Семь пунктов для прозрачной системы закупок. Закупка товаров: как организовать эффективный процесс снабжения предприятия или организации

Закупка товаров предприятием или торговой организацией - наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть - для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

Доступность информации о деловых партнерах и нормативная прозрачность торговых процессов также облегчат наше сотрудничество. Будьте готовы к новым решениям. Рынок и, следовательно, технология, продукты, способы оплаты, процессы, ваши поставщики - постоянно меняются. Это, в свою очередь, является ключевым словом в работе торговца.

Процесс оптимизации является непрерывным, потому что вы всегда можете найти другую область, где вы можете сделать экономию для своего бизнеса. Также найдите новые хорошие методы ведения бизнеса и инструменты, полезные в работе продавца. Также благодаря чтению этого блога.


В этом процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Давайте пока говорить именно о закупке товаров, а закупка работ и услуг заслуживают отдельного обсуждения. Иногда по объективным причинам товары закупаются с задержкой, иногда закупка отдельных товаров становится невозможной (например, требуемый товар больше не производится). А для ответственных за закупку исполнителей (снабженцев) наличие таких причин становится оправданием даже там, где проблемы закупки вызваны абсолютно другими, более тривиальными причинами, например, обычной халатностью.

Комментарии отключены. Быстрый рост Интернета расширил доступ к информации и принес беспрецедентные возможности в области приобретения новых источников поставок. Все большее внимание уделяется преимуществам эффективно организованных торговых процессов, а также восприятию тех, которые не только связаны с затратами. Некоторые компании начали уделять особое внимание качеству приобретаемого продукта, другим - во время поставки и гибкому сотрудничеству с поставщиками, или полагаться на использование знаний и опыта внешних партнеров в разработке новых продуктов.

Минимизировать эти риски - задача крайне важная.

Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упросить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля. Чтобы упростить эту задачу, попробуем выделить, из каких частей состоит процесс закупки товаров, и рассмотрим упрощенный регламент закупки товаров. Навести порядок последовательно в нескольких отдельных, пусть и взаимосвязанных процессах, всегда проще, чем браться одновременно за всё и сразу.

Специфика работы в сфере безопасности. Польский рынок ценных бумаг является динамичным рынком, особенно в области изменений капитала. Работа в компании, занимающейся защитой людей и имущества, состоит из постоянной или временной физической защиты стационарных объектов, защиты массовых мероприятий, выставок и концертов, кассового сопровождения, мониторинга аварийных систем с использованием аварийных бригад. Защита промышленности, несмотря на продолжающийся экономический кризис, преуспевает. Кризис «очистил» рынок слабо подготовленных компаний, а сам рынок по-прежнему динамичен, особенно с точки зрения современного мониторинга, видеонаблюдения и технических систем.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

  • расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
  • планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков - наших покупателей);
  • комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
  • подбор поставщиков, тендерные процедуры;
  • поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, ...);
  • проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).


Новые инвестиции просто переводят на спрос на защиту собственности, а количество воинских подразделений, которые обеспечивают защиту для внешних компаний, постоянно растет. Консолидация способствует последствиям экономического кризиса, которые невозможно преодолеть компаниями, не имеющими достаточной капитальной базы, что позволяет им выжить в трудные деловые времена.

Эта процедура не распространяется на закупки, которые подпадают под действие Закона о государственных закупках. Процесс утверждения и совершения покупки. Основанием для совершения покупки на предприятии является утверждение письма «заявки», прилагаемого к этой процедуре. Требования утверждаются в соответствии с применимой процедурой. Сотрудник, который отправляет запрос, направляет его в письменной форме непосредственному руководителю, который, в свою очередь, направляет менеджера отдела логистики и закупок.

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах - оперативности использования.

В случае повторных покупок необходимо составить общий спрос на запланированный объем покупок в течение года. Менеджер по закупкам и закупкам выполняет процесс покупки исключительно и исключительно на основе правильно утвержденных требований, используя следующие критерии.

