Решение принятое на собрании работников. Протокол общего собрания трудового коллектива. Оформляем протокол или решение

> Беловская территориальная организация Росуглепрофа Кемеровская территориальная организация Росуглепрофа Киселёвская территориальная организация Росуглепрофа КОО Всероссийского профсоюза работников оборонной промышленности КОО Всероссийского «Электропрофсоюза» КОО Независимого профсоюза работников охранных и детективных служб КОО Общероссийского профсоюза работников жизнеобеспечения КОО Профсоюза работников агропромышленного комплекса РФ КОО Профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания РФ КОО Профсоюза работников здравоохранения РФ КОО Профсоюза работников лесных отраслей РФ КОО Профсоюза работников образования и науки РФ КОО Профсоюза работников связи России КОО Профсоюза работников строительства и промышленности стройматериалов России КОО РОСПРОФАВТОТРАНСДОРа КОО Роспрофтекстильлегпрома КОО Российского профсоюза работников культуры КОО Российского профсоюза работников среднего и малого бизнеса КРО Росхимпрофсоюза КТО Профсоюза «Торговое единство» КТО Российского профсоюза потребкооперации и предпринимательства КТПО Горно-металлургического профсоюза России Кузбасская территориальная организация Росуглепрофа Ленинская территориальная организация Росуглепрофа Междуреченская территориальная организация Росуглепрофа Новокузнецкая территориальная организация Росуглепрофа ППО Кузбасской вагоностроительной компании ППО ООО ПО «Юрмаш» Территориальная организация г.Прокопьевска и Прокопьевского района Росуглепрофа ТПО «Облкемеровоуголь» Росуглепрофа

Здравствуйте.Я вдова погибшего шахтера, у меня двое малолетних детей (10 лет и 4 года), положена ли мне бесплатная путевка "матери и дитя" в санаторий? Младший ребенок постоянно болеет.

Порядок и условия предоставления бесплатных путевок в санатории, должно содержаться в коллективном договоре. В связи с этим рекомендуем Вам обратиться на предприятие, где работал Ваш муж.

МЕНЯ НАГРАДИЛИ МЕДАЛЬЮ."ЗА СЛУЖЕНИЕ КУЗБАССУ" СКАЖИТЕ, У МЕНЯ МОГУТ БЫТЬ КАКИЕ НИБУДЬ ЛЬГОТЫ?

Законом Кемеровской области от 14.01.99 №9-03 «О пенсиях Кемеровской области определены награды, наличие которых дает право на получение пенсии Кемеровской области. Такая награда, как медаль «За служение Кузбассу», среди наград, дающих право на получение пенсии Кемеровской области, отсутствует.

Можно ли воспользоваться материнским капиталом на строительство дома?В пенсионном фонде мне отказали,сказали,что когда ребенку исполнится 3 года и я принесу справку,что дом запущен в эксплуатацмю тогда мне переведут деньги на сберкнижку,а мне надо сейцас достраивать дом. Где нам жить с детьми эти три года.

Федеральным законом от 29 декабря 2006 г. N 256-ФЗ "О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей" предусмотрено направление средств материнского (семейного) капитала на улучшение жилищных условий:
- на оплату приобретаемого жилого помещения;
- в счет уплаты цены договора участия в долевом строительстве;
- в счет оплаты строительства или реконструкции объекта индивидуального жилищного строительства;
- в качестве платежа в счет уплаты вступительного взноса и (или) паевого взноса;
- на уплату первоначального взноса при получении кредита или займа, в том числе ипотечного, на приобретение или строительство жилья;
- на погашение основного долга и уплату процентов по кредиту или займу, в том числе ипотечному, на приобретение или строительство жилья.

Со 2 августа 2010 г. вступил в силу Федеральный закон от 28 июля 2010 г. N 241-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и о порядке предоставления единовременной выплаты за счет средств материнского (семейного) капитала". Он предусматривает возможность распоряжения материнским (семейным) капиталом на улучшение жилищных условий путем строительства или реконструкции жилого помещения без привлечения подрядных строительных организаций.

С 8 декабря 2010 г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2010 г. N 937 "О внесении изменений в Правила направления средств (части средств) материнского (семейного) капитала на улучшение жилищных условий" (от 12 декабря 2007 г. N 862), которое внесло изменения в Правила направления средств материнского капитала на улучшение жилищных условий.

Владельцы сертификатов могут обратиться в территориальный орган Пенсионного фонда РФ с соответствующим заявлением спустя три года с момента рождения второго или последующего ребенка. С момента удовлетворения заявления не позднее чем в двухмесячный срок сумма, не превышающая 50% размера средств материнского капитала заявителя, будет перечислена на указанный в заявлении счет. Спустя 6 месяцев с момента первоначального перечисления средств, для получения оставшейся суммы, заявителю необходимо представить в Пенсионный фонд ряд документов.

Добрый день! Я работаю библиотекарем в школе. Многодетная мать (трое детей). Какой продолжительностью должна быть моя рабочая неделя и правомерен ли отказ директора школы на мою просьбу сделать мой рабочий день без обеда с 8.30 до 16.30?! Такой рабочий день удобен для меня, чтоб забрать детей из сада и удобен для школьников, т.к. в обед - большой наплыв читателей.

Согласно ст. 57 Трудового Кодекса РФ режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя) содержится в Трудовом договоре.

Чтобы изменить режим рабочего времени необходимо вносить изменения в трудовой договор.

Если изменение режима рабочего времени происходит по инициативе работодателя, работодатель обязан сообщить всем работникам, которых касаются вводимые изменения, в письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения.

Изменение режима рабочего времени по инициативе конкретного работника возможно только по согласованию с работодателем, и соответствующим внесением изменений в трудовой договор.

В КАКОМ РАЗМЕРЕ ДОЛЖНА ПРОИЗВОДИТСЯ ВЫПЛАТА КОМПЕНСАЦИИ ПО ОПЛАТЕ КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ СЕЛЬСКИМ РАБОТНИКАМ КУЛЬТУРЫ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ,ЕСЛИ НЕТ СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.

РЕБЕНКУ ГОД НО В САДИК МЫ ПО ОЧЕРЕДИ ПОПОДЕМ ТОЛЬКО В 4 Я МАТЬ ОДИНОЧКА ДОХОДА У МЕНЯ НЕТ ЧТО ДЕЛАТЬ?

Согласно ст. 2, Закона Кемеровской области от 10.12.2007 N 162-ОЗ (ред. от 09.06.2010) "О ежемесячной денежной выплате отдельным категориям граждан, воспитывающих детей в возрасте от 1,5 до 7 лет" (принят Советом народных депутатов Кемеровской области 28.11.2007
К гражданам, имеющим право на ежемесячную денежную выплату, относятся:

одинокий родитель, одинокий усыновитель, одинокий приемный родитель, одинокий опекун, воспитывающие одного и более детей в возрасте от 1,5 до 7 лет и претендующие на прием ребенка (детей) в государственное или муниципальное дошкольное образовательное учреждение, если ребенок (дети) не является (не являются) воспитанником (воспитанниками) другого из указанных учреждений;

супруги в студенческой семье, воспитывающие одного и более детей в возрасте от 1,5 до 7 лет и претендующие на прием ребенка (детей) в государственное или муниципальное дошкольное образовательное учреждение, если ребенок (дети) не является (не являются) воспитанником (воспитанниками) другого из указанных учреждений;

супруги в семьях, имеющих среднедушевой доход семьи ниже величины прожиточного минимума, установленного в Кемеровской области, воспитывающих двойню в возрасте от 1,5 до 7 лет (в том числе двойню, состоящую из приемных и опекаемых детей) и претендующих на прием этих детей в государственное или муниципальное дошкольное образовательное учреждение, если эти дети не являются воспитанниками другого из указанных учреждений.

