Тюнинг
Правила хранения счетов-фактур. Сроки хранения документов Хранение счетов фактур и товарных накладных

Правила хранения счетов-фактур. Сроки хранения документов Хранение счетов фактур и товарных накладных

Правительство РФ утвердило правила хранения документов первичного бухгалтерского и налогового учета, относящихся к налогу на добавленную стоимость. Все бухгалтеры должны будут применять их, начиная с 1 октября 2018 года.

Что случилось?

Сроки и порядок хранения учетных документов

Счета-фактуры организации должны хранить в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если покупатель их не получил. Также порядок может быть установлен по датам получения покупателями счетов-фактур за соответствующий налоговый период. Также в течение всего срока нужно хранить журналы учета счетов-фактур. Этот срок хранения совпадает со сроком хранения книг покупок и продаж, и составляет не менее четырех лет с даты последней записи. Аналогично подлежат хранению в течение четырех лет такие полученные документы:

копии счетов-фактур, полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) и переданных последнему, заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом). Если продавец выставляет счета-фактуры в электронном виде, то комитент (принципал) должен их хранить, а также хранить счета-фактуры, переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу) (аналогичные правила утверждены для взаимоотношений продавцоы, застройщиков, инвесторов, экспедиторов и клиентов)
таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем);
платежные и прочие документы, подтверждающие уплату НДС, в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ или импортируемых из ЕАЭС;
заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации;
бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
документы (нотариально заверенные копии), на основании которых оформлена передача имущества, нематериальных активов (НМА), имущественных прав с выделенной суммой НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 НК РФ ;
первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления НДС в порядке, определенном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 НК РФ;
нотариально заверенные копии документов, которыми оформлена передача имущества, НМА, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 НК РФ;
первичные учетные документы, прочие документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком (например, бухгалтерская справка-расчетдля восстановления суммы НДС).

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете» предписывает организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) нужно хранить не менее 5 лет с момента, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Штрафные санкции
За нарушение установленного порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф для должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Обязанность контролировать сроки хранения документов возложена на налоговые органы.

Требования к хранению документов содержатся и в Налоговом кодексе, который обязует налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Помимо этого действует еще ряд нормативных актов, знать которые важно. Это Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», где прописаны сроки и порядок хранения документации. Однако не стоит забывать, что с 1 октября 2010 года обязательные для всех организаций сроки хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую, определяет приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень).

По пунктам...

Вышеназванный Перечень состоит из 12 разделов:

раздел 1 — документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

разделы 2–4 - документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

раздел 5 - документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

раздел 6 - документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

раздел 7 - документы по организации, нормированию труда, тарификации, оплате, охране труда;

раздел 8 - документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

раздел 9 - документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

раздел 10 - документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

раздел 11 - документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

раздел 12 - документы, отражающие организацию деятельности первичных

профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Архивация документов
В архив организации по результатам экспертизы ценности документов составляются:
описи дел постоянного хранения (приложение 1 к Основным правилам работы архивов организаций, утв. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2 к Основным правилам работы архивов организаций);
описи дел по личному составу (приложение 3 к Основным правилам работы архивов организаций);
акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4 к Основным правилам работы архивов организаций).

Дела с истекшими по Перечню сроками хранения подлежат уничтожению, использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Они включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, когда составляется акт. Например, законченные в 2010 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества сдаваемых дел и веса бумажной макулатуры.

По каждому виду документов в Перечне указаны сроки хранения на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Нас интересуют лишь пункты, имеющие отношение к срокам хранения бухгалтерских документов. Итак:

1) аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности предписано хранить 5 лет;

2) срок хранения счетов-фактур приведен в соответствие с НК РФ и составил 4 года;

3) документы об инвентаризации активов, обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) необходимо хранить постоянно и только по инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) – 5 лет;

4) образцы подписей материально ответственных лиц нужно сохранять не менее 5 лет. Аналогичное требование установлено для перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

5) договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно;

6) договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) – 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости – на постоянной основе;

7) бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было);

8) документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.

Кадровый состав

Учетные работники, по долгу службы связанные с кадровыми документами, должны помнить, что с момента принятия приказа № 558 для Положения об оплате труда и премировании работников установлен срок хранения 75 лет против ранее предусмотренных 5.