В то же время выберите поставщика с учетом лучшей цены, короткого времени выполнения и оптимальных условий покупки. Менеджер по логистике и закупкам имеет право оценивать действительность выбора подрядчика и вносить какие-либо изменения. Контроль и мониторинг закупок осуществляются при подписании спроса и счетов, а также путем постоянного контроля за фиксированными расходами в бухгалтерии. Выполнение письменного заказа зависит от условий продажи.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

В обоснованных случаях количество предложений может быть ниже, однако такие случаи документируются в каждом случае. Лицо, готовящее запрос, несет ответственность за отправку запросов на котировки, в которых указаны основные требования, которые должно удовлетворять предложение. Для подготовки правильного объема работ, необходимых для подготовки запроса, отвечает лицо, запрашивающее запрос. Предложения от поставщиков принимаются только в письменной форме. В отсутствие ответа на запрос, нет никаких обязательств связаться с компанией и подтвердить, что предложение не было представлено.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия - значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами - обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Это необходимо включить в протокол выбора ставок. Анализ предложений осуществляется в присутствии как минимум двух человек, которые составляют комиссию по закупкам. Комиссия состоит, по крайней мере, из начальника отдела логистики и закупок или его заместителя, специалиста по логистике и закупкам, и лица, представляющего запрос. После анализа предложений комиссия готовит протокол вместе с котировками на навалом листе. После переговоров и выбора поставщика комиссия дополняет подготовленный отборочный отчет, и полный документ представляется на утверждение президентом правления.


Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов - на оборачиваемость, аварийных запасов - на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

В связи с характером услуги и ее долгосрочным характером менеджер отдела логистики и закупок в консультации с специалистом по логистике и закупкам рассматривает рынок этих услуг один раз в год и ведет переговоры на следующий год. Каждый раз, когда составляется протокол выбора ставки.

Экстренные закупки связаны с ремонтными работами или экстренными закупками, например, когда в случае чрезвычайной ситуации не было возможности предоставить заменяющее оборудование, и это была ситуация, когда непрерывность предоставления услуг находилась под угрозой со стороны компании.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем "заказы" - электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ. При оформлении заказов крайне важно определиться с , т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ. В своей практике мы используем . Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов - запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье .

Письменное подтверждение заказа на чрезвычайную работу по форме заявки оформляется в соответствии с этой процедурой покупки с примечанием «отказ». Выбор и оценка правильного поставщика. Процесс оценки и выбора поставщика зависит от типа покупки и взаимосвязи между процессом и потребностями компании. Это оценивается на основе предложений, каталогов, сертификатов безопасности, технических утверждений, а также путем тестирования образцов продукции. По имеющимся оценкам, у них есть необходимые ресурсы, т.е. оборудование и персонал для завершения предложения.

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ - это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях .

Оценка проводится на основе предложения поставщика и на основе опроса непосредственно у поставщика. Сертифицированная система качества создает условия, благоприятствующие правильному поставщику. Условия торговли и сроки поставки должны быть четко гарантированы. Наиболее благоприятные условия ценообразования дают предпочтение поставщику. Продолжая отвечать требованиям, необходимо принять максимум две жалобы. Каждая последующая жалоба приведет к приостановлению сотрудничества до тех пор, пока поставщик не представит программу корректирующих действий.

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Позитивная рыночная обратная связь также создает условия для предпочтения правильного поставщика. Рыночное мнение анализируется на основе публикаций или посредством справочных писем. Действия проверки для приобретенных продуктов указаны в «инструкциях по хранению». Процесс проверки применяется к поставляемым продуктам и осуществляется квалифицированным персоналом. Проверка основана на документах о покупке, то есть на заказах и свидетельствах доставки, на основании действительных инструкций по проверке и тестированию.

Соответствующие поставки включены в инвентарь и могут быть выпущены для продажи или потребления. Поставки, оспариваемые во время сбора, защищены от использования. Менеджер по логистике и закупкам вместе с специалистом по логистике и закупкам регистрирует жалобы в соответствующем регистре и проводит процедуру подачи жалоб. Записи контроля инвентаря, необходимые для контроля доставки, должны быть заполнены и сохранены в архиве.


Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

  • неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
  • возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
  • простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
  • минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

Менеджер по логистике и закупкам несет ответственность за соблюдение согласованной процедуры закупок. Департамент бухгалтерского учета обязан сообщать обо всех случаях, когда закупки осуществлялись без этой процедуры, т.е. если счета-фактуры не были получены или приняты. Отчет о делах направляется президенту компании.

Процедура касается правил поведения в случае жалобы как качественной, так и количественной в отношении товаров или услуг, предоставляемых компании. Жалобы подаются на специально подготовленную форму «Внутренняя форма претензии». Внутреннее требование предъявляется лицом, которое получает качественно или количественно материал, устройство или услугу.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде "срок поставки + объем поставки", а планом закупок удобно понимать более широкую сущность - план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.


В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика. На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить.

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают "не совсем" то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

4. ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.


Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным - график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

5. ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок - тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.


Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров - также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем "готовить" поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком. Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

6. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

7. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям - сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье "Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета ".

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей - описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

Тэги для поиска:
  • Закупка
  • Товары
  • Управление
  • Процесс
  • Система
  • Этапы
  • Материальные ресурсы
  • Поставки
  • Контроль
  • Правила
  • Условия

Сопоставьте экономию от увольнения двух-трех топ-менеджеров в вашей компании и экономию от пяти процентов снижения закупочного бюджета. Результат могут вас удивить! А причина больших закупочных цен для большинства руководителей - не секрет. Участник Сообщества Олег Лашин предлагает свой способ борьбы с необоснованными тратами.

Кризис. Рецепты выживания. Снижаем затраты на закупки!

Экономический кризис, все активнее проявляющийся в реальном секторе экономики, заставил отечественные компании всерьез задуматься если не о сокращении расходов, то уж хотя бы о жестком контроле над основными статьями затрат своих предприятий.

Первый «удар» приняли на себя инвестиционные проекты, начатые или задуманные, и расходы на персонал. Сокращать персонал или снижать зарплаты становиться сегодня даже модным. В пылу битвы за экономию некоторые компании начинают «резать» самое заметное и доходят до сокращения высокооплачиваемых сотрудников, забывая порою о том, что это те самые «курицы, несущие золотые яйца» даже в условиях кризиса. Более дальновидные компании, понимая, что кризис приходит и уходит, а бизнес остается, стараются как могут сохранить коллектив, или, по крайней мере, его костяк.

В этой разразившейся кампании по сокращению персонала и инвестиционных проектов до сих пор остается в тени такая немаловажная статья расходов как закупки. В условиях экономического роста было просто не до нее. Экономия на закупках мало что могла противопоставить росту прибыли за счет расширения бизнеса и роста продаж. «Лучше зарабатывать, чем экономить» - в этом есть своя правда периодов роста. Однако меняется время - меняются нравы. Многие руководители, в условиях наметившегося падения спроса и усиления конкурентного давления на цены продаж, присмотревшись к организации закупок на своем предприятии, с удивлением обнаруживают огромные резервы сохранения рентабельности. По сравнению с экономией на зарплатах увольняемого персонала закупки становятся для предприятий тем самым «слоном», которого они и не заметили.

Можно для интереса сопоставить экономию от увольнения двух-трех топ-менеджеров в вашей компании и экономию от даже пяти процентов снижения закупочного бюджета. Результат вас наверняка удивит. А куда уходят иногда эти пять и более процентов в закупках многие руководители если и не знают, то уж наверняка догадываются.

В результате несложных расчетов приходит понимание того, что в условиях кризиса экономия от правильно организованной закупочной деятельности вполне сопоставима с размером прибыли предприятия требует соответственно особого к себе отношения.

С чего начать?

Лучший вариант решения задачи снижения затрат на закупки - создание внутри предприятия закупочных бизнес-технологий, используя современные возможности автоматизации производства.

Зафиксировав эти технологии в соответствующем регламенте закупок, и строго следуя разработанным методикам, вы обеспечите себе получение стабильного результата по поддержанию минимального уровня закупочных цен при требуемом качестве и условиях поставки.

Попробуйте начать с очевидного:

1. Классифицируйте, если этого еще не сделано, закупаемые товаров по степени влияния на затраты. Регламентируйте, что и каким способом покупать с внедрением для самых значимых закупок конкурсных технологий (запросы котировок, электронные аукционы, открытые конкурсы и аукционы на закупку и тому подобное);

2. Проанализируйте способы получения снабженцами информации о рынке закупаемых товаров и организуйте непрерывный независимый поток актуальной информации о ценах и поставщиках. В этом поможет реклама закупок вашего предприятия на специализированных интернет-ресурсах или печатных изданиях. Существуют так же специализированные ресурсы для снабженцев, оказывающие услуги по поддержанию в актуальном состоянии прайс-листов не только ваших постоянных поставщиков, но и их конкурентов. Вы получите объективную и независимую картину обоснованности ваших закупочных цен. А прозрачность и доступность информации обеспечит экономию за счет устранения личных предпочтений сотрудников снабжения при выборе поставщиков

3. Поработайте над системой создания и поддержания высокого уровня конкуренции среди ваших поставщиков. Обеспечьте всем равные условия для конкуренции и возможности сделать вам более выгодное предложение. Используйте для этого свой сайт, разместив на нем закупочную страничку с функцией получения электронных коммерческих предложений от поставщиков, или воспользуйтесь услугами специализированных интернет-ресурсов.

4. Формируйте имидж своей компании как надежного, постоянного и платежеспособного заказчика. При небольших объемах закупок прибегайте к технологиям создания «закупочных союзов» с партнерами или даже конкурентами.

5. Проведите ревизию существующего порядка взаимодействия подразделений, (планирование закупок, сроков формирования, согласования, утверждения и исполнения заявок) и оптимизируйте эти процессы, убрав возможные «люфты» и «трения».

6. Еще раз пересчитайте нормы резервирования товара на складе и величину нормативных остатков и страхового запаса. Это позволит сократить товарные запасы и высвободить дополнительные оборотные средства к необыкновенной радости финансовых директоров.

7. Разработайте с учетом всей проделанной вами работы процедуры и правила (технологию) работы менеджеров по закупкам.

Безусловно, для любой технологии нужен профессиональный инструмент. Бывает проще разработать эффективные бизнес-процессы, чем заставить сотрудников строго следовать этим процедурам и правилам. Лучшего результата на этом пути достигают те, кто начинает идти путем автоматизации снабжения и решается «зашить» разработанный регламент закупок в программный продукт, использовав его в качестве автоматизированных рабочих мест отдела снабжения. Следуя логике программного продукта, сотрудники вольно или невольно вынуждены будут проходить все этапы принятого регламента, обеспечивая тем самым получение заданного экономического результата.

Желаемая архитектура автоматизации снабжения могла бы выглядеть так:

Однако существующие возможности доступных по цене учетных и бухгалтерских программ явно недостаточны для эффективной «прошивки» регламента закупок в организации, а инвестировать серьезные суммы в дорогостоящие программные продукты, даже ориентированные на задачу снижения затрат, решится сейчас не всякий руководитель. Отдать деньги, чтобы сэкономить - это все-таки требует определенного переворота в сознании.

В этой ситуации могут выручить коробочные варианты программных продуктов по автоматизации снабжения, если таковые встречаются в вашем регионе. Если у такого программного продукта существует еще и сервис по поддержанию в актуальном состоянии прайс-листов интересующих вас поставщиков с площадкой для организации электронных торгов, то считайте, что вам крупно повезло. К сожалению, количество таких компаний, оказывающих этот комплекс услуг пока невелико.

Если же вам все-таки удалось заключить договор с такой компанией, то у вас есть все шансы превратить свои закупки в осознанный, прозрачный и управляемый бизнес-процесс.

А когда затраты на закупки прозрачны и управляемы, значит удержать их в необходимых рамках становится уже делом техники.