Вышеуказанные граждане, имеют право на ежемесячную денежную выплату в размере 2000 рублей. При этом местом жительства указанных граждан является Кемеровская область.

Ежемесячная денежная выплата предоставляется на каждого ребенка.

В студенческой семье и в семье, имеющей среднедушевой доход семьи ниже величины прожиточного минимума, установленного в Кемеровской области, ежемесячная денежная выплата предоставляется одному из супругов.

Начисление районного коэффициента на ежемесячную денежную выплату не производится.

здраствуйти.При оформлении коммунальных услуг (уголь) требуется документ на дои где указана площадь дома а у меня дом свой но не оформлен как мне быть

Мы с мужем очень хотим детей,но не получается уже три года,мне сделали две операции,ставят диагноз бесплодие,последний шанс остался сделать Экскорпоральное оплодотворение,но у нас нет таких денег,неужели мы будем всю жизнь без деток?Подскажите,пожалуйста,куда нам обратиться?Может ли нам кто-нибудь помочь?

Существуют федеральные и региональные квоты на бесплатное ЭКО. Данные квоты возможно получить, взяв в местной медицинской клинике направление на ЭКО с выпиской из истории болезни пациента и необходимыми анализами и обратившись в Министерство/департамент здравоохранения Вашего региона, где Вас поставят в очередь на ЭКО по квоте. Сроки получения квоты на ЭКО могут быть от нескольких месяцев до нескольких лет.

Какими докуметами руководствовотся для определения нормы выработки или обслуживания на одного повара

Типовых норм численности организаций питания не принято. Существует только Постановлением Минтруда РФ от 21.04.1993 № 88 “Об утверждении Нормативов по определению численности персонала, занятого обслуживанием дошкольных учреждений (ясли, ясли-сады, детские сады)” утверждены нормативы численности работников по функции "приготовление детского питания”.

Необходимо самим разработать нормы выработки поваров, основываясь на нормах трудового законодательства, предусмотренных ст. 160-163 ТК РФ. Для этого работодателю надо принять локальный нормативный акт, предусматривающий введение соответствующих норм труда для поваров. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца.

звание почетный шахтер, дает ли прибавку к пенсии по старости

Согласно ст. 1 Закона Кемеровской области от 14.01.1999 N 8-ОЗ (ред. от 20.12.2011) "О пенсиях Кемеровской области" (принят Законодательным Собранием Кемеровской области 29.12.1998) Пенсии Кемеровской области (далее - пенсии) назначаются и выплачиваются гражданам Российской Федерации, местом жительства которых является Кемеровская область

Ст. 4 вышеуказанного закона содержит перечень лиц на которых распространяется данный закон, т.е имеющих особые заслуги перед Российской Федерацией или Кемеровской областью.

Как следует из пп. 12 п.1 ст. 4. данного закона, лица имеющие звание Почетный шахтер, имеют право на получение пенсии Кемеровской области.

                                                           

Уважаемая Ольга!

Ответ на Ваш вопрос дает Трудовой Кодекс РФ. Читайте и наслаждайтесь:

Статья 9. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в договорном порядке

В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.

Статья 40. Коллективный договор

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.

Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами.

Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

Для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации работодатель наделяет необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения или иное лицо в соответствии с частью первой статьи 33 настоящего Кодекса. При этом правом представлять интересы работников наделяется представитель работников этого подразделения, определяемый в соответствии с правилами, предусмотренными для ведения коллективных переговоров в организации в целом (части вторая - пятая статьи 37 настоящего Кодекса).

Статья 43. Действие коллективного договора

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.

Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.

Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации, индивидуального предпринимателя, а действие коллективного договора, заключенного в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, - на всех работников соответствующего подразделения.

Коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.

При смене формы собственности организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение трех месяцев со дня перехода прав собственности.

При реорганизации организации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока реорганизации.

При реорганизации или смене формы собственности организации любая из сторон имеет право направить другой стороне предложения о заключении нового коллективного договора или продлении действия прежнего на срок до трех лет.

При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока проведения ликвидации.

Статья 44. Изменение и дополнение коллективного договора

Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном настоящим Кодексом для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов .

Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Если вы не знаете, как грамотно подготовить совещание, эта статья поможет разобраться в этапах его организации.

Вы узнаете:

• Почему важна правильная организация совещания.
• Какие есть виды совещаний в организации.
• Как организовать подготовку к совещанию.
• Как вести протокол совещания работников организации.
• Как выходить из сложных ситуаций, возникающих в ходе совещания.
• Какие ошибки не стоит допускать при организации и проведении совещания.
• Как повысить эффективность проведения совещаний.

Почему важна правильная организация совещания

Служебные совещания следует использовать не в качестве разовых мероприятий, а как важнейший инструмент менеджмента.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Очень часто организационные вопросы смешивают с подготовкой к совещанию. Хотя в процессе организации вопросы решаются для совокупности совещаний, на более долгосрочную перспективу, полгода, год и т. д.

Часто организационным вопросам не уделяют нужного внимания. А ведь большинство проблем и недостатков совещаний появляются из-за непроработанных моментов на раннем этапе. Все потому, что руководителем было затрачено мало времени на правильную организацию дел.

Виды совещаний в организации

Через различные виды совещаний руководитель, управляющий фирмой или отделом, видящий в таких мероприятиях средства для взаимодействия с сотрудниками компании, должен найти правильные инструменты, чтобы организовать работу оптимально. Очень важно уметь делегировать полномочия. Так начальник снимет с себя лишние вопросы и поспособствует самоорганизации коллектива. Руководитель компании должен доверять проведение заседаний своим сотрудникам.

Совещания бывают нескольких форм. Это зависит от того, какие задачи необходимо решить. Основное требование к организатору подобного мероприятия - это выбор правильной формы.

1. Доклад.

Одна из самых удобных и популярных форм информирования - доклад. Удобен для обзора по основным моментам деятельности компании, часто используется отдельными работниками на первом или финальном этапе совещания.

Докладчик может освещать различный материал:

• объяснять причины провального проекта;
• подводить итоги завершающихся мероприятий;
• рассказывать о следующем проекте;
• знакомить коллег с новыми инструментами для дальнейшей работы;
• рассказывать о проблемах, возникших в проекте.

Требования, предъявляемые к материалу:

• важно соблюдать регламент (не более семи минут);
• для большей наглядности следует применять визуальный материал (таблицы и так далее).

Доклады выступающих, которые подготовились заранее (изучили весь необходимый материал), выглядят наиболее наглядно и презентабельно. Также автор должен быть готов к обсуждению деталей, критике и дополнительным вопросам.

2. Обмен мнениями.

Более сложным видом совещания является обмен мнениями. Весь процесс базируется на поиске решений, возникающих обсуждениях и обмене информацией. Время выступления ограничено 2-3 минутами. Следует тщательно готовиться к совещанию: надо изложить не только свою позицию, но и привести веские аргументы в ее защиту. Во время мероприятия каждый из участников в порядке очередности делится своим мнением. Это позволяет рассмотреть полную картину более четко.

3. Обсуждение.

Форма совещания, которая сочетает в себе доклад и обмен мнениями, - обсуждение. В нем участвуют лишь те сотрудники, у кого возникли конкретные вопросы. В то время как обмен мнениями требует, чтобы высказывались все участники совещания. Бывают ситуации, когда при обсуждении некоторых моментов нужно провести детальный разбор вопроса, тогда возникает дискуссия.

