Акт приема-передачи документов. Скачать образец. Простой образец акта приема передачи документов

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей .

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

Наименование документа (дела)

Крайние даты

Кол-во документов (листов)

Примечание

Протоколы общего собрания акционеров ОАО «Краска»

01.03.2010- 18.03.2013
...
...

Положения об общих собраниях акционеров

Отсутствует положение об общих собраниях акционеров № 1/36 за 2013 год
...

Приказы ОАО «Краски»

Приложение №1

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

  1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
  2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить . Он составляется в случаях:

  • Увольнения работника,
  • Назначения работника на ту или иную должность,
  • Перевода сотрудника на другую должность,
  • Перевода сотрудника в другое подразделение,
  • Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие - состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

Номер документа

Наименование документа

Примечания

Письмо председателя ООО о приеме …

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: , факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение - неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.

Акт приема-передачи документов предназначен для оформления процедуры отправки значимой документации согласно определенному перечню. Данный бланк служит вариантом подтверждения получения определенным лицом определенного документа.

Предназначение документа

Бланк акта заполняют юридические лица, если намереваются передать значимые юридические документы в следующих ситуациях:

  1. Документы другим юрлицам в рамках договора.
  2. Кадровые документы при переводе или увольнении сотрудников, а также ликвидации подразделений и т.д.

Документ фиксирует факт вручения деловых бумаг, позволяя впоследствии доказать исполнение своих обязанностей перед другой стороной. Акт может заполняться как в рамках исполнения обязательств по договору, так и в других ситуациях по просьбе сторон, одна из которых нуждается в документации.

Надлежаще составленный приемопередаточный акт имеет юридическую силу, так как составление и подписание данной бумаги будет служить свидетельством совершений действий при разбирательствах в суде.

Документ подписывается между двумя сторонами в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон – отправителю и получателю.

Обязательные реквизиты

Несмотря на то, что в российских законах нет утвержденной единой формы документа, следует соблюдать определенные требования при составлении и подписании акта. В противном случае документ будет считаться недействительным и не сможет быть использован в качестве доказательства получения адресатом требуемого документа.

  1. Документ должен иметь название.
  2. Указывается дата, когда акт был составлен и место его оформления.
  3. Компания, передающая документы, вносит в акт свое полное название в качестве отправителя.
  4. Указывается конкретное ответственное лицо, оформившее акт: его должность и полное имя.
  5. Вносят сведения об адресате, т.е. лице, которое должно получить определенные документы. Название организации пишут полностью с указанием формы собственности.
  6. В документе обязательно отражают информацию о лице, которое должно получить список документации: полное ФИО и его должность.
  7. Информация о документах может быть занесена в виде таблицы, в которой содержатся сведения о названии документов, их регистрационных номерах.
  8. Приемопередаточный акт должен содержать подписи ответственных сотрудников предприятия, участвующих в процессе передачи документов с обеих сторон.
  9. Документ является юридически значимым и нуждается в заверении печатью в организации, составившей подобный акт.

Данный бланк может заполняться и в случае передачи документации между физическими лицами. В таком случае вместо полного названия юрлица указывают паспортные данные сторон, а подписи не заверяются печатью ввиду их отсутствия.

Если документы передаются в оригинале, информация об этом должна быть отражена в акте. В случае утери или порчи составленный акт позволит урегулировать ситуацию с соответствующими органами. Так как риск утраты документов присутствует всегда, рекомендуется накануне передачи делать копии со всех оригиналов.

На видео об оформлении передачи документов

Акт приема-передачи документации применяется и в работе кадровой службы. При передаче важных личных документов не только составляется акт, но и проверяется их соответствие указанному в акте перечню и на подлинность. Это позволит избежать нежелательных разбирательств, если между сотрудником и организацией появятся какие-либо претензии.

Ведение делопроизводства не обходится без передачи документов. Причины могут быть разными, но документирование процесса обязательно. Что собой представляет образец акта при приеме-передаче документации?

Распоряжение любыми документами предполагает наличие определенной ответственности. И при смене ответственного за сохранность документации лица требуется документальное оформление. Как выглядит образец акта приема-передачи документов?

Общие аспекты

Любой документооборот требует контроля. Для этого определенный вид документов передается конкретному сотруднику. Он отвечает за их сохранность, правильное применение и конфиденциальность.

При любой иной практической необходимости надлежит сдать или передать иному ответственному лицу подконтрольные документы.

Порядок передачи важных документов может быть закреплен в учетной политике организации. При этом утвержденной является и форма акта, применяемого при приеме-передаче документации.

В некоторых случаях передача документов регламентирована нормативными положениями. В иных ситуациях организация выбирает наиболее подходящий способ.

Что это такое

Актом о приеме-передаче документации именуется документ, отображающий передачу одного или группы документов от одного к иному.

Смена любого работника, в чьем ведении находятся какие-либо документы, сопровождается передачей необходимой документации.

Если процесс никак не фиксировать, то велик риск потери важной информации. К тому же при утрате или повреждении документа вряд ли удастся установить виновное в этом лицо.

Именно акт приемки-передачи документов фиксирует передачу документации и ее . Подписанный акт закрепляет тот факт, что одна сторона документы сдала, а другая приняла.

Наличие подписей в акте свидетельствует об отсутствии претензий по поводу ненадлежащей сохранности, отсутствия документов или еще каких-то причин. Оформленный правильно акт имеет юридическую силу.

В случае спорных ситуаций и судебных разбирательств акт становится весомым доказательством. Каждая организация может составлять данный акт по самостоятельно разработанному и утвержденному образцу.

Но важно присутствие в документе следующих аспектов:

  • наименование, дата составления и место оформления акта;
  • наименование организации, в какой происходит передача;
  • паспортные данные и Ф.И.О. лица, передающего документы;
  • паспортные данные и Ф.И.О. лица, принимающего документы;
  • перечень передаваемых документов с указание подробных характеристик (данную часть желательно оформлять таблицей при большом количестве документов);
  • подписи сторон и печать организации.

Какова роль документа

Актом приема-передачи документации подтверждается факт получения конкретных бумаг новым ответственным лицом. При этом четко определяются лица, ответственные за сохранность документов, как в прошлом, так и в будущем.

Передаваться могут не только документы, но и дела или иные ценные бумаги. Так кассир обязан по акту передать имеющуюся в кассе наличность и .

То есть основополагающее предназначение данного акта засвидетельствование перемещения документов от одного лица к другому. При отсутствии акта о приеме-передаче документов впоследствии очень сложно доказать, что передача произошла.

Учитывая то, что ценность некоторых документов может быть весьма значительна, процедуре составления акта стоит уделить максимум внимания.

В рамках любого судебного разбирательства приоритет отдается именно письменным доказательствам. Стоит отметить, что иногда от имени юридических лиц могут действовать уполномоченные представители.

Если процесс передачи осуществляется меж представителями разных юрлиц до начала процесса надобно проверить действительность полномочий каждой из сторон.

Причиной передачи документации становится , увольнение, назначение работника либо другая практическая надобность. Комиссия должна состоять из не менее, чем трех человек.

Присутствие принимающего документы лица и передающего обязательно. Перечень документов удобнее оформить как таблицу. Заполняется таковая в свободной форме, но из ее содержания должен быть максимально ясен состав документов.

Процедура приемки-передачи документации включает в себя:

Все данные работы комиссии включают в содержание акта в виде текстовой части. Это особенно важно, когда имеют место несоответствия в документах. Указание сего факта снимает ответственность за имеющиеся ошибки с принимающего лица.

Вместе с тем допустимо составление акта в виде одной таблицы без дополнительных пояснений. При большом количестве документов целесообразно оформлять приложения к акту.

К примеру, в самом акте указать, что передаются определенные группы документов, а в приложениях подробно расписать состав этих групп. Таким образом, не нарушается восприятие общего содержания акта.

Так как приложения выступают в виде неотъемлемой части акта, то все перечисленные в приложениях документы числятся включенными в акт. Особенное внимание следует уделить документам, передаваемым в оригинальном виде.

Лицу, передающему оригиналы, крайне желательно предварительно снять с них копии. Это предотвратит возникновение проблем при утрате оригинальной документации.

В акте должно указать, оригиналы или копии получает принимающая сторона. Акт о приеме-передаче документов составляют в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны.

Другому лицу

Передача документов от одного лица к другому подтверждается актом с целью фиксации факта получения конкретных документов.

Поскольку в акте приводится подробный список передаваемых документов, то при необходимости легко установить, какие документы переданы, в каком виде и количестве.

Акт приема-передачи документов другому лицу составляется по следующему образцу:

  1. Название документа.
  2. Дата составления.
  3. Место оформления.
  4. Данные о передающей стороне.
  5. Данные о принимающей стороне.
  6. Текст, указывающий, что передача документов состоялась согласно приложенного списка.
  7. Текст, удостоверяющий, что получатель принял документы и проверил их.
  8. Текст, фиксирующий отсутствие претензий у сторон.
  9. Перечень документации (список, таблица, приложения). При этом относительно каждого документа указывается название, номер, дата, количество листов, число экземпляров, оригинал или копия и иные важные данные.
  10. Подписи сторон.

При смене директора

Директор является лицом, ответственным за сохранность документации организации и определенной части имущества, закрепленной за ним. В случае увольнения директор обязан передать дела.

Однако законодательно установленного порядка не предусмотрено. Процесс смены гендиректора в организации закрепляется в локальном акте.

Но задерживать увольнение по причине не сдачи документов участники общества не вправе. Но документы у уволившегося директора могут востребоваться в судебном порядке.

Подписывают приемопередаточный акт два директора, сменяющийся и заступающий на . Также принять документы вправе собственники организации.

При смене главного бухгалтера

Передача документов при смене главного бухгалтера осуществляется по следующей схеме:

Издается приказ руководителя В нем указываются причина приема-передачи документов (смена, увольнение главбуха), сроки осуществления процедуры, ответственные лица с указанием Ф.И.Л., указание иных лиц-участников процесса, дата завершения передачи, обязанности и полномочия прежнего и нового бухгалтеров (при необходимости совместной работы в течение какого-то времени)
Завершение учетных процессов На дату начала передачи документов действующий бухгалтер обязан сделать все необходимые бухгалтерские записи, сформировать необходимую первичную документацию, предоставить всю требуемую отчетность. Все документы должны быть правильно рассортированы и подшиты
Инвентаризация Смена материально ответственных лиц, к коим относится и главбух, предполагает обязательное проведение инвентаризации на предмет соответствия фактического состояния дел и данных бухучета. Инвентаризационный акт составляется в трех экземплярах, для бухгалтерии и участвующих бухгалтеров
Проверка Вся бухгалтерская отчетность подлежит проверке текущего состояния и правильности оформления
Составление акта приема-передачи документов Данным документом разграничивается ответственность принимающего и передающего главбуха

По договору цессии

Если организация уступает требование к должнику другому кредитору, то она обязана передать ему все документы, подтверждающие право требования ().

Так если уступается требование к покупателю, на оплату им полученного товара, то минимум передаваемых документов состоит из и .

Составлением акта приема-передачи документов занимается бухгалтер действующего кредитора. Оформление происходит по стандартной схеме, но есть некоторые нюансы самой процедуры.

Спорным моментом выступает вопрос, оригиналы или копии документов надлежит передавать новому кредитору.

Если речь идет об уступке части требований и в указана передача копий, то оригиналы остаются у действующего кредитора, а передаются заверенные копии.

Если договор прямо не указывает на передачу копий, то согласно п.2 ст. 385 ГК передаются оригиналы.

Если уступаемые по договору цессии документы необходимы в оригиналах обоим кредиторам, то можно согласовать условие о предоставлении оригинальных документов одной из сторон другой при необходимости.

На хранение в архив

При передаче архивных документов на хранение требуется подготовка к процессу. В первую очередь документы сортируются по срокам хранения.

При этом отбираются документы, срок хранения каких истек. Для документов временного сохранения составляется акт уничтожения документов.

Следующим этапом становится отсортировка документов, подлежащих сдаче в архив. В соответствии с действующими правилами документы передаются в архив не позднее трех лет с момента завершения их применения в делопроизводстве.

Не следует сдавать более «свежие» документы, поскольку они могут пригодиться. Все отобранные для сдачи в архив документы проверяются на ценность и правильность оформления, затем составляется сдаточная .

Сотрудник архива принимает документы по сдаточной описи. При этом составляется акт приема-передачи документов.

Если отдельные документы, указанные в описи отсутствуют, в акте указывается этот момент с указанием причины. Один экземпляр акта остается у организации, другой сдается в архив вместе с документами.

Особенности в зависимости от вида документации

Для правильного осуществления процедуры приема-передачи документов, в первую очередь, надлежит убедиться в наличии или отсутствии конкретных документов. Также важно определить, какие именно документы должны присутствовать.

Обыкновенно, прописывается это в номенклатуре дел либо в положениях учетной политики организации. В процессе передачи документации важно учитывать особенности относительно отдельных видов документов.

Проектная

Составление приемопередаточного акта касательно проектной документации требует соблюдения стандартных правил. То есть указываются реквизиты сторон, перечень документов и их характеристики.

Но кроме того существует и ряд реквизитов, обязательных при сдаче проектных бумаг. В частности, акт передачи проектной документации составляется в комплексе с .

При этом указываются:

  • данные заказчика и подрядчика с указанием их реквизитов;
  • наименование проектной документации и этапа работ;
  • должности и Ф.И.О. передающих/принимающих лиц;
  • краткое описание исполненных работ;
  • стоимость работ;
  • факт сдачи-приема работ;
  • подписи сторон.

Важно чтобы при передаче оригиналов были сделаны копии документов. Это позволит исключить проверки, связанные с порчей или утратой оригинальной документации.

Бухгалтерская

Относительно особенностей передачи бухгалтерской документации следует отметить такие моменты:

При увольнении главбуха по собственному желанию Работодатель обязан расторгнуть не позднее, чем спустя две недели. Документы должны быть сданы на момент увольнения
Если главбух увольняется По инициативе руководства либо меняется собственник, то срок сдачи документов не должен превышать двух недель
Дату начала процесса передачи документов Надлежит определять при учете сроков сдачи бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций
На малых предприятиях Целесообразно проводить полную инвентаризацию имущества, в крупных организациях можно ограничиться выборочной проверкой
Процедуру проверки правильности документов Желательно доверить сторонним . При отсутствии такой возможности новый бухгалтер проводит проверку самостоятельно, уделяя особе внимание операциям текущего года

Акт о приеме-передаче бухгалтерских документов важен еще и тем, что он показывает основные финансовые показатели деятельности организации и отображает состояние первичных документов учета, отчетности, денежного и материального учета.

При отсутствии преемника принимать бухгалтерские документы может руководитель организации.

Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

  1. Первичные.
  2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

  • внутренние и внешние;
  • распорядительные и оправдательные;
  • разовые и накопительные;
  • строгого учета и обычные.

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

  • наименование;
  • номер документа;
  • суть сделки или операции;
  • данные составителя;
  • подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

  • в специальных книгах (журналах);
  • на отдельных листах и карточках;
  • в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
  • непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так.

Акт приема-передачи документов – документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты :

  1. Наименование, дата и место оформления данного акта
  2. Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)
  3. Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
  4. Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).
  5. Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.
  6. Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.