Код окин высшее профессиональное образование. Знание языка по окин. Разделы лАттестация», лПовышение квалификации», лПрофессиональная переподготовка»

О личных карточках работников мы рассказывали в нашей , а также приводили . Наряду с иной информацией, отражаемой в личной карточке работника, в ней обычно указываются образование работника, а также повышение им квалификации.

Указания по заполнению унифицированной формы № Т-2 «Личная карточка работника» (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) предусматривают, что виды образования и повышения квалификации приводятся в карточке на основании документов об образовании и о квалификации и в соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН) (Приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2019-ст).

Образование в личной карточке Т-2

В соответствии с ОКИН выделяют следующие основные виды образования:

Вид повышения квалификации в личной карточке

Что касается повышения квалификации кадров, то по ОКИН выделяют, в частности, следующие виды:

Вид повышения квалификации	Код по ОКИН
Институт повышения квалификации министерства (ведомства)	05
Факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении	07
Факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении	08
Институт усовершенствования	09
Курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве)	10
Курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах	11
Училище	21
Курсы целевого назначения	32
Учебный центр службы занятости	43

Предусматривается, что в карточке № Т-2 указываются такие сведения о повышении квалификации:

• даты начала и окончания обучения;
• вид повышения квалификации;
• наименование образовательного учреждения, место его нахождения;
• наименование, серия, номер и дата документа (удостоверения, свидетельства);
• основание повышение квалификации.

На основе ОКИН указываются и иные показатели в личной карточке. Например, гражданство, состояние в браке или знание иностранного языка.

К слову, степень знания иностранного языка в личной карточке № Т-2 может быть отражена так.

Щур Д.Л. ,
юристы

Личные карточки по форме № Т-2 заполняются на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного удостоверения личности, трудовой книжки, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка состоит из нескольких смысловых разделов:

1. общие сведения;
2. сведения об образовании;
3. сведения о полученной профессии (специальности), трудовой деятельности и стаже работы;
4. сведения о семейном положении;
5. сведения о воинском учете;
6. прием на работу и переводы на другую работу;
7. аттестация;
8. повышение квалификации;
9. профессиональная переподготовка;
10. поощрения и награды;
11. отпуск;
12. социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
13. дополнительные сведения;
14. сведения об увольнении.

Каждый раздел содержит описательную часть реквизита (пункта). При заполнении унифицированной формы № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, текст записей-описаний не должен заходить на поле кодирования, в противном случае форма считается испорченной и подлежит переписыванию.

В текстовой части личной карточки следует избегать, а в поле кодирования использовать служебные символы: двоеточие (:), равно (=), косая черта (/).

При отсутствии записей в описательной части реквизитов (пунктов) или при отрицательных ответах на вопросы («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами, а даты кодируются арабскими цифрами: в первых двух разрядах пишется число, во вторых двух — месяц, и в третьих двух — год.

Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами, а также Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусмотрен ряд правил по заполнению личной карточки.

Приведем некоторые из них.

1. Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
2. Табельный номер работника не должен быть длиннее 6 цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. Повторное использование табельных номеров допускается не ранее, чем через 3 года после увольнения.
3. Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства указываются в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4. В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5. Пол (мужской, женский) обозначается буквами «М» и «Ж».
6. Фамилия, имя, отчество записываются полностью и разборчиво. Фамилию желательно смещать к левому краю, чтобы в будущем при ее изменении можно было внести соответствующие исправления (зачеркнуть старую и записать новую) в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
7. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «12 декабря 1964 года». При этом код указывается следующим образом: 12.12.1964.
8. При указании места рождения нужно учитывать следующее:

а) длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

б) районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:

• город — гор.
• деревня — дер.
• край — кр.
• округ — окр.
• область — обл.
• поселок — пос.
• район — рн.
• станция — ст.

в) аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;

г) код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов адмнистративно-территориального деления (ОКАТО).

1. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) могут быть следующими:

• гражданин Российской Федерации — 1;
• гражданин Российской Федерации и иностранного государства — 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);
• иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;
• лицо без гражданства — 4.

1. Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН — 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН — 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН — 1).
2. Образование записывается и кодируется согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

• начальное (общее) образование — 02;
• основное общее образование — 03;
• среднее (полное) общее образование — 07;
• начальное профессиональное образование — 10;
• среднее профессиональное образование — 11;
• неполное высшее образование — 15;
• высшее образование — 18;
• послевузовское образование — 19.

Работники, обучавшиеся в высших учебных заведениях, но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим основное (общее) или среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в высшее учебное заведение. Если работник закончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать обучение или обучается на третьем курсе, то записывается, сколько курсов закончено или на каком курсе обучается. Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Работники, обучающиеся в средних специальных учебных заведениях (техникумах, колледжах), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование в зависимости от того, какое они имели образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение.

К лицам, имеющим среднее (полное) общее образование, также относятся работники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии.

Запись «начальное профессиональное образование» делается в личных карточках работников, окончивших профессионально-технические училища или приравненные к ним учебные заведения.

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать сокращенное «им.», если за словом имени идут слова «профессора», «академика» и пр., то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т.д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник закончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.

Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

а) для высших учебных заведений: «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для специалиста — специальность;

б) для средних учебных заведений: «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и т.д.

1. Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но представляет интерес для организации.
2. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
3. Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:

• никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;
• состоит в зарегистрированном браке -2;
• состоит в незарегистрированном браке — 3;
• вдовец (вдова) — 4;
• разведен (разведена) — 5;
• разошелся (разошлась) — 6.

1. В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
2. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам, изложенным в п. 8.
3. Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
• п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т.п.);
• п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС»- записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
• п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
• в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):

  строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

  строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
• п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
• п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

1. Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся в течение работы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с записями под расписку.
2. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу либо поступающих из отдела подготовки кадров. В этом разделе указываются:

• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах;
• вид документа (свидетельство, удостоверение).

В таком же порядке указываются сведения о профессиональной переподготовке и аттестации.

1. При заполнении раздела «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрений, применявшихся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также следует перечислить государственные награды (ордена, медали, присвоенные почетные звания).
2. В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
3. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, переносятся из трудового договора работника.
4. В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделений учреждений высшего и среднего профессионального обучения, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончание. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике, например о работающем инвалиде: справка

МСЭК, группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности; заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После заполнения раздела «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет дату.

Последним разделом, в который кадровик вносит сведения при оформлении приема на работу, является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу». В нем указываются: дата приема на работу, структурное подразделение, профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации, оклад (тарифная ставка) и надбавка. Основой для внесения этих данных является приказ о приеме на работу, реквизиты которого приводятся в графе 5 таблицы раздела. Кроме того, в личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке. Раздел III, а также иные разделы заполняются работником кадровой службы уже по мере работы работника в организации.

Образец личной карточки, заведенной на только что принятого работника, приводится в разделе «Бумаги» (см. в журнале ).

* Фрагмент книги Л.В. Труханович, Д.Л. Щур. «Справочник по кадровому делопроизводству». — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003.

5. Степень знания языка .

Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат РФ не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код - степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка - вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

• английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
• французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
• читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
• читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
• владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

6. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО. Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

• начальное (общее) образование - 02;
• основное общее образование - 03;
• среднее (полное) общее образование - 07;
• начальное профессиональное образование - 10;
• среднее профессиональное образование - 11;
• неполное высшее образование - 15;
• высшее образование - 18;
• послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

• основное общее образование - код по ОКИН "03";
• среднее (полное) общее образование - код по ОКИН "07";
• начальное профессиональное образование - код по ОКИН "10";
• среднее профессиональное образование - код по ОКИН "11";
• неполное высшее образование - код по ОКИН "15";
• высшее образование - код по ОКИН "18";
• послевузовское образование - код по ОКИН "19".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.

При заполнении данного пункта кадровый работник, как правило, основывается на сведениях, сообщенных работником. Однако если должность, на которую работник принимается, требует знания иностранного языка, то кадровик основывается на результатах тестирования принимаемого работника.

Обращаем Ваше внимание на то, что в личной карточке следует указывать только знание иностранного по отношению к России языка, а не языков народов России. Например, не указывается знание татарского, удмуртского языков и т.д.

Степень знания иностранного языка может быть указаны в следующих вариантах:

- «читает и переводит со словарем»;

- «читает и может объясняться»;

- «владеет свободно».

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН.

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки указываются сведения о втором иностранном языке:

Если работник владеет большим количеством языков, то разрешается включение дополнительных строк для внесения сведений о знании иностранных языков

24. Как правильно заполнять пункт 6 «Образование» в карточке Т-2? Как правильно заполнять пункт 6 «Образование» в карточке Т-2 в случае, если работник не окончил образовательное учреждение?