4. Мозговой штурм.

Мозговой штурм - это еще одна совместная форма нахождения решений вопросов. Основная цель этого метода - генерирование идей, любых, даже самых невероятных. Главный признак - хаотичность при поиске ответов на вопросы. Наиболее часто применяется творческими людьми. У данного метода много нюансов, связанных с проведением, но это не мешает использовать его и на деловых совещаниях. Важно создать комфортную атмосферу в момент поиска идей для решения поставленных задач. Такая форма проведения совещаний нуждается в серьезной подготовке и правильном завершении мероприятия, чтобы весь хаос мыслей привел к продуктивному решению вопросов.

5. Планерка.

Форма совещаний, на которых основной задачей является планирование и контроль за исполнением распоряжений, - это планерка. Основная особенность - регулярное проведение, жесткие требования и постоянный отчет начальству о сделанной работе. Организатор - руководитель компании или предприятия. Еще одна близкая к планерке форма - мотивационное совещание. Его главная задача - обеспечить психологический настрой сотрудников для более продуктивной работы. В момент проведения подобных совещаний описываются вопросы и раздаются роли. Очень часто такие мероприятия опираются на нематериальную мотивацию работников.

Подготовка и организация совещания: 4 основных этапа

От качества подготовки на 90 % зависит успех проведенного заседания. Предварительная проработка вопросов поможет улучшить и структурировать любое, даже очень короткое совещание.

Для подготовки идеального мероприятия нужно:

• определиться с целью совещания;
• установить форму проведения, место и время;
• определить количество участников;
• выявить основные вопросы для обсуждения.

Можно значительно упростить задачу при подготовке совещаний с помощью регламента, в котором структурированно и четко будет отражен весь порядок проведения мероприятия.

В том случае, когда подготовкой совещания занимаются два и более человека, в компании издается приказ. В нем четко приписан план организации мероприятия и состав рабочей группы.

Подготовка совещаний состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Четко сформированная повестка дня.

После того как была определена основная цель совещания, прописывается повестка дня. Очень важно, чтобы цель имела логическую завершенность, однозначное толкование и была четко сформулирована. Для более детального обсуждения вопросов в документ следует включать только самые основные моменты, чтобы не перегружать совещание. Но данный пункт выполняют, к сожалению, очень редко. Из-за этого в повестке дня много ненужных нюансов, что мешает более досконально подходить к решению главных вопросов. Руководствуйтесь принципом - лучше меньше, да лучше. От второстепенных тем старайтесь уйти.

Чаще всего повестку дня составляют в письменном (печатном) виде. Да, можно проводить совещания и без предварительного ее оформления, но в этом случае подлежащие обсуждению моменты должны быть оговорены в устной форме и донесены до участников мероприятия. Стоит отметить, что с вопросами, подготовленными заранее, гораздо легче работать. Каждый может сосредоточиться на более важных вещах, которые нужно сделать. Повестка дня - это план проведения совещания. Мероприятия, которые проходят без него, не имеют логической структуры и часто сводятся к банальному обсуждению вопросов общего характера. У участников нет возможности сосредоточиться на главных моментах. Частое явление: один из присутствующих срочно запрашивает информацию у своих сотрудников, а остальные вынуждены ждать, теряя при этом драгоценное время. Совещания, которые проводятся без четкого плана, не приводят к решению важных вопросов и не являются эффективными. Время тратится впустую.

Как лучше следует поставить вопросы для совещаний в повестке дня? Есть два совершенно противоположных варианта.

Позиция с первой точки зрения основана на том, что лучше расставлять вопросы в порядке их сложности и важности. Основные аргументы: сотрудники более активны в начале совещаний. Они полны энергии и легко концентрируются на сложных темах. Поэтому все самое важное нужно обсуждать в первые минуты мероприятия.

Вторая точка зрения утверждает, что для решения более сложных вопросов, которые требуют детальной проработки, лучше всего использовать время во второй трети собрания. Именно в этот момент физическая и умственная активность совещающихся находится на самом высоком уровне. В конце лучше решать самые простые и легкие дела, а в первые минуты мероприятия следует уделить внимание текущим проблемам.

Рекомендуется использовать второй вариант проведения совещаний, так как, начав с легких вопросов, вы задаете ритм ведения мероприятия. Это своеобразная разминка для сотрудников. Во время обсуждения простых вопросов они не устают и настраиваются на работу над более серьезными и важными проблемами. А в конце совещания, когда ослабевает внимание аудитории и основные пункты повестки пройдены, можно переходить к простым и интересным темам, не требующим напряжения и сосредоточенности. Последнюю треть мероприятия оставьте для организационных дел: обсуждения проведения корпоративных мероприятий, различных праздников или участия в выставках.

Наш мир динамичен и изменчив. Подготавливая информацию для совещания, углубленно изучив все детали и нюансы, можно несколько раз поменять план ведения мероприятия. Вопросы, которые казались актуальными несколько минут назад, переместятся на последнюю ступень. Утвержденную повестку не стоит рассматривать как нечто постоянное и незыблемое. Лучше всего в регламенте по проведению совещаний прописать пункт о корректировке повестки дня. Так будет гораздо проще подготавливать и осуществлять мероприятие.

Руководитель организации обязательно должен утвердить составленную повестку дня. Однако очень часто на практике применяют упрощенную форму. В ней отсутствует гриф утверждения. Существуют варианты, в которых ответственный исполнитель не должен расписываться. Это самые распространенные виды повесток.

В первой форме указаны сведения об участниках, месте и дате проведения совещания, имеется гриф утверждения, и она информативнее. Рекомендуется применять ее для наиболее важных мероприятий. А при проведении рабочих и оперативных совещаний после обсуждения с председателем повестку имеет право подписать и секретарь. Все нюансы заполнения повестки дня прописываются в регламенте (если в организации такой имеется).

Этап 2. Выбор участников совещания.

Определив цели и круг обсуждаемых вопросов совещания, переходим к согласованию кандидатур участников. Приглашать на заседание следует:

• сотрудников, которые выполняют решения совещания;
• специалистов, деятельность которых обязывает ознакомиться с информацией с данного мероприятия;
• работников, которые владеют знаниями в области вопросов, вынесенных на совещание, из-за своих служебных функций;
• сотрудников, имеющих решающее мнение.

Должны присутствовать специалисты с различными точками зрения, но вместе с этим им надо быть готовым к плодотворному сотрудничеству.

Именно число участников определяет продуктивность собрания. Психологи рекомендуют на внутреннем деловом совещании проводить обсуждение важных вопросов с группами людей от шести до девяти человек. С таким количеством легче работать. Люди не сливаются в массу, имеют свое мнение, из-за этого обеспечивается высокая продуктивность при обсуждении проблем. На практике совещания могут проводиться с большим или меньшим числом сотрудников. В каждом из подобных случаев есть свои плюсы и минусы.

В том случае если на совещание приглашено много людей (сотрудники других компаний, управляющие филиалов, дочерних организаций), тогда секретарем рассылаются извещения (приглашения) на мероприятие. В состав такого документа включены:

• обращения;
• просьбы о подтверждении участия в совещании;
• предложение присоединиться к заседанию;
• повестки дня;
• сведения о времени, месте и дате проведения.

Крупными учреждениями перед совещанием по всем вопросам составляется справка. В ней указана цель и причина выбранных для обсуждения тем. К справке может прилагаться проект, направленный на решение.

Когда на совещание приглашено много людей (чаще всего это касается государственных организаций), к повестке дня прикладывают их список. В частных компаниях участников подобных мероприятий и приглашенных просто указывают в повестке дня.

Сотрудники, которые отвечают за организацию заседания, готовят и рассылают извещения (приглашения).

Тип документа, полученный участником, зависит от вида мероприятия. Это может быть:

• повестка дня в той форме, которую применяют в организации;
• оформленное на фирменном бланке предприятия извещение (приглашение) о проведении совещания.

Для того чтобы участники могли подготовиться, повестку следует отправить за некоторое время до назначенной даты (от трех до пяти дней). Важно приложить к ней все вопросы, вынесенные на обсуждение. Это информационные данные, проекты докладов, презентации и т. д. Сопроводительную документацию можно рассылать позже (за один или два дня до начала мероприятия). Нужно учитывать объем документов, подлежащих ознакомлению, и количество оставшегося времени. Важно понимать, что если человек не сможет изучить весь материал, он не будет продуктивно работать в ходе совещания.

Организаторы мероприятия должны поддерживать обратную связь, а не просто выслать повестки дня (приглашения) участникам. Нужно уточнить все нюансы: возможность присутствия, необходимость наличия технических средств и т. д.

Этап 3. Подготавливаем для совещания документы.

При подготовке пакета документов используйте размер шрифта 12 и более. Важные фрагменты стоит выделить курсивом, подчеркиванием или цветом. Не нужно применять большое количество шрифтов при формировании документа, достаточно использовать один или два стиля. Самые распространенные - Times New Roman и Arial.

Нужно правильно оформить все материалы, которые будут отправлены участникам совещания. Чтобы человек хорошо и быстро ориентировался в документе, подберите стиль написания и оформления. Важно использовать заголовки и подзаголовки, применять нумерацию и списки. Продумайте, как будут выделены таблицы, схемы и рисунки.

Очень важно, чтобы выбранный вами стиль, логика структуры и оформления документа не нарушались. Соблюдайте все правила при формировании материала в целом. Небольшие отступления допустимы, но нежелательны.

При выступлении участник может обращаться к письменному докладу. Напомним, наиболее длинный деловой документ - это доклад. И для успешной карьеры важно обладать навыками его составления. Внизу приведем некоторые полезные советы по написанию текста доклада. Основные критерии:

• краткость - важно уметь выбирать главное (когда цель и содержание позволяют);
• понятность (простые четкие формулировки);
• логичность;
• структурированность.

Доклад должен быть написан для определенной группы и содержать веские доводы, которым нельзя возразить. С помощью такого сообщения можно оказывать определенное влияние на людей, убеждать их в правильности ваших слов, менять их мнение, склонять к определенным действиям. Это и есть основные цели, преследуемые при написании доклада.

Выступающий вместе с сообщением может подготовить дополнительные материалы, которые пригодятся ему для оглашения своей точки зрения. «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать», - гласит русская пословица. Можно применять очень много наглядных средств, визуальную информацию легче усваивать. Сделайте не один большой график, а два маленьких - это гораздо удобнее. Используйте цветные иллюстрации и другие графические изображения. В современном мире это легко сделать с помощью простых программ на компьютере.

Этап 4. Подготовка помещения.

Следует заранее подготовить кабинет, где будет проводиться совещание: проветрить или включить систему кондиционирования, подготовить стулья и аккуратно их расставить, лучше принести большее количество, чем установленное число участников и приглашенных. Бывают ситуации, когда необходимо в срочном порядке дополнительно вызвать кого-нибудь из сотрудников. В этом случае у всех будут места.

• Обязательно наличие письменных принадлежностей на столах - это карандаши, ручки, удобные блокноты, листы формата А4. Неплохой вариант - использовать канцтовары с фирменным лейблом.
• Важно разместить на столах минеральную или обычную воду и стаканы. Количество должно быть больше, чем заявлено присутствующих. Стаканы на столе надо поставить на салфетки вверх дном.
• Если панируется использование маркерных досок, предусмотрите наличие нескольких разноцветных маркеров. Подготовьте заранее специальный ластик, пропитанный жидкостью для удаления надписей.
• Если будут использовать технику, установите ее заранее, ознакомьтесь с правилами эксплуатации и проверьте ее работоспособность. Обеспечьте возможность подключения ноутбука.
• Есть случаи, когда требуется необычное оборудование. При проведении дегустации на пищевых предприятиях, например. Для таких совещаний необходимо подготовить одноразовую посуду для всех участников.
• Если планируется использование слайдов, нужно заранее их принести, также разместите проекционный экран в таком месте, чтобы смотреть было удобно всем присутствующим на заседании людям.
• Есть организации, в которых запрещено проносить на мероприятия мобильные телефоны. Предусмотрите возможность хранения такой техники у секретаря.

Мнение эксперта

Слишком большое количество участников снижает эффективность совещания

Людмила Корытова ,

директор «Оптово-розничная фирма «Хозторг», г. Архангельск

Каждый месяц в обязательном порядке я провожу деловое совещание. Но при остро встающих вопросах организуются незапланированные заседания. Например, если покупатель пожаловался на плохую доставку товара: проводится совещание по теме некачественной работы отдела транспорта. Начальника этой службы я вызываю к себе, и мы решаем все вопросы напрямую.

Я не собираю совещания, где присутствуют представители всех подразделений. Если людей много, сложно услышать каждого и заседание напоминает базар. Мероприятие я назначаю на утро (до десяти часов) или на вечер, это связано с тем, что у нас оптово-розничная сеть. По вечерам у сотрудников возникает меньше вопросов к начальникам отдела. Но чаще всего я собираю совещание с руководителями отделов или магазинов.

Как вести протокол совещания работников организации

Продуктивность работы после совещания зависит от того, как принятые решения будут выполнены. Это очень важный этап! Ответственные исполнители и сроки реализации заданий должны быть письменно оформлены. Для этого составляется специальный документ - протокол. Председателем в конце совещания подводится итог. Он объявляет, кто за что отвечает и рассказывает, как решить ту или иную проблему. В протоколе документально подтверждаются договоренности и формируется направление, в котором следует двигаться для достижения целей.

При завершении совещания протокол - это обязательный элемент. Именно в нем записаны все решения и ход оговоренных вопросов. Протокол - это документ, отражающий деятельность по совместному принятию решений группой работников или коллегиальным органом.

От того, как проводилось совещание, что за проблемы оговаривались, и прочих моментов зависит форма протокола. Существует два вида:

1. полный протокол, содержащий все записи выступлений на мероприятии (фиксируются все вопросы, принятые решения, замечания, выступления участников и так далее);
2. краткий протокол, в него заносятся тезисные записи по теме совещания и выступлений участников, фамилии, принятые решения (мелкие детали не указываются).

Какую форму протокола вести на мероприятии, выбирает руководитель компании.

Протокол - своеобразный конспект совещания. Сотрудники, не принимавшие в нем участие, могут узнать все подробности из этого документа. Протокол - это некая основа, которая пригодится для обсуждения других насущных вопросов, подлежащих решению при следующей встрече. При составлении документа очень важно включить в него такие факты:

• список участников;
• сроки решения вопросов;
• план намеченных действий;
• исполнители, которые отвечают за решение вопросов;
• повестка дня и ее выполнение;
• дату и время проведенного рабочего совещания;
• принятые решения.

Все выступления участников совещания записывает на диктофон или конспектирует (стенографирует) секретарь совещания. Вносит эти данные в протокол тоже он. Самое главное профессиональное качество секретаря - умение слушать. В современном мире это недооцененная черта. Очень часто во время дискуссий несколько людей начинают говорить в одно время. В диалогах используется большое количество слов, но лишь малая часть из них несет действительно важную информацию, которую необходимо зафиксировать в протоколе совещания. Многие люди во время разговоров используют крылатые выражения или фразеологические обороты. Для того чтобы законспектировать важные моменты совещаний, нужно уметь концентрироваться, разбираться в бизнес-терминах и понимать суть внутренних процессов предприятия. Ниже приведен список рекомендаций для правильного ведения протокола совещаний:

• улавливайте не только слова, но и идеи, и факты;
• вслушивайтесь в высказывания о действиях: одобренных, выполненных и предполагаемых;
• отмечайте слова, которые говорили бы о вероятных переменах;
• если что-то не уловили или не поняли в ходе дискуссии о решении или предстоящем действии - не стесняйтесь уточнить у коллег;
• подводите итоги перед тем, как перейти к следующему обсуждаемому пункту. В этом случае очень часто председатель просит озвучить проект решения и, если необходимо, делает поправки и корректировки (отметим, что если для организации совещания создавалась рабочая группа, то она должна готовить проект решения). Секретарь же только фиксирует принятые решения в проекте протокола.

Существуют определенные особенности при оформлении протокола. Когда совещание длится несколько дней, то числа указываются через тире (дата начала - дата завершения). Номер протокола - это порядковый номер заседания. Отсчет ведется с начала года.

Секретарь и председатель подписывают протокол. При необходимости нужно визировать документ. Проставляются визы на уровне записи выступления на левом поле.

Доклады, проекты, справки оформляются как приложения и подшиваются к документу. Весь представленный материал хранится вместе с протоколом.

Время, затраченное на подготовку протокола, зависит от вида совещания. Оно фиксируется в локальных нормативных актах организации. Оптимальное время для оформления протокола - несколько часов после заседания или на следующий день. В этот момент воспоминания о ходе совещания еще свежи в памяти у секретаря и председателя, и документ заполняется правильно, без неточностей.

Все участники мероприятия должны получить копию протокола. А для ответственных исполнителей, которые не присутствовали на совещании по конкретным вопросам, необходимо сделать выписку, включающую в себя точную информацию, требующуюся для выполнения поручений.

Локально нормативными актами организации определяются сроки рассылок копий документов участникам заседания и ответственным исполнителям, отсутствующим на мероприятии.

Мнение эксперта

Договоренности, достигнутые во время совещания, обязательно нужно фиксировать

Александр Шувалов ,

генеральный директор компании «Туле-центр», г. Москва

Бывают случаи, когда правильно организованное совещание с повесткой, конструктивными обсуждениями и следованием регламенту не приносит нужного результата. И получается, что организация не приходит к решению проблем, а остается на том же уровне, как и до проведения мероприятия. И причина вовсе не в безответственности или лени сотрудников. Все просто: дело в том, что договоренности, достигнутые во время совещания, не были зафиксированы.

Все решения и поручения, к которым пришли сотрудники во время мероприятия, просто повисли в воздухе. Да, найдутся читатели, которые нам возразят и расскажут, что они всю информацию записывают в ежедневники. Но знаете, уж очень много проблем возникает из-за того, что участник совещания не законспектировал нужную информацию. Очень часто после заседания сотрудники просто забывают многие из тех вопросов, что обсуждались на мероприятии.

Обязательным правилом проводимых совещаний для меня стало стенографирование. Секретарь компании прошел специальные курсы. И сегодня в нашем архиве находятся все стенограммы по проведенным совещаниям. Если в вашей организации нет секретаря, вы можете поручить протоколирование заседаний другому сотруднику. Или можете сами заполнять документ совещаний. С таким подходом все сотрудники будут информированы о сроках для решения вопросов и порученных им заданиях.

После завершения совещания обязательно следует в письменной форме напомнить про поручение работникам. Также можно применять электронные письма, записи в CRM-системе либо других программах, которые используются для планирования деятельности компании.

Организация проведения совещаний: 5 правил

Правило 1. Управляющий компанией должен выслушать точки зрения всех выступающих, проанализировать их и сформулировать свое решение по обсуждаемому вопросу.

Главная цель дискуссии - найти правильное решение. Поэтому руководителю, у которого уже есть устойчивое мнение по вопросу, вынесенному на обсуждение, не стоит его оглашать в самом начале мероприятия. Важно выслушать альтернативные варианты, чтобы прийти к консенсусу.

Если в начале совещания руководитель высказал свою точку зрения, сотрудники могут отреагировать по-разному. Некоторые, сориентировавшись в считанные секунды, согласятся с озвученным решением, применив другие слова. В данной ситуации задействованы тонкие психологические аспекты, которые достигают цели. Часть сотрудников посчитает своим долгом возразить, даже если разделяет точку зрения руководителя. А некоторые и вовсе никак не отреагируют, не найдя в себе сил и мужества для оглашения собственного мнения.

Опрометчиво озвучив свои соображения в начале совещания, руководитель окажется в сложной ситуации. Сам того не осознавая, он будет защищать свои взгляды. Так как не все начальники могут признавать, что заблуждались в своих суждениях, весь ход дальнейшего совещания может потерять смысл.

Правило 2. Умение слушать коллег - важная функция ведущего совещание.

Когда сотрудник излагает свою точку зрения, нужно удержаться от контраргументов. Так руководитель дает понять, что мнение работников имеет важное значение для вопросов, обсуждаемых на совещании.

Грубой ошибкой, допущенной во время дискуссии, является остановка или одергивание сотрудника, который, по мнению руководителя, излагает неверную мысль. Ошибочна и публичная похвала работника. Так возникает обстановка разногласий в коллективе. Через определенное время сотрудники во всем будут соглашаться с начальником.

Очень важно, чтобы руководитель поощрял самостоятельное мышление работников организации, даже когда их мнения не совпадают. В том случае, если он подвергает сомнению позицию участника совещания, правильным будет вынести ее на открытое обсуждение.

Когда руководитель замечает, что сотрудник, исходя из принципиальных соображений, не может отделить частное от общего, он предлагает ему тет-а-тет обсудить второстепенные моменты после проведения совещания. В более спокойной обстановке можно указать на ошибочное изложение вопроса, уход от основных тем в пользу второстепенных проблем. Ни в коем случае нельзя прибегать к оскорблениям, высказанным в адрес сотрудника.

Правило 3. Больше аргументированных высказываний - обширнее поле для поиска правильного решения.

Конечно, руководитель, который проводит совещание, имеет право отклонять те или иные аргументы сотрудников после того, как тщательно их проанализирует.

Не всегда во время совещания все приглашенные принимают участие в обсуждении. Руководитель не должен требовать от них предложений по тому или иному вопросу или порицать.

Причина такого отношения кроется в организации совещания и ходе обсуждения тем. Бывает, что руководитель неправильно поставил вопрос или плохо продумал речь, тем самым включил пассивное поведение у участников заседания.

Правило 4. Важно, чтобы руководитель прислушивался к мнению сотрудников , умел упорядочить аргументы, поддерживал интересные предложения и предлагал вернуться к их детальному обсуждению в будущем.

На все вопросы, которые возникают в ходе ведения совещания, участники должны получит ответ - это важный момент. Могут возникнуть непредвиденные ситуации, и ведущий должен быть к этому готов. Нельзя допускать нарушения плана мероприятия из-за неожиданной реакции сотрудников. Подведение совещания к успешному завершению - вот основная задача руководителя.

Правило 5. Когда все вопросы, вынесенные на совещание, обсуждены, руководитель должен успешно его закончить.

Исходя из собственного мнения, выводы по итогам совещания делает начальник. Нельзя формулировать заключения коллективно, прибегнув к помощи голосования.

Никакой роли не играет, сколько участников совещания одобрили какой-либо из аргументов. Есть вероятность, что предложение, высказанное только одним или несколькими работниками, и является для руководителя наиболее важным. Опираясь на это, он принимает итоговое решение.

Мнение эксперта

3 полезных правила проведения совещания

Александр Рагиня ,

исполнительный директор компании «КСК групп», г. Москва

Перед тем как приступить к проведению совещания, оглашаю основные цели и свои главные требования к каждому участнику. Опираюсь на три основных правила:

1. Пока сотрудник говорит, не высказывайте свою точку зрения. Главная ошибка - поддержка того или другого участника совещания. Важно, чтобы руководитель выслушал все мнения. При этом не нужно принимать ничью сторону. В случае критики от сотрудников во время выступления коллеги предлагаю озвучить их альтернативное мнение.
2. Применяйте информацию о психотипах людей. Во время совещания все участники играют определенные роли: вдохновитель, скептик, администратор, создатель. Определите психотип каждого участника совещания. Применяйте эти знания, чтобы распределить очередность выступления. Вдохновитель должен выступать в начале совещания. После него - создатель. Он внесет креативные предложения. Следом - администратор. Его рациональное мышление незаменимо. Последнее слово предоставьте скептику. Он проанализирует риски предложенных решений.
3. После оглашения решения дайте возможность участникам его обсудить. После того как все сотрудники поделятся идеями, расскажите, как на ваш взгляд следует решать проблему. Пусть участники еще десять минут подумают, выскажут замечания и обсудят способы действия, предложенные вами. После того как все мнения будут оглашены, принимайте решение.

Как выходить из сложных ситуаций во время совещания

Неприятности случаются даже на самых продуманных совещаниях. Конфликты и тупики во время обсуждений - явление нередкое. Но все неприятности можно уладить, не нужно выходить из себя и терять голову. Внимательно следите за ходом дискуссии, тогда причину будет легче найти.

Когда оратор выступает, старайтесь обращать внимание не только на то, что он говорит. Следите за жестами, мимикой и тем, как участник расставляет акценты в своих мыслях. Зафиксировав все нюансы во время выступления, вы легко сможете уладить любой конфликт.

Когда обсуждение зашло в тупик, напомните сотрудникам о предмете дискуссии и целях совещания. Бывают случаи, когда подчиненные не поняли задачу обсуждения или вами была предоставлена неточная информация. Эту проблему следует исправить. Если некоторые аспекты себя исчерпают, уточните у участников, нужно ли продолжать обсуждение темы. Возможно, настал черед следующих вопросов, стоящих на повестке совещания. Перерыв - это одно из главных требований при проведении заседания. А вопросы, которые не были рассмотрены, можно обсудить позже или вынести на следующее совещание.

Не нужно заполнять возникшую паузу, если участники замолчали. Надо понять ее причину. Часто подобные ситуации являются следствием поведения руководителя или недостатка информации. Уточните у собравшихся сотрудников, нужны ли им пояснения. Современный метод, который часто используют в подобных ситуациях, - сторителлинг.

Иногда бывает, что группа не может сосредоточиться на определенном вопросе и уходит к другой теме. Вы должны показать, что настроены на общение и участникам можно озвучивать противоположные точки зрения. Дайте понять, что любое мнение играет важную роль. Похвалите участника, который выступит первым. Но, чтобы не потерять доверие коллектива, старайтесь следовать всем правилам.

Случается такое, что обсуждение стопорится на одной или двух темах. Задайте вопрос группе: есть ли другие мнения по этим вопросам. Уточните у сотрудников, понятна ли им цель совещания.

Если возник конфликт, доступно объясните, что не следует переносить эмоции в зал заседания. Еще раз огласите правила поведения во время совещаний. Все высказывания участников должны иметь отношение к поставленным вопросам, а не к отдельным сотрудникам. Сконцентрируйте внимание на важных моментах. Постарайтесь вернуть совещанию положительный тон. Дайте понять сотрудникам, что они не обсуждают предложения участников, а выдвигают новые идеи. Так можно уйти от нежелательной критики и реакции на нее. Пробные вопросы тоже помогут прекратить конфликт.

Ошибки, которые часто допускаются во время организации деловых совещаний

Когда формируется повестка дня, часто возникают ошибки. Основные из них:

• отсутствует главная тема совещания (нет четких границ и соответствующего аналитического обеспечения);
• суть обсуждаемой проблемы не разъясняется участникам;
• в повестку дня включены вопросы, которые различаются по содержанию и объему, из-за чего мероприятие сводится к пререканиям и ругани между отдельными сотрудниками;
• увеличивается число пассивных слушателей, неверно выбраны участники;
• нет четкой структуры, участники отвлекаются на злободневные предметы, побочные темы, вопросы, которые возникают стихийно (не проработан план).

Определение продолжительности совещания. Основные ошибки:

• не указано точное время продолжительности мероприятия;
• совещание длится больше запланированного времени;
• слишком длинное совещание;
• нет перерывов;
• нет ограничения для выступлений и докладов;
• мысли изложены неясно, длинными формулировками.

Определение места проведения совещания. Основные ошибки:

• плохо освещенное помещение, некомфортное и т. д.;
• во время совещания приходят посетители, ведутся телефонные переговоры;
• в кабинете начальника проводится слишком много совещаний.

Как повысить эффективность проведения совещаний

1. Используйте современные средства оповещения (почтовая рассылка, различные мессенджеры и т. д.). Это позволит уменьшить время, затраченное на организацию мероприятия. Применение готовых рассылок значительно оптимизирует временные затраты. От плановых совещаний можно отказаться.
2. Выберите правильных участников совещания. Откажитесь от принципа: «Пригласим всех заинтересованных». В большинстве случаев эффективнее провести личный разговор. Исходите из принципа - кто наиболее важен для решения поставленных вопросов.
3. Примите решение о необходимости в совещаниях. К плановым заседаниям готовятся по привычке - это расслабляет. Сотрудники более сосредоточенны, если их в любую секунду могут позвать на совещание.
4. Подготавливайтесь к заседанию. Не сообщайте о поставленных вопросах на самом совещании. Для более эффективного информирования воспользуйтесь электронной рассылкой материалов. Сотрудники самостоятельно подготовятся к мероприятию. Важно, чтобы все участники были осведомлены обо всех нюансах поставленных вопросов.
5. Примите решение о форме проведения совещания. Применяйте современные средства связи. Много времени иногда тратится просто на приглашение участников. В некоторых случаях стоит организовать телефонные конференции или использовать интернет - это может быть значительно эффективнее. Задайте себе вопрос: «Обязательно ли собирать участников вживую?».

Что нужно для оптимизации процесса совещания:

1. Пунктуальность - это должно быть первым требованием руководителя. Вводите штрафы и наказания за опоздания. Первым делом за задержку руководителей! «Рыба начинает гнить с головы!». Если один участник опоздал, он потратил драгоценное время остальных сотрудников, присутствующих на совещании.
2. Для правильного ведения протокола мероприятия введите должность «корпоративный секретарь» или «секретарь-референт» (допускается совместительство). Если возможности нанять отдельного сотрудника нет, то назначьте ответственного за протокол совещания. Все участники должны получить итоговый документ после завершения заседания.
3. Исключайте из участия в совещании сотрудников, которые не ознакомились с вопросами, вынесенными на повестку дня. Много времени займет объяснение всего материала нерадивому работнику - это нецелесообразно. Все принятые решение следует донести до исключенного участника персонально.
4. При проведении аудио или видеоконференции нужно следить за вниманием сотрудников. Персонально задавайте вопросы каждому участнику.
5. Применяйте методику поддержания на мероприятии рабочей остановки и психологической активизации участников.

Информация об экспертах

Людмила Корытова , директор ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг», г. Архангельск. ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг» имеет 45-летний стаж работы на рынке товаров хозяйственного назначения. Обладает материально-технической базой (складскими помещениями и магазинами). Ассортимент товаров — около 20 тыс. наименований. Торговая сеть «Хозторг» включает 26 магазинов, 19 из которых расположены в Архангельске, остальные — в Архангельской области. Выручка за 2006 год — 300 млн руб. В компании работают 230 человек.

Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», г. Москва. Александр Шувалов в 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го - глава группы компаний Anhel GmbH. С 2008-го - руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009-2010 годах - исполнительный директор инвестиционного фонда Lloyds Banking Group (Лондон). «Туле-центр». Сфера деятельности: официальный дистрибьютор компании Thule в России. Форма организации: ООО. Месторасположение: Москва. Численность персонала: 100. Стаж генерального директора в должности: с 2010 года. Участие генерального директора в бизнесе: наемный менеджер.

Александр Рагиня , исполнительный директор компании «КСК групп», г. Москва. ООО «КСК групп». Сфера деятельности: комплексный консалтинг (юридический, налоговый и кадровый, привлечение финансирования, автоматизация бизнес-процессов, маркетинг). Численность персонала: 500. Позиция в рейтинге аудиторско-консалтинговых фирм России: 14-е место (в 2014 году; рейтинг компании «Эксперт РА»).

Не просто корявые, а ужасные. Такое ощущение что двоечники писали этот закон. Или люди далекие от банкротства.

Я для одного сайта делал обзор по изменениям, выложу его здесь.

Банкротство работодателя как инструмент борьбы с невыплатами зарплаты.

В период когда вся юридическая и неюридическая общественность бурно обсуждала будущее вступление с силу с 01 октября 2015 г. изменений к Федеральному закону «О несостоятельности (банкротстве)» № 127-ФЗ от 26.10.2002 г. (далее – Закон о банкротстве) о банкротстве граждан, тихо и без лишней помпы вступили в силу изменения к указанному Закону, касающиеся прав работников, перед которыми работодатель имеет задолженность по заработной плате.

Так сложилось, что до 29.09.2015 года, пока не вступили в силу изменения в Закон о банкротстве, работники были наиболее незащищенной категорией кредиторов в делах о банкротстве должников – юридических лиц.

По старой редакции Закона о банкротстве работники имели право только избрать представителя их законных интересов при проведении процедур, применяемых в деле о банкротстве, но какими-либо реальными рычагами воздействия на должника или арбитражного управляющего они не обладали. При этом размер задолженности перед работниками не имел никакого значения. Такому представителю отводилась роль «свадебного генерала» на собраниях кредиторов: представитель работников мог присутствовать на собраниях кредиторов без права голоса по вопросам повестки дня, знакомиться с копиями документов. Отсутствие представителя работников на собрании кредиторов (комитете кредиторов) не только не препятствовало его проведению, но и молчаливо одобрялось кредиторами, должником и арбитражным управляющим. А если нарушались интересы отдельного работника, например, по включению его требований во вторую очередь кредиторов, то работник самостоятельно пытался восстановить свои нарушенные права и законные интересы. Представитель работников мог участвовать только в урегулировании разногласий с арбитражным управляющим связанных с очередностью, составом и размером требований работников о выплате выходных пособий и об оплате труда лиц, работающих по трудовым договорам или общей суммы капитализированных платежей во внебюджетные фонды.

Нарушение прав работников должника начиналось практически сразу с того момента, когда должник принимал решение обратиться в суд с заявлением о банкротстве.

Закон о банкротстве предусматривает, что должник обязан приложить к заявлению о банкротстве копию протокола, в котором работники избрали своего представителя для участия в арбитражном процессе по банкротству работодателя. Но это требование обязательно только в случае, если такое собрание работников проводилось. Подвох заключается в том, что законодательно не установлена обязанность контролирующих должника лиц ставить в известность трудовой коллектив о том, что было принято решение о подаче в суд заявления о банкротстве. Таким образом, работники, не избравшие своего представителя до подачи заявления должника в суд, с самого начала исключались работодателем-должником из числа лиц, участвующих в арбитражном процессе. Наверно чтобы не мешали собственникам должника «реструктурировать» свой проблемный бизнес.

Тут надо указать еще на один нюанс, существовавший в старой редакции Закона о банкротстве: кредиторы по задолженности по заработной плате были работниками только до начала процедуры конкурсного производства, так как в соответствии со ст. 129 Закона о банкротстве последствием введения данной процедуры является уведомление работников о предстоящем расторжении трудовых договоров и увольнение работников. А теперь самое главное: понятие «бывший работник» старая редакция Закона о банкротстве не содержала! Таким образом, почти мифический представитель работников практически полностью исчезал из числа лиц, активно участвующих в процедуре банкротства должника.

Все это порождало большое количество нарушений прав работников-кредиторов при злоупотреблении правами должником или арбитражным управляющим, так как законодатель не предусмотрел право представителя работников на подачу в суд жалоб на действия (бездействие) арбитражного управляющего и заявления о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц, если они причинили ущерб кредиторам.

Итак, рассмотрим какие новеллы внес законодатель в наш многострадальный Закон о банкротстве в части прав работников должника.

1. Законодатель уточнил состав кредиторов и признал, что кредиторами являются не только действующие, но и бывшие работники должника.

2. Уточнен состав задолженности перед работниками. Теперь в него включается задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору. Фактически это вся задолженность работодателя перед работником.

3. Представителя работников могут избирать не только действующие работники, но и бывшие работники должника.

4. Задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, теперь является признаком несостоятельности (банкротства) и учитывается при рассмотрении обоснованности заявления должника о признании банкротом.

5. Установлен порядок определения задолженности по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору:

Задолженность, возникшая на дату подачи в арбитражный суд заявления о признании должника банкротом, подлежит включению во вторую очередь реестра требований кредиторов;

Задолженность, возникшая после возбуждения дела о банкротстве, подлежит включению во вторую очередь текущих платежей.

6. Если должник оспаривает требования кредиторов-работников, то размер денежных обязательств, требований о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, определяется арбитражным судом в порядке, предусмотренном Законом о банкротстве. Ранее такие разногласия рассматривались в судах общей юрисдикции.

7. Самая главная новелла – работники теперь наделены правом подачи заявления о банкротстве работодателя. Законодатель установил только одно условие для возникновения такого права – задолженность по оплате труда или выплате выходных пособий должна составлять более трех месяцев. При этом размер задолженности должен быть подтвержден решением суда, вступившим в законную силу. Однако размер этой задолженности законодатель прямо не ограничил, а только указал в Законе о банкротстве, что для возбуждения дела о банкротстве должника задолженность перед кредиторами должна составлять не менее трехсот тысяч рублей. Таким образом, имея на руках вступившее в силу решение суда о взыскании задолженности по оплате труда в размере более трехсот тысяч рублей, работник обращается в арбитражный суд с заявлением о банкротстве работодателя.

Какие неограниченные возможности это дает!!! Изменения в Закон о банкротстве от 29.12.2014 года, касающиеся запрета на выбор должником кандидатуры арбитражного управляющего или саморегулируемой организации арбитражных управляющих, казалось навсегда закрыли возможность должникам совершить «самострел» с «дружественным» арбитражным управляющим. Но, не прошло и года как «калитка» вновь приоткрылась: никто и ничто не мешает единоличному исполнительному органу (да, собственно, и участникам юридического лица) быть теми самыми кредиторами-работниками с требованиями по зарплате более трехсот тысяч рублей.

8. Новая редакция Закона о банкротстве предусмотрела процедуру созыва и проведения собрания работников, бывших работников должника и избрание представителя работников должника. Организация и проведение собрания работников, бывших работников должника осуществляются арбитражным управляющим. Данное собрание должно проводиться не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения собрания кредиторов. При этом собрание правомочно, если на нем присутствует более чем половина числа работников, бывших работников должника, известных на дату созыва такого собрания. Арбитражный управляющий обязан письменно уведомить всех известных работников должника о созыве собрания и опубликовать сообщение о собрании в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве, а в случае если число работников более ста он обязан опубликовать сообщение о собрании в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве и в официальном издании, определенном Правительством Российской Федерации (в настоящий момент таким изданием является еженедельное приложение к газете «КоммерсантЪ»).
Следует обратить внимание на несколько моментов:
- ни Закон о банкротстве, ни Трудовой кодекс, ни иные нормативные акты не регламентируют порядок созыва собрания работников до начала процедуры банкротства (кто инициирует, где проводится собрание, как извещают работников и тем более бывших работников, участвуют ли только работники, перед которыми есть задолженность или весь трудовой коллектив, кворум и т.п.).
- Закон о банкротстве не содержит указаний не конкретный перечень решений, которые может принять собрание работников. По умолчанию Закон дате право работникам и бывшим работникам принять следующие решения: избрание/прекращение полномочий представителя работников, размер вознаграждения. Могут ли работники принимать иные решения? Например, решение подать заявление о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.
- Так же из Закона о банкротстве явно не следует, что собрание работников должно проходить с той же периодичностью, что и собрание кредиторов должника.
- Не предусмотрена ответственность представителя работников за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей. Например, если представитель работников не присутствует на собраниях кредиторов, не обращается с заявлением о привлечении к субсидиарной ответственности контролирующих должника лиц.

9. Оплата услуг представителя должника осуществляется теперь за счет должника. Эта новелла позволит работникам более эффективно защищать свои права, выбирая в качестве своего представителя профессионального юриста или адвоката.

Мы настоятельно рекомендуют избирать представителя работников при обращении в суд с заявлением о банкротстве должника, так как имеется правовая неопределенность в следующем вопросе: может ли работник самостоятельно участвовать в арбитражном процессе по делу о банкротстве? Дело в том, что статья 34 Закона о банкротстве не упоминает работников и бывших работников в числе лиц, участвующих в деле о банкротстве должника, а статья 35 Закона предусматривает, что в арбитражном процессе по делу о банкротстве должника может участвовать только представитель работников должника. Работник, как самостоятельный субъект арбитражного процесса в Законе о банкротстве не предусмотрен , в связи с чем есть риск недопущения работника в процесс по рассмотрению обоснованности заявления о признании должника банкротом.

10. Представитель работников теперь имеет право на подачу заявления о привлечении контролирующего должника лица к субсидиарной ответственности в ходе конкурсного производства. Это хороший шанс работникам восстановить социальную справедливость, потрепав нервы бывшему директору или собственникам бизнеса.

11. Требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, включаются в реестр требований кредиторов арбитражным управляющим или реестродержателем по представлению арбитражного управляющего, а в случае оспаривания этих требований ― на основании судебного акта, устанавливающего состав и размер этих требований. Эта новелла, на наш взгляд дает более эффективную защиту прав работника и ограничивает произвол арбитражного управляющего по определению размера требований работника.

12. При санации должника теперь учитываются все требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору.

13. Для целей подачи заявления о банкротстве работодателя работники, бывшие работники должника вправе объединить свои требования к должнику.

14. Если при рассмотрении обоснованности заявления кредитора-работника о ведении в отношении должника процедуры банкротства судом будет установлено отсутствие у должника средств, достаточных для погашения расходов при проведении процедуры банкротства, то эти расходы не могут быть возложены на заявителя-работника.

15. Изменен порядок удовлетворения требований работников-кредиторов, включенных во вторую очередь реестра требований кредиторов.

Требования кредиторов второй очереди подлежат пропорциональному удовлетворению в следующем порядке:

В первую очередь ― требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, в размере не более чем тридцать тысяч рублей за каждый месяц на каждого человека;

Во вторую очередь ― оставшиеся требования о выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору;

В третью очередь ― требования о выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности.

16. Требования по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору применяются также при банкротстве особых субъектов-должников: финансовых организаций, субъектов естественных монополий, крестьянского (фермерского) хозяйства.

Резюмируя выше изложенное можно сделать следующие выводы:

Вывод № 1. Предоставляя большой объем прав работникам должника, перед которыми имеется задолженность по выплате выходных пособий и (или) об оплате труда лиц, работающих или работавших по трудовому договору, законодатель дает им очень эффективный инструмент для погашения задолженности. И если еще недавно очень широко использовался термин «корпоративный шантаж», то можно смело говорить о появлении понятия «трудовой шантаж» - угроза банкротства работодателя по требованию работников с целью ускорения выплаты задолженности.

Вывод № 2. Изменения в Закон о банкротстве в отношении прав работников и бывших работников должника имеют серьезные пробелы и требуют законодательной доработки по следующим направлениям:

Определить размер задолженности перед работниками и бывшими работниками, при котором они имеют право на подачу заявления в банкротстве должника-работодателя. Сейчас этот размер приравнивается к общей норме о задолженности юридического лица в размере триста тысяч. По нашему мнению, для целей подачи заявления в суд и возбуждения дела о банкротстве размер следует изменить в меньшую сторону. Например, можно установить, что для целей возбуждения дела о банкротстве должника-работодателя размер задолженности должен быть больше либо равен оплате труда работника за три месяца, в соответствии с трудовым договором.

Установить, что к заявлению должника о банкротстве в обязательном порядке прикладывается протокол собрания работников и бывших работников, которым избирается представитель работников должника либо справка должника об отсутствии задолженности перед данной категорией кредиторов. Отсутствие протокола собрания работников или непроведение собрания работников перед подачей заявления должника о банкротстве, а также предоставление с суд недостоверных сведений об отсутствии задолженности по оплате труда и выпале выходных пособий, влечет для контролирующих должника лиц субсидиарную ответственность в размере непогашенных требований перед данной категорией кредиторов.

Регламентировать права работников, подавших заявление о банкротстве должника-работодателя при рассмотрении судом обоснованности данного заявления. Таким образом, дать возможность работнику реализовать свои процессуальные права, как заявителю в деле о банкротстве должника.

Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

• Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

• Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

Приобретение новой поточной линии;

Технологическая подготовка производства;

Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

Материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

Представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

Ф.И.О. участников;

Их должности;

Наименование организации, которую представляет каждый участник;

Населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

Логотип организации, которую представляет участник;

Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Уточните у председателя регламент каждого выступления.

Запланируйте перерывы, если это необходимо.

Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Выделяют следующие виды протоколов:

. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3

Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе