Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Альбом форм документов. Табель унифицированных форм документов организации Табель форм документов отдела кадров образец
Практикующий юрист и экономист, директор ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг", член Национального союза кадровиков России, эксперт-рецензент СПС "КонсультантПлюс".
Семинары М.В. Черенковой в первую очередь рекомендованы руководителям отделов управления персоналом (кадров), руководителям, специалистам структурных подразделений, участвующим в разработке коллективных договоров, локальных нормативных актов, организационно-распорядительных документов, систем оплаты труда, в разрешении трудовых споров.
Образование
- 1986-1991 гг. — Новосибирский институт советской кооперативной торговли; специальность: "Экономика торговли";
- 1992-1993 гг. — Международная школа менеджеров (г. Москва); специальность: "Внешнеэкономическая деятельность";
- 1997-2002 гг. — Юридический институт Красноярского государственного университета (в настоящее время — ЮИ СФУ) с отличием; специальность: "Юриспруденция".
Самый массовый семинар лектора был проведён в Новосибирске в апреле прошлого года (298 чел.) на тему: "Последние изменения трудового законодательства РФ: обзор новаций, анализ практики".
Самый популярный семинар-практикум 2015 г.: "Эффективный контракт: ключевые моменты переходного периода" — организаторы: ЗАО "Квадро Плюс" (Кемерово), ООО "Центр корпоративного обучения" (Кемерово), УМЦ "Союз промышленников" (Барнаул), АНО ДПО "СЦПР" (Красноярск), ООО "КПЦ "Диалог Консалтинг" (Красноярск).
За 15 лет работы в области трудового права М.В. Черенковой подготовлено 35 обучающих программ, слушателями которых стали более 10000 человек в разных городах страны (Красноярск, Лесосибирск, Минусинск, Шарыпово, Канск, Ачинск, Архангельск, Вельск, Северодвинск, Вологда, Пермь, Иркутск, Санкт-Петербург, Новосибирск, Кемерово, Новокузнецк, Барнаул и др.).
В 2014 году вышла в печать первая книга М.В. Черенковой "Трудовая книжка: сложные вопросы ведения" (издательство "Мысль", Новосибирск, тираж 5000 экз.).
В настоящее время продолжается работа над второй книгой с рабочим названием: "Кадровые документы организации: оформляем правильно".
Методика разработки табеля унифицированных форм Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени
Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы .
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение.
В соответствии с ГОСТ Р 5114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .
Разработка и соблюдение "табельных требований документирования" гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях.
В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.
Табель обеспечивает решение целого комплекса важных задач:
Оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
Классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
Унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других .
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в каждой организации должен составляться табель форм документов.
Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в ГСДОУ: состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в ТАБЕЛЕ ДОКУМЕНТОВ .
Применение документов, не указанных в табеле, запрещается. В ГСДОУ же приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
Предпроектное обследование.
Выбор формы Табеля.
Формирование структуры Табеля.
Отбор форм документов для включения в Табель .
Основные задачи предпроектного обследования:
Определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности отела;
Формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;
Выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности отдела, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;
Определение массива документов для включения в Табель .
В ходе предпроектного обследования документации отдела изучаются:
Документы, составляющие правовую базу деятельности Управления и отдела: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность Управления и отдела;
Организационно-правовая документация Управления и отдела: положение об Управлении, положение об отделе, штатное расписание, должностные инструкции работников отдела;
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности Управления и определяющих состав и технологию обработки документов отдела: инструкция по делопроизводству в отделе, номенклатура дел отдела и др.;
Документация отдела как минимум за три последних года его деятельности.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы.
Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Примерная карта документа |
||
| 1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ | 10. Использование бланков | 19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре) |
| 2. Наименование документа | 11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный) | 20. Перенос на машинный носитель |
| 3. Автор (корреспондент) | 12. Объем (количество страниц) | 21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов) |
| 4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору) | 13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица) | 22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа |
| 5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта. | 14. Состав реквизитов документов | 23. Согласование документа |
| 6. Куда предоставляется документ | 15. Приложения | 24. Подпись |
| 7. Срок представления | 16. Ограничение доступа к документу | 25. Утверждение |
| 8. Количество экземпляров | 17. Регистрация документа (место, форма) | 26. Печать |
| 9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража) | 18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения) | |
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель .
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.
Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:
1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).
2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.
4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.
5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)
6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.
7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.
9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).
12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др .
Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами
Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет
В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.
В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.
Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1 . (?)
В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).
Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.
Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.
Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.
Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.
Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. 1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм документов организации предназначен для:
оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
унификации форм документов в организации;
упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля.
Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.
Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).
3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.
Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов
|
Наименование формы документа |
Код по ОКУД |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Внутреннее согласование |
Внешнее согласование |
Подписание |
Утверждение |
Печать |
Кому направляется |
Примечание |
|
Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов
|
Наименование формы документа |
Код по ОКУД |
Кем и когда утверждена форма документа |
Локальный код |
Периодичность составления |
Составитель документа |
Сколько экз. готовится |
Согласование |
Подписание |
Утверждение |
Печать |
Кому направляется |
Где хранится |
Примечание |
4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.
При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)
Таблица 3. Группы документов в организации
|
Виды документов |
Разновидности документов |
|
Документы, составляющие правовую базу деятельности организации |
Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации |
|
Организационно-правовая документация организации |
Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка |
|
Распорядительные документы организации |
Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами) |
|
Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов |
Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации |
|
Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации (подразделения) |
Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т. д. |
Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.
В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:
полное наименование формы документа;
заголовок к тексту (тема), если он имеется;
код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).
Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.
КАРТА ДОКУМЕНТА
Документ__ наименование вида документа _
Заголовок к тексту (о чем)___________________________________
Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________
Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___
Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________
Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________
Подразделение-составитель ____________________
Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________
Данные каких нормативных документов необходимы при создании
документа __________________________________________
Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________
Визы:
1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор
проекта (должность, ФИО) _____________________________________
2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное
лицо (должность, ФИО)_______________________________
3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,
ФИО) _______________________________________________________________
Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________
Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,
должность, ФИО)____________________________
(должность, ФИО) ______________________________________________
Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________
(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________
Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,
должность, ФИО, место регистрации)
Кол-во экз. ____________
Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________
Место хранения всех экземпляров документа_______________________
Рисунок 1. Форма карты документа
Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)
|
№ п/п |
Наименование вида документа |
Заголовок к тексту (о чем) |
Тип доку-мента (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) |
В каком случае создается документ (постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая) |
Количество доку-ментов в месяц |
Кто готовит проект документа (должность, ФИО) |
Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта (должность, ФИО) |
Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Основное должностное лицо, которое подписывает документ (должность, ФИО) |
Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо (должность, ФИО) |
С кем согласуется содержание документ |
Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия (подразделение, должность, ФИО) |
Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Кто утверждает документ (подразделение, должность, ФИО) |
Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо (подразделение, должность, ФИО) |
Кто ставит и какую печать на документе (если она имеется) (подразделение, должность, ФИО) |
Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение, должность, ФИО) |
Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)
|
№п/п |
Наименование вида документа |
Кому адресуется подписанный документ (подразделение (организация, должность, ФИО) |
Сколько экземпляров документа создается |
Место хранения подписанного документа и всех его экземпляров (подразделение) |
Имеет ли документ унифицированную форму (стоит ли в правом верхнем углу надпись «Форма утверждена …?) |
Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа? |
Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.
Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.
Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.
Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.
Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.
После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).
После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.
Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.
Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.
Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)
Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.
Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
_________________________________________________________
П Р И К А З
«__» января 2014 г. № __
О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов
Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.
2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.
3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.
4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева. 1 (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.
1 (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.
На каждом предприятии, независимо от его форм собственности, надлежащим образом должен вестись учёт всех форм документов. На больших фирмах, с достаточным количеством сотрудников, этим делом обычно занимается отдел делопроизводства или отдел кадров (для кадровых документов). Служба делопроизводства должна стремиться в своей работе к совершенствованию форм и методов своей работы. Большим подспорьем стало появление электронно-вычислительной техники. Им стало гораздо проще вести учёт, хранение разных форм документов.
На практике руководитель предприятия утверждает заранее разработанные внутренние нормативные документы. К ним относят альбом унифицированных форм и табель форм документов. Ведением, внесением в них изменений, контролем за их применениями занимается служба делопроизводства или уполномоченное на это лицо. Какого-либо нормативного акта, который должен регламентировать ведение кадрового учета, их форм, а также порядок заполнения таких документов по личному составу предприятия нет.
Но существуют основные нормативные акты, предназначенные для разработки форм кадровых документов. К ним относятся:
- Принятый на Федеральном уровне закон за № 402-ФЗ от 06.12.2011 года “О бухгалтерском учете”;
- Постановление Госстандарта Российской Федерации № 65-ст от 03.03.2003 года «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003 года).
- Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации;
- Постановление Государственного комитета статистики Российской Федерации № 1 от 05.01.2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео с советами на тему “Формы кадровых документов. Унифицированные или свои”:
Некоторые особенности при ведении форм
В законе о бухгалтерском учете сказано, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. В бюджетных организациях такие формы документов регламентируют нормативные акты. С 01 января 2013 года все организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы документов. Рекомендательный характер носят все унифицированные формы документов по личному составу, кроме личной карточки работника по форме Т-2.
На практике подавляющее число компаний продолжает пользоваться унифицированными формами. Это удобно, практично, да и многие уже к ним привыкли.
К ним можно отнести:
- Инструкции по кадровому делопроизводству;
- Учетную политику;
- Приказы по основной деятельности предприятия, об утверждении формы первичных учетных документов по учету труда.
Табель форм документов используют для упорядочения всех кадровых документов предприятия. При его помощи руководство и работники ОК получают информацию о документах, которые были созданы в течение какого-либо промежутка времени.
В него обычно вносят:
- наименование каждого вида созданного кадрового документа;
- сведения о наличии либо отсутствии унифицированной формы для его составления;
- код формы каждого отдельного документа (для унифицированных форм - код по ОКУД или отраслевому классификатору, для самостоятельно разработанных форм - код по локальному классификатору, принятому организацией);
- условия заполнения документа.
Кроме того, в табель вносят ссылку на приказ, которым он был утвержден. Созданный табель подписывает лицо, которое его разработало. Может также поставить свою подпись юрист или главный бухгалтер. Сам приказ утверждает руководитель личной подписью и его отдают лицу, которое ответственно за его заполнение.
Все кадровые документы можно систематизировать по алфавиту или по их функциональному признаку. Например, можно отдельно сгруппировать документы, связанные с приемом на работу, отдельно - документы на увольнение, кадровые перемещения и прочее.
Скачать образец заполнения можно пройдясь по этой ссылке:
Надеемся, что наши документы пригодятся Вам в своей работе.
Табель форм документов - перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления. Содержит характеристику юридического статуса документов, этапов подготовки и прохождения по инстанциям. Табель форм документов выполняет функции справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.
Этапы разработки табеля форм документов
1. Предпроектное обследование:
Определение круга управленческих функций и задач учреждения;
Определение массива документов по их системам: организационно-правовой, плановой, распорядительной, справочно-информационной и т. д.;
Определение массива документов по отдельным структурным подразделениям как минимум за три последних года деятельности.
2. Формирование структуры Табеля.
3. Отбор форм документов для включения в Табель.
Примерный вид Табеля форм документов
наименование формы документа;
код формы документа;
кем и когда утверждена форма документа;
периодичность составления документа;
составитель документа;
внутреннее согласование;
внешнее согласование;
утверждение;
инстанции представления документа;
примечания.
Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения.
Разделы Табеля форм документов (по функциональному принципу)
Организация системы и процессов управления
1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности организации
1.2. Обеспечение законности деятельности
Прогнозирование и планирование деятельности
2.1. Прогнозирование деятельности организации
2.2. Планирование деятельности организации
Регулирование деятельности
Информационное обеспечение деятельности организации
Оперативное управление деятельностью организации
Контроль за деятельностью
4.1. Статистическая отчетность
4.2. Ведомственная отчетность
4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников)
Бухгалтерский учет
6. Материально-техническое обеспечение
Обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом
Эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта
Обеспечение сбыта продукции
7. Научно-техническое обеспечение
7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность
7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств
7.3. Охрана окружающей среды
7.4. Научно-техническая информация
8. Международное сотрудничество
8.1. Командирование сотрудников за рубеж
8.2. Прием зарубежных делегаций
8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей
9. Обеспечение кадрами (персоналом)
9.1. Подбор, расстановка и использование кадров
9.2. Учет личного состава
9.3. Аттестация работников
9.4. Повышение квалификации работников
9.5. Командирование сотрудников
9.6. Нормирование труда
9.10. Охрана труда
10. Документационное обеспечение
10.1. Учет и контроль исполнения документов
10.2. Хранение и использование документов
Предлагаемый перечень разделов Табеля включает типовые функции управления, присущие всем органам управления, независимо от конкретного содержания их основной деятельности.
В Табель форм документов включаются:
а) формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, органов отраслевого управления и межотраслевой координации, надзора и контроля;
б) применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;
в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации;
г) формы документов, отражающие устойчивую практику документирования.
В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному, от более значимого к менее значимому.
Альбом форм документов организации - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Альбом дополняет Табель.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами и унифицированным текстом. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. В основе разработки унифицированных текстов документов лежит выделение постоянной и переменной информации, а также выбор формы представления унифицированного текста: трафарет, таблица, анкета и их сочетания.
Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Любая таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный (графы или столбцы) и горизонтальный (строки). В левом столбце указываются наименования объектов, информация о которых содержится в других столбцах (графах). Каждый граф имеет свой заголовок и может быть разделен на части, каждая из которых имеет свой подзаголовок. В заголовках и подзаголовках строк и граф допускается применение общепринятых сокращений и условных обозначений. Например: количество - кол-во, единицы измерения - ед. изм., №, % и др. Показатели таблицы - переменная информация, заполняемая или цифрами, или словами.
Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в анкете строится по принципу "вопрос-ответ".
Примером унификации документов деканата является папка бланков заявлений студентов: об академическом отпуске, досрочной сдачи сессии, изменении фамилии, отчислении из вуза, переводе на другой факультет и т. д. В каждом файле папки содержатся экземпляры бланка, образец его заполнения и информация о последовательности согласования и подписания заявления (преподавателем, заведующим кафедрой, деканом, начальником студенческого отдела, проректором, ректором). Студент самостоятельно выбирает необходимый ему бланк заявления, заполняет его по образцу и проходит с заявлением по инстанциям визирования и подписания.
Порядок расположения документов в альбоме должен соответствовать Табелю форм документов. Проводится экспертиза Альбома и Табеля во всех структурных звеньях, согласование и утверждение руководителем организации. Альбом и Табель представляются в двух формах: бумажной и компьютерной.
Ведение Табеля входит в обязанности службы документационного обеспечения организации. Каждое структурное подразделение должно иметь свой экземпляр Табеля, который необходимо время от времени обновлять с разрешения руководителя организации.
Работникам организации запрещается создавать документы, не включенные в Табель форм документов.
Литература
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. - М., Росархив, 1991.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М., Издательство стандартов, 1994.