Данный пункт заполняется на основании документа об образовании работника. Кадровый работник указывает образовательный уровень работника (среднее (полное) общее образование; начальное профессиональное образование; среднее профессиональное образование; высшее профессиональное образование)

В поле для кодирования должны проставляться коды по ОКИН:

Основное общее образование - код 03;

Среднее (полное) общее образование - код 07;

Начальное профессиональное образование - код 10;

Среднее профессиональное образование - код 11;

Неполное высшее профессиональное - код 15

Высшее профессиональное образование - код 18;

Обращаем внимание, что запись об уровне образования рекомендуется смещать влево, чтобы в дальнейшем было удобно вносить запись о следующем уровне.

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.

Если работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, то в пункте 6 надлежит сделать запись - «неполное высшее».

Если работник обучался в высшем учебном заведении и окончил 3 и более курса, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс».

Если работник обучался в высшем учебном заведении, но не прошел половины курса обучения, а на момент поступления в высшее учебное заведение имел основное общее образование, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «основное общее».

Если работник обучался в высшем учебном заведении, но не прошел половины курса обучения, а на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «среднее (полное) общее».

Если работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы и прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, то в пункте 6 надлежит сделать запись – «незаконченное среднее образование».

В случае, когда работник получает образование следующего уровня, разрешается включать дополнительную строку и ячейки в первую часть пункта 6, например:

Наименование образовательного учреждения, данные о документе об образовании (наименование, серия и номер) указывается на основании документа об образовании. Желательно указывать наименование образовательного учреждения полностью. Однако в случаях, когда такое наименование слишком длинное, то разрешается допускать сокращения, не искажающие его смысл. Так, традиционно сокращают слово «имени», записывая как «Университет им. …»

Год окончания кодируется арабскими цифрами «00.00.0000».

Квалификация записывается также в соответствии с квалификацией, указанной в документе об образовании.

В личную карточку необходимо вносить также и сведения о послевузовском профессиональном образовании.

В третьем блоке пункта 6 кадровый работник вносит сведения о форме послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура.

Заполнение блока о послевузовском образовании производится в вышеизложенном порядке. Этот блок пункта 6 не предусматривает указания ученой степени, однако многие кадровые специалисты считают правильным приводить ее после наименования образовательного учреждения.

* Табель учета рабочего времени ф.Т-12
Личная карточка - форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы . Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.
Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
Правила заполнения формы № Т-2

1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации.
Например, три различных варианта в написании ООО «ПАРУС», «Парус», «ПаРус».
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью
7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».

При указании места рождения нужно учитывать следующее:
длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:
город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос, район - рн., станция - ст.;
слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ).
11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН ).
Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.
12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.
Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
- читаю и перевожу со словарем - код 1;
- читаю и могу объясняться - код 2;
- владею свободно - код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.
13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО ).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
- начальное (общее) образование - код 02;
- основное среднее образование - код 03;
- среднее (полное) общее образование - код 07;
- начальное профессиональное образование - код 10;
- среднее профессиональное образование - код 11;
- неполное высшее образование - код 15;
- высшее образование - код 18;
- послевузовское образование - код 19.
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании .

Запись об образовании работника, если оно не окончено

Вид образования по классификации

Окончивший пять-шесть классов средней школы
- Окончивший седьмой, восьмой или девятый класс средней школы
- Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его

Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
- Окончивший три курса высшего учебного заведения
- Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его

Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию
- Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение

Начальное образование

Неполное среднее образование

Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)

Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается

Неполное высшее образование
- Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
- Среднее (полное) общее образование

Начальное профессиональное образование

При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.
В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.
Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
- для окончивших высшее учебное заведение - «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» - специальность;
- для окончивших среднее учебное заведение - «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др
15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР ). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН .
Сведения о состоянии в браке:
- никогда не состоял (а) в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен(а) - код 5.
18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.
Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
Необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.
Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.
В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Работодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под роспись.
При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.
В разделе V «Повышение квалификации» указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.
При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).
В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ Т-2 страницы 1, 2, 3, 4
для увеличения изображения кликнуть по картинке

Порядок внесения изменений сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.
При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров.
Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

Правила кодирования

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например: «14 февраля 2006 г.».
4. Даты кодируются арабскими цифрами в следующем порядке: число-месяц-год; например: «03.10.1998».
В организациях и на предприятиях, не планирующих введение АСУ кадровой деятельностью, допускается не проводить кодирование реквизитов.