Журналы учета работников, совмещающих профессии, нужно хранить до минования надобности, как и ранее, но те, в которых поименованы работники с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, теперь должны храниться не менее 75 лет.

Кто в ответе за...
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив? Эта обязанность возложена на главного бухгалтера компании. При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

До 75 лет увеличен срок хранения тарификационных ведомостей (списков) (ранее он составлял 25 лет); столько же (а не 45 лет) следует сохранять акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и договоры страхования работников от несчастных случаев, по которым страховой случай наступил. До 75 лет продлен срок архивирования документов (актов, заключений, отчетов, протоколов, справок) о производственных авариях и несчастных случаях (ранее – 45 лет). В течение такого же срока (вместо 10 лет) нужно хранить документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях и столько же (вместо 5) – документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

Направления, уведомления на трудоустройство (о трудоустройстве) следует хранить в архиве не менее 3 лет (ранее их можно было уничтожить после минования надобности), тот же срок определен для документов (анкет, автобиографий, листов по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем) лиц, не принятых на работу.

Все указанные в приказе № 558 правила и сроки хранения документов обязательны для организаций независимо от вида и сферы деятельности, организационно-правовой формы и формы собственности.

Марина Климова

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее - Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137). Журнал состоит из двух частей: части 1 - «Выставленные счета-фактуры» и части 2 - «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.

Теперь счета-фактуры можно выставлять не только в бумажном виде, но и в электронном. Кроме «обычного» счета-фактуры, мы сейчас имеем еще «корректировочный», причем их формы предусматривают возможность вносить исправления путем составления новых экземпляров счетов-фактур. Так вот, все перечисленные в этом абзаце разновидности счета-фактуры, как на бумажном носителе, так и в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в новом Журнале .

В «шапке» Журнала указывается полное или сокращенное наименование налогоплательщика согласно учредительным документам, его ИНН и КПП, а также налоговый период, за который составлен Журнал. Раньше Журнал составлялся за год в целом, а теперь - за каждый налоговый период (для НДС налоговым периодом является квартал). Таким образом, за год необходимо будет составить 4 Журнала.

Журнал, составленный на бумажном носителе, подписывается личной подписью руководителя организации / индивидуального предпринимателя (или уполномоченным им лицом), прошнуровывается, страницы нумеруются. Причем это делается по истечении каждого налогового периода (квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца. Страницы Журнала скрепляются печатью организации.

Когда Журнал ведется в электронном виде с помощью бухгалтерской программы и у вас нет ЭЦП, его необходимо распечатывать по окончании каждого квартала для оформления в вышеуказанном порядке.

Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) руководителя организации (или ИП, или уполномоченного лица). Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ).

Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур...», утвержденных Постановлением № 1137).

При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код - 1, в электронном виде - 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель - по дате получения.

В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность. При использовании услуг спецоператора для обмена электронными документами в качестве даты регистрации выставленного счета-фактуры в Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени).

При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры

Мнение специалиста

Свернуть Показать

Наталья Храмцовская , к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления. С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю.

Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 - 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур...», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя - информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

Обратите внимание и на то, что в Постановлении № 1137 постоянно упоминается «электронная цифровая подпись», несмотря на то, что по Закону об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ жить ей осталось несколько месяцев (если, конечно, срок ее жизни не будет продлен, поскольку государственные органы, скорее всего, не успеют к июлю 2012 года привести свои нормативные документы в соответствие этому Закону).

Книга покупок и Книга продаж

В новой форме Книги покупок (Приложение № 4 к Постановлению № 1137) состав показателей почти не изменился. В табличную часть Книги дополнительно внесены три графы (2а, 2б и 2в), в которые заносятся номер и дата исправлений и корректировочных счетов-фактур, в том числе их исправлений. Еще несколько изменились названия граф 6-12. Существенно это только для графы 6: теперь из ее названия следует, что страну происхождения нужно указывать в виде цифрового кода. См. образцы заполнения этих документов в Примерах 2 и 3.

Счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 Журнала, подлежат регистрации в Книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты по НДС. Это касается всех разновидностей счетов-фактур: «обычных», исправленных и корректировочных, оформленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Если продавец повторно направил ранее составленный счет-фактуру в электронном виде (в который на дату повторного направления внес изменения) с исправленными реквизитами, то такой счет-фактура, с указанием номера и даты исправления, по мере возникновения права на налоговые вычеты регистрируется покупателем в Книге покупок. А первоначально составленный счет-фактура (до внесения в него исправлений), направленный продавцом покупателю и не полученный покупателем, в Книге покупок покупателя не регистрируется.

Интересен вопрос о регистрации счетов-фактур, операции по которым облагаются по различным ставкам НДС или не подлежат налогообложению. В этом случае регистрация счета-фактуры в Книге покупок производится на ту сумму, на которую налогоплательщик получает право на вычет (п. 13 Правил ведения Книги покупок).

Не менее важный момент касается регистрации корректировочных счетов-фактур. Если происходит снижение стоимости товара, то этот документ в Книге покупок регистрирует поставщик. Если рост стоимости, то - покупатель.

Правила для ведения Книги продаж в основном аналогичны правилам ведения Книги покупок, поэтому не будем на них останавливаться подробно.

Однако обратите внимание: составленные счета-фактуры (в т.ч. электронные) подлежат регистрации в Книге продаж вне зависимости от даты их получения покупателями.

В Постановлении № 914 не был четко прописан порядок внесения корректировок в Книгу покупок и Книгу продаж в ситуациях, когда счета-фактуры исправляются в том же налоговом периоде, в котором они зарегистрированы в соответствующей Книге. Теперь дополнительные листы оформляются только в случае необходимости внесения изменений в Книгу за прошедшие налоговые периоды (п. 4 Правил ведения Книги покупок и п. 3 Правил ведения Книги продаж, утвержденных Постановлением № 1137). Корректировка Книги за текущий период производится непосредственно в ней, а не на дополнительном листе.

Оформление Книги покупок и Книги продаж . Составленные на бумажном носителе, они подписываются личной подписью руководителя организации (или уполномоченного им лица), прошнуровываются, страницы пронумеровываются. При этом страницы скрепляются печатью организации. Оформлять документ необходимо по истечении налогового периода (каждого квартала), до 20-го числа следующего за ним месяца.

Дополнительные листы Книг, составленных на бумажном носителе, также подписываются руководителем и прикладываются к той Книге, в которой был зарегистрирован исправленный счет-фактура.

Если Книги ведутся в электронном виде, то они и дополнительные листы к ним должны подписываться электронной цифровой подписью руководителя организации (или ИП, или уполномоченного представителя). Данный порядок установлен для передачи их в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ.

Книгу продаж и Книгу покупок, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ним следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения Книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок). Данный порядок, в отличие от ранее действовавшего, соответствует требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Напомним, в Постановлении № 914 содержалось требование о хранении данных документов в течение полных 5 лет с даты последней записи (п. 15, 27 Постановления № 914).

Срок хранения счетов-фактур, Журнала и Книг

Раньше покупатели вели Журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур, в котором они хранились, а продавцы вели Журнал учета выставленных счетов-фактур, где хранили их вторые экземпляры. При этом в старом Постановлении № 914 указан срок хранения Книги покупок и Книги продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур, который составлял 5 лет с даты последней записи (п.п. 15, 27 Постановлении № 914). Соответственно, и срок хранения счетов-фактур должен был быть таким же.

Но данный порядок не соответствовал требованиям подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где установлена обязанность налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов в течение 4 лет.

С вступлением в силу Постановления № 1137 это противоречие устранено. Книгу продаж (Книгу покупок), составленную как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также дополнительные листы к ней следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 24 Правил ведения Книги покупок Постановления № 1137). Соответственно, и счета-фактуры, зарегистрированные в Книге, подлежат хранению в течение такого же срока .

Причем счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры, должны храниться в хронологическом порядке по мере их выставления/получения за соответствующий налоговый период.

Обратите внимание: в Постановлении № 1137 все сроки хранения указаны только для Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также Книги покупок и Книги продаж - не менее 4 лет с даты последней записи. На этом основании мы и делаем вывод, что счета-фактуры должны иметь этот же срок хранения. Хотя напрямую Постановление № 1137 о надлежащем сроке хранения счетов-фактур не говорит! Зато есть прямое указание о правилах учета и хранении (также в течение 4 лет) документов, не регистрируемых в Журнале учета, таких, как таможенная декларация, заявление о ввозе товара и об уплате косвенных налогов и т.д.

