Как составить выписку из приказа образец. Образцы выписки из приказа о приеме на работу

На практике часто возникают моменты, требующие для работы предоставления приказа специалисту компании, физическому лицу или контрагентам.

Оригинальный экземпляр первоисточника не предоставляется по причине возможности присутствия в нем коммерческой тайны или конфиденциальной информации. А также из-за больших объемов документа в предоставлении оригинала просто нет необходимости.

Тогда из приказа извлекается определенная его часть и носит название «выписка».

Назначение

Отделы и структурные подразделения компании в процессе трудовой деятельности тесно взаимодействуют друг с другом. Документы одного отдела могут потребоваться другой службе. Так начисление заработной платы специалистам не может обойтись без выписки из распоряжения по основной деятельности компании, кадровой службе необходима выдержка из приказа о приеме на должность для составления личного дела работника.

Данная форма предъявляется также в государственные, судебные органы, контролирующие ведомства (оформление пенсии, потеря личных документов).

Главными отличиями видов выписок обозначены моменты:

• по личному составу - содержит целиком распорядительный фрагмент основного документа;
• по основной деятельности - охватывает констатирующую часть приказа.

Где и как получить?

Выписка выдается только по письменному заявлению сотрудника или надзорного органа с указанием конкретного приказа и обозначением целей получения документа. Во избежание разногласий по поводу выдачи бланка, заявление регистрируется у секретаря компании.

Юридические лица не могут отказать в выдаче выписки, данное право и сроки оформления (не больше 3 дней) регламентировано законом РФ.

Как правильно оформить — примеры

Регламент создания:

• Оформляется на фирменном бланке аналогично приказу с указанием названия организации, реквизитов, местоположения, телефонов и заголовка.
• Указывается место и дата издания, данные оригинала (номер и наименование).
• Дублируется вводная строка первоисточника и фраза «приказываю» в обязательном порядке.
• Отбираются нужные пункты распорядительной части из запроса и переписываются в выписку. Выбранный текст должен быть в точности скопирован из приказа, поправки и дополнения абсолютно недопустимы.
• Заносятся личные сведения сотрудника, чья виза стояла на исходном документе. Роспись его не нужна, на этом месте пишется слово «подпись».

В завершении процедуры сотрудник сверяет оба документа, пишет «с оригиналом сверено», указав дату, подпись, должность, ФИО. Печать предприятия дублируется, как правило, визой руководителя организации.

Процесс изготовления копий могут возложить на сотрудника кадровой службы (по доверенности), в таком случае рядом с подписью кадровик проставляет печать своего отдела.

Копия или выписка

Копия приказа и выписка из него - это не совсем одно и то же. Первая содержит полностью реквизиты документа и его текст и пропускается через ксерокс, а вторая — затрагивает отдельную, необходимую часть бланка.

Ответственный работник обязательно заверяет своей подписью выписку, копии могут быть и без визы специалистов. Простой откопированный текст не имеет юридической силы, не принимается как доказательная база. Копия, заверенная по всем правилам (слово «верно», дата, подпись, должность заверяющего лица, печать), может служить подтверждением требуемых фактов.

Запросы на совершение выписки допускается оформлять не только на действующие документы, но и на бланки, находящиеся в архиве.

Скачать образец

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника . С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

• название фирмы,
• дата и место составления выписки,
• подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Пример составления выписки

1. Вверху документа пишется полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
2. Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
3. После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
4. Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
5. В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.

19.03.2017, 19:35

В кадровую службу от руководителя организации поступило задание: сделать выписку из приказа о приеме на работу главного бухгалтера. Срочно нужен образец выписки, ведь задание нужно выполнить в кратчайшие сроки. Подскажем кадровику, как правильно ее оформить.

Право на выписки

Помимо заверенных копий кадровых приказов и других документов, связанных с работой, сотрудникам предприятия могу понадобиться выписки из них. Право работников на такие выписки обусловлено прямой нормой законодательства (ст. 62 ТК РФ). Вообще, на подготовку такой выписки дается три рабочих дня с момента поступления заявления от работника (п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако, если распоряжение поступило напрямую от директора, лучше не тянуть до последнего.

Итак, выписка из приказа о приеме на работу – это документ, содержащий текст или часть текста, который находится в подлиннике. Такая выписка равносильна заверенной копии. Конечно, сделать и заверить копию подчас проще, но часто имеет смысл делать именно выписку из приказа. Например, чтобы сохранить конфиденциальную информацию о других сотрудниках. Если бы пришлось копировать весь документ целиком, то эти сведения стали бы достоянием персонала.

Образец выписки из приказа о приеме

Выписка из приказа включает в себя название, собственно текст оригинального приказа, заверительную надпись и подпись работника, ответственного за заверение. Если у организации есть собственные фирменные бланки, то выписку из приказа надо оформить именно на таком бланке. Такая норма предусмотрена, действующим до настоящего времени п.1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 №9779-X). Так выглядит образец выписки из приказа о приеме:

Выписку из приказа заверяем правильно и в срок

Действующее законодательство предусматривает единый порядок заверения документов (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Так, после текста приказа о приеме на работу делается надпись «Верно» и указываются фамилия, имя, отчество, а также должность компетентного лица, имеющего полномочия заверять выписки. Ставиться его подпись и печать организации (при ее наличии).

В любой организации, независимо от ее размеров и вида деятельности, все структурные подразделения и отделы связаны между собой. В связи с этим часто возникают ситуации, когда один документ необходим нескольким сотрудникам одновременно. В такой ситуации составляется выписка из приказа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При ее оформлении должны быть соблюдены все требования действующего законодательства, в противоположном случае сведения, указанные в выписке, будут признаны недействительными.

Что это такое

Выписка представляет собой документ аналогичный приказу, но в ней указывается лишь та информация, которая необходима адресату. Чаще всего в выписку включается лишь один пункт, касающийся конкретного работника, например, о назначении на новую должность или о том, что трудовой договор был расторгнут.

Данный документ имеет равную приказу юридическую силу, из-за чего необходимо строго придерживаться правил его оформления.

Большинство документов, которые являются обязательными к выдаче, содержат копии, но не выписки. Однако, работник в любой момент может попросить выписку из документа, если он имеет отношение к трудовой деятельности гражданина в конкретной организации.

При этом, в соответствии со ст.62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику выписку при первой просьбе.

В каких случаях требуется

Чаще всего выписка предоставляется по просьбе работника, которому она необходима для предоставления в какую-либо организацию, например, при оформлении пенсии. Кроме этого, ряд государственных служб могут потребовать у организации предоставление информации по конкретному работнику.

С помощью выписку адресат может получить только конкретные сведения, что освобождает от необходимости создания и заверения отдельной копии. Данный вид документа особенно удобен, если приказ содержит большой объем, а информация необходима лишь по конкретному пункту.

Кроме этого, большинство документом в организации хранятся лишь в одном экземпляре, а копирование невозможно по ряду причин, например, из-за содержания конфиденциальной информации или из-за невозможности копирования в связи с плохим состоянием архивного документа.

Также выписка из приказа может потребоваться при:

• необходимости подтверждения информации о приеме на работу или увольнении сотрудника, если таковой записи в трудовой книжке нет, она испорчена или утеряна;
• подтверждении рабочего стажа для подсчета пенсионных начислений;
• начислении премии работнику;
• запросах из государственных органов.

Кроме этого, в больших компаниях выписки из приказов часто используются при необходимости оформления информации по конкретному сотруднику сразу в нескольких отделах, например, в бухгалтерии и отделе кадров.

Чем отличается от копии

Большинство людей принимают выписку и копию за один вид документа. Однако, копия содержит всю информацию из приказа, а в выписке отражаются лишь те пункты, которые необходимы человеку.

При этом, предварительно копию необходимо заверить, только после этого она будет наделена юридической силой. Выписка же обязательное заверение ответственного лица не требует.

Как получить

Для получения выписки гражданину необходимо составить соответствующее письменное заявление. В нем необходимо точно указать, какую информацию, из какого приказа и для каких целей следует предоставить.

При этом, заявление должно быть завизировано у секретаря. Это позволит избежать конфликтных ситуаций в случае потери документа или при возникновении разногласий.

Стоит учесть, что сотрудник может потребовать предоставление выписки, как из нового приказа, так и из помещенного в архив организации.

Как правильно оформить и ее образец

На законодательном уровне не закреплена форма, по которой необходимо составлять документ. Однако, важно правильно оформить выписку из приказа, для этого в большинстве организаций разработаны специальные бланки или шаблоны.

Примерный бланк выписки можно .

Стоит учесть, что с 2016 года удостоверять документ печатью организации не обязательно, но в большинстве государственных органов до сих пор предъявляют такие требования.

Выписка может быть составлена, как на компьютере, так и напечатана от руки на листе А4. Также допускается сканирование, копирование и печать, главное, чтобы на каждом экземпляре была поставлена подпись ответственного лица. При этом, закон позволяет не производить фиксацию факта выдачи выписки в журнале внутреннего учета документов.

Текст выписки должен быть полностью идентичен содержащемуся в приказе. Наличие каких-либо сокращений, корректировок или дополнений недопустимо. Стоит учесть, что в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Сам документ в обязательном порядке должен содержать информацию:

• об организации, выдаваемой выписку. Необходимо указать все реквизиты. Часто для этого используется угловой штамп;
• о названии документа, из которого будет оформляться выписка;
• о дате и месте выдачи;
• о регистрационном номере.

После подачи заявления сотруднику в течение 3 дней должна быть предоставлена полностью оформленная выписка. При необходимости она может быть отправлена в электронном виде или с помощью заказного письма, что подходит для работающих удаленно сотрудников.

Если работодатель необоснованно отказывает в выдаче выписки, то сотрудник должен потребовать официального ответа, составленного в письменном виде, в котором будет указана точная причина отказа.

О приеме на работу

Выписка из приказа о заключении трудового договора с сотрудником оформляется в соответствии с общими правилами. Часто ее основная часть состоит лишь из одного пункта, в котором содержится информация о принятии гражданина на работу в компанию.

Если выписка оформляется из приказа о назначении нового руководителя, то заверить бумаги должно само лицо, которое руководит компанией.

Об увольнении

Данный вид документа обычно требуется для бывших работников компании. Для этого необходимо подать заявление в отдел кадров. Такой документ дополнительно должен содержать пункт с отсылкой на статью ТК, которая является обоснованием причины увольнения гражданина.

Стоит учесть, что бывший сотрудник может в любой момент и без указания причин потребовать выписку из приказа о разрыве трудовых отношений.

По личному составу

Фактически выписка по личному составу мало чем отличается от остальных, за исключением того, что вписываются пункты из распределительной части, а не констатирующей.

По запросам такую выписку могут получить как физические лица, так и организации. Но для большинства таких запросов потребуется наличие дополнительных документов, которые подтвердят необходимость выписки.

Выписка по личному составу государственных организаций выдается только по специальному разрешению. В частности это относится к различным службам и госструктурам.

По форме выписка из приказа имеет данные реквизитов основного бланка и подпись с заверительной надписью. Основную часть составляет заголовок и текст.

Для школы

Чаще всего для школы используются выписки из назначения руководящей инстанцией лица на определенную должность в образовательном учреждении.

Происходит это по стандартной процедуре. Единственным моментом является полное совпадение реквизитов с органом образования, который принимает такие решения.

Срок действия

На законодательном уровне срок действия выписки из приказа не предусмотрен. Она является бессрочной и может быть представлена в запрашивающую организацию в любой момент времени после ее получения. Это связано с тем, что выписке присваивается та же дата создания, что и у изданного приказа. Постановка другой даты запрещена.

Выписка из приказа является документом, имеющим равную юридическую силу с другими кадровыми документами. Она позволяет предоставлять лишь ту информацию, которая необходимо адресату без копирования всего документа.

Несмотря на то, что выписка не имеет закрепленной на законодательном уровне формы, в ней должны отсутствовать любые ошибки и неточности. Это связано с тем, что при предоставлении документа, содержащего ошибки, в другие органы его могут просто не принять, что приведет к большим временным затратам.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

ВАЖНО!

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 .

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства