В описи не допускается использование сокращения "То же" для однотипных заголовков дел. Указание "Том " пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.

Приказ № 150 Роспрома от 1 июня 2006 года по основной деятельности о предоставлении лицензий

Приказы №№ 2 - 150 Роспрома по основной деятельности за 2007 год

Соглашения о взаимодействии между Роспромом и администрациями субъектов Российской Федерации за 2004 год. Том 1 (республики, края)

Отчет Минпромторга России об организации выставки " HeliRussia ", г. Москва, 1-3 апреля 2006 года.

Штатные расписания Роспрома на 2004 год

В заголовках дел год/года в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат:

"от 1 марта 2009 года ", "за 2009 год ", "на 2009 год ", "за 2009-2010 годы ", "за январь-февраль 2009 года ", "1-5 марта 2009 года "

В заголовках дел, содержащих документы по определенному человеку (личное дело, персональное дело и т.д.), фамилия, имя и отчество этого человека пишутся в именительном падеже:

Личное дело работника Роспрома, уволенного в 2004 году:
Иванов Иван Иванович

Личное дело сотрудника персонального пенсионера.
Иванов Иван Иванович

Документы на выплату денежной компенсации.
Иванова Мария Ивановна

Оформление крайних дат

В датах название месяца пишется буквами, полностью. В крайних датах "г. ", "гг. ", "год " не ставятся. Если дата содержит указание на век, он пишется прописными буквами латинского алфавита со словом "век ". При совпадении года и месяца в крайних датах дела, каждая дата пишется полностью. Примеры:

2008- 2010

2003, 2007- 2009

XX век

Крайние даты в столбце крайних дат отделяются символом-разделителем "- " для диапазона или ", " для отдельных дат. Перенос дат осуществляется с использованием разрыва строки (сочетание клавиш "ШИФТ"-"ВВОД" / "SHIFT"-"ENTER").

Оформление таблицы описи

Первоначальное форматирование таблицы описи включает в себя указание полей документа, создание таблицы и определение ширины столбцов, формата основного текста (заголовков дел).

Поля документа составляют 2,5 сантиметра левое поле (при зеркальных полях - называется внутренним), 1 см - правое (внешнее) и 1-1,5 см верхнее и нижнее поля.

Ширина столбцов определяется примерно так:

1 графа - по количеству знаков в шифре дела с учетом литерных номеров, рекомендуется выделить столбец, вмещающий не менее 5 знаков без переноса;

2 графа - если не заполняется, то следует проследить, чтобы помещалось название столбца; если заполняется, то размер определяется в зависимости от вводимого текста и ширины других столбцов;

3 графа - заголовок дела заполняется в зависимости от ширины других столбцов и, как правило, является самым широким;

4 графа - заполняется, исходя из размера крайних дат (например, "23 сентября 2002- ") в расчете 1-2 строки на одну крайнюю дату, но не меньше 12 знаков на одну строку;

5 графа - как правило, ширина определяется названием столбца ("кол-во листов" мелким шрифтом в две строки) и должна вмещать 3 символа шрифтом 12 Arial.

6 графа - если заполняется, то размер зависит от вводимого текста и ширины других столбцов; если не заполняется, то ширина поля определяется минимальными полями, в котором принтер может распечатать название столбца и собственно названием графы.

Также на этом этапе целесообразно выставить размеры интервалов между абзацами.

Окончательное форматирование таблицы описи целесообразно проводить после завершения основного ввода, перед отправлением описи на печать. На этом этапе окончательно подбирается ширина столбцов, устанавливается повтор номеров столбцов на каждом листе, текст описи форматируется таким образом, чтобы не было висячих строк и названий разделов/подразделов, отделенных от следующих за ними заголовков дел, итоговая запись располагалась на одном листе вместе с последней описательной статьёй описи и подписями, имелось место для штампа ЭПК ГА РФ.

Для печати с оборотом устанавливаются зеркальные поля в свойствах страницы (меню "Файл" - "Параметры страницы" - "Поля" - "Зеркальные поля").

Номера столбцов из шапки таблицы описи выставляются следующим образом: после завершения подбора ширины столбцов курсор ставится на строку с номерами столбцов (1, 2, 3...) и в меню "Таблица" выбирается пункт "Разбить таблицу", затем курсор ставится в первую строку нижней таблицы (с номерами столбцов) и в том же меню "Таблица" ставится галочка у пункта "Заголовки".

Разрыв между строкой с названиями граф и собственно описью маскируется следующим образом - в образовавшемся промежутке (в один абзац) выделяется текст (с помощью указателя мышь или вручную клавишами SHIFT - стрелочка вправо) и в иконке изменения размера шрифта впечатывается размер шрифта "1" и нажимается клавиша Ввод.

После разрыва таблицы можно изменить форматирование линий столбцов таблицы. Для этого таблица с основной описью выделяется, затем в строке панелей инструментов в раскрывающемся по нажатию мыши окне выбора границ выбирается сперва иконка (нет границы), затем иконка (внутренняя вертикальная граница). Горизонтальные линии для первой строки с номерами столбцов выставляются следующим образом: выделяется строка и последовательно нажимаются кнопки с прорисованной верхней границей, затем - с нижней.

Приложение № 15

Памятка по графическому оформлению внутренних описей дел, содержащих распорядительную документацию для последующего конвертирования в БД «Документ »

Внутренняя опись должна иметь 5 граф см. образец

Внутренняя опись

документов дела №

№ доку-мента	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание
		3
	2010	Об утверждении структуры ФГУ....	1-20
		Пропущен
	2010	Об изменении штатного расписания...	21-23	№№4-7 пропущены
	2010	О создании конкурсной комиссии

В графе 1 указывается номер документа арабскими цифрами (официально зарегистрированный номер приказа, указания, распоряжения), если документ имеет дополнительное буквенное обозначение, то буквенное обозначение указывается строчными буквами без пробела. При обозначении двойных и более номеров используется знак « / » дробь.

Если в распорядительных номерах есть пропущенный номер, то в графе № 2,4 необходимо указать « - » тире. В случае если пропущенных номеров более 2 подряд, то в графе 5 (примечание) указываются номера пропущенных распорядительных документов

Номер документа проставляется вручную, применение автонабора в графе 1 не допускается.

В графе 2 - дата документа обозначается следующим образом: день - арабскими цифрами «01», «12» , месяц - строчными буквами, год арабскими цифрами

В графе 3 - заголовок документа переносится полностью без сокращений

Если документ имеет заголовок и является постановлением Правительства, декретом, указом или другим распорядительным документом высших органов государственной власти (федеральных органов законодательной и исполнительной власти), которые публикуются в официальных изданиях, то в данном поле следует указывать заголовок документа без изменений. Если все же какую-то корректировку приходится делать, то все вставленные слова необходимо заключать в квадратные скобки.

Если документ не имеет заголовка, то составитель сам формулирует заголовок документа в соответствии с правилами.

В графе 4 - номера листов указываются арабскими цифрами

Если номер документа пропущен, то в графе необходимо проставить « - » тире.

В графе 5 - вносится дополнительная информация, указываются пропущенные номера распорядительной документации, если таковых более чем 1-3 подряд, обозначение ДСП для документов, если имеются.

Новый лист внутренней описи должен начинаться с обозначения граф

1

2

3

4

5

В одну строку вносится информация только об одном документе.

При их составлении следует руководствоваться п. 5.5.4 « Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов...», М, 2007

Оглавление Описи № 1 дел постоянного хранения Фонда социального страхования Российской Федерации за 2003-2005 годы

Текстовые редакторы (процессоры) предназначены для работы с текстовыми документами. Предпочтительнее привлечение систем управления базами данных (СУБД) для создания и дальнейшего использования электронного НСА (архивных описей), однако процесс разработки, заполнения и работы с базами данных более трудоемок и требует наличия соответствующих знаний у разработчиков и пользователей. Привлечение текстовых редакторов - наиболее удобный и быстрый способ ввода при отсутствии готовой описи и специальных программ (баз данных): он позволяет достаточно быстро вводить данные, проверять орфографию, форматировать текст, распечатывать описи.

Далее Word.

Названия пунктов меню могут изменяться в зависимости от версии программы.

Данная опция работает начиная c 7 -ой версии Word (Ms Office 95).

Для проверки орфографии в Ms Word встроены специальные словари. Слова, не совпадающие с внесенными в словарь, определяются как слова с опечатками. Могут отмечаться как ошибочные фамилии, специальная лексика, некоторые сокращения, в этом случае при проверке предлагается либо их пропускать либо добавлять в словарь.

Автозамена доступна через меню "Сервис" - "Автозамена". Можно вводить сокращения (что заменять) и их расшифровку (на что заменять) либо вызвав это диалоговое окно, либо выделив в документе требуемую фразу - в этом случае достаточно указать в окне "Что заменять" какое-либо сокращение. После ввода слова и нажатия на пробел, вставки точки или запятой, сокращение автоматически заменяется его значением. Например:

вс рф - Верховный Совет Российской Федерации

россии - России

Как правило, при переносе текста с одного компьютера на другой подобное форматирование сбивается и связано это, скорее всего, с установленным в системе принтером и/или его отсутствием. Правила составления заголовков дел, крайних дат - см. подробнее:

п. 5.4.2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007);

разделы 2, 4, 7 Основных правил работы ведомственных архивов (М., 1986).