Оборотная сторона формы т 60. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Порядок заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска

Каждый официально работающий сотрудник располагает правом на ежегодный отдых . Перед его уходом в отпуск составляется записка-расчет, которая является официальным подтверждением предоставления данного периода и применяется для начисления отпускных.

Данный документ в 2016 году составляется по форме Т-60, согласно письму Роструда № ПГ/1487-6-1 от 14.02.13, только в упрощенном виде .

Данный бланк имеет весомое значение для:

• Начисления отпускных, которые должны выдаться на руки работнику в течение 3 дней после начала отдыха;
• Предоставления расходов на отпускные во время расчета прибыльного налога для отчета в налоговых инстанциях;
• Бланк является доказательством обоснованного количества дней, начисленных на отпуск.

В распоряжении работника имеется отпуск в 28 календарных дней, при работе на предприятии от 6 месяцев.

Во время расчета отпускных берется «условное» количество календарных дней , которое в полном отработанном месяце соответствует 29,4 дням.

Если же месяц отработан не в полном объеме, то данное условное число делится на фактическое количество календарных дней в месяце и умножается на число отработанных.

Правила формирования бланка и образец документа

Записка-расчет заполняется с 2-х сторон – лицо заполняется кадровиком, оборотную сторону бухгалтер, где и вносится расчет.

Лицевая сторона

В верхней части бланка формируется шапочка из данных о предприятии :

• Порядковый номер формы;
• Табельный номер трудящегося;
• Данные о структурном подразделении, где закреплен работник;
• Указывается его должность;
• Поле «А» содержит сведения о стаже сотрудника, применяя который и высчитывают количество отпускных дней. Также здесь указываются первая и последняя дата отдыха;
• Поле «Б» – информация о дополнительных отпусках;
• Графа «В» содержит число предоставленных дней для отдыха и общая его продолжительность;
• В итоге заполняющий документ работник, подписывается.

Оплачивать покупки в интернет-магазинах с помощью электронных кошельков очень удобно. Какие преимущества это даёт и как подключить электронные читайте по ссылке.

Оборотная страница

На обороте фиксируются расчеты, применяя сведения кадровика:

• Графа «Расчет оплаты отпуска» содержит данные о начислениях за каждый месяц года, используемые в вычете отпускных. Кроме, указывается общее число дней стажа года по календарю и высчитывается эквивалент среднего заработка;
• Графа «Начислено» содержит расчетные начисления;
• При этом в гр. 8 указываются насчитанные средства за отдых, которая равна вычислению среднего заработка от количества отпускных дней;
• Гр. 7 – сумма дней для отдыха;
• Гр 6 содержит число среднего заработка;
• При наличии прочих начислений заполняются следующие графы;
• Итог записывается в графу 15;
• Поле «Удержано» содержит сведения об удержаниях:
• В гр. 16 удержания НДФЛ с начислений в гр.15;
• В гр. 22 идет подсчет всех удержанных сумм;
• 23 графа содержит данные о выплачиваемой сумме;
• Данную сумму указывают цифрами и расшифровывают прописью;
• В итоге ставит роспись бухгалтер.

Образец записки-расчета можно скачать

Бланк записка-расчёт о предоставлении отпуска по форме Т-60

Записка-расчёт о предоставлении отпуска – документ, подтверждающий факт предоставления сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска. Также форма Т-60 используется для расчёта отпускных.

Бланк двухсторонний. Лицевую сторону заполняет сотрудник отдела кадров на основании . На оборотной стороне фиксируются расчёты по отпускным выплатам.

Заполнение формы Т-60

Лицевая сторона должна содержать следующие сведения:

Наименование организации, код по ОКПО

Номер и дата составления документа

ФИО, должность, табельный номер сотрудника и название структурного подразделения, в котором он работает (при наличии)

Продолжительность основного или дополнительного отпуска

Если сотрудник уходит в иной отпуск, то по нему указываются соответствующие данные в таблице (вид, код, продолжительность, основание)

Подпись работника отдела кадров

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА

Графа «Расчётный период». Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то указываются все 12 календарных месяцев, даже если сотрудник ещё не отработал полностью год. Если же оформляется отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, тогда эту графу оставляем пустой.

Графа 3. Отражается общая сумма выплат сотруднику за каждый месяц расчётного периода. Если в каком-то месяце была повышена зарплата или были произведены какие-либо надбавки, то это всё учитывается в указываемой сумме (плюсуется). Полученное итоговое значение используется для расчёта среднего заработка в день в графе 6.

Графа 4. Указывается число календарных дней в расчётном периоде (за год). За количество календарных дней в каждом месяце принимается условное число – 29,3 дня. Это при условии полностью отработанного месяца. Если же месяц не был полностью отработан сотрудником, тогда расчёт календарных дней производится по формуле: (29,3 дня / Число календарных дней в месяце) * Число отработанных дней

Графа 5. Заполняется, если для сотрудника установлен суммированный учёт рабочего времени.

Графа 6. Указывается сумма среднего заработка в день. Рассчитывается по формуле:
Сумма начислений (строка «Итого» в графе 3) / Число календарных дней (графа 4 или 5)

Расчёт отпускных. Сумма рассчитывается по формуле:
Средний дневной заработок (графа 6) * Кол-во дней отпуска (графа 7) – НДФЛ и пр. удержания (графа 22)

Внизу бланка указывается: итоговая сумма отпускных прописью, номер и дата платёжной ведомости (или РКО), которая служит основанием для выплаты отпускных.

Когда работник уходит в предусмотренный законом отпуск, он получает соответствующие выплаты. Чтобы подтвердить факт того, что отпуск действительно был предоставлен, а также привести сумму выплат, применяется единая форма Т-60. О том, как ее заполнить, бланк документа и готовый пример – все это можно найти ниже.

По законодательству каждый сотрудник может воспользоваться:

• оплаченным отпуском, который в большинстве случаев составляет 28 календарных дней;
• неоплаченным отпуском – т.е. без содержания, за свой счет, в соответствии с договоренностью с администрацией.

В первом случае всегда полагается начисление соответствующих выплат, которые и учитываются в форме. Таким образом, документ выполняет сразу 2 задачи:

1. Фиксирует собственно факт отпуска на определенное количество дней.
2. Фиксирует сумму отпускных, полагающихся в качестве компенсации на это количество дней.

Понятие оплаченного отпуска: что в него входит

При этом важно понимать, что оплаченный отпуск – это не только стандартные 28 календарных дней, но и дополнительные дни , которые предоставляются в ряде случаев:

1. Педагогические работники, как правило, получают его в двойном размере – т.е. 56 календарных дней (в некоторых случаях 42 дня).
2. Для работников, которые занимаются опасным трудом (а также вредным) на производствах, в регионах Крайнего Севера. Они получают к стандартному ровно одну дополнительную оплаченную неделю отдыха.
3. Существует несколько профессий, по которым также полагаются дополнительные оплаченные дни. Перечень профессий, количество дней сильно отличаются в каждом конкретном случае. Например, медицинский персонал получают еще 3 дня, если их суммарный стаж работы по специальности составляет 3 года и более. А работники, которые работают в республике Чечня по командировке, получают еще 2 дня за каждый месяц. Например, если они отработали 10 полных месяцев, то их он увеличится на 20 дней.
4. Наконец, если у сотрудника ненормированный рабочий день, что отражено в соответствующих документах, он получает дополнительно 3 дня для отдыха.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Любая компания имеет право на предоставление дополнительных дней отдыха любому сотруднику (с оплатой этих дней по среднему заработку). Соответствующие положения отражаются в коллективном, индивидуальном трудовом договоре, а также во внутренних документах организации.

Кто обязан оформлять

Форма Т-60 обязательна к заполнению всеми организациями, вне зависимости от характера их деятельности:

• небольшие фирмы;
• мелкие и крупные компании;
• общественные объединения;
• религиозные организации.

Однако все бюджетные учреждения не ведут такую отчетность – т.е. во всех муниципальных и государственных структурах эти формы не заполняются.

Бланк и образец формы

Т-60, официально утверждена и является единым вне зависимости от типа организации, которая его выдает. Пустой бланк, который действует на сегодняшний день, а также готовый пример заполнения, на который можно ориентироваться как на образец, представлены ниже.

Инструкция по заполнению

Документ состоит из двух сторон:

1. На лицевой приводится основная информация. Эти сведения вносятся сотрудником отдела кадров или бухгалтером (если функция возложена именно на него). Источник информации – приказ, в котором утверждено предоставление отпуска в соответствии с графиком.
2. Оборотная сторона – здесь приводятся суммы компенсации. Сведения рассчитывает и вписывает бухгалтер.

Особенности заполнения документа следующие:

1. Период работы – здесь нужно указать общий срок работы в течение года. При этом всегда ставится 1 календарный год, даже если это время фактически не отработано сотрудником в полном объеме. С этой точки зрения работник, который трудился с января по май, а ушел в июне, и работник, который трудился с января по ноябрь, а уйдет в отпуск в декабре, имеют совершенно одинаковый срок работы – целый год. Если он оформляется в связи с беременностью или уходом за ребенком, эту строку нужно оставить незаполненной.
2. В графе 3 приводится суммарная выплата зарплаты за каждый месяц расчетного года. При этом расчеты всегда ведутся по фактической зарплате. Если, к примеру, в одном месяце сотруднику выдали премию, а в другом удержали часть зарплаты в качестве меры взыскания, записываются фактические показатели. Расчеты при этом приводить необязательно. Получается, что в самой графе следует указать именно суммарную зарплату. А если есть необходимость расписать данные по каждому месяцу (в случае разного уровня дохода), лучше сделать отметки после таблице, где для этого отведено специальное место.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в расчете заработной платы постоянно задействуется так называемый корректировочный коэффициент, об этом факте составляют бухгалтерскую справку. Единой, разработанной формы для нее не существует, поэтому каждый бухгалтер составляет ее по своему усмотрению.

1. В графе 4 приводятся данные по расчету отпускных денег. Следует учесть, что среднее количество календарных дней в месяце составляет 29,4 (поскольку в некоторых месяцах 31 день, в некоторых 30, а в феврале 28 (29)). Соответственно, именно на эту цифру и ориентируются при расчете ежемесячной суммы отпускных. Учитываются все дни отсутствия сотрудника, в том числе по уважительным и неуважительным (прогул) причинам. Например, в феврале 2017 года сотрудник уходил на больничный на 10 календарных дней. Тогда количество отработанных дней рассчитывается по такой формуле: (29,4/28)*(28-10) = 18,9
2. Сведения в графу 5 заносятся только в том случае, если используется суммированный учет рабочего времени, когда из-за особенностей трудового процесса общее отработанное время может превысить нормальную продолжительность рабочего дня. Если режим нормированный, строка остается незаполненной.

Кто подписывает форму

Подписывают :

1. Лицевую сторону – сотрудник отдела кадров.
2. Оборотную сторону – бухгалтер.

Если в организации по каким-то причинам бухгалтер совмещает функции кадровика, допустимо, чтобы она заполнила обе стороны и поставила печати как с лицевой, так и с оборотной стороны.

Как производится расчет отпускных

Все отпускные, которые нужно выдать работнику, рассчитываются как умножение цифры в графе 6 на цифру в графе 7. А затем из суммы нужно обязательно удержать НДФЛ. То есть приводится только та сумма, которая и будет выплачена сотруднику фактически.

За 6 месяцев работы сотрудник получал ежемесячно по 40 000 рублей. Общая сумма составит 6*40 000 = 240 000 рублей. За это же время количество отработанных дней составило, например, 130 дней (работник не брал больничных и отгулов). Тогда 240 000/130 = 1846,15 рублей – это средний дневной заработок. Предположим, что предоставлен полный отпуск, т.е. сразу 28 дней. Тогда 1846,15*28 = 51 692,3 рубля. Но из этой суммы необходимо вычесть налог на доходы, т.е. 13%. Итоговая «чистая» сумма отпускных составит 44 972,3 рублей.

За те же 6 месяцев работы сотрудник отработал не 130 дней, а фактически 115, поскольку в течение 15 календарных дней он находился на больничном. При этом в соответствии с законодательством он имел право на получение 60% от своего среднего заработка во время нахождения на больничном (поскольку его суммарный официальный стаж менее 5 лет).

При предоставлении сотруднику отпуска, кадровая служба совместно с бухгалтерией должны составить записку-расчет о его оформлении. Этот бланк является подтверждающим документом факта предоставления работнику в соответствии с законодательством положенного ему времени отдыха. Кроме этого, он необходим бухгалтеру, чтобы осуществить расчет оплаты времени отпуска.

После оформления и ознакомлении с ним сотрудника, менеджер по кадрам заполняет на него специальный документ под названием записка расчет о предоставлении отпуска работнику. Его необходимо оформлять на каждого работника отдельно.

Предприятия, в зависимости от положений своей учетной политики, могут применять данный документ или нет. Для этого в компании могут использовать унифицированную форму, которая утверждена соответствующим актом Госкомстата.

Многие специализированные программы содержат документ форма т 60. Он заполняется автоматически при расчете отпускных.

Выписывается документ на основании соответствующего приказа. Лицевая сторона по своей сути представляет дублирование его содержания. После этого инспектор по кадрам передает его для расчета начислений в бухгалтерию, подтвердив достоверность указанных сведений своей подписью.

Бухгалтер производит выборку всех необходимы данных, которые он вносит с обратной стороны. Далее, используя вышеупомянутые сведения, счетный работник производит расчет, и соответствующую информацию заносит в записку. В ней бухгалтер-расчетчик указывает не только начисленную сумму, но и денежные средства на руки. Правильность заполненных сведений с оборотной стороны заверяется подписью расчетчика. На ее основе заполняются расчетно-платежные и платежные ведомости.

После этого унифицированная форма т 60 подшивается к документам по расчету заработной платы за соответствующий месяц, и должна хранится там 75 лет. Ознакамливать работника с ее содержимым не надо. Но он, согласно законодательству, может написать заявление о выдаче копии этого документа.

Порядок заполнения формы № Т-60

Лицевая сторона

В верхней части записки-расчет записывается название компании, проставляется код постановки предприятия на учет в органах статистики (). Документу присваивается номер по порядку, и проставляется дата его оформления.

Специалист кадровой службы заполняет личные данные работника, его табельный номер, должность, название подразделения, в котором он работает.

Далее нужно указать за какой период оформляется отпуск, его продолжительность и даты начала и окончания времени отдыха. Если сотруднику положен дополнительный отпуск, ниже записывается информация о его виде, коде, продолжительности, датах, основаниях.

После этого лицевую сторону формы Т 60 подписывает кадровый работник с расшифровкой его должности и Ф.И.О.

Оборотная сторона

С оборотной стороны бухгалтер в первой таблице помесячно указывает принимаемые в расчет суммы заработной платы. Во второй за весь данный период нужно посчитать общее число календарных дней, используемых при подсчете, или количество часов (если используется почасовая тарификация). Здесь же нужно записать среднедневной (среднечасовой) заработок сотрудника, который рассчитывается как частное от деления итога первой таблицы на значение столбца 4 или 5.

В следующей части расчетчик заполняет все необходимые ведения о начислении: периоды, количество дней отпуска, суммы отпускных, начисляемые из фонда заработной платы и других источников. При этом сумма отпускных определяется как произведение значения столбца 6 на 7, и 6 на 11.

Графа 15 равна итоговой сумме столбцов 8, 9, 10, 12, 13, 14.

В последней таблице рассчитываются удержания, производимые с сумм отпускных (НДФЛ, алименты и т. д.). В графе 23 указывается размер суммы, причитающейся работнику к выплате на руки, которая определяется как разница между значениями столбцов 15 и 22.

Эту же сумму необходимо расписать прописью ниже, а также указать реквизиты платежных документов - дату и номер.

Нюансы

При расчете отпускных не учитываются суммы, для определения которых производился расчет среднего заработка (отпуск, командировка, выполнение государственных обязанностей). В этом случае, если начисления были единственными в каком-то из месяцев, ставится прочерк.

Действующее законодательство гарантирует, что сотрудник, отработав 6 месяцев на новом месте, получает время на отдых. При этом в течение этого периода он сохраняет за собой оплату труда в размере среднего заработка. Для точного определения данной суммы ответственные сотрудники фирмы оформляют документ записка расчет о предоставлении отпуска работнику.

Записка-расчет составляется для бухгалтера расчетного отдела специально для того, чтобы он правильно мог рассчитать средний заработок сотрудника, который идет на отдых, и исходя из этого определяет сумму отпускных.

Записка расчет о предоставлении отпуска работнику выписывается вместе с , и на своей лицей стороне дублирует сведения, указанные в распорядительном документе.

По закону, хозяйствующий субъект имеет право использовать для этих целей стандартный утвержденный бланк форма Т-60, либо разработать свой, но с применением обязательных реквизитов.

Существующие компьютерные программы по ведению кадрового и бухгалтерского учета включают в себя стандартный бланк. Обычно, оформление приказа на отпуск позволяет автоматически составить и саму записку-расчет.

В законодательстве не установлен точный срок, когда необходимо сформировать записку-расчет. Однако нужно помнить, что согласно ТК отпускные работнику необходимо выдать за 3 дня до момента его ухода на отдых, либо в течение этого же периода с даты написания сотрудником соответствующего заявления.

Кроме этого, если отпуск предоставляется по заранее утвержденному , то за 2 недели до начала отдыха компания должна предупредить отпускника об этом. Поэтому, производить оформление документа лучше всего в промежутке между двумя этими событиями.

Кадровику перед заполнением документа необходимо определить, за какой период работнику нужно предоставить отдых, и какова будет его продолжительность. Здесь необходимо помнить, что за каждый отработанный месяц полагается 2,33 дня отдыха, причем месяц до 15 дней в расчете не принимает участия, а свыше 15 дней - считается как целый.

Внимание! Бухгалтер, при расчете числа отработанных дней, должен руководствоваться правилом, что полностью выработанный месяц принимается за 29,3 дня. Меньшее количество дней работы должно вызывать пересчет этого коэффициента. Рекомендуем использовать , он поможет вам произвести расчет

Бланк и образец заполнения формы Т-60

Скачать по форме Т-60 в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Скачать в формате Pdf.

Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска

Лицевая сторона

С этой стороны записка расчет о предоставлении отпуска заполняется кадровым специалистом.

В верхней части записывается полное название компании, а в графе справа проставляется ее код по классификатору ОКПО.

После этого рядом с наименованием бланка указывается его порядковый номер и дата оформления.

Следующие строки необходимы для отражения личных сведений о работнике, который уходит в отпуск - полные Ф.И.О., присвоенный ему табельный номер, подразделение, в котором он выполняет работу и название должности по штатному расписанию.

Далее, форма Т-60 разделяется на две части. Раздел А заполняется, если работник оформляет . Здесь нужно указать за какой период предоставлено время отдыха, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.

Внимание! Раздел Б оформляется тогда, когда предоставлен дополнительный отпуск, либо иные другие виды оплачиваемого отпуска. Их право может устанавливаться результатами СОУТ либо , например, такими как , или и т.д.

В таблице необходимо подробно указать вид отдыха, даты начала и завершения, основание для предоставления.

В разделе В необходимо подвести общий итог - суммарная продолжительность всего отдыха, общая дата начала и завершения. Если работник оформляет только очередной отпуск, то сведения из этого раздела будут дублировать информацию из раздела А.

Завершается заполнение этой стороны подписью и личными данными кадрового специалиста.

Оборотная сторона

Внесение информации на эту сторону бланка форма Т-60 выполняет бухгалтер-расчетчик после поступления его в бухгалтерию.

Данные о начисленной зарплате за предыдущие периоды выбираются из личного счета либо по расчетно-платежным ведомостям. После этого они записываются в таблицу расчета. В ней построчно заносятся месяц и год сведений для расчета (графы 1, 2 ), а также соответствующая этому времени сумма зарплаты (графа 3 ). В нижней части после заполнения производится общее суммирование с подведением итога.

Далее, заполняется верхняя правая таблица. В нее нужно занести общее число дней, которые используются для расчета (графа 4), либо же часов (графа 5 ). После этого выполняется расчет среднего заработка (графа 6 ).

Внимание! Средний заработок должен быть равен результату деления итоговой суммы зарплаты, принимаемой к расчету (графа 3 ), к количеству дней либо часов.

Следующая таблица состоит из двух одинаковых частей. В ней можно произвести разделение отпуска на две части, если он является переходящим из одного месяца в другой. Обе части включают в себя одинаковые по назначению столбцы.

В графы 7 и 11 заносится продолжительность каждого периода в днях. В графах 8 и 9 , а также 12 и 13 показываются суммы начислений по каждому месяцу в зависимости от их источника финансирования. Если сотруднику полагаются какие-либо дополнительные выплаты (к примеру, материальная помощь) они отражаются в графах 10 и 14 .

Графа 15 - итоговая, она содержит общую сумму начисленных отпускных.

Затем идет еще одна таблица, в которой указываются все необходимые суммы удержаний. К ним относятся налог НДФЛ (графа 16 ), алименты, материальный ущерб и т. д.

Бухгалтеру необходимо самостоятельно вписать нужные названия в графы 17-21 . В графе 22 подводится общий итог по удержаниям. После этого в графу 23 записывается итоговая сумма к выдаче на руки (от результата графы 15 отнимается результат графы 23 ).

Эту же итоговую сумму необходимо ниже указать прописью, а также проставить реквизиты документа, по которому она была выплачена (номер, дата).

Страницу после заполнения подписывает расчетчик и указывает свои личные данные.

Сопутствующие документы

К документу могут прикрепляться дополнительные бланки, подтверждающие правильность выборки сведений для расчета:

• Приказ об отпуске по форме Т-6 - для подтверждения вида отпуска и продолжительности;
• Расчетные ведомости за предыдущие 12 месяцев - с указанием размера начисленной зарплаты;
• Приказ на предоставление материальной помощи - если по локальным актам фирмы сотруднику в момент выхода на отдых дополнительно выплачивается материальная помощь;
• Заявления работника либо решения судебных органов об удержании части зарплаты - если работник путем выплаты денежных средств производит погашение материального ущерба, либо решение об удержании наложил суд (алименты, ущерб на предыдущем месте работы и т. д.).