Срок хранения счетов-фактур в различных ситуациях может быть разным. От чего он зависит, как правильно его рассчитать и что грозит компании за его нарушение, вы узнаете из нашей статьи.

Коммерческая деятельность - без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес - обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) - иначе их могут наказать по ст. 13.20 или 13.25 КоАП РФ. Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания - в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф предусмотрен ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале .

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).

Между тем счеты-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать - просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур (до 01.10.2017 – п. 14 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур), утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2017 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2017.

О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале .

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

их поступления после окончания налогового периода;
наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Подробнее о том, как определить крайний срок для отражения вычетов в налоговой декларации, читайте в материале .

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2017), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2020 года. 4-летний же срок хранения нужно будет отсчитываться с 01.10.2020, т.е. в этом случае он фактически составит 7 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Подробнее о том, какую электронную подпись безопаснее использовать для документов, читайте в материале .

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных - 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Итоги

Обычный срок хранения счетов-фактур - 4 года вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.

Счет-фактура является документом, служащим подтверждением применения правомерности получения вычета по НДС у покупателя и документом, подтверждающим правильность исчисления НДС к уплате в бюджет у продавца. В соответствии со статьей 23 НК РФ данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов должны храниться в течение четырех лет.

В Федеральном законе „О бухгалтерском учете“ установлен другой срок для первичных бухгалтерских документов. В соответствии со статьей 17 указанного закона такие документы должны храниться на предприятии в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение. Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников. В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы. В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г. с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г. На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2. указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены. Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2. Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021. Срок хранения актов выполненных работ Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд.

В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы. Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет.

Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Онлайн журнал для бухгалтера

Напомним, что 26.12.2011 было принято постановление Правительства РФ № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Постановление № 1137). Ранее эта сфера регулировалась постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, которое мы будем именовать «Постановление № 914». Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур Постановлением № 1137 впервые утверждена форма Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее – Журнал) (приложение № 3 к Постановлению № 1137).

Журнал состоит из двух частей: части 1 – «Выставленные счета-фактуры» и части 2 – «Полученные счета-фактуры». Раньше для этих целей применялись два самостоятельных Журнала. См. Пример 1.

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Вы писали:msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде францу… Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего msneg, Вы писали:varo, Вы писали:Бурбон и виагра - всё!? Бурбон вроде французский, нет? …

Внимание

Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего Бурбон вроде французский, нет? Король - да, а напиток - совсем нет. Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США.

Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные

Поскольку вместе … Для нянь и домработниц придумают новый налог Ага. а еще нам рассказывали про химоружие в Ираке,а потом правда сказали что «ошиблись». Идет вой… Риски использования нелицензионного ПО: о чем важно знать директору Может кто подскажет. Я вот нанял «няню» для своих поросят в сарае. Эта «няня», просто чистит наво…

Сколько лет надо хранить счета-фактуры

Для нянь и домработниц придумают новый налог Это обнальщиков дрючат, не впечатляйтесь =) Как из вашей компании сделать однодневку? Легко! Речь была про то, что дающий взятку также должен быть осужден и попасть в сказочку. Есть бо… Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Это еще до электронной регистрации практиковалось вовсю. Года 4 назад в очереди в спр… Ничего не подозревающий заключенный колонии чуть не стал фиктивным директором юрлица А ты видел, что он сидит? Или в сказочки из ЗомбоЯщика веруешь, что он сидит? Если пользоваться … Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Похоже с гендиров решили собрать алименты в пользу гос-ва. Есть доходы, нет -назвался гендиром, и…

Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные

С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю. Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 – 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур…», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому

Срок хранения книг покупок и продаж Данные книги применяются для обоснования правомерности вычетов по добавленному налогу. Периоды, на протяжении которых необходимо обеспечить сохранность данных регистров, определяются Правилами их ведения, утвержденными 1137-м Постановлением. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».

Срок хранения счетов фактур

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам. Порядок хранения документов на предприятии Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983.

Сроки хранения счетов-фактур в организации

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.

Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет. Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.

Сколько хранить счета-фактуры

У вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Сколько лет их хранить? Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.

Представим, что дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года. Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера». Если нет подписки, оформите ее бесплатно на три дня.

Как долго хранить счета-фактуры

Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени). При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры Мнение специалиста СвернутьПоказать Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления.